Trondheim kommunerevisjon. Rapport 13/2014 Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2013

Trondheim kommunerevisjon Rapport 13/2014 Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2013

Forord Denne rapporten oppsummerer den årlige undersøkelsen Revisjon av Trondheim kommunes miljøledelsessystem (ISO 14001). Bestillingen fra kontrollkomiteen gjelder årlig revisjon av området, jf ISO-standardens krav om internrevisjon av området. Denne undersøkelsen følger opp rådmannens miljøstyring for 2013. Revisjonen er gjennomført i mai juni 2014. Arbeidet er utført av Roald Elvegård og Magnar Andersen (prosjektleder). Trondheim, 29. august 2014 Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Magnar Andersen forvaltningsrevisor

Sammendrag Bakgrunn og bestilling Trondheim kommune ble miljøsertifisert for sin sentrale miljøstyring etter ISO-14001 den 9. februar 2006 av Dovre Sertifisering. I 2012 overtok Teknologisk Institutt oppdraget med sertifiseringen og kommunen ble på nytt sertifisert etter IS0-14001 i 2013 jf vedlegg. Bakgrunnen for sertifiseringen var at bystyret 11. desember 2003 under budsjettbehandlingen vedtok at det skulle innføres miljøledelse i kommunale virksomheter innen 2006. Intensjonen var at tekniske etater, miljøtilknyttede virksomheter, virksomheter som foretar store innkjøp og virksomheter som kan sies å opptre i markedet skulle miljøsertifiseres etter ISO-14001 eller tilsvarende system. Denne revisjonen har sin bakgrunn i de kravene som miljøstandarden (ISO-14001) setter til ekstern og intern revisjon. Mens den eksterne revisjonen skulle utføres av et sertifiseringsorgan, 1 ble det besluttet av Kontrollkomiteen i 2006 at Trondheim kommunerevisjonen skulle utføre den interne revisjonen. Bystyret har behandlet saken (sak 88/06) og gitt sin tilslutning til dette. Problemstillinger og gjennomføring I denne revisjonen har vi undersøkt hvordan rådmannen har fulgt opp miljøstyringen i 2013. Gjennomgangen er todelt. Først ser vi på hvordan rådmannen har fulgt opp miljøstyringen i sine styringssystemer. Deretter undersøker vi hvordan enhetene har fulgt opp lederavtalens miljømål, avgrenset til effekter og utfordringer på avfallshåndteringsområdet. For å belyse problemstillingene har vi innhentet informasjon fra rådmannen og sendt ut et spørreskjema til enhetslederne. Svarresponsen for spørreskjemaundersøkelsen ble 91 prosent. Våre vurderinger av miljøstyringen er basert på de krav som ligger i standarden for miljøstyringen (ISO- 14001) og kommunens miljømålsettinger. Revisjonens vurderinger og konklusjoner er følgende: I prosessen med resertifisering av ISO 14001, kommunens sentrale miljøstyring, fikk kommunen en anmerkning og påvist to forbedringsområder. Anmerkningen ble lukket i løpet av 2013. Kommunen ble resertifisert etter ISO 14001 i september 2013. Forbedringsområdene ble ikke lukket i løpet av 2013, men rådmannen opplyser at disse vil bli lukket i løpet av 2014. Etter revisjonens vurdering har rådmannen ivaretatt miljøstyringen ved at konkrete og målbare miljømål er tatt inn i kommunens plan- og styringssystem. Miljøarbeidet er forankret i kommunens styringssystemer gjennom kommuneplanens samfunnsdel, kommuneplanens handlingsdel med økonomiplan og årsbudsjett og videre konkretisert i enhetsledernes lederavtaler. Enhetslederne har ikke rapportert på miljømål i 2013. Nåværende enhetsavtale gjelder for 2013-2014, og enhetslederne hadde på undersøkelsestidspunktet ikke foretatt midtveisrapportering. Rådmannen har begrunnet dette med programmet Styringskraft og at oppfølgingen av enhetslederne er under omlegging. Ifølge rådmannen vil eventuell rapportering/midtveissamtaler først bli gjennomført høsten 2014. 1 Dovre Sertifisering AS var sertifiseringsorgan i perioden 2006-2011. Teknologisk Institutt sertifisering AS overtok denne oppgaven i 2012, og kommunen ble resertifisert desember 2012 etter ISO-14001 standarden.

Rådmannen har i årsrapporten rapportert på oppnådde resultater på energimål, men ikke resultater på avfallshåndtering og transport. Det er rapportert om tiltak for å forbedre miljøstyringen. Det arbeides blant annet med å forbedre og tilrettelegge datagrunnlaget for rapporteringen. Arbeidet med etableringen av klimagassregnskap er iverksatt av Miljøenheten, noe som blant annet vil være en forutsetning for oppfølging av klimagassutslippene på transportområdet. Av spørreundersøkelsen fremgår det at de fleste enhetslederne vurderer det som mulig å nå miljømålene avfall, energi og transport. Best muligheter er det innenfor avfallsområdet og minst innen energi. Noen enhetsledere kommenterer at det er vanskelig å redusere energiforbruket ytterligere Rådmannen har stilt krav til at alle enheter skal ha miljøhandlingsplan innen 2014. 88 prosent av enhetene har allerede slike planer. 12 prosent av enhetene mangler slike planer. Undersøkelsen viser at 62 prosent har gjennomført miljørunden som en del av konkretiseringen av miljøhandlingsplanen. Etter revisjonens vurdering bør rådmannen vurdere tiltak for å få flere enheter til å gjennomføre miljørunden. Dette vil kunne heve bevisstheten rundt enhetens miljøpåvirkning og dermed kvaliteten på enhetens miljøhandlingsplan. Undersøkelsen viser at de fleste enhetene har opplegg for kildesortering. Kun to prosent av enhetene opplyser at dette mangler. Ifølge spørreundersøkelsen blant enhetslederne blir papir sortert mest riktig, mens glass/metall og plast blir sortert minst riktig. Revisjonen mener kommunen har potensial for økt kildesortering av glass/metall og plast. Enhetslederne opplever i liten grad at avfallsdunkene er overfylte. Flertallet av enhetsledere er helt eller litt enig at enheten skriver ut for mye på papir. Ifølge mange enhetsledere tar ikke leverandørene med seg emballasjen ved mottak av varer. Mange av enhetslederne kjenner i liten grad til Trondheim kommunes avfallsrutine i Kvaliteket. Skole og barnehage skiller seg ut som områder med høy fokus på miljø og kildesortering. Helse og velferd har færrest enhetsledere som oppgir at de sorterer de ulike avfallsfraksjonene i stor grad. Helse og velferd har også færrest enhetsledere som oppfatter kunnskap om kildesortering som god på egen enhet.

