Rådmannen Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Bystyresalen Møtedato: 23.09.2008 Klokkeslett: 12.00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf. 78 94 23 14. For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på www.vadso.kommune.no. Første del av møtet: Administrasjonsutvalgets leder har invitert samtlige HTV til et dialogmøte Tema: Pågående omstillingsprosesser erfaringer og inntrykk. Etter dialogmøte: Godkjenning av møteinnkallingen og sakslista. Godkjenning av møteprotokollen fra møte 20.05.08. sendt på mail 20.05.08 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 10/08 07/3391 FRIKJØP FOLKEVALGTE 11/08 08/1808 ORIENTERINGER SAKSLISTE Vadsø, 11.09.2008 Arne Pedersen Leder
FRIKJØP FOLKEVALGTE Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 082 Arkivsaksnr.: 07/3391 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 10/08 Administrasjonsutvalget 23.09.2008 Forslag til vedtak/innstilling: Vedlegg: Reglement for godtgjørelse til folkevalgte av 10.05.07. Bakgrunn: Sak 39/08, Frikjøp folkevalgte endring av reglement, ble behandlet av Vadsø bystyre i møte 17.06.08. Bystyret gjorde følgende enstemmige vedtak: Saken utsettes til administrasjonsutvalget har fått gått gjennom framlagte forslag. Innstilles deretter direkte til bystyret. Følgende forslag er framlagt i behandlingen av denne saken: 1.Vedtak fra Administrasjonsutvalget 11.03.08 oversendt formannskapet og bystyret. Forslag fra Høyre: Administrasjonsutvalget viser videre til gjeldende reglement for frikjøpsordninger. Dagens reglement har ikke et øvre tak for refusjon til arbeidsgiver ved frikjøp til kommunale verv, noe som er i strid med kommunelovens 41 nr. 2. Ot.prp. nr. 42 (1991 92) s. 150 sier at: utgangspunktet må være at det gis full kompensasjon, innenfor et realistisk maksimumsbeløp som kommunestyret/fylkestinget fastsetter for henholdsvis legitimerte og ulegitimerte tap. Side 2 av 13
Dagens reglement har kun maksimums begrensninger for selvstendige næringsutøvere. Administrasjonsutvalget ser det som et grunnleggende prinsipp at alle skal kunne skjøtte sine verv uten et økonomisk tap. Administrasjonsutvalget anmoder derfor bystyret om å harmonere sitt reglement slik at det fastsettes et tak for tapt arbeidsfortjeneste. Forslag fra Arbeiderpartiet: Administrasjonsutvalget innstiller på følgende endring av Reglement for godtgjørelse til folkevalgte pkt. 2.2 Tapt arbeids- og næringsinntekt Ved legitimering eller sannsynliggjort tap i ordinær inntekt kan selvstendige næringsdrivende og andre i spesielle tilfeller få kompensert tapt inntekt med kr. 2 500,- pr. dag når møtet varer mer enn 3 timer. Har et medlem/varamedlem tapt næringsinntekt for møter med varighet under 3 timer gis det erstatning med kr. 1 500,- pr. dag. Sak 10/08 2.Vedtak fra formannskapet 09.04.08 oversendt bystyret Enstemmig: Bystyret vedtar følgende endring av Reglement for godtgjørelse til folkevalgte pkt. 2.2 Tapt arbeids- og næringsinntekt Ved legitimering eller sannsynliggjort tap i ordinær inntekt kan selvstendige næringsdrivende og andre i spesielle tilfeller få kompensert tapt inntekt med kr. 2 500,- pr. dag når møtet varer mer enn 3 timer. Har et medlem/varamedlem tapt næringsinntekt for møter med varighet under 3 timer gis det erstatning med kr. 1 500,- pr. dag. 3.Behandling