REGISTRERING I DELTAKERDATABASEN (URF) OG HVORDAN FÅ EN PIC-KODE Versjon: 2.0 1. INTRODUKSJON Deltakerportalen eller URF (Unique Registration Facility) er en database som administreres av EU for å registrere organisasjoner og institusjoner som søker om midler fra Erasmus+, Creative Europe, Europe for Citizens og EU Aid Volunteer. http://ec.europa.eu/education/participants/portal Det er obligatorisk for en organisasjon eller institusjon som vil søke om Erasmus+-midler å registrere seg i databasen. Etter at man har registrert seg får man en PIC-kode (Personal Identification Code). Denne koden er obligatorisk for å kunne sende inn en søknad. For en detaljert videogjennomgang av prosessen se www.youtube.com/erasmuspluss. 1.1 Hva du må gjøre før registrering i deltakerportalen (URF): Skaffe en ECAS-konto Før du begynner, sjekk om din organisasjon eller institusjon allerede har en ECAS-konto og PIC-kode! Man må ha en ECAS-konto (European Commission Authentication Service) for å kunne registrere seg I URF. ECAS-kontoen gir deg tilgang til forskjellige IKT-løsninger som Europakommisjonen står bak 1. Til forskjell fra URF er ECAS knyttet til enkeltpersoner og består av et brukernavn og et passord. Husk å velge «External» når du blir spurt om hvor du kommer fra. Dersom du ikke allerede har en ECASkonto, må du først lage en ved å følge denne linken: https://ecas.ec.europa.eu/cas/login For hjelp med ECAS, kan du finne mer informasjon på hjelp-siden: https://ecas.ec.europa.eu/cas/help.html 1 Personer som administrerer for eksempel et Leonardo Mobilitetsprosjekt har en ECAS-konto som de bruker for å logge inn i Mobility Tool og høyere utdanningsinstitusjoner som har Erasmus Charter brukte en ECASkonto for å sende inn søknaden. 1
1.2 Sjekk om dere har en PIC-kode Først må du sjekke om organisasjonen din allerede er registrert i URF-databasen. Har dere deltatt i Erasmus+ tidligere, så har dere en PIC-kode. En institusjon skal kun ha én PIC-kode. Dersom din organisasjon tidligere har deltatt i for eksempel EUs forskningsprogram, kan det være at dere allerede er registrert. Gå til URF og klikk på Organisations og velg Search. 2
Dersom du får en treff, kan du benytte deg av den eksisterende PIC-koden når du fyller ut søknadsskjemaet. Du trenger altså ikke å registrere noe i URF. Dersom du ikke får en treff må du gå videre med registreringen. 1.3 Nødvendig informasjon ved registrering I løpet av registreringsprosessen blir du bedt om å legge inn opplysninger om organisasjonen samt informasjon om organisasjonens juridiske status. Følgende informasjon må legges inn: Organisasjonsnummer Navn, adresse etc Registreringsdato i Brønnøysundregisteret Dessuten må man laste opp noen dokumenter i URF (se eksempelmaler på sid 19-22): Utdrag fra Brønnøysundregisteret (Nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret) Bankopplysningsskjema som kan lasts ned fra følgende link: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm Rettssubjektskjema som kan lasts ned fra følgende link: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm o Offentlige institusjoner bruker skjemaet «Offentligretlig enhed» o Private institusjoner (herunder NGO) bruker skjemaet «Juridisk person» Dokumentene skal fylles ut, skrives ut og signeres før det kan scannes og lastes opp i URF. Bruk den danske eller engelske versjonen. 3
2. REGISTRERING I URF STEG FOR STEG Til forskjell fra ECAS er registrering i URF-databasen knyttet til en organisasjon eller institusjon. Personen som registrerer organisasjonen i databasen må være utpekt som organisasjonens representant. Det er ikke mulig å endre epostadressen til organisasjonens representant. Gå til URF sin hjemmeside: http://ec.europa.eu/education/participants/portal 1 Klikk på «Login» 2 Siden sender deg videre til ECAS-portalen. Velg «External» når du logger inn. 4
