Møteinnkalling Arkivsak : 004-2010 Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Malvik kommune Møtedato/tid : Torsdag 21.januar 2010 kl 18.00. Møtested/lokaler : Formannskapssalen Deltagere fra KU : Gunnar Lohse leder Per Arild Lyng Mary Dahl Arild Øyan Tove Grendstad Andre Kopi: Møteansvarlig : Rådmannen Torbjørn Berglann, Revisjon M-N IKS Arvid Hanssen, KonSek M-N IKS Gruppeledere kommunestyret, sak 4, kl 19.00. : Ordfører Rådmann Varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS : Gunnar Lohse Hommelvik 14.01.2010. Saksliste: Sak 1/2010 Godkjenning av protokoll fra møtet den 09.12.2009....2 Sak 2/2010 Referatsaker....3 Sak 3/2010 Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av opptrappingsplanen for psykisk helse...15 Sak 4/2010 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011...19 Sak 5/2010 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009....21 Sak 6/2010 Eventuelt...25 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, e-post: eva.bekkavik@konsek.no eller Arvid Hanssen arvid.hanssen@konsek.no Gunnar Lohse Leder (sign) Arvid Hanssen Møtesekretær Side 1
MALVIK KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 1/2010 Godkjenning av protokoll fra møtet den 09.12.2009. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.01.2010 1/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 09.12.2009. Utsendt tidligere og ligger på www.konsek.no KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møtebok fra kontrollutvalgets møte den 09.12.09 godkjennes. Side 2
Sak 2/2010 Referatsaker. MALVIK KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.01.2010 2/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. *Medlemsbrev nr 2/2009 fra Forum for kontroll og tilsyn, datert 10.12.2009. 2. Ressursbruk til sekretariatsbistand kontrollutvalget 2009. 3. Nye oppgaver for kommunene fra 01.01.2010. Kommunal rapport (Vedlagt) 4. Rapport 85 tilrådninger for styrkt egenkontroll i kommunene. www.regjeringen.no (publikasjonskode 2245) og artikkel i Kommunerevisoren nr 1 2010, side 24. Sammendrag utarbeidet av KonSek er vedlagt. * Utsendt elektronisk før jul. SAKSUTREDNING: Sekretariatet vil orientere og svare på spørsmål. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 3
Vedlegg 3, sak 2/10 NYTT FRA NYTTÅR (Fra Kommunal rapport 22.12.2009) Kommunene får flere nye oppgaver fra nyttår. Forvaltningsreformen gir fylkene større ansvar på en rekke områder. Av: Jan Inge Krossli 22.12.2009 Dette er de nye lovene som iverksettes fra nyttår, og får konsekvenser for kommunene: Lov om kommunal beredskap Den nye loven innfører en helhetlig beredskapsplikt for kommunene, mens den tidligere har vært på ulike sektorer. Kommunene er det lokale fundamentet i den nasjonale beredskapen. Vi ønsker å styrke kommunenes beredskapsarbeid, slik at befolkningen gis best mulig vern mot kriser og katastrofer, sa justisminister Knut Storberget (Ap) da loven ble vedtatt. Loven innebærer at kommunene skal gjennomføre overordnede risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser). De skal følges opp med en beredskapsplan med planer og tiltak for å håndtere krisesituasjoner i kommunen. Krav til kjønnsfordeling i kommunale styrer Kommuneloven endres fra nyttår, slik at det stilles krav om kjønnsbalanse i styrene i kommunalt kontrollerte aksjeselskap. Hvert kjønn skal være representert med 40 prosent. Dette er samme regel som for allmenne aksjeselskaper. For selskaper som blir registrert etter 1. januar gjelder de nye kravene til kjønnsbalanse umiddelbart. Eksisterende selskaper får to års overgangstid, slik de private selskapene fikk. Krisesentrene blir kommunale Kommunen får lovfestet ansvar for et krisesentertilbud til både kvinner, menn og barn. Det skal sikre et mer likeverdig tilbud i hele landet. KS har vært kritisk til endringen og mener krisesentrene ikke fullfinansieres i dag. KS mener også at et lovfestet tilbud til menn kan påføre kommunene store kostnader. De øremerkede tilskuddene til krisesentrene skal samtidig inn i rammetilskuddet, men med ett års overgangstid. Det skal gi tid til å endre avtaler mellom kommuner og med andre eiere av krisesentre. Side 4
Bedriftshelsetjeneste i kommunene Fra nyttår vil åtte nye bransjer være forpliktet til å knytte seg til bedriftshelsetjeneste. Det gjelder de to største tjenesteområdene i kommunene: Helse- og sosialsektoren og undervisning. Kraft- og vannforsyning vil også berøre mange kommuner. Det stilles også nye og strengere krav til bedriftshelsetjenester, som nå skal godkjennes av Arbeidstilsynet. Forvaltningsreformen Regionreformen, som ble til forvaltningsreformen, resulterer i at fylkeskommunene fra nyttår får en rekke nye oppgaver. Den største er ansvaret for riksveiene unntatt stamveiene, som fra nyttår vil hete fylkesveier. Andre nye oppgaver er: Overta ansvaret for fagskolene, samordne folkehelsearbeid, gi tillatelser til fiskeoppdrett, fordele spillemidler til kulturbygg, medvirke til kvalitetsutvikling i grunnskole og videregående skole, friluftsforvaltning, bestandsforvaltning og landbruksutvikling. Utvalgte fylker overtar rollen som vanneregionmyndighet. Det inkluderer ansvar for vannforvaltningsplaner og tildeling av konsesjon for mini- og mikrokraftverk. Fylkeskommunene får en viktig rolle i forskning og utvikling. De skal samarbeide i sju nyopprettede regionale forskningsfond, med en fondskapital på seks milliarder kroner. Fylkene skal samlet ha en eierandel på 49 prosent i Innovasjon Norge. Side 5
Vedlegg 4, sak 02/10 Notat om hovedpunktene i rapport fra Arbeidsgruppe for å styrke egenkontrollen i kommuner/fylkeskommuner Side 6
