Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest RHF Dato: 27.05. 2013 Sakhandsamar: Saka gjeld: Kjell-Einar Bjørklund, Terje Arne Krokvik og Hans K. Stenby Forprosjekt for Mottaksklinikken på Haukeland universitetssjukehus Arkivsak 2012/435 Styresak 075/13 B Styremøte 19.06. 2013 Forslag til vedtak 1. Styret i Helse Vest RHF godkjenner at forprosjektet for Mottaksklinikken på Haukeland universitetssjukehus blir lagt til grunn for vidare detaljprosjektering og anbodsinnhenting. 2. Kostnadsramme blir sett til 310 mill. kr. 3. Helse Bergen må sikra at drifta av sjukehuset blir endra i tråd med føresetnadane og måla for Mottaksklinikken. 4. Helse Bergen må også sikre at driftskostnadane blir dekka inn gjennom interne om disponeringar og effektivisering av drifta.
Oppsummering Styret i Helse Bergen handsama i møte i 24. mai 2013 (sak 35/13A) forprosjekt for Mottaksklinikken. Helse Vest RHF behandla konseptrapporten for Mottaksklinikken i møte 03.10.12, jf sak 101/12. Eit av måla med Mottaksklinikken er rask og presis diagnostikk som utan forseinking fører pasienten til rett behandling på rett stad til rett tid. Etableringa av Mottaksklinikken skal bidra til å optimalisere pasientstraumen gjennom akuttmottak og det vidare forløpet for pasientane. Det gjeld pasientar som er akutt kritisk sjuke og multisjuke pasientar med uklare sjukdomsbilete. Sengepostane på Mottaksklinikken skal kunne ta imot eit breitt spekter av pasientar som i utgangspunktet ikkje har ei klar adresse til gitte kliniske avdelingar i sjukehuset. Eit sentralt moment i konseptet for Mottaksklinikken er rask og mest mogleg komplett diagnostikk i akuttmottaket. Mottaksklinikkprosjektet er difor i tillegg til å vere eit stort investeringsprosjekt, også eit stort omorganiseringsprosjekt, der omlegging av måten den akutte pasientstraumen blir handtert på, er sentral. Mottaksklinikken skal bestå av akuttmottak med integrerte observasjonsplassar og ei sengeavdeling med 63 senger. Konseptet som ligg til grunn føreset rask og mest mogleg komplett diagnostikk i akuttmottaket. Dette skal oppnåast gjennom tilgang til diagnostisk utstyr, inklusiv ei ny radiologisk eining, og med spesialistkompetanse på legesida til stades i akuttmottaket. Mottaksklinikken skal etablerast i 1. og 2. etasje i Sentralblokken med eit påbygg i 3. etasje som husar teknisk rom og personalfasilitetar. Totalt areal er ca. 7100 m². Investeringskostnaden er i forprosjektet berekna til 310 millionar kroner. Kalkylen er auka med 6 mill. kr i forprosjektet. I tillegg er det føreslått at ambulansehallen blir lukka. Det gir ein ekstrakostnad på 15 mill. kr. Investeringskostnaden inkluderer bygg, ny ambulansehall, medisinsk teknisk utstyr (MTU) og IKT. Driftskostnadane, eksklusiv avskrivingar, er estimerte til 211 millionar kroner i året. Dette skal dekkast inn gjennom overføring av eksisterande ressursar, redusert liggjetid/auka aktivitet. Avskrivingane er dekt innafor avskrivingsnivået som er lagt til grunn i langtidsbudsjettet. Utviklinga av forprosjektet har skjedd i nært samarbeid med representantar for aktuelle avdelingar i sjukehuset. Både tillitsvalte, verneombod og ein representant frå Brukarutvalet har delteke i prosessen. Fakta Styret i Helse Bergen behandla i styremøtet 24.05.13 (sak 35/13) forprosjektet for Mottaksklinikken. I vedtaket til styret heiter det: 1. Styret i Helse Bergen legg den framlagde forprosjektrapporten for Mottaksklinikken til grunn for realisering av investeringsprosjektet. 2. Styret ber om at saka vert sendt vidare til Helse Vest for handsaming. Mål for Mottaksklinikken er m.a. følgjande: Få det beste ut av det høgspesialiserte sjukehuset Diagnostisere og behandle lokalsjukehuspasientane på ein kostnadseffektiv måte Rask og presis diagnostikk som utan forseinkingar fører pasienten til rett behandling på rett stad til rett tid Auka kvalitet på pasientbehandlinga Gje god tverrfagleg utgreiing av multisjuke Optimal logistikk som hindrar tidstap slik at ein oppnår maksimal sekundærførebygging for store folkesjukdomar som slag og hjarteinfarkt 2
