Veiledning om regnskapsførers kontrollhandlinger rettet mot prosjektregnskaper til Innovasjon Norge Innhold 1. Innovasjon Norges dokumentasjonskrav for utbetaling av lån og tilskudd... 1 2. Forutsetninger for regnskapsførers oppdrag om utførelse av kontrollhandlinger... 2 3. Forholdet til regnskapsførerloven, regnskapsførerforskriften og god regnskapsføringsskikk... 2 4. Gjennomføring av kontrollhandlinger veiledning... 3 5. Rapportering til Innovasjon Norge... 6 1. Innovasjon Norges dokumentasjonskrav for utbetaling av lån og tilskudd For revisor skal prosjektregnskapet kontrolleres i tråd med internasjonal standard for beslektede tjenester ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger. Dersom mottaker ikke er revisjonspliktig kan prosjektregnskapet kontrolleres av autorisert regnskapsfører. Følgende kontrollhandlinger skal da utføres: stikkprøvebasert kontroll av et utvalg kostnadsposter i prosjektregnskapet mot underliggende dokumentasjon (bilag). Kostnadene skal være innenfor de kostnadsposter som er godkjent i tilbudsbrevet fra Innovasjon Norge; for eget godkjent arbeid skal det kontrolleres at bokført kostnad i prosjektregnskapet stemmer med førte timelister på prosjektet multiplisert med timesatser som Innovasjon Norge kan godkjenne (Se: http://innovasjonnorge.no/finansiering); for IBU investeringstilskudd 1 gjelder i tillegg: o for egeninnsats med egne maskiner anbefales leiekjøringsprisene til Norsk landbruk; for distriktsrettet investeringstilskudd gjelder følgende: o for investeringsprosjekter godkjennes egne investeringsarbeider og bruk av eget utstyr med de beløp som ifølge regnskapsloven kan balanseføres som eiendeler (aktiveres), dvs. det godkjennes ikke kostnader basert på timesats og timebruk for bruk av eget utstyr og egne medarbeidere; kontroll av at postene i prosjektregnskapet stemmer med tilsvarende poster bokført i virksomhetens regnskapssystem i henhold til krav gitt i eller i medhold av bokføringsloven. 1 IBU = Investerings og bedriftsutviklingstilskudd i landbruket 1
2. Forutsetninger for regnskapsførers oppdrag om utførelse av kontrollhandlinger Denne veiledningen gjelder for autorisert regnskapsfører eller autorisert regnskapsførerselskap (i det videre omtalt som «regnskapsfører»), når Innovasjon Norge setter som vilkår for utbetaling av støtte til en ikke revisjonspliktig virksomhet at en regnskapsfører utfører enkelte kontrollhandlinger rettet mot prosjektregnskapet. Regnskapsfører er ikke forpliktet til å gjennomføre slike kontrollhandlinger for en oppdragsgiver. Dette gjelder uavhengig av om regnskapsfører allerede har regnskapsføreroppdrag for oppdragsgiver eller ikke. Kontrollhandlinger rettet mot prosjektregnskaper til Innovasjon Norge er en tjeneste som regnskapsfører frivillig kan tilby å påta seg. Konsekvensen av at en regnskapsfører ikke ønsker å tilby slike kontrollhandlinger, er at oppdragsgiver i stedet må be en annen autorisert regnskapsfører eller en revisor om å utføre tjenesten. Det stilles ikke krav om at regnskapsfører skal være uavhengig av oppdragsgiver, på samme måte som det heller ikke er et ubetinget krav at en revisor skal være uavhengig for å kunne utføre slike kontrollhandlinger 2. 3. Forholdet til regnskapsførerloven, regnskapsførerforskriften og god regnskapsføringsskikk Å utføre kontrollhandlinger rettet mot prosjektregnskaper til Innovasjon Norge er ikke autorisasjonspliktig regnskapsføring etter regnskapsførerloven 1 første ledd, jf. 2 første ledd. Likevel legges det til grunn at også tjenester som ikke er autorisasjonspliktige, men som naturlig hører inn under regnskapsførervirksomhet, skal gjennomføres med samme grad av trygghet for oppdragsgiver som regnskapsføringsoppdrag generelt. Dette medfører at regnskapsfører også for slike tjenester må se hen til regnskapsførerlovens krav til oppdragsutførelse. 3 a. Kontrollhandlinger med underliggende regnskapsoppdrag Når en regnskapsfører som har oppdrag om autorisasjonspliktig regnskapsføring for oppdragsgiver, i tillegg skal utføre kontrollhandlinger rettet mot prosjektregnskaper til Innovasjon Norge, gjelder reglene i regnskapsførerloven med forskrifter og god regnskapsføringsskikk på samme måte som for det underliggende regnskapsoppdraget. 2 Jf. internasjonal standard for beslektede tjenester ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger punkt 7. 3 Jf. Finanstilsynets orientering vedrørende autorisasjonspliktens grenser punkt 8, se http://www.finanstilsynet.no/no/ekstern regnskapsforing/informasjon/merknaderbrev2/autorisasjonspliktens grenser/ (september 2016). 2
