Innspill til frivilligmelding

Innspill til frivilligmelding Resultat fra undersøkelse blant frivillige organisasjoner i Telemark Foto: John Haagen Gjems

Frivilligundersøkelse 2 Innhold 1. Innledning... 3 2. Hvem har svart på undersøkelsen?... 3 3. Utfordringer hos frivillige organisasjoner... 4 3.1 Hvordan kan Telemark fylkeskommune bidra for å møte utfordringene?... 4 3.2 Hvordan kan kommunene i Telemark bidra for å møte utfordringene?... 5 3.3 Hvordan kan organisasjonene selv møte utfordringene?... 5 4. Forhold til frivilligheten... 6 4.1 Telemark fylkeskommune og frivillig sektor... 6 4.2 Kommunene i Telemark og frivillig sektor... 7 5. Støtteordninger... 8 5.1 Innretting av søknadsordninger... 8 5.2 Kriterier for tildeling av midler... 10 6. Kurs og tilrettelegging... 11 7. Forum for frivillighet og folkehelse... 12 8. Andre innspill til frivilligmeldingen... 12

Frivilligundersøkelse 3 1. Innledning Telemark fylkeskommune skal utarbeide en frivilligmelding. Formålet er å avklare fylkeskommunens rolle og ansvar ovenfor frivillig sektor for å skape forutsigbarhet og gode arbeids- og vekstvilkår for frivilligheten i Telemark. I mai 2016 ble det sendt ut en spørreundersøkelse til frivillige lag og organisasjoner i Telemark. Gjennom undersøkelsen var det blant annet ønske om å kartlegge erfaringer med dagens fylkeskommunale støtteordninger, og hvilke forventninger til støtte og utviklingstiltak organisasjonene har for framtiden. Målgruppen for undersøkelsen var ledelsen i frivillige organisasjoner i Telemark på lokalt og regionalt nivå. Undersøkelsen var anonym. Undersøkelsen ble først og fremst sendt til fylkesdekkende organisasjoner med oppfordring om å dele videre til sine underorganisasjoner. Kontaktinformasjon til organisasjonene ble samlet inn gjennom tildelingslister, søk på nett, kontakt med Brønnøysundregisteret med mer. I tillegg var det oppslag i avisene TA og Varden, og på Telemark fylkeskommunes nettside og facebookside, med oppfordring om å svare på undersøkelsen og dele videre. Til sammen kom det inn 93 svar på undersøkelsen. Et av disse var et samlesvar fra Telemark idrettskrets som hadde samlet inn svar fra 24 idrettsorganisasjoner i Telemark. En mer detaljert rapport fra undersøkelsen finnes her: https://livereports.questback.com/?auth=dhyonldcjnnowtc9qncujg2&rid=3398350 2. Hvem har svart på undersøkelsen? De frivillige organisasjonene som har svart på undersøkelsen jobber først og fremst med kulturelle formål, sosiale formål og idrett. Det er også svar fra organisasjoner som jobber innen beredskapsarbeid, natur og friluftsliv, fremming av tro eller livssyn, og helsearbeid. De fleste av organisasjonene jobber innen Telemark fylke. En del jobber også innen en kommune, på tvers av kommuner eller på landsbasis. Noen jobber på tvers av flere fylker. En tredel av organisasjonene som har svart på undersøkelsen har under 100 medlemmer, mens en tredel har fra 100-500 medlemmer. 25 prosent har mer enn 500 medlemmer, mens resten ikke har registrerte medlemmer eller ikke vet antall medlemmer i organisasjonen. To av tre organisasjoner retter arbeidet sitt mot alle aldersgrupper. 14 prosent retter seg mot barn og unge, mens 14 prosent retter seg mot voksne. Bare 3 prosent av organisasjonene retter seg mot eldre. Halvparten av organisasjonene har ingen ansatte på lokalt eller regionalt nivå. 29 prosent har under ett årsverk ansatt. 18 prosent har mellom to og fem årsverk ansatt.

