SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/1549 Sign: Dato: Utvalg: Kommunestyret 13.06.2016 REFERATLISTA - KOMMUNESTYRET 13. JUNI 2016 1. Protokoll fra møte i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.2016. 2. Finansrapport 1. tertial 2016 Notat m/vedlegg fra økonomisjefen til rådmannen av 20.05.2016. 3. Brev fra Fylkesmannen i Rogaland av 11.05.216 til Knut Birkeland: Svar på anmodning om utredning av fastlandsdelen av Karmøys kommunetilhørighet. 4. Referat fra dialogmøte mellom formannskapene i Karmøy kommune og Haugesund kommune 09.05.2016. 5. Delegasjonsreglementets kapittel «Administrasjonsutvalget sin myndighet» Oppfølging/tolkning av enkelte punkter. Notat til rådmannen fra personalsjefen. (Notat ettersendes fredag 03.06)
Karmøy kommune v/postmottak ( via e-post) Rådhuset 4250 KOPERVIK Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 16/195/033/tha Toril Hallsjø 13.05.16 Deres dato Arkiv Telefon 52 75 73 50 KONTROLL- OG KVALITETSUTVALGET PROTOKOLL FRA MØTET 11.05.16 Vedlagt følger protokoll fra møte i kontroll- og kvalitetsutvalget den 11. mai 2016. Protokollen er gjennomlest og godkjent av leder i dag og den vil bli lagt fram for utvalget til endelig godkjenning i neste møte den 11. mai. Jeg vil be om at protokollen blir sendt ut blant saksdokumentene til neste kommunestyremøte, slik at medlemmer, varamedlemmer, administrasjon og presse blir orientert. Videre må protokollen gjøres kjent på kommunens nettside. For spørsmål, ta gjerne kontakt med utvalgssekretær på telefon 52 75 73 50/95 98 69 79 eller på e-post tha@kontrollutvalgene.no. Med hilsen Toril Hallsjø (sign.) Daglig leder Vedlegg: Protokoll fra møtet 11.05.16 Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks 57 5575 Aksdal tlf.: 52 75 73 50 e-post: post@kontrollutvalgene.no web: www.kontrollutvalgene.no
Møte nr. 3/16 KARMØY KONTROLL- OG KVALITETSUTVALG PROTOKOLL Onsdag 11. mai 2016 ble det avholdt møte i Karmøy kontroll- og kvalitetsutvalg under ledelse av utvalgets leder Einar R. Endresen. MØTESTED: Karmøy Rådhus, rom 309 MØTESTART/MØTESLUTT: kl. 17.30 kl. 19.40 MØTENDE MEDLEMMER: MØTENDE VARAMEDLEM: FORFALL: FRA SEKRETARIATET MØTTE: FRA REVISJONEN MØTTE: Einar R. Endresen (FrP), Svein Andreas Næsse (Ap), Brit Astrid Grønning (H), Per Inge Sjurseth (FrP), Solrun Gjerdevik (V) og Wenche Lindtner (Sp) Bjørn Egil Hatteland (KrF) Øyvind Meistad (KrF) Daglig leder/utvalgssekretær Toril Hallsjø, Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS Revisor/partner Else Holst-Larsen, Deloitte AS t.o.m. sak 18/16 ANDRE SOM MØTTE: Helse- og omsorgssjef Nora Olsen-Sund i sak 14/16 Økonomisjef Morten Sørensen og regnskapssjef Catrine Ellingsen t.o.m. sak 18/16 MERKNADER TIL INNKALLING: MERKNADER TIL SAKLISTE: Ingen To saker ble tatt opp under Eventuelt i etterkant, hvorav en som ekstrasak 22/16 FØLGENDE SAKER BLE BEHANDLET: SAK 13/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 09.03.16 Sekretariatets innstilling: Protokollen fra møtet i kontroll- og kvalitetsutvalget 09.03.16 godkjennes. Behandling i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Utvalget hadde ingen merknader til protokollen. Enstemmig vedtak i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Protokollen fra møtet i kontroll- og kvalitetsutvalget 09.03.16 godkjennes. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 1
Møte nr. 3/16 14/16 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «PLEIE- OG OMSORSTJENESTER FOR ELDRE» Sekretariatets innstilling: Karmøy kontroll- og kvalitetsutvalg tar rådmannens tilbakemelding om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Tildeling og tilgjengelighet av pleie- og omsorgstjenester for eldre» til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. Behandling i kontrollutvalget 11.05.16: Helse- og omsorgssjefen viste til sitt notat, som var tatt inn i saksframlegg, hvor revisors anbefalinger og iverksatte tiltak var nærmere kommentert. Bestillerkontoret jobber med å holde frister, men de er under stort press. Det er laget rutiner for avslag på søknader og oversiktsprosedyrer, og det er blitt gitt opplæring. Hun var fornøyd med det arbeidet som var gjort på bakgrunn av rapporten. Utvalget hadde ingen merknader til saken. Utvalget drøftet videre saksgang med hensyn til rapportering til kommunestyret. Sekretær mente saken enten kunne sendes videre som egen sak (settes på sakslista til kommunestyret) eller som orienteringssak (føres opp under referatsakene). Utvalget ble enig om denne saken skulle sendes som egen sak til kommunestyret, og at vedtaket rettes fra «kontroll- og kvalitetsutvalget» til «kommunestyre» og at andre setning i innstilling ble strøket. Enstemmig vedtak i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16 og innstilling til kommunestyret: Karmøy kommunestyre tar rådmannens tilbakemelding om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Tildeling og tilgjengelighet av pleie- og omsorgstjenester for eldre» til orientering. 