VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Onsdag 17. februar 2016 Møtetid: Kl. 09:00 STED: Verdal helsesenter møterom ressurssenter oppvekst De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/16 Referatsaker 002/16 Skifte av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 003/16 Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 004/16 Kontrollutvalgets budsjett for 2016 005/16 Rapport etter forbundsbasert kvalitetskontroll Eventuelt Steinkjer, 11.02.16 John Hermann Leder Paul Stenstuen kontrollsekretær Dir.tlf. 74 11 14 78 / 90 95 04 40 E-post: paul.stenstuen@komsek.no KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no,
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 001/16 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 17.02.16 Paul Stenstuen 001/16 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke 1 KomRev Trøndelag IKS Intern kontroll likvidområdet Verdal kommune Vedlagt Steinkjer 11.02.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 002/16 SKIFTE AV OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 17.02.16 Paul Stenstuen 002/16 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg 1. Kopi av brev datert 02.02.16, KomRev Trøndelag IKS 2. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Verdal kommune Ikke trykte vedlegg 3. Kommuneloven kap 12 4. Forskrift om kontrollutvalg 5. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Kontrollutvalget skal på kommunestyrets vegne bl.a. påse at kommunens regnskaper mv. blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget er det organ som innstiller til kommunestyret i alle saker fra revisor eller som omhandler revisor selv. Kontrollutvalget skal påse at den oppdragsansvarlige revisor tilfredsstiller de fastsatte krav til bl.a. uavhengighet og vandel. Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig.
En har mottatt melding fra KomRev Trøndelag IKS vedrørende endring mht. oppdragsansvarlig for revisjonsoppdraget - regnskapsrevisjon Verdal kommune. Se vedlegg. Steinkjer 11.02.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 003/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 17.02.16 Paul Stenstuen 003/16 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for 2015. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering. Vedlegg Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til kommunestyret. Saksfremstilling I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møte og talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2015 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret.
Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2015. Steinkjer 11.02.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte den 17.02.16 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2015... 3 2.1 MØTER... 3 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER... 4 2.3 FORVALTNINGSREVISJON... 4 2.4 SELSKAPSKONTROLL... 4 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER... 4 2.6 KONTROLLUTVALGETS OPPFØLGING AV OG MED REVISOR... 5 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON... 5 2.8 BEFARINGER/BESØK... 5 3 AVSLUTNING... 5 VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2015... 7 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 2 AV 7
1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jf. kommunelovens kap. 12 med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Kontrollutvalget hadde slik sammensetning fram til oktober 2015: Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Parti Navn Kristine Karlgård Sp Leder V Nils Georg Leirset John Hermann Frp Nestleder Frp Ole Vatten Sv Hilde Gunn Slottemo Sp Siri-Gunn Vinne Rolf Tømmerås Ap Medlem Ap Jon Sellæg Marita Nergård Gustad Krf Medlem Ap Svein J Svensson Bjørn Holmli Ap Medlem Ap Unni Kirknes Kvelstad Kommunestyret valgte et nytt kontrollutvalg, bestående av 5 faste medlemmer og 7 varamedlemmer, for perioden 2015 2019 i møte den 19.10.2015. Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Navn Parti John Hermann UAV Leder Tore Landstad FrP Kristine Karlgård SP Nestleder Jostein Grande SP Mette Karlgård SP Randi Kvernmo MDG Astrid Tromsdal Ap Medlem Jon Sellæg Ap Kristine Johanne Hildrum Ap Medlem Knut Johansson Ap Tronn Røtvoll H Medlem Inga A.Hildrum Ap John Hermann, Kristine Johanne Hildrum og Astrid Tromsdal sitter i kommunestyret. Kristine Karlgård er vararepresentant til kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2015 2.1 MØTER Kontrollutvalget har i 2015 holdt 5 møter og behandlet 36 saker, se vedlegg. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2014, 5 møter og 28 saker. Kontrollutvalgets møter er åpne. Møtene har likevel vært lukket under behandling av saker underlagt lovpålagt taushetsplikt. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 3 AV 7
Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget behandlet uttalelse til kommunens årsregnskap og årsberetning i møtet den 21.04.15, sak 10/15. Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er forøvrig regulert i kommuneloven med tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets uttalelser skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta disse uttalelsene i betraktning ved sine innstillinger. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 05.06.12 og vedtatt av kommunestyret den 25.06.12, sak 70/12. Kontrollutvalget har et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til personalforvaltningen under bestilling hos revisor, jf. sakene 25 og 36/15. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den 06.11.15, sak 32/15. 2.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Gjeldende plan for selskapskontroll ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 05.06.12 og vedtatt av kommunestyret den 25.06.12, sak 71/12. Det er ikke gjennomført selskapskontroll i 2015. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Nytt nå er at planen skal være basert på en overordnet analyse ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den 06.11.15, sak 33/15. 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Revisor foretar en gjennomgang av utvalgte møteprotokoller. Med mindre det blir avdekket forhold kontrollutvalget bør følge opp, tas denne rapporteringen nå som ledd i revisors ordinære statusrapportering. Jf. sak 39/13. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 4 AV 7
