VEDTEKTER FOR SANDNES FOLKEDANSLAG

VEDTEKTER FOR SANDNES FOLKEDANSLAG Oppdatert i henhold til årsmøtevedtak 25.02.2014 Sist endret 25.02.2014 av Kåre Veland

VEDTEKTER FOR SANDNES FOLKEDANSLAG 1. NAVN OG ETABLERING Lagets navn er SANDNES FOLKEDANSLAG. Laget ble stiftet den 24. august 1981. 2. FORMÅL SANDNES FOLKEDANSLAG skal være et selvstendig og uavhengig lag, hvor hovedformålet er å ta vare på og videreføre den norske folkekulturen, i hovedsak gjennom sang, musikk, leik og folkedans. Laget skal bidra til samarbeid mellom lag med tilsvarende målsetting, nasjonalt og internasjonalt. 3. MEDLEMSKAP a) Alle som ønsker å arbeide for lagets formål, kan bli medlem ved å betale den til enhver tid fastsatte medlemskontingent. b) Lagets medlemmer betaler en kontingent som fastsettes av årsmøtet etter forslag fra styret. Avgifter utover kontingent fastsettes av styret i henhold til lagets aktiviteter og forelegges årsmøtet gjennom styrets forslag til budsjett. Innbetaling skjer på den måte styret finner hensiktsmessig. 4. LEDELSE Laget ledes av et styre som består av leder, kasserer, sekretær, to styremedlemmer og to varamedlemmer. Varamedlemmer møter på styremøter. Styret er beslutningsdyktig når et flertall er til stede. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Styremøte holdes når leder finner det nødvendig eller et flertall av styremedlemmene krever det. Det påligger styret å utforme arbeidsinstruks for den enkelte tillitsvalgte. Styret informerer årsmøtet. Opptak av lån eller garanti for lån, vedtas av årsmøtet.

5. ÅRSMØTE Årsmøtet er lagets øverste myndighet og er gyldig når medlemmene er innkalt skriftlig med 14 dagers varsel. Innkallelsen skal inneholde saksliste med sakspapirer. Regnskapsåret følger kalenderåret. Årsmøtet avholdes hvert år innen utgangen av februar. Årsmøteinnkallelsen skal inneholde sakspapirer i henhold til punktene 5.1, 5.2 og 5.4. Forslag i henhold til punkt 5.3 bør fortrinnsvis også følge innkallingen. Stemmerett på årsmøtet har alle som er medlemmer og har betalt medlemskontingent for forrige eller inneværende år. Årsmøtet skal behandle følgende saker: 5.1. Årsberetning 5.2. Revidert regnskap og budsjett 5.3. Valg a) Årets regnskap med disponering av resultat. b) Budsjett for neste års drift. a) Styrets leder velges for 1 år. b) 4 styremedlemmer velges for 2 år. c) 2 varamedlemmer velges for 2 år. d) 2 revisorer velges for 1 år. e) 3 medlemmer til valgkomite velges for 1 år. Øvrige verv og arbeidsgrupper utnevnes av styret. 5.4. Innkomne forslag Forslag som ønskes behandlet av årsmøtet, må være styret i hende senest 4 uker før fastlagt dato for årsmøtet. 6. EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Ekstraordinært årsmøte innkalles av styret dersom styret eller 1/3 av medlemmene forlanger det. Innkalling skal skje skriftlig med 14 dagers varsel. Innkallelsen skal inneholde saksliste og sakspapirer i henhold til saksliste.

7. EKSKLUSJON Medlemmene plikter å rette seg etter lagets vedtekter, andre vedtak og bestemmelser som er gjort av årsmøtet eller styret. Dersom et medlem opptrer på en slik måte at det er til skade for laget, innad eller utad, kan styret midlertidig ekskludere medlemmet inntil årsmøtet eller ekstraordinært årsmøte har behandlet saken. Behandling skal skje innen 1 - en - måned, regnet fra den dato midlertidig eksklusjon er meddelt medlemmet. Den som ekskluderes skal underrettes skriftlig. 8. VEDTEKTSENDRINGER 8.1. Generelle vedtektsendringer Vedtektene kan kun forandres ved årsmøtevedtak, og da med 2/3 flertall. 8.2. Oppløsning av laget Vedtak om oppløsing av laget fattes av årsmøtet etter to gangers behandling og da med 2/3 flertall. Vedtaket må fattes på to ordinære påfølgende årsmøter. I tilfelle av oppløsning tilfaller lagets midler Sandnes Kommune ved kulturstyret.