BAKGRUNN Kommunal- og regionaldepartementet satte høsten 2008 ned en arbeidsgruppe som skulle foreslå tiltak for å styrke den kommunale egenkontrollen, det vil si den kontrollvirksomhet som kommunene selv driver overfor egen virksomhet med utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjefens internkontroll 1. Prioriteringen av dette arbeidet på sentralt hold var et resultat av at departementet gjennom fokus på etikk og den såkalte Terra-saken hadde avdekket et behov for styrket kommunal egenkontroll. Velfungerende egenkontroll vurderes som avgjørende for innbyggernes tillit til kommunene. Mange omorganiseringer og endringer i kommunale styringssystemer, økte krav til tjenesteyting og stadig flere oppgaver som utføres gjennom interkommunalt samarbeid og selskapsetableringer, fører med seg spørsmål om kontrollsystemene er tilpasset utviklingen. Gruppa sitt hovedfokus har derfor vært å se på muligheter for styrking innen gjeldende rammer - hvordan kan rettledning og kompetanseheving bidra til at rollene i egenkontrollsystemet fylles bedre? Egenkontroll-gruppas arbeid har pågått i perioden november 2008 desember 2009 DELTAKERE I ARBEIDSGRUPPA Bjørn Arild Gram (leiar): Ordførar i Steinkjer. Nestleiar i kontrollutvalet i Nord-Trøndelag fylkeskommune Harald Brandsås: Fagdirektør i Den norske Revisorforening for rekneskap, revisjon, skatt, avgift og selskapsrett. Nestleiar i kontrollutvalet i Hole kommune Terje Hermansen: Leiar av kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Leiar i Forum for Kontroll og Tilsyn. Rektor ved Os ungdomsskule, Os Arne Johansen: Rådmann i Harstad Anita Orlund: Ordførar i Skedsmo Ole Kristian Rogndokken: Dagleg leiar i Norges Kommunerevisorforbund Jan Morten Sundeid: Seniorrådgivar i Kommunalavdelinga i Kommunal- og regionaldepartementet. Signy Irene Vabo: Førsteamanuensis ved Høgskolen i Oslo, dr. polit. Inger Østensjø: Rådmann i Stavanger. GRUPPAS MANDAT føreslå tiltak lokalt og nasjonalt for å styrke egenkontrollen identifisere områder der veiledningsmateriell kan bidra til å styrke arbeidet 1 Av COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) definert som den prosessen som er utformet og gjennomføres av de som har overordnet ansvar for styring og kontroll, for å sikre at en virksomhet når sine mål, reduserer risiko for tap, sikrer pålitelig rapportering og overholder lover og regler. Side 7
identifisere områder der forsking eller utredning kan bidra til å styrke egenkontrollen. redegjøre for samspillet mellom internkontrollen til administrasjonssjefen og arbeidet i kontrollutvalget og revisjonen redegjøre for forholdet mellom regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon vurdere tiltak som kan bidra til økt bruk og utbytte av selskapskontroll. vurdere og foreslå tiltak for at kommunene og fylkeskommunene utvikler en helhetlig internkontroll (presentere gode eksempler) vurdere om mindretallet i kommunestyret eller fylkestinget bør ha flertallet i kontrollutvalget drøfte andre spørsmål av mer juridisk karakter, og eventuelt foreslå lovendringer. Redegjøre for og vurdere følgende spørsmål: o muligheten revisor har til å ta opp konkrete spørsmål med fylkesmannen og andre statlige organ, deriblant grensene som følger av revisors taushetsplikt o den rollen kontrollutvalget og revisor har eller bør ha overfor finansforvaltningen i kommunen eller fylkeskommunen o muligheten revisor har til å på egenhånd å iverksette kontrolltiltak redegjøre for de økonomiske og administrative konsekvensene av tiltakene gruppa foreslår UNDERSØKELSER/KARTLEGGINGER UTARBEIDET I FORBINDELSE MED ARBEIDSGRUPPAS VIRKE Arbeidsgruppen har i perioden fått utarbeidet følgende undersøkelser/kartlegginger: Kartlegging av lover og forskrifter om internkontroll i kommuner og fylkeskommuner Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som verktøy i egenkontrollen i norske kommuner og fylkeskommuner. NF-rapport nr 13/2009 Internkontroll i kommuner. PricewaterhouseCoopers Forskning på internkontroll, revisjon og kontrollutvalg i kommunene. Notat. Signy Irene Vabo Revidering av den økonomiske intern kontrollen Sekretariatsordninger - notat fra FKT - tredje versjon Standardsetting innen revisjon internasjonalt og i Norge ARBEIDSGRUPPAS ANBEFALINGER HOVEDMOMENTER Arbeidsgruppa leverte sin rapport i desember 2009. Det pekes i rapporten på gruppas tre hovedanbefalinger for å styrke egenkontrollen: 1. Administrasjonssjefens internkontroll må utvikles og styrkes 2. Det må være god rolleforståelse og godt samspill mellom aktørene i egenkontrollen, dvs kommunestyre, kontrollutvalg, administrasjonssjef og revisor 3. Kompetansen hos revisor og i sekretariat må være høy og bør sikres Side 8
Oppfølging av disse anbefalingene må skje både lokalt og nasjonalt hold, i et nært samarbeid mellom relevante aktører. Gjennom opplæring, bevissthet og læring gjennom gode eksempler kan det skje en utvikling ev egenkontrollen i den enkelte kommune. Både kontrollutvalg og administrasjonssjefer kan på den måten bidra til økt forståelse for egne og andres roller og derigjennom bedre egenkontroll. FORSLAG TIL LOV- OG FORSKRIFTSENDRINGER Lovbestemmelsene som hjemler ulike deler ev egenkontrollen er i hovedsak å finne i kommuneloven og i forskrift om kontrollutvalg og forskrift om revisjon. I tillegg har en rekke andre lover og forskrifter bestemmelser som stiller krav til internkontroll innen ulike deler av den kommunale virksomheten. Det kan her nevnes at det som verktøy i arbeidsgruppas vurderinger er utarbeidet en kartlegging av lover og forskrifter om internkontroll i kommuner og fylkeskommuner Av arbeidsgruppas anbefalinger om lovendringer kan det pekes på følgende forslag: Kontrollutvalget bør velges på det konstituerende møtet, sammen med formannskap og ordfører. Kommuneloven 17, nr 2 og 3 bør endres Medlemmer i kommunestyrekomiteer etter KL 10 a kan ikke være medlem av kontrollutvalg. Kommuneloven 77 nr 2 bør endres Ledere og styremedlemmer i kommunalt eide selskap kan ikke være medlem av kontrollutvalg. Kommuneloven 77 nr 2 bør endres Kontrollutvalgets møter bør som hovedregel være åpne. Kommuneloven 77 nr 8 bør endres Medlemmer av kontrollutvalg eller medlemmer av kommunestyret kan ikke være sekretær for