2.6 KONTROLLUTVALGETS OPPFØLGING AV OG MED REVISOR Kontrollutvalgets sekretariat har faste møter med revisjonen, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har innsyn i revisjonens arbeidspapirer, slik at en kan forsikre seg om at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med god revisjonsskikk. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollutvalget. Utvalget har også blitt holdt orientert om revisjonsstrategi og status for revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlige revisorer skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Disse ble forelagt kontrollutvalget i møtet den 23.09.15, jf. sakene 26 og 27/15. 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Kommunens administrasjon har orientert om: Rutiner og praksis knyttet til anskaffelser (sak 3/15) Aktuelle forhold vedrørende kommunens økonomi og regnskap (sak 10/15) Rådmannens tilbakerapportering til kommunestyret mht. status for kommunestyrets vedtak (sak 11/15) Det administrative rapporteringsarbeid (sak 12/15) Kommunereformen (sakene 13 og 22/15) Kommunens perspektiver og arbeid for mennesker med ulike behov for arbeidstilpassing og arbeidspraksis (sak 16/15) PPT (sak 17/15) Sykefravær og arbeidsmiljø (sak 18/15) Kommunens økonomi (sak 21/15) Samhandlingsreformen - fylkesmannens tilsyn og kommunens arbeid og oppfølging (sak 23/15 2.8 BEFARINGER/BESØK Kontrollutvalget har vært på besøk hos Veksttorget AS i 2015. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer allikevel fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 5 AV 7
Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Verdal 17.02.16 John Hermann leder Kristine Karlgård nestleder Astrid Tromsdal Tronn Røtvoll Kristine Johanne Hildrum KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 6 AV 7
VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2015 Møtedato Sak nr. Sakstittel 001/15 Referatsaker 002/15 Besøk hos Veksttorget AS 003/15 Orientering fra rådmannen vedrørende rutiner og praksis knyttet til anskaffelser 24.02.2015 004/15 Orientering fra rådmannen vedrørende Sosialtjenesten 005/15 Orientering fra revisor - status for arbeidet med regnskapsrevisjon 006/15 Forvaltningsrevisjon økonomisk intern kontroll 007/15 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 008/15 Kontrollutvalgets budsjett for 2015 009/15 Referatsaker 010/15 Kontrollutvalgets uttalelse til Verdal kommunes årsregnskap for 2014 011/15 Orientering fra rådmannen vedrørende rådmannens tilbake rapportering til kommunestyret mht. status for kommunestyrets vedtak 21.04.2015 03.06.2015 23.09.2015 06.11.2015 012/15 Orientering fra rådmannen vedrørende det administrative rapporteringsarbeid 013/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 014/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens perspektiver og arbeid for mennesker med ulike behov for arbeidstilpassing og arbeidspraksis 015/15 Referatsaker 016/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens perspektiver og arbeid for mennesker med ulike behov for arbeidstilpassing og arbeidspraksis - utsatt sak 017/15 Orientering fra rådmannen vedrørende PPT 018/15 Orientering fra rådmannen vedrørende sykefravær og arbeidsmiljø 019/15 Prioritering vedrørende forvaltningsrevisjonsressursen 020/15 Referatsaker 021/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 022/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 023/15 Orientering fra rådmannen vedrørende samhandlingsreformen - fylkesmannens tilsyn og kommunens arbeid og oppfølging 024/15 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2016 025/15 Forvaltningsrevisjon - bestilling av prosjekt knyttet til personalforvaltningen 026/15 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 027/15 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 028/15 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet 029/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 030/15 Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 031/15 Referatsaker 032/15 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 033/15 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll - oppstart 034/15 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2016 035/15 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2015 036/15 Forvaltningsrevisjon vedørende personal og organisasjonstjenesten orientering fra revisor KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 7 AV 7
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 004/16 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 17.02.16 Paul Stenstuen 004/16 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2016: Art Beskrivelse 2016 1080 Godtgjørelse folkevalgte 22 000 1080 Tapt arbeidsfortjeneste 17 000 1099 Arbeidsgiveravgift 5 500 1103 Faglitteratur/tidsskrifter 5 400 1116 Bevertning 3 000 1150 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 1160 Kjøregodtgjørelse 3 000 1170 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 3 000 1375 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 228 100 1375 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 1 200 000 Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 1 512 000 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å foreta de nødvendige budsjettekniske registreringer. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 112/15 2. Kontrollutvalgets sak 24/15 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS. 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 5. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 6. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner.
Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for 2016 den 23.09.15, sak 24/15. Budsjettrammen omfatter kontrollutvalgets samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Budsjettforslaget fra kontrollutvalget hadde en total ramme på kr 1 512 000, med slik bakenforliggende kalkyle: Art Beskrivelse 2016 1080 Godtgjørelse folkevalgte 22 000 1080 Tapt arbeidsfortjeneste 17 000 1099 Arbeidsgiveravgift 5 500 1103 Faglitteratur/tidsskrifter 5 400 1116 Bevertning 3 000 1150 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 1160 Kjøregodtgjørelse 3 000 1170 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 3 000 1375 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 228 100 1375 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 1 200 000 Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 1 512 000 Kommunestyret behandlet budsjett for 2016 den 14/12-15, sak 112/15. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for 2015 fulgte vedlagt budsjettdokumentet. Da det ikke ble vedtatt endringer av kommunestyret legger en til grunn at kontrollutvalgets budsjettforslag ble vedtatt. Både Verdal og Levanger kontrollutvalg vedtok i forbindelse med behandlingene av sine respektive budsjettforslag for øvrig å stille en forholdsvis del av ressursbehovet mht. forvaltningsrevisjon i Innherred samkommune - slik at det i første omgang kan gjennomføres overordnet analyse og utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon i Innherred samkommune. (Levanger kontrollutvalg, sak 21/15 og Verdal kontrollutvalg, sak 24/15) Vurdering En tilrår kontrollutvalget å vedta en spesifisering av det samlede budsjett for 2015 for kontroll og tilsyn som fremgår av forslaget til vedtak. Steinkjer 11.02.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 005/16 RAPPORT ETTER FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 17.02.16 Paul Stenstuen 005/16 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rapport etter ekstern kvalitetskontroll til orientering Vedlegg 1. Brev fra KomRev Trøndelag IKS av 4.12.2015 Ekstern kvalitetskontroll med vedlegg. 2. Forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll 3. Utdrag av ISA 330 og RSK 001 Ikke trykte vedlegg Reglement for kvalitetskontrollen (Fastsatt av NKRFs styre 14. oktober 2009, sist endret av styret 10. august 2015) Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS (KomRev) var gjenstand for forbundsbasert kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund (NKRF) i 2015. Forrige gang selskapet var gjenstand for kontroll var i 2010. Formålet med NKRFs kvalitetskontroll er å sikre at bedriftsmedlemmene holder en høy revisjonsfaglig standard. Gjennom denne kontrollen påser NKRF at bedriftsmedlemmene utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. I forbindelse med kontrollen gis den kontrollerte også faglig rettledning dersom det er behov for det. Kvalitetskontrollkomiteens behandling av kontrollrapporten kan få følgende utfall iht. reglementet: 1. Godkjent. 2. Godkjent med merknader. Må bekrefte skriftlig at det iverksettes forbedringstiltak på områder med avdekkede avvik. Resultatet av tiltakene kan vurderes med ny begrenset kontroll. 3. Kontrollen viser vesentlige mangler. Virksomheten pålegges å utarbeide handlingsplan for oppretting av manglene. Ny kontroll gjennomføres før endelig konklusjon treffes. 4..Dersom revisjonen ved ny kontroll etter vedtak pkt. 3 foran fremdeles ikke er utført iht. 1-2 a), gis den kontrollerte vedtaket Ikke tilfredsstillende og saken oversendes til disiplinærkomiteen med forslag til videre behandling.
