Til årsmøtet i Tromsø Idrettslag Tirsdag 13. mars 2012 kl. 18.00 FORSLAG TIL NY ORGANISASJONSPLAN FOR TROMSØ IDRETTSLAG Styret i Tromsø IL 22. februar 2012 HOVEDSAMARBEIDSPARTNER
INNLEDNING Styret i Tromsø Idrettslag legger fram forslag til ny organisasjonsmodell til årsmøtet tirsdag den 13. mars i 2012. Årsmøtet i Tromsø Idrettslag den 3. mars 2011 vedtok følgende: 1. Årsmøtet i Tromsø IL ber styret utrede konsekvenser (fordeler og ulemper) ved innføring av allianseidrettsmodellen og idrettslagsmodellen. 2. Dersom styret ønsker å fremme forslag til innføring av allianseidrettsmodellen, innkaller styret til ekstraordinært årsmøte i 2011 hvor saken legges fram med konsekvensutredning. Styret har gjort en konsekvensutredning av begge alternativene, og et flertall i styret i Tromsø Idrettslag har vedtatt en videreføring av idrettslagsmodellen. Styret mener at det er mulig å løse de utfordringene man ser i dag innenfor rammen av idrettslagsmodellen. Styret fremmer på denne bakgrunn et forslag til en ny organisasjonsmodell for Tromsø Idrettslag til årsmøtet tirsdag 13. mars 2012. I forslag til ny organisasjonsmodell foreslås det å legge ned styret i Yngresstyret, og at styret i Tromsø Idrettslag blir sammensatt med representasjon fra hele klubben. Det foreslås å etablere fagutvalg som rapporterer direkte til styret. På denne måten mener styret at man har ivaretatt innspillene som har kommet i prosessen. Tromsø Idrettslag sender forslag til ny organisasjonsmodell, pakket inn i et hefte kalt Tromsø Idrettslags organisasjonsplan, ut til årsmøtet for behandling. Tromsø Idrettslags nye organisasjonsmodell og organisasjonsplan trer i kraft når årsmøtet har vedtatt denne. Tromsø, 22. februar 2012 Med vennlig hilsen Styret i Tromsø Idrettslag Bjørn Nilsen /s/ Helge Kræmer /s/ Bente Ødegaard /s/ Styreleder Nestleder Styremedlem Thomas Hafstad /s/ Frode Rinnan /s/ Turid Moldenæs /s/ Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hans Høier /s/ Lise Mangseth /s/ 1. varamedlem 2. varamedlem SIDE 2
INNHOLDSFORTEGNELSE Innholdsfortegnelse...2 Innledning...4 Historikk...4 Tromsø drettslaget formål...5 Visjon...5 Verdigrunnlag...5 Virksomhetsideen...5 Tromsø ILs strategiplan for perioden 2012-2015. 6 Aktivitetsplan...6 Organisasjon Tromsø IL og samarbeidende aksjeselskap...7 Organisasjon Tromsø IL...8 Organisasjonsmodell...8 Organisasjonsmodell...8 Styrets funksjon og sammensetning...9 Velges av årsmøtet...10 Grupper i fleridrettslag...10 Utvalg i Tromsø IL...10 Administrerende direktør...11 Medlemmer................................11 Aktivitet...11 Anlegg...11 Arrangement...11 Informasjon...11 Økonomi...11 Regnskap...12 Medlemskontingent...12 Reklame/sponsoravtaler...12 Utleie...12 Kiosk...12 Lønn og honorar...12 Reiseregning...12 Merverdiavgift...12 Klubbdrakter/profilering...12 Økonomisk utroskap/varslingsplikt...12 Regler for Tromsø IL...13 Retningslinjer for foreldre/foresatt...13 Retningslinjer for utøvere...13 Retningslinjer for trenere...13 Mobbing...13 Seksuell trakassering...13 Alkohol...14 Regler for reiser...14 Politiattest...15 Fair Play...15 Dugnad...16 Skikk og bruk for e-post...16 Årlige oppgaver...17 Normer for dataregistrering...17 SIDE 3
INNLEDNING Utvikling og drift av Tromsø Idrettslag (TIL) byr på mange utfordringer, som blant annet: Hvordan skal idrettslaget organiseres? Hvem skal ha ansvar for hvilke oppgaver? Ansatte eller frivillige? Forholdet mellom toppfotball og breddefotball Samarbeid med aksjeselskapene Organisasjonsplanen er ment å styrke TIL som organisasjon. Planen skal være et verktøy for å sikre forutsig-barhet, orden og effektivitet i hverdagen, både innad i TIL (toppfotball og breddefotball), og i forholdet mellom TIL og de samarbeidende aksjeselskapene. HISTORIKK Historien til TIL fortelles best gjennom dette utdraget fra boka «Rød-hvit fotballglede», utgitt av Tromsø Idrettslag i forbindelse med 75-årsjubileet i 1995. Forfatterne av boka er Are Medby, Jonny Hansen og Arnulf Hartviksen: Kalenderen viser 15. september. Det var tidlig onsdag kveld. Klokka var så vidt passert halv åtte. Et tjuetalls fotballgutter og unge menn satt inne i Turnhallen og var med på en begivenhet som skulle få enorm betydning for idrettslivet i Tromsø. Tromsø Turnforenings Fotballag skulle stiftes eller bare Turn som laget ble omtalt av mannen i gata. I avisen var alle fotballguttene i Turnforeningen anmodet «om at møte kl. 8 ½ i Turnhallen». Fotballsesongen var på hell. Bare for et par uker siden var Harstad Idreætslag kåret til den første kretsmester i Troms Fotballkrets. Fotballinteressen i byen var enorm. Bortimot to tusen tilskuere hadde møtt opp på hver kretskamp som var spilt på Idrettspladsen. Skarp byens representant i kretsserien var blitt heiet frem på patriotisk vis. Plutselig tok Sverre Isaksen ordet. Han ønsket alle velkommen og fortalte at den fotballklubben de hadde hatt i Turnforeningen siden tidlig på våren, nå skulle stiftes formelt og bli en klubb på linje med Skarp, Nor og HIL For å delta i kretsserien neste år må vi væremedlem av både fotballkretsen, fotballforbundet og Distriktslaget for Idrett, som idrettskretsen het den gang. Når vi har valgt bestyrelse, må det sendes søknad. om å blir tatt opp som medlem i de nevnte organisasjonene, sa Sverre Isaksen og skuet ut over forsamlingen. Der satt de på rekke og rad, de som hadde deltatt på fotballaget i løpet av sommeren. Alle hadde møtt opp. Carsten Olsen, målmannen, satt på første benk. Fritz Hegge, matchkaptein og «læremesteren». Ragnvald Olsen, Th. Aug. Bockelie, Peder Eilertsen og Harald Hansen også kalt Harald i Banken. Jack Friberg, Alf Krane og Fritz Hay var der også. Dessuten Alfred Johansen,.Knut Liljedahl og Kyrre Antonsen. Men ingen fra styret i Tromsø Turnforening var til stede. De visste ikke hva slags møte fotballguttene skulle holde denne kvelden. Fotball var ikke akkurat det som opptok turn-styret aller mest. Og ingen av fotballguttene hadde spurt Turnforeningen om tillatelse til å opprette denne fotballklubben. Styret i Tromsø Turnforening anerkjente da heller ikke Tromsø Turnforenings Fotballag som sitt legitime avkom. Men de nektet aldri fotballguttene å bruke navnet som identifiserte