6 Innledning Bakgrunn Innhold 1 Innledning... 7 1.1 Bakgrunn... 7 1.2 Hva krever ISO 14001 når det gjelder intern revisjon?... 7 1.3 Mandat og avgrensing... 7 1.4 Problemstilling og kriterier... 7 1.5 Metode og gjennomføring... 8 2 I hvilken grad har rådmannen fulgt opp miljøstyringen i 2013?... 9 2.1 Miljømål i rådmannens styringssystem... 9 2.2 Rådmannens rapportering i forhold til ISO 14001... 12 2.3 Enhetens tilbakemelding i spørreundersøkelsen... 13 2.4 Rådmannens rapporterte resultater... 15 3 Hvordan har enhetene fulgt opp lederavtalens mål om avfallsreduksjon... 17 3.1 Undersøkelser foretatt i 2007 og 2012... 17 3.2 Resultater fra spørreundersøkelsen 2014... 17 4 Vurderinger og konklusjon... 23 5 Rådmannens høringsuttalelse... 25 6 Vedlegg... 28 6.1 Tabeller og figurer... 28 6.2 Vedlegg: Miljøledelse i Trondheim kommune etter ISO 14001 (Kvaliteket)... 35 Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2013

1 Innledning Innledning Bakgrunn 7 1.1 Bakgrunn Trondheim kommune ble miljøsertifisert for sin sentrale miljøstyring etter ISO-14001 den 9. februar 2006. Bakgrunnen for sertifiseringen var at bystyret den 11. desember 2003 besluttet at det innen 2006 skulle innføres miljøledelse i kommunale virksomheter. Intensjonen i vedtaket var at tekniske etater, miljøtilknyttede virksomheter, virksomheter som foretar store innkjøp og virksomheter som kan sies å opptre i markedet skulle miljøsertifiseres etter ISO-14001 eller tilsvarende system. Denne revisjonen har sin bakgrunn i de kravene som miljøstandarden (ISO-14001) setter til ekstern og intern revisjon. Mens den eksterne revisjonen skulle utføres av et eksternt sertifiseringsorgan, ble det besluttet av Kontrollkomiteen i 2006 at Trondheim kommunerevisjon skulle utføre den interne revisjonen. Bystyret har også behandlet saken (sak 88/06) og gitt sin tilslutning til dette. 1.2 Hva krever ISO 14001 når det gjelder intern revisjon? Kravene til intern revisjon framkommer i ISO-14001 standarden, jf vedlegg Miljøledelse i Trondheim kommune ISO-14001 kapittel 4.4. Organisasjonen skal sikre at det blir gjennomført intern revisjon av miljøstyringssystemet med planlagte intervaller for å fastslå om miljøstyringssystemet er i overensstemmelse med planlagte ordninger for miljøstyring, og om miljøstyringen er ordentlig iverksatt og vedlikeholdt. Internrevisjonen skal informere om resultatene av revisjonen til ledelsen. 1.3 Mandat og avgrensing Med utgangspunkt i kravene om internrevisjon etter ISO 14001 bestilte kontrollkomiteen i mars 2006 revisjon av kommunens miljøstyringssystem. Kontrollkomiteen ga revisjonen følgende oppdrag: Kontrollkomiteen bestiller fra kommunerevisjonen årlige revisjoner av miljøstyringssystemet på overordnet nivå. Første års revidering skal undersøke sammenhengen mellom Store lille Trondheim mot nye mål, kommuneplanens strategidel (miljømål og strategier) og aktiviteter og resultater innen kommunens virksomhetsområder. Fra andre års revidering og videre skal det gjennomføres undersøkelser og stikkprøver for å sikre/bekrefte at de interne revisjonene som de enkelte enhetene foretar hos seg selv er gjennomført på en måte som sikrer objektivitet og upartiskhet i den interne revisjonsprosessen. Dersom bystyret vedtar nye miljømål for Trondheim kommune, eller foretar vesentlige endringer i miljøstyringssystemet, kan det også være aktuelt å gjenta undersøkelsene på overordnet nivå. 1.4 Problemstilling og kriterier Kommunen mottok 9. februar 2006 ISO 14001 sertifikat for sin sentrale miljøstyring fra Dovre Sertifisering AS, og fra 2012 nytt sertifikat etter at Teknologisk Institutt Sertifisering AS overtok rollen som sertifiseringsselskap. I forbindelse med sertifiseringen la rådmannen til grunn at miljøledelsessystemet skulle inngå som en del av det ordinære styringssystemet og at styringen skulle ha god forankring i toppledelsen, samt at miljøstyringen skulle omfatte både kommunens egen drift og rolle som forvalter/samfunnspåvirker. Revisjonen har etter sertifiseringen utført årlige interne revisjonshandlinger. Fast tema for revisjonen har vært gjennomgang av hvordan rådmannen gjennom året har fulgt opp miljøstyringen på områder som konkretisering av miljømål, implementering av målene i organisasjonen og rapportering av miljømål. Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2012

8 Innledning Metode og gjennomføring Den sentrale miljøstyringen forutsetter at dette får effekt på enhetsnivå. Samtlige enheter skal ha implementert dette i sitt styringssystem. Etter at Teknologisk Institutt Sertifisering AS overtok rollen som sertifiseringsselskap, har kommunen i sin sentrale miljøstyring valgt å fokusere på miljømål knyttet til energi, transport og avfall. Mål for dette er tatt inn i rådmannens lederavtaler. Vi har i årets undersøkelse valgt å kartlegge enhetenes oppfølging av lederavtalens mål for avfallshåndtering. Revisjonen omfatter følgende problemstillinger og revisjonskriterier: 1. I hvilken grad har rådmannen fulgt opp miljøstyringen i 2013? Miljømål skal implementeres i rådmannens styringssystem Miljømål skal konkretiseres Miljømål skal rapporteres 2. Hvordan har enheten fulgt opp enhetsavtalens mål for avfallshåndtering? Enheten skal ha definert avfallsmål og indikatorer Enhet skal ved utgangen av 2014 ha oppnådd enhetens avfallsmål Kilder til kriterier følger for øvrig av de krav som ligger i ISO 14001 og kommunens opplegg for miljøledelse, jamfør vedlegget: Miljøledelse i Trondheim kommune ISO 14001. Enhetsavtalen ble fra og med 2013 gjort toårig og siste avtale gjelder nå for 2013 og 2014. 1.5 Metode og gjennomføring For å besvare den første problemstillingen har vi innhentet informasjon fra rådmannen, samt gjennomgått dokumentasjon som berører rådmannens sentrale miljøstyring. Den andre problemstillingen er kartlagt gjennom en spørreskjemaundersøkelse om miljøstyring sendt ut til enhetsledere. Tabell 1 viser antall enhetsledere som har besvart undersøkelsen. Tabell 1 Antall enhetsledere som har besvart undersøkelsen. Antall svar Prosent Antall besvarelser 184 91 Antall enheter som ikke har svart 18 9 Sum enheter med i undersøkelsen *) 202 100 *) Undersøkelsen ble sendt ut til samtlige kommunale enhetsledere, men 11 av enhetslederen ble tatt ut av utvalget på grunn av avsluttet engasjement, permisjon, ferie, sykefravær og lignende. Spørreskjemaet ble sendt ut elektronisk gjennom programmet Questback. Svarprosenten for enhetslederne er 91. I dataene skiller vi mellom tre tjenesteområder: skoler, barnehager og helse og velferd. De andre enhetene omtales som øvrige områder. Bakgrunnen for skillet er at disse tre tjenesteområdene organiserer kommunens største tjenesteprodusenter og omfatter 80 % av enhetene i undersøkelsen. De øvrige områder gjelder alle andre enheter i kommunen som med unntak av tekniske driftstjenester er typiske kontorarbeidsplasser. Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2013

