BEGRENSET POLITIATTEST [07.09.2010 - Ingrid Naustdal] Røde Kors har sammen med andre store organisasjoner benyttet seg av lovhjemmelen fra 1.desember 2006 om å kreve begrenset politiattest for personer som deltar i aktiviteter sammen med barn, unge og personer med utviklingshemming. Landsstyret vedtok 4.april 2008 at Røde Kors skal kreve begrenset politiattest for ansatte, frivillige og delegater som deltar i aktiviteter i regi av Røde Kors, hvor målgruppa er barn, unge og/eller personer med utviklingshemming. Med barn og unge menes personer under 18 år. I denne artikkelen finner du informasjon om: veiledning til rutinen for innhenting av begrenset politiattest rutine for lokalstyret for innhenting av begrenset politiattest ansvar for innhenting og fullmakt hvem skal levere begrenset politiattest hvilke opplysninger fremkommer ved innhenting av politiattesten håndtering og innhenting av politiattesten taushetsplikt skjemaer og veiledning for politiattest ofte stilte spørsmål og svar presentasjon om politiattest som kan benyttes på distrikt og lokalt plan Veiledning til rutinen for innhenting av begrenset politiattest Innhenting av begrenset politiattest er kun et av mange tiltak for å hindre at barn og ungdom utsettes for uønskede handlinger fra voksnes side. Røde Kors skal være trygt for alle, særlig for barn, unge og personer med utviklingshemming. Begrenset politiattest alene kan ikke bidra til å fjerne faren for at barn og ungdom utsettes for uønskete handlinger fra voksnes side. Innhenting av begrenset politiattest er kun et supplement til øvrige virkemidler Røde Kors benytter, som opplæring, intervju og innhenting av referanser. I tillegg handler det om forebygging, åpenhet og praktiske ordninger i lokalforeningen. Rutine for lokalstyret ved innhenting av begrenset politiattest Styret skal oppnevne en person som er ansvarlig for å håndtere ordningen med begrenset politiattest. Det skal også oppnevnes en stedfortreder. Styret skal informere om ordningen internt og eksternt. Der skal også navn og kontaktinfo på personene som skal håndtere ordningen fremgå. Det skal gjøres kjent når en stilling eller aktivitet krever fremvisning av begrenset politiattest. Styret skal lage rutiner for hvordan informere de(n) aktuelle personen(e) om at de(n) må ha begrenset politiattest. Den styreoppnevnte skal sende søknaden om begrenset politiattest til politiet. Søknaden må undertegnes av søkeren og den styreoppnevnte. Attesten sendes fra politiet til den enkelte søker. Alle som skal ha begrenset politiattest må fremvise attesten for den styreoppnevnte.
Den styreoppnevnte skal lagre opplysninger om hvilke personer som er bedt om å levere begrenset politiattest, at attesten er fremvist og dato for fremvisningen. Selve attesten beholdes av søkeren. Lokalstyret skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor barn og unge eller mennesker med utviklingshemming til personer som ikke fremviser begrenset politiattest eller som har anmerkninger på attesten. Lokalstyret kan kontakte distriktskontoret for råd og veiledning. Ansvar for innhenting og fullmakt Det er styret i det organisasjonsleddet som er ansvarlig for aktiviteter for barn og unge eller personer med utviklingshemming som har rett til, og ansvar for, å innhente begrenset politiattest, dvs. enten styret i en lokalforening eller et distriktsstyre. For ansatte er det arbeidsgiveren som har dette ansvaret. Hvem skal levere begrenset politiattest I utgangspunktet skal det kreves begrenset politiattest for ansatte,frivillige og delegater i Røde Kors som deltar i aktiviteter hvor målgruppa er barn, unge og/eller personer med utviklingshemming, uavhengig av avdeling. I Røde Kors omsorg vil dette normalt være aktuelt for frivillige i aktiviteter som: Ferie for Alle, Barnas Røde Kors, Leksehjelp, aktiviteter for personer med utviklingshemming, flyktningguide for barn og unge, aktiviteter for barn og unge på asylmottak, aktiviteter for barn på krisesenter, Røde Kors-telefonen, samtjenesten, følgetjeneste for barn hvor foreldre er i konflikt, aktivitetsgrupper for barn med psykisk syke foreldre, aktiviteter for barn med rusmisbrukende foreldre, Røde Kors leire hvor målgruppen er barn under 18 år eller personer med