Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune

STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato: 8.10.2013 Utarbeidet av: Knut Arild Knudsen 1

Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 1 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn for tilsynet... 3 1.2 Mottatt dokumentasjon... 3 1.3 Deltakere... 3 1.4 Om kommunen... 4 2 Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem... 4 2.1 Arkivansvar... 4 2.2 Organisering av arkivtjenesten... 4 2.3 Arkivplan... 5 2.4 Arkivdanning i journal og arkivsystem... 5 2.5 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem... 6 2.6 Arkivdanning i fagsystem og klientarkiv... 7 3 Arkivrutiner... 9 3.1 Behandling av post og saksdokument... 9 3.2 Oppfølging av restanser... 9 3.3 Periodisering av arkiv... 10 4 Arkivlokaler... 10 5 Eldre og avsluttede arkiv... 11 5.1 Kommunens arkivdepot... 11 5.2 Avlevering av papirarkiver... 11 5.3 Avlevering av elektronisk arkivmateriale... 12 5. 4 Publikums tilgang til arkivmateriale... 13 6 Oppsummering av avvik... 14 Vedlegg 1: Beskrivelse av arkivlokalene... 15 2

1 Innledning 1.1 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Trondheim var, på vegne av Riksarkivaren, på tilsynsbesøk hos Holtålen kommune den 12.3.2013. Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsvirksomhet er gitt i lov av 4.12.92 nr. 126 om arkiv 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Denne myndigheten er delegert til statsarkivarene. Statsarkivaren i Trondheim har Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Nordland som sitt distrikt. Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse, er i overensstemmelse med arkivloven og arkivforskriften 1. Formålet med denne loven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettighetsmessig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Vi gjør oppmerksom på at det ikke har vært foretatt tilsyn med alle arkiv og arkivlokaler i kommunen, og at det kun er det som er beskrevet som er undersøkt. 1.2 Mottatt dokumentasjon Tilsynet ble varslet i brev av 20.2.2013 til Holtålen kommune. Statsarkivet i Trondheim ba om å få tilsendt gjeldende arkivplan, arkivrutiner og relevante instrukser i forkant av tilsynet. Kommunen ga svar i brev 25.2.2013, der følgende ble innsendt: Lenke til kommunens arkivplan på arkivplan.no Kommunens arkivplan ble gjennomgått i forkant av tilsynet. Kommunen ga i brev datert 27.8.2013 tilbakemelding til foreløpig rapport, samt utfyllende opplysninger. 1.3 Deltakere Fra kommunen møtte: Rådmann Marius Jermstad deltok i det innledende møtet og under oppsummeringen Arkivleder Ragnhild Volden og Jorunn Volden, som arbeider i arkivet, deltok under hele tilsynet Fra Statsarkivet i Trondheim møtte: Arkivar Knut Arild Knudsen Tilsynet ble gjennomført i kommunehuset i Ålen. 1 Lov om arkiv. LOV-1992-12-04-126 (i rapporten: arkivloven), Forskrift om offentlege arkiv FOR-1998-12-11-1193 (i rapporten: arkivforskriften) 3

