Møtereferat Vår ref.: Referent/dir.tlf.: Tove Sørensen/Anne May Knudsen Sted/Dato: Bodø, 27.5.2016 Møtetype: Styringsgruppemøte prosjekt «Digitale pasienttjenester i nord» Møtedato: 27.5.2016, 8.30-10.00 Møtested: Video/telefon Neste møte: Avtales på e-post Tilstede Bjørn Nilsen, styringsgruppeleder, IT-leder, Helse Nord RHF Tove Sørensen, prosjektleder, UNN/Helse Nord Anne May Knudsen, kommunikasjonsrådgiver, Helse Nord RHF Fred A. Murer, medisinsk direktør/stedfortreder adm. direktør, Helgelandssykehuset Anders Høydalsvik, avdelingsleder Helsetjenesteutvikling, Helse Nord IKT Elin Gullhav, UNN, klinikksjef Barne-og ungdomsklinikken Ann Mari Jenssen, konserntillitsvalgt, Helse Nord Bodil Rabben, avdelingsdirektør, Direktoratet for e-helse Jarle Strømmen, prosjektleder delprosjekt «Timer i Helse Nord», konsulent Kristian Bartnes, UNN, klinikksjef, Hjerte- og lungeklinikken Ragnhild Varmedal, teknisk prosjektleder, NSE (under sak 10) Forfall Beate Sørslett, medisinsk direktør, Nordlandssykehuset Bengt-Ole Larsen, konsernverneombud Helse Nord RHF Harald G. Sunde, medisinsk fagsjef, Finnmarkssykehuset Tomas Nordheim Alme, medisinsk direktør/produktsjef DIPS Initialer: BN TS AMK FAM AH EG AMJ BR JS KB RV BS BOL HGS TNA SAK Oppfølgingspunkt Ansvar Frist 5-2016 Avtale møte med prosjektet for å gi innspill BR Snarest (3-2016) på forvaltningsmodell og kostnader ved brukerstøtte 800Helse. Dette er innpill til Helse Nords budsjettprosess. 5-2016 Utrede forbedret visning av dokumentliste med bla å vise informasjon om dokumenter pasienten ikke får digital tilgang til. Fremme dette som sak til Klinisk IKT fagråd. TS Til neste møte Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata 10 8006 BODØ Tlf.: 75 51 29 00 Faks: 75 51 29 01 www.helse-nord.no postmottak@helse-nord.no Org.nr.: 883 658 752
10-2016 Avklare at prinsippet om at timebok i Dips er master i Helse Nord er fulgt opp i kontrakt med Dips og Sectra. 10-2016 Etablere og følge opp tiltak for bedre koordinering mellom dette prosjektet og tilgrensende prosjekt og aktiviteter i direktoratet. 10-2016 Sørge for at løsningsforslag og standarder som brukes i prosjektets leveranser forankres i nasjonale fora. AH BR BR Til neste møte Snarest Snarest 10-2016 Utarbeide forslag til løsning for å gjennomføre prosjektet innenfor de gitte budsjettrammene. TS Til neste møte 12-2016 Avklare kontaktperson med HF-ene og AMK/TS Snarest sende ut oppdatert beredskapsplan når dette er avklart. 12-2016 Innkalle til nytt møte før sommeren TS Snarest Sak 8: Godkjenning av agenda Bjørn Nilsen ønsket velkommen til styringsgruppemøtet. Sak 9: Godkjenning av referat og oppfølgingspunkt Det var ingen kommentarer til referatet. Prosjektleder orienterte om status på oppfølgingspunkt som er utestående: 5-2016 (3-2016): Bodil orienterte om at direktoratet har utarbeidet kostnadsestimat. Da det er høye kostnader med utvidet åpningstid på brukerstøtte, ønsker direktoratet å diskuterer behovene med prosjektet før endelig versjon presenteres. 6-2016: Utrede forbedret visning av dokumentliste er utsatt fordi prosjektet ønsker å gjøre dette i samarbeid med Helse Vest. 6-2016: Presentasjon av målbildet er sak til Direktørmøtet 8.6. Sak 10-2016 Status for prosjektet. Beslutning om framdrift a. Status «Min pasientjournal» Tjenesten «Min pasientjournal» øker jevnt. Felles regional prosedyre og skjema for anmodning om digital tilgang til historiske dokumenter ble behandlet i Klinisk IKT Fagråd 9.5 og følges opp av Per Bruvold i samarbeid med prosjektleder. Pr 26.6.2016 har 191 pasienter fått digital tilgang til eldre journaldokumenter i Helse Nord. Det har nå vært meldt seks tilfeller av feil journaldokumenter i journalen, der to ikke kan bekreftes. Helseforetakene går Agenda ble godkjent Referatet ble godkjent. Oppfølgingspunkt fra forrige møte ble tatt til orientering. 1. Styringsgruppa tar status for prosjektet til orientering. 2. Styringsgruppa ber prosjektet 2