utviklingshemming, enslige mindreårige asylsøkere. I Røde Kors Hjelpekorpset vil dette normalt være aktuelt for frivillige som: Deltar i aktiviteter hvor de kan komme i et tillits- eller ansvarsforhold til barn unge og/eller personer med utviklingshemming som kan muliggjøre overgrep. Det vil si at oppgaven som skal utføres kan sette personen i en slik posisjon over noe tid, enten sammenhengende eller flere ganger med jevne mellomrom. Det kan både være frivillige i RØFF og fra hjelpkorpset. Hvis lokalforeningen er i tvil om bruken av begrenset politiattest, anbefales det å ta kontakt med distriktskontoret. Generelt sier vi at dersom man er i tvil; innhent begrenset politiattest. I Røde Kors Ungdom vil dette normalt være aktuelt for frivillige i aktiviteter som: På Flukt-instruktører, aktiviteter for ungdom på asylmottak, ungdomsdelegater som skal på oppdrag til andre land og som deltar i aktiviteter hvor de kan komme i et tillits- eller ansvarsforhold til barn unge og/eller personer med utviklingshemming som kan muliggjøre overgrep. Når det gjelder ungdomsdelegater fra andre land er det ikke like lett å skaffe begrenset politiattest spesielt gjelder det fra land utenfor EØS-området. Denne utfordringen ble diskutert i Landsstyrets Arbeidsutvalg (LSAU-10-01-09). For ungdomsdelegatene er det derfor spesielt viktig at det legges til rette for deltakelse i aktiviteter som ikke muliggjør overgrep, og at retningslinjene for arbeid med barn og unge følges. Når det gjelder søknad om begrenset politiattest for personer mellom 13 og 15 år, må foresatte underskrive på søknaden. Internasjonal avdeling
Delegater fra Norge må fremlegge begrenset politiattest. Dette gjelder dersom vedkommendes oppdrag gjør at delegaten vil delta i aktiviteter hvor han/hun kan komme i et tillits- eller ansvarsforhold til barn unge og/eller personer med utviklingshemming som kan muliggjøre overgrep. For delegater fra andre land på oppdrag i Norge, kan det være vanskelig å fremskaffe politiattest fra land utenom EØS-området. Her er det viktig at det legges til rette for aktiviteter som ikke muliggjør overgrep, og at instruksen for arbeid med barn og unge følges. Generelt Hensynet til barnets beste. At det i enkelte tilfeller kan være vanskelig å fremskaffe begrenset politiattest, må ikke gå på bekostning av barnets sikkerhet. Forskriften gir adgang til å innhente begrenset politiattest hos personer som allerede er ansatt/frivillig i organisasjonen uavhengig av stillingsbetegnelse. Røde Kors vil innhente begrenset politiattest fra alle ansatte og frivillige som har oppgaver som innebærer at vedkommende kan komme i et tillits- eller ansvarsforhold til målgruppene. Dersom en frivillig eller ansatt flytter og begynner i Røde Kors i et nytt distrikt, skal begrenset politiattest innhentes. Det er ikke enhver kontakt med mindreårige/personer med utviklingshemming som gir anledning til å avkreve begrenset politiattest. At personen har befatning med barn er ikke tilstrekkelig. Oppgaven må innebære et tillits- eller ansvarsforhold. Med dette menes normalt at: oppgaven vil gi eller sette vedkommende i en posisjon i forhold til mindreårige/personer med utviklingshemming som muliggjør overgrep og/ eller at oppgaven vil gi eller sette personen over noe tid i en slik posisjon. Noe tid vil si enten sammenhengende eller flere ganger med jevne mellomrom. Hvilke opplysninger fremkommer ved innhenting av begrenset politiattest Den begrensede politiattesten inneholder opplysninger om en person er siktet, tiltalt eller ilagt forelegg eller blitt dømt for brudd på enkelte bestemmelser i straffeloven om seksualforbrytelser. Røde Kors har ikke anledning til å innhente informasjon om andre straffbare forhold. Håndtering av begrensede politiattester Ordningen må praktiseres slik at ingen mistenkeliggjøres. Informasjon om at oppgaver som skal utføres vil kreve begrenset politiattest, bør finnes i materiell rettet mot frivillige og i beskrivelse av aktiviteten. Ved ansettelser skal det fremgå av stillingsannonsen, og delegater vil bli informert om at de må levere begrenset politiattest i løpet av BTC kurset. Det bør også informeres om reglene på Røde Kors hjemmesider. Hvordan lokalforeningen skal behandle en begrenset politiattest uten anmerkning En begrenset politiattest uten anmerkning skal fremvises for den styreoppnevnte, eventuelt stedfortrederen. Dersom disse ikke er tilgjengelige, skal attesten fremvises for ansvarlig organisasjonsledds leder. Attesten skal bare fremvises og aldri lagres hos Røde Kors. Den styreoppnevnte skal skriftlig nedtegne opplysninger om hvilke personer som på hvilket tidspunkt har fremvist begrenset politiattest uten anmerkning. Disse opplysninger må lagres
