Økonomireglement for Studentdemokratiet i Sørøst-Norge Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 1 2.0 Ansvarsforhold... 1 3.0 Driftstøtte, økonomiske avtaler og lån... 2 4.0 Behandling av økonomiske saker... 2 5.0 Reisegodtgjørelse... 2 6.0 Kostgodtgjørelse... 3 7.0 Driftsstøtte til campusstyre (CS)... 3 8.0 Generelt... 4
1.0 Innledning 1.1 Økonomireglementet gjelder for alle tillitsvalgte og ansatte i Studentdemokratiet i Sørøst-Norge (SDSN) under utøvelsen av sitt virke i organisasjonen og er vedtatt med hjemmel i SDSNs vedtekter 11-5 og samarbeidsavtalen mellom Høgskolen i Sørøst-Norge og Studentdemokratiet i Sørøst-Norge. 1.2 Økonomireglementet kan endres av parlamentsforsamlingen med hjemmel i SDSNs vedtekter 11-10. Administrativt ansatte kan foreta redaksjonelle endringer. 1.3 Økonomireglementet skal leses av samtlige tillitsvalgte i organisasjonen som er med og fatter økonomiske vedtak eller har økonomiansvar. 2.0 Ansvarsforhold 2.1 Parlamentsforsamlingen har det overordnede ansvaret for disponeringen av SDSNs økonomiske midler innenfor totalrammen av vedtatt budsjett. 2.2 Administrasjonslederen skal bistå parlamentsforsamlingen med å sette opp budsjett. AU innstiller på forslag til budsjett som legges fram til parlamentsforsamlingen sammen med regnskap fra foregående regnskapsår. Parlamentsforsamlingen skal vedta budsjett og regnskap på kalenderårets første parlamentsforsamlings-møte, jfr. SDSNs vedtekter 11-7. 2.3 Administrasjonslederen har budsjettdisponeringsmyndighet for Studentdemokratiets budenhet ved HSN, kontrollfunksjon for oppfølging av budsjett og budsjettramme, og skal sørge for at det er samsvar mellom budsjett og regnskap. Høgskolen i Sørøst-Norge fører ordinært regnskap. 2.4 Administrasjonslederen skal attestere og stå for inn/utbetalinger og kontroll av regninger, reiseregninger og fakturaer som Studentdemokratiet sender til Høgskolen i Sørøst-Norge. Studentleder attesterer på alle anvisinger. Hver tredje måned skal administrasjonslederen sende ut økonomirapport til arbeidsutvalget og parlamentsforsamlingen, og oftere ved behov. Hvert halvår skal administrasjonslederen legge frem et halvårsregnskap med forslag til revidert budsjett. Etter endt regnskapsår sender administrasjonslederen årsregnskap til parlamentsforsamlingen. 2.5 Administrasjonslederen har ansvar for at eventuelle vesentlige avvik i forhold til budsjett umiddelbart blir rapportert til arbeidsutvalget og økonomiseksjonen. Hver tredje måned skal administrasjonslederen ha et kontrollmøte med økonomiseksjonen på fellesadministrasjonen for å gjennomgå tre siste måneders regnskap og budsjettdisponeringer.
3.0 Driftstøtte, økonomiske avtaler og lån 3.1 Avtaler om lån av penger skal ikke inngås av personer på vegne av SDSN. SDSN baserer sin drift på det årlige driftstilskuddet fra HSN og eventuelle andre støtteordninger. 3.2 Tillitspersoner i SDSN kan ikke inngå kommersielle avtaler som binder SDSN til noe som hindrer organisasjonens rett til å kunne samarbeide med hvilken som helst aktør. SDSN kan inngå avtaler med for eksempel studentkalenderen og studentpakken. 3.3 SDSN mottar årlig driftsstøtte fra HSN som skal dekke den normale driften av SDSN. Dette skal fordeles i budsjett sammen med et eventuelt overskudd fra året før. 3.4 Dersom SDSN mottar økonomisk støtte til arrangementer skal midlene kun brukes til å dekke kostnader forbundet med arrangementet. 3.5 Det skal ikke kjøpes gaver til enkeltindivider, med unntak av fødsler, dødsfall eller alvorlig sykdom. Slike gaver skal primært være av symbolsk art og med en sterkt begrenset kostnad. 3.6 Bevertning som dekkes av SDSN er begrenset til enkle måltider med moderat kostnad. Primært kan det tas utgangspunkt i studentkantinenes bevertningstilbud og prisnivå. 4.0 Behandling av økonomiske saker 4.1 Bruk og refusjon av midler: Refusjon av utgifter skal avtales med organisatorisk nestleder og administrativt ansatte på forhånd. Det gjelder for eksempel utgifter til reise og bevertning. Refusjonskrav fremsatt uten tilfredsstillende dokumentasjon skal alltid avvises. SDSNs midler kan ikke under noen omstendigheter brukes til: Private utgifter. Private lån. Tiltak som ikke er vedtatt. Økonomisk støtte til andre foreninger eller tiltak som ikke har direkte tilknytning til SDSNs arbeid. 4.2 Dersom representanter i SDSN opplever utilbørlig press, hvor det gjøres forsøk på å påvirke avgjørelser til fordel for søker i økonomisaker, vil kunne medføre at saken avvises. 4.3 Enhver som skal delta i avgjørelser av økonomisaker kan konferere med andre, som for eksempel HSNs økonomiavdeling, for å få forslag til hvordan saken kan løses på best mulig måte. 4.4 Avgjørelser i økonomisaker er endelige og kan ikke påklages.