I hvilken grad har rådmannen fulgt opp miljøstyringen i 2013? Miljømål i rådmannens styringssystem 2 I hvilken grad har rådmannen fulgt opp miljøstyringen i 2013? 9 Rådmannens sentrale miljøledelse inngår som en del av kommunens ordinære styring av kommunen. Ifølge rådmannen skal miljøhensyn være en integrert del av driften og den enkelte enhetsleders og medarbeiders ansvar. Kommunens overordnede miljømål framkommer i sentrale styringsdokumenter som: Kommuneplanens samfunnsdel 2009-2020 Kommuneplanens handlingsdel (økonomiplan og årsbudsjett) Rådmannens avtaler med enhetslederne (Enhetsavtale 2013-2014). Rådmannens sentrale styringssignaler til enhetene framkommer i disse styringsdokumentene. Kommuneplanens samfunnsdel gir langsiktige føringer til enhetene, Kommuneplanens handlingsdel gir rammeføringer herav budsjett, mens enhetsavtalen omfatter sentrale mål for den enkelte enhet i avtaleperioden. Det er et krav i ISO 14001 at miljømålene skal konkretiseres og at indikatorene knyttet til disse bør være slik at det blir lett å se om miljøforbedringer er oppnådd. Med miljøsertifiseringen forplikter kommunen seg kontinuerlig å forbedre sitt miljøarbeid, og et viktig mål for kommunens ulike enheter vil hele tiden være å arbeide for å redusere sin egen miljøpåvirkning. Kommunens styringssystem bør derfor være innrettet slik at dette kravet blir ivaretatt og at dette får virkning på enhetsnivå. 2.1 Miljømål i rådmannens styringssystem 2.1.1 Kommuneplanen Kommuneplanens samfunnsdel 2009-2020 ble vedtatt av bystyret 10. juni 2010. 2 Planen er kommunens overordnede og langsiktige plan for utvikling av bysamfunnet. Ifølge rådmannen ble mål og strategier gitt en god forankring både politisk og administrativt gjennom en omfattende og grundig planprosess. I kommuneplanens samfunnsdel er overordnet målsetting om bærekraftig utvikling fastslått. Sentrale utfordringer i planen er knyttet til klimaendringer og å utvikle byen til et lavenergisamfunn. Det legges vekt på at kommuneplanens samfunnsdel skal ha god sammenheng med arealdelen. Fortetting som byutviklingsstrategi er vektlagt i begge planene, samtidig som man skal ta vare på byens grønne områder. Ett av fire hovedmål 3 er at Trondheim kommune i 2020 er en bærekraftig by, der det er lett å leve miljøvennlig. Hovedmålet er konkretisert i seks delmål som innbefatter at Trondheim i 2020: Har barn og unge som er aktive i miljøarbeidet Er et lavenergisamfunn 2 Bystyresak 0063/10. 3 Hovedmål 2 er i planen definert som: I 2020 er Trondheim en bærekraftig by, der det er lett å leve miljøvennlig. Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2012

10 I hvilken grad har rådmannen fulgt opp miljøstyringen i 2013? Miljømål i rådmannens styringssystem Har en fysisk byutforming som fremmer livskvalitet og helse Har en bærekraftig forvaltning av naturmiljø og areal Gjenvinner 90 prosent av avfallet Er en rollemodell for konkurransedyktig og bærekraftig areal- og transportløsninger Hovedmålet, med tilhørende delmål og strategier, blir konkretisert i kommuneplanens handlingsdel, med økonomiplan og budsjett, og i enhetsavtalen. Ifølge planen skal Trondheim kommune som en viktig samfunnsaktør være bevisst sitt miljøansvar og forbilderolle for bysamfunnet. De miljømålene som settes skal være med på å sikre at miljøbelastningen av egen drift blir stadig mindre. Kommunen skal gjennom sin rolle som drifter, forvalter og samfunnsaktør fremme en bærekraftig utvikling av Trondheim som Miljøby. 2.1.2 Økonomiplan 2013-2016 I kommuneplanens handlingsdel, med økonomiplan og årsbudsjett legges det opp til en konkretisering av de tverrsektorielle miljømålene i kommuneplanen. I Økonomiplanen for 2013-2016 framgår det under kapittel 3.3.2 at ansvaret for oppfølgingen av miljømålene i kommuneplanen er fordelt på kommunens virksomhetsområder. 4 I kapittel 3.3.5, ISO 14001 miljøledelse, framgår det at formålet med kommunens miljøsertifisering er å styre og effektivisere miljøarbeidet gjennom systematisk planlegging, gjennomføring, oppfølging og evaluering/korrigering. Som periodemål frem til 2016 framgår det av økonomiplanen at målet er miljøbelastningen fra egen drift skal bli stadig mindre. For 2013 skal rådmannen ifølge økonomiplanen igangsette følgende tiltak for å forbedre miljøstyringen: Rutine for samsvarsvurdering etablert Miljøavvik og rutiner for disse er tydeliggjort Målet om å redusere klimagassutslipp fra egne kjøretøy og annen persontransport er konkretisert i lederavtalen Interne og eksterne nettsider om miljøstyring er revidert Resultatmålet for 2013 var at tiltak for å bedre kommunens miljøstyringssystem er utført og rutiner i Kvaliteket for miljøledelse og håndtering av avviks- og forbedringsmeldinger blir fulgt opp. På de enkelte tjenesteområdene er det tatt inn egne miljømål. Disse framkommer som konkretiseringer av de mål som er tatt i Kommuneplanen. Innen oppvekst og utdanning har skole og barnehager nådd målsettingen om Grønt flagg, og utfordringen er mer knyttet til videreføringen. Rådmannen fremmet i januar 2013 forslag om videreføring av dette arbeidet gjennom Grønn barneby. 5 Miljøpakke for transport inneholder en rekke politiske mål og styringssignal for en miljøvennlig byutvikling. Halvparten av rammen på 9,3 milliarder kroner går til å bygge ut hovedvegnettet, den andre halvparten til å utvikle et godt kollektivtilbud, til å etablere et hovednett for syklister, til å bedre trafikksikkerheten og til å bedre miljøforholdene. 4 Gjelder 6 delmål under hovedmål 2, jamfør tabell 3-4 i rådmannens handlings- og økonomiplan for 2013-2016, budsjett 2013. Oppvekst og utdanning har hovedansvar for delmål 2.1, mens Byutvikling har hovedansvar for delmål 2.2 2.6. De øvrige virksomhetsområdene er definert som viktige bidragsytere. 5 Formannskapssak PS0023/2013. Videreføring og videreutvikling av Grønn barneby. Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2013

