GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Tirsdag 31. mai 2005 kl. 18.00 STED: Grong kommunehus, møterom II Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/ i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 007/05 Grong kommunes årsregnskap med revisjonsberetning 2004. Kontrollutvalgets uttalelse 008/05 Grong kommunes årsberetning 2004 Kontrollutvalgets uttalelse 009/05 Årsrapport skatteoppkreverfunksjonen i Grong kommune 2004 010/05 Forslag til nytt reglement for kontrollutvalget 011/05 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjonigangsettingsvedtak 012/05 Eventuelt/referater Rådmann og kommunekasserer inviteres til å møte under behandlingen av sakene 7, 8 og 9. Grong, 18.11.2005 Eivind Einarsen leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 E-post: permbj@online.no
SAK 007/05 GRONG KOMMUNES ÅRSREGNSKAP 2004 M/REVISJONSBERETNING KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNESTYRET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Grong kontrollutvalg 31.05.05 Per Morten Bjørgum 007/05 Grong 05 Grong formannskap Grong kommunestyre SAKSFRAMLEGG ETTERSENDES NÅR REVISJONSBERETNING ER KLAR!!
SAK 008/05 GRONG KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2004 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Grong kontrollutvalg 31.05.05 Per Morten Bjørgum 008/05 G 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget finner Grong kommunes årsberetning for 2004 informativ. Årsberetningen gir et godt bilde på kommunens virksomhet i 2004, og er dermed egnet som styringsverktøy for kommunestyret. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Grong kommunes årsberetning 2004 (utsendt direkte til KU s medlemmer) Saksopplysninger: Om behandlingen av kommunens årsberetning heter det i Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner): 10. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Som det framgår legges årsmeldingen/årsberetningen fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet for å uttale seg om kommunens årsberetning. KU kan eksempelvis kommentere - hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er - hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år - andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Grong kommunes årsberetning for 2004 er et dokument på 51 sider. Årsberetninga starter med rådmannens generelle kommentarer til driftsåret 2004, fortsetter med årsberetninger for det enkelte rammeområde, og har i del 3 samleoversikter og tabeller.
Saksbehandlers vurdering: Grong kommunes årsberetning er til tross for sine vel 50 sider, et relativt lettlest dokument. Enhetenes rapportering er knytta opp mot vedtatte handlingsplaner, noe som gir en meget god oversikt over enhetenes måloppnåelse i driftsåret 2004. Bruk av tabeller og fargebilder hever inntrykket av årsberetningen vesentlig. Totalt sett er saksbehandler av den mening at Grong kommunes årsberetning for 2004 gir et godt bilde på kommunens virksomhet i året 2004, og gjennom det er godt egnet som rapportering til kommunestyret.
SAK 009/05 KONTROLLRAPPORT FOR SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN I GRONG KOMMUNE- 2004 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Grong kontrollutvalg 31.05.05 Joar Stiklestad/ Per Morten Bjørgum 009/05 Grong 05 Grong kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar skattefogdens kontrollrapport 2004 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Grong kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at skattefogdens merknader blir fulgt opp. 3. Kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret Vedlegg: 1. Kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Grong kommune fra Skattefogden i Nord- Trøndelag datert 15.02.05 (utsendt tidligere) 2. Skatteoppkrevers kommentarer datert 25.01.05 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Brev av 21.02.2005 fra Skattedirektoratet til kommunene- Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten Saksopplysninger: I følge brev av 21.02.2005 fra Skattedirektoratet er nå staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har fra 01.07.2004 overtatt den formelle revisjon av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. For vår region (region Midt: Nord- og Sør-Trøndelag, samt Møre og Romsdal) er den interne kontrollen tillagt Sør-Trøndelag skattefogdkontor. Tidligere behandling av skatteregnskapet har ikke vært formelt regulert i forskrift eller instruks. Men i merknadene til skatteoppkreverinstruksen ( 3-2) er det gitt anbefalinger som har dannet grunnlaget for en fast praksis med behandling av halvårsregnskapene for skatt i kontrollutvalget og i kommunestyret. Denne praksisen skal nå opphøre. I Skattedirektoratets brev av 21.02.2005 er det gitt en redegjørelse for den nye statlige behandlingen av skatteregnskapene, og det anses ikke lenger naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon av den enkelte kommunes skatteregnskap. Men etter Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den 15.02. året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollkomitè.
Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det videre likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Selv om skatteregnskapet ikke lenger skal desideres av kommunestyret, synes det naturlig å legge fram rapporten for skatteoppkreverfunksjonen som kommunestyret/kontrollutvalget fortsatt skal motta kopi av. Det samme gjelder kontrollrapporten som kommunestyret har fått tilsendt fra skattefogden. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da den også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve regnskapet representerer. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Hovedtall for skatteregnskapet 2004- Grong kommune: 2004 2003 Skatte- og avgiftsinngang 134.520.846 128.688.438 Utestående restanser 2.936.496 3.722.173 Skattefogdens kontrollrapport: Skattefogdens kontrollrapport viser for Grong kommunes del at: Det er etablert tilstrekkelige rutiner som sikrer at skatteregnskapet i det alt vesentligste er korrekt, fullstendig og tidsriktig bokført og rapportert Skatteoppkrevers behandling av restansene er tifredsstillende Tilstrekkelige rutiner er utarbeidet for innkrevingsarbeidet, og gjøremål i den forbindelse er utført på en forsvarlig måte Tilstrekkelige rutiner for arbeidsgiverkontroll er etablert Videre avdekker kontrollene tre forbedringspunkt: Marginavsetningen er etter skattefogdens mening for lav i Grong kommune. Det anbefales at kommunen vurderes sin marginavsetning Virksomhetsplan for 2005 må utarbeides Skattefogden minner om at nasjonalt krav om kontroll av 5 % av leverandører av LTO (Lønns- og trekkoppgaver) på sikt vil bli gjort gjeldende også for Nord- Trøndelag. Det vil si at arbeidsgiverkontrollen må intensiveres. Saksbehandlers vurdering: Det er gjennom skattefogdens kontrollrapport ikke avdekket vesentlige feil/mangler ved Grong kommunes skatteregnskap for 2004. Forbedringspunktet ang. intensivert arbeidsgiverkontroll må tas opp i forhold til den interkommunale regnskapskontrollørordningen. Øvrige forbedringspunkt tas til orientering. Saksbehandler anbefaler at kontrollutvalget tar kontrollrapportene til orientering, og innstiller overfor kommunestyret å gjøre det samme.
SAK 010/05 FORSLAG TIL NYTT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Grong kontrollutvalg 31.05.05 Per Morten Bjørgum 010/05 G 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å fastsette nytt reglement for kontrollutvalget i Grong kommune. Tidligere reglement vedtatt 19.03.98 må da oppheves. Vedlegg: Forslag til nytt reglement for kontrollutvalget i Grong kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Gjeldende reglement vedtatt 05.05.98 Saksopplysninger: Grong kommunestyre vedtok i møte den 05.05.98 reglement for kontrollutvalget. Etter ny forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15.06.04, er det nå behov for å revidere dette reglementet så det blir i samsvar med ny forskrift. Siden revideringen medfører større endringer i reglementet, presenteres det som nytt reglement. Følgende endringer er gjort: 1: Kommende krav om at minst ett av KU- medlemmene skal være medlem i kommunestyret er innarbeidet. Ellers uendret. 2: Ny sekretariatsløsning gjennom selskapet KomSek Trøndelag IKS er tatt inn. 3: Det henvises til nytt vedlegg til reglementet hvor KU sine oppgaver er listet opp. 4: Uendret 5: Noe omarbeidet, bla med at oppdragsansvarlig revisor er kommet i stedet for distriktsrevisor.
6: Noe omredigert, innhold som før. Vurdering: Det kan diskuteres om det er behov for et eget reglement for kontrollutvalget i tillegg til forskrift med kommentarer. Som et arbeidsredskap for utvalget, sekretariatet og kommunestyret, kan det dog være nyttig med et reglement for å fordele roller og arbeidsområder. Gjennom reglementet synliggjøres en felles forståelse av KU sine oppgaver.
REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I GRONG KOMMUNE «Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner», fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15.06.2004 med hjemmel i lov av 25.9.92 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11, er bindende og gjelder i sin helhet. I tillegg gjelder følgende reglement (vedtatt av Grong kommunestyre i møte). 1. Valg og sammensetning. Kontrollutvalget skal ha 3 medlemmer, herunder leder og nestleder, samt 3 varamedlemmer valgt i rekkefølge. Fra 1. november 2007 er det krav om at minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Leder av kontrollutvalget bør være medlem av kommunestyret og representere et parti som ikke innehar ordførervervet. Valget gjelder for kommunestyreperioden. Utelukket fra valg er medlemmer og varamedlemmer av formannskap og andre nemnder/utvalg/komiteer med beslutningsmyndighet, samt ansatte i kommunen. 2. Saksbehandling i utvalget. Selskapet KomSek Trøndelag IKS er iht. avtale sekretariat for kontrollutvalget. Ansvarlig for oppdraget er daglig leder i KomSek Trøndelag IKS. Fast sekretær for Grong kontrollutvalg er kontrollsekretær ved KomSek Trøndelag IKS sitt avdelingskontor i Grong. Sakslisten for utvalget settes opp av sekretariatet i samarbeid med utvalgsleder. Møteinnkalling med saksliste og saksframlegg skal, så vidt mulig, sendes ut 7 dager før møtet til medlemmene, de varamedlemmer som utvalget bestemmer og ordføreren. Saksliste og saksframlegg, unntatt saker som gjelder kontrollutvalgets og revisjonens plandokumenter, sendes også rådmannen. Innkalling og saksliste bekjentgjøres, så langt det er mulig og ikke hindres av taushetsplikten, i kommunens informasjonsavis og/eller ved oppslag på administrasjonsbygget. Møter holdes til de tider utvalget selv bestemmer eller når kommunestyret, eller et av medlemmene krever det. Utvalget tar selv stilling til om møtene skal være åpne eller lukkede, jfr. Forskriftens 19, 1. ledd. Før utvalget fatter vedtak i saker som gjelder administrasjonen skal rådmannen ha hatt anledning til å uttale seg. Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte. Det skal føres møteprotokoll. Utskrift av protokollen sendes medlemmer, varamedlemmer, ordfører og rådmann. Særutskrift av saker sendes eventuelt til dem som er involvert i de enkelte saker som er behandlet. Møteprotokoll legges fram til endelig godkjenning i påfølgende møte, eventuelt godkjenner utvalget protokollen med signering etter at møtet er avsluttet.
3. Utvalgets oppgaver. Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3, 4, 5 og 6 i forskriften, og er i hovedsak opplistet i eget vedlegg, se vedlegg 1. 4. Bruk av sakkyndig bistand. Utvalget kan gjøre bruk av sakkyndig bistand når dette finnes nødvendig. Utgifter med slik bistand skal budsjetteres, eventuelt med søknad om tilleggsbevilgning til formålet. 5. Innhenting av opplysninger 5-1. I forbindelse med sitt kontrollarbeid kan kontrollutvalget, uavhengig av regler om taushetsplikt, kreve nødvendige opplysninger fra kommunalt ansatte og kommunale organer, herunder ha adgang til kommunens saksdokumenter og arkiver, samt gjøre henvendelser til andre offentlige instanser og kommunale forbindelser av enhver art. 5-2. På samme måte kan kontrollutvalget kreve nødvendige opplysninger fra revisjonen og ha adgang til revisjonens saksdokumenter og arkiver. Henvendelse fra kontrollutvalgets medlemmer til revisjonens personale skal skje til oppdragsansvarlig revisor så sant ikke spesielle forhold tilsier noe annet. 6. Taushetsplikt - offentlighet. Kontrollutvalgets medlemmer har plikt til å bevare taushet om alle taushetsbelagte opplysninger de får kjennskap til gjennom sitt verv. Taushetsplikten gjelder også etter en eventuell uttreden av utvalget. Kontrollutvalgets medlemmer og andre møtedeltakere har plikt til å bevare taushet om det som blir behandlet i lukket møte. Bare kontrollutvalgets leder, eller den som har vært møteleder i den aktuelle saken, kan uttale seg offentlig om en sak som er behandlet i lukket møte. Kontrollutvalget vurderer selv om dokument som kan unndras offentlighet etter offentlighetsloven likevel bør være offentlig, jfr offentlighetslovens prinsipp om meroffentlighet. Kontrollutvalgets rapporter er offentlige med mindre dokumentets innhold tilsier at det er unntatt offentlighet. 7. Ikrafttreden - endring. Dette reglement trer i kraft fra det tidspunkt det er vedtatt i kommunestyret og gjelder inntil det blir endret av kommunestyret selv eller oppfattes å være i strid med overordnede retningslinjer.
