Kontrollutvalet i Ulvik herad Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Ulvik herad Møtestad: Heradsstyresalen, Ulvik Dato: 31.05.2016 Tidspunkt: 09:00 13:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Solveig Hellesnes Uppheim Leiar V Alf Gunnar Sortland Nestleiar AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Gunnbjørg Øyre Medlem SV Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Knut Nes Gunnbjørg Øyre SP Merknader Første varamedlem Kari Sandøy Jarmann hadde ikkje moglegheit til å møte. Andre som møtte: Navn Elin Bye Arne Gilbakken Kjartan Haugsnes Stilling Revisor IHR Forvaltningsrevisor IHR Spesialrådgjevar Hordaland fylkeskommune Solveig Hellesnes Uppheim utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 18/16 PS 19/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 20/16 Prosessmøte, plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 PS 21/16 Prosessmøte, plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 2015/59 2015/60 PS 22/16 PS 23/16 RS 13/16 PS 24/16 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Hardangerrådet IKS Referatsaker Revidert nasjonalbudsjett 2016 og kommuneopplegget for 2017 Eventuelt 2014/428 2016/19 PS 18/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent. PS 19/16 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 29.04.2016 Protokoll frå møtet 29.06.2016 vart godkjent.
PS 20/16 Prosessmøte, plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for forvaltningsrevisjon så langt til orientering Arne Gilbakken frå IHR orienterte politikarar og administrasjon om prosessmøte og korleis det skal arbeidast vidare fram til overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Tilstades: Ordførar, rådmann, assisterande rådmann, økonomisjef, kontrollutval og gruppeleiarar for Sp, H, SV og Venstre Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for forvaltningsrevisjon så langt til orientering PS 21/16 Prosessmøte, plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for selskapskontroll så langt til orientering. IHR orienterte og delte ut spørjeskjema til gruppeleiarar, rådmann og ordførar Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek, på bakgrunn av prosessmøte 1, analysearbeidet for selskapskontroll så langt til orientering.
PS 22/16 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Hardangerrådet IKS Forslag til innstilling Heradsstyret merkar seg IHR sine forslag til tilrådinger i kapittel 1 Samandrag, i den framlagte revisjonsrapporten: 1. Hardangerrådet (HR) bør korrigere selskapsavtalen slik at den er i tråd med lov om interkommunale selskap (intkomsel.) 2. Om ein framleis ynskjer å styrkja næringsutviklinga og felles arbeidsmarknad i Hardanger, bør eigarane av Hardangerrådet IKS sikra midlar til eit nytt næringsfond som stør opp om regional utvikling og verdiskaping. 3. Kommunane bør vurdera trongen for nye felles tiltak som kan motvirka ny nedgang i folketalet i Hardanger. 4. Samarbeidskommunane bør vurdera trongen for nye midlar til regionalt kulturarbeid når kraftlinjemidlane er oppbrukt. 5. Samarbeidsmodellen og selskapsavtalen i Hardangerrådet IKS bør reviderast dersom kommunestrukturen vert endra blant samarbeidskommunane. 6. Heradsstyret ber om oppfølging og tilbakemelding frå dei styrande organ i Hardangerrådet IKS om når og korleis desse punkta vert følgd opp innan 01.11.2016. Kopi av slik attendemelding vert å sende kontrollutvalet. Elin Bye og Arne Gilbakken frå IHR presenterte rapporten og svarte på spørsmål. Sekretariatet orienterte kort om handsaming av same sak i kontrollutvalet i Odda 30.05.2016. Kontrollutvalet i Ulvik merkar seg vedtaket i kontrollutvalet i Odda og slutta seg samrøystes til nytt punkt 5. (Innstillinga sitt punkt 5 vert nytt punkt 6) Samarbeidskommunane bør vurdera å endra styret for tildeling av Hardangerrådet sin kunstnarbustad, og la dette arbeidet gå på omgang mellom kommunane etter same modell som til dømes rådmannsforum. Forslag til vedtak med endring vart samrøystes vedteke. Heradsstyret merkar seg IHR sine forslag til tilrådinger i kapittel 1 Samandrag, i den framlagte revisjonsrapporten: 1. Hardangerrådet (HR) bør korrigere selskapsavtalen slik at den er i tråd med lov om interkommunale selskap (intkomsel.) 2. Om ein framleis ynskjer å styrkja næringsutviklinga og felles arbeidsmarknad i Hardanger, bør eigarane av Hardangerrådet IKS sikra midlar til eit nytt næringsfond som stør opp om regional utvikling og verdiskaping.
3. Kommunane bør vurdera trongen for nye felles tiltak som kan motvirka ny nedgang i folketalet i Hardanger. 4. Samarbeidskommunane bør vurdera trongen for nye midlar til regionalt kulturarbeid når kraftlinjemidlane er oppbrukt. 5. Samarbeidskommunane bør vurdera å endra styret for tildeling av Hardangerrådet sin kunstnarbustad, og la dette arbeidet gå på omgang mellom kommunane etter same modell som til dømes rådmannsforum. 6. Samarbeidsmodellen og selskapsavtalen i Hardangerrådet IKS bør reviderast dersom kommunestrukturen vert endra blant samarbeidskommunane. 7. Heradsstyret ber om oppfølging og tilbakemelding frå dei styrande organ i Hardangerrådet IKS om når og korleis desse punkta vert følgd opp innan 01.11.2016. Kopi av slik attendemelding vert å sende kontrollutvalet. PS 23/16 Referatsaker Referatsaka vart teken til orientering. Referatsaka vart teken til orientering. RS 13/16 Revidert nasjonalbudsjett 2016 og kommuneopplegget for 2017 PS 24/16 Eventuelt Sekretær orienterte kort om vedtak i kontrollutvalet i Eidfjord gjeldande habilitet/inhabilitet i høve at leiarar i kontrollutvala og no er vorte klageorgan i Hardangerrådet. Forslag til vedtak var samrøystes. Kontrollutvalet ønskjer sak gjeldande habilitet/inhabilitet i høve Hardangerrådet IKS framlagt i neste møte i kontrollutvalet i Ulvik herad.