OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: 07.02.2006 kl. 08.30 STED: Kommunestyresalen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 001/06 Kontrollutvalgets årsrapport 2005 002/06 Møteplan 2006 003/06 Referatsaker Eventuelt Grong, 27.01.2006 Olav Skjetnemark (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 per.morten.bjorgum@komsek.no Kopi: -KomRev Trøndelag IKS -Ordfører (e-post) -Rådmann (e-post)
SAK 001/06 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Overhalla kontrollutvalg 07.02.06 Per Morten Bjørgum 001/06 Overh 06 Overhalla kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til årsrapport. Rapporten oversendes kommunestyret. Vedlegg: Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport 2005 til Overhalla kommunestyre Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Det er utarbeidet forslag til årsrapport for kontrollutvalget for året 2005. Rapporten følger i stor grad mal fra tidligere år, men er noe omarbeidet på enkelte punkt. For øvrig vises til vedlagte forslag til årsrapport. 2
Overhalla kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport 2005 til Overhalla kommunestyre Fylkets Hus, 7725 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no 3
Oppnevning/medlemmer: Etter kommunestyrevalget høsten 2003 ble det valgt følgende kontrollutvalg: Olav Skjetnemark Siv Åse Strømhylden Tom Rune Brøndbo Karen Hatland Hasselvold leder nestleder medlem 1. varamedlem Skolering: Av hensyn til et visst faglig ajourhold er det abonnert på bladet «Kommunerevisoren» som er et fagtidsskrift for kommunal revisjon og kontrollutvalg. Ny organisering av sekretariatsfunksjonen: 2005 er det første året at sekretariat for kontrollutvalget ivaretas av selskapet KomSek Trøndelag IKS. Opprettelsen av selskapet KomSek Trøndelag IKS skjedde som resultat av endringene i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 1 som trådte i kraft 01.07.04, der kommunerevisjonen ikke lenger kunne inneha funksjonen som sekretariat. KomSek Trøndelag IKS eies av Nord- Trøndelag fylkeskommune og 21 av kommunene i Nord- Trøndelag, deriblant Overhalla kommune. Samtidig er den nye forskriften mer ambisiøs i forhold til kontrollutvalgets oppgaver, i det kravet til planlegging av prosjekter er skjerpet (plan for forvaltningsrevisjon med foregående analyse og plan for selskapskontroll) og nye oppgaver er lagt til utvalget (selskapskontroll). Dette medfører at kommunens kostnader til revisjon og sekretariat har økt noe sammenlignet med situasjonen før ny forskrift trådte i kraft. Fast sekretær for Overhalla kontrollutvalg er Per Morten Bjørgum, med kontorsted Grong (50 %) og Steinkjer (50 %). Nytt revisjonsselskap: Revisjon av Overhalla kommune foretas av selskapet KomRev Trøndelag IKS (heretter kalt KomRev), et interkommunalt selskap eid av Nord- Trøndelag fylkeskommune og 21 kommuner i fylket. Selskapet er en sammenslutning av de tidligere regionale kommunerevisjonene. For Overhallas del ivaretas revisjonsoppdraget fra KomRev sitt kontor i Grong, og i hovedsak av samme personell som tidligere. Møtevirksomhet: Det er i året holdt 3 møter og behandlet i alt 15 saker. Ytterligere to planlagte møter ble avlyst siden utvalget ikke var/kom til å bli vedtaksført grunnet forfall. Ordfører og rådmann har fått tilsendt møteinnkallinger med saksdokumenter samt møteprotokoller per e-post. Ordfører har ikke møtt i kontrollutvalgets møter i 2005. Orienteringer fra administrasjonen: Rådmannen har etter invitasjon gitt følgende orienteringer: Det er ikke bedt om orienteringer fra rådmannen i 2005 1 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 4
Etter invitasjon har følgende gitt orienteringer: 22.11: Jo M. Saugen ang. miljø- og landbruksforvaltninga i Midtre Namdal. Rådmann, økonomikonsulent og kommunekasserer var tilstede under behandlingen av årsregnskapet (sak 01/05), årsberetningen (sak 02/05) og kontrollrapport skatteoppkreverfunksjonen (sak 03/05). Saker som er behandlet: Saksnr Tittel Vedtak 001/05 Overhalla kommunes årsregnskap 2004 med Uttalelse vedtatt revisjonsberetning. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret 002/05 Overhalla kommunes årsberetning 2004 Uttalelse vedtatt 003/05 Kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Vedtak oversendt KST Overhalla kommune 2004 004/05 Kontrollutvalgets årsmelding 2004 Vedtatt- oversendt KST 005/05 Møteplan for kontrollutvalget 2005 Vedtatt 006/05 Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2005 Vedtatt 007/05 Overordnet analyse og plan for Vedtatt igangsatt forvaltningsrevisjon- igangsettingsvedtak 008/05 Eventuelt/referater 009/05 Forslag til budsjett for kontrollutvalget- 2006 Forslag oversendt FSK og KST 010/03 Åpne eller lukka møter i kontrollutvalget Møter skal være lukka 011/05 Revisjonsplan kommuneregnskapet 2005 Plan vedtatt 012/05 Eventuelt/referater 013/05 Plan for forvaltningsrevisjon Avgitt innstilling for KST 014/05 Plan for selskapskontroll Avgitt innstilling for KST 015/05 Eventuelt/referater