Spørsmål til utlysning av rolle som vertskommune for utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester pr 30.8.2016 Oppsummeringen omfatter spørsmål stilt i forkant av og under informasjonsmøtet 30.8.16. NB Spørsmålene er samlet tematisk, slik at det er lettere å få oversikt under hvert punkt. Nummereringen vil derfor være noe endret fra de som er sendt ut/presentert i møtet. Spørsmål 1 - Søknadskjema - Skal søknad sendes via Altinn som vanlig eller som «egenprodusert» søknad? Skal vi egenhendig formulere søknaden eller skal vi følge en ferdig mal? - Da flere har etterspurt søknadsskjema, har Helsedirektoratet laget et søknadsskjema for å forenkle søknadsskrivingen. Skjemaet er sendt ut. - Utfylt søknad signeres av rådmann eller den som er bemyndiget, skannes inn og sendes til oppgitt adresse Spørsmål 2 - Måloppnåelse og gjennomføringsevne - I pkt. 3 Kriterier for måloppnåelse; ønsker dere en nitidig oppramsing av det vi har gjort siden 2010 eller en grovoversikt med henvisning til rapporter fra 2010(som vedlegg)? - Når det gjelder Måloppnåelse Hdir snakker med to tunger? Dere sier både at vi ikke skal beskrive hva vi har gjort tidligere, samtidig som vi skal si hvordan vi jobber og vil jobbe? - Kriterier for måloppnåelse er punkter vi vil be om at det rapporteres på når man er blitt USHT. Det kan jo gi noen indikasjoner på hva vi er ute etter med ordningen, men det er ikke meningen at man skal rapportere på dette nå. Det er punktene 1 Mål, 2 Målgruppe, 6. Krav til søknadens form og innhold og 7 tildelingskriterier som er vesentlige i forhold til søknaden. - Ad to tunger; Søknaden skal fokusere hvordan dere vil jobbe framover, samtidig skal dere vise gjennomføringsevne. Da kan erfaringer fra tidligere/gode resultater vises til som eksempel. Spørsmål 3 - Søknadsfrist - Er 15. oktober en absolutt dato? - Ja 15.10.16 er en absolutt dato, da Helsedirektoratet skal lage innstilling til HOD som tar beslutning i saken. Spørsmål 4 Medfinansiering - Hva ligger i kommunal medfinansiering? - Hvilke kostnader og personellressurser kan inngå som medfinansiering? - Hvilke kostnader og ressurser kan medregnes som medfinansiering? - Medfinansiering vil kunne variere fra fylke til fylke. Det er derfor ikke satt en fast sum for medfinansiering. Å ha tilgang til tjenesten og bruke støttefunksjoner og fasiliteter kan kalles medfinansiering, men vi ønsker en sterkere finansiell involvering av kommunen i den nye ordningen. Det er en forventning om at medfinansiering skal bidra til å styrke senteret og søker må beskrive hvordan dette skal gjennomføres. Evalueringsprosessen viste store 1
ulikheter i medfinansiering, dette påvirker sentrene. Krav til medfinansiering viser kommunens vilje til å satse. - Vertskommunene kan i tillegg inngå avtaler om en frivilling medfinansieringsordning for kommuner i utviklingssentrets geografiske virkeområde. Senteret kan også søke andre midler til aktiviteter gjennom f.eks. innovasjons og kompetansemidler hos fylkesmannen. Spørsmål 5 - Politisk forankring - Vi planlegger politisk behandling i vårt helse- og sosialstyret som skal møtes 18.oktober. Jeg vil derfor be om at vi får utsatt søknadsfristen til 19.oktober. Alternativt kan vi sende forslag med innstilling, og ettersende det politiske vedtaket. - Må saken ha vært behandlet i politiske utvalg og gjort vedtak før 15. oktober? (veldig kort tid) Eller er det nok med en forhåndsgodkjenning og at det endelige vedtaket ettersendes? - Hva kreves i forhold til politisk behandling før søknad sendes? Det tar som kjent litt tid i det politiske systemet. Er det nok å vise til tidligere vedtak om å bli vertskommune eller skal det være en ny sak til fremlegg nå? - Må søknaden behandles og vedtas i kommunestyret, eller er det nok med et vedtak i helseog omsorgskomiteen? - Kan det være opp til kommunen selv