HORDALAND FYLKESKOMMUNE Økonomiavdelinga Innkjøpsseksjonen Arkivsak 200901211-1 Arkivnr. 180.T40 Saksh. Fagertun, Kristian Osen Saksgang Fylkesutvalet Fylkestinget Møtedato 12.03.2009 17.03.2009-18.03.2009 INNKJØPSPOLICY FOR HORDALAND FYLKESKOMMUNE SAMANDRAG Fylkeskommunen har over år arbeidd aktivt med å tilretteleggje for effektive innkjøp. Arbeidet har vore krevjande både når det gjeld organisering, innføring av eit elektronisk innkjøpsverktøy og det daglege arbeidet med oppretting av nye rammeavtalar og store og små einskildinnkjøp. Nye krav til innkjøp t.d. universell utforming, miljøomsyn og tiltak mot sosial dumping har også kravd mykje meksemd dei seinare åra. Med bakgrunn i to rapportar om forvaltningsrevisjon av innkjøp, ser fylkesrådmannen behov for å etablere overordna mål for arbeidet med innkjøp. Det er derfor utarbeida eit forslag til Innkjøpspolicy for Hordaland fylkeskommune. I arbeidet med innkjøpspolicy er det teke omsyn til fylkestinget sine vedtak når det gjeld rapportane om forvaltningsrevisjon på innkjøpsområdet. Fylkesrådmannen meiner tida no er inne for å formalisere arbeidet og legg derfor fram for fylkestinget det vi kallar ein innkjøpspolicy for Hordaland fylkeskommune. FORSLAG TIL INNSTILLING 1. Hordaland fylkesting godkjenner den framlagte Innkjøpspolicyen for Hordaland fylkeskommune. 2. Innkjøpspolicyen skal leggjast til grunn for utvikling av det vidare innkjøpsarbeidet i fylkeskommunen. Paul M. Nilsen Johnny Stiansen Vedlegg: Innkjøpspolicy for Hordaland fylkeskommune
FYLKESRÅDMANNEN, 09.02.2009: Innleiing Fylkestinget har handsama to rapportar som gjeld forvaltningsrevisjon av innkjøp i fylkeskommunen. 12.06.07 gjorde fylkestinget vedtak i sak 200603244 Forvaltningsrevisjon om offentleg innkjøp etterleving av regelverket og 10.06.08 gjorde fylkestinget vedtak i sak 200706367 Forvaltningsrevisjon om kjøp av kollektivtenester. I fylkesrevisjonsrapporten om offentlege innkjøp etterleving av regelverket, er fylkesrådmannen beden om å syta for at fylkeskommunen sine innkjøpsrutinar vert gjennomgått og korrigert. Fylkesrådmannen har sett i gang arbeid med å gjennomgå og korrigere fylkeskommunen sine rutinar på innkjøpsområdet. I fylkesrevisjonsrapporten om fylkeskommunen sine kjøp av kollektivtenester er det særleg peika på behovet for system, rutinar og prosedyrar for slike kjøp, samt behovet for etiske retingsliner, krav til universell utforming og overføring av kunnskap innan organisasjonen. I tråd med fylkestinget sitt vedtak til rapporten som gjeld kjøp av kollektivtenester har fylkesrådmannen sett i gang arbeid med erfaringsutveksling mellom sentrale innkjøpseinigar i fylkeskommunen, sett fokus på og uvikla nytt rettleiingsverktøy for universell utforming og utarbeidd nye etiske retningsliner for fylkeskommunen. Arbeid med felles system, nye rutinar og prosedyrear er også sett i gang der samarbeid mellom Skyss og Innkøpssseksjonen står særleg sentralt. Fylkesrådmannen ser behov for å etablere overordna mål og målsetjingar for innkjøp i Hordaland fylkeskommune, og har derfor sett i verk arbeidet med å utvikle ein innkjøpspolicy for fylkeskommunen. I denne er det teke omsyn til fylkestinget sine vedtak til forbetring av innkjøpsverksemda. Overordna mål Innkjøpspolicy for Hordaland fylkeskommune skal fastsetje overordna mål og målsetjingar for innkjøp av varer, tenester og bygg- og anleggsarbeid til fylkeskommunen. Gode rutinar, organisering og gjennomtenkte system for fylkeskommunen sine innkjøp