I hvilken grad har rådmannen fulgt opp miljøstyringen i 2013? Miljømål i rådmannens styringssystem 11 I økonomiplanen er redusert klimafotavtrykk gitt høy prioritert. Miljøvennlige kjøretøy og kommunens egne innkjøp er vurdert som viktige tiltak for å nå målene om reduksjon i utslipp av klimagasser. Miljøenheten har styrket sin kompetanse og igangsatt prosjekter for å få bedre lokale klimagassregnskap. Det opplyses i økonomiplanen at rådmannen i løpet av 2013 vil kunne få oversikt over kommunens utslipp av klimagasser (klimafotavtrykk). For å få oversikt over klimagassutslipp for hele byen er kommunen avhengig av et samarbeid med Statistisk sentralbyrå som vurderer om og eventuelt hvordan klimagassregnskapet for kommunene kan forbedres. Andre sentrale utfordringer for kommunen er å redusere eget energiforbruk og ta i bruk mer miljøvennlige energibærere. Kommunen har også som mål å redusere mengden bygnings- og restavfall gjennom økt kildesortering og unngå bruk av miljøfarlige stoffer. Målet er at totalt energiforbruk skal reduseres med sju prosent i planperioden 2013-2016, og at mer miljøvennlige energikilder skal innføres. Målsettingen er at totalt energiforbruk skal reduseres med 2,5 prosent i 2013. Alle byggeprosjekt skal gjennomføres med et energiforbruk minimum tilsvarende lavenergistandard. Innen avfallshåndtering er målsettingen at kommunen minimum skal opprettholde nivået på gjenvinning av avfall. Gjenvinning fra byggeplasser på kommunens egne bygg skal være mer enn 80 prosent i løpet av 2012. For det enkelte byggetiltak skal det kontraktfestes en målsetting om 70 prosent gjenvinning i nybygg, 80 prosent i ordinære rivingsporsjekt og 90 prosent i større rivingsprosjekt. Restavfallet skal reduseres med minst én prosent hvert år. 85 prosent av alt avfall fra kommunal virksomhet skal kildesorteres. 2.1.3 Miljømål i enhetsavtalen 2013-2014 Enhetsavtale ble innført i 2013 og erstattet tidligere lederavtaler. Enhetsavtalen er det formelle styringsdokumentet mellom rådmann og enhetsleder. Enhetsavtalen omfatter mål og sentrale rammebetingelser for kommunen og den enkelte enhet. Formålet med avtalen er at denne skal være et verktøy for enhetens planlegging og styring av virksomheten og for vurdering av måloppnåelse og resultater. Ifølge rådmannen vil avtalen være styringsverktøyet for konkretisering av enhetens miljømål og oppfølging. Avtalen skal være med på å sikre at det er en sammenheng mellom målene gitt i økonomiplan/budsjett og resultatkravene den enkelte enhetsleder skal oppfylle ved sin enhet. Enhetsavtalen ble fra 2013 gjort toårig og innværende avtale gjelder for perioden 2013-2014. Felles resultatmål i gjeldende enhetsavtale er at enhetslederne skal vise miljøansvar for byen gjennom bevisstgjøring og tiltak på egen enhet. Det er definert følgende felles miljømål i avtalen: 1. Alle enhetene skal bidra til at det spesifikke energiforbruket for den kommunale bygningsmassen reduseres årlig med 2,5 prosent i 2013 og i 2014 sammenlignet med 2012. 2. Alle enhetene skal ha innføre kildesortering for avfallet i løpet av avtaleperioden. Det framgår i avtalen at alle enhetene skal ha utarbeidet en miljøhandlingsplan. Formålet med planen er å konkretisere miljømål og tiltak. Før planen utarbeides kan enhetene gjennomføre en miljørunde for å identifisere den ansattes og enhetens miljøpåvirkning. Resultatene fra runden kan brukes for å utarbeide enhetens miljøhandlingsplan. I miljøhandlingsplanen skal enhetene beskrive minst ett mål og tiltak innenfor følgende områder: energireduksjon transportreduksjon avfallsreduksjon og økt kildesortering Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2012

12 I hvilken grad har rådmannen fulgt opp miljøstyringen i 2013? Rådmannens rapportering i forhold til ISO 14001 2.2 Rådmannens rapportering i forhold til ISO 14001 Rådmannen har frem til 2012 hatt et opplegg der miljømålene i de tidligere lederavtalene har blitt rapportert og evaluert årlig. I 2013 ble det foretatt endringer i enhetsledernes rapportering på området. Bakgrunnen for dette var at rådmannen har igangsatt programmet Styringskraft og at enhetsavtalen med enhetslederne ble gjort toårig. På grunn av disse endringene har det ikke blitt gjennomført midtveissamtaler med enhetslederne for inneværende avtaleperiode. Det opplyses fra rådmannen at slike samtaler først kan bli gjennomført høsten 2014. På undersøkelsestidspunktet har derfor rådmannen ingen samlet systematisert informasjon om statusen for enhetens miljømål, og har ikke utarbeidet miljørapport som beskriver enhetenes oppfølging av lederavtale i 2013 på miljøområdet. I 2013 har rådmannen hatt et systemperspektiv på den sentrale miljøstyringen. I rådmannens årsrapport framkommer det at følgende tiltak for å forbedre kommunens miljøstyring er utført: 1. Rutiner for samsvarsvurdering er etablert. 2. Miljøavvik og rutiner for disse er tydeliggjort. 3. Målet om å redusere klimagassutslipp fra egne kjøretøy og annen persontransport er konkretisert i enhetsavtalen. 4. Interne og eksterne nettsider om miljøstyring er revidert. Resultatet av tiltakene er at kommunens system for miljøledelse ble revidert og godkjent av Teknologisk Institutt AS i september 2013. I revisjonsprosessen fikk kommunen påpekt to forbedringspunkter og en anmerkning. Disse er: Forbedring: Framover vurder å tydeliggjøre sertifikatomfanget til også å inkludere samfunnsoppgave. Dette innebærer blant annet å inkludere og bevisstgjøre kommunens ansvar som tilrettelegger for et bærekraftig samfunn. (NS-EN ISO 14001_2004 andre ledd) Forbedring: Det er ikke utarbeidet registrering som viser resultatet av korrigerende og forebyggende tiltak. Så lenge resultatet ikke er vurdert, kan det være vanskelig å vurdere effekten av tiltaket. (NS-EN ISO 14001:2004 4.5.3.d) Anmerkning: Det kan ikke dokumenteres at krav som stilles til leverandør av busstjenester, blir kontrollert og etterlevd og oppnådd. Det stilles krav til at leverandør skal ha et system for å tallfeste miljøutslipp for oppdraget, med oppnådde mål. Det undersøkes ikke om leverandøren har nådd målet (NS-EN ISO 14001:2004 4.5.1). 6 Rådmannen opplyser i årsrapporten at anmerkningen ble lukket i løpet av 2013, mens forbedringspunktene vil bli lukket i løpet av 2014. Forbedringspunktene regnes ikke som å være i strid med kravene til miljøsertifiseringen, men blir ansett som et viktig forbedringspotensial. I forbindelse med sertifiseringen ble det i 2013 utarbeidet nye rutiner for samsvarsvurdering, avvik, korrigerende og forebyggende tiltak og avfallshåndtering. Disse rutinene er lagt inn i Trondheim kommunes kvalitetssystem Kvaliteket. Rådmannens tiltak for klimagassregnskap ble igangsatt i 2013 av Miljøenheten. Regnskapet vil være en forutsetning for konkretisering av klimagassutslipp fra kommunens egne kjøretøy i enhetsavtalen. Rådmannen har også fått revidert kommunens miljøsider på nettet i 2013. Disse skal nå være forenklet og konkretisert i forhold til omfanget av kommunens ISO 14001 sertifisering. 6 Rapport Teknologisk Institutt Sertifisering AS. Rapport nr 313/2013. Datert 16.9.2013 Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2013