b. Kontrollhandlinger uten underliggende regnskapsoppdrag For en regnskapsfører som kun skal utføre kontrollhandlinger rettet mot prosjektregnskaper til Innovasjon Norge, uten å ha et eksisterende regnskapsoppdrag for samme oppdragsgiver, innebærer kravet om å se hen til regnskapsførerlovens krav i hovedsak at: Regnskapsfører må ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å utføre oppdraget, jf. GRFS punkt 2.5 og 2.6. Regnskapsfører må ha nødvendige interne rutiner som sikrer at avtalen om utførelse av oppdraget og relevante lovkrav etterleves, samt at oppdragsgiveres og regnskapsførers egne interesser ivaretas, jf. GRFS punkt 2.1 og 5.1. Det må opprettes en skriftlig avtale om oppdraget, jf. regnskapsførerloven 3 og standard for god regnskapsføringsskikk (GRFS) kapittel 3. Regnskapsfører må vurdere de av oppdragsgivers interne rutiner som er vesentlige for forsvarlig utførelse av oppdraget, jf. GRFS punkt 5.1 Regnskapsfører må rapportere til oppdragsgiver om eventuelle svakheter i oppdragsgivers interne rutiner eller brudd på oppdragsavtalen eller lovkrav som avdekkes gjennom utførelsen av oppdraget, jf. GRFS punkt 5.2 og 5.3. Regnskapsfører må utarbeide og oppbevares dokumentasjon av oppdraget, jf. regnskapsførerforskriften 3 2 og GRFS kapittel 6. Regnskapsfører må gjennomføre kvalitetskontroll av oppdraget, herunder medarbeideres oppdragsutførelse, før resultatet av kontrollhandlingene rapporteres til Innovasjon Norge, jf. GRFS kapittel 7. 4. Gjennomføring av kontrollhandlinger veiledning Når regnskapsfører utfører kontrollhandlinger rettet mot prosjektregnskaper til Innovasjon Norge, kreves det ikke at regnskapsfører kjenner til eller anvender internasjonal standard for beslektede tjenester ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger. ISRS 4400 er en standard som gjelder når en revisor utfører kontrollhandlinger av revisjonsmessig art, og skal derfor ikke benyttes av regnskapsfører. Regnskapsfører utfører, etter avtale med sin oppdragsgiver, de kontrollhandlinger rettet mot prosjektregnskapet som følger av Innovasjon Norges dokumentasjonskrav for utbetaling av tilskudd. Kontrollhandlingene må utføres selv om regnskapsfører selv har gjennomført den underliggende bokføringen av prosjektregnskapet. På denne måten gjennomfører regnskapsfører selv en ekstra kontroll av sitt eget arbeid, i stedet for at en annen regnskapsfører eller revisor gjør dette. I det følgende gis veiledning til de enkelte kontrollhandlingene regnskapsfører må utføre. 3
a. Stikkprøvebasert kontroll av et utvalg kostnadsposter i prosjektregnskapet mot underliggende dokumentasjon (bilag). Kostnadene skal være innenfor de kostnadsposter som er godkjent i tilbudsbrevet fra Innovasjon Norge. Det legges ikke til grunn at regnskapsfører må ha kunnskap om eller verktøy for beregning av utvalgsstørrelser mv. Regnskapsfører gjør et skjønnsmessig utvalg av kostnadsposter i prosjektregnskap for kontroll mot underliggende bilag. Det vil være naturlig at regnskapsfører gjør sitt utvalg basert på en vurdering av risiko og vesentlighet. For de utvalgte bilagene skal følgende kontrollhandlinger utføres: Beløpet i prosjektregnskapet stemmer med bilaget, herunder at det eventuelt er gjort korrekt fradrag for inngående merverdiavgift. Bilaget er korrekt bokført med tanke på bruk av konto, regnskapsperiode mv. Bilaget er i all vesentlighet i samsvar med bokføringsreglenes krav til dokumentasjon av bokførte opplysninger (for eksempel krav til innhold i kjøpsdokumenter mv.). Bilaget vedrører prosjektet det er ført på, og er innenfor de kostnadsposter som er godkjent i tilbudsbrevet fra Innovasjon Norge. Utvalg av særskilte poster Følgende er eksempler på særskilte poster i prosjektregnskapet som vanligvis bør kontrolleres: Store transaksjoner. Eksempel: Dersom et prosjektregnskap typisk inneholder enkeltkostnader under kr. 10.000, vil det være naturlig at regnskapsfører gjør en særskilt kontroll av større enkeltkostnader. Gjentakende beløp. Hvis like enkeltkostnader opptrer gjentatte ganger i samme prosjektregnskap, kan dette indikere en risiko for at samme transaksjon er bokført flere ganger. Regnskapsfører bør derfor vurdere å undersøke slike transaksjoner, hvis de ikke er klart ubetydelige for prosjektregnskapet. Uvanlige transaksjoner. Regnskapsfører bør benytte sin kompetanse og sin kunnskap