15/16 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN SENTRAL- ADMINISTRASJONEN Sekretariatets innstilling: Karmøy kontroll- og kvalitetsutvalg tar rådmannen og økonomisjefens gjennomgang om sentraladministrasjonen til orientering. Behandling i kontrollutvalget 11.05.16: Økonomisjefen mente at som følge av ny organisering av stab/støttefunksjonene ville det være naturlig at nyansatt stabssjef Ørjan Røed orienterte. Utvalget var enig om at orienteringen utsettes til novembermøtet i henhold til vedtatt plan. Enstemmig vedtak i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Saken utsettes som følge av ny organisering av stab/støttefunksjonene i Karmøy kommune. Kontroll- og kvalitetsutvalget ønsker orientering om stab/støttefunksjonene i møtet 23.11.16. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 2
Møte nr. 3/16 16/16 KARMØY KOMMUNE - ÅRSREGNSKAP 2015 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Sekretariatets innstilling: Kontroll- og kvalitetsutvalget har følgende/ingen kommentarer til årsregnskapet 2015 og vedtar vedlagte uttalelse til Karmøy kommunes årsregnskap for 2015 slik den foreligger/ med disse endringene/tilleggene. Behandling i kontroll- og kvalitetsvalget 11.05.16: Økonomisjefen orienterte og gav en presentasjon av nøkkeltall og utvikling på lysark. Presentasjonen ble også delt ut på papir. Kommunens driftsomsetning er nå på 2,7 milliarder og kommunen fikk et regnskapsmessig overskudd på 39. mill. kr. Netto driftsresultat ble på 3,3 %, som er over norm 1,75 %. Mye skyldes at pensjonsberegningen ble endret, som følge av ny uføreregler, slik at alle kommuner fikk redusert sine kostnader, men det er fortsatt stort budsjettavvik innen helse/omsorg (minus 16,2 mill. kr). Lånegjelden er nå på 1,8 milliarder, og kommunen ligger litt over anbefalt nivå. Hver måned utbetales ca.100 mill. kr i lønn. Status viser at kommunen har fortsatt store utfordringer framover, spesielt innen helse/omsorg. Utvalget kommenterte de store kostnadene knyttet til sykefravær og vikarbudsjett. Økonomisjef mente det ble sett på årsaker og satt inn tiltak. Utvalgsleder framhevet at dette er et ledelsesansvar, som må følges opp på hver enkelt arbeidsplass. Revisor viste til at det var avgitt ren revisjonsberetning. I årsrapporten var det kommentert to forhold: det ene var skryt for bedre dokumentasjon, og det andre var bekymring for håndteringen av eiendomsskatteinnkreving. Ellers hadde hun ingen merknader til regnskapet. Økonomisjefen opplyste at det siste var allerede løst ved omrokkering og nye rutiner. Utvalget hadde ellers ingen merknader. Enstemmig vedtak i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16 og innstilling til kommunestyret: Kontroll- og kvalitetsutvalget vedtar vedlagte uttalelse til Karmøy kommunes årsregnskap for 2015 slik den foreligger: Kontroll- og kvalitetsutvalgets uttalelse: Karmøy kommunes årsregnskap for 2015 er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 39 581 922. Kontroll- og kvalitetsutvalget merker seg at årsregnskapet viser et positivt netto driftsresultat med 89 mill. kr, som utgjør 3,3 % av driftsinntektene. Dette er over Teknisk beregningsutvalgs anbefalte ny resultatmargin på 1,75 % og klart bedre resultat enn i fjor, som var på 0,6 %. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2015, mener kontroll- og kvalitetsutvalget at årsregnskapet for 2015 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av kommunens virksomhet i 2015 og for kommunens økonomiske stilling pr 31.12.15. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 3
Møte nr. 3/16 Ut over ovennevnte har kontroll- og kvalitetsutvalget ingen merknader til Karmøy kommunes årsregnskap for 2015. 17/16 KARMØY VANNVERK - ÅRSREGNSKAP 2015 UTTALELSE Sekretariatets forslag til uttalelse: Kontroll- og kvalitetsutvalget har ingenting å bemerke til Karmøy vannverks årsregnskap for 2015 med henvisning til revisjonsberetningen datert 16.03.16. Regnskapet for 2015 anbefales godkjent slik det er framlagt av regnskapssjefen. Behandling i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Utvalget hadde ingen merknader til regnskapet. Enstemmig vedtak i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16 og innstilling til kommunestyret: Kontrollutvalget har ingenting å bemerke til Karmøy vannverks årsregnskap for 2015 med henvisning til revisjonsberetningen datert 16.03.16. Regnskapet for 2015 anbefales godkjent slik det er framlagt av regnskapssjefen. 