Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Voss kommune Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 Oktober 2016
Innhald 1. Innleiing... 3 2. Aktuelle område for forvaltningsrevisjon... 3 3. Aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekt for 2016 2020... 4 4. som er vurdert men ikkje prioriterte... 5 5. Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon... 7 6. Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt... 8 Vedlegg til planen... 8 2
1. Innleiing I samsvar med Forskrift om kontrollutval, 10 skal kontrollutvalet utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon basert på ein overordna analyse av kommunens verksemd. Planen skal vedtakast av kommunestyret. Kontrollutvalet legg opp til at planen skal rullerast etter 2 år med rapportering til kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter kvart blitt ein sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor. Det er derfor viktig at kontrollutvalet og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som ein reiskap for å utøve ein mest mogleg målretta og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalet vil ha planen til løpande vurdering, og gi tilbakemelding til kommunestyret dersom det oppstår forhold som gjer dette nødvendig. Plan for forvaltningsrevisjon bygger på ein overordna analyse av verksemda i Voss kommune frå ein risiko- og vesentlegheitsvurdering. Overordna analyse er utarbeida av kommunens revisor og er eit vedlegg til planen. Formålet er å bidra til at Voss kommune driv verksemda si etter gjeldande lover og reglar, og oppnår dei målsetjingane som kommunen har sett for si verksemd i vedtekne planar, budsjett, årsmelding, og politiske vedtak elles. 2. Aktuelle område for forvaltningsrevisjon Kommunens verksemd Kommunens verksemd er i stadig endring. Organisasjonsmessige forhold og eksterne føresetnader knytt til økonomi, statlege føringar og krav mv. vil variere i valperioden. Desse variasjonane kan ha innverknad på kva for område det er mest føremålstenleg å nytte ressursar til forvaltningsrevisjon. Denne planen er derfor utarbeida med tanke på forvaltningsrevisjon i kommande 4- årsperiode, men med ein gjennomgang/revisjon etter 2 år for mogleg rullering. a som vert trekt fram her, er fleire enn det som er realistisk å gjennomføre i løpet av perioden. Prioriteringsrekkefølgja for områda er førande for kontrollutvalet av dei enkelte prosjekt, men med moglegheit til å gjera endringar dersom det skulle vera føremålstenleg. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalet å føreta nødvendige og grunngjevne endringar frå prioriteringane i planen. Det er av budsjettmessige grunnar ikkje realistisk å gjennomføre meir enn 4 prosjekt i denne planperioden. Kommunale føretak Kommunale føretak er ein integrert del av kommunen, og er derfor underlagt forvaltningsrevisjon etter same reglar som den kommunale forvaltninga elles. Voss kommune har i dag eit kommunalt føretak (Voss Idrettshall KF). 3
3. Aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekt for 2016 2020 Generelt Omfanget av forvaltningsrevisjon er avhengig av identifisert behov og dei ressursar som står til rådigheit for oppgåva. Den gjennomførte analysen er ikkje uttømande og vil ikkje kunne ta omsyn til alle forhold. Den må sjåast på som eit verktøy til å prioritere område/tema som er aktuelle for forvaltningsrevisjon, saman med innspela som er mottekne. Aktuelle områder for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet har med bakgrunn i det som er nemnt ovanfor, prioritert følgjande område/tema for forvaltningsrevisjon i perioden 2016 2020. 1 Etikk og varsling og vernetenesta - Arbeid for å sikre etiske haldningar (retningslinjer, kjennskap til dei, arenaer for etisk refleksjon, sanksjon) - Varsling av kritikkverdige saker (rutinar, kjennskap til dei, varslingskultur) 2 Rus og psykiatri - Utvikling av brukartal - Oppfølging - Botilbod 3 Bemanning - Bemanningskrav/norm/anbefaling - Bruk av vikarar - Arbeidspress 4 Leiing og administrasjon for å tilsette og behalda folk med den rette kompetansen - Bruk av eksisterande kompetanse 5 Barnevern - Rutinar og system/internkontroll - Arbeidsmengd - Einslege mindreårige 6 IKT-tryggleik og personvern 7 Oppfølging av større investeringsprosjekt - Sikkerheitsstrategi - Ansvar og myndigheit - Vurdering og styring av IKT-risiko - Avvikshandtering - Organisering - Arbeidspress 4