vil føre til eit godt omdøme, ressurseffektive arbeidsprosessar og betre vilkår i marknaden. Målsetjinga er at fylkeskommunen sine behov blir dekka og primære oppgåver styrka. Overordna mål for innkjøpsområdet er: Profesjonelle innkjøp betre tenester Andre målsetjingar : Innkjøpsfunksjonen skal målbere profesjonelle haldningar, høg kompetanse med fokus på etikk og miljø. Organiseringa av innkjøpsfunksjonen skal baserast på sentral styring, koordinering og tverrfagleg samarbeid tilrettelagt for lokal gjennomføring. Samhandling, effektiv organisering og bruk av innkjøpsverktøy, skal, med forankring i leiinga, ha målbar økonomisk effekt. Satsing på og iverksetjing av elektronisk handel skal effektivisere ressursbruken. Samarbeid med andre offentlege aktørar skal utviklast og forvaltast i balanse mellom marknadsmakt og samfunnsansvar. 2
Rammeverk Hordaland fylkeskommune skal gjennomføre sin innkjøp i tråd med regelverket for offentlege anskaffingar 1 2. Innanfor rammene av anskaffingsregelverket er det naudsynt at fylkeskommunen gjer sine innkjøp så kostnadseffektivt som mogleg. Regelverket stillar krav til at fylkeskommunen opptrer forretningsmessig og med stor integritet. I lov om offentlege anskaffingar 1 går det fram at: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte I omgrepet forretningsmessig ligg det at oppdragsgjevar til einkvar tid skal vurdere korleis han kan oppnå eit mest mogleg fordelaktig kjøp. Vidare inneheld omgrepet eit prinsipp om at ein ikkje skal ta utanforliggjande omsyn i prosessen. Kravet til forretningsmessigheit gjeld gjennom heile prosessen, frå avgjerd om å starte ein innkjøpsprosedyre til tildeling av kontrakt. Krav til god forretningsskikk og høg forretningsetisk standard inneber at oppdragsgjevar skal opptre som ein aktsam profesjonell innkjøpar på alle stadium av innkjøpsprosessen innanfor ramma av regelverket om offentlege innkjøp. Sakshandsaminga skal vere sakleg, forsvarleg og ikkje vilkårleg. Regelverket skal sikre at alle potensielle leverandørar har dei same føresetnadane til å oppnå kontrakt med det offentlege, samstundes skal regelverket medverke til at det offentlege gjennomførar effektive kjøp og nyttar offentlege midlar på ein økonomisk fornuftig måte. Lovens 1 må sjåast i samanheng med dei grunnleggjande prinsippa i anskaffingslova 5: Oppdragsgjevar skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen og sikre at det ikke finner sted forskjellbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Likebehandling av leverandørane er eit grunnprinsipp. Fylkeskommunen skal under heile prosessen leggje tilhøva til rette for at leverandørar har like høve til kunne konkurrere om kontrakten. Offentlege innkjøp skal som hovudregel, eller så langt som mogleg, vere basert på konkurranse. Konkurranse er ønskjeleg både ut frå samfunnsøkonomiske og forretningsmessige omsyn, men også ut frå forvaltningsrettslege prinsipp om likebehandling. For å sikre at offentlege innkjøp går rett føre seg, følgjer det av regelverket at innkjøpsprosessen skal vere føreseieleg, gjennomsiktig og etterprøvbar. Leverandørar skal kunne sjå kva for handlingar eller avgjerder fylkeskommunen tek i løpet av innkjøpsprosessen, samt skriftleg dokumentasjon over alle vurderingar, avgjerder, referat frå møter mv. som har vore av betyding for konkurransen. Leverandørar skal derfor ha tilstrekkeleg informasjon om konkurransen og gjennomføringa av denne til at dei kan foreta forsvarlege vurderingar og val med omsyn til kva deira tilbod skal innehalde og til slutt kunne etterprøve fylkeskommunen sitt val i etterkant. Kravet om objektive og ikkje-diskriminerande 1 Lov og forskrift om offentlege anskaffingar, forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene og forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser. 2 Regelverk for tenestekonsesjonar, jf. regelverket for yrkestransport, er ikkje omfatta av regelverket for offentlege anskaffingar, men dei overordna EØS-rettslege prinsippa er dei same. 3