i bystyret 22.04.08 Forslag fra KRF: Bystyret vedtar følgende endring av Reglement for godtgjørelse til folkevalgte pkt. 2.2 Tapt arbeids- og næringsinntekt Ved legitimering eller sannsynliggjort tap i ordinær inntekt kan selvstendige næringsdrivende og andre i spesielle tilfeller få kompensert tapt inntekt med inntil kr. 2 500,- pr. dag når møtet varer mer enn 3 timer. Har et medlem/varamedlem tapt næringsinntekt for møter med varighet under 3 timer gis det erstatning med inntil kr. 1 500,- pr. dag. Forslag fra Høyre: Følgende punkter erstatter tidligere Kap. 2,Utgiftsdekning, i REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE : 2. UTGIFTSDEKNING Side 3 av 13
2.1 Reiseutgifter Reiseutgifter/skyss, kost og overnattingsutgifter utbetales etter kommunens reiseregulativ ved reise utført i oppdrag for kommunen. 2.2 Tapt arbeids- og næringsinntekt Kommunen dekker tapt inntekt for deltagelse i møter i alle kommunale utvalg, styrer og råd. Tapt inntekt dekkes også for deltagelse på kurs, møter og reiser når disse er pålagt av kommunen. Den enkelte representant har selv ansvaret for å følge opp utbetaling av tapt inntekt. Krav om dekning av tapt inntekt må være innsendt senest 31. januar påfølgende år. 2.2.1 Ulegitimert tap Ulegitimert tap erstattes med kr. 350,- pr. dag. Ulegitimert tap erstattes med inntil kr. 700,- pr. dag når tapet kan sannsynliggjøres. Har et medlem/varamedlem tap i arbeidsinntekt for deler av en dag, kan det gis erstatning med inntil kr. 100,- pr. time, men ikke utover kr. 700,- pr. dag. Dog gis full utgiftsdekning (kr. 700,-) når møtet varer over 5 timer inkludert praktiske forberedelser som reiser o.l. 2.2.2 Legitimert tap Legitimert tap i ordinær arbeidsinntekt erstattes ihht legitimering fra arbeidsgiver. Ved legitimert eller sannsynliggjort tap i ordinær inntekt kan selvstendig næringsdrivende og andre i spesielle tilfeller få kompensert tapt inntekt med inntil kr. 2750,- pr. dag. Har et medlem/varamedlem tap i næringsinntekt for deler av en dag, kan det gis erstatning med en timekompensasjon tilsvarende årsinntekt: 260: 7,5 timer men ikke utover kr. 2750,- pr. dag. Dog gis maksimal utgiftsdekning når møtet varer over 5 timer inkludert praktiske forberedelser som reiser o.l. Med legitimert og sannsynliggjort tap menes tap av inntekt - produksjonskostnader og m.v.a. kommer til fradrag. Til grunn for beregning av inntekt legges pensjonsgivende inntekt ved siste ligning, dvs. årsinntekt/260 arbeidsdager. Eventuelt kan revisorbekreftet dokumentasjon på tapt inntekt vedlegges i stedet. 2.2.3 Frikjøpsordninger For faste frikjøpsdager erstattes tap i ordinær arbeidsinntekt i hht legitimering fra arbeidsgiver. For selvstendige næringsdrivende og andre legges foregående års årsinntekt, delt på 260 som grunnlag. Frikjøpsdager erstattes med inntil kr 2750,- pr.dag. Administrasjonsutvalget avgjør i tvilstilfeller. Side 4 av 13
