Kontrollutvalget i Vadsø kommune MØTEPROTOKOLL Dato: 26. mai 2016 Tid: Klokken 12.00 14.15 Sted: Rådhusgt. 5 møterom 2 Disse møtte Leder Hilde Bersvendsen, Marianne Pedersen og Arnold Eliseussen. Enhetsleder Sølvi Arvola Sissel Mietinen fra sekretariatet Innkalling Innkalling til møtet ble sendt ut 23. september 2016. Saksliste Sakslista ble sendt ut sammen med innkallingen. Enhetsleder Sølvi Arvola fra barneverntjenesten i Vadsø orienterte utvalget om barneverntjenesten i Vadsø kommune. Utvalget takker for en lærerik og god orientering. J.nr: /2016 Arkiv: 413.5.3 FØLGENDE SAKER VAR TIL BEHANDLING Sak nr Sak 14/16 Godkjenning av innkalling og saksliste 15/16 Godkjenning av protokoll 16/16 Orienteringer 17/16 Årsregnskap 2015 Vadsø havn KF 18/16 Årsregnskap 2015 Vadsø vann og avløp KF 19/16 Årsregnskap 2014 Vadsø eiendomsselskap KF 20/16 Årsregnskap 2015 Vadsø eiendomsselskap KF 21/16 Eventuelt Sak nr. 17, 18 og 20 gikk ut, da revisjonsberetningene ikke var mottatt Det ble godkjent to tilleggssaker: Sak 22/16 Budsjett kontroll og tilsyn 2017 Sak 23/16 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Side 1 Møteprotokoll 30. september 2016
Leder Hilde S. Bersvendsen erklærte seg inhabil i sak nr. 19/16 da hun satt i selskapets styre i forrige valgperiode. Leder ble erklært inhabil i sak 19/2016, årsregnskap 2014 Vadsø eiendomsselskap KF Jf. Forv.l. 6 Sak 14/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Sted for møtet var feil og ble rette opp. Sekretær beklager problemer som oppsto i den forbindelse. Innkalling og saksliste til møte 30. september 2016 godkjennes. Innkalling og saksliste til 30. september 2016 godkjennes. SAK 15/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 26. mai 2016 godkjennes. Protokollen fra kontrollutvalgets møte 26. mai 2016 godkjennes. SAK 16/16 ORIENTERINGER Sekretær orienterte om innkommen og utgående post siden siste møte. Tas til orientering Tatt til orientering SAK 19/16 ÅRSREGNSKAP 2014 VADSØ EIENDOMSSELSKAP KF Leder Hilde S. Bersvendsen fratråtte i behandlingen Kontrollutvalget har i møte den 30. september 2016 behandlet særregnskapet for Vadsø eiendomsselskap KF på bakgrunn av Særregnskapet 2014, foretakets årsrapport og revisors beretning av 28. juni 2016. Side 2 Møteprotokoll 30. september 2016
Vadsø eiendomsselskap KF sitt særregnskap for 2014 er gjort opp med et mer forbruk på kr 1.689.884 og et negativt netto driftsresultat på samme beløp. Styret har foreslått å dekke inn merforbruket slik: Kr. 500.000 innarbeides i budsjett for 2016 Kr. 594.942 i 2017 Kr. 694.842 i 2018 Investeringsregnskapet er avsluttet med et udekket beløp på kr. 3.040.540,58 Kontrollutvalget viser til at kommunelovens regler om økonomiforvaltning gjelder for foretaket. Foretaket er en del av kommunen som juridisk person. Dette innebærer at det ikke er et egentlig skille mellom foretakets og kommunens økonomi. Foretakets fordringer og forpliktelser vil være å anse som kommunens eiendeler og gjeld. Foretak er likevel skilt ut som en egen regnskapsenhet innenfor kommunen. Foretakets budsjettrammer skal innarbeides i kommunens årsbudsjett. Innenfor dette vedtar foretaket sitt særbudsjett. Foretaket skal avlegge et særregnskap som vedtas endelig av kommunestyret. Dersom et foretak har regnskapsunderskudd som foretaket ikke dekker selv, har kommunestyret plikt til å overføre midler til foretaket for å dekke inn underskuddet. Dermed vil et underskudd i et kommunalt foretak, som kommunen ikke dekker inn, kunne medføre at kommunen blir registrert i Robek. Dersom en kommune eller et foretak vedtar å benytte mer enn to år (i dette tilfelle gjelder det 2015 og 2016) utløses reglenes krav om registrering, jf. KomL 60 c. Kommunestyret må gjøre vedtak om hvordan merforbruk drift skal dekkes inn. Det må også gjøres vedtak om hvordan udekket finansiering investering skal dekkes inn. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Vadsø eiendomsselskap KFs særregnskap for 2014 og anbefaler særregnskapet godkjent slik det foreligger. Leder Hilde S. Bersvendsen tiltråtte møtet. Sak 21/16 EVENTUELT Det var ingen saker under eventuelt Sak 22/16 BUDSJETT OG TILSYN 2017 Det samlede forslaget er som følger: Side 3 Møteprotokoll 30. september 2016
Kontrollutvalgets egen drift Poster Forslag til Forslag til Budsjett 2016 budsjett 2017 Møtegodtgjørelse 1 20 200 20 000 Reiseutgifter/kjøregodt 2. 20 000 20 000 Tapt arb. Fortj. 3 6 400 3 200 Abonn./medlemskap 4 4 300 5 250 Møteutgifter 1 000 1 000 Kurs/konferanseavgifter 5 20 000 20 000 Sum KU`s drift 71 900 69 450 Sekretariat Betaling til IS 167 025 172 956 Selskapskontroll - - Revisjonen Betaling til IKS 840 000 950 000 6 Totalt 1 078 925 1 192 406 Forslag til vedtak: 1. Det foreslåtte budsjett for kontroll og tilsynsordningen for Vadsø kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for 2017 2. Forslaget skal følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Vadsø kommune 2017 3. Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet Kontrollutvalgan IS. Sekretariatets forslag vedtatt Sak 23/16 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVSIJON Idet vi viser til revisjonens tilbakemelding på spørsmål om overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon, gjør kontrollutvalget vedtak om at utarbeidelse av overordnet analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomføres av Vest Finnmark kommunerevisjon IKS. Utvalget forutsetter at revisjonen har kapasitet til å gjennomføre arbeidet innenfor de gjeldende fristene i lov/forskrift. Sekretariatets forslag vedtatt 1 400 pr. møte, 2 medlemmer og 4 møter. Leder fast godtgjørelse på kr 17 000,-. 2 Reiseutgifter møter, kurs og konferanser 3 Beregnet for 1 medlem, 800 pr møte 4 Medlemskontingent NKRF/FKT 950/4.300 5 Sekretariatets konferanse. NKRF og FKT`s årlige kontrollutvalgskonferanse 6 Anslått etter hva som er betalt til Vefik i 2016 Side 4 Møteprotokoll 30. september 2016
Møtet avsluttet kl. 14.15. Neste møte er satt til 25. november 2016 kl.10.00 Sissel Mietinen sekretær Side 5 Møteprotokoll 30. september 2016