1.4 Om kommunen Holtålen ble opprettet som formannskapsdistrikt i 1837. I 1855 ble Ålen skilt ut som egen kommune, og Holtålen kommune endret da navn til Haltdalen kommune. Ålen og Haltdalen ble slått sammen igjen den 1.1.1972, og det opprinnelige kommunenavnet Holtålen ble igjen tatt i bruk. Holtålen kommune ble sist inspisert av Statsarkivet i 1981. 2 Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem 2.1 Arkivansvar 1-1 i arkivforskriften fastslår at i kommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen. I henhold til arkivforskriftens 2-1 skal det daglige arkivarbeidet utføres av en arkivtjeneste, under daglig ledelse av en arkivansvarlig. Arkivforskriftens 5-1 stiller krav om at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiver blir plassert hos en depotansvarlig. Rådmannens overordnede arkivansvar er fastslått i arkivplanen. Arkivleder har ansvar for arkivdanningen, og for eldre og avsluttede arkiver. Arkivleder har ansvar for kontakt med Interkommunalt arkiv i Trøndelag (heretter IKA), der kommunen har vært medeier siden 2002. Kommunen bruker IKA som arkivdepot for papirarkiver og elektroniske arkiv. Flere av enhetene i kommunen bruker fagsystemer i saksbehandlingen. Det er avdelingslederne som har ansvar for at arkivdanningen er i samsvar med arkivlovens krav. Det anmerkes ingen avvik i forhold til plassering av arkivansvar. Arkivene etter interkommunale samarbeid ble ikke inspisert av Statsarkivet. Vi minner likevel om at kommunens administrasjonssjef har det overordnete ansvaret for å dokumentere all virksomhet i sin kommune, også de delene som løses gjennom interkommunale samarbeid eller involverer private aktører. Kommunen og dens innbyggere skal til enhver tid kunne finne den dokumentasjonen de måtte ha krav på, og arkivene må derfor både skapes og forvaltes i henhold til regelverket. 2.2 Organisering av arkivtjenesten Arkivtjenesten skal som hovedregel være felles for organet, og i følge 2-4 i arkivforskriften skal arkivet være sentralisert så langt dette er praktisk tjenelig. I samme paragraf defineres hva som faktisk er kommunens aktive arkiv, der det presiseres at i det aktive arkivet inngår sakarkivet, journaler til dette, register og kopibøker m.v. Møtebøker, fagsystem, databaser og andre arkivserier og dokumenter som blir mottatt eller skapt i tilknytning til virksomheten til kommunen, er også en del av det aktive arkivet. 4

Arkivtjenesten ligger organisatorisk under Serviceenheten, og 3 fast ansatte og 3 lærlinger utfører blant andre arbeidsoppgaver også arkivarbeidet. Kommunen har felles postmottak og arkiv, og alle enheter bruker sakarkivsystemet Elektronisk sak og arkiv (ESA). Arkivtjenesten journalfører og skanner alle inngående dokumenter i ESA. Unntaket er ungdomsskolen, som journalfører og skanner egen post. Arkivtjenesten har ingen arbeidsoppgaver knyttet til arkivdanningen i fagsystemene, og alle arbeidsoppgaver knyttet til arkiv gjøres på den enkelte enhet. En oversikt over fagsystemene finnes i rapportens del 2.6. Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivorganiseringen. 2.3 Arkivplan En kommune skal, i henhold til Arkivforskriftens 2-2, til en hver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise hvilke instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i kommunen. Holtålen kommunes arkivplan ble sist oppdatert 31.8.2012. Det anmerkes ingen avvik, men det mangler rutiner for enkelte fagområder, jf. punkt 2.6, 3.1 og 5.2, som burde vært inkludert i arkivplanen. 2.4 Arkivdanning i journal og arkivsystem Arkivforskriftens 2-6 til 2-9 fastslår at en kommune skal ha journal for registrering av dokumenter i de sakene man oppretter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven regnes som saksdokumenter for kommunen. Når man benytter elektronisk journal, skal man benytte et arkivsystem som følger Noark-standarden. Holtålen har siden 1.1.2007 brukt ESA, og bruker nå versjon 8. ESA er et Noark 4-godkjent system for elektronisk arkiv. I databasen ligger arkivet til Holtålen kommune, og arkivet til Interkommunal brann- og redningstjeneste (tjeneste for Os, Røros, Tydal og Holtålen). 5