I hvilken grad har rådmannen fulgt opp miljøstyringen i 2013? Enhetens tilbakemelding i spørreundersøkelsen 13 I rådmannens årsrapport 2013 framkommer også de øvrige resultatene som kommunen har oppnådd. Dette er nærmere kommentert under de enkelte virksomhetsområdene. Rådmannen har her imidlertid kun redegjort for miljømål og måloppnåelse på deler av miljøstyringen. Oppnådde resultater på energimål er rapportert, men ikke resultater på avfallshåndtering og transport. 2.3 Enhetens tilbakemelding i spørreundersøkelsen Vi har i spørreundersøkelsen tatt inn et par generelle spørsmål om enhetenes oppfølging av enhetsavtalens felles miljømål. 2.3.1 Miljøhandlingsplan Miljøhandlingsplanen er integrert i enhetsavtalen, og de fleste enhetene skal ha utarbeidet en miljøhandlingsplan som inngår i avtalen. I arbeidet med planen skal enhetene ha gjennomgått sin miljøpåvirkning og beskrive minst et mål med tiltak innenfor områdene energi, transport og avfall. I vår spørreundersøkelse til enhetslederne har vi spurt om de har utarbeidet miljøhandlingsplan der enhetens miljømål og tiltak er konkretisert. Tabell 2 Har din enhet utarbeidet en miljøhandlingsplan der enhetens miljømål og tiltak er konkretisert? Prosent etter område Område Ja Nei Annet 7 Totalt Skole 93 7 0 100 Barnehage 93 5 2 100 Helse og velferd 83 15 2 100 Øvrige områder 78 11 11 100 Hele kommunen (N=185) 88 9 3 100. 88 prosent av enhetslederne oppgir at deres enhet har utarbeidet en miljøhandlingsplan der enhetens miljømål og tiltak er konkretisert, mens 9 prosent av enhetslederne oppgir at de ikke at utarbeidet en plan. Undersøkelsen viser imidlertid at 40 prosent av de som ikke har utarbeidet miljøhandlingsplan har gjennomført miljørunde. Det er flest skoler og barnehager (93 prosent) som oppgir at de har en miljøhandlingsplan der mål og tiltak er konkretisert. Kravet om miljøhandlingsplan framgår også i Grønt flaggsertifiseringen til kommunens skoler og barnehager, der både ledelsen, ansatte og elever involveres i enhetens miljøarbeid. Helse og velferd og øvrige områder har i minst grad utarbeidet miljøhandlingsplan for 2013. 2.3.2 Miljørunden I enhetsavtalen framgår det at før enheten utarbeider miljøhandlingsplan, gjennomføres det en miljørunde. Det vil være den enkelte enhetsleders ansvar å sørge for at enhetens miljøarbeid blir fulgt opp og at miljørunden blir gjennomført. Miljørunden gjennomføres elektronisk på internett. Ved å avdekke den enkelte ansattes miljøpåvikning kan miljørunden være med på å danne grunnlaget for utarbeidelse av enhetens miljøhandlingsplan. Hensikten med miljørunden er blant annet å kunne avdekke konkrete forslag til mulig forbedringstiltak for å redusere enhetenes miljøpåvirkning. Ifølge rådmannen har flere enhetsledere rapportert om gode erfaringer ved bruk av miljørunden, og at den er med på å danne grunnlaget for å utarbeide enhetens miljøhandlingsplan. Tabell 3 nedenfor viser hvor stor andel av enhetslederne som oppgir i vår spørreundersøkelse om deres enhet har gjennomført miljørunden. 7 Annet gjelder enheter som har begrunnet dette med løsninger som grønt flagg, fellesplaner sammen med andre, planer kun for enkelte avdelinger og manglende justering av eldre planer. Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2012

14 I hvilken grad har rådmannen fulgt opp miljøstyringen i 2013? Rådmannens rapporterte resultater Tabell 3 Har din enhet gjennomført miljørunden? Prosent etter område Område Ja Nei Annet Totalt Skole 48 48 4 100 Barnehage 62 18 20 100 Helse og velferd 62 30 8 100 Øvrige områder 70 22 8 100 Hele kommunen (N=185) 60 29 11 100. I spørreundersøkelsen bekrefter 60 prosent av enhetslederne at enheten har gjennomført miljørunden, mens 29 prosent svarer at enheten ikke har gjort dette. Mange av de 11 prosentene som har krysset av for annet, forklarer at kun noen ansatte har gjennomført miljørunden eller at arbeidsmiljøgruppa eller verneombud har gjennomført en runde/kartlegging på enheten. Kun 48 prosent av skolene oppgir at miljørunden er gjennomført mens like mange oppgir at runden ikke er gjennomført. Innen barnejager og helse og velferd oppgir 62 prosent at de har gjennomført miljørunden, mens blant øvrige enheter oppgir 70 prosent at miljørunden er gjennomført. 2.3.3 Måloppnåelse I spørreundersøkelsen spurte vi om følgende: Hvis enheten har utarbeidet miljømål og tiltak på følgende områder, hvordan vurderer du muligheten for at enheten vil nå målene innen utgangen av 2014? Tabell 4 Mulighetene for å nå enhetens miljømål innen utgangen av 2014? Prosent Liten Mye mulig Litt mulig mulighet Annet Totalt N Avfall 68 23 6 2 100 171 Transport 42 42 8 7 100 168 Energi 38 42 12 8 100 170. Enhetslederne vurderer at muligheten for å nå miljømålene er størst innenfor avfallsområdet og minst innenfor transport og energi. 68 prosent av enhetslederne mener muligheten for å nå målet innenfor avfallsområdet er stor, mens henholdsvis 42 og 38 prosent mener det samme innenfor transport og energi. Noen av dem som har krysset av for annet, svarer at de ikke har mål på området, eller at det ikke er aktuelt, for eksempel på transportområdet fordi enheten ikke har bil. Enhetslederne fra helse og velferd mener at de har minst mulighet for å nå miljømålene, mens øvrige områder oppgir at de har størst mulighet. Dette gjelder både for avfall, transport og energi. 8 I spørreundersøkelsen hadde vi to åpne spørsmål hvor enhetslederne kunne kommentere enhetens miljøutfordringer og kommunens miljøstyring. 9 Mange av innspillene er innenfor energiområdet, og flere enhetsledere påpeker at det er vanskelig å redusere energiforbruket ytterligere. 8 Se tabell 14, tabell 15 og tabell 16 i vedlegg. 9 Det første spørsmålet var Eventuelle kommentarer til enhetens miljøutfordringer, mål og tiltak?, mens det andre spørsmålet var Eventuelt andre kommentarer du ønsker å gi i forhold til kommunens miljøstyring? Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2013

