MOVAR IKS STYREMØTE NR. 2 216 Torsdag 31. mars 216 holdt styret for MOVAR IKS møte i MOVARs administrasjons lokaler, Huggenes. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Av varamedlemmene møtte: Forfall medlemmer: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, leder Nils-Anders Søyland, nestleder Aud Helen Wernberg Øyen Katrine Kerr Gammelsrød Steinar Roos Tore Fredriksen Per-Christian Rasmussen Bjørn Amundsen Hege Solberg Sandtrø Inger-Lise Skartlien, leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Vidar Løken, PwC til stede under behandling av regnskap. Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. STYRESAK NR. 3/216 ÅRSBERETNING OG REGNSKAP 215 FOR MOVAR IKS Direktørens forslag til innstilling: Årets resultat 865 96 Disponeres som følger; Overskudd Økonomi og administrasjon 515 595 Overføres til styrking egenkapital Overskudd Vansjø Vannverk 1 151 532 Avsettes til sektorens selvkostfond Overskudd Avløp 456 331 Avsettes til sektorens selvkostfond Underskudd Renovasjonstjenester -2 652 545 Dekkes av sektorens selvkostfond Overskudd MIB beredskap/tilsyn 1 211 498 Overføres til styrking egenkapital Underskudd MIB feiertjenester -158 55 Dekkes av sektorens selvkostfond Overskudd Solgård Avfallsplass 342 Avsettes til etterbruksfond Sum disponeringer 865 96 Representantskapet tar regnskap og årsberetning 215 til etterretning og vedtar fremlagte regnskap som årsregnskap for MOVAR IKS for 215.
Adm. direktør presenterte hovedtall fra regnskap 215 både totalt og pr. sektor på lysark, og oppsummerte driften i 215. Deretter gjennomgikk styret fremlagte årsregnskap med beretning og noter i detalj. Årsrapportens utforming ble diskutert på generelt grunnlag. Det fremkom også konkrete forslag til tekstmessige endringer i «Styrets beretning 215». Deler av tekst under «MOVARs miljøpolitikk» tas ut. Det innarbeides tekst om...grunnlaget for fortsatt drift av selskapet. Det ble påpekt enkelte skrivefeil m.m. Endringene innarbeides i Styrets beretning før årsrapporten oversendes representantskapet til behandling. Under gjennomgang av regnskapet ble det opplyst om en feil på side 15 - avd 5. Statsautorisert revisor Vidar Løken fra PwC var til stede og besvarte spørsmål fra styret. Administrasjonen (adm. direktør og styrets sekretær) ble dimittert under deler at kommunikasjonen mellom styret og revisor. Ved votering ble fremlagte innstilling til representantskapet enstemmig vedtatt. Som innstilling. Styremøtet i MOVAR IKS tok en pause fra oppsatt agenda, og avholdt generalforsamling for Movar Næring AS mens man hadde revisor til disposisjon. Deretter gjenopptok styret ordinær styrebehandling ihht sakskartet. STYRESAK NR. 4/216 JURIDISK VURDERING AV ORDNINGEN MED KLAGENEMNDER I MOVAR Saksfremstilling og sekretariatsfunksjon i forbindelse med klagenemndordningene i MOVAR overlates til adm. direktør for klagesaker hvor det er fattet enkeltvedtak i sektorene. Det var innhentet uttalelser fra to ulike instanser, KS-advokatene samt et advokatfirma. Disse hadde ikke samsvarende konklusjon, og følgelig ba Nils-Anders Søyland om en tredje betenkning fra navngitt jurist. (Professor Jan Fridthjof Bernt, evt. professor Geir Woxholth). Det ble også bedt om at svaret fra KS, som var mottatt på mail, ble distribuert til styret. Det ble deretter oppsummert: Betenkning om temaet bestilles av professorene Jan Frithjof Bernt eventuelt fra Geir Woxholth. Tilbakemelding(er) fra KS på mail distribueres til styret.
To innkomne klagesaker behandles i dagens møte i oppnevnt klagenemnd for husholdningsrenovasjon ihht innkalling, uavhengig av den saksutredningen som fortsatt pågår om klagenemndordningen. Det ble ikke votert i saken, og fornyet behandling foretas når ytterligere saksbehandling er gjennomført. Det ble ikke fattet vedtak. Saken fremlegges styret på senere tidspunkt etter ytterligere saksbehandling. STYRESAK NR. 5/216 EVALUERING AV EIER- OG ANSVARSDEL I MOVAR IKS Direktørens forslag til innstilling: 1. De enkelte kommuners eierandeler fastsettes som følger: Moss 44 % Rygge 21 % Råde 1 % Vestby 2 % Våler 5 % 2. Oppdaterte eier- og ansvarsandeler innarbeides i 3 ved revisjon av Selskapsavtalen før denne sendes eierkommunene for behandling. Det ble stilt spørsmål om tidligere praksis for tilsvarende evaluering, samt hvorvidt det er nedfelt noe i Selskapsavtalen om avrundingsregler, noe det ikke er. Det ble presisert at det er den enkelte eierkommunes uttak av tjenester og ikke folketall som ligger til grunn for beregningen. Ved votering ble innstilling enstemmig vedtatt. Som innstilt. O-SAK NR. 5/216 DIREKTØRENS ORIENTERING Adm. direktør oppdaterte styret på aktuelle prosesser og hendelser i selskapet. PowerPoint presentasjon følger denne protokollen.