å få vedtak i det rette organet? - Når det gjelder søknadsfrist er den endelig. Det er et krav i ny ordning at det å være vertskommune er politisk forankret. Vi er innforstått med at det er kort frist, og vil derfor godta en forhåndsgodkjenning/kopi av innstilling under forutsetning av at endelig vedtak ettersendes før behandling av søknadene er avsluttet. I praksis vil dette si at vedtak må foreligge før Helsedirektoratets innstilling oversendes HOD, ca. 1.11.16 - Det er et krav i ny ordning at det å være vertskommune er politisk forankret. Kravene til vertskommunen er endret, nettopp for å styrke utviklingssentret og forankringen i vertskommunen. Dette innebærer at det skal være en ny politisk behandling. Medfinansieringen er årsak til at vi er strenge på dette. - Det er en styrke for utviklingssentret og gir en sikrere forankring at det foreligger et vedtak i kommunestyret. Helsedirektoratet ønske derfor fortrinnsvis at det foreligger et vedtak fra kommunestyret. Alternativt kan det legges ved vedtak fra annet relevant organ(helse- /omsorgskomite eller tilsvarende) men da med en forventning om at saken behandles i kommunestyret i ettertid på grunn av korte frister. Spørsmål 6 Krav til budsjett - Skal det sendes inn et eget budsjett i søknaden? (jfr. punkt 6 i regelverket) I regelverket for ordningen pkt. 6 krav til søknadens form og innhold, står det at det er krav til budsjett. Dette kan jeg ikke se står i søknadsskjema. - Regelverket for tilskuddsordningen for utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjeneste omfatter både prosessen for godkjenning av vertskommuner, og for søknad/godkjenning av årlige tildelinger. - Vi har ikke satt inn krav til budsjett i godkjenning av vertskommuner i ny ordning. Dette vil komme i neste runde når det søkes om tilskudd. Spørsmål 7 - Krav til regnskap/ revisorbehandling - Er det revisorkrav til regnskap? Eller vil midlene, som tidligere, gis som en rundsum uten krav til revisorregnskap? - Tilskuddsmidlene til utviklingssentrene vil fortsatt gis som rundsum. I ny ordning er det imidlertid krav til revisorgodkjenning av regnskapet. Dette fordi beløpet pr 2
fylke/vertskommune er ca. 1,9 mill. kroner, og ikke lenger kan anses som et mindre beløp som er unntatt revisjonsplikten. Spørsmål 8 Søknad om å være vertskommune vs. søke tilskudd / tidsperiode - Vil søknaden om rollen som vertskommune for utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester med søknadsfrist 15. oktober 2016, gjelde som søknad for 2017? Eller forventes det en ny søknad med spesifikk plan for 2017 etter ny utlysning? - Ad Tidshorisont: Hvilken periode er denne ordningen ment å gjelde for? Antar at det er bare for Omsorg 2020, dvs. 2,5 år? - Denne runden er en søknad om å videreføre rollen som vertskommune i ny ordning. Søknaden gjelder derfor hvordan kommunen vil organisere dette for å oppfylle kriteriene for å bli godkjent vertskommune. Det er utarbeidet er felles søknadsskjema for å tydeliggjøre kravene og forenkle søknadsprosessen. - Det vil være en ny søknadsrunde når det gjelder tilskudd for 2017. Her er det de som er godkjent som vertskommune som kan søke fra det enkelte fylke. Man må oppfylle kravene til å være vertskommune for å få tilskudd. - Utviklingssenter for sykehjem er holdt fram som et virkemiddel i både Omsorg 2020 og i Fremtidens primærhelsetjeneste. Det er derfor ikke satt inn at utviklingssentrene kun skal være en ordning fram til 2020. I oppdragsbrevet fra HOD står at Det legges opp til en evaluering av sentrene i forbindelse med avslutningen av planperioden for Omsorg 2020. Utviklingssentrene finansieres gjennom en tilskuddsordning over statsbudsjettet. Det forutsettes at denne videreføres Spørsmål 9 Omfordeling av midler fra Helse Fonna USHT - Vi ser i utlysningsbrevet datert 01.07.2016 at det legges opp til at