I hvilken grad har rådmannen fulgt opp miljøstyringen i 2013? Rådmannens rapporterte resultater 15 2.4 Rådmannens rapporterte resultater 2.4.1 Resultater på energiområdet Energiforbruket i kommunen er det miljømålet i enhetsavtalen som er mest konkret og målbart. Enhetenes energiforbruk er underlagt løpende oppfølging gjennom året av sentral driftskontroll og Trondheim eiendom. Kommunens mål om 2,5 prosent energireduksjon ble ikke oppnådd i 2013. Sammenlignet med 2012 var den samlede besparelsen i 2013 på 2,3 prosent. Resultatene fordelt på byggkategorier viser at besparelsene i barnehager ble 0,8 prosent, skoler 2,6 prosent, sykehjem 2,5 prosent, andre bygg 5,4 prosent, mens idrettsbygg økte energiforbruket med 4,2 prosent. Trondheim eiendom opplyser i energirapporten 2013 at årsaken til økt energiforbruk for idrettsbygg skyldes at enkelte idrettsbygg har slitt med tekniske feil (Ranheim Friidrettshall) og skader (Munkvollhallen). 10 2.4.2 Resultater på transportområdet Enhetenes handlingsrom innenfor transportområdet vil være avgrenset til reiser til og fra arbeid, jobbreiser og varetransport. Kommunen har på dette området iverksatt tiltak som innkjøp av elbiler, opplæring i økokjøring, sykkelparkering, tilrettelegging for videokonferanser og lignende. Transport som miljømål er imidlertid vanskelig å få gjort målbart overfor enhetene. Kommune har i dag oversikt over deler av transport knyttet til tjenestereiser, men man må rydde i systemene for å gjøre dataene tilgjengelig på enhetsnivå. Rådmannen opplyser at de i 2013 har jobbet med å få på plass et system som skal gjøre dette mer målbart. Ifølge rådmannen utarbeider de nå en kjøretøystrategi for kommunale kjøretøy som skal legges frem for bystyret i november. I strategien blir det lagt frem forslag til et oppfølgingssystem der hver enhet i kommunen får beregnet sitt utslipp av CO2 basert på sin tjenestekjøring. Ved å beregne et spesifikt CO2-utslipp for hver enhet ønsker rådmannen stimulere til at enhetene reduserer sine utslipp, enten ved å velge transportmidler med mindre utslipp eller gjennom tiltak som reduserer kjørelengden samtidig som tjenesteproduksjonen blir opprettholdt. 2.4.3 Resultater på avfallsområdet Avfall som miljømål handler om å redusere avfallsmengden og å få til en bedre håndtering av avfallet. Tiltak kan være holdningsskapende arbeid for å forhindre forsøpling, aktiv gjenbruk gjennom Gjenbrukssentralen og Remidasenteret, forbedre kildesorteringen, bruk av gjenbrukskasser, bruk av elektroniske hjelpemidler for å redusere forbruket av papir i saksbehandlingen, god avhending av datautstyr, utskriftskontroll og 2-sidig utskrift som standard. For 2013-2014 har rådmannen satt seg som mål at alle enhetene skal ha etablert kildesortering. I kommunens avfallsplan 2009-2020 framgår det at enhetene i kommunen skal ha samme opplegg for kildesortering som husstandene, det vil si at de minst skal ha dunker for å kildesortere plast, papir og farlig avfall. Mange enheter har også meldt til rådmannen at de har lagt til rette for å sortere avfall i disse fraksjonene, samt at noen enheter foretar ytterligere sortering ved aktiv bruk av kompostering. Rådgiver hos Trondheim eiendom opplyser at alle nye enheter de siste tre årene skal ha fått etablert egne miljøstasjoner bestående av 3-4 grå stålbeholdere på hjul. Disse er blitt plasseres ved siden av hverandre for å gjøre sorteringen enkel og tydelig. De øvrige enhetene skal også ha et opplegg for kildesortering, men ikke alle enhetene har fått dunker for dette fra Trondheim eiendom. Det 10 Kilde: Årsrapport energi 2013, Trondheim kommune, Trondheim eiendom. Av årsrapporten fremgår det at energievalueringen omfatter 87 barnehager, 42 skoler, 8 idrettsanlegg, 22 sykehjemsbygg og 11 andre bygg. Utelatt fra evalueringen gjelder 8 barnehager, 14 skoler, 6 idrettsbygg og 1 annet bygg. Bakgrunnen for at bygg er tatt bort fra evalueringen er begrunnet med at sammenlignbar registrert forbruk mangler eller at forbruket ikke er representativt for bygget. Dette kan blant annet skyldes at bygg er under rehabilitering, midlertidig driftsstans, mangelfull registreringer av forbruket etc. Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2012

16 I hvilken grad har rådmannen fulgt opp miljøstyringen i 2013? Rådmannens rapporterte resultater opplyses at informasjon om sortering og avfallshåndtering skal være gitt til samtlige enheter. Det er også lagt inn rutiner for avfallshåndtering i Trondheim kommunes kvalitetssystem, Kvaliteket. Effekten av tiltak for bedre avfallshåndtering har til nå vært vanskelig å måle. Rådmannen opplyser at det ble nedsatt en arbeidsgruppe høsten 2012 som skulle se på ulike måter å gjøre avfallsmålet mer målbart. En utfordring i dette arbeidet er at avfallsbilene til Trondheim renholdsverk ikke har mulighet for å veie avfallet når det lastes på bilen. Når denne muligheten ikke er til stede, må ansvaret for å måle/veie avfallet ligge på den enkelte enhet. Ifølge rådmannen skal arbeidsgruppen arbeide videre for å finne måter å gjøre avfallsmålet mer målbart, enten på den enkelte enhet eller at man får til en ordning med vekt på den enkelte avfallsbil. Plukkanalyser 11 viser at det er store mengder sorterbart avfall i restavfallsfraksjonen i de kommunale enhetene. Rådmannen har derfor iverksatt et forsøksprosjekt i 2013/2014 hvor fem utvalgte enheter 12 gratis har fått nye avfallsdunker for rest, papir, plast og glass/metall mot at de veier avfallsmengdene en gang på våren (avfallet veies en uke rett før dunkene utplasseres) og en gang på høsten etter at bøttene har vært i bruk en stund. Formålet med prosjektet er å finne ut om et avfallssystem med dunker og strategisk plassering øker sorteringsgraden. Det skal også føre til en bevisstgjøring rundt håndtering av avfall. Avfallstallene skal brukes som grunnlag for beregning av Trondheim kommunes klimafotavtrykk. Siste veiing av avfallet skal gjennomføres i uke 39/40 høsten 2014, og etter planen skal prosjektet evalueres i oktober/november. Ifølge Trondheim eiendom har man imidlertid muligheter ut fra fakturagrunnlaget fra Renholdsverket å lese av volum og kostnader for ulike fraksjoner. Har enhetene mye restavfall tyder dette på manglende sortering og verstingene på området blir i tilfelle fulgt opp med tiltak. De siste årene har man observert at mengden restavfall og papir har flatet ut, mens mengden plast og farlig avfall har økt. Utsorteringen av glass og metall har Trondheim eiendom ikke oversikt over da dette leveres til Renholdsverkets returpunkter. Trondheim eiendoms rådgiver på området anser at håndtering, tilrettelegging, oppfølging og motivasjonen for avfallshåndtering er god på skoler og barnehager, men at utfordringen mer er knyttet til helse og velferd, der flere enhetsledere ser på dette som driftsoperatørens ansvar. 11 Cowi rapport 2012: Analyse av kommunalt næringsavfall i Trondheim kommune. 12 De valgte enhetene er: Vikåsen barnehage, Lilleby helsestasjon, Ranheim helse- og velferdssenter, ISAK Kulturenheten og Festningen barnehage. Trondheim kommune har fått støtte til prosjektet fra Framtidens byer, en del av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Støtten er satt til 150 000 kroner og forvaltes av prosjektgruppa bestående av ansatte fra Trondheim eiendom, Miljøenheten og Rådmannen. Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2013