ESA er satt opp med følgende arkivdeler Arkivdel Betegnelse Format arkiv Ordningsprinsipp Elev Elevarkiv Det finnes elevmapper på papir i tillegg til det som er i ESA Navn Emne 07 Sakarkiv Alt elektronisk K-kode GID Byggesaksarkiv, delingsarkiv, jord/skog Det meste elektronisk, komplett på papir Gnr/Bnr IKB Interkommunal brann og redningstjeneste Emnearkiv (Røros, Os, Tydal og Holtålen) Elektronisk og på papir K-kode og gnr / bnr Møtesak 07 Møtesaker 2007 Papir Innbundet i permer (møtebok) Personal Personalarkiv Elektronisk Navn Plansak Plansaker Papir K-koder Alle saksbehandlere i kommunen, i alt ca 25 personer, bruker systemet. Saksbehandling fra egne e- postkasser er ikke tillatt, og arkivleder mener at det ikke foregår. Arkivleder mener at all arkivverdig dokumentasjon kommer i systemet. Holtålen er en liten kommune, slik at arkivleder mener å ha god oversikt over den saksbehandling som foregår i kommunen. Kommunen har tatt i bruk flere løsninger der det kan søkes elektronisk på internett. Disse løsningene fungerer i følge kommunen godt opp mot ESA, og søknadene blir automatisk matet inn og journalført i systemet. Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivsystemet, eller rutiner for dette. Vi har enkelte kommentarer til kvalitetssikring og bruk av systemet, se neste punkt. 2.5 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Arkivforskriftens 2-10 pålegger kommunen å ha administrative rutiner som sikrer at arkivtjenesten utfører kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Kommunen har i arkivplanen rutiner for kvalitetssikring som gjelder både for arkivpersonell, saksbehandlere og ledere. Arkivleder sa at man ikke helt hadde kommet i gang med disse arbeidsoppgavene. For å sjekke status i forhold til praktisering av disse rutinene gjorde arkivleder søk i ESA for oss, både i aktiv periode og i den historiske basen. På saksnivå i ESA: Det ble søkt etter saker i status reservert (R). Når saksbehandler oppretter en sak, settes saken automatisk i status R. Arkivtjenesten skal jevnlig søke opp saker i status R, kvalitetssikre saksopplysningene, og deretter endre status til under behandling (U). Søk viste at det bare var noen enkeltsaker i status R. Det forteller oss at kvalitetssikringen gjennomføres som forutsatt. På journalpostnivå i ESA: Det ble søkt etter utgående journalposter i status R (reservert). Dette er utgående dokumenter som er opprettet av saksbehandler, og som i henhold til status er under 6

arbeid. Når et dokument (brev) er ferdig, skal saksbehandler endre journalpostens status til F (ferdig). Det var i alt 295 utgående journalposter i status R. Flere av disse journalpostene var opprettet for relativt lenge siden, 27 var fra 2008, 16 var fra 2009 og 16 var fra 2010. Det ble også søkt etter utgående journalposter i status F (ferdig). Dette er journalposter som er ferdig fra saksbehandler, som arkivtjenesten skal kvalitetssikre og journalføre. Søket etter denne status ga treff bare på noen få journalposter, i alt 5 for årene 2008-2010. Søk i historisk base (Kontor 2000): Journaldata fra Kontor 2000 fra perioden 1.1.1998 31.12.2006 er tilgjengelig som historisk base. I en historisk base skal alle saker være avsluttet, alle journalposter skal være journalført og ingen restanser skal gjenstå. Søkene i historisk base viste at på saksnivå sto 2 saker som reservert, 3 saker sto i status under behandling. På journalpostnivå sto 41 journalposter i status R. Det var også 2 journalposter som fortsatt sto med restanse. Arkivet må ha fokus på kvalitetssikring av arkivdatabasen. Statsarkivets søk viste at det var en del journalposter som står i feil status i den aktive basen. Det må rettes opp i dette, og rutinene må følges i fortsettelsen. Det anmerkes at dette er et avvik i forhold til arkivforskriftens 2-10 (kvalitetssikring), og mulig i forhold til arkivforskriftens krav om journalføring, jf 2-6 (fordi dokumenter i feil status ikke kommer i journal/offentlig journal). Når det gjelder søkene i den avsluttede basen, vil vi påpeke at man ikke er à jour i forhold til det arbeidet som skulle vært utført i forbindelse med det skarpe skillet (avslutning av perioden). I en avsluttet periode skal alle saker være avsluttet, og alle journalposter skal ha status journalført. 2.6 Arkivdanning i fagsystem og klientarkiv Det er tidligere, i punkt 2.2, påpekt at Arkivforskriftens 2-4 definerer arkivdanning bredere enn arkivtjenestens journalsystem med tilhørende papirarkiv. Det betyr at all dokumentasjon som skapes i kommunen skal behandles etter regelverket, både elektroniske register, databaser, fagsystem og papirbaserte arkiver. For elektroniske register og databaser kreves det i utgangspunktet ikke arkiveksemplar på papir. Men systemene de inngår i, skal være godt nok dokumentert til at materialet kan brukes i arkivdepot. Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Dersom systemene produserer eller lagrer saksdokumenter, må systemene og rutinene oppfylle alle krav i arkivforskriftens 2-13, samt Riksarkivarens utfyllende bestemmelser i kapittel IX 2. Oppfylles ikke alle disse, må informasjonen oppbevares i papirformat. Innenfor flere fagområder i kommunen brukes elektroniske fagsystemer i saksbehandlingen. Dette er elektroniske støttesystemer som er spesialisert for saksbehandlingen innenfor fagområdet. I arkivplanen finnes informasjon om hvilke systemer som er brukt, og denne danner grunnlag for 2 FOR 1999-12-01 nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver 7