kontrollutvalget. Forskrift om kontrollutvalg 20, tredje ledd Kommunelovens bestemmelse om selskapskontroll foreslås endret for å få med samarbeid etter 27. (for å sikre kommunene innsynsrett også i 27-samarbeid som er egne rettssubjekt). Overskrift i 80 foreslås endret til Innsyn i selskaper m.v. Bestemmelse om utsatt offentlighet foreslås tatt inn i offentleglova 5 ARBEIDSGRUPPA ANBEFALER KRD Å VURDERE FØLGENDE LOV- OG FORSKRIFTSENDRINGER Departementet bør vurdere hvordan krav om at administrasjonssjefen skal rapportere til kommunestyret om arbeidet med internkontroll, kan utformes og tas inn i kommuneloven Departementet bør vurdere revisor sine oppgaver innen regnskapsrevisjon for å avklare om revisor skal vurdere om finansforvaltninga er i tråd med finansreglementet Departementet bør vurdere kommunelovens omtale av internkontrollansvaret til daglig leder i kommunale foretak, for å unngå tvil om at daglig leders ansvar på dette området er like omfattende som administrasjonssjefens ansvar Side 9
AKTUELLE TEMA FOR FORSKNING I tilknytning til egenkontroll-gruppas arbeid er det utarbeidet et notat om forskning på internkontroll, revisjon og kontrollutvalg i kommunene. Notatet redegjør for forskningsbasert kunnskap innen dette området, og ser dette opp i mot de ulike forholdene som arbeidsgruppa er bedt om å vurdere. Det gis i notatet en oversikt over de ulike forskningsbidragene, med en kort omtale av fokus i de respektive rapporter. Med bakgrunn i oversikt over kunnskap framkommet i forskningsarbeidene har egenkontrollgruppa pekt på områder som de mener det bør gjøres ytterligere forskning på: o Nordisk sammenlikning innen regnskapsrevisjon, selskapskontroll, styring og kontroll i kommunale foretak. o Organisering av den økonomiske egenkontrollen o Selskapskontroll ift folkevalgt styring og kontroll med kommunalt eide selskap o Styring av kommunale foretak hvor effektiv kontrollen er (internkontroll og folkevalgt styring og kontroll) o Nasjonal statistikk om bruk av selskapskontroll ANDRE ANBEFALINGER FRA ARBEIDSGRUPPA: Om kontrollutvalget Kontrollutvalgsmedlemmer må få opplæring. Kommunestyret har ansvar for at opplæring skjer og tilstrekkelige ressurser til dette Kommunene bør drøfte hvilken kompetanse og erfaring en er tjent med å ha med i kontrollutvalget Kommunene bør drøfte hvor mange medlemmer de bør ha i kontrollutvalget Veiledninger for kontrollutvalgsmedlemmer utarbeides Ordningen med eget sekretariat for kontrollutvalget bør evalueres Kompetanse og ressurstilgang i sekretariatene bør kartlegges Om administrasjonssjefens internkontroll Kommunene må arbeide for å styrke internkontrollen Administrasjonssjefene må mene noe om hvilken tenking som har preget arbeidet med internkontroll til nå, og vurdere opp imot eventuelle andre modeller Administrasjonssjefene bør basere videre utvikling av internkontroll på en risikoanalyse Det er behov for veiledning om gjennomføring av helhetlige risikoanalyser i kommunene Arbeidsgruppa slutter seg til PwC sine prinsipper for god internkontroll 2 : o Kommunene bør basere seg på mindre uformell kontroll formalisering gjør kommunen mindre sårbar 2 Internkontroll i kommuner. PricewaterhouseCoopers, oktober 2009. Rapport til kommunal- og regionaldepartementet Side 10
o Risikovurderinger må ligge til grunn for valg av innretning på kontrollaktiviteter o Internkontrollen bør i større grad dokumenteres o Kommunene bør ha, bruke og vedlikeholde dokumenter som redegjør for ansvar og roller. Kontrollansvaret inkluderes i dokumentene o Sikre ansvarsfordeling mellom personer som utfører aktiviteter og de som kontrollerer skal ikke være samme person o Kommunen bør ha en systematisk tilnærming til kompetanseutvikling og - sikring o Kommunene må prioritere nok ressurser til vedlikehold av internkontrollsystemet. Revidering av vurderinger og dokumentasjon bør skje regelmessig, f.eks ved bruk av et årshjul o Sikre god løpende informasjon og kommunikasjon til ledere og medarbeidere. Administrasjonssjefen må følge opp systematisk, og reagere ved avvik og brudd. Internkontrollarbeidet må henge sammen og være en del av organisasjonsutviklinga i kommunen Administrasjonssjefen bør årlig rapportere om arbeidet med internkontroll til kommunestyret Ved anskaffelser anbefales: o Tydelige retningslinjer, herunder skille mellom rammeavtaler, direkteanskaffelser og rammeavtaler o Ansvar og roller under anskaffelsesprosessen må defineres tydelig o Ansvaret for prosessen må være tydelig o System for oppbevaring av rammeavtaler lages, og avtalene gjøres tilgjengelig o Kommunen lager et system for kontraktsoppfølging som kan håndtere endringsordrer og tileggsarbeid o Kontrollaktiviteter knytte til bestilling, varemottak og utbetaling Finansforvaltningen må inkluderes i administrasjonssjefens internkontroll og være tilpasset den risikoen det er åpnet for i finansreglementet Det er behov for veiledning til kommunestyrer og kontrollutvalg om finansforvaltning og kontrollen med denne Staten bør sørge for at kommunene får en oppdatert oversikt over bestemmelser i lover og forskrifter som det er et krav at de følger opp med internkontroll Det er behov for en veileder som gir konkrete råd til administrasjonssjefer og andre om arbeidet og utfordringene med internkontroll Om regnskapsrevisjon Sertifiserings- og tilsynsordning for revisorer i kommunal revisjon (regnskapsrevisorer og forvaltningsrevisorer omfattes) Det er behov for veiledning til kontrollutvalgsmedlemmer om revisors arbeid innen regnskapsrevisjonen Det er behov for rettledning om kontrollutvalget sitt påse-ansvar overfor regnskapsrevisor. Utvalget bør få vite om revisors rolle, formelle krav til revisor og gode spørsmål en kan stille revisor for å få til en god dialog Kompetansen innen kommunal revisjon bør kartlegges Side 11
