Installasjonsveiledning for EMSoft Installasjonen av programmet bør gjøres av en datakyndig. Dersom programfilene installeres på en filserver, må likevel installasjonen fra og med pkt 2 gjøres på den enkelte brukers PC. EMSoft virker sammen med Microsoft Office 2010. Tidligere versjoner av Microsoft Office støttes ikke uten kompliserte tilpasninger. 1. Last ned og pakk ut programfilene 1.1 Åpne en nettleser. Kopier og lim inn følgende kobling: www.emsoft.no. 1.2 Velg «Last ned demoversjon». Den zippede mappen «EMSoft.zip» lagres i «Downloads» («Nedlastninger»). Velg eventuelt «Accept» («Godta») dersom det spørres om det. 1.3 Åpne mappen og velg "Extract all files" (Pakk ut alle filene"). Velg at mappen skal pakkes ut på disken «C:» slik at mappestrukturen blir «C:\EMSoft\». 1.4 (Hvis det er flere brukere må mappen «EMSoft» plasseres på en filserver, feks «L:\EMSoft\», men dette krever at informasjon om mappestrukturen må endres i programfilene. Dette blir for komplisert å forklare og endringen må gjøres av Vegard Nataas på forhånd.) 2. Installer evt Access Runtime 2.1 Brukere som ikke har installert databaseprogrammet Access som en del av Microsoft Officce pakken, må installere Access Runtime fra følgende nettside: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=10910 2.2 Velg mellom AccessRuntime.exe og AccessRuntime_X64.exe avhengig av om gjeldende Microsoft Office versjon er 32 bit (mest vanlig) eller 64 bit. (Vær oppmerksom på at Microsoft Office kan være 32 bit selv om Microsoft Windows (operativsystemet) kan være 64 bit.). 2.3 Velg «Run» («Kjør») of følg instruksjonene som vises inntil programmet er innstallert. 3. Endre sikkerhetsinnstillingene i Excel 3.1 EMSoft benytter såkalte macroer og tilkoblinger som i utgangspunktet er deaktivert i Excel. Det må derfor gjøres endringer i sikkerhetsinnstillingene i Excel for at det skal virke. 3.2 Åpne et nytt Excel regneark. 3.3 Velg "File" ("Fil"), i menyen øverst til venstre. 3.4 I menyen som åpnes; velg "Options" ("Valg") i venstre kolonne. Et nytt vindu åpnes:
3.5 Velg «Trustsenter» («Klareringssenter») i menyen til venstre, og deretter «Trust Center Settings» («Innstillinger for klareringssenter») til høyre. Et nytt vindu åpnes: 3.6 Velg «Trusted Locations» («Klarerte plasseringer») i menyen til venstre. Kryss av for «Allow Trusted Locations on my network» («Tillat klarerte plasseringer i mitt nettverk»). 3.7 Velg «Add Location» («Legg til ny plassering»). Et nytt vindu åpnes:
3.8 Kryss av for «Subfolders of this folder are also trusted» («Undermapper på denne plasseringen klareres også»). 3.9 Velg «Browse...» («Bla gjennom...»), og bla frem til mappen «C:\EMSoft» eller den plasseringen som ble valgt ved utpakking av den zippede mappen, pkt 1.3. 3.10 (Usikker) Lukk vinduet «Microsoft Office Trusted Locations» og velg «External content» («Eksternt innhold») i vinduet «Trust Center», jf pkt 3.5. Et nytt vindu åpnes: 3.11 Kryss av for «Enable all Data Connections (not recommended)» («Aktiver alle datatilkoblinger (anbefakles ikke)»). 3.12 Kryss av for «Enable automatic update for all Workbook Links (not recommended)» («Aktiver automatisk oppdatering for alle arbeidsbokens koblinger (anbefales ikke)» 3.13 Velg «Protected View» i kolonnen til venstre. Et nytt vindu åpnes:
3.14 Fjern avkryssingen foran valget «Enable Protected View for files originating from the internet». 4. Installer programtillegg i Excel (for at timeføringmodulen skal virke) 4.1 Lukk vinduet «Trust Center» («Sikkerhetssenter») slik at vinduet «Excel Options» vises, jf pkt 3.4. 4.2 Velg «Add-Ins» («Tillegg»). 4.3 Velg «Go...» («Start...»). Et nytt vindu åpnes: 4.4 Velg «Browse...» («Bla gjennom...»), og bla frem til mappen «C:\EMSoft\Databasefiler\Tillegg» eller den plasseringen som ble valgt ved utpakking av den zippede mappen, pkt 1.3.