Leggje til rette for eit godt arbeidsmiljø og optimale arbeidsprosessar Etablering av Mottaksklinikken skal bidra til å optimalisere og auke kapasiteten på pasientstraumen gjennom Akuttmottak og prosessane for vidare fordeling i sjukehuset. Mottaksklinikken skal kunne ta imot eit breitt spekter av pasientar som ikkje klart høyrer til gitte kliniske einingar i sjukehuset. Det kan dreie seg om pasientar med forventa liggjetid <24 timer eller pasientar til utgreiing og behandling der ein kan diagnostisera/behandla pasienten i inntil 3 døgn for å optimalisere forløpet vidare inn i eller ut av sjukehuset. Mottaksklinikken skal vere ei nivå-2 eining, og vil bestå av Akuttmottak med 5 integrerte observasjonsplassar og ei sengeavdeling med 63 senger (ein korttidspost med 20 senger og ein utgreiingspost med 43 senger). Korttidsposten er ei vidareføring av dagens OBS-post i Akuttmottaket, men med ein meir spissa funksjon. Målgruppa er pasientar med ein klar diagnose med forventa kort opphaldstid. Utgreiingsposten er ei nyskaping og den største endringa i pasientflyten er knytt opp til denne posten. Målgruppa er pasientar som i dag har eit lengre pasientforløp enn nødvendig (pga. flytting mellom postar eller venting på tilsyn, undersøkingar osb.). Desse pasientane har ei uklar medisinsk problemstilling/samansette problemstillingar, og behov for eit tverrfagleg team i utgreiinga. Konseptet som ligg til grunn for Mottaksklinikken, føreset rask og mest mogleg komplett diagnostikk i Akuttmottaket. Dette skal oppnåast gjennom framskoten legekompetanse til stades i Akuttmottaket alle dagar 24/7 og rask tilgang til diagnostisk utstyr, inklusiv ei ny desentral radiologisk eining. I tråd med rettleiaren for tidlegfaseplanlegging av sjukehusprosjekt skal prosjekt på forprosjektnivå gje ein oppdatert prosjektkostnad og elles vise konsekvensar av nødvendige revisjonar av plangrunnlaget som blei lagt fram i konseptrapporten. Styret i Helse Vest behandla konseptrapport for Mottaksklinikken i møte 03.10.12, jf sak 101/12. I konseptfasen blei fleire alternativ vurdert. Det alternativet som blei valt er no utvikla til eit forprosjekt. Forprosjektet blir her lagt fram til behandling i styret i Helse Vest RHF. Kommentarar Hovudprinsipp Mottaksklinikken vil strekke seg over tre samanhengande etasjar i det sør-austlege hjørnet av Sentralblokka (bygg 30) og er på ca. 7100 m² BRA. Mottaksklinikken har klare grenser til funksjonsområde i tilgrensande areal og samtidig god integrering m.o.t. hovudkommunikasjon horisontalt og vertikalt innanfor Sentralblokka. Det arkitektoniske konseptet for etablering av den nye Mottaksklinikken er utvikla etter følgjande hovudprinsippa: skape gode og fleksible lokale med stor generalitet (at lokala skal kunne brukast til fleire formål utan at det må gjerast store endringar) er tilpassa hovudinfrastruktur og eksisterande berekonstruksjon betre kvalitet og fysisk arbeidsmiljø for pasientar og tilsette, med tiltak som opnar opp for dagslys i areala, utsikt og god orientering betre energiforbruk og miljøprofil så langt det er mogleg og hensiktsmessig Planløysing 1. etasje Arealet Mottaksklinikken bruker i 1. etasje av Sentralblokka er ca. 3490 m² BTA. I tillegg kjem ambulansehallen. 3
