Haugesund, 31.10.2016 INNKALLING TIL EGENKAPITALBEVISEIERMØTE I HAUGESUND SPAREBANK I forbindelse med at det skal velges representanter fra egenkapitalbeviseierne til forstanderskapet, innkalles det herved til valgmøte for egenkapitalbeviseierne i Haugesund Sparebank. Dato: 15.11.2016 kl. 19.00 Adresse: Haugesund Sparebank, Haraldsgt. 115, inngang fra personalinngangen i Sørhauggaten. Egenkapitalbeviseierne skal velge 5 medlemmer og 3 varamedlemmer til forstanderskapet for tidsrommet 2016 til 2020 samt innstille på et medlem til valgkomiteen for forstanderskapets valg. Vedlagt følger valgkomiteen innstilling. Stemmeberettiget er egenkapitalbeviseiere som er registrert i Verdipapirsentralen pr. valgdato. Hvert egenkapitalbevis gir en stemme. Regler om konsolidering av eierandeler følger av finansforetaksloven 6-5. Vedlagt følger forslag til instruks for egenkapitalbeviseiernes valg til forstanderskapet i Haugesund Sparebank. Instruksen vil bli behandlet på konstituerende møte i forstanderskapet. Påmelding Egenkapitalbeviseiere som selv vil delta på møtet, må melde dette ved å returnere påmeldingsblanketten inntatt som vedlegg 1 per e-post til: tss@haugesund-sparebank.no eller per post til: Haugesund Sparebank v/thorleif Stensen Postboks 203 5501 Haugesund For å kunne delta på valget må påmelding være mottatt innen 11.11.2016 kl. 12.00.
Registrering av møtedeltakere og utdeling av stemmeseddel skjer fra kl.18.30 på valgdagen. Alle deltakere må legitimere seg ved mottak av stemmeseddel. Fullmakt Skal du gi noen fullmakt på dine vegne, fyll ut vedlagte fullmaktsskjema, inntatt som vedlegg 2, og send dette til enten postadressen over, eller på e-post til: tss@haugesund-sparebank.no innen samme frist. Ytterligere informasjon om valget og skjema for påmelding finnes på bankens hjemmeside: www.haugesund-sparebank.no eller ved å kontakte banken direkte på tlf. 03240. Stemmeberettigede egenkapitalbeviseiere ønskes velkommen. Enkel servering. Med vennlig hilsen HAUGESUND SPAREBANK Sigmund Lundal Forstanderskapets leder Vedlegg: Vedlegg 1: Påmeldingsskjema til egenkapitalbeviseiermøte Vedlegg 2: Fullmakt Vedlegg 3: Instruks for egenkapitalbeviseiernes valg til forstanderskapet Vedlegg 4: Valgkomiteens innstilling Vedlegg 5: Oversikt over tillitsvalgte i Haugesund Sparebank
Vedlegg 1 Påmeldingsskjema til egenkapitalbeviseiermøte Navn (med blokkbokstaver): Dersom ovennevnte egenkapitalbeviseier er et foretak, oppgi navnet på personen som representerer foretaket: Navn på person som representerer foretaket (Ved fullmakt benyttes blanketten under) Undertegnede vil delta på egenkapitalbeviseiernes valgmøte den 15.11.2016 og avgi stemme for: antall egne egenkapitalbevis andre egenkapitalbevis i henhold til vedlagte fullmakt(er) I alt for egenkapitalbevis Denne påmelding må være i Haugesund Sparebanks hende senest 11.11.2016 kl.12.00. Påmelding foretas per e-post til: tss@haugesund-sparebank.no eller per post til: Haugesund Sparebank v/thorleif Stensen Postboks 203 5501 Haugesund Sted Dato Egenkapitalbeviseierens underskrift Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes vedlegg 2 nedenfor
