Stiftelsen romanifolkets/taternes kulturfond Postboks 9269 Grønland 0134 Oslo Deres ref. Vår ref. Dato 10/25 09.04.2013 Vedtektsendringer Stiftelsen romanifolkets/taternes kulturfond Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet viser til brev av 19. desember 2012 hvor stiftelsen ber om departementets uttalelse til forslag om endringer i stiftelsens vedtekter. Vi viser også til våre brev av 14. februar og 13. mars 2013 med foreløpige svar og til møte om saken 15. mai 2012 mellom stiftelsen og statsråd Rigmor Aasrud. Departementet har flere forslag til endringer i vedtektene i tillegg til stiftelsens forslag. I det følgende redegjør vi for våre forslag, og av vedlegget fremgår de konkrete forslagene. Grunnlaget for departementets vurderinger Opprettelsen av Romanifolkets/taternes kulturfond var en del av det moralske oppgjøret med tidligere tiders politikk overfor romanifolket/taterne, og skal framstå som en kollektiv oppreisning for de overgrepene som romanifolket/taterne ble utsatt for. Den årlige avkastningen fra fondet skal gå til tiltak og aktiviteter som fremmer bevaring og utvikling av romanifolkets/taternes kultur, språk og historie, til et rådgivningssenter, og til eventuelt annet arbeid i regi av romanifolket/taterne selv. Da Stiftelsen romanifolket/taterne ble opprettet, var det en viktig forutsetning at romanifolket/taternes organisasjoner skulle være representert i stiftelsen. Det er videre nedfelt i vedtektene at stiftelsen har som oppgave å forvalte avkastningen av fondet på en slik måte at fondet bidrar til tiltak og aktiviteter som fremmer bevaring og utvikling av romanifolkets/taternes kultur, språk og historie, jf. 3. Departementet er bekymret over at de administrative kostnadene i stiftelsen har økt de siste årene. I 2011 ble det foretatt tildelinger på til sammen 1,03 mill. kroner, mens de administrative kostnadene var på hele 2,33 mill. kroner. En betydelig større del av avkastningen bør gå til stiftelsens formål. I Stiftelsestilsynets tilsynsrapport 22. mars 2011 ble det også påpekt at stiftelsens administrative kostnader var uforholdsmessig høye. Da Stortinget opprettet fondet i 2004, ble rentesatsen fastsatt til 4,74 prosent for en tiårsperiode. I 2014 vil rentesatsen trolig gå ned til noe over 3 prosent. Det vil i så fall bety en Postadresse Kontoradresse Telefon Same- og minoritetspolitisk Saksbehandler Postboks 8004 Dep Akersg. 59 22 24 90 90 avdeling Kristin Ryan 0030 Oslo Org. nr. Telefaks 22 24 48 49 postmottak@fad.dep.no 972 417 785 22 24 95 38 kristin.ryan@fad.dep.no
nedgang i den årlige avkastningen på over 1 mill. kroner, noe som er en ytterligere grunn til å holde de administrative kostnadene lave. Under etableringsfasen av stiftelsen har det vært grunner til å ha et stort styre, selv om det har medført høye administrative kostnader. Vi ser imidlertid nå et klart behov for et mindre styre, både for å sikre at en større del av fondets avkastning går til formålet med stiftelsen og for at stiftelsen skal være i stand til å drive med en lavere avkastning fra fondet. Stiftelsen må samtidig være organisert på en slik måte at tildelinger og oppfølging av tilskudd fortsatt kan skje på en tilfredsstillende og tillitsvekkende måte. Departementets forslag til kostnadsbesparende vedtektsendringer Departementet har flere forslag til grep som kan redusere stiftelsens administrative kostnader. Reduksjon av antall styremedlemmer En reduksjon av antall styremedlemmer vil redusere de administrative kostnadene betydelig ved at det blir færre som skal honoreres, og færre som skal ha dekket reise og opphold. Det er vanskelig å anslå nøyaktig hvor mye man kan spare inn ved å ha et mindre styre, blant annet fordi honorarene til styremedlemmene i dag avhenger av om medlemmet sitter i styrets arbeidsutvalg (AU). Slik vi forstår regnskapstallene, brukte stiftelsen i 2011 ca. 420 000 kroner på styrehonorarer (og møtegodtgjørelser) og ca. 253 000 kroner på reisekostnader til styremøter, AU-møter og årsmøter (ikke medregnet daglig leders reiseutgifter). Vi må også forvente at et mindre styre vil bli mer effektivt. Det vil gi en innsparingseffekt ved at styremøtene kan gjennomføres på