den nye klubben så sterkt med den ærværdige turnforeningen. Det foreligger forslag på Fritz Hay som formann, sa Sverre Isaksen og ba om kandidater! Ingen andre navn ble lansert. Da er Fritz Hay valgt til vår første formann! Fritz Hay var i motsetning til de andre tilstedeværende en vaskeekte sørbygutt. Mens guttene i Tromsø Turnforenings Fotballag bodde i nordbyen, var Hay bosatt midt i det som ble betraktet som Skarps område, -sørbyen. Likevel var Hay godtatt av nordbyguttene. Hay snakket arbeiderguttas språk og oppførte seg som en real arbeidskar. Dessuten hadde han autoritet med seg. Når Fritz Hay snakket, lyttet forsamlingen. Han ble for øvrig æresmedlem i Tromsø Idrettslag i 1950. Alle guttene i Turnhallen applauderte og viste med det at sørbygutten Fritz Hay var godtatt som deres første formann. De øvrige i styret ble, Sverre Isaksen, Jack Friberg, Alf Krane og Frits Hegge. Varamenn eller suppleanter som det het den gang ble Alfred Johansen og Ragnvald Olsen. Sistnevnte ble også utpekt til materialforvalter. Klubbens første frontfigurer var valgt. Det forelå ikke noe lovforslag til den konstituerende generalforsamlingen, men det ble henstilt til det nyvalgte styret om å utarbeide forslag til lover og legge disse frem på generalforsamlingen våren 1921. Forslag om å melde klubben inn i Norges Fotballforbundet og Distriktslaget for Idrett ble enstemmig vedtatt. Fire dager etter stiftelsesmøtet utfordret Tromsø Turnforenings Fotballag Skarp til ny kamp. Til tross for det forsmedelige ellevemålstapet tidlig på sommeren, tok man sjansen på å møte A-laget igjen. Kampen gikk på Idrettsplassen og viste at Fritz Hegges instruksjon i løpet av sommeren hadde gitt resultater. Skarpguttene klarte nemlig ikke å overliste Turn-keeperen. Uavgjort i SIDE 4
den første «ordentlige» kamp mot Skarp var virkelig oppløftende. Fjorten dager senere den første søndagen i oktober, men kong Vinter tydelig tilkjennega at nå var det han, og ikke fotballen som skulle dominere i månedene som kom møttes de to lagene på nytt. Denne gang vant Skarp knepent 1-0, men sørbyguttene måtte innse at i nordbyen hadde de fått rivaler de ville få problemer med i årene som kom. Turn-guttene på sin side var i alle fall fast bestemt på at Skarp skulle få seg en nesestyver så snart kretsserien startet neste år. Der skulle Tromsø Turnforenings Fotballag være med. 21.desember 1920 kom det nemlig brev fra Norges Fotballforbund via Troms Fotballkrets om at laget var tatt opp som medlem i Forbundet. Tromsø Turnforenings Fotballag var akseptert. Sverre Isaksen, Fritz Hay, Frits Hegge og de andre forgrunnsfigurene staket ut ei klar målsetting for klubben: Den skulle bli best i byen FORMÅL Tromsø Idrettslags formål er å drive fotball organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Tromsø IL er medlem i Norges Fotballforbund og Troms Fotballkrets. Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrat, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på idrettens grunnverdier som er idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Tromsø Idrettslag skal etterleve inngåtte avtaler med samarbeidende aksjeselskaper. VISJON Klubben med det største hjertet som er best på å bli bedre! VERDIGRUNNLAG I TIL skal følgende verdier gi retning i den daglige samhandling, komme til uttrykk i beslutninger som tas, og danne grunnlag for den måten vi møter hverandre og omverdenen på: Stolthet betyr Å vise glede og entusiasme over å tilhøre klubben, byen og landsdelen Å vise vinnervilje i medgang og i motgang Å opptre slik at alle føler seg inkludert og velkommen i klubben Lagånd betyr Å vise lojalitet overfor menneskene i klubben og de beslutninger som tas Å ta ansvar for de oppgaver og mål som klubben har satt seg Å stå samlet både i medgang og i motgang Å vise toleranse overfor andres meninger Å møte meningsbrytning og diskusjoner med åpenhet, humor og glimt i øyet Redelig spill betyr Å opptre redelig både på og utenfor banen Å vise respekt for hverandre og de regler som gjelder Å være mot andre slik vi ønsker at andre skal være mot oss Verdiene er samlende symboler som skal ligge fast over tid. Men verdiene er også en invitasjon til en kontinuerlig debatt om hvordan TIL forvalter og bør forvalte sine verdier, internt så vel som eksternt. Derfor er innholdet i verdiene dynamisk; hva TIL skal legge i dem skal det arbeides kontinuerlig med. VIRKSOMHETEN Tromsø IL er organisert som et fleridrettslag, men klubben driver i dag kun med fotball. TIL tilrettelegger for både toppfotball og breddefotball. TIL skal være den fremste tilrettelegger for livslang fotballaktivitet i Tromsø kommune. TIL skal arbeide for at alle, uansett alder og forutsetninger, skal ha muligheten til å utøve fotball og fysisk aktivitet ut fra egne ønsker og forutsetninger. TIL ønsker at medlemmene skal være kjent for glede og gode holdninger, både under konkurranse, trening og i andre sammenhenger der de deltar. TIL skal være en hovedaktør i å utvikle fotballen til å bli en betydelig bredde- og konkurranseidrett i lokalmiljøet, enten i egen regi eller gjennom samarbeid med andre. «STOLTHET, LAGÅND OG REDELIG SPILL» SIDE 5
TILs STRATEGIPLAN 2012 2015 Årsmøtet i Tromsø Idrettslag vil bli forelagt en strategiplan for klubben for perioden 2012 2015. Det henvises til denne for klubbens strategier og målsettinger. Her gjengis kun hovedmålene innenfor klubbens ti definerte virksomhetsområder. Virksomhetsområder 1. Toppfotball 2. Spiller- og talentutvikling 3. Breddefotball 4. Arrangement og publikum 5. Kommersiell utvikling 6. Anleggsutvikling 7. Kommunikasjon 8. Organisasjonsutvikling 9. Bærekraftig økonomi 10. Samfunnsengasjement Hovedmål Tromsø IL skal 1. Være en toppfotballklubb med nordnorsk profil, som spiller attraktiv og offensiv fotball. 2. Være dyktig innenfor spiller- og talentutvikling og det naturlige valget for de mest talentfulle spillerne på guttesiden i Nord-Norge. 3. Gi alle jenter og gutter i alderen 6-19 år, innenfor skolekretsene Prestvannet, Gyllenborg, Bjerkaker, Fagereng og Workinnmarka, et fotballtilbud som legger til rette for gode oppvekstvilkår. 4. Ha toppfotballens mest engasjerte og positive publikum på gode og trygge arrangementer på Alfheim Stadion. 