Arrangement veileder AVSLUTNINGSBANKETT FOR STJERNESERIEN Arrangeres oktober hvert år. Arrangører; 2009 Nest-Sotra Fotball 2010 Nordhordaland Ballklubb 2011 Askøy FK 2012 2013 2014 2015
Tentativ fremdriftsplan: Når Hva Hvordan Hvem Merknad Senest Mai Tildeling av arrangør klubb HFK tildeler arrangement til arrangør klubb Inkluderingsutvalget Mai Reservere spillebaner, og Søknad kommune, evt private eiere av bane /hall / sal bankett sal. En fredag eller lørdag i november Mai - Aug Søke støtte, sponsorer Oversikt støtteordninger; Idrettens gullgruve www.idrett.no/t2.aspx?p=9855&x=1&a=70395 August Få inn priser på bankett mat For eksempel å forespørre lokale catering selskap Min. 2 retters middag (kuver pris) August Lage et prisoverslag på dekor; (duker, servietter, lys, o.l., evt. glass og tallerker) August Få inn priser på musikk / Forespørre lokale musikere, DJ, enmannsorkester eller lignende underholdning August Få inn pris på evt. leie av lokaler Kommunale anlegg har som regel gratis leie August Utarbeide pris per deltaker Få oversikt over inntekter og utgifter; utarbeide pris per deltaker Kr 240 p.p. i 2009 Kr 250 p.p. i 2010 Kr 250 p.p i 2011 September Sende ut invitasjon minimum 4 uker før Invitasjon må inneholde: - dato, kl - sted - Påmelding info / frist - Pris per. pers Oktober Bestille medaljer Deltakermedaljene merkes med HFK sin logo og følgende skrift: Stjerneserien + årstall Oktober Bestille mat Oktober Bestille/bekrefte musikk Oktober Skaffe frivillige til gjennomføring av arrangementet HFK Arrangør HFK Sender info til HFK s inkluderingsutvalg som distribuere invitasjon. Bestiller og levere deltakermedalje til arrangør. For eksempel foreldre til spillere, eller et lag i klubben
Oktober Skaffe dommere til kampene Oktober Sende ut kampoppsett til lagene HFK Sender ut kampoppsett 2 uker før. Oktober Innkjøp dekor; duker, servietter, og lignende Okt/nov Informere medier om arrangement Okt/nov Arrangere serieavslutning November Sende evaluering til HFK Evaluere arrangementet og sende HFK Huskeliste til serieavvikling arrangementet: - Dommerfløyter (stoppeklokke) - Innendørs ball(er) + ballpumpe - Vester (ved drakt kollisjon) - Kampoppsett til oppslagtavle / lagene - Speaker? Musikk? - Teip / isposer / medisinskrin til utlån - Laglister + kulepenner (benyttes til permieutdeling) - Skilt; kiosk, sekretariat, toalett - Kampvert vester Huskeliste til bankett: - Dekor og oppdekning (vannmugger, tallerker, bestikk, glass, duk, servietter, lys, fakkelbokser ute?, boss sekker, vaskekluter, serveringsbestikk, salt og pepper) - Pynt (blomster, lys) - Deltakerpremier, pokaler, evt. tale - Til salg i bar/kiosk; brus (brusåpner), alkoholfritt øl, vann, saltstenger og peanøtter? + glass til servering - Pc, projektor og skjøteledning?? - Vekslepenger - Bar/kioks plakat, toalett skilt, vei beskrivelse skilt til bankett sal - Kaffetrakter og kaffekopper
Huskeliste til kiosk: - Vekslepenger - Kaffetrakter, kaffe, filter, kaffekopper, sukker, kaffefløte - Brus, vann - Chips, sjokolade m.m. - Vannkoker, f.eks nudler - Vaffeljern, vaffelrøre, smør, formfett, sukker, syltetøy, servietter, fat, øse og visp, bolle og gaffel - Kiosk priser (teip) Påmelding 2009 Lag Antall spillere Antall deltakere bankett, inkl. ledere Klasse A Søre Neset 7 7 + 2 leder Brann 1 14 13 + 1 leder Brann 2 Ok Nest-Sotra 23 21 + 6 Klasse B Nest-Sotra Fana 10 8 + 8 ledere NBK 15 9 + 7 ledere Djerv 9 0 Klasse C Nest-Sotra Fyllingen 1 7 11 + 13 leder Fyllingen 2 7 ok Tertnes 12 (19) 12 + 13 leder Sum 129 131 Merknad
