Rapport fra Eierskapskontroll i Nora-senteret IKS Sammendrag Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll 2009-2012 vedtatt av kommunestyrene i Sør-Varanger, Vadsø. Båtsfjord, Vardø, Deanu gielda/tana kommune og Lebesby kommune. I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet i Norasenteret IKS, etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene i eierkommunene. Fra kontrollutvalgenes bestilling framgår det at følgende problemstillinger skal besvares: Har kommunen etablert en eierstrategi for selskapet? Utøver representantskapet sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Hvordan rapporteres det fra valgte representanter til kommunens politiske organer? Har kommunen etablert et system for oppfølging av selskapet? Har kommunen etablert rutiner for opplæring i styrearbeid? Metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, www.purehelp.no, www.proff.no, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål og i utgangspunktet ikke en kontroll av innholdet i selskapets drift. Funn Nedenfor gjengis de viktigste funn i selskapskontrollen: Det er ikke etablert eierstrategi for selskapet Det kan ikke dokumenteres at det rapporteres fra valgte representanter til kommunens politiske organer. En eventuell slik rapportering må foregå muntlig Kommunen har ikke etablert et system for oppfølging av selskapet Det er ikke etablert rutiner for opplæring i styrearbeid Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 1
Konklusjon Eiernes manglende utarbeidelse av eierskapsstrategier og øvrig oppfølging av eierskapet, er forhold som kan innebære en risiko for at kommunenes formål med eierskapet ikke etterleves. Dette kan føre til en lavere utnyttelse og/eller risiko for tap av selskapets finansielle, organisatoriske potensial, samt en generell svekkelse av det tilbudet som søkes gitt gjennom driften. Det er derfor nødvendig å utarbeide retningslinjer fra eierne for hva man ønsker å få ut av eierskapet, hvordan man skal sørge for å nå målsettingen samt definere hvem som skal ha ansvar for at målene nås. Rådmannen i Vadsø, Jens R. Betsi har informert sekretariatet om at det vil bli lagt fram et utkast til eierskapskapsstrategi for Vadsø kommune for formannskap og kommunestyre i januar/februar 2011. Eierskapsstrategien vil ta for seg Eierkrav Styresammensetning Rapportering Med utgangspunkt i den tilgjengelige informasjon er det vår innstilling at det ikke synes nødvendig med videre undersøkelser av virksomheten gjennom forvaltningsrevisjon. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kontrollutvalgan IS at: eierne som en del av folkevalgtopplæringen gjennomfører obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspekter knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 2
Innledning Bakgrunn, formål og problemstillinger Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll 2009-2012 vedtatt av kommunestyrene i eierkommunene. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Nora-senteret IKS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Kort om metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, www.purehelp.no, www.proff.no, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Den samlede dokumentasjon om selskapet mottatt fra eiere, styret og daglig leder fremgår av dokumentliste i vedlegg 1. Som det fremgår av rapporten vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 3
eierstyringen. Når dette allikevel presenteres er det som bidrag til helhetsbilde som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: Lov og forskrift Selskapets vedtekter Eiermeldinger KS Eierforums anbefalinger for eierstyring Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er i orden, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene har vedtatt. Faktabeskrivelse Innledning Nora-senteret IKS er et krise og incestsenter i Øst-Finnmark som er opprettet som et interkommunalt selskap eid av Båtsfjord kommune, Deatnu gielda/tana kommune, Lebesby kommune, Vadsø kommune, Vardø kommune og Sør-Varanger kommune. Bidragsytere til selskapet er Finnmark fylkeskommune, Gamvik kommune, Berlevåg og Unjárgga gielda/ Nesseby kommune. Nærmere om selskapet Selskapet har som formål å oppfylle kravet om krisesenter