5. Være en attraktiv partner for næringsliv og folk flest. 6. Ha anlegg som til enhver tid tilfredsstiller kravene innenfor sport, publikum, marked og media. 7. Være en synlig og åpen klubb der kommunikasjonen bygger på verdigrunnlaget. 8. Være en fleksibel, effektiv, kunnskapsbasert og endringsdyktig organisasjon som til enhver tid er tilpasset klubbens målsettinger og utfordringer. 9. Skape en bærekraftig økonomi sammen med samarbeidende aksjeselskap. 10. Ha et aktivt samfunnsengasjement med bakgrunn i sitt verdigrunnlag. Aktivitetsplan Med bakgrunn i Tromsø ILs strategiplan skal det hvert år utarbeides egne aktivitetsplaner for det enkelte virksomhetsområde. Aktivitetsplanene skal beskrive hvordan oppgavene skal utføres, hvem som er ansvarlig for de respektive oppgavene, og innen hvilken tidsfrist de skal være utført. Aktivitetsplanene gjør det enkelt for styret å dokumentere og presentere (medlemmene) hva som har vært gjort i løpet av et år overfor årsmøtet. Her kan det også legges inn spesifikke temaer som ønskes prioritert, som for eksempel organisasjon, trenere, arrangement, anlegg m.m.. Det bør være en felles mal for aktivitetsplanene innenfor de ulike virksomhetsområdene som eksemplifisert under: Hva Hvordan Ansvarlig Når/tidsfrist Resultat SIDE 6
ORGANISASJON Tromsø IL og samarbeidende aksjeselskap Organisasjonsmodell Årsmøtet i Tromsø IL velger styre. Tromsø IL består av to grupper (jfr. skissen ovenfor) Breddefotball Toppfotball Tromsø IL samarbeider med tre aksjeselskap TIL eier pr. dato 19,7 % av aksjene i TIL Holding AS (ikke bestemmende innflytelse). TIL har investoravtaler med TIL Spiller AS på hver enkelt spiller, der TIL Spiller AS har kjøpt videresalgsrettighetene for den enkelte spiller det er inngått investoravtale med. TIL har en forretningsmessig samarbeidsavtale på 10 år med TIL Fotball AS (2010-2019). Avtalen er godkjent av Norges Fotballforbund. Sportslig utvalg Sportslig utvalg består av fem medlemmer, der tre medlemmer er valgt av styret i Tromsø IL og to av styret TIL Fotball AS. Sportslig utvalg konstituerer seg selv. Det er utarbeidet et eget mandat for sportslig utvalg som er vedtatt av styrene i Tromsø IL og TIL Fotball AS. SIDE 7
Tromsø Idrettslag ORGANISASJON Organisasjonsmodell Årsmøtet i TIL velger i henhold til vedtektene Klubbstyre (8 medlemmer + 1 varamedlem) Valgkomité (3 medlemmer og 1 varamedlem) Kontrollkomité (3 medlemmer og 1 varamedlem) Hederstegnkomité (5 medlemmer) Klubbstyret har myndighet til å oppnevne og nedlegge fagutvalg. Styret orienterer årsmøtet om endringer gjennom oppdatert organisasjonsmodell. Et fagutvalg består av 3-5 medlemmer Leder av fagutvalgene vil være et medlem av klubbstyret Utvalg Barnefotball Fagutvalg som består av 3-5 medlemmer, hvorav leder sitter i klubbstyret Har ansvar for den fortballrelaterte aktiviteten i barnefotballen (6-12 år) Oppfølging av lagene relatert til innmeldinger og laginndeling, treningstider, sportslig innholdet og prioriteringer, etc. Utvalg Ungdomsfotball Fagutvalg som består av 3-5 medlemmer, hvorav leder sitter i klubbstyret Har ansvar for den fortballrelaterte aktiviteten i ungdomsfotballen (6-19 år) Oppfølging av lagene relatert til innmeldinger og laginndeling, treningstider, sportslig innholdet og prioriteringer, etc. Utvalg Kvinnefotball Fagutvalg som består av 3-5 medlemmer, hvorav leder sitter i klubbstyret Har ansvar for den fortballrelaterte aktiviteten i kvinnefotballen (16 år og eldre) Oppfølging av lagene relatert til innmeldinger og laginndeling, treningstider, sportslig innholdet og prioriteringer, etc. SIDE 8
Utvalg Arrangement Fagutvalg som består av 3-5 medlemmer, hvorav leder sitter i klubbstyret. Har ansvar for oppfølgingen av klubbens ulike arrangementer, herunder Tromsøturneringa, Bendit Cup, og andre definerte arrangementer. Utvalget har ansvar for å rekruttere frivillige til å gjennomføre de ulike arrangementene. Utvalg Salg Fagutvalg som består av 3-5 medlemmer, hvorav leder sitter i klubbstyret. Har ansvar for oppfølging av kiosksalg på Alfheim Stadion. Kiosksalg på kamper i Tippeligaen og andre kamper, samt på ulike arrangementer. Tromsø IL og TIL Fotball AS har en felles administrasjon Det inngås en administrasjonsavtale mellom Tromsø IL og TIL Fotball AS vedrørende de administrative tjenestene. Administrasjonen ledes av administrerende direktør som formelt er ansatt i TIL Fotball AS. ÅRSMØTET Årsmøtet er klubbens øverste myndighet. Årsmøtet avholdes én gang i året, i mars måned. Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettrådet i Tromsø kommune, og de særkretser idrettslaget er tilsluttet. Protokollen kan legges ut på idrettslagets hjemmesider. Innkalling til årsmøtet skal skje en måned før årsmøtet avholdes. Innkalling annonseres på klubbens hjemmesider og i pressen. Innkomne forslag skal være styret i hende tre uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut én uke før årsmøtet. Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si for de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styrets arbeid. Alle som ønsker å ha innflytelse på hvordan klubben skal drives bør delta på årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf 15. STYRETS FUNKSJON OG SAMMENSETNING Styret skal vedta en egen styreinstruks. Styret skal årlig gjennomføre en styreevaluering. I henhold til vedtektene skal styret bestå av leder, nestleder, sportslig representant og fem styremedlemmer samt ett varamedlem. Styret skal Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 i NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktivitetene i klubben. Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter. Stå for klubbens daglige ledelse og representere den utad. Disponere klubbens inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse i henhold til godkjent budsjett. Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. Det er viktig at alle tillitsvalgte har klart definerte oppgaver og ansvarsområder. Det er også viktig å ha en fortløpende diskusjon om arbeidsfordeling, og at spesiell kompetanse og/eller interesse ivaretas. Leder Er styrets ansikt utad og klubbens representant i møter og forhandlinger. Står for styrets daglige kontakt med administrasjonen ved administrerende direktør. Representerer kubben i aksjeselskapenes styre og representerer klubben i sportslig utvalg. Nestleder Fungerer som leder under dennes fravær og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder ved et senere tidspunkt. Representerer klubben i aksjeselskapenes styre (varamedlem for styreleder) og representerer klubben i sportslig utvalg. Sportslig representant Representerer klubben i sportslig utvalg. Fem styremedlemmer Tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets organisasjonsplan. Ett varamedlem Deltar på styremøtene etter behov ved forfall i styre. Generelt Det er viktig med en arbeidsfordeling som ivaretar drift og utvikling på en god måte. Organiseringen skal sikre at klubben til enhver tid er optimalt operativ. Spesielt er det viktig at styrets arbeid og prioriteringer i forbindelse med utvikling er forankret, og at det er kontaktpunkt mellom styret og de operative trenere. Det må også sørges for at klubbens medlemmer blir godt ivaretatt. Valgkomiteen har en viktig rolle for å sikre drift av klubben ved å finne personer med riktig kompetanse til styret, det gjelder både kunnskaper, ferdigheter og holdninger til å ta det ansvar som forventes av klubbens styremedlemmer. SIDE 9
VELGES AV ÅRSMØTET Revisorer Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Kontrollkomité Kontrollkomiteen velges av årsmøtet. Kontrollkomiteens hovedoppgaver består i kontroll av regnskapene. Komiteen skal også kontrollere styrets totale forvaltning, den økonomiske så vel som den virksomhetsmessige. Komiteen har rett til, når som helst, å utføre sin kontroll/revisjon. I den hensikt å lette komiteens arbeid skal styret sørge for at den hele tiden blir holdt informert om styrets og komiteenes arbeid, ved at den har tilgang til protokollene fra styrets møter. Kontrollkomiteen plikter Kontinuerlig å følge med i klubbens virksomhet, og ved behov, gi styret råd og anvisninger vedrørende forvaltningen, Forlange at styret innkaller til ekstraordinært årsmøte eller selv innkaller til ekstraordinært årsmøte, dersom, det oppdages forhold som strider mot medlemmenes interesser, Kontrollere årsregnskapet i henhold til vedtektene, samt anbefale eller avgi anmerkninger vedrørende ansvarsfrihet for styret, Senest på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi sin revisjonsberetning/komitérapport til styret, samt Presentere revisjonsberetningen/rapport på årsmøtet. Valgkomité Valgkomiteen velges av årsmøtet. Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer og komitémedlemmer etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Valgkomiteen plikter: å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode. å vurdere styrets og komiteenes virksomhet, se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling, å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning, å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget, å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer/ nomineringer som kommer til å bli foreslått, ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag, før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet, under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt å evaluere eget nominasjonsarbeid etter årsmøtet. Hederstegnkomité Hederstegnkomiteen velges av årsmøtet. Hederstegnkomiteen skal legge fram innstilling overfor styret i Tromsø IL på personer som har gjort seg fortjent til Tromsø Idrettslags hederstegn. Det er styret i Tromsø IL som gjør endelig vedtak. Hederstegn skal fortrinnsvis utdeles i forbindelse med klubbens årsmøte. GRUPPER I FLERIDRETTSLAG Tromsø IL er et fleridrettslag, men det er kun fotball som er en aktiv idrett pr. dato. UTVALG I TIL Styret i TIL oppnevner medlemmer til følgende utvalg: Klubbstyret har myndighet til å oppnevne og nedlegge fagutvalg. Styret orienterer årsmøtet om endringer gjennom en oppdatert organisasjonsmodell. Leder av fagutvalgene vil være et medlem av klubbstyret. Det utarbeides egne arbeidsinstrukser for de ulike utvalgene. SIDE 10
ADMINISTRERENDE DIREKTØR Styret i TIL Fotball AS ansetter i samarbeid med styret i Tromsø IL, administrerende direktør. Administrerende direktør ansetter øvrig administrativt og sportslig personell innenfor rammen av vedtatt budsjett. Styret i Tromsø IL ansetter, i samarbeid med TIL Fotball AS, hovedtrener etter innstilling fra administrerende direktør. Administrerende direktør er ansatt i TIL Fotball AS og har ansvar for daglig drift i Tromsø IL og TIL Fotball AS i henhold til inngått administrasjonsavtale mellom Tromsø IL og TIL Fotball AS. Det er utarbeidet egen instruks for stillingen. Administrerende direktør rapporterer både til klubbstyret og styret i TIL Fotball AS. Styreleder i TIL Fotball AS er administrerende direktørs formelle arbeidsgiver. Arbeidsoppgaver og ansvarsområde gis av styret i Tromsø IL og TIL Fotball AS gjennom deres styreledere. Administrerende direktør skal ikke pålegges oppgaver av andre enn styrelederne. Selv om klubben har en administrerende direktør, er det klubbstyret som er juridisk ansvarlig for driften av klubben. Hovedoppgaver til administrerende direktør Regnskap/økonomi Marked/kommersielt arbeid Sportslig ledelse Kontakt med offentlige myndigheter, krets, forbund Styrets sekretær Anlegg Kompetansebygging Organisasjonsutvikling Handlingsplaner Personalpolitikk/arbeidsgiveransvar Kommunikasjon MEDLEMMER Medlemskap i Tromsø IL er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valgbar, må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst en måned og ha betalt kontingent. Medlemskap i TIL kan opphøre ved utmelding, stryking eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning fra den dato denne er mottatt. En person som er ansatt i TIL Fotball AS kan være medlem i klubben og har da stemmerett på årsmøtet, men kan ikke ha verv i klubben. Sletting av medlem kan finne sted dersom et medlem skylder kontingent for mer enn ett år. Medlem som slettes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved sletting fra idrettslagets side. Ved innmelding bør medlemmene fylle ut et skjema med navn, fødselsdato, adresse, e-post, mobilnummer, og navn på foresatte. Det