VEDLEGG 1: FORSKRIFT OM KONTROLLUTVALG I KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER Fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 med hjemmel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11. Kap. 1 Virkeområde. 1 Virkeområde Forskriften omfatter kommunens og fylkeskommunens kontrollutvalg, og gjelder utvalgets ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. jf. kommuneloven 77. Kap. 2 Kontrollutvalgets sammensetning. Utskifting av medlemmer. 2 Valg og sammensetning Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 3 Utskifting av medlemmer Kommunestyret eller fylketinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget. Kap. 3 Alminnelige regler om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver 4 Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. 5 Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Dersom kommunen eller fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve opplysninger
av revisjonen. Kap. 4 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7 Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Kap. 5 Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon 9 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.
11 Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kap. 6 Selskapskontroll 13 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. 15 Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Kap. 7 Særlige oppgaver for kontrollutvalget 16 Valg av revisjonsordning. Valg av revisor. Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget.
Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyre eller /fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Valgt revisor tjenestegjør inntil ny revisor er valgt av kommunestyret eller fylkestinget. 17 Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret eller fylkestinget om saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor. 18 Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Kap. 8 Saksbehandling og sekretariat. 19 Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører eller fylkesordfører og kommunens eller fylkeskommunens oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. 20 Sekretariat Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjonseller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet.
Kap. 9 Ikrafttredelse overgangsregler 21 Ikrafttredelse m.m. Forskriften trer i kraft fra 1. juli 2004. Fra samme tidspunkt oppheves forskrift om kontrollutvalg av 13. januar 1993 nr. 4044. Bestemmelsen i 2 annet ledd med krav om at minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyret eller fylkestingets medlemmer trer i kraft fra 1. november 2007. Bestemmelsen i 20 om sekretariatet trer i kraft fra 1. januar 2005. 22 Overgangsregler Kravet i 10 om at kontrollutvalget senest ett år etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, skal vedta en plan for forvaltningsrevisjon, gjelder først fra ny valgperiode starter 1. november 2007. I inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen 31. desember 2005. Tilsvarende gjelder for kravet i 13 om at
VEDLEGG 2: KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER: Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3-6 i forskriften, og kan i hovedsak opplistes slik: 4 Alminnelige regler om ansvar og oppgaver: Føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 6 Regnskapsrevisjon: Påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk. 7 Uttalelse til årsregnskapet: Avgi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader: Påse at forhold i årsregnskapet som revisor måtte ha påpekt blir fulgt opp. Rapportere om eventuelle tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader er blitt fulgt opp. 9 Forvaltningsrevisjon: Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i kap. 5. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. (I inneværende valgperiode innen 31.12.2005 i henhold til overgangsregler.) Få gjennomført en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger som grunnlag for ovenfor nevnte plan. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon: Rapportere til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført med utgangspunkt i planen, og om resultatene av disse. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter: Påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Rapportere til kommunestyret om hvordan eventuelle merknader til rapporter er blitt fulgt opp.