Invitasjon 2009 Nest-Sotra Fotball, i samarbeid med Hordaland Fotballkrets og støttet av Norges Idrettsforbund og olympiske og paraolympiske komité (NIF). AVSLUTNINGSCUP FOR STJERNESERIEN I BILDØYHALLEN, FREDAG 6. NOVEMBER 2009 Turneringen starter kl. 17:00, og varer til kl. 20:00. Konkurranseregler: Det spilles 5 er fotball. Innledende kamper og finale spilles 1 x 8 minutter. Det konkurreres i to klasser, A og B. Deretter deles det inn i to puljer som spiller innledende kamper. De beste fra hver pulje spiller finale. Deltaker medalje og pokal til vinnerlagene, deles ut på banketten. Banketten holdes på Fjell Ungdomskole som ligger 100 meter fra Bildøyhallen. Her serveres det middag med påfølgende premieutdeling og dans. Banketten starter kl 2000, slik at det er anledning å dusje i Bildøyhallen mellom kampene og banketten. Påmeldingsfrist innen 16. oktober 2009: Det er gratis påmelding til turneringen som inkluderer deltakermedaljer og vinnerpokal. Det er bindende påmelding til banketten som koster kr 240,- per pers., og inkluderer middag (gryterett med oksekjøtt, ris og brød, og hjemmelaget karamell pudding) og dans. Banketten betales i døren. Følgende informasjon må vedlegges påmelding: Antall lag, og spillere, som skal delta i turneringen, og antall spillere/ledere som skal delta på banketten. Dette med hensyn til bestilling av medaljer og mat. Påmelding sendes til; Tove Iren Vindenes på ta63@online.no, eller 934 19 733.
Regnskap 2009 Inntekter Utgifter Tilskudd HIF 5.000,- Egenandel spillere 104 a 240,- 24.900,- Leie hall / sal 0,- Dommere 400,- Medaljer 5.580,- Musikk / DJ 4.000,- Mat 110 a 160,- 17.600,- Drikke 2.536,- Dekor 2.197,- Bar bankett (saktsetnger, nøtter m.m) 1.012,- Sum 29.960,- 33.325,- Underskudd - 3.365,- 22 påmeldte x 240,- = 5.280,- uteble fra banketten og førte til at arrangementet gikk i minus
Evaluering av 2009 arrangementet: Cupen Samtlige lag i Stjerneserien deltok på cupen, noe som var veldig gledelig. Vi delte oss inn i tre klasser hvor vi spilte enkel serie. Lagene meldte seg selv på i den klassen de ville delta, med det resultat at inndelingen i klassen ble jevne. I invitasjon til cupen hadde vi skrevet at det ville bli finale i de enkelte klassene, dette måtte vi ta vekk på grunn tiden vi hadde til rådighet ikke strekte til. Det at vi kun hadde en spillflate (en bane), gjorde at spilletiden per kamp kun ble 8 minutter. Det ble litt i det minste laget, noe vi gjerne skulle gjort noe med. En anbefaling er at vi spiller på inneanlegg som har to eller tre spillflater, og at vi dermed kan doble spilletiden pluss avvikle finaler i hver klasse. Eventuelt at vi flytter cupen utendørs, slik været var denne helgen, hadde det å spille ute også vert en flott opplevelse. Avviklingen av cupen gikk uten problemer, lagene stilte punktlig på banen, og vi unngikk forsinkelser i kampprogrammet. Etter cupen, var det satt av knapt med tid til å dusje og skifte kler. Fire garderober ble også i minste laget for alle spillerne. Her kunne vi ha planlagt bedre ved å merke gutte- og jentegarderober, samt satt en vakt på hver dør, slik at ingen ble låst ute av graderobene, slik noen opplevde. Banketten Banketten hadde vi laget til i en vedliggende gymsal, der vi hadde dekket til 132 personer. Maten (gryterett med oksekjøtt og hjemmelaget karamell pudding) var bestilt av Holmedal Kantineservice på Ågotnes, og ble laget av en kokk