vil gi et oversiktelig medlemskartotek. Medlemskontingent blir sendt ut fra klubbens økonomiavdeling, og ingen undergrupper skal sende ut egne regninger. AKTIVITET TIL har tre sportslige satsingsområder: Toppfotball menn (Tippeligaen) Spiller- og talentutvikling (2. divisjon, 4. divisjon, guttelag, småguttelag) Breddefotball (gutter og jenter, i alle aldre, inklusiv senior kvinner) ANLEGG TIL eier selv ingen anlegg, men TIL disponerer følgende anlegg: Alfheim Stadion (kunstgress, elleverbane) Alfheim Stadion (grus, sjuerbane) Bjerkakerbanen (kunstgress, elleverbane) ARRANGEMENT TIL gjennomfører mange arrangement som turneringer, stevner, kamper, bingo, lotteri m.m. Det forventes at medlemmene deltar i dugnader ut fra innkallinger. Medlemmer kan ikke nekte å delta i dugnadsarbeid. Følgende arrangementer er obligatoriske for medlemmer å stille på etter nærmere vaktplan: TILs hjemmekamper på Alfheim Stadion (treningskamper, serie, NM og E-cup) INFORMASJON Idrettslaget informerer medlemmene via nettsiden som har adresse: www.til.no ØKONOMI Klubbstyret er juridisk ansvarlig for klubbens økonomi Klubbstyret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøtet Alle innkjøp skal godkjennes av administrerende direktør Alle betalte fakturaer skal attesteres av to personer, den som har bestilt varen og avdelingsleder Det skal tegnes underslagforsikring for de som disponerer kontoene. SIDE 11
REGNSKAP Klubben skal føre et regnskap der hvert virksomhetsområde er en avdeling i regnskapet. Alle inn- og utbetalinger skal gå gjennom klubben sin konto. Det er ikke lov å sette penger som tilhører klubbens medlemmer inn på personlige kontoer. Virksomhetsområdene kan ha egne kontoer, men de skal stå i klubbens navn med klubbens organisasjonsnummer. Alle egenandeler og treningsavgifter skal betales gjennom klubben. MEDLEMSKONTINGENT Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. jfr. egen bestemmelse i idrettslagets lov 4. Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem, familiemedlemskap regnes som en rabattordning og en må fortsatt registrere hvert enkelt medlem med navn og betalt beløp da revisor skal kontrollere medlemslister mot regnskap. Satser: Medlemskap voksne kr 400,- Medlemskap barn og ungdom kr 100,- TIL kan i tillegg ha treningsavgift, og denne trenger ikke godkjennes på årsmøtet. REKLAME/SPONSORAVTALER TIL har solgt de kommersielle rettighetene gjennom sin samarbeidsavtale til TIL Fotball AS. Avtalen gjelder i 10 år fra 2010. Det inngås en avtale mellom TIL og TIL Fotball AS som regulerer hva T IL kan selge av sponsoravtaler til lagene i breddefotballen. Administrerende direktør har ansvaret for den daglige ledelse av det kommersielle arbeidet. Samarbeidsavtaler trenger ikke å godkjennes av styret, da dette ansees som en oppgave som er delegert administrativt. Ingen grupper i TIL kan inngå egne avtaler uten godkjenning fra administrerende direktør. UTLEIE TIL Fotball AS driver utleie av arealer på Alfheim Stadion. KIOSK TIL Fotball AS har det formelle kioskansvaret. Gjennom avtale mellom TIL Fotball AS og Tromsø IL har Tromsø IL ved breddefotballen pr. dato driftsansvaret for kioskene på alle kampene til TILs A-lag. Inntektene fra kiosksalget går som en følge av dette til breddedelen i klubben. Hvis et medlem blir innkalt til dugnad, men ikke kan delta, er det den enkeltes ansvar å skaffe erstatning/stedfortreder. LØNN OG HONORAR TIL og TIL Fotball har egen utarbeidet lønnspolicy. Det vises for øvrig til en hver tid gjeldende arbeidsreglement, samt personal- og HMS-håndbok. REISEREGNING Reiseregning/utlegg standardskjema Eget standardskjema skal benyttes når det gjelder reise og utlegg. Krav til reiseregning Alle felt skal fylles ut Navn, adresse, personnummer, bankkonto. til og fra og dato for hver enkelt reise Formål med hver enkelt reise Ved diett må klokkeslett (avreise/ankomst) oppgis Vedlegg til reiseregningen (kvitteringer): Originalkvitteringer skal alltids vedlegges. KLUBBDRAKTER/PROFILERING TILs drakt er rød og hvit (stolper). Medlemmer kan kjøpe drakten igjennom TILs utvalgte leverandører. Trykk på draktene skal være godkjent av klubbstyret. ØKONOMISK UTROSKAP/ VARSLINGSPLIKT Det er nulltoleranse for økonomiske misligheter. Alle saker skal behandles i henhold til god forvaltningsskikk. Alle saker skal behandles med høy grad av aktsomhet. SIDE 12
TILs VERDIGRUNNLAG I TIL skal følgende verdier gi retning i den daglige samhandling, komme til uttrykk i beslutninger som tas, og danne grunnlag for den måten vi møter hverandre og omverdenen på: «STOLTHET, LAGÅND OG REDELIG SPILL» Verdiene er samlende symboler som skal ligge fast over tid. Men verdiene er også en invitasjon til en kontinuerlig debatt om hvordan TIL forvalter og bør forvalte sine verdier, internt så vel som eksternt. Derfor er innholdet i verdiene dynamisk; hva TIL skal legge i dem skal det arbeides kontinuerlig med. RETNINGSLINJER FOR FORELDRE/ FORESATTE Støtt opp om og respekter klubbens arbeid gjennom foreldremøter forankres fotballens og klubbens verdier. Det er frivillig å være medlem av TIL, men forutsetter at klubbens regler følges. Møt fram til kamper og treninger ethvert medlem er viktig både for spillerne og miljøet. Gi oppmuntring til alle spillerne i med- og motgang det skaper trygghet, trivsel og motivasjon for utøverne så vel som publikum og medlemmer. Alle har ansvar for kampmiljøet gi ros til begge lag for gode prestasjoner og Fair Play. Respekter trenerens kampledelse konstruktiv dialog om gjennomføring tas med trener og klubb i etterkant. Respekter dommerens avgjørelser selv om du av og til er uenig! Det er ditt barn som spiller fotball. Opptre positivt og støttende da er du en god medspiller! Ved uenighet snakker du med den det gjelder ikke om. Lær barna folkeskikk. Gå foran som et godt eksempel. Husk at det viktigste av alt er at barna trives og har det gøy! RETNINGSLINJER FOR UTØVERE Gode holdninger Respektere hverandre Lojalitet mot klubb og trenere Hjelpe hverandre Følge klubbens regler Stille opp for hverandre Ærlig overfor trener og andre utøvere Godt samhold Stå sammen Stille på treninger og stevner en har forpliktet seg til Vise engasjement Gode arbeidsholdninger