4.5 Velg tillegget «InvoiceMacros.xlam». Tillegget «DateTime.xlam» på samme plassering virker sammen med timeregistreringsmodulen, men det er ikke nødvendig å installere dette. 4.6 Lukk vinduene og Excel regnearket uten å lagre. 4.7 Etter at punktene ovenfor er fulgt, vil EMSoft være klart til demobruk. 5. Innføring av brukerinformasjon mv i EMSoft 5.1 For at EMSoft skal kunne tas i vanlig bruk er det imidlertid nødvendig å fylle inn en mengde informasjon om brukerne av programmet i ulike databaser. Dette gjelder følgende filer som er plassert i mappen «EMSoft\Databasefiler»: «Advokater.accdb» «Eiendomsmeglerfullmektiger.accdb» «Eierskifteforsikring.accdb» (Normalvilkårene til Protector er forhåndsutfylt.) «Firma.accdb» «Klientkonti.accdb» (Det kan velges ulike klientkonti for ulike advokater og endatil for ulike klienter). «Rentesatser.accdb» (Rentesatser for klientkonto. Opplysningene må oppdateres ved renteendringer på klientkonto). «Variabler.accdb» (Inneholder bla informasjon for beregning av ansvarsforsikringspremie). Det kan imidlertid være greit å prøve systemet ut før en bruker for mye tid på dette. 5.2 For å kunne redigere disse databasene må vedkommende bruker ha installert Access som en del av Office pakken. Hvis ingen av brukerne har Access, kan opplysningene i stedet fylles inn i Excel regneark som kan sendes til advokat Vegard Nataas for konvertering. Det er imidlertid en fordel om minst en av brukerne har Access slik at en selv kan gjøre fremtidige endringer. 5.3 (De andre databasene som inneholder informasjon om postnummer, kommuner, etc vil bli ajourholdt av advokat Vegard Nataas og distribuert til kundene.). 6. Brukertilpassing av dokumentmaler 6.1 Dokumentmalene (som er er plassert i undermapper i mappen «EMSoft\Sorterte maler\») må eventuelt tilpasses den enkelte brukers grafiske profil (skrifttype, evt logo etc). Dette gjelder først og fremst brevmaler. Dette er en relativt omstendelig jobb som kan gjøres på to måter:
6.2 Hvis det bare er tale om å endre skrifttype eller størrelse, er det lettest å åpne hver enkelt word dokument, foreta rettelsene og deretter lagre og lukke. Det må ikke fortas endringer i filnavn eller filplassering. 6.3 Hvis det er tale om omfattende endringer (typisk brevmaler med logo) er det lettest å åpne hver enkelt mal, kopiere teksten og lime inn i en eksiterende brevmal. Malen må lukkes og den nye malen må lagres med samme navn på samme plassering ved overskriving av den enkelte mal som erstattes. Malene inneholder flettefelt og det er svært viktig at disse ikke omgjøres til tekst ved innliming i ny mal. For å se hvilke deler av teksten som er flettefelt kan en i Word på verktøylingen overst velge «Mailings» («Masseutsendelser») og «Higlight fields» («Uthev flettefelt»). Forklaring: Opplysninger som føres inn i EMSoft overføres til dokumentmalenes flettefelt ved en kobling mellom malene og regnearket som informasjonen føres inn i. 6.4 Det kan også være ønskelig med innholdsmessige endringer i malene. Dette kan i utgangspunktet gjøres på samme måte ved å åpne en mal, fjerne eller legge til tekst og deretter lagre og lukke. Det er imidlertid ikke mulig å redigere tekst som er flettefelt. Flettefelt kan riktignok fjernes i sin helhet, (men ikke endres). Det kan også legges til flettefelt som finnes i programmet, men da skal en vite godt hva en holder på med. Det er laget en egen mal som inneholder samtlige tilgjengelige flettefelt. (Microsoft Office har en grense på 255 flettefelt og alle disse er benyttet. Det er derfor ikke mulig å lage flere flettefelt uten å bort andre.). 7. Valgfrie tilpasninger som forenkler bruken av EMSoft 7.1 Bla frem til mappen C:\EMSoft\» eller den plasseringen som ble valgt ved utpakking av den zippede mappen, pkt 1.3. Åpne mappen «Sorterte maler» og høyreklikk på filen «Oppdrag 3.62M» (Dette er malen som benyttes ved registrering av nye eiendomsmeglingsoppdrag.). Hold høyre museknapp inne og dra filen til Excel ikonet som vises på oppgavelinjen i Windows (normalt nederst på skjermen) slik at en snarvei til filen fester seg til Excel. Snarveien vises dermed hver gang en høyreklikker på Excel ikonet slik at det er raskere tilgang når et eiendomsmegligsoppdrag skal registreres. Eventuelt kan en snarvei legges på skrivebordet. 7.2 Gå opp et mappenivå til mappen «EMSoft». Høyreklikk på mappen «Oppdrag» og dra over til favorittfeltet i venstre kolonne slik at det opprettes en snarvei i favoritter. Dette gir enklere tilgang til oppdragsmappene senere. 7.3 Åpne mappen oppdrag. Gjenta prosessen i pkt 5.2 for så vidt gjelder mappene «- Kontrakter PDF», «- Oppdragsavtaler PDF» og «- Oppgjørsoppstillinger PDF» for å få enkel tilgang til disse mappene. Det anbefales at alle inngåtte kontrakter og
oppdragsavtaler scannes og legges i disse mappene. Kontraktene og oppdragsavtalene kan best identifiseres med formidlingsnummer og oppdragsnummer. (Oppgjørsoppstillingene legges automatisk i rett mappe.). 8. Anbefalinger 8.1 Det bør etableres en backupløsning som tar automatisk sikkerhetskopi av mappen EMSoft. Mamut Online Backup kan anbefales. 8.2 Brukerne bør installere Dropbox som er en utmerket (og gratis) løsning for deling av filer. Dette gjør det langt enklere å formidle oppdateringer av programfiler og utføre evt fjernhjelp. Se www.dropbox.com. Bergen 14.12.12