Hvordan har enhetene fulgt opp lederavtalens mål om avfallsreduksjon Undersøkelser foretatt i 2007 og 2012 3 Hvordan har enhetene fulgt opp lederavtalens mål om avfallsreduksjon 17 3.1 Undersøkelser foretatt i 2007 og 2012 Etter bestilling fra Renholdsverket/Trondheim eiendom gjennomførte COWI i 2007 og 2012 plukkanalyser 13 av avfallet ved utvalgte enheter i Trondheim kommune. Restavfall, papiravfall og plastavfall ved disse enhetene ble på spesifikke dager innsamlet og sortert grundig i flere ulike underkategorier. Ifølge COWI er det vanskelig å kunne si noe om utviklingen av kommunalt næringsavfall innenfor de ulike virksomhetene, da dette kun er basert på to analyser (2007 og 2012) og hvor begge analysene som er gjennomført har vært basert på veldig små avfallsprøver. Analysen i 2012 viser likevel at andelen forurensninger 14 i papp og papir har økt sammenlignet med analysen som ble gjennomført i 2007. Sammensetningen og kvaliteten på kildesortert plast og papp/papir er lav sammenlignet med kildesorteringen fra husholdningene. COWI undersøkelsen i 2012 viser at sorteringen av plast og papir kan bli bedre i kommunens enheter. Også restavfallet kan kildesorteres i større grad. 3.2 Resultater fra spørreundersøkelsen 2014 3.2.1 Kildesortering og avfallsreduksjon Nesten samtlige enhetsledere oppgir at enheten kildesorterer avfallet sitt. Det er bare to prosent som svarer at de kaster alt avfallet i en dunk (se Tabell 5 nedenfor). Tabell 5 Kildesorterer dere avfallet ved din enhet? Antall Prosent Ja, vi kildesorterer 181 98 Nei, vi kaster alt avfallet i en dunk 4 2 Totalt 185 100. Videre har vi spurt om de ulike avfallsfraksjonene blir sortert riktig (Tabell 6 nedenfor). Ifølge informantene blir papir sortert mest riktig, mens glass/metall og plast blir sortert minst riktig. 91 prosent av enhetslederne mener papir i stor grad blir sortert riktig, mens henholdsvis 61 og 70 prosent oppgir at glass/metall og plast blir sortert riktig i stor grad. Det er 88 prosent som uttrykker at farlig avfall i stor grad blir sortert riktig ved sin enhet. 13 COWI rapporter 2007 og 2012: Analyse av kommunalt næringsavfall i Trondheim kommune. 14 Ifølge COWI rapportene inneholdt disse avfallsfraksjonene også annet avfall, for eksempel plast eller restavfall blandet i papirdunken. Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2012

18 Hvordan har enhetene fulgt opp lederavtalens mål om avfallsreduksjon Resultater fra spørreundersøkelsen 2014 Tabell 6 I hvor stor grad blir følgende avfallsfraksjoner sortert riktig ved din enhet? Prosent. N=181 15 I stor grad I noe grad I liten grad Uaktuelt/vet Totalt ikke/ annet Papir 91 6 0 2 100 Plast 70 22 3 4 100 Glass/metall 61 28 7 4 100 Farlig avfall 88 5 1 6 100. Av kommunens tjenesteområder 16 mener flest enhetsledere fra barnehageområde at papir, plast og glass/metall i stor grad blir sortert riktig. Helse og velferd er området hvor avfallsfraksjonene i minst grad blir sortert riktig. Vi har også stilt andre spørsmål som fanger opp hvor mye enhetene sorterer og reduserer avfallet (Tabell 7 nedenfor). De fleste enhetslederne (92 prosent) er helt eller litt enig i påstanden om at ansatte ved enheten sorterer avfallet i rett avfallsdunk. 81 prosent mener enheten siste år har jobbet bevisst for å redusere mengden egenprodusert avfall. Halvparten av enhetslederne uttrykker at enheten siste år har redusert den samlede avfallsmengden. De fleste enhetslederne (88 prosent) er helt uenig i påstanden om at det ikke er behov for kildesortering på grunn av enhetens virksomhet. Tabell 7 Hvor enig eller uenig er du i følgende påstander? Prosent. N=185 Helt enig Litt enig Litt uenig Helt uenig Vet ikke Ansatte ved enheten sorterer avfallet i rett avfallsdunk 70 22 3 3 2 Enheten har siste år jobbet bevisst for å redusere mengden egenprodusert avfall 30 51 13 3 4 Enheten har siste år redusert den samlede avfallsmengden 18 33 14 2 34 På grunn av enhetens virksomhet er det ikke behov for kildesortering 1 3 5 88 3. Færrest enhetsledere fra helse og velferd, mens flest enhetsledere fra barnehage mener ansatte ved enheten sorterer avfallet i rett avfallsdunk. 17. Helse og velferd skiller seg også negativt ut på de to påstandene om enheten siste år har jobbet bevisst for å redusere egenprodusert avfall og redusert den samlede avfallsmengden. 3.2.2 Avfallsdunkene og andre forhold I spørreundersøkelsen spør vi om enheten har utfordringer med at innendørs og utendørs avfallsdunker er overfylte. Tabell 8 viser at dette i liten grad er et problem. Få enhetsledere (mellom 1 og 11 prosent) opplever ofte at de ulike avfallsdunkene for restavfall, papir og plast er overfylte. Blant de skoler, barnehager og helse- og velferdsenheter som oppgir at avfallsdunkene er overfylte, viser undersøkelsen noe variasjon for hvilke type avfallsfraksjoner dette gjelder. Skoler oppgir i større grad papirdunkene som overfylte, mens barnehagene oppgir restavfall. 18 15 Dette spørsmålet ble kun besvart av enhetsledere som hadde svart ja, vi kildesorterer (se spørsmål i ttabell 5). De fire enhetslederne som svarte nei, vi kaster alt avfallet i en dunk, fikk ikke opp spørsmålet i Questback. 16 I analysen er kommunens virksomhetsområder delt inn i fire kategorier; 1) barnehage, 2) skole, 3) helse og velferd og 4) øvrige områder. Se tabell 17, tabell 18, tabell 19 i vedlegg. 17 Se tabell 20, tabell 21, tabell 22 og tabell 23 i vedlegg. 18 Se tabell 24 -tabell 29 i vedlegg Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2013