fredagen. Drikke og dekor handlet vi inn selv på Rema 1000 og Storcash. DJ en vi leide inn var en lokal kjenning, som vi tidligere har vert veldig fornøy med, og var igjen. Frivillige som hjalp til og dekke til bankett (og cup) var enten foreldre til spillere, spillere fra småjenter, smågutter, old girls og andre lag i klubben. I tillegg hadde vi fått god hjelp av vaktmester på skolen. Egenandel til banketten ble betalt i inngangsdøren. Inngangsbilletten (en lotteri lapp) fungerte som en bong til baren, som vi hadde satt opp i gymsalen. Her kunne deltakerne hente seg ut en valgfri drikke (vann, brus, alkoholfritt øl). Dette opplevde vi spilleren synes var veldig greit. Det gjorde det også enklere for oss som slapp ta bestilling og servere drikke til hver enkelt. Baren solgte og drikke, saltstenger og nøtter under banketten, for de som vill ha mer drikke eller snacks. Det var heller lite salg av drikke og snacks, vi valgte heller å bare sette dette på bordene etter hvert. Egenandel for banketten var satt til 240,-, som inkluderte utgifter med dekor, mat, drikke og dans. 131 personer var påmeldt banketten. Det
var 22 påmelte som ikke deltok(nbk +2, Fyllingen -7, Nest-Sotra 5, Tertnes 4, Fana 4, Brann -2, Djerv +2, Søre Neset -4), noen som førte til at arrangementet gikk med underskudd, -3.365,-. Dette underskuddet har Nest-Sotra Fotball dekket. Hadde vi hatt 14 betalende til hadde arrangementet gått i balanse. Premiering og dans Under banketten hadde vi premieutdeling. Det var kjøpt inn deltakermedaljer til alle spillerne fra Direkte Premier (ca 25-30 kr pokal med klistermerke merket Stjerneserie 2009, og Hordaland Fotballkrets sin logo), samt en lagpokal til vinner av de tre klassene. Vi delte ut premier ved at vi tok først opp vinnerne i hver klasse (hele klubben, dersom de hadde med to lag), og delte ut lagpokal og deltakerpremier. Under cupen hadde alle levert inn laglister, slik at vi under banketten brukte disse til å lese opp hver enkelt spiller. Deretter tok vi bilde på scenekantene, før spillerne gikk ned igjen i salen til tonene av We are the champions. Dette opplevde vi spillerne satt stor pris på. Samtlige spillere i alle klubbene fikk deltakermedalje uavhengig om de deltok på cupen, eller ikke. Deltakerpremien var for deltakelse i Stjerneserien 2009, inkludert avslutningscupen, eller Stjernecupen som vi gjerne kan kalle den. De som ikke var der, fikk trener med seg pokal til. Etter premieutdeling kom disko lysene på og dansegulvet ble inntatt av de fleste vil eg si. Utrolig moro, er en passende beskrivelse. De fleste gikk rundt kl 11, og halv tolv var det slutt. Påmelding Vi sendte ut invitasjon med påmelding til cup og bankett i god tid (4 uker +) før påmeldingsfristen. Dessverre måtte det en del purringer til før påmelding fra alle lagene var på plass, en uke etter fristen. En anbefaling er å være mer tydelig på hva en ønsker i påmelding en det vi gjerne var. Klasse, antall spillere, antall bankett deltakere m.m. Vi valgte å ta imot betaling for cupen i døren. Derfor bestilte vi blant annet mat til 110 personer, til tross for at 131 var påmeldt bankett. Her anbefaler vi å ta betaling før bankett, at en ikke er påmeldt før det er betalt. Evt. ha mer is i magen en vi hadde og bestille mat til 30-40 personer mindre enn det som er påmeldt Tilbakemeldingen fra spillere, trenere, frivillige og ledsagere var særdeles positive. Vi kan ikke dra noen annen slutning enn at dette må gjentas hvert år.