Representantskapets leder Inger-Lise Skartlien forlot møtet kl. 1:2. O-SAK NR. 6/216 ANSVARSFORHOLD ETTER BRANN- OG EKSPLOSJONSVERNLOVEN MV. Adm. direktør informerte kort om saken. Mulige fremtidige scenarier ble diskutert. Innstilling enstemmig vedtatt. O-SAK NR. 7/216 SOLGÅRD AVFALLSPLASS FLYTTING AV HØYSPENTMASTER Adm. direktør informerte kort om saken. Innstilling enstemmig vedtatt. O-SAK NR. 8/216 KOFA-KLAGE IFM ANSKAFFELSE AV SLAMSENTRIFUGE TIL KAMBO RENSEANLEGG Adm. direktør informerte kort om saken. Innstilling enstemmig vedtatt.
O-SAK NR. 9/216 SOLGÅRD AVFALLSPLASS ÅRSRAPPORT TIL MILJØVERNMYNDIGHETENE 215 Adm. direktør informerte kort om saken. Innstilling enstemmig vedtatt. O-SAK NR. 1/216 SOLGÅRD AVFALLSPLASS LUKTREGISTRERINGER FOR 215 Adm. direktør informerte kort om saken. Innstilling enstemmig vedtatt. O-SAK NR. 11/216 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 111 UTSKIFTING AV NYTTE- OG BEREDSKAPSKJØRETØY Saken ble ikke belyst utover tilsendt saksfremlegg. Innstilling enstemmig vedtatt.
O-SAK NR. 12/216 AVSLUTNING AV PROSJEKT 751 - TILSYNSBIL Saken ble ikke belyst utover tilsendt saksfremlegg. Innstilling enstemmig vedtatt. EVENTUELT Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 11:15 Ketil Reed Aasgaard Leder Nils-Anders Søyland Katrine Kerr Gammelsrød Aud Helen Wernberg Øyen Bjørn Amundsen Steinar Roos Tore Fredriksen Per Chr. Rasmussen
11.4.216 Direktørens orientering Styremøte 31.3.216 Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 13/214/ Rep.skapssak 5/14 og 9/14 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Hurtigarb. Komite skal få gjennomført ny ROS og DOD. MK trakk utmeldelsen 15.12.14. Ny ROS og DOD gjennomføres. Møte i komitéen 24.6. ROS og DOD, samt kostnadsfordeling MIB og ny låneramme til rep.skapet Nov.215 April 216 S-sak 7/215 Rep.skapssak 4/215 S-sak 17/215 Utredning av kildesortering av matavfall i Mosseregionen. Ønsker å avvente utredning av en sentralsorteringsløsning i 216. Utreder samarbeid om kildesortering av avfall. AD Des. 216 S-sak 12/15 Vestby gjenvinningsstasjon Vurdering Dialog med Vestby kommune for å finne løsninger som totalt sett er bedre enn dagens. S-sak 1 og 2/16 Valg av medlemmer til klagenemnder. Nemnd valgt, men spørsmål om praksis er I tråd med KL 4 Første møte avholdt. Følges opp. Gjennomført juridisk vurdering. S-sak 4/16 AD 216. AD mars 216 Administrasjon: Årsavslutning Rapportering Årsmelding Arbeid for komitéen Admincontrol Elektronisk styreportal, som forenkler forberedelsen av styremøte både for administrasjonen og styret. Løsningen er tilpasset Apple ipad. App n kan lastes ned kostnadsfritt på App-store. Opplæring foretas på neste styremøte. De som mangler utstyr får låne i styreperioden. 1
11.4.216 Vann og Avløp: Stiller oss fortsatt positive for et samarbeid med Ås og Vestby, men har ikke kommet videre etter rep.skapsmøte i SFRA 1.3. Kontaktet av Vestby Avis 29.3. med påstand om at vi opererer med feil tall. Verdens vanndag 22.3. markert med kronikk i MA og radiointervju på direkten i NRK Østfold. Vansjø Vannverk deltar i finalen i Norges beste drikkevann 19.4. Renovasjon: Ingen avgjørelse angående aske fra forbenningsanleggene i Oslo. Evt. erverv av tomt Venter tilbakemelding. Utbygning av kontorene på SAP lar seg ikke gjennomføre innenfor budsjettforslag. Nye vurderinger gjennomføres. Forprosjekt ny gjenvinningsstasjon godt i gang. MIB: Ansettelse av brannsjef Intervjuer starter uke 15. Utfordrende bemanningssituasjon deltid. Uavklart fremtid for deltid gjør ikke dette lettere. Legger ut annonse på www.movar.no Før Påske holdt presentasjoner i Våler formannskap, Vestby kommunestyre og Rygge kommunestyre. Feierne tar i bruk SMS-varsling av feiing og tilsyn. 2