Departementet bør være svært tilbakeholden med å dispensere fra utdanningskravet til oppdragsansvarlig revisor Den som reviderer en kommune sørge for å ha tilstrekklig kompetanse Kommunene bør vurdere størrelse på interkommunale revisjonsselskap, for å bidra til sterke fagmiljø. Styret og revisjonsmiljøene bør vurdere det samme Kontrollutvalget bør få kjennskap til revisors interne kvalitetsarbeid og om gjennomførte kvalitetskontroller Et statlig tilsyn med revisorer som reviderer kommunale regnskaper bør etableres Sertifiseringsordning for oppdragsansvarlige revisorer i kommunene bør etableres. Utredning om sertifiseringsordning bør redegjøre for ordninger og erfaringer fra andre nordiske land Kommunene bør vurdere om det er formålstjenlig å skifte oppdragsansvarlig revisor senest hvert syvende år. Revisor bør orientere kontrollutvalget om hva hun/han gjør å se etter at den økonomiske internkontrollen er ordna på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll Det kan være behov for klargjøring av revisors oppgaver når det gjelder den økonomiske internkontrollen etter revisjonsforskriften 3 Om forvaltningsrevisjon Det er behov for nasjonal statistikk om bruken av forvaltningsrevisjon, eks tall hvert 4. år Forvaltningsrevisjonsrapporter bør skrives slik at de er lett å lese og finne fram i Risikovurderinger i den overordnede analysen bør tillegges stor vekt. Analysen bør sees i sammenheng annet lignende arbeid som er gjort i kommunen Det er behov for veiledning til kontrollutvalget om den overordnede analysen Kontrollutvalget bør legge forvaltningsrevisjoner som er ferdigbehandlet ut på nett Det bør finnes veiledninger og arenaer for erfaringsutveksling der kontrollutvalg og sekretariat kan få kunnskap om hvordan bestillinger kan gjøres gode Kommunene bør som eiere utfordre revisjonsenhetene på hvordan de organiserer virksomheten og prosjektene sine for å få høyest mulig kvalitet på forvaltningsrevisjonene sine. Revisor bør orientere kontrollutvalget om hvordan revisjonsarbeidet er planlagt, og hva det omfatter. Jfr KU-forskrift er det kontrollutvalgets ansvar å skaffe seg denne informasjonen Revisor bør oppfordres til å gi informasjon som er relevant med tanke på bestilling av forvaltningsrevisjon eller andre kontroller Om selskapskontroll Departementet bør avklare begrepsbruken knyttet til selskapskontroll i forskrift om kontrollutvalg og forskrift om revisjon Administrasjonssjefen bør sørge for at informasjon om selskap der kommunen har eierinteresser er lett tilgjengelig for politikere og øvrige innbyggere Kommunene bør avtale hvordan selskapskontrollen best kan samordnes mellom eierkommunene Departementet kan vurdere hvorvidt samordningsansvar for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon bør bli et obligatorisk element i vedtektene for interkommunale selskap. Side 12
Selskap med flere eierkommuner bør opplyse i årsmeldinga om eventuelle gjennomførte selskapskontroller Om kirkelige fellesråd Kommunen bør sikre seg at dialogen med fellesrådet er tilstrekkelig og god Dersom ønskelig kan kommunen stille vilkår om kontroll med tilskuddene til fellesrådene eks at midlene blir brukt i tråd med forutsetningene SAMSPILL MELLOM AKTØRENE Godt samspill mellom kommunestyre, kontrollutvalg, administrasjonssjef og revisor er en forutsetning for god egenkontroll. Aktørene må kjenne egne og andres roller. Kommunestyret har det overordnede ansvaret for egenkontrollen, men bør ha tillit til sitt kontrollutvalg. Ordfører bør holdes oppdatert på kontrollutvalgets arbeid, blant annet gjennom å delta i noen av møtene og motta innkallinger og protokoller til kontrollutvalgets møter. Kommunestyret er ansvarlig for de økonomiske rammene for egenkontrollen Kommunestyret må forstå og ta ansvar for å legge til rette for en velfungerende egenkontroll. Kommunestyrene må sette av tilstrekkelige ressurser til kontrollutvalgets arbeid I rollen som kontrollutvalgsmedlem må en ha fokus på kontroll, ikke partipolitikk Veiledning til kontrollutvalgene behøves. Viktig å ha fokus på hvordan ordfører, administrasjonssjef, revisor og sekretariat kan bidra til at kontrollutvalget lykkes. Mellom kontrollutvalg og revisor bør det være gode kommunikasjonslinjer. Gjennom engasjementsbrev der oppgavene formaliseres og gjennom løpende innspill fra revisor til kontrollutvalg bør revisor bidra til å holde kontrollutvalget oppdatert. Sekretariatet bør ha kompetanse som gjør kontrollutvalget til en god bestiller, og ha en god dialog med revisor i forbindelse med bestillingene. En god dialog mellom kontrollutvalg og administrasjonssjef utvikles blant annet gjennom at administrasjonssjefen deltar i noen av kontrollutvalgets møter Innkallinger og protokoller bør sendes administrasjonssjef, uavhengig av om han/hun skal delta i kontrollutvalgets møte. Administrasjonssjefen bør involveres i arbeidet med overordnet analyse Kommunelovens 48 er fra 2009 gitt bestemmelse om at kommunens årsmelding skal rapportere på tiltak som er igangsatt for å høyne etisk standard. Administrasjonssjefens omtale av dette området kan være et nyttig utgangspunkt for å diskutere forhold knyttet til tillit til forvaltninga og kommunens virksomhet. Side 13