Frivilligundersøkelse 4 3. Utfordringer hos frivillige organisasjoner Figur 3-1 viser at økonomi er den utfordringen flest organisasjoner trekker fram i forhold til det å drive et godt organisasjonsarbeid. Flere nevner av det er en utfordring at de kun får prosjektmidler, men at dette ikke hjelper mye dersom man ikke har penger til drift. Flere etterspør også langsiktighet i forhold til kommunenes og fylkeskommunens prioriteringer. Nest etter økonomi nevner de fleste rekruttering som den største utfordringen, blant annet rekruttering av innvandrere og rekruttering til styrearbeid. Flere nevner at folks fritid er mer kostbar enn tidligere, og at forpliktende medlemskap sitter lengre inne enn før. Synlighet i samfunnet og media trekkes også fram av mange som en stor utfordring. Av andre typer utfordringer nevnes konkurranse fra kommunale virksomheter og at fylkeskommunen tar over oppgaver som er godt egnet for frivillig sektor. Rekruttering av medlemmer eller frivillige 4,06 Økonomi 4,29 Lokaliteter 2,76 Samarbeid med andre aktører 2,62 Synlighet i samfunnet og media 3,64 Kompetanse 2,84 Samordning av organisasjonen 2,66 0 1 2 3 4 5 6 Få utfordringer Store utfordringer Figur 3-1. Hvilke utfordringer har organisasjonen for å drive et godt organisasjonsarbeid? 3.1 Hvordan kan Telemark fylkeskommune bidra for å møte utfordringene? På spørsmål om hva som er de viktigste tiltakene Telemark fylkeskommune kan bidra med for å møte organisasjonenes utfordringer, kom det blant annet fram følgende: Økonomisk støtte Sikre forutsigbare økonomiske rammer og ha et mer forutsigbart tildelingsregime Forenkle søknadsordningene og skjemaene Ta initiativ til å skape møteplasser der ulike aktører og organisasjoner kan møtes og skape dialog Nettverksbygging, prosjektutvikling og kompetansebygging

Frivilligundersøkelse 5 Oppfordre til samarbeid med andre aktører Legge til rette for erfaringsutveksling på tvers av organisasjoner og i dialog med fylkeskommunen Kurs og opplæring i hvordan få flere frivillige til å gjøre en innsats. Tilrettelegge for arenaer hvor mennesker som ønsker å bidra i frivillige organisasjoner kan delta, slik at rekrutteringen kan bli enklere Kurs i synlighet/pr/bruk av sosiale medier Bidra med profilering og omdømmebygging Påvirke kommunene til å utarbeide en frivillighetspolitikk Sørge for at strategier, planer og meldinger som utarbeides er enkle og nyttige å bruke, både for frivillige, forvaltningen og ikke minst politikere Avklare roller opp mot frivillig sektor og akseptere frivillige aktører som likeverdige parter Ansette en frivillighetskoordinator Bidra til samordning, for eksempel slik at arrangementer ikke kolliderer 3.2 Hvordan kan kommunene i Telemark bidra for å møte utfordringene? På spørsmål om hvilke tiltak kommunene i Telemark kan bidra med for å møte organisasjonenes utfordringer var svarene mye det samme som for fylkeskommunen, og det kom blant fram følgende: Langsiktighet i tildelinger og økonomisk støtte Legge til rette for møteplasser og arenaer Tilrettelegge for frivillig aktivitet med gratis lokaler og tilgang til kommunale bygg/eiendom Gjøre seg selv tilgjengelig for frivilligheten Vedta en frivillighetspolitikk Utvikle lokale samarbeidsnettverk og sørge for samordning av aktiviteter Hjelpe til med å spre informasjon om organisasjonenes tilbud Hjelpe til med markedsføring og det å bli mer synlig Ta frivillighetens kompetanse på alvor, blant annet ved å ta de med på møter som gjelder deres arbeidsområde, og ta de med i relevante høringer og uttalelser 3.3 Hvordan kan organisasjonene selv møte utfordringene? På spørsmål om hva som er det viktigste organisasjon selv kan gjøre for å møte egne utfordringer, kom blant annet følgende fram: Ta medlemmene på alvor, ta vare på de, motivere de og serve deres interesser Samarbeide og samhandle med andre organisasjoner, kommuner og fylkeskommune Dele egen kompetanse Synliggjøre organisasjonen og dens aktivitet og tilbud, blant annet i lokalmiljøet og i media Sikre stabil økonomi for å kunne jobbe langsiktig og målrettet Jobbe for å skaffe flere frivillige, medlemmer, instruktører osv. Utvikle organisasjonen møte ny frivillighetstrend med nye arbeidsmåter Mer kursing og intern kompetanseheving Ha fadderordning for nye medlemmer Påvirke politikere Ha realistiske mål og ambisjoner