18/16 KARMØY NÆRINGSFOND - ÅRSREGNSKAP 2015 UTTALELSE Sekretariatets forslag til uttalelse: Kontroll- og kvalitetsutvalget har ingenting å bemerke til Karmøy Næringsfonds årsregnskap for 2015 under henvisning til revisjonsberetningen datert 29.04.16. Regnskapet for 2015 anbefales godkjent slik det er framlagt. Behandling i kontrollutvalget 11.05.16: Revisor klargjorde at det i år var avgitt uttalelse, ikke revisjonsberetning, da det ikke foreligger fullstendig årsoppgjør med noter og styreberetning. Økonomisjefen gjorde greie for opprettelsen av fondet på 1980-tallet. Utvalget hadde ingen merknader. Enstemmig vedtak i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16 og innstilling til kommunestyret: Kontroll- og kvalitetsutvalget har ingenting å bemerke til Karmøy Næringsfonds årsregnskap for 2015 under henvisning til revisjonsberetningen datert 29.04.16. Regnskapet for 2015 anbefales godkjent slik det er framlagt.. Etter sak 18/16 ønsket revisor å fratre. Utvalgsleder takket revisor og Deloitte AS for et godt samarbeid i de fire årene de hadde vært kommunens revisor og revisjonsselskap. Fra 01.07.16 overtar KPMG AS som kommunens revisjonsselskap. SAK 19/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2020 - 1. gangs behandling Sekretariatets innstilling: Karmøy kontroll- og kvalitetsutvalg tar utkast til Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 og overordnet analyse/vedlegg til plan til orientering. Saken legges fram igjen for utvalget til møtet i juni. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 4
Møte nr. 3/16 Behandling i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Sekretær orienterte om saksgang. Utvalget hadde ingen merknader. Enstemmig vedtak i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Karmøy kontroll- og kvalitetsutvalg tar utkast til Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 og overordnet analyse/vedlegg til plan til orientering. Saken legges fram igjen for utvalget til møtet i juni. SAK 20/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2020 - 1. gangs behandling Sekretariatets innstilling: Karmøy kontroll- og kvalitetsutvalg tar utkast til Plan for selskapskontroll 2016-2020 og overordnet analyse/vedlegg til plan for selskapskontroll til orientering. Saken legges fram igjen for utvalget til møtet i juni. Behandling i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Sekretær orienterte om saksgang. Utvalget hadde ingen merknader. Enstemmig vedtak i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Karmøy kontroll- og kvalitetsutvalg tar utkast til Plan for selskapskontroll 2016-2020 og overordnet analyse/vedlegg til plan for selskapskontroll til orientering. Saken legges fram igjen for utvalget til møtet i juni. SAK 21/16 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER 11.05.16 Vedlegg: 17. Statusoversikt pr. mai 2016 18. Komm.styrevedtak 02.05.16, sak 30/16 Forvaltn.rev.prosjekt «Barneverntjenesten» 19. Komm.styrevedtak 02.05.16, sak 32/16 Delegasjonsreglement KK rev. utg. 2016 20. Representantskapsmøte 25.04.16 Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS 21. Representantskapsmøte 27.04.16 Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS 22. Representantskapsmøte 29.04.16 Haugaland Vekst IKS 23. Representantskapsmøte 23.05.16 Krisesenter Vest IKS 24. Signert avtale om revisjonstjenester 2016-2020 25. Forslag til ny kommunelov NKRF nytt 10.03.16 26. Høring NOU 2016:4 Ny kommunelov 27. Oppfølging av møteprotokoller: Kommunestyret (alle) 02.05.16 (neste 13.06.16) Formannskapet (alle) 14.03.16, 18.04.16 og 09.05.16 Administrasjonsutvalget (W.L) 06.04.16 (neste 15.06.16) Hovedutvalg teknisk og miljø (Ø.M og P.I.S.) 21.04.16 (neste 09.06.16) Hovedutvalg helse og omsorg (S.G) 13.04.16 og 11.05.16 Hovedutvalg oppvekst og kultur (S.A.N. og B.A.G.) 06.04.16 (neste 08.06.16) Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og eldreråd (E.E) 10.05.16 Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 5
Møte nr. 3/16 Behandling i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Sekretær gikk i gjennom sakene. Utvalgsleder kommenterte. Utvalget hadde ellers ingen merknader. Enstemmig vedtak i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Referatsakene 17 27 blir tatt til orientering. EKSTRA- SAK 22/16 BEKYMRING VEDR. BARN SOM TRENGER EKSTRA OPPFØLGING I SKOLEN PGA SYKDOM Behandling i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Svein Andreas Næsse (Ap) tok opp saken på bakgrunn av henvendelser fra foreldre til elever med ulike typer sykdom og deres bekymring. Han hadde forberedt skriftlig forslag som ble lest opp og sendt rundt bordet. Hans forslag var at utvalget skulle be om en orientering fra oppvekstsjefen om emnet i et senere møte. Hans forslag til vedtak ble drøftet og utvalget støttet forslaget. Utvalgsleder fremmet forslag om at saken ble satt på sakslista med eget saksnummer. Det ble votert og utvalget sluttet seg til forslaget og et omarbeidet forslag til vedtak. Utvalget var enig om at tilbakemeldingen var ønsket framskjøvet til første møte etter sommeren, enn å vente til planlagt orientering i slutten av september. Enstemmig vedtak i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Karmøy kontroll- og kvalitetsutvalg ønsker å bli orientert om hvilke rutiner og tiltak