gjennom av rutiner for skanning og avviksmelding. I release 2.2016 blir det forbedret funksjonalitet for journalvisning med sidevisning og filtrering. Samtidig er det oppdaget noen feil som må rettes opp til september-releasen. Det er ingen endring i åpningstider for brukerstøtte (800Helse). Direktoratet har invitert til et halvdagsmøte 14.6. om utfordringer ved journalinnsyn for ungdom under 16 år med representanter fra barnevern, barneombud og regionen. Prosjektet deltar med en person fra BUK/UNN og prosjektleder. Prosjektet foreslår en regional workshop på dette temaet til høsten i samarbeid med fagmiljøene. b. Status delprosjekt timer I april og mai har delprosjektet fokusert på kartlegging av utfordringer rundt visning av timer gjennom to runder med workshops i alle foretak, gjennomgang av rapporter i Dips og survey til ansatte. Rapport fra erfaringsinnhentingen kommer i starten av juni. Det er planlagt et heldagsmøte 13.6 med innføringsansvarlige for å utarbeide et forslag til tiltak for å sikre at timer vil vises riktig i portalen og lage en plan for informasjon og opplæring. Helsenorge vil vise «oppmøtested» for pasienten fra september, mens det er usikkert når løsning for å vise innkallingsbrev som en del av timevisning kan leveres (sak 6-2016). I Helse Nord er imidlertid innkallingsbrevet tilgjengelig elektronisk i «min pasientjournal». Det er fortsatt usikkerhet om tidspunkt for eventuell pilot og lansering av tjenestene, noe som øker risikoen i delprosjektet og medfører forsinkelser i forberedelsene til innføringen. Det er bare internt rekvirerte røntgentimer som vil vises på helsenorge, men Fiks jobber for å integrere alle timene fra Sectra inn i Dips. BN understreker at det i 2010 ble besluttet at Dips timebok skal være master i Helse Nord og ber AH undersøke om dette er fulgt opp i kontraktene med Sectra og Dips. utarbeide et forslag til løsning for å gjennomføre prosjektet innenfor de gitte budsjettrammene. 3. Styringsgruppa ber direktoratet for e-helse sørge for forankring av løsningsforslag og standarder i nasjonale fora. 4. Styringsgruppa ber direktoratet for e-helse sørge for koordinering mellom dette prosjektet og tilgrensende prosjekt og aktiviteter. Workshop om Helse Nords målbilde for digitale pasienttjenester i nord 3.5 var nyttig og fikk gode tilbakemeldinger. Målbildet er nå ferdigstilt fra delprosjektets side og vil bli presentert sammen med gevinstberegningene i tiden framover. c. Status annen funksjonalitet Reservasjonsløsning Direktoratet utvikler en reservasjonsløsning for alle tjenester på helsenorge til september, mens oppheving av reservasjon er planlagt i november. Det er en risiko for at forslag til reservasjonsløsning blir avvist av andre tjenesteeiere på helsenorge og hvem som finansierer reservasjonsløsning. Dette er sak til produktstyret 13.6. FRIS har gitt innspill til løsning for oppheving av reservasjon som de mener må innebære personlig oppmøte. Videre mener FRIS at det på sikt bør være mulig å reservere seg mot enkelttjenester. Det er også ønskelig med funksjonalitet for reservasjon fra behandlersiden slik som løsningen er for journalinnsyn. 3