3 Dersom du ikke har en ECAS-konto må du lage en (se side 1). Ellers fyller du inn brukernavn og passord og klikk på «Login» 2.1 TRINN 1 REGISTRER EN ORGANISASJON Når du har logget deg inn gjennom ECAS kommer du direkte tilbake til URF-databasen. Første trinn er å registrere eller redigere din organisasjon. 1 Klikk på "Organisations / Register" 5
2 Klikk på "REGISTER ORGANISATION" 2.1.1 FANE "WELCOME" Under denne fanen blir det kontollert om din organisasjon allerede har en PIC-kode (Participant Identification Code). a) Fyll ut «organisasjonens navn" b) Velg "land " c) Velg " yes / no" om organisasjonen har et MVA-nummer d) Velg " yes / no" om organisasjonen har et organisasjonsnummer e) Velg " yes / no" om organisasjonen har en webside 6
Klikk "next" Dersom din organisasjon allerede har en PIC-kode kommer følgende bilde opp: For å få mer informasjon, klikk på "more details". Hvis informasjonen er korrekt og oppdatert så bruker du bare den eksisterende PIC-koden. Dersom noe må endres har du to valg: 1 - Send en epost til personen som registrerte organisasjonen første gangen (anbefales sterkt) 2 - ELLER registrer organisasjonen på nytt - klikk "next 7
2.1.2 FANE "ORGANISATION" På spørsmålet: "Is the organisation a Legal Person?" er det obligatorisk å svare Ja. PIC-koder gis bare til organisasjoner og institusjoner, aldri til enkeltpersoner. Fyll ut resten av informasjonen ved å bruke et utdrag fra Brønnøysundregisteret eller organisasjonens vedtekter. Registrerer du en non-profit organisation (skoler svarer ja) Er det en offentlig organisasjon? Er det en NGO (Non-governmental organisation)? Business name: Organisasjonens juridiske navn Business registration number : organisasjonsnummer Registration date: Registreringsdato i Brønnøysundregisteret Registration Authority: Brønnøysundregisteret VAT number: MVA-nummer (dersom du registrerer en bedrift) NACE code: Dersom du registrerer en bedrift må man indikere hvilken sektor man er aktiv i her. Legal form: Denne listen er ikke 100% Finner du ingenting som passer skal du bruke UNKNOWN Klikk deretter på "Save Draft " (selv om informasjonen lagres automatisk når du skifter fane) og "next" 8
2.1.3 FANE "ADDRESS" Fyll ut adressen til din organisasjon og klikk deretter på "next". Husk å ta med landskoden i telefonnummeret. Eksempel: 55 30 38 00 = + 47 55 30 38 00 9
2.1.4 FANE "CONTACT" Det som fylles ut i denne seksjonen blir ikke fylt ut i ett søknadsskjema. Man må alltid oppgi hvem som er et prosjekts kontaktperson i søknadsskjemaet. Dersom adressen og telefonnummeret til kontaktpersonen er samme som til organisasjonen, klikker du på YES. Da kopieres automatisk informasjonen fra Adresse-fanen. Merk at du må scrolle ned for å kunne fylle ut telefonnummer. Husk å velge YES eller NO under telefonnummer og fyll ut et telefonnummer dersom du har svart «NO». Klikk deretter på "next" 10
2.1.5 FANE "PROGRAMME" Før du ferdigstiller registreringen må du indikerere om du registrerer en SME (liten eller mellomstor bedrift). Svarer du ja kommer følgende vindu opp: Skal du søke om midler til Erasmus+, trenger du ikke gjennomføre «Sel-Assesment» for små og mellomstore bedrifter. Klikk derfor på «Skip the SME Self-Assessment ( ) registration». Klikk "Finish your registration 11
2.1.6 FANE "SUBMIT" Kontroller informasjonen, dersom alt er riktig klikker du på "Confirm" 2.1.7 FANE «DONE» Databasen gir deg en PIC-kode Klikk "Close" 12
Klikk "Yes" Vi anbefaler sterkt at PIC-koden oppbevares på en sikker måte og at den blir kommunisert internt til personer som vil søke på noen av følgende programmer: Erasmus+, Creative Europe, Europe for Citizens, and EU aid volunteer. 13