kommunene som har tilhørt USHT i Helse Fonna skal fordeles til USHT i Rogaland og USHT i Hordaland. Rogaland vi få 8 nye kommuner og Hordaland 10 (?). Utfra dette og at befolkningstall i Rogaland er ca. 470907 og i Hordaland ca. 517601 mener Stavanger kommune og vi ved USHT at noen av de omfordelte midlene fra Helse Fonna må tildeles Rogaland og ikke bare Hordaland og Nordland som forslått i utlysningsbrevet. - Hordaland og Rogaland er de eneste sentrene som får økt antall kommuner ved nedleggelse av USHT Fonna -Begge sentrene i fylkene får 8 og 11 nye kommuner -Forskjell i folketall er marginale. Hva er den store forskjellen på Hordaland og Rogaland som gjør at dere velger å tildele Hordaland en ekstra million? - Beregningene som ligger til grunn for beslutningen om å tildele ekstra midler til Hordaland og Nordland er vurdering av befolkningsgrunnlag, antall kommuner og flatemål/geografi. I ny ordning skal det være et utviklingssenter i hvert fylke. Ved en omfordeling av midler fra Helse Fonna sikrer man at alle får en rimelig grunnfinansiering samtidig som de to fylkene med størst utfordringer i forhold til areal, folketall og antall kommuner får sine behov ivaretatt. Spørsmål 10 - Kompetansekrav - «Kommunen må dokumentere at senteret kan oppfylle kompetansekrav til utviklingssentrene, herunder krav til mastergrad og tverrfaglig kompetanse.» Jeg ønsker at dere kan utdype punktet om kompetansekrav; Er det krav at leder av utviklingssenteret skal ha mastergrad/hovedfag? Krav til mastergrad for medarbeidere, faste ansatte, prosjektledere? - Bakgrunn for at det stilles kompetansekrav i ny ordning er å sikre at senteret har kompetanse til å oppfylle hovedmål og intensjon med utviklingssentrene. De faglige utfordringene i 3
sykehjem og hjemmetjeneste har økt. Dette stiller krav til kompetanse og kunnskapsbasert praksis i kommunale helsetjenester. Utviklingssentrene har en viktig rolle, og det er derfor naturlig at det nå stilles kompetansekrav. Kompetansen må finnes i utviklingssentret, men det er ikke tatt stilling til hvem som skal ha denne kompetansen. Søkere bes derfor beskrive senterets kompetanse for å gjennomføre sine oppgaver, herunder tverrfaglig kompetanse og relevante mastergrader, og hvordan denne er tilknyttet sentret. - NB: I søknadsskjemaet står at dokumentasjon om oppfylling av kompetansekravet skal vedlegges. Dette kan dere se bort fra. Under punktet Måloppnåelse og arbeidsform i søknadsskjemaet er Kompetansekrav et eget punkt. Det holder at dette beskrives i dette punktet. Det er imidlertid viktig at det beskrives hvilke kompetanse utviklingssentret har, og hvordan man har/vil tilknytte annen kompetanse til senteret for å oppfylle kravet. Spørsmål 11 Opprettelse av «satellitt» - Hva menes når det står at man kan opprette en satellitt? Hva tenker Helsedirektoratet om dette? - Hvilken status har satelittkommunen vs. vertskommunen? - Navnet satellitt er klønete bør finne et annet navn som beskriver funksjonen kan man finne et mer innovativt begrep? - Vil ordningen åpne for utvikling av andre samarbeidsformer mellom kommuner for etablering og drift av Utviklingssenterfunksjonen, f eks partnerskapsavtaler som ivaretar en mer likeverdig ansvarsfordeling kommuner imellom for drift av Utviklingssenteret? Evt. der man kan fordele ansvarsområder? - Hvor mye som må være avklart i forkant ifb. med en avtale om å ville være satellitt? De to kommunene vil eventuelt bli konkurrenter om oppdraget, og vi må jo avklare overfor hverandre om vi begge vil være satellitter dersom den andre får det. Men for meg synes det vanskelig å på forhånd gjøre bindende avtaler om hvilket oppdrag satellitten skal ha og hvilken økonomi som følger med. Et nytt styringsråd må jo ha innflytelse på dette, og slik jeg ser det for vårt fylke, vil aktiviteten ha mye å tjene på at alt blir samlet under