Trollåsen 19.05.2016 Til alle seksjonseiere i Boligsameiet Mellomåsen Terrasse Vannavregningen 2015 Det nye styret har, i tråd med vedtak på Årsmøtet, gjennomgått beregningene i vannavregningen for 2015. Gjennomgangen viser at det er gjort flere store feil i avregningen. Avregningen benytter ikke korrekte tall fra regnskapet, forbruksvolumer i avregningen avviker betydelig fra faktisk oppgjør fra kommunen, det er gjort tekniske beregningsfeil og avregningen er i strid med vedtektene. Styret har derfor vært nødt til å gjøre om hele vannavregningen for 2015. Ny avregning er gjennomført basert på tidligere forutsetninger, men med korreksjoner som beskrevet nedenfor. Sameierne har gjennom tidligere utsendt informasjon blitt forespeilet en avregning som både er uriktig og i strid med sameiets vedtekter. Dette er selvfølgelig beklagelig, men avregningen kan ikke gjennomføres med de beregningsfeil og formelle feil som foreligger. Spesifikasjon av din nye vannavregning for 2015 følger vedlagt. Oppgjøret for avregningen vil bli kreditert eller fakturert fra OBOS på de nye fakturaene for Felleskostnader fra juli 2016. Dersom du har penger til gode i avregningen så vil dette komme til fradrag i dine nye fakturaer for Felleskostnader. Dersom du skylder penger i avregningen, så vil dette bli fakturert som et tillegg i fakturaen for Felleskostnader for Juli (forfall 01.07.2016). Følgende feil er avdekket i vannavregningen for 2015 og korrigert i den nye avregningen: 1. Sameierbrøkene er beregnet feil, ved at det ikke er skilt mellom de store endeleilighetene i første etasje og de andre store leilighetene i første etasje. Konsekvensen av dette er at andelen av de betalte Felleskostnadene i 2015 som dekker vannkostnadene, har blitt beregnet feil. Nye korrekte sameierbrøker er benyttet i den nye avregningen. 2. Sluttavregningen fra kommunen for sameiets vannforbruk i 2015 er ikke tatt med i vannavregningen for 2015. Sameiet har for Blokk 2 og 3 betalt A-konto for 9.492 kubikk vann / avløp gjennom 2015, mens faktisk forbruk ble 7.191 kubikk. Dette har utløst en kreditering fra kommunen på 133.573,- kroner som ikke var tatt med i den tidligere vannavregningen for 2015. Tilsvarende har blokk 1 betalt A-konto for 7.076 kubikk, mens faktisk forbruk ble 7.096 kubikk. Avviket her utgjør bare 1.161,- kroner. Sluttoppgjøret fra kommunen for 2015 er tatt med i den nye vannavregningen for 2015. 3. Sluttoppgjøret for kommunale avgifter for 2014 er feilaktig tatt med i vannavregningen for 2015. Dette sluttoppgjøret innebar en tilleggsfaktura på 9.517,- kroner, som knytter seg til vannforbruket i 2014. Denne kostnaden hører følgelig ikke til blant vannkostnadene for 2015. Sluttavregningen for 2014 er tatt ut av den nye vannavregningen for 2015. 19.05..2016 Side 1
4. Det totale forbruket av vann som er lagt til grunn i avregningene avviker betydelig fra det faktiske forbruket som er fakturert fra kommunen. Den tidligere avregningene baseres på et totalforbruk på 13.691 kubikk, mens faktisk fakturering fra kommunen baseres på et totalforbruk på 14.287 kubikk (7.096 kubikk i Blokk 1 og 7.191 kubikk i Blokk 2 og 3). Feilen innebærer at sameiets felles forbruk av vann er beregnet for lavt og at for høye kostnader dermed er allokert til seksjonenes vannforbruk. Den nye vannavregningen for 2015 baseres på de fakturerte vannvolumene i sluttoppgjøret fra kommunen for 2015. 