Litt om enkeltsaker: Jamfør forskrift om kontrollutvalg 7 ble det i møte 11.05.05 avgitt uttalelse til kommunens årsregnskap 2004. Selv om ansvaret for skatteoppkreverfunksjonen nå er overført til staten v/skattefogden, har kontrollutvalget behandlet skattefogdens kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Overhalla kommune 2004. Dette fordi skatteoppkreverfunksjonen er et oppdrag som utføres av kommunen på statens vegne, og kontrollutvalget har tilsynsansvar for hele den kommunale forvaltning. Jamfør ny forskrift 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette forslaget skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon: Det er i året 2005 ikke behandlet egne forvaltningsrevisjonsprosjekter. Ett prosjekt bestilt av kontrollutvalget vil bli ferdig på nyåret 2006. 5
Øvrig avsatt tid til forvaltningsrevisjon er benyttet til overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Planarbeid: Store deler av året 2005 er gått med til planarbeid, og de to nye planene som danner grunnlaget for kontrollutvalgets arbeid er nå på plass. Disse er: Plan for forvaltningsrevisjon 2006-2007, vedtas av kommunestyret i jan 06 Plan for selskapskontroll 2006-2008, vedtas av kommunestyret i jan 06 Plan for forvaltningsrevisjon er utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS på bakgrunn av forutgående overordet analyse av kommunens virksomhet. Plan for selskapskontroll er utarbeidet av KomSek Trøndelag IKS. Året 2006: Jamfør forslag til møteplan planlegges det seks møter i 2006. De tidligere nevnte planene som ble vedtatt på slutten av 2005 vil i stor grad styre utvagets arbeid i 2006, i tillegg til revisjonsplan for kommuneregnskapet. Vedtatte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller vil måtte følges opp av utvalget, i tillegg til de løpende kontrolloppgaver. Vurdering: Arbeidsformen i utvalget har i 2005 stort sett vært som i foregående år. Det er kontrollutvalgets oppfatning at de saker som har blitt reist overfor administrasjonen i 2005 har blitt besvart innen rimelig tid. Overhalla, den 7. februar 2006 Olav Skjetnemark Siv Åse Strømhylden Tom Rune Brøndbo Vedlegg: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Oversikt over kontrollutvalgets oppgaver 6
Fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 med hjemmel i lov 25. september Forskrift kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11. Kap. 1. Virkeområde 1. Virkeområde Forskriften omfatter kommunens og fylkeskommunens kontrollutvalg, og gjelder utvalgets ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. jf. kommuneloven 77. Kap. 2. Kontrollutvalgets sammensetning. Utskifting av medlemmer 2. Valg og sammensetning Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller 2 annet ledd trer i kraft 1 nov 2007. fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 3. Utskifting av medlemmer Kommunestyret eller fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget. Kap. 3. Alminnelige regler om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 7
Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. 5. Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Dersom kommunen eller fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve opplysninger av revisjonen. Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til 8
kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Kap. 5. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon 9. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11. Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 9
13. Selskapskontroll Kap. 6. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14. Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. 15. Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Kap. 7. Særlige oppgaver for kontrollutvalget 16. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 10
Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Valgt revisor tjenestegjør inntil ny revisor er valgt av kommunestyret eller fylkestinget. 17. Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret eller fylkestinget om saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor. 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Kap. 8. Saksbehandling og sekretariat. 19. Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører eller fylkesordfører og kommunens eller fylkeskommunens 11
oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. 20. Sekretariat Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Trer i kraft 1 jan 2005. Kap. 9 Ikrafttredelse - overgangsregler Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. 21. Ikrafttredelse m.m. Forskriften trer i kraft fra 1. juli 2004. Fra samme tidspunkt oppheves forskrift 13. januar 1993 nr. 4044 om kontrollutvalg. Bestemmelsen i 2 annet ledd med krav om at minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyret eller fylkestingets medlemmer trer i kraft fra 1. november 2007. Bestemmelsen i 20 om sekretariatet trer i kraft fra 1. januar 2005. 22. Overgangsregler Kravet i 10 om at kontrollutvalget senest ett år etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, skal vedta en plan for forvaltningsrevisjon, gjelder først fra 12