kriterium skal sikre at alle leverandørar har dei same føresetnadane i konkurransen, og det er ikkje lov å handsame leverandørar ulikt basert på statsborgarskap eller kor leverandøren er etablert. Målgrupper Innkjøpspolicyen rettar seg mot: Politikarar Tilsette Leverandørar/marknaden Ålmenta Innkjøpsorganisering og fullmakter Hensiktsmessig organisering av innkjøpsfunksjonen er avgjerande for eit godt resultat. Forsking 3 4 syner at plassering av innkjøpsfunksjonen i organisasjonen har stor betyding for innkjøparen sin arbeidsmåte, forretningsmessigheit og forståing for innkjøpsprosessen i organisasjonen. Forskingsresultat tyder på at ein sentralisert innkjøpsfunksjon er ein føremon. Ein sentralisert innkjøpsfunksjon har fleire fordelar, mellom anna vil forståing og forankring i toppleiinga føre til at overordna policy og strategiar vert tekne i vare, kompetanse og erfaring vert samla på ein stad og risikoen for brot på regelverket vert redusert. Regelverket er omfattande og komplisert, og risikoen for skade, både økonomisk tap og tap i omdøme, ved brot på regelverket er stor. Mange presseoppslag dei siste åra om brot på anskaffingsregelverket og avdekking av korrupsjonssaker har medført at utviklinga går mot ein sterkare grad av sentralisering/koordinering av innkjøpa. Det er naudsynt at fylkeskommunen gjer det same, slik at innkjøpsfagleg fokus, erfaringsutveksling og koordinering blir gjennomgåande i alle innkjøpsprosessar, samstundes som brukarane sine behov for riktig produkt eller teneste vert dekt. Hordaland fylkeskommune er i ferd med å gjennomføre ein ny organisering av innkjøpsfunksjonen. Ansvaret for organisering av innkjøpsfunksjonen ligg hjå fylkesrådmannen. Innkjøpsfunksjonen vil i korte trekk vere prega av færre innkjøparar, betre planlegging og auka bruk av elektronisk innkjøpssystem: Avdelingsleiar har ansvar for innkjøp ved sin avdeling og/eller underliggjande seksjon eller eining. Leiaren er tilvisar i innkjøpsfunksjonen. Det er oppretta Innkjøpskoordinatorstillingar i organisasjonen. Desse skal gjennomføre innkjøp i tråd med gjevne retningsliner. Andre rollar i innkjøpsfunksjonen er rekvirentar. Desse kan bestille i innkjøpssystemet. Varekjøp skal gjennomførast ved bruk av elektronisk innkjøpssystem (Procurement Manager), og alle varekjøp skal vere elektronisk godkjent av tilvisar før ordre blir sendt til leverandør. Ordninga med å setje ned brukargrupper i samband med planlegging av nye innkjøpsprosessar, bør i større grad profesjonaliserast ved at desse gruppene blir etablert som permanente for dei ulike innkjøpsområda. Deltakarar til desse gruppene bør peikast ut, og dei bør ha eit avklart mandat og ansvar. Innkjøpsseksjonen må leggje til rette for effektive prosessar slik at ressursbruken i brukargruppene vert rasjonell. Når det gjeld ikkje-gjentakande innkjøp, vil det framleis vere hensiktsmessig å oppnemne adhoc-brukargrupper. Medlemmar av brukargruppene må inneha innkjøpskompetanse på tilstrekkeleg nivå, og haldast løpande oppdatert gjennom kompetansetiltak. Brukargruppene tar del i oppfølging av kontraktane etter standardprosedyre/frekvens fastsett av Innkjøpsseksjonen og får derfor ei meir aktiv rolle i heile kontraktperioden. 