11.4.216 MIB Prosjektet renere arbeidsplass: Brannmenn er overeksponert for enkelte krefttyper. Kan ha sammenheng med eksponering av røyk og sot ved slukking av branner, kontakt og rengjøring av utstyr og feiing av piper. AMU etablerte prosjektet «Renere arbeidsplass», som iht sin fremdriftsplan skal foreslå tiltak i juni 216. I prosjektet deltar i tillegg til ansatte på MIB, bedriftshelsetjenesten og HMS-koordinator i MOVAR. Alle tiltak vil gjennomgå en kost/nytte vurdering. En rekke tiltak som ikke medfører ekstra kostnader er allerede gjennomført. 3
11.4.216 Regnskap 215 MOVAR IKS Totalt 215 Omsetning inkl. internfakturering: kr. 275 459 Avskrivninger 33 9 Resultat 866 Finanskostnader 8 543 Varekostnad (Produksjonskostnad) 82 289 Driftskostnader 64 317 Personalkostnader 86 435 MOVAR IKS Totalt 215 Omsetning ekslusiv internfakturering: kr. 225 951 Resultat Avskrivninger 866 Finanskostnader 8 543 33 9 Varekostnad (Produksjonskostnad) 64 821 Driftskostnader 32 277 Personalkostnader 86 435 1
11.4.216 Likviditet pr. 31.12.15 Tall i NOK 1 Pr. 31.12.15 Pr. 31.12.14 Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) 51 32 48 964 Kortsiktige fordringer 14 89 21 335 Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån. SUM 65 841 7 299 Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg. 32 961 38 548 Arbeidskapital 32 88 31 751 Forutsatt ordinær drift er likviditeten tilfredsstillende. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette betyr drift med underskudd. Er ikke aktuell problemstilling for 216. Selvkostfondene er pr. 31.12.15 på kr. 36 91. Driftsregnskap kontra selvkost 215 Kun differanse grunnet forskjellen i reelle renter og kalkulatoriske renter. Innbyggerne får dessuten renteinntekter av sine positive fond, som er inkludert i driftsinntekter. Tall i hele 1 Driftsinntekter Vareforbruk Personal Avskrivninger Driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finanskostnader Resultat Vann Avløp Renovasjon Feiertjeneste Selvkost Selvkost Drift Selvkost Drift Selvkost Drift Drift 37 418 37 597 45 63 45 268 57 686 58 53 8 212 8 233 7 269 7 269 8 36 8 36 46 763 46 763 18 18 4 823 4 823 7 693 7 693 7 165 7 165 4 271 4 271 9 157 9 157 12 496 12 496 1 77 1 77 173 173 11 529 11 529 13 528 13 528 5 229 5 229 3 99 3 99 32 778 32 778 42 77 42 77 6 234 6 234 8 371 8 371 4 64 4 819 2 986 3 191-2 548-2 181-159 -138 3 489 3 57 2 529 2 389 15 34 12 1 151 1 249 457 82-2 653-2 485-159 -15 Selvkostfond pr. 1.1.15 9 936 11 81 14 87 1 14 MOVAR Totalt, Resultat 31.12.15 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning. 6 28 24 2 16 12 4 2-2 -4-6 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 8 Regnskap 215 4 Budsjett 215 Omsetning Regnskap 214 Resultat Budsjett 31.12.15 215 866-5 2 2
11.4.216 MOVAR IKS totalt pr. 31.12.15 Underliggende drift i selvkostområdene er tilfredsstillende. De viktigste bidragene til avviket i forhold til budsjett er: Personalkostnader lavere enn budsjettert, hovedsakelig som følge av innbetaling av pensjonspremie til Moss Kommunale Pensjonskasse, ca kr. 3,7 millioner lavere enn forventet, samt et moderat lønnsoppgjør. Overbudsjettering av rentekostnadene, som følge av at rentene falt etter at budsjettet var lagt. Dette utgjør ca. 3 millioner. Enkelte overskridelser bl.a. som følge av prosesser som ikke var kjent/hensyntatt ved budsjetteringstidspunktet. 25 Administrasjon og Teknisk Resultat 31.12.15 i forhold til budsjett. Tall i 1 kr., inkl. intern omsetning.. 75 2 5 25 15-25 -5 1-75 -1 5 Regnskap 215 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Budsjett 215 Omsetning Regnskap 214 Resultat Budsjett 31.12.15 215 516 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene tilnærmet som budsjettert. Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer. Lønnskostnader: Som for hele selskapet; Kjennetegnes av lavere innbetaling til MKP enn budsjettert, samt et langvarig sykefravær uten bruk av vikar på teknisk avdeling. Renteinntekter bankinnskudd inntektsført i avd 1 ihht retningslinjene for selvkost (H 3/14) og Østfold kommunerevisjon. Merforbruk på driftskostnader skyldes til dels felleskostnader belastet avdeling 1 istedenfor splittet opp og ført direkte på de respektive sektorene. 3