om oppdragsgiver til å vurdere om det er poster og transaksjoner i prosjektregnskapet som ikke virker rimelige eller naturlige. Eksempel: Prosjektregnskapet for et prosjekt som ikke inkluderer markedsføring, inneholder likevel kostnader på konto 7321 Reklameannonser. Slike kostnader bør kontrolleres mot underliggende dokumentasjon (bilag), for å avgjøre om bokføringen er korrekt, om kostnaden vedrører prosjektet, og om den er innenfor de kostnadsposter som er godkjent i tilbudsbrevet fra Innovasjon Norge. Tilfeldig utvalg Regnskapsfører må i tillegg til å kontrollere særskilt utvalgte poster, jf. ovenfor, også kontrollere et utvalg av de øvrige transaksjonene som inngår i prosjektregnskapet. Dette gjøres ved å ta tilfeldige stikkprøver av disse transaksjonene. Det er ikke utarbeidet retningslinjer for utvalgsstørrelser, som må bestemmes av regnskapsfører ut fra en vurdering av vesentlighet og risiko. Det er naturlig å kontrollere flere bilag for store kostnadsposter i prosjektregnskapet enn for små poster. På samme måte bør kostnadsposter med høy risiko for feil medføre kontroll av flere bilag enn poster med lav 4
risiko for feil. Eksempler på aktuelle forhold å vurdere for å avgjøre risikoen for feil i en kostnadspost kan være: Lavere risiko for feil mindre utvalg Rutinemessige og kjente transaksjonstyper Enkle transaksjoner Liten risiko for bevisste feil (misligheter) Transaksjoner med utenforstående Liten grad av subjektiv måling (estimater mv.) Lite tidligere erfaring med feil i posten Høyere risiko for feil større utvalg Uvanlige og nye transaksjonstyper Kompliserte transaksjoner Stor risiko for bevisste feil (misligheter) Transaksjoner med nærstående Stor grad av subjektiv måling (estimater mv.) Mye tidligere erfaring med feil i posten b. For eget godkjent arbeid skal det kontrolleres at bokført kostnad i prosjektregnskapet stemmer med førte timelister på prosjektet multiplisert med timesatser som Innovasjon Norge kan godkjenne. Med «eget godkjent arbeid» menes for regnskapspliktige de interne personalkostnader, i form av avtalt lønn, som regnskapsføres og lønnsinnberettes. For innehaver av enkeltpersonforetak og dennes ektefelle, samt deltakere i ansvarlige selskaper (ANS og DA), kan også eget ulønnet arbeid godkjennes. Regnskapsfører må innhente oppdragsgivers timelister for det aktuelle prosjektet. I tillegg må regnskapsfører innhente opplysninger om timesatser som Innovasjon Norge kan godkjenne. 4 Basert på dette må regnskapsfører kontrollregne kostnaden i prosjektregnskapet knyttet til eget godkjent arbeid. Kostnaden i prosjektregnskapet må ikke være høyere enn antall timer multiplisert med godkjent timesats. c. Kontroll av at postene i prosjektregnskapet stemmer med tilsvarende poster bokført i virksomhetens regnskapssystem i henhold til krav gitt i eller i medhold av bokføringsloven. Denne kontrollhandlingen forutsetter at prosjektregnskapet er integrert med oppdragsgivers bokføring for øvrig, i den forstand at det er registrert prosjektkoder ved bokføringen av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner i regnskapssystemet. I andre tilfeller vil regnskapsfører ikke være i stand til å gjennomføre kontrollen fordi postene i prosjektregnskapet til Innovasjon Norge ikke lar seg avstemme mot tilsvarende poster bokført i oppdragsgivers regnskapssystem. Kontrollen innebærer en avstemming av at prosjektregnskapet som leveres til Innovasjon Norge stemmer med prosjektregnskapet slik det er bokført i oppdragsgivers regnskapssystem. 4 Se http://www.innovasjonnorge.no/no/finansiering/om finansieringsformene/godkjente timesatser/. 5
5. Rapportering til Innovasjon Norge Regnskapsførers rapportering til Innovasjon Norge skjer ved at regnskapsfører stempler og signerer prosjektregnskapet. Regnskapsførers signatur på prosjektregnskapet innebærer at de kontrollhandlinger som er gjennomført i samsvar med Innovasjon Norges dokumentasjonskrav for utbetaling av tilskudd, ikke har avdekket avvik. Dersom regnskapsfører har avdekket feil eller avvik ved gjennomføring av kontrollhandlingene, kan regnskapsfører ikke signere prosjektregnskapet. Det vil heller ikke være mulig å gjøre noen form for påtegning med forbehold for enkelte poster. De identifiserte feilene og avvikene må eventuelt rettes opp, og regnskapsfører må gjennomføre nye kontrollhandlinger særlig rettet mot kostnadsposter med risiko for tilsvarende feil eller avvik som de som allerede er avdekket og korrigert. 6