Invitasjon 2010 Nordhordland Ballklubb, i samarbeid med Hordaland Fotballkrets arrangerer: AVSLUTNINGSRUNDE FOR STJERNESERIEN I NORDHORDALANDSHALLEN LØRDAG, 30. OKTOBER 2010 Serierunde spilles fra kl. 1600 1800. Banketten holdes fra kl. 1900 Kampene seriekampene spilles som vanlig. Kampoppsett sendes lagene to uker før av inkluderingsutvalget i Hordaland Fotballkrets. Banketten holdes i Knarvik Barneskole, som ligger 300 meter fra Nordhordlandshallen. Her serveres det middag med påfølgende premieutdeling og dans. Banketten starter kl 1900, slik at det er anledning å dusje i hallen etter kampene. Påmeldingsfrist innen 23. oktober 2010: Det er bindende påmelding til banketten som koster kr 250,-per pers., og inkluderer middag (gryterett med ris og salat og karamellpudding til dessert) og dans. Innbetaling til banketten gjøres lagvis til kontonummer: 3632 50 56953 ved påmelding. NB! Minner trener/lagleder om å ta med evt. ledsager i påmeldingen. Kontakt For mer informasjon kontakt Tove Iren Vindenes på ta63@online.no, eller 934 19 733 eller daglig leder i NBK Magne Legernes, 4024 4260.
Evaluering av 2010 arrangementet: Serierunden Serierunde ble avholdt inne i Nordhordalandshallen. Det var delt inn i tre baner, og hvert lag spilte som vanlig to kamper. Samtlige lag i Stjerneserien deltok. Klubben hadde egne kampverter og speaker på kampene, samt kiosk. Dette skapte en god ramme rundt kamparrangementet. Det var også god garderobeplass etter kampene for spillerne å dusje og pynte seg til bankett. Det å ha færre spilleflater som betydde lenger venting på lagene, opplevdes positivt. Tilbakemeldingen var at å få se på andre lag spille var kjekt og sosialt. Det var god informasjon og oppslag om hvor bankett salen var, som var noen hundre meter fra hallen, på en nærliggende skole. Banketten Banketten ble arrangert i en gymsal, der det var dekket til med langbord. Salen var flott pyntet, og på scenen stod det et lokalt band, som underholdt oss hele kvelden. Klubben hadde gitt dugnaden til junior laget, og det var foreldre og juniorspillere som serverte på banketten. Junior gutta serverte i konfirmasjons dressene sine og var med på å lage en fin ramme rundt banketten. Maten smakte godt, og det var rikelig med mat (gryterett med ris og salat og karamellpudding til dessert). Det ble satt ut brus flasker på borden, en til hver spiller. Det ble senere satt ut chips, og mulighet for å kjøpe mer brus. Premiering og dans Etter matservering ble det spilt opp til dans, og dansegulvet var fult hele kvelden, kun avbrutt av premieutdeling. Der ble spillerne tatt opp lagvis, og fotografert. Premiene ble delt ut av en representant fra inkluderingsutvalget i HFK. Her ble lagliste som ble samlet inn på kamparrangementer benyttet til å rope opp hver enkelt spiller. For de spillerne som ikke var tilstedet ble pokal gitt til trener. Påmelding Lagene meldte seg på til bankett ved innbetaling til klubben. Dette fungerte bra, og klubben unngikk manglende betaling pga deltakere som uteble bankett dagen. Erfaringsmessig er det viktig å få ut invitasjon tidlig! NBK arrangerte en vellykket serieavslutning, som spillere og trenere satt stor pris på.
Invitasjon 2011: Invitasjon til Stjerneserie bankett 2011! Askøy fotballklubb har i samarbeid med Hordaland fotballkrets den glede å invitere til avsluttende serierunde med påfølgende bankett lørdag 5. november i Askøy Forum. Kampene spilles fra klokken 15-18. Banketten starter med middag kl 19, med påfølgende premieutdeling og dans. Vi avslutter kvelden ca. kl 23. Både kampene og banketten vil være i hallen og der er mulighet for å dusje og skifte etter kampene. Bindende påmelding på kr 250,- innen 20. oktober til DIN trener/lagleder. Trenerne betaler lagvis inn til AFK sin konto nr: 3630.20.73400 NB! Husk ledsagere i påmeldingen. For spørsmål kan du kontakte: Tove Iren Vindenes: 93419733 ta63@online.no eller Monica Solberg(AFK): 90974062 monicasol@hotmail.com Med hilsen Askøy fotballklubb.