som det er pålagt alle kommuner å ha tilbud om (krisesenterlova 1.1.2010). Selskapet har også et tilbud til voksne og barn som har vært utsatt for seksuelt misbruk. Norasenteret IKS har 7,4 årsverk. Senteret har også samarbeid med enheter i kommunene som det er naturlig å samarbeide med angående beboere eller brukere på senteret. Norasenteret IKS er lokalisert i Kirkenes i nytt hus som ble tatt i bruk i 2009. Senteret er døgnåpent og er gratis for brukeren, det kreves eller ikke henvisning eller timeavtale. Senteret har også en betjent døgnåpen telefon. Sør-Varanger kommune er vertskommune for selskapet og står for merkantile tjenester som blant annet regnskap og lønn. Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 4
Eierskapsforhold Deltakere i selskapet: Sør-Varanger kommune 42 % Vadsø kommune 17 % Båtsfjord kommune 12 % Vardø kommune 12 % Deanu gielda/tana kommune 12 % Lebesby kommune 5 % Styret i henhold til Brønnøysundregisteret Styreleder Bjørg Irene Østrem, Sør-Varanger kommune. Nestleder i styret er Bjørn Harald Fagerli, Båtsfjord kommune. Styremedlemmer Arnt Pettersen Tana kommune Terje Soløy Vardø kommune Berit Sørbø Lebesby kommune Beate Aronsen Vadsø kommune Marit Plener Gran Ansattes representant ifølge Brønnøysundregisteret (endret 11.11.2008) Styret i henhold til hjemmesiden til Norasenteret IKS Styreleder: Kurt Wikan, Sør-Varanger kommune Nestleder: Bjørn Harald Fagerli, Båtsfjord kommune Øvrige medlemmer: Arnt Pettersen, Tana kommune Terje Soløy, Vardø kommune Berit Sørbø, Lebesby kommune Beate Aronsen, Vadsø kommune Randi Sneve Skeie, ansattes repr. Det virker som det er god kontakt og dialog mellom styret og selskapet hvor begge parter bruker og forholder seg til selskapsavtalen. Styret har svart på spørsmål fra Kontrollutvalgan IS om sin rolle som styre og dokumentet ligger som vedlegg 2 til rapporten. Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 5
Representantskapet i henhold til Brønnøysundregisteret Leder Lisbeth Isaksen Sør-Varanger kommune Nestleder Svavar Bjørnson Vardø kommune Ragnhild Aslaksen Vadsø kommune Johnny Myhre Lebesby kommune Pål Forsberg Båtsfjord kommune Viktoria Nilsen Tana kommune Ragnhild Aslaksen Vadsø kommune Representantskapet i henhold til Norasenteret IKS sin hjemmeside Leder Even Pettersen Sør-Varanger kommune Nestleder Svavar Bjørnsson Vardø kommune Pål Forsberg Båtsfjord kommune Johnny Myhre Lebesby kommune Ragnhild Aslaksen Vadsø kommune Viktoria Nilsen Tana kommune Regner med at det er gjort endringer etter valg i kommunen som ikke er registrert i Brønnøysundregistret. De som sitter i representantskapet for Norasenteret IKS har svart på noen spørsmål angående sin og kommunens rolle som eiere av selskapet. (Vedlegg 3) Her kommer det fram varierende svar på om det er utarbeidet eierskapsstrategi for selskapet fra kommunestyret (eier) de fleste har ikke dette. det er ikke definert strategier/retningslinjer for styret, administrasjon, en representant viser til selskapsavtalen fullmakter til representanten ved representasjon på generalforsamling/ representantskapsmøte hva fullmakten inneholder; en representant beskriver representantskapsmøtenes innhold, en opptrer på vegne av kommunestyret, for en er dette Ikke Aktuelt (et svaralternativ vi har gitt hvis de ikke anser at dette er aktuelt for deres rolle), en vet ikke hvem som har møtt på generalforsamlingen. Altså varierende kunnskaper om dette forholdet. Her må vi presisere at det på spørsmålet fra oss spør vi om generalforsamling og ikke representantskap Det er ikke etablert obligatorisk opplæring av og informasjon om eierstyring til eierrepresentantene Sammensetningen til styret baseres ikke på kunnskaper som styret trenger men at alle eierkommunene er representert i styret Styrets arbeid evalueres ikke Det kan virke som representantenes oppfatning av eieroppfølging er deres oppfølging av selskapet, ikke kommunestyrets oppfølging av selskapet Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 6