Korttidsposten har 20 senger. Pasientane i korttidsposten vil ha kort liggjetid. Derfor er det lagt vekt på god arbeidsflyt i posten slik at pasientar kan forlate sengeområdet så raskt som mogeleg. Det er tilgang til lite dagslys i arealet. På grunn av den planlagde korte liggjetida er tilgang til dagslys for personalet prioritert framfor dagslys for pasientane. Pasientane ligg i fleirsengsrom som hovudsakleg er integrert midt i arealet. Det er også etablert eit isolat i posten. Kontormiljøet vert etablert langs fasaden og slepp dagslys inn i dei indre areala gjennom glasveggar til korridor. Slik får pasientane utsyn og dagslys via glasparti og vindu mot korridorane. Mottaksområdet omfattar: 21 behandlingsplassar i undersøking- og behandlingsrom, derav eit isolat 7 triageplassar for pasientar i seng 5 integrerte observasjonsplassar Ei rekkje birom og arbeidsplassar- og stasjonar for personalet. Kjernen i mottaket er ein ny resepsjon som er plassert rett ved inngang frå ambulansehallen. Bak resepsjonen ligg eit arbeidsområde for legar og sjukepleiarar. Rett ved sida av ligg triage-rommet med 7 sengeplassar. Denne konstellasjonen skal saman med nye arbeidsprosessar bidra til å betre pasientstraumen inn i Akuttmottaket. Traumaområdet inkluderer: Traumarom med 5 plassar 4 Recusiteringsom for pasientar med livstruande medisinske tilstandar I tillegg kjem det eit skyljerom, eit anestesirom og eit opent område med skap for forsyningar og større utstyr. Det har vore viktig å finne ein god balanse mellom behova ved beredskapssituasjonar og den daglege drifta. For å ha ei fleksibel løysing er alle behandlingsplassane i dette område likt utrusta, med medisinsk-tekniske og tekniske installasjonar for alle typar behandling. I tilknyting til traumerommet ligg det ei radiologisk eining med 1 CT rom, 2 røntgenrom for «vanleg røntgen» og 2 ultralydrom. 2. etasje Arealet Mottaksklinikken bruker i 2. etasje av Sentralblokka er på ca. 2610 m² BTA. Der blir det etablert ein utgreiingspost med i alt 42 senger med følgjande fordeling av rom med ein-eller fleire senger: 4 stk. 4-sengsrom 2 stk. 2-sengsrom 22 stk. 1-sengsrom, derav 7 isolat Totalt er meir enn halvparten av sengeplassane plassert i enkeltrom. I tillegg er det 4 større undersøkings- og behandlingsrom for tverrfagleg utgreiing og mange birom og arbeidsplassar/arbeidsstasjonar for personalet. 3. etasje Arealet Mottaksklinikken får i 3. etasje er på omtrent 620 m² BTA. Mesteparten er nytt påbygg på dagens tak. Påbygget husar vaktrom for legar, kontor, møte- og undervisningsrom og ein stor teknisk sentral for ventilasjon av Mottaksklinikken. Dagens funksjonalitet med hovudvekt på kontor i 3. etasje i Sentralblokka vert ført vidare i det nye påbygget. Lokala er ikkje spesielt knytt til Mottaksklinikken og blir såleis ei naturleg utviding og mogleg ressurs for heile Sentralblokka. Miljømål Helse Bergen har som intensjon å vere blant dei fremste innanfor miljøvennleg drift av sjukehus og institusjonar. Dette skal mellom anna oppnåast ved å setje strengare miljøkrav enn myndigheitenes minimumskrav der dette er nødvendig og å planleggje byggeprosjekter og ombyggingar for å oppnå gode miljøløysingar. I forprosjektfasen er det utarbeidd eit miljøregistreringsdokument for Mottaksklinikken som vil utgjere grunnlaget for ein miljøplan for prosjektet. Det vil vere eit levande dokument som skal utviklast og følgjast opp gjennom detaljfasen og fram til ferdig bygg. 4