Evaluering 2011: Fra Askøy FK; Banketten fant sted 5 november i Askøy Forum. Vi sendte ut infoskriv om banketten i slutten av september, med betalingsfrist ca 14 dager før banketten fant sted. Alle spillere og ledsagere skulle da ha betalt inn til sin trener som samlet skulle betale inn på en oppgitt konto(afk sin konto). Til fristen var det to lag som hadde betalt og påmeldt. Noen lag kom til etterhvert, mens det i dagene rett før banketten ble mye forandringer. Helst folk som ville være med, som ikke var påmeldt. Dette lagde endel merarbeid i forhold til at mat og drikke var forhåndsbestilt. Men det ordnet seg og ALLE SOM VILLE VÆRE MED FIKK BLI MED!! Vi talte 165 påmeldte, mens det på selve dagen måtte dekkes på til ytterligere flere personer. Over 170 personer var i hallen under banketten. Det vi sitter igjen med i etterkant av arrangementet er at det ER lurt å være ute i god tid med påmelding, men at man gjerne må lage noen "kjøreregler" i forhold til hvor lenge man kan melde enkeltpersoner på. Vi hadde bestilt mat til 155 og det kom 170. Så det var med hjerte i halsen at vi delte ut porsjonene med mat :)) Men alle fikk! Ellers var vi altfor få fra klubben som var med å arrangere banketten. Det var en person i klubben som fikk til ansvar å få på plass personer til å servere og hjelpe til under arrangementet. Det var i utgangspunktet 12 som skulle servere, men på grunn av sykdom og frafall, ble de få som serverte og vi måtte løse det hele med at trenerne reiste seg og gikk og hentet mat sammen med servitørene. Det gikk fint, men vi ser i ettertid at man burde vært i forkant og fått inn flere "hjelpere". Tilbakemeldinger fra øvrige spillere i klubben samt foreldre og andre ressurspersoner, er at dette er slike arrangement som folk ØNSKER å være med på fordi det gir så mye glede! Og spillerne i klubbens guttelag eller jentelag er nok ypperlige servitører til slike tilstelninger. Klubben satt igjen med et overskudd på 5200,- fra banketten. Dette var nok noe pga at vi bestilte mat til langt færre enn det antallet som tilslutt kom, og fordi var var meget restriktive ift å kjøpe inn ting og tang når vi ikke hadde så mange påmeldte før de siste dagene. Et godt tips:hent inn priser lenge på forhånd i forhold til mat og musikk. Ha gjerne banketten i et mindre lokale enn en DIGER hall (for intimitetens skyld) Fra Inkluderingsutvalget; Serierunden Det ble spilt på tre baner i Askøy Forum. Klubben hadde kampverter som sørget for at kampene avviklets fortløpende uten noe opphold eller problemer underveis. Alle lag i Stjerneserien deltok i seriespillet. Dommere var godt synlige. Banketten
Banketten ble arrangert i samme hall som gjorde forflyttning til enkelt. Det ble laget til bankett sal etter siste spilte kamp, mens spilleren dusjet og kledde seg om til fest. Til tross for at veggdeler var på plass var det et stort lokale og vanskelig å pynte i, noe som allikevel ble gjort på en fin måte. Det ble uklare skiller på f.eks dansegulvet, og langt frem til DJ som spilte musikk etter maten. Maten ble servert ved hjelp av trenerne som fungerte bra. Maten var god, og det var nok til alle. Etter maten ble det satt ut chips skåler på bordene. Premiering og dans Det ble foretatt premieutdeling like etter matservering og før dansegulvet ble inntatt. Et og et lag ble ropt frem på dansegulvet til musikk fra DJ, og dernest en og en spiller ropt opp til utdeling av deltakerpokal og applaus. Det var god stemning under premieutdelingen, og det at det tok noe tid og gjennomføre, virket ingen å bry seg om, snarer tvert imot. Etter premieutdeling var dansegulvet åpent og som alltid fant mange veien dit og svingte seg. Variert og ungdommelig musikk fra DJ gjorde at alle koste seg. Påmelding Lagene var ikke flinke til å overholde fristen for påmelding som skapte mye ekstra arbeid for arrangør. Her må lagene bli flinkere og arrangør med fordel klarer på hva følgende av uavholdte frister innebærer.