Frivilligundersøkelse 6 4. Forhold til frivilligheten 4.1 Telemark fylkeskommune og frivillig sektor Rolle som utviklingsaktør 2,80 Rolle som folkevalgt og regionalt 3,64 «Strategi for kultur og kulturarv» «Regional strategi for folkehelse» «Strategi for Idrett og Friluftsliv» «Forum for folkehelse og Frivillighet» Ulike tilskuddsordninger Fylkeskulturpris Miljøpris Folkehelsepris Pris for årets Kulturminnevenn Trafikksikkerhetspris Partnerskapsavtaler med frivillige organisasjoner 2,87 3,24 2,92 3,04 3,34 3,18 2,86 2,95 2,70 2,73 2,37 0 1 2 3 4 5 6 Kjenner ikke til Kjenner svært godt til Figur 4-1. Hvor godt kjenner dere til Telemark fylkeskommunes? Figur 4-1 viser at organisasjonene først og fremst kjenner til Telemark fylkeskommune som folkevalgt og regionalt forvaltningsorgan. Rollen som utviklingsaktør er mindre kjent. Av relevante planer og strategier er det regional strategi for folkehelse som er mest kjent. Mange kjenner også til de ulike tilskuddsordningene, mens det er fylkeskulturprisen som er mest kjent av priser og stipender. Partnerskapsavtalene som Telemark fylkeskommune har med Turistforeningen, Telemark Røde Kors og Telemark idrettskrets er mindre kjente. I det hele tatt er det mange organisasjoner som kjenner dårlig til de delene av Telemark fylkeskommune det spørres om. På spørsmål om hvordan organisasjonen opplever samarbeidet med Telemark fylkeskommune, svarte en av tre organisasjoner at de ikke samarbeider med fylkeskommunen. Av de som samarbeider med fylkeskommunen svarte et flertall at samarbeidet er godt. På spørsmål om hvilken rolle Telemark fylkeskommune bør ha i forhold til frivillig sektor, svarte organisasjonene blant annet:

Frivilligundersøkelse 7 Være samarbeidspartner, tilrettelegger og bidragsyter, ikke minst økonomisk Være en pådriver for frivillig sektor og formidle viktigheten av frivillig arbeid Være en arenaskaper og nettverksbygger, blant annet ved å legge til rette for møteplasser mellom politikere og organisasjonene Være en regional utviklingsaktør som skaper dialog og møteplasser Gjennomføre tiltak som er forankret i planer og strategier, for eksempel innen kultur Opprettholde partnerskapsavtaler Styrke frivillighetens rolle i kommunene, og være pådriver for å etablere kommunale frivillhetsnettverk Samordne og koordinere, for eksempel i forhold til å spre informasjon om aktiviteter Være synlige i forhold til frivilligheten og gi informasjon om hva fylkeskommunen kan bidra med Formidle kunnskap om organisering, drift, støtteordninger, lovgivning osv. Bidra med kompetanseheving Stille bygg/anlegg/områder til disposisjon Synliggjøre hva fylkeskommunen kan bidra med av tilbud, hjelp og samarbeid 4.2 Kommunene i Telemark og frivillig sektor På spørsmål om i hvilken grad organisasjonene har kontakt med eller samarbeid med en eller flere kommuner i Telemark, svarer 19 prosent at de ikke har et slikt samarbeid/kontakt. Av de organisasjonene som har samarbeid/kontakt med kommunene svarer et flertall at de i stor grad har kontakt/samarbeid. På spørsmål om organisasjonene ønsker mer kontakt eller samarbeid med kommunene og i så fall hvordan, svarer organisasjonene blant annet at de ønsket at organisasjonens kompetanse blir anerkjent, og at man blir sett på som en aktør, ikke bare en tilskuddssøker. Flere ønsker langsiktige og forpliktende samarbeid med kommunen, gjerne i form av partnerskapsavtaler. Det er også ønske om møteplasser, hjelp til å spre informasjon, tilgang til lokaler og hjelp til bygging og vedlikehold av anlegg. På spørsmål om hvilken rolle kommunene i Telemark bør ha i forhold til frivilligheten, svarer organisasjonene blant annet: Koordinerende rolle Skape møteplasser Se på frivilligheten som en ressurs og bruke kunnskap og erfaring fra frivillig sektor i det kommunale arbeidet Ikke konkurrere med frivilligheten eller forsøke å overta oppgaver Utvikle en aktiv frivillighetspolitikk Prioritere tilgang til og vedlikehold av lokaler/anlegg for frivilligheten