5. Det er et enormt avvik på 3.015 kubikk (3 millioner liter) mellom sameiets totalforbruk av vann og det avleste vannforbruket i seksjonene. Avviket er for stort til at det kan forklares med vanning, spyling av garasjer og feilavlesing i seksjonene. Det er derfor grunn til å tro at det enten er en stor lekkasje et sted eller feil på vannmåleren mellom sameiet og kommunen. Feilen ligger i blokk 1. Vannkostnadene knyttet til dette vannforbruket er i den gamle vannavregningen allokert til seksjonenes vannforbruk. Den enkelte seksjon kan imidlertid ikke påvirke dette avviket gjennom eget vannforbruk. Vannkostnadene knyttet til dette vannforbruket er derfor allokert til Felleskostnadene. Styret jobber med å avdekke årsakene til dette avviket. 6. Avregningen for 2015 er basert på budsjettet for 2015, ikke faktiske kostnader for 2015. Blant annet er budsjetterte kostnader for Drift- og vedlikehold (82.500,- kroner) benyttet i stedet for faktiske kostnader på 62.802,- kroner. En manuell justeringsfaktor som ikke er dokumentert eller forklart er brukt for å balansere avregningen. Den nye avregningen baseres på faktiske kostnader for 2015 og faktiske volumer. En nøyaktig avstemming mellom avregningen, regnskapet og volumer kan nå dokumenteres. 7. Fakturaer fra kommunen i 2015 for renovasjon (søppel) viser at renovasjonskostnadene har vært fakturert med fast sum per seksjon, ihht kommunens faste satser for renovasjon. I blokk 1 er det fakturert 2.479,- kroner per seksjon i hele 2015. I blokk 2 og 3 ble faktureringen redusert til 1.983,- per seksjon fra juli 2015. Endringen fra juli 2015 skyldes sannsynligvis reduksjon av antall søppelcontainere i blokk 2 og 3. Tidligere vedtak om fordeling av renovasjonskostnaden etter vannforbruket er uforståelig. Den gamle vannavregningen for 2015 medførte at seksjonenes betaling for renovasjon varierte fra 350,- kroner til 4.800,- kroner! Dette er selvsagt helt uakseptabelt for en kostnad som faktureres fra kommunen med fast beløp per seksjon. Ettersom det faktureres ulike satser for blokk 1 og for blokk 2 og 3, kan vi ikke allokere kostnaden direkte til hver seksjon slik som Kabel-TV avgiften. Renovasjonskostnadene blir derfor fordelt etter sameierbrøken, ihht Vedtektene 13. 8. De foreslåtte A-konto betalinger for vann i 2016 er i den gamle avregningen basert på budsjetterte kostnader for 2015, ikke budsjetterte kostnader for 2016. Nye A-konto beløp er nå beregnet på grunnlag av budsjetterte kostnader og budsjetterte volumer (A-konto volumer fra kommunen) for 2016. 9. I den gamle vannavregningen er kostnader knyttet til administrasjon av vannavregningene (konsulenten i Litauen) fordelt etter seksjonenes vannforbruk. Arbeidsmengden knyttet til vannavregningen er imidlertid uavhengig av vannforbruket, og den enkelte seksjon kan ikke påvirke kostnaden. Denne konsulentkostnaden er derfor tatt ut av kostnadsallokeringen til vannforbruket og dekket over Felleskostnaden. 19.05..2016 Side 2
Det ble i 2015 inngått en avtale med et konsulentfirma i Litauen om administrasjon av vannavregningene. Den økonomiske avtalen fremstår som uklar, og det oppfattes som upraktisk å administrere en så komplisert prosess på denne måten. Med bakgrunn i alle de feil som er avdekket i vannavregningen, så er det grunn til å tro at heller ikke konsulenten har forstått prosessen. Konsulentavtalen er nå sagt opp og styret tar selv hånd om vannavregningen. Spesifikasjon av Vannavregningen for 2015 Tabellen nedenfor viser en oversikt over de