Administrasjonssjefen er ansvarlig for internkontroll og for årsregnskap og årsmelding. Revisjonsstandardene gir bestemmelser og rollene ril revisor og administrasjonssjef knyttet til disse oppgavene, og til hvordan dialogen dem imellom må være. Kontrollutvalgene behøver veiledning om hvilke forhold revisor ser etter i sitt arbeide, hva administrasjonen skal informere revisor om og om rapporteringene fra revisor tilbake til kommunen Om utsatt offentlighet Det anbefales å offentleglova 5 slik at revisjonsrapporter blir offentlige først idet kontrollutvalget har mottatt endelig rapport med administrasjonssjefens merknader. Det er først på det tidspunktet at innholdet i rapporten betraktes som ferdig, og administrasjonssjefen har hatt anledning til å komme med eventuelle merknader. Utsatt offentlighet gjelder for Riksrevisjonen. Offentleglova bør evalueres for å vurdere om den gir nødvendig åpning for å unnta dokumenter som sendes mellom kontrollutvalg/revisjon og andre enheter i kommuner, og mellom kontrollutvalget og revisjonen. Revisors anledning til å ta opp konkrete forhold med fylkesmannen I henhold til kommuneloven har revisor taushetsplikt om forhold han/hun kommer over i arbeidet sitt. Dette gjelder så vel overfor fylkesmannen som andre. Arbeidsgruppa mener taushetsplikten bør bevares som i dag, og at fylkesmannen får tilstrekkelig informasjon. Kravene i hvitvaskingsloven kan virke noe uklare, sett opp mot kommunelovens bestemmelser om taushetsplikt. Departementet bør avklare i hvilken grad kommunale revisor kan og skal melde fra om forhold i tråd med hvitvaskingsloven. Forholdet mellom fylkesmannens virksomhet og forvaltningsrevisjon i kommunene Tilsynsrapporter fra fylkesmannen bør bli behandlet på en egnet måte i kommunens folkevalgte organer Sekretariatet må holde kontrollutvalget orientert om planer og rapporter fra statlige tilsynsmyndigheter Fylkesmannen bør, i forbindelse med planlegging av tilsyn, holde seg orientert om planer og resultater i den kommunale egenkontrollen. Det bør være et mål at fylkesmannens tilsyn og kommunal forvaltningsrevisjon innen et gitt område ikke skjer samtidig. Side 14
MALVIK KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 3/2010 Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av opptrappingsplanen for psykisk helse. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.01.2010 3/2010 Kommunestyret Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av opptrappingsplanen for psykisk helse, datert 15.12.2009. (Eget dokument. Utsendt og ligger også på www.konsek.no utvalgene/malvik) SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget har på vegne av kommunestyret ansvar for å påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon vedtok kontrollutvalget i mai 2009, sak 11/09, at det skulle iverksettes forvaltningsrevisjon innen psykisk helsevern. Formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet var å se hva den statlige satsingen på psykisk helsevern gjennom opptrappingsplanen for psykisk helsevern har betydd for innbyggere i Malvik, da særlig for barn og unge. Videre er samarbeidet mellom ulike forvaltningsnivå innen psykisk helsevern tema, da dette er viktig for å sikre at tjenestemottakerne ikke blir kasteballer i systemet. Hvordan kravene til brukermedvirkning er ivaretatt inngår også i prosjektet. Revisjon Midt-Norge har gjennomført undersøkelsen høsten 2009 og resultatene presenteres i rapport datert 15.desember 2009. Om forvaltningsrevisjonsprosjektet Revisor tar innledningsvis i rapporten med en kort beskrivelse av den sentrale opptrappingsplanen for psykisk helse. Denne er viktig for å få en helhetlig oversikt, selv om rapporten omhandler kun deler av arbeidet som gjøres i kommunen. Den gjennomførte undersøkelsen har hatt hovedfokus på barn og unge. Samarbeid mellom ulike instanser og brukermedvirkning er sentrale tema i rapporten. Revisor har som utgangspunkt for arbeidet stilt følgende spørsmål: Side 15
1. Har Malvik kommune lagt til rette for medvirkning fra brukerne? 2. Hvordan fungerer samarbeidet mellom kommunale instanser for barn og unge med psykiske problemer? 3. Hvordan fungerer samarbeidet mellom de kommunale instansene og 2.-linjetjenesten (spesialisthelsetjenesten)? Svar på spørsmålene: Revisor har gjennom undersøkelser og egne vurderinger konkludert i forhold til spørsmålsstillingen ovenfor. Sekretariatet gjengir rapportens punkt 6 Konklusjon i sin helhet nedenfor: Konklusjon Tema for denne rapporten har vært Malvik kommunes oppfølging av arbeidet med opptrappingsplanen for psykisk helse. Hovedvekten av innholdet omhandler tilbudet til barn og unge. Vi har sett nærmere på to sentrale aspekt ved dagens helse- og sosialtjenester: brukermedvirkning og tverrfaglig/tverretatlig samarbeid. Disse skal ivaretas for alle, uavhengig av om brukerne har psykiske eller fysiske plager, og uavhengig av om man er barn eller voksen. Det kan være vanskelig å se en direkte kobling mellom tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske lidelser i Malvik kommune og opptrappingsplanen for psykisk helse. Det kan ha flere årsaker, men den viktigste er at kommunen har satset på bofellesskapet, som har krevd omlag halvparten av statstilskuddet. Bofellesskapet er begrenset til et fåtall brukere, og er derfor ikke så synlig. En annen årsak er at kommunen ikke har etablert en egen psykiatritjeneste. Stillinger og midler forsvinner dermed tilsynelatende i de ordinære tjenestene. Revisor vil også peke på gjennomgangen av økonomien i første kapittel. Den viser at kommunen har brukt omlag 10 millioner over like mange år til barn og unge. Den største andelen av midlene er brukt etter 2002. Ved å styrke helsesøstertjenesten, PPT, kultur og de andre tjenesteområdene som er nevnt i rapporten, har kommunen gitt det forebyggende arbeidet et løft, blant annet i form av flere årsverk i BFT. Dette i samsvar med intensjonen i opptrappingsplanen. Tidlig i rapporten presenterte vi tre problemstillinger, eller spørsmål, som vi besvarer avslutningsvis: Har Malvik kommune lagt til rette for medvirkning fra brukerne? Som det framgår av kapittel tre har kommunen lagt til rette for brukermedvirkning på både systemnivå og individnivå. Kommunen var tidlig ute med å etablere brukerutvalg, og har gitt utvalget reelle oppgaver. Tjenestene vi har vært i kontakt med legger opp til brukermedvirkning for den enkelte bruker, i den grad det kan forsvares faglig. Dette er i tråd med målene i psykiatriplanen. Hvordan fungerer samarbeidet mellom kommunale instanser for barn og unge med psykiske problemer? Samarbeidet internt i BFT har bedret seg etter tilsynet fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag våren 2008. Tjenestene har fortsatt behov for en avklaring av roller og Side 16