en hatt, for så å bli satt ut igjen som oppdrag. Vi vil ikke tjene på å forhåndserklære at alt kan fortsette som før, bare med satellitt-benevnelse på den ene. Jeg oppfatter søknadsskjemaet slik at det må foreligge en avtale, men hvor strengt og detaljert er dette å oppfatte? - Den nye ordningen forutsetter en enhetlig satsning i fylket, og vi vil oppfordre de som i dag er utviklingssenter til å samarbeide om hvordan dette best kan gjennomføres i eget fylke. - I det nye regelverket er det tatt inn at vertskommunen kan opprette en satellitt i en annen kommune. Dette er tatt inn som en åpning for at det i noen fylker kan være hensiktsmessig for å nå ut i hele fylket. Det er ikke lagt inn ekstra midler til dette. Helsedirektoratet har ikke lagt føringer for hvordan et slikt samarbeid eventuelt skal organiseres. Ordningen forutsetter derfor at det foreligger en avtale om samarbeid mellom vertskommunen og den kommunen som satellitten skal opprettes i, og at dette beskrives i søknaden. Det er en forutsetning at avtalen viser et troverdig og forpliktende samarbeid mellom de aktuelle parter, eks med avklarte samarbeidsstrukturer, men avtalen må ikke være helt detaljert. - Et Partnerskap mellom to kommuner kan også være aktuelt, men det SKAL være en kommune som er søker / ansvarlig. Utover dette kan vertskommunen/søker beskrive hva som er avtalt og hvordan man løser samarbeidet i sitt fylke. - Betegnelsen satellitt ligger i regelverket slik det står i dag. Dette navnet kan diskuteres og endres på et senere tidspunkt. 4
Spørsmål 12 Fag og utviklingsmiljø/ Samarbeid med Høgskolen - Hva med samarbeidet med Høgskolen? Det er lite tydelig i utlysningen, nå er kravet at man skal være tilknyttet fag - og utviklingsenhet i kommunen? - Krav til FOU enhet hva mener vi med det? Det står at det skal være i kommunen. Holder det at USHT er knyttet til en enhet, eller må det være en egen avdeling? - Tidligere har det vært en forventning til at USHT har en aktiv rolle når det gjelder samarbeid med utdanningssteder om studentpraksis og lærlinger. Vi finner ikke uttrykt forventninger om dette i det som nå er sendt ut. Hvordan skal vi tolke det? - Ad samarbeid med Høgskolen og andre kompetansemiljø så er det samme forventning som tidligere, om at man etablerer samarbeid. - Ad oppfølging av studenter og elever, så kom det fram under evalueringen at utviklingssentrene ikke ønsker å sitte med ansvar for å fordele studenter og ha den praktiske oppfølgingen som kommunene bør ha ansvar for. Dette er derfor tatt ut for å avgrense oppgavene noe. Oppfølging av studenter og elever er en viktig oppgave for kommunen og det er en forventning om at USHT kan bidra inn. Hvordan det er hensiktsmessig i forhold til mål for ordningen må avklares lokalt - NB det står fag- og utviklingsmiljø ikke enhet. Dette kan være ulikt i kommunene. Vertskommunen må beskrive hvordan samarbeid med ulike fagmiljøer/fagpersoner i kommunen organiseres. Spørsmål 13 Samarbeidsplan med andre kommuner - Hvor detaljert er beskrivelsen av planen for samarbeidet med andre kommuner være? - Det forventes at man legger en plan og viser hvordan man vil jobbe. Mange har samarbeidet med øvrige kommuner allerede og har erfaring for hva som fungerer. Spørsmål 14 Avgrensing av oppdrag / brukergrupper? - Har helsedirektoratet planer om å gjøre noen avgrensninger av USHT sitt oppdrag? - Vi viser til hovedmålsettingen Det er en forventning om at sentrene skal jobbe ut fra nasjonale satsinger og lokale behov. Regelverket beskriver forventning til et bredt faglig perspektiv. Hvilke grupper som omfattes i sykehjem og hjemmetjenester kan variere. Regelverket beskriver eksempel på grupper. Spørsmål 15 Styring fra Helsedirektoratet - Til nå har de årlige tilsagnsbrevene fra Helsedirektoratet kommet på våren, april-mai. I tilsagnsbrevet pleier Helsedirektoratet