forsvarlig, på samme måte som andre konfidensielle styredokumenter. Opplysningen kan lagres elektronisk, for eksempel: Ola Normann har levert begrensetpolitiattest, datert... Hvordan lokalforeningen skal behandle en begrenset politiattest med anmerkning En begrenset politiattest med anmerkning betyr at den aktuelle personen har en dom eller for tiden er tiltalt eller siktet for en seksualforbrytelse. Vedkommende skal derfor ikke delta i aktiviteter hvor vedkommende kan komme i et tillits- eller ansvarsforhold til barn og unge og/eller personer med utviklingshemming som kan muliggjøre overgrep. Det betyr ikke at vedkommende er utelukket fra annen deltakelse i Røde Kors. Det bør imidlertid utvises stor varsomhet i valg av aktivitet for vedkommende. En begrenset politiattest med anmerkning skal fremvises for den styreoppnevnte, eventuelt stedfortrederen. Dersom disse ikke er tilgjengelige, skal attesten fremvises for ansvarlig organisasjonsledds leder. Attesten skal bare fremvises, og skal aldri lagres hos Røde Kors. En begrenset politiattest med anmerkninger inneholder sensitive personopplysninger. Det er kun den som har fått seg fremvist politiattesten som skal kjenne til innholdet i attesten. Informasjonen som finnes på den begrensede politiattesten skal behandles konfidensielt. Opplysningene kan lagres elektronisk, for eksempel: Ola Normann har levert begrenset politiattest med merknad, datert... Det presiseres at det kun er den som har fått fremvist den begrensede politiattesten som skal kjenne til innholdet og derfor må tilgangen sikres med eget passord. Når en frivillig eller ansatt slutter, skal opplysningene makuleres umiddelbart. Den styreoppnevnte kan kontakte distriktskontoret for veiledning. Hvordan skal lokalforeningen behandle en person som ikke ønsker å fremvise begrenset politiattest Hvis ansvarlig organisasjonsledd ber om begrenset politiattest, men den aktuelle personen ikke ønsker å innhente den, skal vedkommende ikke delta i aktiviteter med barn og unge eller personer med utviklingshemming som kan muliggjøre overgrep. Vedkommende skal heller ikke benyttes til oppgaver som innebærer at vedkommende kan opparbeide et tillits- eller ansvarsforhold overfor barn og unge eller mennesker med utviklingshemming. Den styreoppnevnte skal notere at vedkommende har unnlatt å innhente begrenset politiattest, og oppbevare opplysningene konfidensielt på samme måte som andre konfidensielle dokumenter. Hvordan behandle en person som er ansatt eller skal ansettes Det skal fremgå av stillingsannonsen dersom vedkommende stilling krever fremvisning av begrenset politiattest. Det er bare den person som tilbys stillingen som skal avkreves begrenset politiattest og ikke alle søkere til stillingen. Dersom en person allerede er i et løpende ansettelsesforhold og vedkommende innhenter begrenset politiattest med anmerkning, kan dette få betydning for ansettelsesforholdet. Taushetsplikt Lokalforeningens/distriktkontorets og hovedkontorets ansvarlige representanter for ordningen har taushetsplikt i forhold til de opplysningene de får kjennskap til. Når den styreoppnevnte og vararepresentanten oppnevnes av styret som ansvarlige for ordningen med begrenset politiattest, må det i protokollen fra styremøtet fremkomme at de er inneforstått med og kjenner til at de er underlagt taushetsplikt i forhold til de opplysningene de får kjennskap til. Det samme gjelder for styrets leder. Uavhengig av taushetsplikten har ansvarshavende imidlertid full anledning til skriftlig å nedtegne opplysninger om hvilke personer som på hvilket tidspunkt har fremvist politiattester
uten anmerkning eller som har unnlatt å innlevere begrenset politiattest. Disse opplysningene må oppbevares på forsvarlig måte, som andre konfidensielle dokumenter.