forventninger i det tverrfaglige samarbeidet. Revisor har likevel fått forståelsen av at saker der det er behov for tverrfaglig og tverretatlig samarbeid blir løst tilfredsstillende. Hvordan fungerer samarbeidet mellom de kommunale instansene og 2.-linjetjenesten? Samhandling på tvers av profesjoner og forvaltningsnivå er generelt en utfordring for helseog sosialtjenestene. Det er ingen grunn til å forvente at Malvik kommune skal ha løsningen på utfordringer kommunen deler med en rekke andre kommuner. Revisor konkluderer med at det er utfordringer i samarbeidet med 2.-linjetjenesten. Kommunen har målsettinger om eksternt samarbeid, og revisor ser positivt på eventuelle tiltak som kan styrke et slikt samarbeid. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERING: Etter sekretariatets vurderinger har Revisjon Midt-Norge IKS gjennomført en relevant undersøkelse som gir god informasjon i forhold til spørsmålene som er reist. Psykisk helsevern er et område som ofte kommer i skyggen av de somatiske helsetjenestene. Lidelsene er ofte vanskelig å diagnostisere og pasienter med slike lidelser står ikke i samme grad på barrikadene for sine rettigheter som andre pasientgrupper i helsevesenet. Lidelsene er i mange tilfeller alvorlige, samtidig som de er kompliserte og sammensatte. Adekvat behandling er således avgjørende for å sikre pasient og pårørende god livskvalitet. Det er således betryggende at revisjonens gjennomgang viser at Malvik kommune har tilrettelagt for brukermedvirkning på områder som er berørt i rapporten. Videre er det positivt at samarbeidet mellom kommunale instanser er bedret etter tilsyn våren 2008. Dette viser at kommunen tar tak i utfordringer og har fokus på å legge forholdene best mulig til rette for brukerne. I rapporten pekes det likevel på at det fortsatt må jobbes videre med avklaringer av roller og forventninger i det tverretatlige samarbeidet i kommunen. Sekretariatet mener dette må følges opp av rådmannen. Rapporten viser at samarbeidet med instanser utenfor kommunen, helseforetak og andre, har et forbedringspotensiale. Dette er i samsvar med konklusjoner fra tilsvarende forvaltningsrevisjonsrapporter utarbeidet for andre kommuner. Malvik kommune er, slik det fremgår av rapporten, bevisst på dette og må fortsatt utvikle samarbeidet. Bruken av statlige midler til psykiatrien i forhold til barn og unge i Malvik er beregnet til ca 10 mill kr i løpet av en 10-årperiode. Dette er ca 25 % av det samlede tilskuddet til Malvik i opptrappingsplanen. Mye av midlene har gått til en generell styrking av det forebyggende arbeid for unge på ulike tjenesteområder, slik at bruken av midlene ikke lett fremgår av regnskapene. Kommunen har imidlertid rapportert bruken løpende i perioden. Den statlige satsingen skulle gi brukerne innen psykiatrien et løft. Ut fra rapporten kan det se ut som om målsettingen er oppfylt i forhold til dette, også for unge brukere, i Malvik kommune Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor vil gjennomgå hovedpunktene i rapporten i kontrollutvalgets møte, og svare på spørsmål. Dette vil også bli gjort ved kommunestyrets behandling, dersom det er ønskelig. Side 17
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat mener at forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av opptrappingsplanen for psykisk helse gir nyttig informasjon om arbeidet med psykisk helse, med hovedvekt på barn og unge, i Malvik kommune. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret, med en henstilling om at rapporten brukes i det videre arbeid i Malvik kommune. Det er særlig viktig å utvikle det tverretatlige samarbeidet internt i kommunen og det tverrfaglige samarbeidet med eksterne, for at denne gruppen brukere får et best mulig tilbud innenfor tilgjengelige ressurser. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av opptrappingsplanen for psykisk helse til etterretning. 2. Kommunestyret ber administrasjonen bruke rapporten i det videre arbeid i kommunen og fremhever særlig at en må videreutvikle tjenestene ytterligere gjennom tverretatlig og tverrfaglig samarbeid på områder som er påpekt i rapporten. Side 18
MALVIK KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 4/2010 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.01.2010 4/2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode:216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. Utrykte saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2009. SAKSUTREDNING: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planen skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret har konstituert seg. Kontrollutvalget/kommunestyret i Malvik rullerer plan for forvaltningsrevisjon årlig. Kontrollutvalget utarbeidet i 2009 en plan for forvaltningsrevisjon for revisjonsåret 2009, som gjelder i perioden 01.05.09-30.04.2010. Som grunnlag for planen utarbeidet sekretariatet en overordnet analyse som er oppdatert per februar 2009. Våren 2009 ble et prosjekt om Kunnskapsløftet ferdigstilt. Videre behandles et prosjekt vedrørende oppfølging av opptrappingsplan for psykisk helse i kontrollutvalget i januar 2010, mens en evaluering av Malvik Eiendom KF gjennomføres nå,og ferdigstilles våren 2010. I sak 32/09 i kontrollutvalgets møte 9.desember 2009 ble følgende protokollert: Som et ledd i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for årene 2010 og 2011 ønsker kontrollutvalget å invitere gruppeledere i kommunestyret til kontrollutvalgets møte den 21.januar 2010. Hensikten er å få innspill til mulige områder som kan være aktuelle for kontrollutvalget og ta med i den videre planlegging av tilsynsarbeidet. Planen for forvaltningsrevisjon skal sluttbehandles i kommunestyret. Det er kontrollutvalget som på et selvstendig grunnlag foretar prioritering av prosjekter som legges frem for kommunestyret til sluttbehandling. Som det fremgår ovenfor ønsker utvalget impulser fra andre for å få et bredest mulig grunnlag for sine vurderinger. Impulser fra revisjonen, administrasjonen og kontrollutvalgssekretariatet er også viktig og er benyttet som grunnlag for tidligere planer. Fra gjeldende plan gjenstår følgende prosjekter som ble prioritert ved kommunestyrebehandlingen i mai 2009: Side 19