som blir benyttet i skolene overfor barn som trenger ekstra oppfølging i skolen pga. sykdom. Det er fra foreldre til elever i skolen gitt uttrykk for bekymring relatert til skolens kunnskap til å ta seg av barn som trenger ekstra hjelp grunnet sykdom. Barn med f.eks. diabetes, astma, epilepsi m.m. trenger ekstra overvåking i det daglige, samt en annen oppfølging enn andre barn. Det er svært viktig at skolene har kunnskap om hvordan de skal håndtere disse sykdommene. Manglende kunnskaper/rutiner kan være dramatiske. Utvalget vil be om en tilbakemelding fra oppvekst- og kultursjef til møtet 31.08.16. Eventuelt Orientering om skolens oppfølging av barn med sykdom Svein Andreas Næsse tok opp sak på bakgrunn av henvendelse fra foreldre, som utvalget valgte å ta inn i protokoll som ekstrasak, sak 22/16. Informasjon til involverte i EU-prosjekter Utvalgsleder Einar Endresen tok opp med utvalget en e-post som var sendt til ham, med en del synspunkter og spørsmål rundt et spesifikt EU-prosjekt fra 2012, hvor vedkommende var blitt ført opp i søknad, uten kjennskap til dette før i fjor høst. Overskriften er «Kommunens hemmelige liv» og der blir bl.a. stilt spørsmål med kommunens etterlevelse av intensjonene til Transparency International. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 6
Møte nr. 3/16 Utvalget drøftet saken og mente det var mye uklart vedr. søknad og prosjekt, og utvalget følte behov for en nærmere redegjørelse fra administrasjonen. Enstemmig vedtak i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.16: Karmøy kontroll- og kvalitetsutvalg vil be rådmannen undersøke nærmere om sak knyttet til henvendelse om et EU-prosjekt fra 2012, herunder bl.a. hvilke rutiner prosjektleder har å informere de involverte, og at rådmannen møter i neste møte i juni og orienterer. Neste møte Etter vedtatt møteplan er neste møte onsdag 15. juni kl.17.30. Saker er: plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020, oppfølging av rapport om selskapskontroll Haugaland Kraft AS og andre orienteringer (arkivsituasjon og EU-prosjekt) Karmøy, 11. mai 2016 Einar R. Endresen (sign.) leder Toril Hallsjø (sign.) utvalgssekretær Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 7
Arkivkode Arkivsaksnr./Løpenr. Dato 251 16/1271 30647/16 20.05.2016 Finansrapport 1. tertial 2016 Fra: Til: Økonomisjef Morten Sørensen Rådmann Sigurd Eikje RAPPORT VEDR KARMØY KOMMUNES FINANSFORVALTNING PER 30.04.2016 Finansrapporten er utarbeidet med utgangspunkt i rapporter fra våre forvaltere DnB Kapitalforvaltning og Eika Kapitalforvaltning ASA samt rapporter fra våre egne plasseringer i SKAGEN-fond, PLUSS-fond, Holberg-fond og Pareto fond. Videre vises det til vår likviditets- og låneoversikt, samt kontrollrapport utarbeidet av revisjonsfirmaet Deloitte AS (vedlagt). Kommentarene nedenfor er basert på situasjonen ved utgangen av april. Samlet grafisk oversikt viser utvikling sammenlignet med fordelt budsjett, hva vi ville ha oppnådd hvis vi hadde satt pengene inn i vår hovedbank til avtalt rente, og hvordan utviklingen ble i 2015. PLASSERING AV LIKVIDITET Per april 2016 var verdiene av plasseringer i finansmarkedet på kr 422.865.308, mens verdiene var på kroner 422.916.224 ved inngangen på året. Det er ikke foretatt noen endringer i porteføljen i første tertial. Samlet verdiendring i første tertial var på kroner -50.916. Dette gir igjen en negativ avkastning hittil i 2016 på -0,01 % mot+ 2,50 % på samme tid i 2015. Plasseringene har ulik risiko på en skala fra 1 til 10, hvor 10 er høyeste risiko. Det var en svært svak børsstart på året både her hjemme og internasjonalt, noe som først og fremst skyldes kraftig fall i oljeprisen og usikkerheten om utviklingen i Kinas økonomi. Etter bunnen midt i februar har imidlertid børsen klatret opp igjen sammen med oljeprisen. Ved utgangen av 1. tertial var vi tilbake til utgangspunktet 1. januar. De norske aksjefondene har kommet seg opp på pluss-siden med 2,7 %, mens de utenlandske globale fondene er fremdeles ned 9,0 %. Pengemarkedsfondene og obligasjonsfondene er også samlet sett på pluss-siden ved utgangen av april, selv om disse varierer over og under null %. Nedenfor følger en nærmere spesifisering av de enkelte plasseringene våre ved utgangen av 1. tertial. Gjennomsnittlig veid risiko på våre plasseringer var da på 3,0. Det vil si at vi har en gjennomsnittlig lav til moderat risiko på våre plasseringer.