3 Maria Holmberg Upphandlingsfunktionens placering i organisationen. 4 Kartlegging av statlig, fylkeskommunal og kommunale virksomheter brudd på anskaffelsesregelverket og mulige årsaker til disse bruddene for Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) utført av Firstventura 31.10.2008. 4
Innkjøpsseksjonen har ansvar for å leggje til rette for ein god innkjøpsprosess der ansvar for innkjøpssystem, brukarstøtte og kontraktstyringsverktøy inngår. For betre styring, kontroll og koordinering skal: Alle kjøp over over nasjonal terskelverdi (for tida kr 500 000 ) meldast til Innkjøpsseksjonen før innkjøpsprosess vert sett i gang. Alle protokollpliktige kjøp (for tida over kr 100 000) ha anskaffingsprotokoll og signert kontrakt/tilbod arkivert. Kopi skal sendast elektronisk til Innkjøpsseksjonen for registrering og arkivering. Måling og registrering av oppnådde resultat følgjast opp. Kompetansehevingstiltak setjast i verk. Samarbeid mellom tunge innkjøpsmiljø i fylkeskommunen skal styrkjast. Dette gjeld særleg samarbeid mellom Eigedomsseksjonen, Innkjøpsseksjonen og Skyss. Andre sentrale tiltak som ligg til grunn for innkjøpspolicyen og som skal bidra til at fylkeskommunen oppnår optimale resultat er: Betre utnytting av stordrifts- og storkundefordelar. Styrkje lojalitet til bruk av rammeavtalar. Standardisering av prosess og dokument. Omsyn til lokale og differensierte behov. Virkeområdet for anskaffingsregelverket og organisering av innkjøpsfunksjonen kan skisserast i to prosessar som vist i figuren nedanfor: Leverandør og innkjøpsstrategi Leverandørstrategi er definert som Hvordan kjøpende virksomhet forholder seg til sin leverandør. 5 Produkta/tenestene kan vere avgjerande for korleis den kjøpande verksemda held seg til aktuelle leverandørar. Tradisjonelt har innkjøpsfokus i stor grad vore dreidd mot forhandlingar og leverandørval. Dette vil det framleis vere, men med eit sterkare fokus på behovsfase og strategival for det enkelte vareområde. Det følgjer av innkjøpsteorien at dei største potensielle gevinstane er knytte til definering av behova. For å kunne imøtekome dette er det derfor naudsynt at kompetansen vert styrka og at innkjøpsfunksjonen vert profesjonalisert. I tillegg er det naudsynt å hente inn ekstern kompetanse på område der den interne kunnskapen til leverandørmarknaden er for svak. Implementering og oppfølging av nye avtaler må tilgodesjåast med betydeleg større ressursbruk, slik at ein sikrar at avtaler vert brukt og eventuelt justert. Vidare må leveringsvilkår/prisar følgjast opp og kontrollerast 5 Persson og Virum 1995. 5
om dei er i samsvar med kontrakt. Dette vert best løyst ved at elektronisk bestilling blir samanlikna mot varemottak og faktura slik at avvik kan registrerast i økonomisystemet. Målsetjinga med leverandør og innkjøpsstrategien er å klargjere framtidige strategival, både med omsyn til leverandørutvikling, sterkare fokus på behovsfase og elektroniske prosessar. Sentralt i dette arbeidet står: Tverrfagleg og systematisk tilnærming i alle fasar av innkjøpsprosessen. Gode prosedyrar for oppfølging av leverandørar. Økonomisk effekt av fylkeskommunen sine innkjøpsprosessar skal synleggjerast gjennom bruk av måleindikatorar. Det er sett i gang arbeid med å