Prioriterte prosjekt: - Evaluering av saksbehandlingen ved teknisk etat. - Barnevern. - Kvalitetssikring av grunnlag for registrering av statistiske data (f.eks KOSTRA) og kommunens bruk av tilgjengelige data, informasjon. - Vurdering av interkommunalt samarbeid, status og effekter. Uprioriterte prosjekt: - Omdømme og omdømmebygging i Malvik kommune. - Problematikken befolkningsvekst/infrastruktur/økonomi i Malvik kommune. - Kostnadseffektivitet innenfor VAR-området. (Vann, avløp og renovasjon) - Økonomisk sosialhjelp. Kontrollutvalget bør vurdere nye områder for kontroll og også gjeldende prioriteringer, dersom prosjektene på oversikten fortsatt er aktuelle. Med bakgrunn i ressursene som er stilt til rådighet vil det normalt være rom for 2 forvaltningsrevisjonsprosjekt hvert år i Malvik kommune. Virksomheten må også sees opp mot eventuell selskapskontroll, da det ikke er budsjettert egne revisjonsressurser til denne type kontroll. Med noe selskapskontroll er det knappe ressurser til 2 prosjekt pr år, dersom de skal ha et visst omfang. Når en ser prosjektene som ble diskutert ved forrige rullering av planen, mener sekretariatet at det fortsatt er prosjekter som er aktuelle. I denne omgang er det imidlertid viktig å få nye impulser til områder som er aktuelle å se på. Politiske innspill fra andre enn kontrollutvalgets medlemmer er derfor viktig. Kontrollutvalget viderefører prosessen med å prioritere riktige kontrollområder. Sekretariatet legger derfor opp til at saken behandles i kontrollutvalget 2 ganger før plan for forvaltningsrevisjon legges frem for kommunestyret. Med bakgrunn i kontrollutvalgets og andres innspill i møtet, vil sekretariatet før neste møte legge frem forslag til en plan for forvaltningsrevisjon for revisjonsårene 2010-2011. Før den tid vil statistiske data for 2009 (bl.a Kostra) foreligge. Det samme vil regnskap og administrasjonens årsmelding for 2009. Dette er viktige dokument også i forhold til tilsynsarbeidet i kommunen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Med bakgrunn i innspill og diskusjon vil sekretariatet legge frem en sak, som behandles på utvalgets neste møte, med forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Malvik kommune for årene 2010-2011. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på forslag fra sekretariatet og vurderinger og innspill som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte utarbeide plan for forvaltningsrevisjon for Malvik kommune for 2010-2011. Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Side 20
MALVIK KOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 5/2010 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.01.2010 5/2010 Kommunestyret Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: 1. Årsmelding for kontrollutvalget for 2009. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Malvik kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i 2009. På bakgrunn av gjennomgangen i kontrollutvalgets møte den 21.01.10, legges den endelige årsmeldingen frem for kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret, ved at protokoller fra møtene er tilgjengelig som referatsaker i kommunestyret. Saksfremlegg og protokoller fra kontrollutvalgets møter ligger også på KonSek sine hjemmesider www.konsek.no Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Rådmann er invitert og har deltatt i noen av kontrollutvalgets møter. Ordfører har deltatt i ett møte i 2009. Som det er gjengitt i årsmeldingen er dette nyttig i forhold til kontakten med den administrative og politiske ledelsen i kommunen og også for å få informasjon og kunnskap om kommunen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON På bakgrunn av administrativt utkast utarbeider kontrollutvalget sin endelige årsmelding for virksomheten i 2009 i sitt møte den 21.01.10. Sekretariatet foreslår at årsmeldingen legges frem for kommunestyret med innstilling fra kontrollutvalget om at den tas til orientering. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. Side 21
Vedlegg 1, sak 5/10 Malvik kommune (Administrativt utkast) Årsmelding for kontrollutvalget for 2009. Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg og lovgiver har med de siste endringene i kommuneloven uttalt ønske om å styrke kontrollutvalgets stilling i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget har i denne valgperioden følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Gunnar Lohse Leder 1. Jan Arne Malvik Mary Dahl Medlem 2. Hege Elizabeth Dahle Per Arild Lyng Nestleder 1. Marit Podsada Tove Grendstad Medlem 2. Ole Hermann Sveian Arild Øyan Medlem 3. Henry Malvik I henhold til kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret. Kontrollutvalget er opptatt av å ha en tett og god dialog med kommunestyret og mener forankringen i kommunestyret gjennom leder av kontrollutvalget er svært positivt. Likestilling Kontrollutvalget består av 2 kvinner og 3 menn. Utvalget anser kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene for å være ivaretatt og kontrollutvalget legger vekt på likebehandling mellom kjønnene i sin virksomhet. Utvidede oppgaver for kontrollutvalget. Lovendringer i 2004 medførte at kontrollutvalgets rolle er styrket i den kommunale forvaltningen, gjennom et tydeligere ansvar for tilsynsfunksjonen i kommunen. Kommunestyrets overordnede ansvar for tilsyn og kontroll er også mer fremhevet. Lovendringen har gitt nye roller for både kontrollutvalg, sekretariat og revisjon. 2009 var fjerde hele driftsår etter at Malvik kommune vedtok å slutte seg til et interkommunalt samarbeid for kommunal revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg sammen med Sør-Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner i fylket. Kontrollutvalget i Malvik er fortsatt godt fornøyd med hvordan tilsynsfunksjonen er organisert og fungerer i den nye ordningen med deltakelse i interkommunale selskaper. Side 22