Stolthet av sin egen innsats. Objektivt ansvar for miljø og trivsel. MOBBING ER IKKE AKSEPTERT! RETNINGSLINJER FOR TRENERE Det er viktig å ha regler på hvordan trenere skal oppføre seg overfor utøver, foreldre og omgivelsene. Som trener skal du bidra til Mestring, selvstendighet og tilhørighet for utøveren. Positive erfaringer med trening og konkurranse. Å fremme et godt sosialt miljø, lagånd og vennskap. At utøvere skal kunne drive idrett i andre avdelinger. Samarbeid og god kommunikasjon med andre trenere, ledere og foreldre. Være et godt forbilde. Møte presis og godt forberedt til hver trening Veileder, inspirator og motivator. Å bry deg litt ekstra og involver deg i utøverne dine. Å bli kjent med utøvernes individuelle mål og opplevelse av treningen. Å utvikle selvstendig vurderingsevne hos utøveren. Vise god sportsånd og respekt for andre. Være bevisst på at du gir alle utøverne oppmerksomhet. Sørge for at enhver utøver eller gruppe utfordres til å utvikle sine ferdigheter. Innholdet i treningen skal være preget av: En målrettet plan Progresjon i oppleveleser og ferdigheter Stadig nye utfordringer slik at utøveren flytter grenser Effektiv organisering Saklig og presis informasjon Kreative løsninger Fleksibilitet ved problemløsning Som trener er du ansvarlig for god kommunikasjon. MOBBING Mobbing har blitt et problem i det norske samfunnet både på sms og e-post. Dette er noe idretten ikke aksepterer. Hvert lag bør derfor sette opp regler og konsekvenser for mobbing i klubben. SEKSUELL TRAKASSERING Seksuelle overgrep og seksuell trakassering er helt uforenlig med idrettens verdier. SIDE 13
Det er nulltoleranse for diskriminering og trakassering uansett kjønn, etnisk bakgrunn, livssyn, seksuell orientering og funksjonshemming i norsk idrett. Det er et mål å utvikle toleranse og forståelse og å skape erkjennelse av menneskers likeverd for å unngå diskriminering, trakassering og hets. Alle i idretten bør jobbe for å etablere trygge miljøer og en trygg atmosfære for både barn, unge og voksne. Voksne må respektere utøvernes personlige rom og aldri overskride grensene for akseptabel oppførsel. Med seksuell trakassering menes uønsket, seksuell oppmerksomhet som er plagsom for den oppmerksomheten rettes mot. Med seksuelle overgrep menes å lure eller påtvinge et annet menneske seksualitet som det ikke ønsker, eller er utviklingsmessig i stand til å gi sitt samtykke til. Følgende retningslinjer gjelder innen all norsk idrett: Behandle alle med respekt, og avstå fra alle former for kommunikasjon, handling eller behandling som kan oppleves som krenkende. Unngå berøringer som kan oppleves som uønsket. Unngå alle former for verbal intimitet som kan oppleves som seksuelt ladet. Unngå uttrykk, vitser og meninger som omhandler utøveres kjønn eller seksuelle orientering på en negativ måte. Tilstrebe at begge kjønn er representert i støtteapparatet. Unngå kontakt med utøvere i private rom uten at det er flere til stede eller det er avtalt med foresatte eller idrettsledelsen. Vise respekt for utøverens, trenerens og lederens privatliv. Unngå doble relasjoner. Dersom et gjensidig forhold etableres bør situasjonen tas opp og avklares åpent i miljøet. Ikke tilby noe form for motytelse i den hensikt å forlange eller forvente seksuelle tjenester i retur. Gripe inn og varsle dersom man opplever brudd på disse retningslinjene. Støtteapparatet (trenere, ledere, tillitsvalgte, funksjonærer, dommere, foreldre mfl.) har hovedansvar for at retningslinjene gjøres kjent og overholdes i organisasjonen/idrettsmiljøet. ALKOHOL Idrettsforbundets holdning til alkohol er Norges Idrettsforbund og Olympiske og Paralymiske Komité skal fremstå som en organisasjon som arbeider mot bruk av alkohol i idrettslig sammenheng. (NIFs lov 11-2 g)barn og unge som deltar i aldersbestemte klasser (under 18 år) skal møte et trygt og alkoholfritt idrettsmiljø. Trenere, ledere og utøvere skal fremstå som gode forbilder for barn og unge og ikke nyte alkohol i samvær med utøvere i denne alder. Medlemmene i organisasjonen skal informeres om de skadevirkninger alkohol har på prestasjonsevnen, sikkerheten og det sosiale miljø. Tribunekulturen skal være trygg, familievennlig og alkoholfri. På tribunene skal det derfor ikke nytes alkohol i tilknytning til konkurranseaktiviteter. I lokaler tilknyttet idrettsanlegg gjelder de kommunale skjenkebestemmelser dersom lokalet leies ut til private. (NIFS lov 11-2 g) Idretten skal ha en restriktiv holdning til samarbeidsavtaler med bedrifter som har en vesentlig del av sin virksomhet knyttet til salg av alkoholholdige drikke/ produkter. Alle organisasjonsledd pålegges å følge norsk alkohol-lov med forskrifter og retningslinjer. Arenareklame og utstyrsreklame utføres iht gjeldende lovverk. Særforbund og kretser informerer underliggende ledd, herunder klubber og lag. Norsk alkohollov gjelder for alle som deltar på idrettsarrangement i Norge. Det vil si at også internasjonale aktører må forholde seg til den norske lovgivningen når de deltar på idrettsarrangement i Norge. REGLER FOR REISER Reiseinstruks for TIL Formål Å gjøre reise og opphold ved kamper, turneringer og treningsleirer til en trygg, god og minnerik opplevelse for aktive og ledere. Skape trygghet for foresatte som overlater barn og unge i klubbens varetekt. Gi trygghet for våre ledere om hva som for ventes av dem. Omfang og forutsetninger. Disse regler gjelder for alle reiser i forbindelse med kamper, turneringer og treningsleirer med Overnatting, der aktive under myndighetsalder deltar. Reiser som omfattes av disse regler er å betrakte som alkoholfri sone for aktive og ledere, fra avreise til hjemkomst. På alle reiser i regi av Tromsø IL skal det utpekes en ansvarlig hovedleder som har overordnet myndighet fra avreise til hjemkomst. Der flere lag deltar skal hvert lag ha med seg minimun to ledere inkudert trener/lagleder. Minimum en av lederne skal være av samme kjønn som lagets deltakere. Disse lederne har ansvar for sitt lag eller gruppe. Reise og opphold for lederne skal dekkes av reisekasse eller av gruppen. Hovedleder Avholder informasjonsmøte for deltakerne og deres foresatte før avreise, eller på annen måte sørger for at tilstrekkelig informasjon blir gitt. Sørger for at oppdatert deltakerliste med hjemmetelefon nr. på alle deltakerne finnes på klubbkontoret ved avreise. SIDE 14