utforme innkjøpsstrategi for perioden 2009 2012. Elektroniske verktøy i innkjøpsprosessen Bruk av elektroniske verktøy vil kunne effektivisere heile innkjøpsprosessen og støtte auka konkurranse og likebehandling av leverandørane. Hordaland fylkeskommune har innført elektronisk innkjøpssystem (FINS 6 ) i heile organisasjonen. Det elektroniske innkjøpssystemet omfattar alle naudsynte applikasjonar som støttar organisering og gjennomføring av alle aktivitetar som inngår i innkjøpsprosessen. Innkjøpsseksjonen leverer ulike tenester som prosesstøtte, rådgjeving og felles avtaler til brukarar i fylkeskommunen. FINS har ulike kategoriar brukarar og målgrupper: Leiinga. Innkjøpsseksjonen. Tilsette i innkjøpsfunksjonar, der særleg innkjøpskoordinatorane (IK) er sentrale. Andre interne brukarar/behovstillarar. Politikarar og publikum. Leverandørar. I samband med nye avtalar, skal det setjast klare krav til leverandørane når det gjeld elektroniske prosessar, mellom anna datakvalitet, datahandtering og datautveksling. E-handelsløysingar medverkar til å sikre varige resultat når det gjeld effektivisering og innsparing innanfor anskaffingsområdet. Her tenkjer vi både på prisen som blir betalt for varen/tenesten og på transaksjonskostnadane som anskaffinga genererer. Mange personar både på kundesida og leverandørsida er involverte i avtaleinngåinga og gjennomføringa av kjøp og leveransar. Automatisering av prosessar ved hjelp av e-handelsløysingar kan soleis gi gevinstar på begge sider. Følgjande system, applikasjonar og verktøy inngår i FINS: Elektroniske tingingssystem. Kontraktstyringsverktøy med standardokument og arkiv. Prosesstøttesystem for avtaleprosessen. Rapporteringsverktøy for resultatmåling og analysar. Leverandørsystem- og portalar. Andre naudsynte hjelpesystem og informasjonssystem. Innkjøpshandbok. e-læringsverktøy. Brukarstøttesystem. 6 FINS står for Felles innkjøpssystem. 6
Innkjøpsportal/Intranett. Økonomisystem som gir data til innkjøpssystemet og rapporteringsverktøy. FINS vil også kunne etablere grensesnitt mot andre relevante fagsystem. Nærare om Kontraktstyringsverktøy. Dette skal bidra til: Betre oversikt over gjeldande avtaler (og arkiv over utgåtte avtaler). Informasjon om rammeavtaler. Prosesstøtte, prosesstyring og planlegging. Elektronisk konkurransegjennomføring via Tilbyder.no Varsling av tidspunkt for oppfølging av kontrakt/leverandør, innløysing av opsjon/oppstart av førebuingar til ny konkurranse. Registrering av avvik. Moglegheit for å søke på varegrupper/leverandørar, auka søkefunksjonalitet ved hjelp av stikkordregister Moglegheit for å dokumentere justeringar i avtaler, reforhandling ved opsjonsinnløysing o.a. Det vil bli sett i gang arbeid med elektronisk fakturahandtering. Mål for bruk av e-faktura er: Effektivisering av arbeidsprosessar og lågare transaksjonskostnader. Auka oversikt og orden. Raskare oppdatert rekneskap. Moglegheit for å samordne og spesialisere funksjonar. Gevinstar knytta til oppbevaring av dokumentasjon. Samfunnsansvar omdøme I Noreg foretar offentleg sektor innkjøp for over 300 milliardar kroner kvart år. Regelverket for offentlege anskaffingar skal sikre at desse midlane vert utnytta best mogleg gjennom kostnadseffektive og samfunntenlege innkjøp, og at offentleg sektor gjennom sine innkjøp bidreg til å utvikle eit konkurransedyktig næringsliv. Samfunnsomsyn er aktualisert gjennom det nye anskaffingsregelverket. Statlege, kommunale og fylkeskommunale myndigheiter og offentlegrettslege