Rapportere til kommunestyre om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 13 Selskapskontroll: Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. (I inneværende valgperiode innen 31.12.2005 i henhold til overgangsregler.) Avgjøre hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selskapskontrollens innhold: Påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll. Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). 15 Rapportering av selskapskontrollen: Fastsette hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold rapporten skal ha. Rapportere til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt om resultatene av disse. 16 Valg av revisjonsordning: Innstille overfor kommunestyret ved valg av revisjonsordning/valg av revisor. (Ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor.) Innstille overfor kommunestyret dersom dette vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen. 17 Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse: Der det er egen revisjon i kommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret i saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. Der det er egen revisjon i kommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor. 18 Budsjettbehandlingen: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen.
SAK 011/05 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON- IGANGSETTINGSVEDTAK Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Grong kontrollutvalg 31.05.05 Per Morten Bjørgum 011/05 G 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon iverksettes iht prosjektplan. Analysen utføres ved hjelp av kommunens planverk, og skal gjøres på avdeling-/sektor- eller virksomhetsnivå. Oppgaven utføres av KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS i fellesskap. Arbeidsfordelingen avtales nærmere mellom selskapene. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Eksempelskjema overordnet analyse (deles ut og presenteres nærmere i møtet) 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Avtale mellom KomRev Trøndelag og KomSek Trøndelag IKS om arbeidsfordelingen (ikke klar ennå) Saksopplysninger: Etter endringene i kommuneloven og ny forskrift om kontrollutvalg, er kontrollutvalgenes rolle endret. Det er innført et klarere skille mellom bestiller og utfører av revisjonstjenestene, der kontrollutvalget er bestiller og aktuelt revisjonsselskap er utfører. I forhold til forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget jfr forskriftens 10 planleggings- og bestilleransvar. Fra forskrift om kontrollutvalg gjengis 10: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget (KU) har iht. ovenstående ansvaret for at det blir utarbeidet en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Som det framgår av første ledd er minstekravet at en slik plan utarbeides en gang i løpet av valgperioden, og da i løpet av det første året etter
kommunestyrets konstituering. Kommunestyret/fylkestinget står fritt til å bestemme om plan eventuelt skal utarbeides oftere, og eventuelt delegere rullering i valgperioden til kontrollutvalget. Bestemmelsene om overordnet analyse (OA) i andre ledd pålegger KU ansvaret for at en overordnet analyse av kommunens/fylkeskommunens virksomhet legges til grunn for plan for forvaltningsrevisjon. Hensikten med analysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunens/fylkeskommunens virksomhet som gjør kontrollutvalget i stand til å prioritere mellom ulike områder ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Målet med analysen er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen, sett i forhold til lovverk, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Risiko- og vesentlighetsvurderinger: I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik, slik at disse områdene kan prioriteres i forhold til forvaltningsrevisjon. Hvem kan/skal utføre analysen: Kontrollutvalget står fritt i forhold til hvem som skal utføre analysen. Det kan være kontrollutvalgets sekretariat, kommunens revisor eller andre. Selskapene KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS har gjennom avtale skissert en arbeidsfordeling mellom selskapene. Offentlighet: Både overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vil være offentlige dokumenter, jfr. KRD sine kommentarer til forskriftens 10. Offentlighet inntrer i det kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er gjort. Da blir både den overordna analysen og plan for forvaltningsrevisjon i utgangspunktet et offentlig dokument. Det må foreligge særlig unntakshjemmel for å unnta dokumentene fra offentlighet når de er ferdig