å angi hvilke innsatsområder USHT skal prioritere. Dette er svært utfordrende for planlegging av USHT sin aktivitet, det er behov for mer forutsigbarhet og mulighet for langsiktig planlegging og bruk av ressurser. Hvordan og når vil Helsedirektoratet gi sine styringssignaler framover? - Kommunene er en del av den kommunale styringsstrukturen. Helsedirektoratet kan kun styre gjennom tilskuddsregelverk, tildelingsbrev og beskrivelse av samfunnsoppdrag. De føringene som er lagt i tilskuddsutlysning og tildelingsbrev er til stor del nasjonale føringer. Vi skal utarbeide et samfunnsoppdrag og vi kan ha en dialog om hvordan dette skal håndteres på samlingen i februar, slik at det skapes en forutsigbarhet. 5
Spørsmål 16 - Samarbeidsaktører som ønsker avtale - Det er flere samarbeidsaktører som vil tegne avtaler med utviklingssentret. Vi har vist til at vi er i en søknadsprosess, og at det derfor er for tidlig å inngå en slik avtale der vi forplikter oss overfor en aktør - Det er lagt inn i kriteriene for ordningen at utviklingssentret skal samarbeide med andre aktører, og bidra til å implementere nasjonale føringer sett i forhold til lokale behov i eget fylke. Helsedirektoratet ser at andre aktører ønsker å få til en avtale for å kunne starte planlegging for 2017, men har forståelse for at vertskommuner/utviklingssenter ikke kan inngå denne type avtaler før de vet om de skal videreføres i 2017. Det er ikke noe i veien for at den enkelte kommune kan inngå en slik avtale uavhengig av om en blir utviklingssenter videre, dersom dette er en lokal prioritering. Spørsmål 17: - Distriktskommune vs. bykommune? - Hvordan stiller Helsedirektoratet seg til distriktskommuner vs. bykommuner som utviklingssentre? - Vedtaket om fremtidens utviklingssentre tar ikke stilling til om vertskommunen er en stor bykommune eller en distriktskommune, men lister opp forventninger og krav til vertskommunen både når det gjelder medfinansiering, organisering og samarbeid. Søknadene vil bli vurdert ut fra i hvilke grad de oppfyller mål og kriterier for ordningen. Spørsmål 18 forhold til velferdsteknologiprogram - Hvordan har Helsedirektoratet tenkt at USHT skal samhandle med det nasjonale velferdsteknologi-programmet? Det gjelder blant annet ansvar og deltakelse i prosjektutvikling, spredning, forskning. Skal det være opp til hvert USHT i hvert fylke, eller blir det en samordning på nasjonalt nivå? Dumt å ikke bruke nettverket til USHT ift. spredning slik det er nå blir det dobbeltarbeid i regionen. - Velferdsteknologiprogrammet er en viktig nasjonal satsning og det vil være naturlig at utviklingssentrene bidrar inn her, det samme gjelder det nasjonale pasientsikkerhetsprogrammet. Det vil være i tråd med hovedmålsettingen for USHT. Det er ikke lagt inn føringer på dette nå, men dette vil vi komme tilbake til. Ad målgruppe for utviklingssentrene I nytt regelverk er dette fortsatt hjemmetjeneste og sykehjem. Mange kom med forslag om å utvide dette. Helsedirektoratet skal få et oppdrag der det skal vurderes å utvide målgruppen til å gjelde hele helseog omsorgstjenesten 6
Oppdatering pr 9.9.2016: Spørsmål 19 Avtale med Aldring og Helse - USH Østfold har siden oppstart i 2008/2009 hatt ansvar for ABC opplæringen i hele Østfold, og har nå fått tilsendt en underleverandøravtale fra Aldring og Helse, som ser ut til at avtalen skal ha tilbakevirkende kraft for hele 2016,;Aldring og Helse uansett må «ha avtalen undertegnet for aktivitet som er fakturert i 2016». USH Østfold har gjennomført 4 heldagsseminarer for deltakere i kommunene i Østfold våren 2016, og er i gang med planlegging av 5 nye seminarer denne høsten. Vi håper å få fakturert for disse selv om vi ikke underskriver en avtale nå. - Vi ber om svar fra dere i Helsedirektoratet - på hvordan skal vi forholde oss til denne forespørselen fra Aldring