2.2 TRINN 2 - SE/REDIGER PROFIL Denne delen kan du komme til når du ønsker etter at du har mottatt en PIC-kode. Det er mulig å logge seg ut, for å så logge seg inn på et senere tidspunkt og laste opp dokumentene (se punkt 2.3). Klikk på "Organisations / My Organisations" Du kan: 1 - Se din organisasjonsregistrering (VO) 2 - Redigere din organisasjonsregistrering (MO) 14
2.3 - DOKUMENTDATABASE For at organisasjonen skal kunne valideres må man laste opp noen dokumenter (se punkt 1.3). 1 Klikk på Modify organisation 2 Klikk på "Documents" for å komme til dokumentdatabasen 15
3 Klikk på "Add a new document" og "Velg fil" for å laste opp dokumentet du har lagret på din PC 3 Velg hvilken type dokument du vil laste opp fra menyen. Denne listen er ikke tilpasset Erasmus+. Velg derfor «OTHER». 16
4 For å laste opp dokumentet som du har lastet opp I URF-databasen, klikk på «submit for processing» 5 Når du har lastet opp alle nødvendige dokument (se side 1) kan du klikke på Quit Du er ferdig. 17
3. HVOR I SØKNADSSKJEMAET ENDER INFORMASJONEN FRA URF? Participant Portal Organisation Fields Usage in Electronic Application Forms Participant Portal (URF) PIC Is the organisation a Legal Person? Is it a Non-Profit Organisation? Is it a Public Body? Is it a NGO? Legal Name* Business Name** Official Language Establishment/Registration Country Legal Form VAT number Business Registration Number Registration Date Registration Authority NACE code Street Name and Number P.O. Box Postal Code CEDEX (France only) City Country Region/County Application Form PIC Is your organisation a non-profit? Is your organisation a public body? Full legal name (Latin characters) Full legal name (National Language) National ID (if applicable) Address P.O. Box Post Code CEDEX City Country Region 18
Main Phone Telephone 1 Fax Fax Secondary Phone Telephone 2 Internet web address / website Organisation type Is your organisation a small/medium-sized enterprise (SME)? Organisation description Website Type of Organisation Acronym Department (if applicable) Email *only Latin characters are accepted **any character is accepted 19
4. DOKUMENTEKSEMPEL 1 Bankopplysningsskjema 2 Offentligrettslig enhet (skoler, myndigheter, barnehager etc.) 3 Juridisk person 4 Nøkkelopplysninger fra enhetsregisteret fra Brønnøysundregisteret 20
ERKLÆRING OM DATABESKYTTELSE BANKOPLYSNINGER http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm#da Udfyld venligst skemaet med VERSALER og LATINSKE BOGSTAVER. BANKOPLYSNINGER KONTOENS NAVN Skriv inn kontoens navn IBAN/KONTONUMMER Skriv inn kontonummeret (i internasjonal IBAN-format) VALUTA BIC/SWIFT-KODE EUR eller NOK Skriv inn BIC eller SWIFT FILIALKODE ikke relevant BANKENS NAVN KARDEMOMMEBY BANK FILIALENS ADRESSE GADE OG NUMMER EGNERVEIEN 6 BY LAND KONTOHAVER GADE OG NUMMER BY LAND KARDEMOMMEBY POSTNUMMER 1234 NORGE KONTOHAVERS DATA SOM OPLYST TIL BANKEN Hvem eier kontoen (institusjonen, kommunen, fylkeskommunen)? KONTOHAVERS ADRESSE KARDEMOMMEBY POSTNUMMER 1234 NORGE BEMÆRKNING BANKENS STEMPEL + BANKENS REPRÆSENTANTS UNDERSKRIFT Man trenger ikke stempel dersom man legger ved kontoutdrag DATO (obligatorisk) 19/02/2015 KONTOHAVERS UNDERSKRIFT (obligatorisk) Signatur: institusjon/kommune/fylkeskommune Angiv oplysninger om den endelige bank og ikke oplysninger om den formidlende bank. Kontoens navn er normalt kontohaverens navn. Kontohaveren kan dog have valgt at give sin bankkonto et andet navn. Angiv IBAN-koden (internationalt bankkontonummer), hvis et sådant findes i det land, hvor banken er hjemmehørende. Kun relevant for USA (ABA-kode), for AU/NZ (BSB-kode) og for CA (transitkode). Gælder ikke for andre lande. Vedlæg så vidt muligt en kopi af et NYERE kontoudtog. Bemærk, at kontoudtoget skal bekræfte alle de oplysninger, som er anført ovenfor under "KONTOENS NAVN", "KONTONUMMER/IBAN" og "BANKENS NAVN". Når der vedlægges et kontoudtog, er bankens stempel og bankens repræsentants underskrift ikke nødvendige. Kontohavers underskrift og datoen er ALTID obligatoriske.