Prosjektet er i gang med å spesifisere behovene og koordinere bestilling til Dips i samarbeid med Helse Vest. Henvisningsstatus, vise timer, fullmakt Direktoratet utvikler personvernkomponenten «fullmakt» for journalinnsyn, en tjeneste som finnes for timer og henvisningsstatus. Dette vil løse en del problemstillinger knyttet til «lånt bankid» og sending av journaldokumenter pr e-post, og er en forenklet funksjonalitet for «dele journaldokument» med behandler(e) som direktoratet skal utrede ettersom estimat på en fullverdig tjeneste var svært usikker og kostbar. Gitt at reservasjonsløsningen godkjennes, tilfredsstillende testing og forberedelser internt i HF-ene, kan tjenesten «vise henvisningsstatus» og pilot «vise timer» lanseres i september. Tilgangslogg Tilgangslogg testes nå i produksjon, og det er oppdaget flere feil og mangler. Prosjektet undersøker hva dette skyldes og melder fortløpende til Dips. Helsenorge har utviklet «prosesshjelp» for tjenesten som er klar til septemberrelease. Gitt tilfredsstillende endringer fra Dips og at dokumenter som pasienten er nektet innsyn i ikke blir tilgjengelig via tilgangsloggen, kan pilot versjon 1 kjøres fra september, og tjeneste fra november. Det foreligger ikke reviderte estimat fra helsenorge, som er en risiko for omfanget av videreutvikling av tjenesten. Dips har ikke bekreftet når utvikling del 3 er planlagt. AH ber prosjektet vurdere navnet på tjenesten slik at den er mest mulig forståelig for brukerne. Tilgangslogg er en tjeneste som er utviklet for å øke pasientens personvern. Den bør være så lett forståelig at det ikke fører til flere spørsmål til og betydelig merarbeid for foretakene. Sikker dialog og vise prøvesvar Arbeidet med konsepter for «sikker dialog» og «vise prøvesvar» er i avslutningsfasen slik at utvikling av bæretjenesten kan starte. Dette er noe forsinket ift planen lagt fram på møtet 12.2.16, men det forventes at utviklingsjobben er mindre enn først antatt. Det er likevel ikke realistisk å lansere dialog for journal før i november. Prosjektet ønsker at «dialog journal» utvikles som en fleksibel løsning slik at mottaker av dialogmeldinger kan endres uavhengig av releaser på helsenorge. Det er flere initiativ på digital dialog mellom innbygger og helsetjenesten; dialog timer og med kreftkoordinator i Helse Vest, digital dialog fastlege på helsenorge og konsept for dialog i DIS-prosjektet. Det er uavklart hvilke føringer dette har på prosjektet. Prosjektet har fått anbefaling fra direktoratet om hvilke standarder tjenesten bør baseres på (dialog 1.0), men ønsker at dette legges fram for NIKT FA/NUFA for vurdering. BN spør hvorfor dette er så utfordrende hver gang en ny aktør skal ta i bruk en allerede etablert tjeneste på helsenorge. BR informerer om at direktoratet er klar over problemet og jobber med tiltak, bla et felles prosjektlederfora for prosjekter som utvikler tjenester på helsenorge. Det er en risiko for leveransen at det ikke er levert reviderte estimat fra direktoratet på disse dialogtjenesten (journal og timer). 4
Prosjektet har jobbet med forankring og innspill til brukerhistoriene for «prøvesvar», et arbeid som ble påbegynt våren 2015, men utsatt fordi journalinnsyn krevde alle tilgjengelige ressurser i prosjektet. Dips har utviklet komponenter i «Kurve-prosjektet» som kan gjenbrukes. Direktoratet ønsker å fokusere på konsept for prøvesvar i kontekst av helseopplysninger, et arbeid som ble påbegynt i DIS-prosjektet i 2015 og har ikke startet arbeidet med løsningsdesign for prøvesvar. Det er også usikkert om direktoratet ønsker å vise prøvesvar uten mer kontekst. FAM mener at det kan være komplisert for pasienter å forstå prøvesvar. KB mener at dette ikke må være et argument for å la være å gi pasienter den dokumentasjonen de har krav på. EG påpeker at prøveresultat kan bli tilgjengelig for pasienten via andre dokumenter. Prosjektet mener at en pilot vil kunne gi verdifull kunnskap til konseptarbeidet, og en workshop er planlagt før sommerferien. På grunn av forsinket oppstart, vil «vise prøvesvar» tidligst kunne piloteres i november, med