kostnader som nå inngår i vannavregningen for 2015. Alle disse kostnadene er basert på faktiske fakturaer i 2015. Tabellen viser hvordan totalsum per kostnadstype er dekket inn av seksjonenes og sameiets betaling for forbruk av henholdsvis kaldtvann, varmtvann og avløp. Kostnadsart Sum Kaldtvann Varmtvann Avløp Kommunale avgifter vann: 374 497,99 279 550,65 94 947,33 Kommunale avgifter avløp: 454 862,36 454 862,36 Strømkostnader varmtvann: 307 888,35 307 888,35 Drift og vedlikehold bygninger 32 350,00 32 350,00 Drift og vedlikehold VVS 24 777,00 24 777,00 Drift og vedlikehold elektro 5 675,00 5 675,00 Vaktmestertjenester: 40 000,00 25 000,00 15 000,00 Sum kostnadsallokering vann 1 240 050,70 279 550,65 458 287,69 502 212,36 Årsforbruket av vann i den enkelte seksjon blir beregnet basert på faktiske avlesninger, mens sameiets felles forbruk av vann må beregnes. Årsforbruket som benyttes for allokering av vannkostnader i vannavregningen fremkommer som følger: Årsforbruket for den enkelte seksjon beregnes slik: (Avlest forbruk) / (Antall dager mellom første og siste avlesning) x 365 = beregnet årsforbruk I seksjoner med eierskifte i løpet av året, er forbruket beregnet for den faktiske botiden. Sameiets felles forbruk av vann beregnes slik: (Sameiets totale årsforbruk) (Seksjonenes årsforbruk) = Sameiets felles forbruk av vann. Seksjonene belastes direkte for kostnader knyttet til eget vannforbruk, mens kostnader for sameiets felles vannforbruk dekkes over Felleskostnaden. Det finnes ingen vannmåler for sameiets felles forbruk av vann, så sameiets forbruk blir utelukkende definert som forbruk av kaldt vann. 19.05..2016 Side 3
Tabellene nedenfor viser de samlede forbruksvolumene for seksjonene og sameiet felles, samt kostnadene som allokeres etter dette forbruket. Totalforbruket er avstemt med kommunens sluttoppgjør for vann 2015 og kostnadsallokeringen er avstemt med faktiske kostnader / faktisk regnskap for 2015. Vannforbruk volumer 2015 Kaldtvann Varmtvann Avløp Årsforbruk i seksjonene 7 649 624 3 622 216 11 271 840 Sameiets fellesforbruk 3 015 160 3 015 160 Totalforbruk i sameiet 10 664 784 3 622 216 14 287 000 Kostnadsallokering Kaldtvann Varmtvann Avløp Dekkes over Felleskostnaden 79 035 0 105 988 Allokert til seksjonenes forbruk 200 516 458 288 396 224 Sum kostnader vann 279 551 458 288 502 212 Gjennomsnittspriser (øre per liter) 0,02621 0,12652 0,03515 Avregningen for 2015 innebærer at samlede vannkostnader på 603.057,- kroner omfordeles: Seksjoner som har betalt for lite blir fakturert for: 237.467,- kroner Seksjoner som har betalt for mye får tilbakebetalt: 365.591,- kroner For sameiet totalt sett innebærer avregningen netto utbetalinger på 128.124,- kroner. Denne utbetalingen er mer enn dekket av sluttoppgjøret for vann fra kommunen i februar 2016. I dette sluttoppgjøret ble sameiet kreditert med 133.673,- kroner. Høyeste fakturering av seksjon i vannavregningen beløper seg til: 32.057,- kroner Høyeste tilbakebetaling til seksjon i vannavregningen er på: 9.347,- kroner Det skiller 41.404,- kroner mellom laveste og høyeste årskostnad for vann. Dette bekrefter at det er riktig å fordele vannkostnader etter vannforbruket - men man må fordele de korrekte kostnadene etter faktisk forbruk! Vannavregningen for 2016 Felleskostnadene var faste i 2015 og vil være faste til og med juni 2016. Den enkelte seksjons innbetalinger for vann i denne perioden blir derfor beregnet som forskjellen mellom faktisk innbetalte Felleskostnader, og den korrekte Felleskostnaden der vannkostnadene er ekskludert. For 2016 vil vannavregningen dermed baseres på en kombinasjon av innbetalinger for vann gjennom felleskostnader betalt til og med juni 2016, og A-konto innbetalinger for vann fra juli 2016. Vannavregningen for 2016 vil finne sted i mars 2017, etter at sluttoppgjøret for vann er mottatt fra kommunen i februar 2017. 19.05..2016 Side 4