Frivilligundersøkelse 8 5. Støtteordninger Medlemsbidrag og egeninntjening er de viktigste inntektskildene til organisasjonene som har svart på undersøkelsen. Dernest følger statlige tilskudd, fylkeskommunale tilskudd og kommune tilskudd. Private bidrag er den minst viktige inntektskilden. Omtrent 45 prosent av de som har svart på undersøkelsen har mottatt tilskudd fra Telemark fylkeskommune. 16 prosent har søkt men ikke fått tilslag, mens 30 prosent verken har søkt eller fått. 9 prosent vet ikke. 5.1 Innretting av søknadsordninger Frie midler 4,61 Støtte til prosjekter 4,63 Støtte til arrangementer 4,35 Partnerskap 4,01 0 1 2 3 4 5 6 I svært liten grad I svært stor grad Figur 5-1. Hvordan bør Telemark fylkeskommune innrette sine søknadsordninger? Figur 5-1 viser at organisasjonene i størst grad ønsker at Telemark fylkeskommune innretter sine søknadsordninger som frie midler og prosjektstøtte. Organisasjonene kommenterer også at det er ønske om avtaler og stabile vilkår over flere år, samt fast og forutsigbar driftsstøtte. Det er også ønske om å kunne søke om støtte til tiltak og arrangementer flere år fram i tid. Tilskudd bør stimulere til samarbeid på tvers, og bør relateres til aktivitet og i mindre grad medlemsmasse. Noen kommenterer også at man ikke bør regne alt i penger fylkeskommunen kan ha ansatte som kan lånes ut til organisasjoner i perioder for kompetanseheving, for eksempel i forhold til synlighet og organisasjonsbygging. Noen ønsker også bedre rapportering og oppfølging i forhold til at midlene blir brukt på riktig måte. Det er også forslag om å revidere tilskuddsmottakere på samme måte som FFO bidro med for ca. 10 år siden.

Frivilligundersøkelse 9 Utforming av spørreskjema 4,20 Bekjentgjøring av ordningene 4,82 Søknadsfrister 4,11 Dialog med saksbehandler 4,41 0 1 2 3 4 5 6 I svært liten grad I svært stor grad Figur 5-2. I hvilken grad kan følgende deler av søknadsordningene bli bedre? Figur 5-2 viser at organisasjonene mener det er stort forbedringspotensial på alle deler av fylkeskommunens søknadsordninger. Det organisasjonene først og fremst ønsker er imidlertid bedre bekjentgjøring av fylkeskommunens søknadsordninger. Organisasjonene kommenterer også at det er ønske om å få samle søknadsordningene med tydelig dato for frister, med relevant info og tidligere tildelte midler (tildelingslister). Flere mener søknadsordningene er kompliserte og omfattende, men at det bør være enklere og en lav terskel for å kunne søke om tilskudd. Noen foreslår at søknadsfristene bør være før nyttår slik at tilskudd kan effektueres i første kvartal når budsjettet er godkjent.

Frivilligundersøkelse 10 5.2 Kriterier for tildeling av midler Antall medlemmer i organisasjonen 3,14 Antall frivillige i organisasjonen 3,64 Tiltaket ville ellers ikke blitt gjennomført 4,48 Tiltaket er i tråd med Telemark fylkeskommunes satsingsområder 4,01 Organisasjonens aktivitetsnivå Tiltaket er rettet mot flere enn organisasjonens medlemmer Tiltaket dekker flere kommuner 4,28 4,19 4,60 0 1 2 3 4 5 6 Lite viktig Svært viktig Figur 5-3. Hvor viktig bør følgende kriterier være når Telemark fylkeskommune tildeler midler? Figur 5-3 viser at de som har svart på undersøkelsen mener organisasjonens aktivitetsnivå, samt det at tiltaket ellers ikke ville blitt gjennomført bør være de viktigste kriteriene når Telemark fylkeskommune tildeler midler. Antall medlemmer bør være det minst viktige kriteriet. Når det gjelder andre kriterier, har organisasjonene blant annet kommentert følgende: Aktivitet, utvikling og nyskaping Prioritere aktiviteter der både profesjonelle og amatører er med for å understreke nødvendigheten av et slikt samarbeid Samarbeid med andre frivillige organisasjoner Måloppnåelse hva får organisasjonen faktisk til? Organisasjonens kompetanse og erfaring fra prosjektarbeid Forrige års årsberetning At tiltaket er åpent for alle At man skaper aktivitet i lokalsamfunnet