Sørger for at det avholdes orienteringsmøter for alle lederne før og under oppholdet, og for at lederne er kjent med denne instruksen. Har overordnet ansvar for at reisen foregår etter de retningslinjer klubben har bestemt, og bidrar, sammen med de øvrige lederne, til trivsel for alle deltakerne. Sørger for at det etter reisen blir levert regnskap med bilag for turen til gruppens kasserer. Dette skal være signert av to personer. Hovedleder rapporterer til overordnet leder, men i saker av følgende karakter skal det øyeblikkelig rapporteres direkte til leder av klubbstyret eller til administrerende direktør: Overgrepssaker. Ulykke med personskader. Dødsfall blant klubbens medlemmer. Økonomisk utroskap. Klare brudd på det klubben ønsker å stå for. Andre saker som kan medføre spesielle medieoppslag, eller offentlig oppmerksomhet.. Klubbens verdigrunnlag kan også her være en god rettesnor. POLITIATTEST Politiattest skal kreves av personer som skal utføre oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Politiattest skal også kreves av personer under 18 år. Den nedre grensen er 15 år. TIL skal ha politiattest fra: trenere, oppmenn, lagledere, foreldre som er med på turneringer som ledere, og fra personer som ofte binger andres barn til TILs aktiviteter. TILs oppgaver Styret skal kreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller personer med utviklingshemming. Styret skal oppnevne en person som er ansvarlig for å håndtere ordningen med politiattest Det skal også oppnevnes en vararepresentant. Styret må informere om ordningen på klubbens hjemmesider. Der skal også navn og kontaktinformasjon om personene som skal håndtere ordningen fremgå. Idrettslaget må fastsette hvilke oppgaver og hvilke personer som er omfattet av ordningen. Den styreoppnevnte skal informere de(n) aktuell(e) personen(e) om at de(n) må ha politiattest. Den styreoppnevnte skal sende søknad om politiattest til politiet. Søknaden må undertegnes både av søker og den styreoppnevnte. Attesten sendes fra politiet til den enkelte søker. Alle som skal ha politiattest må fremvise attesten for den styreoppnevnte. Den styreoppnevnte skal lagre opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist, og dato for fremvisningen. Selve attesten beholdes av søker. Idrettslaget skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillitseller ansvarsforhold overfor mindreårige eller personer med utviklingshemming til noen som ikke har fremvist politiattest, eller som har anmerkninger på attesten. Idrettslaget kan når som helst kontakte NIF for råd og veiledning i disse sakene, enten på telefon 800 30 630 eller på e-post til politiattest@idrettsforbundet.no. FAIR PLAY For spillere Som spiller har du et ansvar for at du oppfører deg i den rette Fair Play-ånd. Fair Play betyr at du som spiller må Ta godt vare på dine medspillere og inkluder nye lagkamerater Unngå stygt spill og filming Skape trygghet og god lagånd på banen Fair Play-ånden skal vokse fram ved Å trene og spille kamper med godt humør Å behandle motstanderne med respekt Å hjelpe skadet spiller uansett lag Å takke motstanderen etter kampen Å ikke kjefte på andre spillere eller dommeren For trenere og ledere Som trener og leder har du ansvar for at spillet utøves i den rette Fair Play-ånd. Du skal sørge for at spillerne har god kjennskap til regler og retningslinjer, og at disse blir fulgt. Du kan invitere spillere og dommere til temamøter, der situasjoner tas opp til vurdering og bevisstgjøring. Det er ditt ansvar som trener eller leder at spillerne forstår Betydningen av dommerens situasjon og funksjon. At dommerne må ta hurtige valg, og dermed umulig kan være feilfrie. Betydningen av å ikke overreagere på dommeravgjørelser At det er dommerens avgjørelse som teller, og at det er bortkastet å pådra seg straff for kjeftbruk. Betydningen av å følge regelverket - det tjener alle parter, og dermed også spillet. For foresatte og foreldre Foresatte, foreldre og besteforeldre er en viktig ressurs for norsk fotball. Det er fint om også dere bidrar til trivsel og fair play i fotballmiljøene! SIDE 15
Ta ansvaret og tenk over følgende Din interesse og oppfølging betyr mye for barn og unge. Likeverd, aksept og inkludering bør gjelde alle i fotballmiljøet. Verdsett opplevelse, god oppførsel og lagånd høyt. Respekter trenerens bruk av spillere ikke kritiser hans/ hennes avgjørelser. Dommeren prøver også å gjøre sitt beste ikke kritiser hans/ hennes avgjørelser. Resultatet må ikke bli for viktig den enkelte spillers mestring har også stor betydning. Gi oppmuntring til alle spillerne ikke bare dine kjente. Stimuler til deltakelse - uten noen form for press. Ta gjerne initiativ til å bidra på foreldremøter for å avklare holdninger og ambisjoner. For publikum og supportere Din interesse som publikummer og supporter er viktig for norsk fotball, enten det gjelder i miniputtkampen, småjentekampen eller Tippeligakampen. Har du tenkt over at du som publikummer er med på å bidra til hvilken stemning og atmosfære kampen skal ha. Uansett om det gjelder kamper i toppfotballen eller breddefotballen spiller publikum og supporterne en viktig rolle i forhold til stemningen. Tenk over følgende Verdsett opplevelse, god oppførsel og lagånd høyt Det viktigste er tross alt å støtte laget sitt, uansett resultat Respekter trenerens bruk av spillere ikke kritiser hans/ hennes avgjørelser Dommerne gjør sitt beste Dommerne må ta mange og hurtige valg og dommerne kan dermed umulig være feilfri Respekter dommernes valg - ikke kritiser hans/hennes avgjørelser Ikke overreager på dommeravgjørelser DUGNAD Frivillighet og dugnad er helt avgjørende for at TIL skal kunne opprettholde et godt og bredt aktivitetstilbud i breddefotballen, samt at vi kan ha gode og profesjonelle arrangementer i toppfotballen. TILer avhengig av at medlemmene stiller opp på dugnadsinnsats. I TIL er det ikke anledning til å kjøpe seg fri fra en slik innsats. Dugnadsvett Dugnadsinnsats skal i utgangspunktet være frivillig. Idrettslagene kan selvsagt henstille medlemmer og