Forvalter: DnB Kapitalforvaltning Verdien av plasseringene gjennom DnB Kapitalforvaltning per 30.04.2016 var på kroner 167.260.644. Avkastningen på plasseringer per april i 2016 var på pluss 0,15 % mot 2,62 % i 2015 og 1,66 % i 2014. Pengene er plassert både i pengemarkedsfond og obligasjonsfond med lav risiko og i aksjefond med relativ høy risiko. I DnB har vi nå pengene plassert i 6 forskjellige fond med følgende saldo per 30.04.2016 og resultat: DnB Norge Selektiv (III) Kr 9.899.094 Avkastning 3,33 % risiko 7 DnB Global (IV) Kr 17.977.554 Avkastning -9,02 % risiko 5 DnB Likviditet 20 (V) Kr 42.433.607 Avkastning 0,98 % risiko 1 DnB Obligasjon 20 (IV) Kr 46.906.380 Avkastning 1,72 % risiko 1 DnB Obligasjon (III) Kr 46.723.139 Avkastning 1,44 % risiko 1 DnB Nordic Technology Kr 3.320.871 Avkastning -6,08 % risiko 7 Fondene har forskjellig sammensetning slik at vi står bedre rustet ved endringer i finansmarkedet. Plasseringene har en gjennomsnittlig risiko på 1,8. Forvalter: Eika Kapitalforvaltning AS Verdien av plasseringene gjennom Eika Kapitalforvaltning per 30.04.2016 var på kroner 162.004.065. Avkastningen på plasseringer per april 2016 var på pluss 1,01 % mot 1,19 % i 2015 og 2,17 % i 2014. Pengene er plassert i aksjefond, obligasjonsfond og rentepapirer. I Eika Kapitalforvaltning har vi pengene plassert i 3 forskjellige fond. Fondene hadde følgende saldo per 30.04.2016 og resultat: Eika Kapitalforv. Kr 132.745.813 Avkastning 0,83 % risiko 3 Eika Norge Kr 15.057.975 Avkastning 1,61 % risiko 7 Eika Kreditt Kr 14.200.277 Avkastning 2,12 % risiko 4 Plasseringene har en gjennomsnittlig risiko på 3,5. Egen forvaltning: SKAGEN-fond, Pluss Utland Etisk, Holberg-fond, Pareto-fond Verdien av egne plasseringer per 30.04.2016 var på kroner 93.600.599. Avkastningen per april 2016 var på minus 1,98 % mot pluss 4,55 % i 2015 og pluss 2,18 % i 2014. Dette er plasseringer i aksjefond, obligasjonsfond og rentefond med lav til høy risiko. Sammensettingen av egen portefølje per 30.04.2016 var slik: SKAGEN Avkastning Kr 45.703.884 Avkastning 1,28 % risiko 2 SKAGEN Global Kr 9.186.693 Avkastning -9,73 % risiko 6 2
SKAGEN Kon-Tiki Kr 6.468.730 Avkastning -4,32 % risiko 6 PLUSS UTLAND Etisk Kr 7.395.296 Avkastning -11,67 % risiko 5 HOLBERG Norge Kr 6.413.051 Avkastning 4,44 % risiko 7 HOLBERG Norden Kr 9.069.199 Avkastning -2,43 % risiko 7 Pareto Høyrente Kr 4.881.082 Avkastning -2,71 % risiko 2 Pareto Kreditt Kr 4.482.664 Avkastning -3,76 % risiko 2 Plasseringene har en gjennomsnittlig risiko på 3,7. ANDRE FINANSINNTEKTER KLP Pensjonsfond Verdien av plasseringen i KLP Pensjonsfond per 30.04.2016 var på kroner 297.862. Avkastningen på plasseringen per april 2016 var på 1,33 % mot -0,37 % i 2015 og +1,29 % i 2014. Risiko er 2. Bankinnskudd Som likviditetsoversikten viser så hadde vi samlet kroner 235.929.638 på konsernkonto per 30.04.2016 for løpende drift. Rentene på pengene er i henhold til bankavtale og er koblet mot 3 mnd NIBOR rente med justering. Haugaland Kraft I tråd med tidligere avtale med Haugaland Kraft så får kommunen renteinntekter på lån til selskapet. Disse inntektene blir normalt utbetalt i desember måned og ses i sammenheng med utbytte fra selskapet som vanligvis utbetales i juni. LÅN Eika Kapitalforvaltning Kommunens lånegjeld var per 30.04.2016 på kroner 1.869.585.969. Den gjennomsnittlige lånerenten per april var på 2,12 % mot 2,53 % i april 2015 og 3,15 % i april 2014. Andel flytende rente var på 43,7 % etter justeringer for rentebytteavtaler (renteswap). Gjenværende vektet renteløpetid (durasjon) på de kommunale innlånene er nå på 2,1 år. Dette er i tråd med finansreglementets punkt 14 F som sier at vi skal ha en gjennomsnittlig varighet på låneporteføljen på inntil 5 år. For tiden (frist 01.09.2016) pågår en høring fra kommunal- og moderniseringsdepartementet vedrørende forslag til ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, med spesiell fokus på kortsiktige låneopptak (sertifikatlån som er lån på under ett år). I den forbindelse er det også et fokus på refinansieringsrisiko, som er en risiko for at en ikke klarer å innfri forpliktelser ved forfall uten at det oppstår store kostnader i form av dyr refinansiering. Karmøy kommune har for tiden ingen sertifikatlån, men to lån fra 2006 som skal refinansieres i juni 2016 (samlet verdi på kroner 319 millioner). Disse to lånene var opprinnelig fastrentelån, men er byttet via såkalt renteswap til flytende rente koblet mot 3 mnd Nibor med fratrekk av hhv 3
18 og 14 basispunkter. Reell rente for disse to lånene er dermed i dag på 0,8 til 0,9 %. Slike gode avtaler oppnås ikke i dagens rentemarked, slik at det må påregnes høyere rentesatser (sannsynligvis mellom 1,65 og 2,25 %) når lånene refinansieres. Disse to lånene alene vil dermed øke den årlige rentekostnaden for kommunen med 2,5 til 3 millioner kroner. Hittil i 2016 er det tatt opp Startlån fra Husbanken på kroner 20,0 millioner i tråd med årsbudsjettet. Årets budsjetterte låneopptak for egne investeringer er på kroner 208.330.000 og budsjetterte avdrag er på kroner 75.260.000. Netto låneopptak for egne lån i 2016 blir dermed kroner 133.070.000. SLUTTKOMMENTAR Avkastningen på plassert likviditet per april viser at vi ikke hadde noen avkastning på plasserte midler i markedet (se grafikk). Dersom midlene hadde vært plassert i tråd med inngått bankavtale og ikke i markedet hadde vi hatt 3,3 millioner kroner mer i avkastning på dette tidspunktet. Børsene hittil i 2016 har samlet sett hatt en svært variabel utvikling. Flere analytikere ser for seg at verdens børser vil fortsette å variere utover i året, men regner med en netto bedring i annet halvår. Lånegjelden nærmer seg 2 milliarder kroner. Heldigvis er rentenivået lavt og det kan se ut som om en større økning ikke vil skje med det aller første. Det er godt nytt for kommuneregnskapet. Et økende rentenivå vil kunne bli en stor utfordring for budsjettbalansen når den tid kommer. Vedlagte grafiske oversikter viser tall så tett opp til rapportdato som mulig siden likviditet er «ferskvare». En vil derfor se at det har vært noen mindre justeringer siden utgangen av april. 