11.4.216 Vansjø Vannverk Resultat 31.12.15 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner Inkl. internomsetning. 4 35 25 3 15 25 5 2-5 15 1-15 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 215 5 Omsetning Budsjett 215 Regnskap 214 Resultat Budsjett 31.12.15 215 1 152-1 362 De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Inntekten ligger tett på budsjett men kommunevise avvik. (Økning leveranse Vestby, og tydelig reduksjon til Moss) Lavere forbruk av kjemikalier. Lønn; Mindreforbruk pensjonspremie samt moderat lønnsoppgjør. Betydelig budsjettavvik finanskostnader/besparelser på kapitalkostnader som følge av lavere rente enn budsjettert. Resultatet styrker selvkostfond for vann. Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat 31.12.15 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning 5 45 3 4 2 35 1 3 25 2-1 15 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 1 Regnskap 215 5 Omsetning Budsjett 215 Regnskap 214 Resultat Budsjett 31.12.15 215 456-2 136 4
11.4.216 De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Klimatiske forhold 215 førte til noe høyere tilførsel enn forutsatt i budsjett. Mindreforbruk lønn; Redusert kostnad pensjonspremie, og refusjon sykelønn ifm langtidssykdom. Kostnader rimelig uavhengig av mottatte mengde (Stor del faste kostnader). Finanskostnader. Innsparing grunnet lavere rente. (Rimelig lave finanskostnader i utgangspunktet med tanke på reelle anleggsverdiene på 3 gode anlegg.) Resultatet styrker selvkostfond avløp. Gjenbruksstasjoner og Renovasjon - Resultat 31.12.15 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 11 1 9 8 7 2 1 5 1 5 6-5 5-1 4-1 5 3 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 Regnskap 215 Budsjett 215 1 Omsetning Regnskap 214 Resultat Budsjett 31.12.15 215-2 31-1 22 De viktigste avvikene ved gjenvinningsstasjoner og husholdningsrenovasjon. NB! Budsjett 215 på side 15 i Regnskapsbok er feilaktig budsjettet for 214! Avd. 5 og 55 budsjetteres enkeltvis, men bør sees som én resultatenhet. Materialkostnader over budsjett som følge av stor sigevannsmengde, og sluttavregning med tidligere renovatører ved opphør av kontraktsperioden. Lønnskostnader; Økte antall arbeidede timer spiser opp innsparingen ved lavere pensjonspremie. Finanskostnader også her lavere enn budsjett. Resultatet fra Solgård gjenvinningsstasjon avsettes i sin helhet til etterbruksfondet, ihht konsesjonsvilkårene gitt at Fylkesmannen i Østfold. Resultatet belaster de kommunevise selvkostfondene. Resultat av næringsvirksomhet i IKS er overført MOVAR Næring AS. Dette fremgår i note til regnskapet til MOVAR Næring AS. 5
11.4.216 MIB - Resultat 31.12.15 i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende Tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1 kroner, ekskl. intern omsetning MIB. 6 55 2 5 5 1 5 45 4 5 35-5 3-1 5 25 2-2 5 15 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 1 Regnskap 215 Budsjett 215 5 Omsetning Regnskap 214 Resultat Budsjett 31.12.15 215 1 53-5 De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Hovedposter inntekter er overførsel fra eierkommunene. Men har merinntekter grunnet salg av eksterne kurs og tilbakebetaling fra ABØ. Lønnskostnader gir størst innsparing på pensjonspremie grunnet mye personell, i tillegg til vakanser og effekten av et moderat lønnsoppgjør. Feieravdeling budsjettert med underskudd på kr. 5 grunnet positivt selvkostfond. Avdelingen viser negativt resultat på kr. 159 i 215, noe mindre enn budsjettert. Finanskostnader; Mindre enn budsjettert samt avsluttet ugunstig låneform på deler av finansiering av brannstasjonen på Tykkemyr. 6