2.3 Utgiftsgodtgjørelse for omsorgsarbeid Legitimert omsorgsarbeid dekkes med kr. 65,- pr. time, men inntil maksimalt kr. 600,- pr.døgn. Med barn forstås barn inntil 12 år eller barn med særskilte omsorgsbehov. Forslag fra Arbeiderpartiet: Bystyret vedtar følgende endring av Reglement for godtgjørelse til folkevalgte pkt. 2.2 Tapt arbeids- og næringsinntekt Ved legitimering eller sannsynliggjort tap i ordinær inntekt kan selvstendige næringsdrivende og andre i spesielle tilfeller få kompensert tapt inntekt med inntil kr. 2 200,- pr. dag når møtet varer mer enn 3 timer. Har et medlem/varamedlem tapt næringsinntekt for møter med varighet under 3 timer gis det erstatning med inntil kr. 1 200,- pr. dag. og følgende tillegg: Dagens reglement opprettholdes. 4.Administrasjonens forslag til endring av reglement for godtgjøring til folkevalgte (forslag til endringer i kursiv) REGLEMENT FOR GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE (vedtatt av bystyret 10.05.2007) 1. GENERELT Bakgrunnen for godtgjøringer, jf Kommuneloven 42 Politisk innsats var lenge en form for samfunnsengasjement som uten store problemer kunne innpasses i yrkes- og fritidsvirksomhet. Slik vil det fortsatt være for mange lokale folkevalgte. I slike tilfeller vil det være tilfredsstillende å ha økonomiske ordninger som sikrer dekning av utgifter som vervet medfører, og dekning av eventuelle tap i arbeidsinntekt. Men når den politiske virksomheten medfører omfattende tap av arbeidsinntekt, eller det oppstår konflikter i forhold til yrkesengasjement, trengs det økonomiske ordninger av en helt annen dimensjon. Som et reelt alternativ til lønnet arbeid må det ytes godtgjøring. I enkelte tilfeller vil arbeidet som ombud være så belastende at folkevalgte frikjøpes fra arbeidsgiver slik at vedkommende folkevalgte kan benytte tiden fullt eller delvis til politisk arbeid. Den enkelte folkevalgte gis da en totalgodtgjøring for de vervene vedkommende er valgt til. Reglementet er tilpasset Normalreglementet for godtgjørelse til kommunale folkevalgte med kommentarer anbefalt av Kommunenes Sentralforbund. (Oslo 1993). Side 5 av 13
Normalreglementet er bygget opp etter det prinsipp at folkevalgte med belastende verv får en fast godtgjørelse og ingen møtegodtgjørelse. Øvrige kommunale folkevalgte får kun godtgjørelse pr. møte. Alle folkevalgte, herunder også varamedlemmer, gjøres kjent med dette regulativ. 1.1 Formål delta Vadsø kommune ønsker å legge forholdene til rette for at alle som ønsker det kan i politisk virksomhet som folkevalgt uten vesentlig inntektstap. Dette reglementet omfatter følgende godtgjørelser: Utgiftsdekning Godtgjørelser til folkevalgte med særlig belastende verv Møtegodtgjørelser for øvrige folkevalgte 2. UTGIFTSDEKNING 2.1 Reiseutgifter Reiseutgifter/skyss, kost og overnattingsutgifter utbetales etter kommunens reiseregulativ ved reise utført i oppdrag for kommunen. 2.2 Tapt arbeids- og næringsinntekt styrer Kommunen dekker tapt inntekt for deltagelse i møter i alle kommunale utvalg, og råd. Tapt inntekt dekkes også for deltagelse på kurs, møter og reiser når disse er pålagt av kommunen. Den enkelte representant har selv ansvaret for å følge opp utbetaling av tapt inntekt. Krav om dekning av tapt inntekt må være innsendt senest 31. januar påfølgende år. Ulegitimert tap erstattes med kr. 350,- pr. dag. Ulegitimert tap erstattes med inntil kr. 700,- pr. dag når tapet kan sannsynliggjøres. Har et medlem/varamedlem tap i arbeidsinntekt for deler av en dag, kan det gis erstatning med inntil kr. 100,- pr. time, men ikke utover kr. 700,- pr. dag. Side 6 av 13