4
4Dokid... FYLKESMANNEN I ROGALAND SVAR PA ANMODNING OM UTREDNING AV FASTLANDSDELEN AV KARMØYS 16054265 (16/1317-5) KOMMUNETILHØRIGHET Deres ref.: Vår dato: 11.05.2016 Vår ref.: 2016/4464 Arkivnr.: 311 Postadresse: Postboks 59 Sentrum, 4001 Stavanger Knut Birkeland Hestmyrveien 32 a 5542 KARMSUND Besøksadresse: Lagårdsveien 44, Stavanger T: 51 56 87 00 F: 51 52 03 00 E: fmropost@fylkesmannen.no www.fylkesmannen.no/rogaland Svar på anmodning om utredning av fastlandsdelen av Karmøys kommunetilhørighet Vi viser til din henvendelse av 1.4.2016 på vegne av Aksjonsgruppe Fastlands-Karmøy,, hvor Fylkesmannen blir bedt om å utrede spørsmålet om overføring av fastlandsdelen av Karmøy til Haugesund kommune. Etter inndelingsloven 8 har bl.a. innbyggere og grunneiere i den aktuelle kommunen anledning til å fremme initiativ om at det skal settes i gang utredning av om kommunegrensen skal justeres. Det er Fylk=anner qom tar stilling til nm utredning gl(21getteg i g-ng etter at de aktuelle kommunene har uttalt seg til spørsmålet. Begrunnet søknad må sendes Fylkesmannen, vedlagt skisse på offentlig godkjent kart, som viser forslag til ny kommunegrense. Dere finner nærmere opplysninger om initiativrett i Kommunal- og moderniseringsdepartementets rundskriv til inndelingsloven, H 8/14 på https://www.regjeringen.no. Se særlig side 14 i rundskrivet. Det fremgår av henvendelsen at dere er kjent med at regjeringen har satt i gang et omfattende arbeid med kommunestrukturen i landet. Hver kommune skal utrede spørsmålet om, og eventuelt på hvilken måte, en sammenslåing skal skje. I brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet til fylkesmennene av 24.6.2014, det såkalte «oppdragsbrevet», heter det bl.a.: "Departementet gjør oppmerksom på at også lokale spørsmål om grensejusteringer må tas opp i de prosessene som nå starter opp, og ikke tas som egne prosessløp slik det har vært vanlig å gjøre." Så lenge prosjektet knyttet til kommunereformen pågår, vil således Fylkesmaimen måtte avslå private initiativ etter inndelingslovens 8 i denne omgang. Det synes således å ha liten hensikt at dere nå sender inn en formell søknad etter nevnte bestemmelse. Vi vil samtidig framheve at spørsmålet om grensejusteringer er en problemstilling kommunene bør omtale i forbindelse med vedtak om kommunestruktur innen I. juli. Med hilsen Lone Merethe Solheim avdelingsdirektør Knut Middelthon fagdirektør
Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift. Saksbehandler: Knut Middelthon Saksbehandler telefon: 51 56 88 09 E-post: fmrokmigfylkesmannen.no Kopi til: Karmery kommune Rådhuset 4250 Kop ervik Haugesund kommune Postboks 2160 5504 Haugesund Side 2 av 2
Referat Dialogmøte mellom formannskapet i Karmøy kommune og formannskapet i Haugesundkommune Tid : 09.05.2016,kl. 16.00 17.10 Sted: Kommunestyresalen, Karmøy rådhus. Til stede: Formannskapet i Karmøy kommune: JarleNilsen (ordfø rer Ap), Leif Malvin Knutsen (varaordfører KrF), Aase Simonsen(H), Tor Kristian Gaard (H), Pål Andre Døsen(FrP), Helge Thorheim (vara FrP), Heidi S.Nymann (Ap), Svanhild L. Andersen (Ap), Robin Hult (Ap), Alf H Aronsen (vara Ap), Alf Magne Grindhaug (vara KrF og gruppeleder), Odd M. Hansen (gruppeleder SV og vara) Formannskapet i Haugesund kommune: Arne-Christian M ohn (ordfører Ap), May Britt Vihovde (varaordfører V), JarleUtne-Reitan (H), Sjur Risanger (H), Elin Frønsdal (H), Ingeborg Skjølingstad (Ap), Astri Furumo (Ap), Gjertrud Kjellesvik (SV9,Tor Inge Fredriksen (Ap), Svein Erik Indbjo (FrP), Bjarte My klebust (KrF), Tom Landås (gruppeleder KrF) Fra administrasjonen møtte: rådmann i Karmøy Sigurd Eikje og rådmann i Haugesund Ole Bernt Thorbjørnsen Referent: formannskapssekretær i Karmøy Kristine Tveit Ordfører Nilsen ønsket velkommen. Nilsen pekte på at dette var en stor forsamling, og utfordret formannskapet i Haugesund til å oppnevne et mindre utvalg, gjerne tre medlemmer (2 fra «posisjonen»,1 fra «opposisjonen») og rådmannsressurs, som kan holde jevnlige møter med et tilsvarende utvalg fra Karmøy kommune. Dette for å finne gode samarbeidsformer for å utvikle Haugalandet på en god måte. Arbeidet som gjøresmå være forankret politis k, og skje på en åpen og gjennomsiktig måte. Hver av kommunene hadde meldt inn saker som ble drøftet: 1