Frivilligundersøkelse 11 6. Kurs og tilrettelegging Økonomi 3,46 Styrearbeid og ledelse 3,76 Kommunikasjon og mediahåndtering 4,17 Organisasjonsutvikling 3,78 Rekruttering 4,15 Søknadsskriving 4,24 0 1 2 3 4 5 6 I svært liten grad I svært stor grad Figur 6-1. I hvilken grad har organisasjonen ønske om ulike typer kompetansehevende kurs? Figur 6-1 viser at det er et stort ønske om at fylkeskommunen tilrettelegger for ulike typer kompetansehevende kurs. Flest ønsker kurs innen søknadsskriving, rekruttering, samt kommunikasjon og mediehåndtering. I tillegg til type kurs nevnt i figur 6-1 er det også ønske om faglige kurs, kurs i juridisk forvaltning, kurs i bruk av sosiale medier, kurs i likemannsarbeid, kurs i politisk pådriverarbeid og informasjon om fylkeskommunale forvaltningsområder. Noen nevner at Frivillighet Norge har mange gode kurs, og at fylkeskommunen kan jobbe for at Frivillighet Norge til å legge noen av sine kurs i Telemark. Det er også et sterkt ønske fra organisasjonene om at Telemark fylkeskommune legger til rette for møteplasser mellom både frivillige organisasjoner og offentlig sektor, og mellom frivillige organisasjoner.

Frivilligundersøkelse 12 7. Forum for frivillighet og folkehelse Forum for frivillighet og folkehelse i Telemark er et forum som har faste møter med Telemark fylkeskommunes administrasjon for å drøfte aktuelle problemstillinger for frivillighetsarbeidet. Representanter fra forumet er tilgjengelige for frivilligheten som kan gi innspill til saker som bør tas opp. 15 prosent av de som svarte på undersøkelsen har hatt dialog med representanter for forum for frivillighet og folkehelse. 64 prosent har ikke hatt det, mens 21 prosent svarer at de ikke vet om det har vært noen slik dialog. På spørsmål om hvem som bør være representert i forum for frivillighet og folkehelse, og hva bør forumet brukes til, svarer organisasjonene blant annet: Viktig at forumet representerer frivilligheten som helhet og ikke sine egne organisasjoner Kirker, trossamfunn bør være representert Årlig konferanse om frivillighet og innovasjon Skape møteplasser, dialog og kompetanseheving, utviklingsarena, erfaringsutveksling, nettverksbygging Fasilitator og bindeledd mellom det frivillige og offentlige Bør være medlemmer fra både store og små lag Representasjon bør rulleres Styrke og samordne frivillig arbeid i Telemark Representanter for de ulike paraplyorganisasjonene Bredt sammensatt Kultur (musikk, matkultur, teater osv.) bør også være representert dette er også folkehelse 8. Andre innspill til frivilligmeldingen Mange av organisasjonene synes det er bra at fylkeskommunen nå prioriterer å lage en frivilligmelding. Mange frivillige står på i årevis og trenger både anerkjennelse og oppmerksomhet. Organisasjonene mener det er viktig å spørre frivilligheten selv. Dialog og medvirkning er avgjørende. Det er ønske om et åpent møte om frivilligmeldingen før den er ferdig der man kan komme med innspill. Organisasjonene mener også at meldingen bør avklare roller og handlingsrom for frivillig sektor, og at den bør følges opp av handlingsplaner. Meldingen bør være så konkret, kort, handlingsrettet og målbar som mulig. Den bør være forpliktende og bidra til tiltak som motiverer, stimulerer og styrker frivilligheten