Møte dato/tid Onsdag 07. desember 2016, kl. 13.00-16.00 Møtested Møterom «Rukkedøla», Kommunehuset på Nes Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Leder Bård Heio, nestleder Magne Medgard medlem Lars Brattested Forfall Andre til stede i møtet Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS), rådmann Torbjørn Hansen Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 22-23/2016 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 22/2016 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner 23/2016 Kostnader konsulenter/innleid personale Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll: Protokoll fra møtet 13.09.2016 og fellesmøte 20.10.2016 ble formelt godkjent og signert. Drøftings-/orienteringssaker: Orientering ordfører: Punktet bortfaller da ordfører ikke kunne delta i møtet. Orientering fra rådmann: - Orientering fra rådmann med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen. Møtet ble, under orientering fra rådmann om mulige risikoområder, enstemmig vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. - Orientering fra rådmann på: 1. Budsjettprosessen, drifts- og investering for 2017 frem til formannskapets behandling. Budsjettet lages ut fra forrige års budsjett, men en pris- og kostnadsøkning, herunder bl.a. lønnsvekst. Kommunestyret ga rammene for budsjettet i juni, og ba rådmann utarbeide en sparekatalog til inndekning av 9 millioner. Rådmann er ikke bekymret for 2017 budsjettet, men mer bekymret for 2018 og årene fremover. Rådmann forteller at det også har vært en befolkningsnedgang på 60 personer i 2016. 1
Rådmann har under utarbeidelse av budsjettet for 2017 konkludert med at kommunen trenger er nytt budsjettverktøy. Det jobbes tungvint og lite effektivt. Og budsjettet kan være vanskelig å forstå/lett å misforstå. Rådmann ønsker et verktøy som forhindrer dette i størst mulig grad, og at man kan være trygg på at tallene i budsjettet er riktig. Administrasjonen har startet arbeidet med å sjekke ut nye aktuelle it-systemer. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. 2. Status på behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten på PPT og barnevern i kommunestyret jf. e-post fra revisjonssjef til ordfører og rådmann av 13.10.2016 (se vedlagt), og hvilke tiltak rådmann har iverksatt ifht vedtakene på rapportene. Rådmannen informerer om at kommunen anser samhandlingen mellom barnevernet og de kommunale tjenestene kan bli bedre, samt at det er forbedringspotensiale internt mellom tjenesteområdene i kommunen. Kommunalsjef for oppvekst og kultur har utarbeidet et notat som svar på kontrollutvalgets spørsmål til rådmann vedr. status. Rådmann orienterer om dette i kommunalsjefens sted. Det må jobbes med å få en mer helhetlig tilnærming til de støttetiltakene som iverksettes over det enkelte barn/familie, gjennom hele prosessen fra behov avdekkes til tiltak blir iverksatt og avsluttet. Barnevernet må frigjøre mer tid til systemarbeid, men til nå har det vært mye fokus på individsaker og egen drift. Da Nes gikk inn i det interkommunale barnevernet, i 2011, så tok de med seg alle kommunens ressurser på det forebyggende området innen sosialtjenesten. Det må forventes at barnevernet har en aktiv rolle på dette området. Barnevern er et område som krever samarbeid på flere plan. Barnevernet må møte på kommunens tverretatlige møter ca 2 ganger årlig. Det har blitt satt sammen et interkommunalt «bekymringsteam», der f.eks. ansatte i Nes kan ta opp og få drøftet saker anonymt ved bekymring, hvis en er i tvil om en skal melde saken formelt til barnevernet eller ikke. Nes har en del familier med stort behov. Vilje til tidlig å sette inn ressurser er tilstede administrativ, men økonomien setter en del begrensninger. Det aller viktigste tiltaket innen Oppvekst og kultur er tilstrekkelig pedagogisk bemanning i skoler og barnehager, slik at barn med særskilte behov fanges opp tidlig og fulgt på en god måte. Kommunen har nå begynt å skolere pedagoger i skoler og barnehager til å fange opp sårbare barn tidlig. Kommunen ønsker å satse på Familieråd, dette har Kongsberg lyktes godt med. Familieråd kan gå inn i kjernefamilien for å finne gode løsninger for barna lokalt. 2
Kommunen føler at Barnevernet jobber litt i mot dette, da de kanskje anser dette vil frata de arbeidsoppgaver og ansvar. Nes kommune har utarbeidet en liste over forebyggende tiltak for barn, unge og familier som det skal jobbes kontinuerlig etter. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Sak 22/2016 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner Dokumenter: Dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. Saksopplysninger: Det er en forventing om at kommunen har utarbeidet en kortfattet rutinebeskrivelse mht. anskaffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at de får en kortfattet veiledning i arbeidet. Det er da viktig, jf. lov om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifter, skiller mellom anskaffelser i størrelsesorden: Anskaffelser under kr 100.000 Anskaffelser mellom kr 100.000 og 500.000 Anskaffelser over kr 500.000. Det forutsettes at det foreligger mer detaljerte prosedyreregler for anskaffelser over kr. 500.000, hvor lov og forskrift har detaljerte krav. Det anmodes om at rådmannen: 1. Redegjør for kommunen rutiner og praksis, herunder hvordan kommunen sikrer at den enkelte med anskaffelsesmyndighet kjenner kommunens prosedyrer og at prosessen med valg av leverandør dokumenteres. 2. Gir en vurdering av kommunens lojalitet til innkjøpsavtaler som er inngått for kommunen. 3. Redegjør for risikoen for at vesentlige anskaffelser kan ha blitt eller blir gjennomført i strid med lov om offentlig anskaffelse i kommunen. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Behandling i møte: Rådmannen orienterte om at det finnes protokoller/reglement lett tilgjengelig for de ansatte. Kommunen har laget et oversiktskart/veiledning til hvordan må skal gå frem ved offentlige innkjøp med rammeavtale. 3
Sak 23/2016 Kostnader konsulenter/innleid personale Dokumenter: Dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. Saksopplysninger: Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens bruk av konsulenter/innleid personale. Det anmodes om at rådmannen legger frem en utskrift av kommunens regnskap på konto bruk av konsulenter og juridisk bistand, dvs. kostra art 270 på både drifts- og investeringsregnskapet, totalt for kommunen og pr. funksjonsområde eller tjenesteområde. Rådmann bes om å redegjøre for de områder bruken er vesentlig og begrunne dette, herunder redegjøre for hvilke fullmakter rådmann har til å engasjere juridisk bistand. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Behandling i møte: Rådmannen anser ikke konsulentbruken i Nes kommune til å være særlig høy. Han viser til regnskap over konsulenter/juridisk bistand, og at det er vann og avløp som benytter konsulenter mest. Er det over tid, innenfor en sektor, stor bruk av konsulenter, bør det vurderes om det er mest hensiktsmessig å ansette kompetansen fremfor å kjøpe ekstern kompetanse. Kontrollutvalget tar informasjonen til rådmannen til orientering.. 4
Annet: - Neste møte: Møteplan for 2017 er under utarbeidelse. - Saker neste møte: - Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet. Nes, 07.12.2016 Bård Heio Magne Medgard Lars Brattested leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Nes kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 5