Innkalling til ekstraordinær generalforsamling

Transkript

1 Til aksjonærene i Eidsiva Rederi ASA 19. oktober 2009 Innkalling til ekstraordinær generalforsamling Aksjonærene i Eidsiva Rederi ASA (Org. No ) innkalles herved til ekstraordinær generalforsamling den 10. november 2009 klokken i selskapets lokaler, Haakon VII's gate 1, 0161 Oslo. Denne innkalling med vedlegg er også tilgjengelig på selskapets hjemmeside Styret foreslår følgende: Dagsorden 1 Åpning av møtet ved Per Ditlev-Simonsen, og registrering av møtende aksjonærer 2 Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen 3 Godkjenning av innkallingen og dagsorden 4 Valg av nytt styre 5 Styrefullmakt til å utstede nye aksjer 6 Vedtektsendringer ***** Med vennlig hilsen for styret i Eidsiva Rederi ASA Per Ditlev-Simonsen Styrets leder Vedlegg: 1. Informasjon om aksjeeiernes rettigheter, deltakelse og fullmakt 2. Påmeldingsblankett og fullmakt 3. Styrets forslag til sak 4, 5 og 6 på dagsorden.

2 2/6 1. Informasjon om aksjeeiernes rettigheter, deltakelse og fullmakt Aksjeeiernes rettigheter Selskapets aksjekapital består av aksjer, hver pålydende NOK 5. Hver aksje gir én stemme på generalforsamlingen, dog slik at det ikke kan utøves stemmerett for aksjer som tilhører selskapet. Selskapet eier i dag egne aksjer. Aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer vedkommende eier, og som er registrert i verdipapirsentralen (VPS) på tidspunktet for generalforsamlingen. Dersom en aksjeeier har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan stemmerettigheter for de transporterte aksjene kun utøves dersom ervervet er meldt VPS og blir godtgjort på generalforsamlingen. Aksjeeier kan ta med rådgiver(e) og gi talerett til én rådgiver. En kopi av seneste årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning og rapportering fra første halvdel av 2009 er utlagt på selskapets forretningsadresse. Dersom aksjene er registrert i VPS på en forvalter, jf allmennaksjeloven 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å møte i selskapets generalforsamling og avgi stemme for sine aksjer, må den reelle aksjeeieren medbringe en skriftlig bekreftelse fra forvalteren på at aksjeeieren er den reelle aksjeeier, samt en erklæring fra aksjeeieren selv på at han er den reelle eier. Aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen som vedkommende har meldt skriftlig til styret i så god tid at saken enten kan tas med i innkallingen, eller dersom det er minst tre uker igjen til generalforsamlingen, slik at det kan sendes ut ny innkalling. Generalforsamlingen kan som hovedregel ikke behandle andre saker enn de som er nevnt i innkallingen. Videre har aksjeeierne rett til å be om opplysninger fra styrets medlemmer og administrerende direktør som nærmere regulert i allmennaksjeloven Aksjeeiere har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle. Forslag til kandidater til styret kan fremsettes også under generalforsamlingen. Deltagelse Aksjeeiere har rett til å delta på generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig etter eget valg. Aksjeeierne anmodes om å fylle ut og returnere vedlagte møteseddel til Eidsiva Rederi ASA, Postboks 1590 Vika, N-0118 Oslo, fax nummer: eller på epost til: marianne.rummelhoff@eidsiva.no.no senest 6. november klokken 16:00 CET. Møteseddelen bes tatt med i generalforsamlingen. For ytterligere informasjon om deltakelse og stemmegivning vises det til allmennaksjeloven, særlig lovens kapittel 5. Fullmakt Hvis en aksjeeier ønsker å delta i generalforsamlingen via fullmektig, bes fullmaktsskjema sendt sammen med møteseddel til Eidsiva Rederi ASA, Postboks 1590 Vika, N-0118 Oslo, fax nummer: eller på e post til: marianne.rummelhoff@eidsiva.no senest 6. november klokken 16:00 CET. Fullmaktsskjema med nødvendige vedlegg må også medbringes i original til generalforsamlingen. Hvis ønskelig, kan slik fullmakt gis til styrets leder, Per Ditlev-Simonsen. Fullmakter som er utstedt uten særskilt angivelse av navnet på fullmektigen, vil bli ansett gitt til styrets leder, eller til en person som styrets leder utpeker som sin fullmektig. Fullmakter gitt til styrets leder som er mottatt senere enn 6. november kl , kan det bli sett bort fra. Legitimasjon for fullmektig og fullmaktsgiver, og eventuelt firmaattest dersom aksjeeier er en juridisk person, må følge fullmakten. Påmeldings- og fullmaktsskjema er vedlagt. Styret gjør oppmerksom på at flaggeregler i forbindelse med stemmegivning ved fullmakt kan få anvendelse. Innehav av en stemmefullmakt uten stemmeinstruks likestilles etter verdipapirhandelloven 4-2 tredje ledd med innehavelse av rettigheten til aksjen stemmefullmakten gjelder. Dette medfører at stemmefullmektig vil ha plikt til å flagge sine aksje- og stemmerettigheter dersom andelen aksjer fullmektigen representerer gjennom åpne stemmefullmakter og egne aksjer samlet når opp til tersklene for flaggeplikt i verdipapirhandelloven 4-2 annet ledd. Med hensyn til flaggereglene, jfr. Kredittilsynets rundskriv av 28. januar 2008, antas at fullmakter i alminnelighet må anses å være gitt uten instruks i lovens forstand, med mindre instruks er gitt for samtlige av de saker generalforsamlingen skal behandle. * * * *