Kvalitetskontrollkomiteen oppsummerer sin kontroll slik i brev av 23.11.2015 til KomRev Trøndelag IKS: Regnskapsrevisjon Godkjent med merknad på følgende område: «Manglende dokumentert forståelse av om det har vær endringer i effektivitet som er innhentet ved tidligere revisjoner, jf skjema D punkt 3,2, jf. ISA 330 punkt 14.» Forvaltningsrevisjon Godkjent med merknad på følgende område: «Mangler ved utarbeidelse av kriterier, jf. skjema D 5,1, jf. RSK 001 punkt 22.» «Det er bedt om at det iverksettes forbedringstiltak på området med avdekkede avvik.» Fagansvarlig regnskapsrevisor og fagansvarlig forvaltningsrevisor har 4.1.2016 gitt en forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll, jf. vedlegg 2. I tillegg er ISA 330 punkt 14 og RSK 001 punkt 22 er gjengitt i vedlegg 3 i saken. Vurdering Den forbundsbaserte kvalitetskontrollen viser at KomRev utfører sin revisjon i overensstemmelse med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Selv om det fremkommer forbedringspunkter, viser oppsummeringen først og fremst at KomRev holder en høy revisjonsfaglig standard. På denne bakgrunn anbefales kontrollutvalget å ta rapportene etter forbundsbasert kvalitetskontroll til orientering. Steinkjer 11.02.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
Vedlegg 1 sak 005/16 3
4
Forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll Vedlegg 2 sak 005/16 Regnskapsrevisjon; forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll «Manglende dokumentert forståelse av om det har vært endringer i effektivitet som er innhentet ved tidligere revisjoner» Dette dreier seg om kommunens internkontroll som vi har kartlagt og testet tidligere år. Vi trenger ikke å ta ny kartlegging og fullstendig testing hvert år. I følge ISA 330, punkt 14 kan vi rullere denne typen kontroll hvert 3. år. I de årene vi ikke kartlegger og foretar fullstendig testing, må vi forsikre oss om at det ikke har skjedd vesentlige endringer i kommunens rutiner/intern kontroll. Det gjør vi i form av spørsmål til kommunene og i tillegg minimum en kontroll som viser at internkontrollen er den samme. Merknaden fra ekstern kvalitetskontroll er på grunn av at vi ikke hadde dokumentert denne kontrollen og dermed ikke hadde revisjonsbevis på at den var gjennomført. Vi har i ettertid endret våre rutiner og laget revisjonshandling på kontroller som skal gjennomføres de årene vi ikke foretar fullstendig kartlegging/testing. Vi har en 3-årsplan som viser hvilke år vi kartlegger og tester de forskjellige revisjonsområdene vi har delt revisjon inn i. Forvaltningsrevisjon; forklaring på merknad etter ekstern kvalitetskontroll «Mangler ved utarbeidelse av kriterier» I RSK 001, nr 22 heter det at «Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til.» Den kontrollerte rapporten har tre problemstillinger, og ekstern kvalitetskontrollør vurderer at det ikke er tilfredsstillende sammenheng mellom problemstillingen og revisjonskriteriene for en av disse tre problemstillingene. Ekstern kvalitetskontrollør skriver at «mens problemstillingen gjelder regeletterlevelse omhandler kriteriene innholdet i rutinene». Vi har i ettertid gjort endringer i enkelte arbeidsprosesser slik at vi i enda større grad skal sikre en tydelig sammenheng mellom problemstilling og revisjonskriterier. 04.01.2016 Fagansvarlige Unni og Sissel 5
Vedlegg 3, sak 005/16 ISA 330, punkt 14 Dersom revisor planlegger å anvende revisjonsbevis innhentet ved en tidligere revisjon for konkrete kontrollers effektivitet, skal revisor fastslå om disse revisjonsbevisene fortsatt er relevante ved å innhente revisjonsbevis for hvorvidt det har forekommet vesentlige endringer i disse kontrollene etter den foregående revisjonen. Revisor skal innhente revisjonsbevis gjennom forespørsler kombinert med observasjon eller inspeksjon for å bekrefte forståelsen av de konkrete kontrollene, og: (a) Dersom det har forekommet endringer som påvirker den fortsatte relevansen av revisjonsbevis innhentet ved den tidligere revisjonen, skal revisor teste kontrollene under den aktuelle revisjonen. (Jf. punkt A36) (b) Dersom det ikke har forekommet endringer, skal revisor teste kontrollene minst en gang hver tredje revisjon. Revisor skal fordele testene av kontrollene over revisjonsperiodene for å unngå at alle kontrollene revisor planlegger å bygge på testes i en og samme revisjonsperiode uten å teste kontroller i de påfølgende to revisjonsperiodene. (Jf. punkt A37 39) RSK 001, nr 22 Med utgangspunkt i problemstillingen(e) skal det etableres revisjonskriterier for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriterier er de krav, normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til. 6