og helse? - Er dette eventuelt en sak Helsedirektoratet kan ta videre med Nasjonal kompetansetjeneste for aldring og helse? - Se også svar på spørsmål 16. - Helsedirektoratet har gjennomført en anskaffelse der Aldring og helse er ansvarlig for ABC- satsingene. De er dermed ansvarlig for på skaffe underleverandører i fylkene. I mange fylker har utviklingssentrene vært en viktig samarbeidspartnere og dere er ønsket å ha denne rollen også videre. - Vi er i en søknadsprosess der det ikke er klart før 21.11.16 hvem som skal ha rollen som utviklingssenter videre. Helsedirektoratet mener derfor at dere bør avklare med Aldring og Helse at dere evt. inngår avtale fra i år, men med forbehold om at dere har funksjonen som utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjeneste til neste år. Dersom funksjonen ikke videreføres opphører avtalen fra 1.1.17. - Helsedirektoratet har orientert Aldring og Helse om at dette spørsmålet er reist fra flere utviklingssentre, og at vi har svar på denne måten. Spørsmål 20 Vedrørende ledelse av sentrene - Det står noe om ledelse/leder, og vi har vurdert dette ut fra dagens modell der de to prosjektlederne for utviklingssenteret rapporterer til hver sin leder (institusjon og hjemmetjenester), men samarbeider tett. De to lederne det rapporteres til er i linja under rådmann. Noen har oppfattet at det ved ny utlysning av drift av utviklingssenteret kreves en bestemt organisering og at funksjonen bør legges direkte under kommunalsjef/toppledelse. Jeg vil gjerne få en tilbakemelding på om det er forventet en bestemt organisering eller om vertskommunen står fritt i dette valget. Er det videre et krav om at EN person er leder for utviklingssenteret og den personen må arbeidet direkte i senteret (eller være en virksomhetsleder for en virksomhet). - I kravet til vertskommune for utviklingssenter står at det skal være ett utviklingssenter i hvert fylke, og at utviklingssentret skal ha ansvar for både sykehjem og hjemmetjeneste. Videre er det et krav at utviklingssentret skal knyttes til et fag og utviklingsmiljø i vertskommunen, for å sikre samarbeid og synergieffekt. I dette ligger en føring om at utviklingssentret i vertskommunene skal bidra til en 7
synergieffekt for fag- og tjenesteutvikling i egen kommune, og være tettere knyttet til kommunens øvrige utviklingsarbeid. Hensikten med å samle til ett felles senter er å lage et mer robust og slagkraftig senter. Søker må beskrive hvordan dette skal gjennomføres i søknaden slik at mål for ordningen oppnås. Spørsmål 21 - Nasjonale nettsider for utviklingssentrene - Er det planlagt å videreføre nasjonal nettside for alle Utviklingssentrene i 2017-2020? Dette i forhold til kommunikasjon og spredningsarbeidet vi ser at er tema også i årene fremover. - Er det diskutert hvilke rammer og innhold en eventuell videre samleside skal ha av innhold og hvordan det skal styres? Jeg kan utdype dette men ser at dette bør være et tema på samlingen i februar dersom det videreføres på linje med hva som er status i dag. - Er det diskutert om en eventuell fornyet felles nasjonal nettside bør knyttes nærmere opp til det kommende «Omsorgsbiblioteket», som jeg oppfatter skal inneholde rapporter/omtaler av allerede gjennomførte satsninger i landet. Dette blir jo da sammenfallende med satsninger som også ligger omtalt på www.utviklingssenter.no - Dere reiser gode spørsmål angående hva som er god spredningsstrategi av prosjekt fra utviklingssentrene. Helsedirektoratet vil starte diskusjon rundt dette nå i høst, og det blir tema på samlingen i februar i en eller annen form. Det er satt av midler videre til denne satsingen. Det er viktig med en god og tydelig informasjonskanal, og det er viktig at vi har gode system på å formidle erfaringer fra ulike prosjekt, slik at andre kan lære og bruke dette i videre spredningsarbeid. 8