kortere tid. Slik styret er organisert i dag, behandles de fleste sakene i to omganger, først i AU og deretter i styret. Med et mindre styre vil det ikke være behov for et fast arbeidsutvalg, noe som vil gi en ytterligere innsparingsgevinst, både på honorarer og reise. Det vil også være enklere for et mindre styre å gjennomføre enkelte møter via telefon- eller videokonferanse. Departementet mener at styret bør ha fire eller maksimalt fem styremedlemmer, avhengig av hvor mange organisasjoner som skal oppnevne styremedlemmer. Ett styremedlem (med stemmerett) bør oppnevnes av departementet, mens tre eller fire medlemmer bør oppnevnes av de romani-/taterorganisasjonene som mottar grunnstøtte. Da vil romanifolket/taterne både være bredt representert i styret og være i flertall. I dagens situasjon vil en reduksjon til fire styremedlemmer fra organisasjonene innebære at alle de fire organisasjonene som i dag mottar grunnstøtte, blir representert i styret. Dersom det kommer flere organisasjoner som oppfyller vilkårene for å oppnevne styremedlemmer, bør man kunne velge en ordning der de fire organisasjonene med flest betalende medlemmer velger styremedlemmer. Dersom det er tre organisasjoner eller færre som mottar grunnstøtte, vil styret få fire medlemmer hvorav tre er oppnevnt av organisasjonene. Dersom det er to organisasjoner, kan man velge at den med flest medlemmer av de to oppnevner to medlemmer. Dersom man i en tenkt situasjon bare har én organisasjon, kan denne oppnevne tre medlemmer. Ved beregningen av organisasjonenes medlemstall kan tallene som blir brukt ved departements vurdering av søknader om grunnstøtte, legges til grunn. For å sikre tilliten til styrets arbeid, og for å ivareta behovet for informasjon, bør styremøtene etter departementets vurdering som hovedregel være åpne for tilhørere. En slik hovedregel Side 2
kan gjerne vedtektsfestes. Det bør imidlertid være anledning til å lukke møtet når den enkelte saken gjør det nødvendig, for eksempel ved behandling av personalsaker. Ordinær stemmerett for styremedlemmet oppnevnt av departementet Dersom styremedlemmet som oppnevnes av departementet har stemmerett, vil det trolig bidra til at styret er beslutningsdyktig når det i enkeltsaker oppstår inhabilitet. Stemmeretten vil også gi styremedlemmet tydelig ansvar for styrevedtakene. Styremedlemmet og varamedlemmet oppnevnt av departementet bli honorert av departementet. Det er viktig å understreke at departementet skal oppnevne styre- og varamedlemmene, og at de deretter skal opptre etter eget skjønn uten at departementet har instruksjonsmyndighet. Det kan også vurderes å vedtektsfeste at de som oppnevnes av departementet, ikke kan være tilsatt i et departement. I samsvar med minoritetspolitiske prinsipper om medvirkning vil departementet innhente forslag fra romanifolkets/taternes organisasjoner og fra det avgående styret i stiftelsen før styre- og varamedlemmene oppnevnes. En slik ordning kan også synliggjøres i vedtektene. Øvre grense på styrehonorar/møtegodtgjørelse Det bør vurderes å fastsette en øvre grense for hvor høyt styremedlemmenes honorarer kan være pr. år. Hovedformålet med en øvre grense vil være å sikre at en størst mulig andel av avkastningen fra fondet går til formålet. En slik grense vil også bidra til å bremse spekulasjoner fra andre om at honorarene er for høye. Den øvre grensen for honorarene kan for eksempel knyttes til de veiledende timesatsene for honorar til medlemmer i offentlige utvalg, som går fram av Statens personalhåndbok. Disse veiledende satsene blir indeksregulert årlig. Det bør også vurderes å ta inn en bestemmelse i vedtektene om at det skal fastsettes et årlig eller månedlig styrehonorar (til forskjell fra honorar pr. dag eller pr. time). I organer som har en slik ordning, praktiseres den gjerne slik at det gjøres fradrag i honoraret for møter der et styremedlem ikke deltar. En mulighet er at varamedlemmer honoreres tilsvarende fradraget som gjøres i det faste medlemmets honorar ved forfall. En slik ordning vil honorere styremedlemmene også for det vedvarende ansvaret ved å sitte i styret og for arbeidet som skjer mellom møtene. Ordningen vil også føre til at