Avtalemessige forhold Ifølge daglig leder følger Norasenteret IKS bruker de vertskommunen Sør-Varanger kommune sine innkjøpsavtaler. Norasenteret IKS har nylig bygd nytt hus hvor Barlindhaug Consult AS sto for, dette arbeidet ble utlyst på Doffin. Prosessen har vært styrebehandlet jevnt gjennom perioden. Norasenteret IKS har forsikret sine ansatte, reiseforsikring for ansatte på tjenestereise, husforsikring og styreansvarsforsikring. De betaler kr 102 387 pr år i forsikring til if Norasenteret IKS har ifølge daglig leder, godkjenning fra Datatilsynet på oppbevaring av informasjon om brukere av senteret. Brukerne av senteret velger selv om informasjon om deres opphold skal arkiveres/dokumenteres, de signerer på dette. I etterkant kan informasjonen slettes hvis bruker ønsker dette. Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Selskapet har ikke uoppgjorte pengekrav mot offentlige instanser (mva, skatt mv.) De som er ansatt er fast ansatt og det brukes faste vikarer. Sykefraværet er på 3 % og de ansatte har ingen bonusordninger. Selskapet er pliktig til å levere regnskap til Brønnøysundregistret. Det er utarbeidet et HMS system som selskapet forholder seg til. Juridiske forhold Styret og administrasjonen forholder seg til selskapsavtalen som regulerer daglig leders og styrets ansvar og begrensinger i forhold til driften. Det er ikke utarbeidet instruks fra styret til administrasjonen. Det har ikke vært arbeidsulykker ved senteret og de har et HMS system som brukes. Finnmark kommunerevisjon IKS reviderer regnskapet til Norasenteret IKS. Organisasjon Selskapet har et representantskap hvor samtlige deltakende kommuner er representert. Kommunestyrene i de enkelte kommunene oppnevner sin representant. Representantskapet er selskapets høyeste myndighet og behandler selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan, herunder låneopptak. Representantskapet velger revisor og regnskapsfører. Selskapet skal ha et styre på 7 medlemmer der selskapets representantskap skal velge 6 medlemmer med personlige varamedlemmer (fra eierkommunen). Styremedlemmene skal rekrutteres fra 6 ulike eierkommuner. Vertskommunen skal være representert i styret (Sør-Varanger kommune). De ansatte velger 1 representant med 1 varamedlem. Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 7
Framtidsutsikter Å ha et krisetilbud er en kommunal lovpålagt oppgave som reguleres av Lov om kommunale krisesentertilbod som trådte i kraft 1.1.2010. Den statlige støtten til krisesentrene går nå inn i rammetilskuddet til kommunen som bevilger penger til sitt krisesenter. Økningen som eierkommunene belastes med for 2011 er på over 4 millioner (6 kommuner) som er en betydelig økning i kommunenes andel. Representantskapet til Norasenteret IKS har vedtatt følgende kostnadsfordeling for 2011: Vedtak fra representantskapet: Kommunestyrevedtak: Båtsfjord kommune kr 650000,- 650000,- Lebesby kommune kr 270000,- 270000,- Vadsø Kommune kr 921000,- 411000,- Deanu gielda kr 650000,- 570000,- Sør-Varanger kommune kr 2275000,- 2275000,- Vardø kommune kr 650000,- 600000,- Gamvik ( kr 270000) 40000,- Unjárgga gielda ( kr 270000) 270000,- Berlevåg kommune ( kr 270000) 270000,- Summene vil bli lavere for eierkommunen hvis Gamvik, Nesseby og Berlevåg gir tilskudd til drift i 2011. Finnmark fylkeskommune bidrar med kr 227 000. Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 8
Selskapets økonomiske utvikling Nøkkeltall: 2009 2008 Resultatregnskap: Driftsinntekter 10084820 7918561 Netto driftsresultat 4713293 3278231 ÅRSRESULTAT 151301 50126 Resultatgrad % 1,5 0,6 Balanseregnskap: Sum eiendeler 33619104 29714162 Egenkapital 12642524 6274171 Sum gjeld 20976580 23439990 Likviditetsgrad 1,7 19,25 Egenkapitalprosent 37,6 21,1 Gjeldsgrad 62 78,8 Total rentabilitet % 14 11 I rubrikken for Årsresultat har vi satt inn det som er overført til disposisjonsfond for å anslå et årsresultat når mer-/mindreforbruk er lik 0. For 2009 er årsresultatet det samme som bruk av likviditetsreserven da denne reserven føres ut av regnskapet fra 1.1.2010 (lovpålagt). Resultatgrad sier noe om hva som er ubrukt av årets driftsinntekter. Likviditetsgraden bør være på over 1.3 og måler forholdet mellom betalingsmidler og kortsiktig betalingsforpliktelser. (D&B nettside) Egenkapitalprosent og gjeldsgraden er målt mot totalkapital og sier noe om hvordan eiendelene i selskapet er finansiert. Total rentabilitet, vi har målt netto driftsresultat mot totalkapital, det er et mål på avkastningen på selve eiendelene og bør ligge over det selskapet betaler for sine lån. Rimelig nivå er 10 15 %. Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 9