5.0 Reisegodtgjørelse 5.1 Reisegodtgjørelse gjelder for samtlige som i en eller annen sammenheng representerer SDSN, samt for administrativt ansatte i SDSN. 5.2 Reiser skal foretas på billigst og mest hensiktsmessig måte. Rabatterte billetter skal benyttes når det er mulig. Kjøregodtgjørelse refunderes etter statens satser ved bruk av egen bil. Passasjertillegg refunderes etter satsene i statens reiseregulativ. Kjøregodtgjørelse over 3,80kr per km er skattepliktig. 5.3 Bruk av taxi skal begrunnes spesielt og godkjennes av organisatorisk nestleder før kostnadene refunderes. 5.4 Reiseutgifter refunderes etterskuddsvis. Det utbetales ikke forskudd, men de administrativt ansatte kan bestille og betale reiser for tillitsvalgte etter godkjennelse fra organisatorisk nestleder. 5.5 Reiseregninger skal skrives på fastsatt skjema og sendes til arbeidsleder snarest, og senest en (1) måned etter at reisen er avsluttet. Reiseutgiftene må dokumenteres og kvitteringer for utgifter som kreves refundert i tillegg må vedlegges. Arbeidsleder sender refusjonskravet videre til HSN for betaling. 5.6 Reiseregningsskjemaet for SDSN utformes av de administrativt ansatte og oppdateres etter behov. 6.0 Kostgodtgjørelse 6.1 For reiser over 15 km og som varer utover 6 timer, dekkes utgifter til måltider i henhold til Statens personalhåndbok 9.2.9 9. Kostgodtgjørelse utbetales ikke i tillegg til bevertning. 7.0 Driftsstøtte til campusstyrene (CS) 7.1 Organisasjonskonsulenten skal sammen med organisatorisk ansvarlig i CS sette opp et budsjett over campusstyrets midler. Organisasjonskonsulenten og organisatorisk ansvarlig i CS plikter å påse at vedtatt budsjett ikke overskrides. Organisasjonskonsulenten har ansvar for at eventuelle vesentlige avvik i forhold til budsjett umiddelbart blir rapportert til administrasjonsleder og økonomiseksjonen.
7.2 Organisasjonskonsulenten har kontrollfunksjon for oppfølging av budsjett og budsjettramme, og skal sørge for at det er samsvar mellom budsjett og budsjettramme. 7.3 Organisasjonskonsulenten skal attestere og stå for inn/utbetalinger og kontroll av regninger, reiseregninger og fakturaer som campusstyret/studentdemokratiet sender til Høgskolen i Sørøst-Norge. Studentleder anviser alle attesterte fakturaer. 7.4 Hver tredje måned skal organisasjonskonsulenten sende ut økonomirapport til campusstyre, studentråd og administrasjonsleder. Hvert halvår skal organisasjonskonsulenten legge frem et halvårsregnskap med forslag til revidert budsjett. Etter endt regnskapsår sender organisasjonskonsulenten årsregnskap til campusstyret og administrasjonsleder. 7.5 Driftsstøtten skal kun brukes til kjøp av varer og tjenester som er direkte knyttet til driften av SR og CS. 7.6 Driftsstøtten kan ikke brukes til private utgifter, private lån, inngåelse av avtaler som er i strid med SDSNs styringsdokumenter og tiltak som ikke er vedtatt. 8.0 Generelt 8.1 Administrativt ansatte skal oppdatere økonomireglementet og reiseregningsskjema ved justeringer av satser som er nevnt i dette reglementet. 8.2 Endringer i økonomireglementet trer i kraft 1. juli 2016.