foreldre om å stille opp på dugnad, men deltagelse må baseres på frivillighetsprinsippet og ikke som en tvangsordning Et idrettslag kan ikke på pålegge foreldre som ikke er medlemmer å delta på dugnader. Idrettslaget kan heller ikke bøtelegge dem for uteblivelse fra dugnader. Styret kan heller ikke på prinsipielt grunnlag vedta bøter for medlemmer som ikke stiller på dugnader. Årsmøtet i TIL kan i særlige tilfeller pålegge medlemmer å delta på dugnader. Det vil kun være aktuelt når alternativet er at aktiviteten ellers må legges ned. TIL kan fastsette en treningsavgift for aktive medlemmer i tillegg til årskontingenten. Treningsavgiften skal i så fall gjenspeiles i det konkrete treningstilbudet. Frivillig innsats/dugnadsinnsats kan erstatte treningsavgiften helt eller delvis, men da er dette et tilbud og deltagelsen frivillig. SKIKK OG BRUK FOR E-POST Vurder hvem du setter som hovedmottaker. Hovedmottakeren(e) skal svare på innholdet hvis det ikke er ren informasjon. Medlemmer plikter å motta informasjon på e-post fra ledelsen. Slik e-post skal sendes ut med adressene i blindkopifeltet. Vurder hvem du informerer i «Kopifeltet». Styresaker skal bare til det styret som behandler saken til beslutning er tatt eller til styreleder gir tillatelse til annet. Kopifeltet er en mulighet til å informere mottakere uten krav om aksjon. Ha respekt for andres tid. Vær kritisk ved bruk av e-post for sending av meldinger til mange. Ved massedistribusjon av informasjon bør link til hjemmesiden brukes. Bruk feltet «emne/tittel» til å gi meldingen en kort, men informativ overskrift. På denne måten kan mottakeren prioritere riktig. Du bør ikke blande flere tema i samme e-postmelding. Presenter den viktigste informasjonen først i e-post meldingen. Vær kort og konsis. Forestill deg hvordan mottakeren vil oppfatte innholdet. Tenk på hvordan teksten i e-postmeldingen vil virke for mottakeren. Unngå unødig bruk av store bokstaver, utropstegn og spørsmålstegn. Dette kan oppfattes som SKRIKING. Hensikten kan feiltolkes av leseren! Det er viktig at du bruker enkelt språk, korte avsnitt, og blanke linjer mellom avsnitt («enter/linjeskift»). På denne måten blir din mening oversiktelig og lett å forstå for mottakeren. Vær forsiktig med bruk av farger og andre formateringer. Ved slike behov er vedlegg til e-post velegnet. Vær spesielt varsom med å sende e-post hvis du er opprørt eller irritert. E-postmeldinger er «evige» og bør tåle dagens lys uansett sammenheng. Gjør det til en vane å lese gjennom hele innholdet. Sjekk spesielt adressatene, og at alle vedlegg som det refereres til, er med før du trykker på «send». Besvar e-post så raskt du kan, men fremfor alt svar! SIDE 16
ÅRLIGE OPPGAVER Gjennomføre den årlige lovpålagte idrettsregistreringen januar/februar. Gjennomføre årsmøtet i henhold til idrettslagets lov. Rapportere endringer av post og e-postadresser. Oppdatere nytt styre på samme sted som idrettsregistreringen. Søke kommunale midler sjekk med kommune for søknadsfrist. NORMER FOR DATAREGISTRERING Formål Tromsø IL har som personvernmål å fremstå som en profesjonell og seriøs aktør ved behandling av personopplysninger. Klubbens norm har tatt utgangspunktet i Norges Idrettsforbund og Olymiske og Paralympiske Komités bransjenorm for databehandling i idretten. Idretten er ifølge Datatilsynet den første i Norge som har laget en bransjenorm for databehandling, og dette viser at Idretten tar personvern på alvor. Bransjenormen for Idrett gjelder for Tromsø IL og det følgende som beskrives i klubbnormen er retningslinjer som kommer i tillegg til Idrettens bransjenorm. I forbindelse med publisering via internett, er det forskjellig hva som er tilgjengelig for personer med brukernavn/passord og for øvrige lesere på hjemmesiden. Personopplysninger utover fornavn og etternavn er ikke tilgjengelig for andre enn trenere og oppnevnte web-assistenter for laget. Portrettbilder av lagets spillere vil kun være tilgjengelig dersom medlemmet (eller dets foresatte) har samtykket til dette. Hjemmelsgrunnlag for behandlingen og formålet med registreringen Kun nødvendige opplysninger for å oppfylle medlemsavtalen skal registreres. Ved medlemsinngåelse registreres det følgende opplysninger om personen; Fornavn Etternavn Adresse Telefon/mobiltelefon Kjønn Fødselsdato E-postadresse Hvilke(t) lag medlemmet spiller på Evt. hvilke(t) lag personen trener. For øvrig generell informasjon tilknyttet personens engasjement i klubben. Den registrertes rettigheter Krav om informasjon ved innmelding og registrering Klubben skal sende ut skriftlig informasjon ved innmelding, hvor informasjonsbrevet minimum skal oppfylle kravene i kap. 7.1 i Idrettens bransjenorm. Registrering av personopplysninger innhenting av samtykke Ettersom det er ønskelig å publisere personopplysningene på internett, er det nødvendig med et aktivt samtykke fra medlemmet. Det er i følge Personvernloven ikke krav om at samtykket skal være skriftlig, men Tromsø IL har mål om enten skriftlig eller elektronisk innhenting av samtykke. Klubben har følgende organisering av innhenting av samtykket; A) Skriftlig samtykke v/signering i forbindelse med portrettbildetakning Tromsø IL organiserer bildetakning slik at det vil være mulighet for medlemmene å signere fysisk på medlemslister for samtykke/reservasjon for publisering av personopplysninger og portrettbilde. B) Elektronisk samtykke ved avhuking i Web-løsning ved første gangs pålogging. Ved pålogging i Web-løsningen må medlemmet huke av for Ja/ Nei for følgende; samtykke til publisering av personopplysninger og publisering av portrettbilde. For medlemmer under 15 år kreves det et samtykke fra en foresatt, og dette må innhentes vha. fysisk svarslipp, evt. elektronisk pålogging i de tilfeller også foresatt er medlem i klubben. Frem til samtykke er innhentet eller reservasjon er mottatt, plikter Tromsø IL å publisere medlemmet på en slik måte at medlemmet ikke kan gjenkjennes vha. «Fornavn, Første bokstav i etternavn» og uten visning av portrettbilde. Tromsø IL plikter å innhente samtykke spesielt til eventuelle andre bruksformål av medlemsinformasjon enn organisasjonsarbeid i henhold til kap 7.2 i Idrettens bransjenorm. SIDE 17