tabellen under. Kommunen har også gitt utfyllende informasjon i forbindelse med kommentarer til foreløpig rapport, som er tatt inn i tabellen. System / fagområde Fra dato Informasjon om systemet Hvilke rutiner finnes for bruk av systemet / arkivrutiner Socio: Sosialtjenesten 27.9.2000 Journalføring og saksbehandling av klienter innen sosialtjenesten (NAV). Arkivering skal foregå på papir Gerica: Omsorg 1.8.2000 Journalføring og saksbehandling av klienter innen omsorg. Arkivering skal foregå på papir Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene CustoMed: Legekontor 17.4.2012 System for legekontor Arkivrutiner finnes på arkivplan.no HS Pro: Helsesøster 5.9.2006 System for helsesøster. Arkivering skal Arkivrutiner finnes på arkivplan.no foregå på papir Extensor: Fysioterapi 17.4.2012 Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Fronter: Skolene Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene GAB: Kartregister 17.4.2012 Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene GIS-line: Geografiske data 5.9.2006 Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Kom Tek: Geografiske data 5.9.2006 Arkivrutiner finnes på arkivplan.no LGO-kartavdelingen 5.9.2006 Arkivrutiner finnes på arkivplan.no MediLink: Legekontoret 5.9.2006 Meldingsutvekslingssystem Arkivrutiner finnes på arkivplan.no NPL: Lønnsavdelingen 5.9.2006 Fagsystem for lønn Fra 1.4.2013 er dette et interkommunalt samarbeid. Os kommune er vertskommune. Rutinene finnes på arkivplan.no System X Legekontoret 17.4.2012 Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Sysvak 17.4.2012 Ligger under HS Pro. Vaksinasjon Arkivrutiner finnes på arkivplan.no WIS Skole 5.9.2006 Fagsystem for skolene Arkivleder har forespurt fagansvarlig om arkivrutiner. Foreligger ikke per september 2013, men skal legges på arkivplan.no straks arkivleder får rutinene Wisma kulturskole 5.9.2006 Fagsystem for kulturskole Arkivrutiner finnes på arkivplan.no Avsluttede systemer Fra og til dato BV Pro: Barnevern 1.3.2001 31.12.2007 Fra 2008 interkommunalt. Arkivverdige dokumenter skal finnes i klientmappa. Uttrekk av data fra systemet er gjort av IKA. 8