Tilbakemelding fra revisor Revisor har ingen bemerkninger til selskapet utover revisjonsberetningene. Vurderinger Nedenstående vurderinger følger den samme inndelingen som under punktet om Faktabeskrivelse. Vurderingene har som hovedformål å behandle eierstyringen i forhold de kriterier som er nevnt under punktet Kort om metode. Vurderingene bygger på den informasjon som er presentert under rapportens Faktabeskrivelse. Selskapsforhold Det er ikke avdekket forhold som tilsier at det foreligger uregelmessigheter/svakheter under dette punktet. Avtalemessige forpliktelser Det er ikke avdekket forhold som tilsier at selskapet ikke overholder sine avtalemessige forpliktelser. Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Selskapet driver i følge daglig leder i overenstemmelse med offentligrettslige regler og har ikke uoppgjorte krav til offentlige instanser. Juridiske forhold Selskapet har godkjenning fra Datatilsynet for å oppbevare informasjon om brukere av senteret, avtales i hver enkel sak med bruker som signerer på dette. På tidspunktet for gjennomføringen av eierskapskontrollen hadde selskapet ingen tvister for domstolene eller øvrige pågående konflikter, herunder med leverandører, kunder eller ansatte. Organisatoriske forhold Det er ingen uavklarte ansettelsesforhold og det er ikke inngått bonusavtaler med de ansatte. Norasenteret IKS har lavt sykefravær. Framtidsutsikter Senteret utfører lovpålagte oppgaver for eierkommunene gjennom et interkommunalt selskap. Det har ikke vært gitt signaler om at dette ønskes løst på en annen måte. Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 10
Selskapets økonomiske utvikling Det er endringer i bevilgninger til selskapet fra stat og kommune og dette kan svekke tilbudet som senteret gis hvis bevilgningene reduseres. Konklusjon Eiernes manglende utarbeidelse av eierskapsstrategier og øvrig oppfølging av eierskapet, er forhold som kan innebære en risiko for at kommunenes formål med eierskapet ikke etterleves. Dette kan føre til en lavere utnyttelse og/eller risiko for tap av selskapets finansielle, organisatoriske potensial, samt en generell svekkelse av det tilbudet som søkes gitt gjennom driften. Det er derfor nødvendig å utarbeide retningslinjer fra eierne for hva man ønsker å få ut av eierskapet, hvordan man skal sørge for å nå målsettingen samt definere hvem som skal ha ansvar for at målene nås. Med utgangspunkt i den tilgjengelige informasjon er det vår innstilling at det ikke synes nødvendig med videre undersøkelser av virksomheten gjennom forvaltningsrevisjon. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kontrollutvalgan IS at: kommunen utarbeider eierskapsstrategier som et overordnet politisk styringsinstrument for virksomheter som er lagt til et annet rettssubjekt enn kommunen. Dette for å sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Vi viser i denne forbindelse til KS Eierforums anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. eierne som en del av folkevalgtopplæringen gjennomfører obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspekter knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Bystyret/kommunestyret etter gjennomføring av representantskapsmøte får seg forelagt årsberetning, årsregnskap og annen løpende informasjon om selskapet Bystyret følger opp representantskapets vedtak om bevilgning, jf selskapsavtalens pkt. 19 og 5. Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 11
Vedlegg Vedlegg 1 Dokumentliste (fullstendig oversikt over mottatt informasjon) Vedlegg 2 Spørsmål og svar fra styret til Norasenteret IKS Vedlegg 3 Spørsmål til medlemmene i representantskapet Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 12
Dokumentliste Forsikringsoversikt fra If Representantskapet; møteinnkallinger og protokoller fra 2007-2009 Styret; møteinnkalling og protokoller fra 2007-2009 Regnskap fra 2007 2008 2009 Virksomhetsplan Økonomiplan 2011 2015 Årsmelding 2009, utfordringer 2010-2014 Selskapsavtalen Eierskapskontroll Norasenteret IKS 2011 Side 13