Hvordan har enhetene fulgt opp lederavtalens mål om avfallsreduksjon Resultater fra spørreundersøkelsen 2014 19 Tabell 8 Har enheten utfordringer med at innendørs- og utendørs avfallsdunker er overfylte? Prosent Ja, ofte Ja, men kun av og til Nei Vet ikke Uaktuell, har ikke kildesortering Totalt Innendørs avfallsdunk Restavfall (N=183) 7 24 67 2 1 100 Papir (N=185) 11 25 61 2 1 100 Plast (N=183) 2 16 73 3 6 100 Utendørs avfallsdunk Restavfall (N=178) 5 26 62 6 2 100 Papir (N=179) 7 26 59 7 2 100 Plast (=174) 1 9 79 8 3 100. I spørreundersøkelsen spurte vi enhetslederne om årsakene til at innendørs avfallsdunker er overfylte (Tabell 9). Totalt har 72 av 185 enhetsledere svart på dette spørsmålet. 19 Av disse oppgir 63 prosent at årsaken er at dunkene tømmes for sjelden, 19 prosent at de har for få avfallsdunker og 18 prosent mener årsaken er at det er uklart hvem som har ansvar for å tømme dunkene. Det er 28 prosent som har krysset av for svaralternativet annet. De har blant annet har oppgitt følgende årsaker: rutinene følges ikke i en travel hverdag manglende prioritering/ansvarsplassering avfallsdunkene overfylte etter utleieperioden for dårlige dunker papirkartonger blir ikke pakket flate overfulle enkelte perioder på året Tabell 9 Hva mener du er årsakene til at innendørs avfallsdunker er overfylte? N=72 Antall Tømmes for sjelden 45 63 Har for få avfallsdunker 14 19 Uklart hvem som har ansvar for å tømme dunkene 13 18 Mangler tømmerutiner 9 13 Ansatte vet ikke hvor avfallsdunkene skal tømmes 0 0 Annet 20 28. Andel Videre har vi i spørreundersøkelsen framsatt en del påstander som enhetslederne har tatt stilling til (jf 19 Det vil si 39 prosent av enhetslederne som har svart på undersøkelsen. 31 av enhetslederne svarte ikke på spørsmålet, mens 81 krysset av for kategorien uaktuell, ikke overfulle. Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2012

20 Hvordan har enhetene fulgt opp lederavtalens mål om avfallsreduksjon Resultater fra spørreundersøkelsen 2014 Tabell 10). 85 prosent av enhetslederne er helt eller litt enig i at avfallsdunkene har riktig størrelse i forhold til enhetens behov. Færrest enhetsledere fra helse- og velferdsområdet og flest fra barnehageområdet er helt eller litt enig i denne påstanden. 20 Flesteparten av enhetslederne (85 prosent) er helt eller litt uenig i at ansatte ved enheten bruker unødig mye engangsartikler. Tabell 10 Hvor enig eller uenig er du i følgende påstander? Prosent. N=185 Helt enig Litt enig Litt uenig Helt uenig Vet ikke Avfallsdunkene har riktig størrelse i forhold til enhetens behov 60 25 8 4 3 Opplever ofte at uvedkommende har kastet avfall i enhetens avfallscontainer 6 16 11 56 11 Ansatte ved enheten bruker unødig mye engangsartikler (plastkopper, bestikk o.l.) 1 12 18 67 3 Vi skriver for mye ut på papir 12 59 20 8 1 Ved mottak av varer tar leverandøren med emballasjen 8 14 17 54 8. Totalt uttrykker 71 prosent av alle enhetslederne at enheten skriver ut for mye på papir. Flest enhetsledere fra skole og helse og velferd mener dette. Av enhetslederne mener 71 prosent at leverandøren ikke tar med seg emballasjen ved mottak av varer. Problemet er størst innenfor skole og barnehage. 3.2.3 Holdninger og kunnskap 78 prosent av enhetslederne mener ansatte er positive til kildesortering. Imidlertid er det kun halvparten av enhetslederne på helse- og velferdsområdet som oppgir dette. 69 prosent av enhetslederne mener ansatte har god kunnskap kildesortering, mens 65 prosent er helt enig i påstanden om at reduksjon og sortering av avfall har vært tema på enheten. Ut i fra svarene er kunnskapen om kildesortering klart lavest på helse- og velferdsområdet. Det er 40 prosent av enhetslederne på helse og velferd som er helt enig i at enheten har god kunnskap om kildesortering. 37 prosent av enhetslederne kjenner godt til Trondheim kommunes avfallsrutine i Kvaliteket. 32 prosent oppgir at sorteringsinstruks også er slått opp ved avfallsdunkene. Tabell 11 Hvor enig eller uenig er du i følgende påstander? Prosent. N=185 Helt enig Litt enig Litt uenig Helt uenig Ansatte er positive til kildesortering 78 18 3 0 1 Enheten har god kunnskap om kildesortering 69 24 4 1 3 Reduksjon og sortering av avfall har vært tema på enheten 65 25 7 0 3 Jeg kjenner til Trondheim kommunes 37 34 12 11 6 Vet ikke 20 Tabell 35 til Tabell 39 i vedlegg viser fordeling etter område for de ulike påstandene. Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2013

Hvordan har enhetene fulgt opp lederavtalens mål om avfallsreduksjon Resultater fra spørreundersøkelsen 2014 21 avfallsrutine i Kvaliteket Sorteringsinstruks er slått opp ved avfallsdunkene 32 23 11 23 10. 3.2.4 Tiltak for å redusere avfallet og øke kildesorteringen I spørreundersøkelsen spurte vi enhetslederne om enheten har igangsatt tiltak for å redusere avfallsmengden og i tilfelle hvilke. Kun to prosent svarer at ingen tiltak er igangsatt. De mest vanlige tiltakene er tosidig utskrift, håndtere dokumenter digitalt og gjenbruk av møbler og utstyr. Rundt halvparten av enhetslederne oppgir også at de gjennomfører låsing av utendørs avfallscontainer og redusert bruk av engangsartikler. Færrest (16 prosent) oppgir at de sørger for at leverandør tar med seg emballasjen ved varelevering. Noen (14 prosent) har krysset av for andre tiltak, og dette innbefatter blant annet kompostering av matavfall og holdningsskapende arbeid. Helse og velferd er det området hvor færrest enhetsledere oppgir at de har iverksatt de ulike tiltakene for å redusere avfallsmengden, mens skole og barnehage har høyest andel som sier at de har iverksatt disse tiltakene. Tabell 12 Igangsatt tiltak for å redusere avfallsmengden. Prosent etter område Skole (N=46) Barnehage (N=55) Helse og velferd (N=47) Øvrige områder (N=37) Nei, ingen tiltak igangsatt 4 2 0 0 2 Totalt (N=185) Tosidig utskrift 100 98 81 87 91 Håndtere dokumenter 89 78 57 85 77 digitalt (Ipad, PC) Gjenbruk av møbler og 78 87 64 72 76 utstyr (f eks via gjenbrukssentralen) Låsing av utendørs 19 84 38 80 58 avfallscontainer Redusert bruk av 65 64 47 52 57 engangsartikler Informasjon om tiltak for 30 40 19 39 32 avfallsreduksjon Sørger for at leverandør tar 32 9 11 15 16 med seg emballasjen ved varelevering Andre tiltak, skriv inn 11 22 11 11 14. I undersøkelsen hadde vi i tillegg en del åpne spørsmål hvor enhetslederne kunne gi innspill. Blant annet spurte vi hva kommunen kan gjøre for å redusere avfallet og øke kildesorteringen ytterligere. På dette spørsmålet har 34 enhetsledere gitt kommentarer, og vi har kategorisert svarene i Tabell 13 nedenfor. Tabell 13 Forslag til tiltak for å redusere avfallet og øke kildesorteringen ytterligere? N=33 Tiltak Antall Andel Få leverandør til å ta med seg emballasjen 10 30 Økt digitalisering 4 12 Dunker for glass/metall og plast 3 9 Lage avtaler med utleier om sorteringsdunker (for eksempel plast) når kommunen leier bygget 3 9 Rapport 13/2014: Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av rådmannens miljøstyring 2012