utarbeidet. Aktuell unntakshjemmel er Offlov 6 (dokumentets innhold). Vurdering av offentlighet må gjøres i hvert enkelt tilfelle dersom analyse eller plan inneholder taushetsbelagte opplysninger. Om overordna analyse Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) har utviklet en modell for overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Ansatte i KomSek Trøndelag og KomRev Trøndelag har vært på kurs i denne modellen, og elementer av den vil kunne benyttes i vårt arbeid. Den overordna analysen skal bygge på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det vil si at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Videre tas de risikoreduserende tiltak som er iverksatt med i analysen, dette kan eksempelvis være rutinebeskrivelser osv. Tilslutt gjør kontrollutvalget på bakgrunn av analysen en prioritering i forhold til hvilke områder som er aktuelle for forvaltningsrevisjonsprosjekter. Ressursbruk:
Det er i forskriften sagt lite om ressursbruk for overordna analyse og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. NKRF melder at ned mot 40 timer er et minimum for en overordna analyse for en kommune. Kortfatta prosjektplan: Dato Tiltak Ansvarlig 31.05.05 Igangsettingsvedtak Kontrollutvalget Apr-okt Overordnet analyse gjennomføres KomSek og KomRev 04.10.05 Overordnet analyse- prioritering av aktuelle områder Kontrollutvalget for forvaltningsrevisjon Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget Okt-Nov Gjøre ferdig plan for forvaltningsrevisjon KomSek og KomRev 29.11.05 Innstille plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget Des/jan Vedta plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret Saksbehandlers vurdering: Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon er nye oppgaver for kontrollutvalgene, sekretariatet og revisjonsselskapet. Det er utfordrende å gå i gang med en så vidt stor oppgave når både sekretariatet og revisjonsselskapet er nystartede selskaper. Ingen av selskapene er innkjørt ennå, med hensyn på ressursbruk, arbeidsoppgaver, bemanning osv. Samtidig er oppgaven også ny for kontrollutvalgenes medlemmer, kommunestyrene og kommuneadministrasjonen. Saksbehandler mener derfor at vi for 2005 bør legge opp til en minimumsversjon av overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon, og komme sterkere tilbake ved rullering av overordna analyse og plan for 2006. Overordna analyse- minimumsversjon: a) Kommunens mål på overordna nivå og sektornivå identifiseres gjennom kommunens planverk b) Skjema for overordna analyse benyttes til å identifisere risikofaktorer og gjøre en risikovurdering innenfor det enkelte mål c) Kontrollutvalget prioriterer mellom de ulike mål/sektorer d) Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides på bakgrunn av pkt c) og behandles av kontrollutvalget og kommunestyret Når det gjelder ressursbruken er det vanskelig å anslå denne. Kommunene varierer i størrelse, kompleksitet, og det er også forskjell på hvor lett identifiserbare målene deres er. NKRF anslår at ca. 40 timer per kommune på den overordna analysen er et minimum. Siden det nå er første gang at overordnet analyse skal gjennomføres og oppgaven er ny både for kontrollutvalgene, KomRev og KomSek, vil en anta at det minst vil gå 40 timer per kommune, sannsynligvis mer. KomSek sin tidsbruk ifbm overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon må løses innenfor de rammer som er lagt gjennom budsjett og vil ikke medføre økte kostnader for kommunene, ut over de andeler de allerede betaler til selskapet.
SAK 012/05 EVENTUELT/REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Grong kontrollutvalg 31.05.05 Per Morten Bjørgum 012/05 Grong 05 Referater: 1. Rapport administrative vedtak 01.01.05-30.04.05 (Unntatt offentlighet jfr. Off.lov 5a, forv. Lov 13. 1. ledd) 2. FSK sak 0021/05- Ettergivelse av skatt (Unntatt offentlighet jfr. Off.lov 5a, forv. Lov 13. 1. ledd) 3. Desisjon av overformynderiregnskap for Grong overformynderi 2003 (Unntatt offentlighet jfr. Off.lov 5a, forv. Lov 13. 1. ledd) 4. HUUT sak 0037/05 Dispensasjon fra lov om motoferdsel i utmark og vassdrag (Unntatt offentlighet jfr. Off.lov 5a, forv. Lov 13. 1. ledd) 5. Utdelinger fra Johannes og Anne Ekkers legat (Unntatt offentlighet jfr. Off.lov 5a, forv. Lov 13. 1. ledd) 6. HUHO sak 0018/05- Klage på barnehageopptak (Unntatt offentlighet jfr. Off.lov 5a, forv. Lov 13. 1. ledd) 7. HUHO sak 0019/05- Klage på barnehageopptak (Unntatt offentlighet jfr. Off.lov 5a, forv. Lov 13. 1. ledd) 8. HUHO sak 0020(05- Klage på barnehageopptak (Unntatt offentlighet jfr. Off.lov 5a, forv. Lov 13. 1. ledd)