Dog gis full utgiftsdekning (kr. 700,-) når møtet varer over 5 timer inkludert praktiske forberedelser som reiser o.l. Sak 10/08 Legitimert tap i ordinær arbeidsinntekt erstattes ihht legitimering fra arbeidsgiver. Ved legitimert eller sannsynliggjort tap i ordinær inntekt kan selvstendig næringsdrivende og andre i spesielle tilfeller få kompensert tapt inntekt med inntil kr. 2 000,- pr. dag. Har et medlem/varamedlem tap i næringsinntekt for deler av en dag, kan det gis erstatning med en timekompensasjon tilsvarende årsinntekt: 260: 7,5 timer men ikke utover kr. 2 000,- pr. dag. Dog gis maksimal utgiftsdekning når møtet varer over 5 timer inkludert praktiske forberedelser som reiser o.l. Med legitimert og sannsynliggjort tap menes tap av inntekt - produksjonskostnader og m.v.a. kommer til fradrag. Til grunn for beregning av inntekt legges pensjonsgivende inntekt ved siste ligning, dvs. årsinntekt/260 arbeidsdager. Eventuelt kan revisorbekreftet dokumentasjon på tapt inntekt vedlegges i stedet. Administrasjonsutvalget avgjør i tvilstilfeller. 2.3 Utgiftsgodtgjørelse for omsorgsarbeid 600,- Legitimert omsorgsarbeid dekkes med kr. 65,- pr. time, men inntil maksimalt kr. pr. døgn. Med barn forstås barn inntil 12 år eller barn med særskilt omsorgsbehov. 3. GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE MED SÆRLIG BELASTENDE VERV Folkevalgte med særlig belastende verv gis en totalgodtgjørelse for hele vervet vedkommende er valgt til. Dette gjelder ordfører, varaordfører, setteordfører, formannskapsmedlemmer, leder i hhv. planutvalg, administrasjonsutvalg, kontrollutvalg og utviklingsutvalg. Godtgjørelsen omfatter en fast årlig godtgjøring for samtlige møter den folkevalgte deltar i. I tillegg tilbys varaordfører, formannskapets medlemmer og leder i planutvalget en frivillig frikjøpsordning. Frikjøpsordningen har et økonomisk tak som tar utgangspunkt i ordførers godtgjørelse. Pr. mai 2008 er det økonomiske taket beregnet til kr.2.230 pr. dag (kr.580.000/260 dager). I de tilfeller den folkevalgte ikke benytter seg av frikjøpsordningen skal der gis en erstatning for legitimert tap av inntekt. For arbeidstakere bør legitimasjon foreligge i form av erklæring fra medlemmets arbeidsgiver om at fraværet vil medføre lønnstap, og i tilfelle lønnstapets størrelse inklusive feriepenger og eventuelt pensjonsytelser. For selvstendig næringsdrivende benyttes likningsattest Side 7 av 13
som legitimasjon. Legitimert tap erstattes med et kronebeløp opptil ordførers godtgjørelse pr. dag. Pr. mai 2008 utgjør det økonomiske taket kr.2.230 pr. dag (kr.580.000/260 dager). 3.1. Ordføreren Ordføreren i Vadsø skal være på heltid. Ordførerens godtgjørelse behandles særskilt. Ordfører gis godtgjørelse under sykdom etter tilsvarende for tjenestemennenes sykelønnsrettigheter. Ordførergodtgjørelsen inkluderer godtgjørelse for alle kommunale møter hvor ordfører deltar, i egenskap av vervet som ordfører. Ordføreren skal til en hver tid være tilknyttet pensjonsordning for kommunale tillitsvalgte, med mindre han/hun ønsker å stå i en annen pensjonsordning. Sak 10/08 Etter søknad kan ordføreren innvilges 3 måneders etterlønn. Søknaden forelegges bystyret. Etterlønn bortfaller ved inntreden i ny stilling. 