Vedlegg 2 FULLMAKT Dersom du selv ikke kan møte på egenkapitalbeviseiernes valgmøte, kan denne fullmakten benyttes av den du bemyndiger. Fullmakten må være i Haugesund Sparebanks hende senest 11.11.2016 kl. 12.00. Påmelding foretas per e-post til : tss@haugesund-sparebank.no eller per post til: Haugesund Sparebank v/thorleif Stensen Postboks 203 5501 Haugesund Undertegnede fullmaktsgiver: Bruk blokkbokstaaver som eier gir herved egenkapitalbevis i Haugesund Sparebank (navn på den som gis fullmakt) fullmakt til å møte og avgi stemme på valgmøtet 15.11.2016 kl. 19.00 for samtlige av mine egenkapitalbevis. Sted Dato Egenkapitalbeviseierens underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt) Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra egenkapitalbeviseierens reelle eier. Dersom egenkapitalbeviseieren er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
INSTRUKS FOR EGENKAPITALBEVISEIERNES VALG TIL FORSTANDERSKAPET I HAUGESUND SPAREBANK Vedlegg 3 1 INNLEDNING Formålet med denne instruksen er å regulere gjennomføringen av egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til forstanderskapet i Haugesund Sparebank, samt valg av medlemmer til valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg. Forstanderskapet består av 24 medlemmer og 15 varamedlemmer, hvorav 5 medlemmer og 3 varamedlemmer velges av og blant egenkapitalbeviseierne. 2 FUNKSJONSTID Medlemmene og varamedlemmene velges for 4 år. 3 STEMMERETT OG VALGBARHET Alle som på valgdagen er myndig og eier av egenkapitalbevis i Haugesund Sparebank er valgbare og har stemmerett. Valgmøtet avgjør tvist om stemmerett og valgbarhet. Eierne av egenkapitalbevis kan ikke delta i avstemming om egen stemmerett eller valgbarhet. 4 TIDSPUNKT FOR VALGMØTE Valgmøte skal holdes hvert år innen utgangen av februar måned. 5 INNKALLING TIL VALGMØTE Forstanderskapets leder fastsetter tid og sted for valgmøte. Innkallingen skjer ved brev til alle eiere av registrerte egenkapitalbevis senest 14 dager før møtet og for øvrig i samsvar med de til enhver tid gjeldende rammebetingelser. I innkallingen kan det kreves at de eiere som vil møte, må ha meldt dette til bankens hovedkontor innen 3 dager før møtet. Innkallingen skal inneholde opplysninger om: - bestemmelser om stemmerett - hvilke tidsrom valget gjelder for og hvem som er på valg - hvor valgkomiteens forslag er lagt frem til gjennomsyn
6 AVHOLDELSE AV VALGMØTE Valgmøtet åpnes av forstanderskapets leder som skal opprette en fortegnelse over møtende eiere av egenkapitalbevis, samt eventuelle fullmektiger for eierne med oppgave over hvor mange stemmer hver av dem representerer. Valgmøtet ledes av forstanderskapets leder, eller nestlederen hvis lederen ikke er til stede, inntil valgmøtet har valgt møteleder. 7 VALGKOMITEENS FORSLAG Valgkomiteens leder eller annet medlem av komiteen skal redegjøre for dens innstilling. Alle stemmeberettigede har forslagsrett på valgmøtet. Det skal holdes særskilt valg på medlemmer og varamedlemmer. Rekkefølgen for varamedlemmers møteplikt fastsettes ved valget. 8 AVSTEMMING Avstemmingen skjer skriftlig dersom ikke samtlige møtende samtykker i at avstemmingen skjer på en annen måte. 9 FLERTALLSKRAV Den eller de er valgt som har fått flest stemmer. I tilfelle av stemmelikhet foretas loddtrekning. 10 PROTOKOLL Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for valgmøtet. I protokollen skal tas inn de vedtak og valg som valgmøtet har fastsatt med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Fortegnelsen over møtende eiere av egenkapitalbevis og eventuelle fullmektiger for eiere skal tas inn i eller vedlegges protokollen. Protokollen skal undertegnes av møtelederen og minst en annen person som utpekes av valgmøtet blant de tilstedeværende. Protokollen skal være tilgjengelig for eiere av egenkapitalbevis som forlanger det og oppbevares på en betryggende måte.