3 3/6 2. Påmeldingsblankett og fullmakt PÅMELDINGSBLANKETT EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Eidsiva Rederi ASA Postboks 1590 Vika N-0118 Oslo Att. : Marianne Rummelhoff Fax nr.: mar@eidsiva.no Undertegnede aksjonær i Eidsiva Rederi ASA vil møte på selskapets ekstraordinære generalforsamling 10. november at på Shippingklubben, Haakon VII s gate 1, N-0161 Oslo. Jeg/vi eier...aksjer Jeg/vi vil delta på ekstraordinær generalforsamling Jeg/vi vil møte med fullmakt fra følgende aksjonærer i følge vedlagte fullmaktssedler Navn Antall aksjer (Navn i blokkbostaver)... Signatur (Må signeres og dateres)

4 4/6 Eidsiva Rederi ASA Postboks 1590 Vika N-0118 Oslo Att. : Marianne Rummelhoff Fax nr.: mar@eidsiva.no FULLMAKT EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Undertegnede utpeker herved til å møte og stemme på den ekstraordinære generalforsamling i Eidsiva Rederi ASA den 10. november 2009 Navn på fullmektig i blokkbokstaver samt fullmektigens fødselsdato for mine/våre.. aksjer. Antall Aksjonærens navn: Aksjonærens fødselsdato/organisasjonsnummer: Sted/dato Signatur (gjenta med blokkbokstaver) Identifikasjon for fullmektig og fullmaktsgiver samt firmaattest for juridiske personer må vedlegges.

5 5/6 Eidsiva Rederi ASA Postboks 1590 Vika N-0118 Oslo Att. : Marianne Rummelhoff Fax nr.: mar@eidsiva.no Undertegnede oppnevner herved FULLMAKT EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Navn og fødselsdato - fullmektig Til å møte og stemme på ekstraordinær generalforsamling i Eidsiva Rederi ASA den 10. november 2009 for mine/våre.. aksjer. Antall Navn på aksjonær: Aksjonærens fødsesldato/ organisasjonsnummer: Fullmektigen skal stemme på følgende måte over styrets forslag: Sak 3 Stemme for Stemme mot Avstå Sak 4 Stemme for Stemme mot Avstå Sak 5 Stemme for Stemme mot Avstå Sak 6 Stemme for Stemme mot Avstå Sted/dato Signatur (gjenta med blokkbokstaver) Identifikasjon for fullmektig og fullmaktsgiver samt firmaattest for juridiske personer må vedlegges..

6 6/6 3. Styrets forslag til sak 4, 5 og 6 på dagsorden SAK 4: FORSLAG TIL NYTT STYREMEDLEM Styrets leder Per Ditlev-Simonsen har informert om at han ønsker å fratre som leder og medlem av selskapets styre. Selskapets vedtekter oppstiller at selskapet skal ha minst 5 medlemmer. Styret forslår derfor følgende vedtak: Jørgen Gregardsøn Heje velges som styremedlem i selskapet fra datoen fra denne beslutning frem til selskapets ordinære generalforsamling i Styret vil da bestå av Jørgen Gregardsøn Heje, Thomas Wilhelmsen, Stein Aukner, Nini Eugenie Høegh Nergaard, Marianne Lie og Bjørn Bergsland (som varamedlem). Styret velger selv en styreleder på første styremøte etter generalforsamlingen. SAK 5: FULLMAKT TIL Å UTSTEDE NYE AKSJER Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å utstede nye aksjer. Aksjene skal benyttes til et incentivprogram for selskapets ansatte. Styret foreslår følgende vedtak: 1. Styret gis fullmakt til å utvide selskapets aksjekapital med NOK , gjennom utstedelse av opp til aksjer med pålydende verdi NOK 5. Vedtektenes 4 endres tilsvarende. 2. Fullmakten gjelder i 2 år fra generalforsamlingen. Styret kan beslutte å fravike aksjonærenes fortrinnsrett etter asal Fullmakten gjelder rett til å utstede aksjer mot vederlag i annet enn penger og rett til å pådra selskapet spesielle forpliktelser, jf. asal Fullmakten kan ikke benyttes i oppkjøps- eller fusjonssituasjoner, jf. asal Tidligere vedtatte fullmakter oppheves ikke ved denne fullmakten. * * * * SAK 6: VEDTEKTSENDRINGER Det er nylig vedtatt endringer i Allmennaksjeloven som forenkler fremgangsmåten ved publisering av vedlegg til innkalling til generalforsamlinger. De nye reglene åpner for at selskapet kan offentliggjøre alle vedlegg til innkalling til generalforsamlingen på selskapets hjemmeside, noe som sparer papir og kostnader for selskapet samtidig som materialet er tilgjengelig for aksjonærene. Styret foreslår derfor at følgende avsnitt 2 tilføyes på slutten av vedtektenes 6: Dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, og som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen, gjøres tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider og sendes kun aksjonærer som etterspør disse. * * * *