3.2 Varaordføreren Varaordførerens godtgjørelse settes til 20% av ordførerens godtgjøring. Varaordførergodtgjørelsen inkluderer godtgjørelse for alle kommunale møter hvor varaordfører deltar, i egenskap av vervet som varaordfører. Ved inntreden for ordfører under ferie eller sykdom utover 1 ukes (7 dagers) varighet tilbys godtgjøring for hele perioden. Godtgjøringen gis da fra inntredens 1. dag. Varaordfører tilbys frikjøp 2 dager pr. uke, alternativt erstatning for legitimert tap av inntekt. Ordningene har et økonomisk tak beregnet ut fra ordførers godtgjørelse pr. dag (se kap.3 for beregning). Ordningen omfatter samtlige møter varaordfører deltar i. 3.3 Setteordfører Setteordfører gis godtgjørelse tilsvarende 1,3 o/oo av ordførerens godtgjørelse, avrundet til nærmeste femti kroner (kr. 50,-) 3.4 Fast godtgjørelse 3.4.1 Formannskap Side 8 av 13
Formannskapets medlemmer får en fast årlig godtgjørelse tilsvarende 4,5% av ordførerens godtgjøring, godtgjørelsen avrundes til nærmeste femhundrekroner ( kr. 500,-). Varaordfører mottar ikke formannskapsgodtgjørelse. Formannskapets varamedlemmer gis en møtegodtgjørelse på 1,3 o/oo/0,65 o/oo* av ordførerens godtgjørelse. Formannskapets medlemmer tilbys frikjøp inntil 1 dag pr. uke, alternativt erstatning for legitimert tap av inntekt. Ordningene har et økonomisk tak beregnet ut fra ordførers godtgjørelse pr. dag (se kap.3 for beregning). Ordningen omfatter samtlige møter formannskapsmedlemmet deltar i. Varaordfører inngår ikke i ordningen. 3.4.2 Leder i planutvalg Leder for planutvalg utbetales en fast årlig godtgjørelse tilsvarende 2,5 % av ordførerens godtgjøring, godtgjørelsen avrundes til nærmeste femhundrekroner ( kr. 500,-). Leder i planutvalg tilbys frikjøp med inntil 1 dag pr. uke, alternativt erstatning for legitimert tap av inntekt. Ordningene har et økonomisk tak beregnet ut fra ordførers godtgjørelse pr. dag (se kap.3 for beregning). Ordningen omfatter samtlige møter planutvalgets leder deltar i. 3.4.3 Leder i administrasjonsutvalg Leder for administrasjonsutvalget utbetales en fast årlig godtgjørelse tilsvarende 1,5 % av ordførerens godtgjøring, godtgjørelsen avrundes til nærmeste femhundrekroner ( kr. 500,-). 3.4.4 Kontrollutvalgets leder Kontrollutvalgets leder har en fast godtgjørelse tilsvarende 2,5 % av ordførerens godtgjøring, godtgjørelsen avrundes til nærmeste femhundrekroner ( kr. 500,-). 3.4.5 Leder av utviklingsutvalg Leder av utviklingsutvalg gis en godtgjørelse pr. møte tilsvarende 1,3 o/oo/0,75 o/oo* av ordførerens godtgjørelse avrundet til nærmeste femti kroner (kr. 50.-) 3.4.6. Fast godtgjørelse til ledere av utvalg inkluderer godtgjørelse for alle kommunale møter hvor leder deltar, i egenskap av vervet som leder. Side 9 av 13
4. MØTEGODTGJØRELSE FOR ØVRIGE FOLKEVALGTE 4.1 Bystyrets medlemmer får en godtgjørelse tilsvarende 1,5 o/oo/0,75 o/oo* av ordførerens godtgjørelse avrundet til nærmeste femtikroner ( kr. 50,-). 4.2 Medlemmer av utviklingsutvalg, planutvalg, administrasjonsutvalg og kontrollutvalg får en godtgjørelse tilsvarende 1,3 o/oo/0,65 o/oo* av ordførerens godtgjørelse avrundet til nærmeste femtikroner ( kr. 50,-). 4.3 Medlemmer av øvrige underutvalg får en godtgjørelse tilsvarende 0,75 o/oo/0,375 o/oo* av ordførerens godtgjørelse avrundet til nærmeste femtikroner ( kr. 50,-). Der hvor loven påbyr brukerrepresentanter (for eksempel eldreråd, rådet for funksjonshemmede osv.) skal brukerrepresentantene ha godtgjørelse som øvrige medlemmer av utvalget. Ungdomstinget omfattes ikke av ordningen. 