tidligst bredding i februar 2017. Det er ikke levert reviderte kostnadsestimat på prøvesvar. Selv om dette er en tjeneste som er svært etterspurt av pasienter, står den dermed i fare for ikke å bli realisert innenfor budsjettet. d. Kommunikasjon og forankring Etter fem måneders drift har prosjektet informert om erfaringene så langt for å promotere bruk av tjenesten gjennom pressemelding, Facebook-kampanje og innslag i NRK Nordland og Troms, og det har vært presentasjoner på flere nasjonale konferanser. Prosjektleder har hatt møter med forskningsmiljøet i Uppsala som lanserte digital tilgang til journal siden 2012 (fra primær- og spesialisthelsetjenesten). Prosjektet forbereder kommunikasjonstiltak for de nye tjenestene som kommer, som utvikling av tekster til «prosesshjelp» på helsenorge. Fra høsten av vil det være mest behov for støtte til internkommunikasjon og opplæring på rutiner for timeplanlegging. d. Status innføringsprosjekt Innføringsprosjektet er tungt involvert i «delprosjekt timer» og med å tilrettelegge for kartlegging og planlegging av timevisning på helsenorge.no. Prosjektet har gitt innspill til prosjekt «regional forvaltning» om type og omfang av behov for tjenestene etter at prosjektet er avsluttet. Dette gjelder opplæring, utarbeiding og oppdatering av regionale prosedyrer, testing og bestilling av ny funksjonalitet. Det vil også utredes om funksjonell forvaltning kan ta imot og undersøke henvendelser om kritisk feil i journal på vegne av helseforetakene. e. Økonomi Regnskapsrapport pr 18.05 ble lagt fram med faktura fra HN-IKT tom februar og direktoratet tom mars. Delprosjekt timer har nesten ingen timer igjen. Kjøp av eksterne tjenester / lisenser har rest 3 976 706. Revidert estimat på leveranser fra helsenorge mottatt 25.5. for leveranser planlagt til september er på 4 065 145. Budsjettet skal ikke overstiges, da må det heller reduseres i 5
antall og omfang på leveransene. Dette må tas opp i bilaterale møter mellom Helse Nord og direktoratet, og forslag til tiltak presenteres for styringsgruppa. f. Risikovurdering prosjektgjennomføring Den største utfordringen i dag er usikkerhet rundt leveransene, manglende eller forsinket forankring av løsningsforslag og avklaringer om hvilke prosjekter som har ansvar for felleskomponenter på helsenorge. Beslutninger om hva leveransene skal inneholde trekkes i langdrag og forutsetninger for leveransene endres underveis. Det er høy risiko på kostnader på alle leveransene som nå er planlagt etter september. Kostnadene øker når prosjektet strekkes ut i tid, og når det tilkommer ekstra utviklingskostnader enn forutsatt ved planleggingen av prosjektet. Dette fører til at prosjektet ikke greier å levere på tid og kost. Sak 11-2016 Gevinstberegning for målbilde digitale pasienttjenester i nord (2016-2020) Orientering ved prosjektleder for delprosjekt «Timer i Helse Nord», Jarle Strømmen. Presentasjonen er sendt på e-post. Gevinstrammeverket gjør det mulig å endre forutsetningene underveis. Styringsgruppa tar gevinstberegningene for målbilde digitale pasienttjenester i nord til orientering. Sak 12-2016 Eventuelt Det er behov for et styringsgruppemøte før sommeren for å behandler videre framdrift. Prosjektleder foreslår dato pr e-post. Informasjon om oppdatert beredskapsplan som ble sendt til styringsgruppa på e-post. Alle parter må gjøre seg kjent med planen og eventuelle innspill meldes til prosjektleder. KB stilte spørsmål ved kontaktperson fra HF-ene og mente dette burde følge etablerte beredskapslinjer og ikke være representantene i styringsgruppa. Prosjektleder avklarer dette med hvert HF. Ny, oppdatert beredskapsplan sendes ut når dette er avklart. Godkjenning av beredskapsplan utsettes til neste møte. 6