Noen av enhetene som bruker disse systemer, har utarbeidet arkivrutiner. Forholdet mellom hva som skal legges inn i systemene, og hva som skal inn i ESA, og hva som skal legges i papirarkiv, er klart definert i rutinene vi har gjennomgått. Tilsynet omfattet ikke sjekk av fagsystemer, og hvordan arkivdanningen konkret foregikk i tilknytting til disse. Kommunen har et bevisst forhold til at fagsystemer og klientarkiv er arkiv på lik linje med kommunens arkivsystem, og man må fortsette det arbeidet som er startet, slik at hele arkivdanningen skjer i henhold til regelverket. 3 Arkivrutiner 3.1 Behandling av post og saksdokument I kapittel III del A i arkivforskriften stilles krav til rutiner for hele saksbehandlingsprosessen fra kommunen mottar en henvendelse og fram til behandlingen er avsluttet med et svardokument eller en beslutning om at henvendelsen ikke krever svar. Rutinene må inneholde beskrivelser for håndtering av henvendelser på alle former for media. De må gjelde for hele kommunens virksomhet. Det finnes gode og detaljerte rutiner for poståpning, journalføring, skanning, håndtering av e-poster og elektroniske skjema. Det er uarbeidet arkivrutiner for noen av fagområdene som bruker fagsystemer, slik at kommunen har en del arkivrutiner for arkivdanningen utover den som skjer i ESA. I tilbakemelding til foreløpig rapport, har kommunen sendt en oversikt over rutinene som finnes. Vi har gjennomgått noen av disse. Rutinene fremstår som relevante, og det fremkommer hvilken dokumentasjon som skal inn i fagsystemene og hva som skal journalføres og arkiveres i ESA. Kommunen mangler imidlertid rutiner for enkelte fagområder. Det er positivt at kommunen har arbeidet for å utarbeide arkivrutiner for arkivdanningen innenfor flere fagområder. Det anmerkes likevel som et avvik i forhold til kapittel III del A i arkivforskriften at kommunen ikke har arkivrutiner for all arkivdanning. 3.2 Oppfølging av restanser Arkivforskriftens 3-7 fastslår at offentlige organ skal gjennomføre restansekontroll. Rutiner for restansekontroll skal være beskrevet i kommunens arkivrutiner. Det finnes rutiner for restansekontroll i arkivplanen. Kommunen har ikke kommet i gang med dette i praksis. Arkivleder søkte opp restanser i ESA under tilsynet. Et søk for året 2007, viste at mange inngående journalposter fra dette året fortsatt sto med restanse. Det ble også søkt etter totalt antall restanser i basen, som viste at antallet restanser var høyt. 9

Det anmerkes som et avvik til arkivforskriftens 3-7 at kommunen ikke gjennomfører restansekontroll. 3.3 Periodisering av arkiv Kravene til periodisering finnes i arkivforskriftens kapittel 3 del B. Sakarkiv og den tilhørende journalen skal deles i perioder. Det skal være samsvar mellom periodeinndeling i journalen og sakarkivet. Når en arkivperiode er avsluttet, skal arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet. Når man setter bort arkivet skal det enkelte arkivstykke merkes tydelig, og det skal lages ei fullstendig avleveringsliste. Møtebøker, kopibøker og papirjournaler skal bindes inn. Når en periode blir avsluttet i en elektronisk journal, skal saker som hører til den avsluttede perioden tas ut fra den avsluttede basen, eller utgjøre en egen logisk enhet i eller i tilknytning til den aktive basen. En elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal klargjøres for deponering i kommunens arkivdepot. Data organiseres som det er spesifisert i Noark-standarden, eller kommunen kan benytte et annet opplegg som på fullgod måte ivaretar hensyn til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. Inntil 1998 brukte kommunen papirjournal for journalføring. Kontor 2000 ble brukt i perioden 1.5.1998 31.12.2006, da man hadde elektronisk journal og papirarkiv. Det ble satt skarpt skille i journalen og arkivet da man gikk over til ESA og elektronisk arkiv i 2007. Den avsluttede journalperioden fra Kontor 2000 er overført som historisk base i ESA, og i følge tilbakemelding fra kommunen er elektronisk kopi deponert i arkivdepot. De papirbaserte arkivene er satt bort, men de er ikke gjennomgått og listeført. Det ble fra 31.12.2012 påbegynt et mykt periodeskille med en overlappingsperiode som skal gå fram til 31.12.2013. Periodiseringen gjelder kun sakarkivet (arkivdelen Emne 07). Det anmerkes ingen avvik i forhold til periodiseringen. At papirbaserte arkiver ikke er gjennomgått og listeført da de ble satt bort, bidrar til at man har et etterslep av uordnede arkiver. Vi viser for øvrig til punkt 5.2. 4 Arkivlokaler Arkivforskriften stiller krav til arkivlokaler slik at disse gir arkivene vern mot vann og fukt, mot brann og skadelig varme, mot skadelig påvirkning fra klima og miljø og mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Alle rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, blir regnet som arkivlokale. Arkiv som er hyppig i bruk kan plasseres i vanlige kontorlokaler. Bortsettingsarkiv skal så langt som mulig plasseres i spesialrom for arkiv. Eldre og avsluttede arkiv skal plasseres i spesialrom for arkiv. Det stilles strengere krav til spesialrom enn til lokaler for dagligarkiv. 10