4.4 Arbeidsgrupper oppnevnt av formannskap/bystyre får en godtgjørelse tilsvarende 0,75 o/oo/0.375 o/oo* av ordførerens godtgjørelse avrundet til nærmeste femtikroner ( kr. 50,-). 4.5 Fungerende møteleder i utviklingsutvalg, planutvalg, administrasjonsutvalg og kontrollutvalg, hvor leder har forfall, får et tillegg på kr. 100,- i tillegg til ordinær møtegodtgjørelse. 4.6 Dersom varamedlemmer blir innkalt til å delta i deler av møter (f.eks. når medlemmer er inhabil i sak event. får permisjon) utbetales 1/2 møtegodtgjørelse. 4.7 Der andre underutvalgsmøter avvikles i forbindelse med møter i formannskapet, utviklingsutvalg, planutvalg og administrasjonsutvalget utbetales ikke ekstra møtegodtgjørelse. Næringsstyre skal ha godtgjørelse som underutvalg (selv om møtene avvikles i forbindelse med andre møter). 4.8 Det utbetales ikke godtgjørelse til representanter/vararepresentanter som er invitert til møter, arrangement, deltakelse på kurs og lignende 5. ANDRE BESTEMMELSER. 5.1 Samlet utbetaling av møtegodtgjørelse gjøres 2 ganger pr. år. 5.2 Den enkelte representant/vararepresentant har selv ansvaret for å følge opp utbetaling Side 10 av 13
av møtegodtgjørelse. Krav om møtegodtgjørelse må være innsendt senest 31. januar påfølgende år. 5.3 Reglementet gjelder for valgperioden 2007-2011. av Etter periodens utløp vil reglementet fortsatt ha gyldighet til eventuell revidering reglementet har funnet sted. 5.4 Det forutsettes at kommunen inngår pensjonsavtaler for deltidsverv der det er aktuelt. 5.5. Faste godtgjørelser under pkt. 3.4 utbetales fullt ut til representanter som har møtt det enkelte år i mer enn 50 % av aktuelle møter. For faste medlemmer som har møtt mindre enn 50 %, avkortes møtegodtgjørelsen tilsvarende. 5.6 Dersom et utvalg har uvanlig høy møtehyppighet, og leder har fast godtgjørelse, kan leder fremme søknad om ekstra godtgjøring. Søknaden avgjøres av administrasjonsutvalget. 5.7 Representanter som bor utenfor bykjernen kan kreve dekning av utgifter for bruk av egen bil i forbindelse med møter i regi av Vadsø kommune. *Møtets varighet: Inntil 3 timer møtegodtgjørelse for halv dag Over 3 timer møtegodtgjørelse for hel dag 5.Forslag fra KRF av 20.06.08 Kommunestyret nedsetter en komite til å vurdere størrelsen på godtgjørelsene til folkevalgte og hvordan godtgjørelsene skal fastsettes. Komiteen skal ha ett medlem fra hvert av partiene i kommunestyret. Partiene velger selv sine medlemmer. Rådmannen samordner valget og innkaller til konstituerende møte. Komiteen bes om å avgi innstilling innen 28.oktober, slik at saken kan behandles i kommunestyret 11.november. Side 11 av 13
Grunnen til å bruke en komite til dette, er at både formannskapet, administrasjonsutvalget og kommunestyret mottar godtgjørelser selv. I disse trange tider mener vi at politikere bør åpne for at også egne godtgjørelser blir vurdert. Vurdering: De ulike forslagene legges frem for administrasjonsutvalget til behandling. Jens R. Betsi Rådmann Side 12 av 13
ORIENTERINGER Saksbehandler: Bodil Johansen Kostamo Arkivkode: Arkivsaksnr.: 08/1808 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 11/08 Administrasjonsutvalget 23.09.2008 Forslag til vedtak/innstilling: Følgende vil bli orientert: - Lokale forhandlinger 2008 - Omorganisering PRO Jens R. Betsi Rådmann Side 13 av 13