organ skal under planlegginga av det enkelte innkjøpet ta omsyn til livssykluskostnadar, universell utforming og miljømessige konsekvensar av innkjøpet. Det skal så langt som mogleg stillast konkrete krav til produktet/tenesta. Livssykluskostnadar Ved å ta omsyn til produktet si levetid og livssykluskostnadar vil ein hindre at anskaffinga blir evaluert ut frå innkjøpsprisen åleine. Totalkostnadane gjennom heile levetida innheld i tillegg til prisen på produktet/tenesta, kostnadar til drift og vedlikehald, bruk og utfasing (kassere, selgje, gje bort) av anskaffinga. Totalkostnaden for anskaffingar med lang levetid blir påvirka av valt kvalitet, driftsikkerheit, energiforbruk, fleksibilitet, reparasjons- og oppdateringsmoglegheiter. Jo lengre levetid, jo vanskelegare er det å vurdere behovet og kostnaden gjennom heile levetida. Det er derfor viktig å leggje opp til ein fleksibilitet for å dekkje behova i framtida. Ein må likevel vere merksam på at slik fleksibilitet gjennom heile kontraktperioden, har ein kostnad. Når ein ser på livssykluskostnadane må ein også ta omsyn til miljømessige konsekvensar i levetida og utfasinga. Eit miljøvenleg produkt kan ha lågare energiforbruk, større reparasjonsmoglegheiter, lågare drifts- og vedlikehaldskostnadar, høgare verdi ved sal og kan koste mindre å bli kvitt. 7
Universell utforming Med universell utforming er meint utforming eller tilrettelegging av hovudløysinga i dei fysiske tilhøva slik at verksemda (leveransen/produktet) sin alminnelege funksjon kan nyttast av flest mogleg. Hordaland fylkeskommune har i samarbeid med Bergen kommune og Time/Klepp kommune utvikla ein verktøykasse over korleis offentlege innkjøparar kan ivareta krav og omsyn til universell utforming i heile anskaffingsprosessen. Verktøykassen er eit elektronisk informasjons- og støttesystem utarbeidd på oppdrag frå Miljøverndepartementet (MD) og skal etter planen lanserast og forvaltast av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) våren 2009. Miljømessige konsekvensar Miljømessige konsekvensar skal også takast i vare ved fylkeskommunen sine innkjøp. Fylkeskommunen har eit bevisst forhold til å vurdere miljømessige konsekvensar av anskaffingar og miljøpolitikk hjå leverandøren. Det vert mellom anna stilt konkrete krav til miljømessige eigenskapar ved produkt/tenester, miljøsertifisering, forbod mot miljøskadelege stoff og utslipp samt retur og handtering av utrangert materiell, emballasje o.a. Det er utvikla rettleiar og handlingsplan frå Regjeringa, og Hordaland fylkeskommune har ei aktiv rolle i det fylkeskommunale samarbeidet Miljøinnkjøp, sjå www.miljoinnkjop.no. Sosiale klausular forbod mot sosial dumping i offentlege kontraktar Det er vedtatt ny forskrift som stiller krav til løns- og arbeidsvilkår i offentlege teneste- og bygg- og anleggskontraktar med verdi over EØS-terskelverdi. Forskriften inneber at fylkeskommunen må sørgje for å ta inn arbeidsklausular i alle kontraktar det er påkravd. Fylkesutvalet i Hordaland fylkeskommune har gjort vedtak om at desse vilkåra også skal gjelde for kontraktar under EØS-terskelverdi. Reserverte kontraktar Regelverket for offentlege anskaffingar opnar for å tildele sokalla reserverte kontraktar. Dette medfører at fylkeskommunen kan avgrense konkurransen til verksemder der fleirtalet av dei berørte tilsette er funksjonshemma slik at dei ikkje kan utøve arbeid på ordinære vilkår. Hordaland fylkeskommune skal utarbeide policy for anskaffingar knytte til