Arkivlokalene i kjelleren i rådhuset ble inspisert. Fjernarkivet i kjelleren har visse mangler, og kommunen har utarbeidet en plan for å lukke avvikene. Det står i tillegg noen skap med arkiver på gangen i kjelleren, som anses som en uheldig løsning. Kommunen er i ferd med å utbedre et rom, der det er planlagt å flytte inn materialet fra gangen og arkivene som står i karusellen i 1 etasje. Rommet som kommunen er i ferd med å utbedre, ble ikke vurdert, men det ble poengtert at arkivforskriftens krav følges under ombyggingen. Tilsynet viste at det er avvik i bortsettingsarkivet i kjelleren i forhold til de krav som stilles i arkivforskriften kapittel 4. Kommunen har utarbeidet en plan for å lukke avvikene. Som en del av svaret på rapporten, ber vi om en status for lukking av avvikene, samt en tidsplan for lukking av avvik som fortsatt finnes. 5 Eldre og avsluttede arkiv 5.1 Kommunens arkivdepot Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål, og arkiv etter enheter som er nedlagte eller har avsluttet sin virksomhet, skal avleveres til arkivdepot. Arkivforskriften fastslår at kommuner skal opprette eget arkivdepot, plassere ansvaret for dette hos en depotansvarlig og at man skal utarbeide rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene til arkivdepot i arkivforskriften. Kommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Kommunen bruker IKA som arkivdepot. Det finnes rutiner for håndtering av arkivene som skal deponeres hos IKA. De eldste arkivene fra kommunen er deponert hos IKA eller befinner seg i fjernarkivet i kjelleren i kommunehuset. I tillegg står noen av de eldre arkivene fra enhetene hos disse, mens deler stod i kjelleren i bortsettingsarkivet. Kommunen har ikke oversikt over hva som står hvor. Det anmerkes ingen avvik i forhold til rutiner og instrukser for arkivdepot, men det anmerkes at kommunen ikke har oversikter over eldre og avsluttede arkiver hos enhetene. 5.2 Avlevering av papirarkiver For å sikre at arkiver blir bevart og at det er mulig å bruke dem, har arkivforskriftens 5-4 og 5-5 krav til hvordan arkivmateriale som skal avleveres og bevares i depot skal være ordnet. Dette er krav i forhold til pakking, for å sikre at arkivene ikke blir ødelagt. Det stilles også krav til listeføring og etikettering, slik at det er mulig å finne frem i og bruke materialet. Det skal også føres register for arkivbestand og tilvekst. 11