Budsjetterte kostnader for vann 2016: Budsjetterte kostnader for vann i 2016 er fordelt etter de volumer som faktureres i kommunens kvartalsvise A-konto fakturering for vann. Volumene er splittet på varmt og kaldt vann i samme forhold som faktisk forbruk i 2015. Følgende kostnader ligger til grunn for A-konto beregningen for vann i 2016: Kostnadsart Sum Kaldtvann Varmtvann Avløp Kommunale avgifter vann: 384 696,00 284 796,00 99 900,00 Kommunale avgifter avløp: 465 909,60 465 909,60 Strømkostnader varmtvann: 321 900,00 321 900,00 Drift og vedlikehold bygninger 0,00 0,00 Drift og vedlikehold VVS 75 000,00 75 000,00 Drift og vedlikehold elektro 0,00 0,00 Vaktmestertjenester: 40 000,00 25 000,00 15 000,00 Sum kostnadsallokering vann 1 287 505,60 284 796,00 521 800,00 480 909,60 Følgende volumer ligger til grunn for disse kostnadene: Vannforbruk volumer 2016 Kaldtvann Varmtvann Avløp Seksjoner 7 700 000 3 700 000 11 400 000 Sameiet felles 2 848 000 2 848 000 Totalforbruk i sameiet 10 548 000 3 700 000 14 248 000 Kostnadene blir da fordelt mellom seksjonene og sameiets felleskostnader som følger: Kostnadsallokering Kaldtvann Varmtvann Avløp Felleskost sameiet 76 896 0 96 128 Allokert til seksjonenes forbruk 207 900 521 800 384 782 Sum kostnader vann 284 796 521 800 480 910 Gjennomsnittspriser (øre per liter) 0,02700 0,14103 0,03375 19.05..2016 Side 5
Nye Felleskostnader fra juli 2016 Nye Felleskostnader er beregnet på grunnlag av budsjetterte inntekter for 2016, med fradrag for utgifter til Kabel-TV som faktureres direkte til hver seksjon, samt med fradrag for vannkostnader som belastes den enkelte seksjon etter vannforbruket. Sum innbetalinger fra seksjonene 5 552 000 Direkte fakturering av Kabel-Tv -375 000 Kostnader som allokeres til vannforbruket -1 287 506 Sum inntekter som dekkes av Felleskostnader 3 889 494 Fordeling etter Sameierbrøk (60%) 2 333 697 Fordeling per seksjon 1/112-deler (40%) 1 555 798 Den nye månedlige Felleskostnaden, eksklusive vannkostnader, blir som følger for 2016: Seksjonstype Felleskost Kabel-TV Sum Stor første etasje ende 3 391 279 3 670 Stor første etasje 3 315 279 3 594 Andre etasje 3 130 279 3 409 Tredje etasje 2 963 279 3 242 Første etasje 2 825 279 3 104 Stor underetasje 2 622 279 2 901 Liten underetasje 2 336 279 2 615 Måleravlesninger 2016 Det er ønskelig å endre datoene for avlesning av vannmålere slik at avlesningene harmoniseres med avregningsperioden (året). Følgende avlesningsdatoer gjelder for 2016: 30. juni 31. desember Det vil bli foretatt stikkprøver / kontroll av vannavslesningene. Administrasjon av vannavregningen Styret har sagt opp konsulentavtalen med konsulentselskapet i Litauen og selv tatt over administrasjonen av vannavregningene. Kjell M. Sveberg i nr 134 bistår styret med dette arbeidet. Spørsmål omkring vannmålingen og vannavregningene rettes til styret. Vi ber om at alle henvendelser som gjelder vannmåling eller vannavregning, merkes med «Vann + seksjonsnummer» i epostens emnefelt. 19.05..2016 Side 6