ny valgperiode starter 1. november 2007. I inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen 31. desember 2005. Tilsvarende gjelder for kravet i 13 om at kommunestyret eller fylkestinget senest innen utgangen av året etter at det er konstituert skal utarbeide en plan for selskapskontroll. Fram til 1. januar 2005 kan kommunens revisor utføre saksutredning og sekretærbistand for kontrollutvalget. 13
Vedlegg 2 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER: Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3-6 i forskriften, og kan i hovedsak opplistes slik: 4 Alminnelige regler om ansvar og oppgaver: Føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 6 Regnskapsrevisjon: Påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk. 7 Uttalelse til årsregnskapet: Avgi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader: Påse at forhold i årsregnskapet som revisor måtte ha påpekt blir fulgt opp. Rapportere om eventuelle tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader er blitt fulgt opp. 9 Forvaltningsrevisjon: Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i kap. 5. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. (I inneværende valgperiode innen 31.12.2005 i henhold til overgangsregler.) Få gjennomført en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger som grunnlag for ovenfor nevnte plan. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon: Rapportere til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført med utgangspunkt i planen, og om resultatene av disse. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter: Påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. 14
Rapportere til kommunestyret om hvordan eventuelle merknader til rapporter er blitt fulgt opp. Rapportere til kommunestyre om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 13 Selskapskontroll: Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. (I inneværende valgperiode innen 31.12.2005 i henhold til overgangsregler.) Avgjøre hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selskapskontrollens innhold: Påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll. Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). 15 Rapportering av selskapskontrollen: Fastsette hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvil-ket innhold rapporten skal ha. Rapportere til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt om resultatene av disse. 16 Valg av revisjonsordning: Innstille overfor kommunestyret ved valg av revisjonsordning/valg av revisor. (Ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor.) Innstille overfor kommunestyret dersom dette vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen. 17 Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse: Der det er egen revisjon i kommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommune-styret i saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. Der det er egen revisjon i kommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor. 18 Budsjettbehandlingen: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. 15
SAK 002/06 MØTEPLAN 2006 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Overhalla kontrollutvalg 07.02.06 Per Morten Bjørgum 002/06 Overh 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Følgende møteplan vedtas: Kommune Dag Tid Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Overhalla Tirsdager 08.30 7. 4. 6. 5. 5. Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Saksbehandler har utarbeidet forslag til møteplan for 2006. Det er forsøkt å gi utvalgene faste møtedager- for Overhalla sin del tirsdager kl. 08.30. Gjør spesielt oppmerksom på at oppsatte møter i april evt juni kan bli flyttet for å passe i forhold til behandling av årsregnskapet. I forhold til antall møter er det samme som i år- fem ordinære møter per utvalg. Forslag til møteplan: Kommune Dag Tid Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Grong Mandager 09.00 6. 3. 12. 2. 4. Høylandet Mandager 19.00 13 24. 12. 9. 11. Lierne Onsdager 10.00 8. 5. 7. 20. 13. Namsskogan Mandager 09.00 30. 27. 8. 28. 25. 27. Overhalla Tirsdager 08.30 7. 4. 6. 5. 5. Røyrvik Tirsdager 10.00 28. 2. 29. 26. 28. Snåsa Onsdager 18.00 15. 26. 15. 11 13. Oppsatte møter i mai/juni kan bli flyttet i forhold til behandling av årsregnskapet. Saksbehandlers vurderinger: Anbefaler at forslag til møteplan fastsettes. 16
SAK 003/06 REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Overhalla kontrollutvalg 06.02.06 Per Morten Bjørgum 003/06 Overh 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar referatene til etterretning. Vedlegg: 1. Brev til kommunene v/rådmann ang. behandling av årsregnskap og årsmelding i kontrollutvalget 2. Brev til kommunene v/skatteoppkrever ang. behandlingen av årsregnskapet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: 17