Kommunen har deponert 58 hyllemeter hos IKA, hvorav alt er ordnet og listeført. I kommunens fjernarkiv står betydelige mengder med uordnede arkiver, anslått av kommunen til å være i overkant av 120 hyllemeter. I tillegg til dette står det arkivmateriale hos enhetene, som også antas å være uordnet. Kommunen har et betydelig etterslep av uordnede eldre og avsluttede arkiver, og det mangler oversikter over de eldre arkivene. Dette er et avvik i forhold til kravene i arkivforskriftens 5-4 og 5-5. 5.3 Avlevering av elektronisk arkivmateriale Arkivforskriften og Normalinstruksen for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner stiller også krav til kommunene i forhold til håndtering av elektronisk skapt materiale. Avlevering av elektronisk skapt materiale skal omfatte definerte uttrekk av data fra IT-systemer, ikke IT-systemene i seg selv. Kommunen bør følge de samme reglene som benyttes for avlevering fra statlige organer til Arkivverket 3, som gir bestemmelser om lagringsmedium, organisering av datauttrekk og krav til dokumentasjon om systemet og dataene. Dette innebærer at å ha en kopi av avsluttede systemer på en server ikke er en tilstrekkelig løsning for langtidsbevaring av elektronisk arkiv. Kommunen bruker IKA som elektronisk depot. IKA deponerer uttrekk fra fagsystemer på vegne av kommunen. Det er utarbeidet rutiner, som finnes i arkivplanen, for uttrekk, overføring og deponering av elektroniske arkiv. Kommunen har utarbeidet en oversikt over de uttrekk som er deponert hos IKA Trøndelag: System Fagområde Periode Uttrekk gjort ESA (Kontor 2000) Journal (sakarkiv) 1998 2006 2007 Socio Sosialtjenesten (sammen med Røros og Os) 2000 2007 2007 HsPro Helse Helse 2001 2007 2007 PPI Pedagogisk-psykologiske tjeneste 1998-2008 2008 BvPro Barnevern (sammen med Røros og Os) 2001-2010 2010 PPI Pedagogisk-psykologiske tjeneste(sammen med Røros og Os) 1995-2011 2011 Familia (sammen med Røros og Os) 2010-2013 2013 3 Disse finnes i Forskrift 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel 8 og 9. 12

Våren 2013 sendte man uttrekk fra barnevernssystem, og det er planlagt å sende et nytt uttrekk fra sosialtjenesten høsten 2013. Kommunen har gjort uttrekk og har i samarbeid med IKA et opplegg for bevaring av elektronisk skapt materiale, men vi kan ikke se at opplegget omfatter alle systemer med bevaringsverdig dokumentasjon i kommunen (jf punkt 2.6). Det kan selvsagt skyldes at kommunen, og IKA, enten vurderer at man for enkelte fagområder enten skal bevare dokumentasjonen på papir, eller at man vurderer at dokumentasjonen ikke er bevaringsverdig ut fra gjeldende regelverk. I tilfelle bør dette beskrives i arkivplanen. Det anmerkes derfor som et avvik i forhold til arkivforskriftens 3-17 at kommunen ikke har en komplett plan som dokumenterer hvordan elektronisk skapt materiale skal bevares på lang sikt. Vi ber om en plan for håndtering av elektronisk skapt materiale. Alle systemer med bevaringsverdig informasjon må beskrives i planen. 5. 4 Publikums tilgang til arkivmateriale Arkivforskriftens 5-6 om tilgjengelighet for publikum gir en generell plikt for offentlige arkivdepoter, herunder kommuner, til å legge forholdene til rette slik at publikum kan gjøre bruk av arkivmaterialet. Unntaket er materiale som er unntatt for offentlighet. Det er i utgangspunktet kommunen selv som avgjør hvordan materialet skal gjøres tilgjengelig. Likevel gis det enkelte føringer i regelverket, som skal følges. Blant annet skal det kunne gis avskrift/kopier av dokumenter. Det er også viktig at originaldokumenter kun gjøres tilgjengelig for publikum under tilsyn. Det finnes skrevne rutiner og et fast opplegg for bruk av de arkivene om er deponert hos IKA Trøndelag. Dette mangler for de arkivene som fortsatt er oppbevart hos kommunen. Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 5-6 at kommunen ikke har en rutine og opplegg for å legge forholdene til rette for publikums bruk av arkivene oppbevart i rådhuset. 13