Formål og målsettinger med kontrollutvalgets virksomhet. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kommunestyret vedtok i mai 2006 egne retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik. Reglementet ligger på KonSeks hjemmesider www.konsek.no under utvalgene/malvik. Kontrollutvalget er opptatt av å legge vekt på samarbeid og opptre på en nøytral og upolitisk måte. I tillegg til lovpålagte oppgaver inneholder reglementet bestemmelser rundt saksbehandling og arbeidsmåter som benyttes i kontrollutvalget. Ordfører har deltatt i ett møte og rådmann i flere møter i 2009. Det er enighet om at det er viktig at ordfører benytter sin møterett og deltar i enkelte kontrollutvalgsmøter, i tillegg til at rådmannen fortsatt inviteres i tilknytning til aktuelle saker. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget har i 2009 avholdt 6 møter og behandlet 34 ordinære saker. I tillegg har utvalget hatt mange referatsaker. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Leder i utvalget eller andre fra kontrollutvalget har orientert og svart på spørsmål knyttet til protokollen, når dette har vært nødvendig. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten. Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget oversender hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens - og Malvik Eiendoms KF sitt regnskap. Kontrollutvalget hadde ingen spesielle merknader til de fremlagte regnskaper for regnskapsåret 2008, men påpekte at kommunen fortsatt har økonomiske utfordringer, selv om kommuneregnskapet for 2008 ble gjort opp med et mindreforbruk.(overskudd) Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2009 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende Kompetansestrategi for grunnskolen. Rapport, saksfremlegg og vedtak i kontrollutvalget ligger på hjemmesiden til KonSek. www.konsek.no Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet av kommunestyret i mai 2009. Kontrollutvalget og kommunestyret er tilfreds med måten administrasjonen har fulgt opp både den sentrale kompetansestrategien og den lokale planen for kompetanseutvikling. Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende oppfølging av opptrappingsplanen for psykisk helse er ferdigstilt i desember 2009 og behandlet av kontrollutvalget 21.januar 2010. Selskapskontroll: Selskapskontroll er en relativ ny oppgave for kontrollutvalget, der utvalget på vegne av Malvik kommune kan gå inn og gjøre undersøkelser i selskaper som Malvik kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier. Formålet er å følge opp at selskapene driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner med selskapenes virksomhet. Kontrollutvalget gjennomførte i 2007 en begrenset eierskapskontroll, som inngår i begrepet selskapskontroll, i 5 selskaper. Rapporter fra gjennomgangen, som ble gjort av Revisjon Midt- Side 23
Norge IKS, ble behandlet av kommunestyret i november 2007. Rådmannen skulle på bakgrunn av vedtaket i kommunestyret legge frem forslag til rutiner for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Frist for fremleggelse i kommunestyret ble satt til 1. september 2008. Rådmannen har i 2008 og 2009 orientert kommunestyret om at denne prosessen er forsinket. Han har videre orientert kommunestyret og kontrollutvalget om at han følger opp rapporten gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Denne foreligger ikke, men vil bli fremlagt for kommunestyret med det aller første. Kontrollutvalget finner det naturlig å vurdere igangsetting av eierskapskontroll først når eierskapsmeldingen foreligger og har virket en tid. Kontrollutvalget har imidlertid i 2009 drøftet behovet for selskapskontroll og ser behovet for en koordinering i forhold til andre kontrollutvalg, der det er flere kommunale eiere i selskapene. Andre forhold: Kontrollutvalget har i tillegg til lovpålagte saker også vurdert og behandlet noen saker etter innspill fra utvalget selv og andre. Her fremheves spesielt at utvalget har hatt fokus på kommunens eierandel på 40 % i Malvik Biogass AS, hvor det er innskutt vel 12 mill kroner. Forutsetningene for etablering av biogassanlegg er endret. Rådmannen orienterte kontrollutvalget om status og kommunens håndtering av saken i oktober og ordfører fulgte opp med informasjon i utvalgets møte i desember 2009. Videre har kontrollutvalget, som en del av tilsynsarbeidet bedt administrasjonen orientere om ulike forhold i kommunen. Kontrollutvalgets økonomi- ressursbruk. Regnskapet for 2009 er ikke avsluttet, men kostnader til kjøp av tjenester til revisjon og sekretariatstjenester er i tråd med budsjettet. Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) vil trolig bli noe mindre enn budsjettert, slik at det totalt blir et mindreforbruk for 2009. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalget har gjennom året vært opptatt av dette og utvalget vil fortsatt arbeide for å øke bevisstheten om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar. Kontrollutvalget er opptatt av å bygge opp egen kompetanse innen kontrollarbeidet og har deltatt på opplæring både lokalt og sentralt. Opplæringen videreføres i 2010. Kontrollutvalgets arbeid krever et godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Malvik kommune. Utvalget takker for kontakten som har vært i året som har gått og ser frem til samarbeidet i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Malvik kommune. Hommelvik, (21.01.2010.) Gunnar Lohse kontrollutvalgets leder Side 24
MALVIK KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 6/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 21.01.2010 6/2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Ingen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten innstilling. Side 25