honoraret blir det samme uavhengig av lengden på styremøtene. Avvikling av ordningen med årsmøter Departementet viser til at stiftelsesloven ikke stiller krav om at stiftelser skal ha årsmøter, jf. stiftelsesloven 36. Videre viser vi til vedtektene 12 nr. 7 hvor det fremgår at vedtak som gjøres på årsmøtet, kun er rådgivende overfor styret. Årsmelding og årsregnskap vedtas av styret. Det er med andre ord ingen lovmessige hindringer for å avvikle ordningen med årsmøter. En avvikling av årsmøtet vil ikke medføre vesentlige endringer i hvordan styret arbeider, bortsett fra at arbeidet med å forberede selve årsmøtet faller bort. Selv om årsmøtekostnadene ikke er noen stor kostnadsdriver, er det mulig å spare noe, blant annet reiseutgifter, møtehonorarer, kost/losji og arbeidet med å forberede møtet. Vi har merket oss at stiftelsen foreslår at årsmøtet bare skal bestå av styrets medlemmer. Det er etter vår vurdering vanskelig å se hensikten med et slikt årsmøte. Side 3
Årsmøtet bidrar i dag til at flere av romanifolket/taterne får innsyn i stiftelsens virksomhet og mulighet til å gi innspill. Departementet antar at behovet for å informere kan ivaretas mer effektivt gjennom følgende mulige tiltak: Styremøtene åpnes som hovedregel for tilhørere. Styreprotokollene offentliggjøres på internett kort tid etter styremøtene (i versjon uten sensitive personopplysninger). Det avholdes minst ett informasjonsmøte i året, for eksempel i forbindelse med romanifolkets/taternes møtesteder (f.eks. markeder, kulturtreff mv.). Det inviteres til skriftlige innspill fra organisasjonene før virksomhetsplaner, budsjett mv. blir vedtatt. Endret regel for opphevelse av stiftelsen dersom årsmøtet avvikles Det følger av vedtektene 17 at opphevelse av stiftelsen først krever vedtak i styret og deretter vedtak i årsmøtet. En slik utsettende funksjon bør videreføres også etter en eventuell avvikling av årsmøtet. Det kan gjøres ved å sette krav om at opphevelse av stiftelsen krever vedtak i to påfølgende styremøter med for eksempel minimum 30 dagers mellomrom. Observatør til styremøtene Hvis det vedtektsfestes at styreprotokollene oversendes departementet, at ett ordinært styremedlem oppnevnes av departementet, og at styremøtene som hovedregel er åpne for allmennheten, vil det som hovedregel ikke lenger være behov for at departementet sender en observatør til styremøtene. Andre aktuelle endringer i vedtektene I tillegg til endringer som reduserer de administrative utgiftene, kan det etter vår vurdering være behov for enkelte andre endringer i vedtektene. Betegnelse på styrets medlemmer og varamedlemmer Vi har forstått at stiftelsen mener at styremedlem og varamedlem språklig sett er en mer treffsikker betegnelse enn styrerepresentant og vararepresentant. Departementet har samme oppfatning. Betegnelsen representant er særlig misvisende når det i vedtektene 7 j heter at departementet oppnevner én representant og én vararepresentant for staten. Ordlyden kan gi et misvisende inntrykk av at styremedlemmene som oppnevnes av departementet, er underlagt departementets styringsmyndighet. Videre viser vi til at stiftelsesloven anvender begrepet styremedlem når styrets sammensetning omtales, jf. 27. Departementet anbefaler derfor at vedtektene bør endres slik at det gjennomgående brukes betegnelser som styremedlem, styrets medlemmer, varamedlem osv. Oversendelse av styreprotokoller I stiftelsesdokumentet er det nedfelt at styreprotokollene skal oversendes til departementet. Departementet har minnet om at protokollene skal oversendes i brev om tildeling av årlig avkastning. Som oppretter har departementet behov for og plikt til å ha en viss oversikt over stiftelsens virksomhet, spesielt fordi den årlige avkastningen utbetales som en bevilgning over statsbudsjettet, på departementets budsjett. For å sikre at styreprotokollene blir oversendt til departementet, bør plikten til å sende styreprotokollene til departementet vedtektsfestes. Departementet vil ha plikt til å unnta taushetsbelagte opplysninger hvis det kommer begjæring om innsyn i protokollene som er sendt departementet. Styre- og varamedlemmenes tjenestetid Side 4