6 Oppsummering av avvik 1 Se punkt 2.5. Kommunens kvalitetskontroll av arkivdatabasen er ikke à jour, noe som anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 2-10. 2 Se punkt 2.6 og 3.1. Kommunen mangler arkivrutiner og prosedyrer for håndtering av deler av arkivdanningen. Dette anmerkes som et avvik i forhold til kapittel 3 del A (arkivrutiner) og mulig i forhold til 2-6 (journalføring). 3 Se punkt 3.2. Det anmerkes som et avvik til arkivforskriftens 3-7 at kommunen mangler rutiner for restansekontroll. 4 Se punkt 4 og vedlegg 1. Det anmerkes flere avvik i arkivlokalet i forhold til kravene i arkivforskriftens kapittel 4. 5 Se punkt 5.2: Kommunen har et betydelig etterslep av uordnede eldre og avsluttede arkiver. Dette er et avvik i forhold til kravene i arkivforskriftens 5-4 og 5-5. 6 Se punkt 5.3: Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 3-17 at kommunen ikke har et opplegg som på fullgod måte ivaretar hensynet framtidig dokumentasjon av/fra elektronisk skapte arkiver. 7 Se rapportens punkt 5.4: Det anmerkes som et avvik i forhold til arkivforskriftens 5-6 at kommunen ikke har en rutine og opplegg for å legge forholdene til rette for publikums bruk av arkivene som er oppbevart i rådhuset. 14

Vedlegg 1: Beskrivelse av arkivlokalene Gang i kjeller Det er svært uheldig at materialet er plassert i en gang. En utløser en rekke avvik i forhold til arkivforskriften ved å ha arkivene plassert slik. Det ble sagt at arkivene skulle flyttes med det første, og gangen er dermed ikke vurdert. Avvik i arkivlokalet i henhold til forskriftens kapittel 4 Temperatur og luftfuktighet Fjernarkiv Temperatur: 14,5 grader Merknad 4-3 Lokalet skal være plassert på sikker måte i bygningen (kan ikke skades fra bygningen / tilstøtende aktiviteter) (vann, brann, eksplosjon) 4-4 Reoler skal ha tilstrekkelig bæreevne Ok 4-4 Reoler skal ikke være av brennbart materiale Ok Luftfuktighet: 29 % 4-4 Arkivmateriale skal ikke stå rett på golvet Noe på gulvet 4-4 Arkivmateriale skal ikke inntil vegg Noe inntil vegg I kommunens bygningsfaglige rapport er det meldt at dette er i orden 4-5 Lokalet skal ha fast renhold Ok 4-5 Lokalet skal ha fast tilsyn Ok 4-6 Lokalet skal være sikret slik vann og fukt ikke trenger inn I kommunens bygningsfaglige rapport er det antatt at dette er i orden 4-6 Det skal ikke være er vannrør i lokalet Ok 4-6 & 4.7.1: Rommet skal ikke varmes opp med radiatorer / ovner (kilder med potensiell vann eller brannfare) 4-7.2 Lokalet skal være klassifisert som egen branncelle brannmotstandsevne REI 60 4-7.2 Dører, luker osv inn til arkivlokalet skal kunne motstå åpen ild i minst 60 minutter (ha brannmotstandsevne EI 60) 4-7.2 Dører skal være selvlukkende Ok 4-7.2 Det skal ikke være vindu (normalt) Ok Panelovn I kommunens bygningsfaglige rapport er det meldt at dette er i orden Ok 4.7-3 Lokalet skal ha automatisk brannalarm Det finnes i bygget, men vi kunne ikke se at det var egen føler i lokalet 4-7.3 Det skal ikke være brukt maling, gulvbelegg og annet Antatt ok som fremmer brannspredning 4-7.3 I lokalet skal det finnes håndslokkingsapparat Ok 4-8 Lokalet skal ha stabilt klima (gjennom hele året) Bør logges gjennom året, slik at eventuelle tiltak kan settes inn 4-8 Lokalet skal kunne varmes opp til vanlig romtemperatur Bør logges gjennom året, slik at eventuelle tiltak kan settes inn (gjennom hele året) (og holdes kjølig nok om sommeren) 4-9 Bygningsdeler som avgrenser arkivlokalet, skal være utformet slik at det er fullgodt sikret mot innbrudd og at uvedkommende slipper inn Antatt ok 4-9 Det skal finnes regler for hvem som har tilgang til lokalet Styrt gjennom tilgang til rommet 4-9 Lokalet skal ha innbruddsalarm Det finnes i bygget, men vi kunne ikke se at det var egen føler i lokalet eller på døra 15