ERKLÆRING OM DATABESKYTTELSE RETLIG ENHED http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#en Udfyld venligst skemaet med VERSALER og LATINSKE BOGSTAVER. OFFENTLIGRETLIGT ORGAN OFFICIELT NAVN KARDEMOMMEBY SKOLE FORKORTELSE KS HOVEDREGISTRERINGSNUMMER ORGANISASJONSNUMMER SEKUNDÆRT REGISTRERINGSNUMMER (hvis relevant) STED FOR HOVEDREGISTRERING BY BRØNNØYSUND LAND DATO FOR HOVEDREGISTRERING 01 DD 01 MM 1984 ÅÅÅÅ NORGE MOMSNUMMER OFFICIEL ADRESSE Dersom relevant EGNERVEIEN 2 POSTNUMMER 1324 POSTBOKS BY KARDEMOMMEBY LAND NORGE TELEFON 13245678 E-MAIL SKOLE@KARDEMOMME.KOMMUNE.NO DATO 19/02/2015 STEMPEL DEN BEMYNDIGEDE REPRÆSENTANTS UNDERSKRIFT Rektor/leders signatur Offentligretligt organ MED STATUS SOM JURIDISK PERSON, dvs. en offentlig enhed, der kan repræsentere sig selv og handle på egne vegne og således kan anlægge sag eller sagsøges, erhverve og afhænde ejendom og indgå kontrakter. Denne retlige status bekræftes af den offentlige retsakt om oprettelse af enheden (lov, bekendtgørelse osv.). National betegnelse og oversættelse til EN eller FR, hvis en sådan findes. Enhedens registreringsnummer i det nationale register.
ERKLÆRING OM DATABESKYTTELSE RETLIG ENHED http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#dk Udfyld venligst skemaet med VERSALER og LATINSKE BOGSTAVER. PRIVATRETLIG/OFFENTLIGRETLIG ENHED MED RETLIG FORM OFFICIELT NAVN SØRENSEN HÅR AS FORRETNINGSNAVN (hvis forskelligt) FORKORTELSE RETLIG FORM SHAS PRIVAT ORGANISATIONSTYPE FOR PROFIT NON FOR PROFIT NGO JA NEJ HOVEDREGISTRERINGSNUMMER SEKUNDÆRT REGISTRERINGSNUMMER (hvis relevant) BY BRØNNØYSUND STED FOR HOVEDREGISTRERING LAND NORGE DATO FOR HOVEDREGISTRERING MOMSNUMMER HOVEDSÆDETS ADRESSE DD MM ÅÅÅÅ POSTNUMMER 1234 POSTBOKS BY KARDEMOMMEBY LAND NORGE TELEFON 12345687 E-MAIL Mva-nummer EGNERVEIEN 4 SORENSEN@HAR.NO ORGANISASJONSNUMMER 01 01 1984 DATO 19/02/2015 STEMPEL DEN BEMYNDIGEDE REPRÆSENTANTS UNDERSKRIFT Leders signatur National betegnelse og oversættelse til EN eller FR, hvis en sådan findes. NGO = Ikke-statslig organisation. Registreringsnummer i det nationale selskabsregister. Se tabellen med de tilsvarende betegnelser for hvert enkelt land.