Etter departementets vurdering bør styre- og varamedlemmenes tjenestetid fastsettes klart og entydig i stiftelsens egne vedtekter, og ikke overlates til årsmøtevedtak i hver av de ulike oppnevningsorganisasjonene. I enhver organisasjon er det viktig å finne en riktig balanse mellom kontinuitet og friske tilskudd. Etter departementets vurdering bør styre- og varamedlemmenes funksjonstid økes til to år. I tillegg bør det være en begrensning på sammenhengende tjenestetid på seks år som fast styremedlem, regnet fra det tidspunktet en slik regel eventuelt innføres. En tjenestetid på to år vil sikre styret bedre kontinuitet og gjøre at styret ikke møter styreoppgavene for første gang hvert år. Styret vil dermed få bedre mulighet til å utvikle stiftelsen og styrets arbeid i styreperioden. En øvre grense på sammenhengende tjenestetid som fast styremedlem vil på den annen side sikre en kontinuerlig utskiftning av styremedlemmene, slik at nye personer kan komme inn og bidra. Dermed får flere inngående kjennskap til hvordan stiftelsen arbeider, noe som kan bidra til å sikre styrets legitimitet. En begrensing på sammenhengende tjenestetid vil i tillegg gjøre at stiftelsen blir mindre avhengig av enkeltpersoner. Valg av styreleder (og nestleder) Dersom størrelsen på styret reduseres, bør styret få større fleksibilitet når det gjelder valg av styreleder og nestleder enn hva som følger av gjeldende vedtekter. Samme organisasjon bør kunne ha styreledervervet inntil to år (slik det også er lagt opp til i stiftelsens endringsforslag), samtidig som styret med 2/3 flertall bør kunne fravike begrensingen. I tillegg bør begrensningene om hvem som kan ha nestledervervet, oppheves. Stemmelikhet i styret i tildelingssaker Det har tidligere har vært reist spørsmål om stemmelikhet i vedtak om tildeling er å betrakte som et avslag. Departementet tolker vedtektene 8 d (sammen med stiftelsesloven 33 første ledd første punktum) slik at det kreves flertall blant de møtende styremedlemmene for å kunne vedta tildelinger. Det betyr at møtelederen ikke har dobbeltstemme ved stemmelikhet i tildelingssaker. Vi mener at det vil være en fordel om det går klart fram av vedtektene at stemmelikhet i tildelingssaker regnes som avslag. Rutiner ved konstituering av nytt styre Gjeldende vedtekter har ikke rutiner for overgangen mellom avtroppende og påtroppende styre. Slike regler bør vurderes. For eksempel kan skjæringsdatoen mellom to styreperioder settes til 1. mai, kombinert med en frist for det gamle styret til å vedta årsrapport, regnskap mv. innen 15. april. Den avtroppende styrelederen bør ha en vedtektsfestet plikt til senest 10. april å innkalle det påtroppende styret til deres første styremøte. Mindre språklige justeringer i vedtektene Samtidig som det eventuelt blir gjort større endringer i vedtektene, bør det også gjøres noen språktekniske justeringer. I departementets skisse til reviderte vedtekter er det foreslått slike språklige endringer i 5, 8 f, 8 j, 8 k og 17. Nærmere om stiftelsens konkrete forslag til vedtektsendringer Departementet har ingen innholdsmessige merknader til stiftelsens forslag til endringer i vedtektene 2, 6, 7 b, 7 j, 7 k, 7 l, 8b, 8 c, 11, 15 og 18. Vi foreslår imidlertid noen språklige justeringer i flere av forslagene til endringer i de nevnte bestemmelsene. Side 5
Departementets skisse ivaretar etter vår vurdering stiftelsens forslag, blant annet at styrets medlemmer omtales som medlemmer og ikke som representanter, jf. ovenfor. Stiftelsens forslag til endring i 7 c, 7 d, 7 f, 7 g, 7 m, 8 g og 12 På bakgrunn av redegjørelsen ovenfor har departementet følgende merknader til stiftelsens endringsforslag i 7 c, 7 d, 7 f, 7 g, 7 m, 8 g og 12: Vi er enige i innholdet i stiftelsens forslag til ny setning i 7 c om at begge kjønn skal være representert når organisasjonene oppnevner styre- og varamedlemmer. Vi har imidlertid innarbeidet forslaget i ny 7 n. Styremedlemmenes tjenestetid bør være på to år, med en maksimal sammenhengende tjenestetid på seks år som fast styremedlem. Departementet har derfor et alternativt forslag til stiftelsens forslag om endring i 7 d. Det bør være maksimalt fire styremedlemmer i styret som er valgt av