1. Justeringsavtaler for MVA knyttet til opparbeidelse av kommunal infrastruktur Ordfører Mohn viste til vedtak i Haugesund bystyre av 22.04.2015,hvor fordelingen av MVA-refusjon er satt til 25 % til kommunen og 75 % til privat utbygger. Vedtaket er forelagt rådgiver i KMD for kvalitetssjekk, og tilbakemeldingen er at fordelingen kan anbefales.haugesund kommune anbefaler at Karmøy vedtar samme fordeling. Andre som hadde ordet i saken: Simonsen 2. Henvendelse fra sjømannsorganisasjonene om støtteerklæring til sjøfolkene Ordfører Mohn viste til brev fra sjømannsorganisasjonene og møte mellom disse og ordførerne i Karmøy, Bømlo og Haugesund 25.04.2016.Mohn anbefalte at det lages en felles uttalelse/støtteerklæring fra Karmøy og H augesund i tråd med brevet. Ordfører Nilsen uttrykte støtte til dette og saat han ville ta dette opp i Karmøy formannskap. 3. Båtforbindelse Vikjå-Haugesund Ordfører Mohn orienterte om samarbeidsavtale mellom Haugesund kommune og Norsk design og arkitektursenter om muligheter for å knytte øyene i Smedasundetog nordsiden av Karmøy tettere til Haugesund sentrum. Det vurderes båtforbindelse mellom Vikjå og Haugesund som alternativ til vei, med samme type elektrisk båt som planlegges i bl.a. Oslo, Tromsø og Arendal. 4. Interkommunalt samarbeid om legevakt Ordfører Nilsen opplyste om at sak om dette skal behandles i Karmøy hovedutvalg helse og omsorg 07.09.2016og at endelig vedtak skal fattes av Karmøy kommunestyre 19.09.2016. 5. Brann og redning Ordfører Mohn opplyste om at Haugesund kommune er positive til å etablere et interkommunalt selskap og viste til at DSB anbefaler at brannsjefenesgeografiske område sammenfaller med politisjefenes geografiske område, dersom en ikke greier å etablere IKS i regionene. Ordfører Nilsen opplyste om at et enstemmig Karmøy kommunestyre ønsker å få belyst kvaliteten i tjenesten(herunder responstid) og økonomiske konsekvenser. Det er ulike syn i partiene i kommunestyret. Rapporten om konsekvensenevil være avgjørende for videre arbeid i Karmøy. 2
6. Regionalplan areal og transport Ordfører Nilsen viste til området Norheim-Raglamyr. Når regionalplanen er endelig vedtatt må det fastsettesen dato for møte mellom H augesund, Karmøy, Tysvær og evt Sveio.Målet er å ha en felles politikk for området felles forståelsefor hva, når og hvor ting kan etableres. Ordfører Mohn saat det er flott å ha med Sveio.Videre at det ogsåer utfordringer ift næringsområder/-parker som Gismarvik og Husøy. Flere hadde ordet i saken: Gaard, Hansen, Fredriksen, Utne-Reitan, Vihovde, Simonsen og Landås. 7. Haugalandspakken AS Ordfører Nilsen sa at utfordringen er at veiene/trafikksikkerhet/ kollektivløsninger ikke er gode nok i forhold til dagensbehov og behovet i fremtiden - i forhold til befolkning og næringsutvikling. Ordfører Mohn opplyste om at Haugesund kommune har sagt nei til takstøkning nå. Haugesund kommune vil heller komme tilbake til dette når det er «bedre tider», jf arbeidsledighet og utfordringer i næringslivet. Moh n viste også til at Eide i SVV anbefaler «byområde pakke». Det ansesikke som aktuelt med noen Haugalandspakke 2. Andre som hadde ordet i saken: Utne-Reitan, Knutsen, Thorheim, Innbjo og Gaard. Ordfører Nilsen takket for et godt møte, og ser fram til nytt møte til høsten, der Haugesund kommune er vertskap. 3
Sentraladministrasjonen Notat til oppfølging Til: Kopi: Fra: Rådmannen Personalsjefen Arkivkode Arkivsaknr./løpenr. Dato 15/598 03.06.2016 DELEGASJONSREGLEMENTETS KAPITTEL «ADMINISTRASJONSUT VALGET SIN MYNDIGHET» OPPFØLGING/TOLKNING AV ENKELTE PUNKTER Kommunestyret vedtok i møte den 02.05.2016sak 32/16 «DelegasjonsreglementKarmøy kommune-revidert utgave 2016».Noen få av vedtakene får konsekvenser som rådmannen ønsker å peke på, og gi sin tolkning av. Kommunestyret gir sin tilslutning til dette, eller presiser sin tolkning. I en tid med behov for stadig hyppigere endringer er det viktig at kommunen har et system som gjør at dette blir en naturlig prosess.behov for endring krever vilje til endring, og endringsledelse er et svært viktig element i lederutviklingen i administrasjonen. Vedtatt delegasjonsreglementkan i ytterste konsekvens gjøre at det kan gå lang tid før ting blir gjennomført, og graden av politisk medvirkning må finne sin form. Organisasjonsend ringer Forslag fra administrasjon I forslag til nytt delegasjonsreglementinnenfor administrasjonsutvalgets myndighet forslo rådmannen at utvalget skulle behandle blant annet Overordnede organisasjonsutviklingssaker Større organisasjonsplaner for hele eller deler av en etat som bryter med vedtatt organisering Samtidig var det forslag til at rådmann får fullmak t til å avgjøre organisering innenfor tjenesteområdene,samt organisering av stab-/støttefunksjoner i sentraladministrasjonen, dersom annet ikke er særskilt bestemt.