reserverte kontraktar. Etiske omsyn Det er aukande interesse for at det vert stilt etiske krav til produksjon av varer og tenester. Rettleiaren Etiske krav i offentlige anskaffelser er uarbeida av Initiativ for etisk handel (IEH) på oppdrag frå Barne- og likestillingsdepartementet (BLD). På grunn av det store innkjøpsvolumet av varer og tenester i regi av offentleg sektor, er det særleg viktig at offentleg sektor stillar etiske krav til kjøpa. Dei aller fleste norske verksemdene med import frå utviklingsland løp ein risiko for å støtte barnearbeid og andre brot på grunnleggjande arbeidstakarrettar i kompliserte leverandørkjeder. Å stille etiske krav til innkjøp handlar ikkje om å eksportere norske standardar til utlandet, men om å krevje respekt for grunnleggjande arbeidstakar- og menneskerettar. Hordaland fylkeskommune vil vurdere å bruke verktøyet utarbeid av IEH til å stille konkrete etiske krav til produkt/tenester der dette er relevant. Etikk i innkjøpsfunksjonen Eit godt omdøme og tillit hjå innbyggjarane er naudsynt for fylkeskommunen. Fylkeskommunen sine tilsette skal utføre sine oppgåver og opptre på ein måte som ikkje skader fylkeskommunen sitt 8
omdøme. Fylkeskommunen si verksemd må sikre at innbyggjarane har tillit til at fylkeskommunen forvaltar fellesmidlar på ein god måte og at leverandørar har tillit til fylkeskommunen som kontraktspart. All forretningsverksemd skal bidra til at fylkeskommunen når sine mål og at ressursane vert nytta på mest mogleg økonomisk og rasjonell måte. Tilsette som tek del i innkjøpsfunksjonen og øvrig forretningsmessig verksemd pliktar å setje seg grundig inn i og etterleve lov og forskrift om offentlege anskaffingar og dei etiske retningsliner som gjeld for fylkeskommunen. Retningslinene er meint å vere generelle overordna rettesnorer som igjen stiller krav til refleksjon av den einskilde tilsette. Kvar einskild tilsett har eit personleg ansvar for å følgje dei gjeldande etiske retningslinene for fylkeskommunen. Det er ingen plikt til lydigheit når det gjeld eventuelle pålegg om å utføre ulovlege eller uetiske handlingar. Kvar einskild har plikt til å varsle om ulovlege eller uetiske handlingar som han blir kjent med. For innkjøpsområdet er det særleg strenge reglar når det gjeld gåver og andre fordelar, bruk av rammeavtalar og habilitet. Bevisst utøving av samfunnsansvar i alle anskaffingar vil kunne ha verknad på sentrale områder, alt frå oppleving av miljøkvalitetar, tilgjenge til det offentlege rom, moglegheiter for menneskjer med redusert arbeidsevne til å delta i arbeidslivet til verdiskaping lokalt og verdsetjing globalt. Oppsummering: Det skal utviklast kompetanseprogram for innkjøparar innanfor området samfunnsansvar. Livssykluskostnader skal ein freiste å rekne ut for kvar anskaffing. Universell utforming skal takast omsyn til ved alle aktuelle anskaffingar. Verktøykasse for universell utforming i offentlige anskaffelser skal vurderast brukt ved uarbeiding av konkurransegrunnlag. Miljøomsyn skal takast med i konkurransegrunnlaget ved alle anskaffingar. Eventuelle unntak skal grunngjevast. Krav til gjengs løns- og arbeidsvilkår skal takast med i tenestekontraktar og bygg- og anleggskontraktar. Det skal utviklast og gjennomførast ein policy for anskaffingar knytte til reserverte kontraktar. Rettleiar om Etiske krav i offentlege anskaffelser skal vurderast brukt ved utarbeiding av konkurransegrunnlag. Den einskilde skal opptre med stor integritet når det gjeld etikk og omdøme. 9