organisasjonene. Ved flere enn fire organisasjoner vil det dermed ikke være mulig for flere å tiltre stiftelsens styre umiddelbart etter at organisasjonen oppfyller vilkårene for grunnstøtte. Departementet har derfor et alternativt forslag til stiftelsens forslag om endring i 7 f. Stiftelsens forslag om språklig justering i 7 g er innarbeidet i vårt utkast. Vi foreslår i tillegg at bestemmelsen presiserer at varamedlemmer skal velges samtidig og for samme periode som de faste styremedlemmene. Bestemmelsen om valg av styreleder og styrets nestleder bør trolig justeres slik at et mindre styre gis økt fleksibilitet. Departementet har derfor et alternativt forslag til endring i 7 m, som delvis har innarbeidet stiftelsens forslag til endring i bestemmelsen. Vi er enige i forslaget om utsendelse av sakspapirer til varamedlemmer og innstramming i praktiseringen av når stiftelsen skal dekke kostnadene for varamedlemmer. Forslaget er innarbeidet i utkast til ny 8 g. Bestemmelsen bør i tillegg presisere at stiftelsen bare dekker kostnadene for varamedlemmer som møter når det faste styremedlemmet har meldt forfall til hele møtet. Vi mener at ordningen med årsmøter bør avvikles helt. Departementet er dermed ikke enig i stiftelsens forslag til endringer i 12 om årsmøter. Stiftelsens forslag til endring i 16 Departementet har ingen merknader til stiftelsens forslag om å stryke 16 første ledd siste setning, om at vedtektsendringer krever ¾ flertall i styret, ettersom innholdet også følger av andre punktum. Vi har heller ingen merknader til stiftelsens forslag om å stryke 16 tredje ledd om at styret ikke kan fatte vedtektsendringer som er i strid med stiftelsesloven. Vi bemerker imidlertid at Stiftelsestilsynet fortsatt skal prøve om et omdanningsvedtak er i samsvar med stiftelsesloven og stiftelsens vedtekter, og at tilsynet eventuelt kan nekte omdanningsvedtaket registrert, jf. stiftelsesloven 51. Departementet viser til stiftelsens forslag om å stryke 16 andre ledd om at det skal innhentes uttalelse fra staten ved ansvarlig departement før styret kan fatte vedtak om omdanning. En tilsvarende bestemmelse finnes i stiftelsesloven 49, og en opphevelse av vedtektene 16 andre ledd vil dermed ikke innebære en realitetsendring sammenlignet med dagens prosedyre. Styret må fortsatt behandle saker om omdanning i to omganger, med uttalelse fra departementet før andre gangs behandling (det formelle omdanningsvedtaket). Departementet mener at regelen fortsatt bør følge av vedtektene, slik at hele prosedyren for omdanning Side 6
beskrives i vedtektene. Vi foreslår bestemmelsen videreført med en justert ordlyd som et nytt tredje punktum i første ledd. Andre forhold Departementet var til stede med observatør under styrebehandlingen av forslaget til vedtektsendringer. Vi stiller spørsmål ved et forhold som vi ikke kan se fremgår av det oversendte forslaget. Vi antar at det skyldes en forglemmelse, og for ikke å forsinke prosessen følger departementets uttalelse til den mulige endringen her: Departementet har forstått det slik at stiftelsen foreslår et nytt siste punkt i 9 med følgende ordlyd: Stiftelsen står fritt til å igangsette egne prosjekter, dette krever ¾ flertall Departementet har i utkastet til reviderte vedtekter innarbeidet forslaget i 3 som et nytt tredje ledd. I forslaget er det gjort justeringer i ordlyden, og det presiseres at prosjektene må være innenfor stiftelsens formål, slik: Stiftelsen kan igangsette egne prosjekter, forutsatt at de har ¾ flertall og er innenfor stiftelsens formål, jf. første ledd. Med en slik presisering har departementet ikke merknader til forslaget. Departementets anbefaling oppsummert Departementet anbefaler at styret vurderer forslagene til endringer i vedtektene som det er redegjort for i dette brevet. For øvrig kan det, som statsråden orienterte om i møtet om saken 15. mai 2012, bli aktuelt for departementet å sende en egen søknad til Stiftelsestilsynet om endringer i vedtektene. Vi imøteser gjerne videre dialog med stiftelsen om våre forslag. Med hilsen Bjørn Olav Megard (e.f.) ekspedisjonssjef Kristin Ryan avdelingsdirektør Kopi: Stiftelsestilsynet Vedlegg: Skisse til reviderte vedtekter Side 7