TILLEGG TIL VEDTEKTENE 1. INNSTRUKS FOR KASSERER OG REGNSKAPSFØRER 1 Kasserer plikter å gjøre seg kjent med lagets regnskapsbestemmelser og følge disse. 2 Alle utgifter og inntekter skal legitimeres med daterte bilag, hvor alle nødvendige opplysninger skal fremgå. Bilaget skal påføres bilagsnummer og kontobetegnelse og/eller kontonummer. For kontantutbetalinger skal datert kvittering foreligge. 3 Bankkonti skal disponeres av 2 personer. Kasserer skal foreta nøyaktig avstemming av bankkonti ved hvert månedsskifte. 2. REGNSKAPSBESTEMMELSER 1 Styret må forvisse seg om at den som overlates regnskapsføringen har tilstrekkelig forutsetninger for å kunne utføre denne på en tilfredsstillende måte, og at vedkommende er kjent med disse regler og den spesielle instruks som gjelder for regnskapsfører og kasserer. 2 Det skal føres eget regnskap over inntekter og utgifter ved alle store tilstelninger. Hovedsummen føres inn i lagets regnskap. Regnskapsbilag skal oppbevares i minst 3 år. Elektronisk regnskap skal inneholde data for de siste 5 år. Forsvarlig sikkerhetskopiering må gjennomføres. 3 Det skal føres medlemskartotek, fortegnelse over inventar, premier og materiell.

Årsoppgjøret skal bestå av: 4 1. Resultatkonto. 2. Balanse ved regnskapsårets utløp. 3. Beretning fra lagets revisorer. Årsoppgjøret skal underskrives av styret. Dersom noen har innvendinger mot oppgjøret, skal vedkommende underskrive med påtegnet forbehold og gi nærmere redegjørelse i årsberetningen eller på årsmøtet. 5 Årsoppgjøret skal settes opp slik at det stemmer med ordentlig regnskapsførsel og med forsiktig og god forretningsetikk. Det må være så spesifisert at lagets medlemmer kan få et godt og riktig bilde av driften gjennom året. Alle kjente gjeldsposter på oppgjørstidspunktet må føres på. 6 Utgifter til instruktør og spillemann i forbindelse med reiser skal avtales av styret med de involverte på forhånd, og skal om mulig framgå i budsjett. Kompensasjon skal stå i forhold til omfang på faglig innhold. 7 Forhold av økonomisk betydning som har inntrådt etter regnskapsavslutning, men før årsmøtets avholdelse, skal styret redegjøre for på årsmøtet.

Endringer av vedtekter Årsmøtevedtak 1981 30. november Vedtekter for Sandnes Folkedanslag vedtatt på første ordinære årsmøte 1982 8. september Korrigert på årsmøtet 8. september 1982, punkt 3d) Valg 1983 Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1984 Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1985 18. september Statutter For Reservefond vedtatt på årsmøtet 18. september 1985. 1986 22. september Korrigert på årsmøtet 22. september 1986, punkt 3d) Valg, avsnitt 3, 7, og 10, punkt 3e) og nytt punkt 3g) Retningslinjer for engasjement av instruktører vedtatt på årsmøtet 22. september 1986 Følgende vedtak ble vedtatt på årsmøtet 22. september 1986: Regnskapsåret starter 1. august og avsluttes 31. juli hvert år. 1987 Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1988 Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1989 1. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1990 5. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1990 12. mars Ekstraordinært årsmøte 1991 14. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1992 11. februar Vedtak om at punkt 6 Ring-leder strykes fra vedtektene. Vedtak om at avsnittet for arbeid (dugnad) i Statutter For Reservefond utgår. 1993 9. februar Vedtak om at Statutter For Reservefond utgår. 1994 8. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1995 7. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1996 6. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1997 4. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1998 3. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1999 16. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 2000 15. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 2001 27. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 2002 26. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 2003 25. februar Punk 8) Vedtektsendringer 1. gang 2004 21. februar Punk 8) Vedtektsendringer 2. gang 2005 26. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 2006 18. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 2007 24. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 2008 1. mars Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 2009 28. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 2010 2. mars Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer

2011 22. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 2012 21. februar Vedtektsendring av punkt 4 - Ledelse 2013 19. februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 2014 25. februar VEDTEKTER Gjennomgående oppdatering av format og skrifttyper. 4. Ledelse - Første avsnitt skrevet om 5. Årsmøte 3. avsnitt skrevet om 5.2 Revidert regnskap og budsjett, avsnitt a) Siste setning fjernet. 5.3 Valg lagt inn hvor lenge hver representant i styret velges for. Siste avsnitt fjernet. 5.4 Innkomne forslag to siste avsnitt er fjernet. 8. Vedtektsendringer er splittet i 8.1 Generelle vedtaksendringer 8.2 Oppløsning av laget TILLEGG TIL VEDTEKTER 2 Oppdatert, andre setning fjernet. 3 og 4 er fjernet. 5 er oppdatert. 6 er fjernet REGNSKAPSBESTEMMELSER 1, 2, 4, 6, 8, 9 og 12 er fjernet. Ny 6 er lagt inn. Statutter for reservefond Foreslås fjernet i sin helhet da dette ble vedtatt fjernet fra vedtektene på årsmøtet 9. februar 1993. Retningslinjer for engasjement av instruktør Foreslås fjernet i sin helhet