Kommunestyrets vedtak Kommunestyret vedtok følgende når det gjelder admin istrasjonsutvalgets myndighet: Godkjenne overordnede organisasjonsutviklingsplaner Behandle og vedta organisasjonsplaner innenfor godk jente budsjettrammer etter forutgående behandling i hovedutvalgene. Kommunestyret vedtok at forslag om at rådmann får fullmakt til å avgjøre organiseringen som nevnt ovenfor, utgår. Samtidig ble det vedtatt at hovedutvalgene skal behandle organisasjonsplaner i forkant av behandling i admin istrasjonsutvalget. Kommunestyret vedtok å videreføre administrasjonsut valgets myndighet som i forrige periode. Samtidig er det vedtatt at administrasjonsutvalget skal godkjenne overordnede organisasjonsplaner. I tillegg ønsker kommunestyret at hovedutvalgene skal behandle og vedta organisasjonsplaner. Hva er en organisasjonsplan En organisasjonsplan er en oversikt over hvordan en bedrift/kommune er organisert. Det mønsteret som dannes i bedriften/kommunen når vi deler inn de ansatte i grupper og avdelinger, kalles en organisasjonsplan. Av planen går det fram hvordan arbeidsoppgavene er fordelt. Forståelse av vedtaket Rent generelt kan det påpekes at eventuelle organisasjonsendringer med dette vedtaket kan gjøre at prosessentar noe mer tid. Dette er i segselv som oftest ikke vesentlig, da endringer uansett har sin prosessi forkant. Det som derimot kan bli vanskeligere er når oppgaver må finne en snarlig løsning, og det krever prioriteringer av arbeidsinnsats og ressurser.for å løseen oppgave er det ikke uvanlig at en eller flere ansatte da får andre oppdrag for en periode, og at dette oppdraget kan ligge godt på siden av det som denne ansatte normalt har som arbeidsoppgaver. Dette kan umiddelbart oppleves også som en belastning for deler av organisasjonen.rådmannen tolker delegasjonsreglementet dit at denne type prioriteringer må kunne gjøres uten politisk avklaring. Innstille ved tilsetting av etatsjefer og stabsleder Administrasjonsutvalget er gjennom kommunestyrets vedtak gitt myndighet til å innstille ved tilsetting av etatsjef og stabsleder. Ansettelsesprosess Karmøy kommune har rekrutteringsveileder som omhandler hele prosessenfra en stilling blir ledig til ansettelsener foretatt. Nytt er at admin istrasjonsutvalget skal innstille ved tilsettinger av etatsjefer og stabsleder. 2
Forståelse av vedtaket Ved ansettelseav en av topplederne i kommunen ansettes ikke bare en enkeltperson, men også en person som skal være en del av rådmannens ledergruppe. Det blir da vesentlig at det både er en svært god leder som ansettes,men også en som kan komplettere ledergruppen på ulike måter. Målet er alltid at en nyansatt i slik posisjon skal bidra til også å forsterke lederteamet som samlet team. Rådmannen tar for gitt at det er enighet om denne forståelsen. Det forutsettes også at administrasjonsutvalget legger opp sin møtevirksomh et slik at prosesserikke forsinkes i nevneverdig grad. For å tilpasse prosessennytt vedtak, samtidig som en oppnår det vesentlige målet om å finne en dyktig person og en kompletterende deltaker i ledergruppen, forstår rådmannen vedtaket dit at administrasjonsutvalget får tilsendt søkerlisten. Utvalget foretar så en innstilling av aktuelle kandidater til intervju, og leder av administrasjon sutvalget og rådmannen foretar sammen endelig utplukk til intervju. Intervjuutvalget foretar deretter selve intervjuene, og rådmannen tilsetter. Administrasjonsutvalget informeres før tilsettingen offentliggjøres, og har eventuelt anledning til å stille spørsmål. Avklaring i forhol d til lønn er tildelt arbeidsgiverpolitisk utvalg, og er en del av ansettelsesprosessen.denne delen beskrives nærmere i nestepunkt. En praksis, slik den er beskrevet ovenfor, vil medføre at en taper noe tid, men ikke mer enn at det like fullt kan være akseptabelt. Den gir også rådmannen anledning til å vurdere hvilke komplementerende egenskaperledergruppen trenger når ny toppleder ansettes. Når rådmannen har foretatt ansettelsen,skal lønnsvilkårene fastsettesfør arbeidsavtalen kan utformes og oversendestil foretrukne kandidat. Arbeidsgiverpolitisk utvalg fastsetter lønnsvilkår for etatsjefer og stabsleder I nytt reglement har arbeidsgiverpolitisk utvalg fått myndighet til å fastsette lønnsvilkår for etatsjefer og stabsleder.rådmann har fullmakt ifht øvrige stillinger. Forståelse av vedtaket Etter at rådmann har foretatt ansettelse,sendessaken nå til arbeidsgiverpolitisk utvalg som skal fastsette lønnsvilkår for etatsjefer og stabsleder. Når vedtak er fattet, kan tilsetting skje. Rådmannen oppfatter delegasjonsreglementetdit at lønnsfastsettelseved tiltredelse i stillingen gjøres av arbeidsgiverpolitisk utvalg, og at det ti lligger rådmannen deretter å foreta justeringer knyttet til lønn og eventuelle godtgjøringer. 3
SAKSPROTOKOLL - REFERATLISTA - KOMMUNESTYRET 13. JUNI 2016 Kommunestyret behandlet saken den 13.06.2016, saksnr. 59/16 Behandling: Alle referatsakene ble enstemmig tatt til etterretning. Vedtak: 1. Protokoll fra møte i kontroll- og kvalitetsutvalget 11.05.2016. Til etterretning. 2. Finansrapport 1. tertial 2016 Notat m/vedlegg fra økonomisjefen til rådmannen av 20.05.2016. Til etterretning. 3. Brev fra Fylkesmannen i Rogaland av 11.05.216 til Knut Birkeland: Svar på anmodning om utredning av fastlandsdelen av Karmøys kommunetilhørighet. Til etterretning. 4. Referat fra dialogmøte mellom formannskapene i Karmøy kommune og Haugesund kommune 09.05.2016. Til etterretning. 5. Delegasjonsreglementets kapittel «Administrasjonsutvalget sin myndighet» Oppfølging/tolkning av enkelte punkter. Notat til rådmannen fra personalsjefen. Til etterretning.