8 Bemanning helsestasjon - Bemanningskrav/norm - Arbeidspress 9 Spesialundervisning for tildeling - Nok lærarressursar til fleirtalet av elevane? Konsekvens undervisningskvalitet? 10 Heildøgnsomsorg - Heildøgnsomsorgtilbod i dag - Forventa utvikling innbyggjarar over 90 år - Plan for å dekke nødvendig behov knytt til auke i eldre over 90 år 4. som er vurdert men ikkje prioriterte Kontrollutvalet har med bakgrunn i det som er nemnt ovanfor, teke med følgjande områder/tema som er vurderte, men ikkje prioriterte for forvaltningsrevisjon i perioden 2016 2020. Oppvekst Barnehagedekning Bemanning i barnehagen Skulebygg og uteområde - Lovkrav kapasitet - Kommunale mål knytt til barnehageplassar - Dekningsgrader; barnehagedekning, andel born med plass, private vs. kommunale barnehagar, alderssamansetning - Opptak av born i barnehagen - Ventetid - Bemanningskrav - Vaksentetthet - Tilstand/vedlikehaldsetterslep - Oppussing, nybygg, brakkerigg Bemanning skular Inneklima og -miljø i barnehagane Læremateriell og driftsmidlar skular - Bemanningskrav - Bemanning - Arbeidspress - Etterleving av regelverket - Er det tilstrekkeleg med økonomiske midlar til læremateriell og driftmidlar til skulane? 5
Handtering av konfliktar knytt til brukarar. Skule og barnehage Fråvær (som begynner i barnehagen) som fører til fråfall i skulen Eksamenskarakterer - Tilstand - Tilstand - Eksamensresultatar. Utvikling for å oppnå mål knytt til eksamenskarakterar Helse og omsorg Bemanning Leiing og administrasjon Kompetanse Legeverksemd Demens - Bemanningsnorm - Bruk av overtid - Bruk av vikarar for å tilsette og behalda folk med den rette kompetansen - Status rekruttering, opplæring, kartlegging Knytt til uroleg periode: - Kapasitet - Kvalitet - Bo- og aktivitetstilbod per i dag - Forventa utvikling i tal demente - Plan for å dekke nødvendig helsehjelp knytt til auke i tal demente: botilbod, kompetanse Teknisk Veg og infrastruktur Forvaltning av kommunale bygg/eigedom - Vedlikehaldsmål - Oppfølging og kontroll av inngåtte avtalar - Kostnadar - Tilstand vegar og infrastruktur - Vedlikehaldsmål - Kostnadar 6
- Tilstand kommunale bygg/eigedom Næringsutvikling Leiing/administrasjon - Næringsplan - Organisering for å bidra til å skapa nye arbeidsplassar - Kapasitet og kompetanse i tråd med ambisjonar knytt til kommunal tilrettelegging? for å tilsette og behalda folk med den rette kompetansen - Bruk av eksisterande kompetanse Sentraladministrasjon/Sektorovergripande Rutinar for offentleg arkiv og innsyn - Arkivplan og ansvar - Sakshandsamingsrutinar Lover og regelverk Leiing/administrasjon Forvaltning av kommunen sine eigedelar og kunst Innhaldet i saksutgreiingar frå administrasjonen - Aukande ytre og indre press - Bruk av eksisterande kompetanse for å tilsette folk med den rette kompetansen for registrering, konservering, sikkerheit, flytting, utlån m.m. for saksutgreiingar - Er sakene tilstrekkeleg utgreidd i samsvar me politikarane sine forventningar? - Fungerer den elektronisk sakshandsamingstenesta for politikarane tilfredsstillande? 5. Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon I samsvar med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpande til kontrollutvalet om resultat av gjennomført forvaltningsrevisjon i form av ein utarbeida rapport. Vidare er kontrollutvalet pålagt å rapportere tilsvarande til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtek spesielle bestemmingar for når og korleis denne rapporteringa skal føregå, er det opp til kontrollutvalet å finne form og frekvens på dette. I samsvar med tidlegare praksis vil kontrollutvalet vidareføre ein fortløpande rapportering til kommunestyret etter kvart gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt. 7
6. Oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalet skal etter gjennomført forvaltningsrevisjon sjå etter at kommunestyrets vedtak i tilknyting til handsaminga av rapporter om forvaltningsrevisjon vert følgt opp 1 av administrasjonen. Det skal også rapporterast om tidlegare saker som etter kontrollutvalets meining ikkje er følgt opp på ein tilfredsstillande måte. Rapportering til kommunestyret om oppfølging av forvaltningsrevisjon vil skje gjennom oversending av enkeltsaker til orientering. Vedlegg til planen Overordna analyse forvaltningsrevisjon Voss kommune 1 Forskrift om kontrollutval 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar 8