Arbeidsmiljø og dagslys Generelt er alle areala utforma med tanke på leggje til rette for eit godt arbeidsmiljø. Både, overordna logistikk, hovudorganisering av areala, så vel som dei enkelte rom og innbyrdes organisering av desse, er planlagt med tanke på å oppnå gode, funksjonelle og oversiktlege løysingar som gir gode arbeidsforhold for dei tilsette og gode vilkår for pasientane. For å leggje til rette for eit godt arbeidsmiljø er det generelt lagt vekt på tilgjengelegheit, tilstrekkeleg med lagerplassar, golvbelegg tilpassa transport av tunge gjenstandar, korridorbreidder som gjer det enkelt å manøvrere senger, terskelfrie dører og dørautomatikk. Alle sengerom er planlagt med utgangspunkt i at det skal vere 1500 mm plass på tre sider. Dette er oppnådd i dei aller fleste romma. Det gjer det mogleg å kunne snu rullestolar, gir gode arbeidsforhold for tilsette og plass til spesialutstyr. Haukeland universitetssjukehus er eit stort sjukehus, med store, djupe areal i dei nedste etasjane. I 1. etasje har det vore prioritert at område med avgrensa tilgang på dagslys vert brukt til kontor og pauserom, og at arbeidsstasjonar inne i arealet vert tilført så mykje dagslys som mogeleg via glasveggar mot korridor i romma langs fasaden. For å leggje til rette for ein effektiv arealbruk og logistikk i utgreiingsposten i 2. etasje, og samtidig oppfylle målet om relativt mange sengeplassar, er planløysinga organisert med arbeidsstasjonar sentralt inne i kjernearealet, omkransa av sengerom. Dette gir korte avstandar mellom arbeidsstasjoner og sengerom og såleis god oversikt over sengeromma frå arbeidsstasjonane. For å betre tilgang på dagslys og utsikt er det prosjektert store opphaldsrom mellom fasade og korridor som grensar til desse kjerneareala. Desse romma har fått ny høg glasfasade og glasvegg mot korridor og vil gje indirekte, supplerande dagslys til kjerneareala. Det skal og leggjast vekt på god kunstig belysning, omfattande bruk av glas i skiljeveggar, høg himling og rett val av farge for å gjere kjerneareala så lyse og luftige som mogeleg. Opphaldsrom for både pasientar og personale er plassert langs fasade for å gje tilgang til opphald i rom med direkte dagslys i løpet av dagen. Fleksibilitet Generelt er Sentralblokka i stor grad tilpassa til dei fleste oppgåver innanfor spesialhelsetenesta. Denne forma for tilpassing vil også bli brukt i etableringa av Mottaksklinikken i Sentralblokka. Bruk av lette innerveggar, himlingar etc. fører til at den høge graden av tilpassing vert bevart også for framtidige ønskje om endringar i arealet. Det har vore stort fokus på generalitet i arbeidet med forprosjektet. Det betyr at lokala til Mottaksklinikken skal kunne brukast til fleire formål utan at det må gjerast store endringar. Det generelle tekniske installasjonsnivået skal vere såpass tilpassa at fleire typar undersøkingar og fleire nivå av pleie og observasjon og behandling av pasientar kan gjennomførast i same rom. Gjennom å standardisere nøkkelrom, som sengerom eller undersøking- og behandlingsrom både med omsyn til størrelse og RFP (rom- og funksjonsprogram), er det oppnådd stor grad av generalitet i forprosjektfasen. Investering og driftskostnadar CF Møller har i samarbeid med Norconsult utarbeidd ein kostnadskalkyle for entreprisekostnad basert på byggelement på 255,8 millionar kroner. I tillegg har Helse Bergen kalkulert budsjett for medisinskteknisk utstyr, laust inventar og anna utstyr som skal inn i prosjektbudsjettet med 55 millionar kroner. Samla prosjektkostnad er 310 millionar kroner, dette inkluderer og ny ambulansehall med 15 millionar kroner. Dette er 6 millionar meir enn i konseptfasen. Auken i kalkylen skuldast fleire forhold. Mellom anna er det meir areal enn planlagt i konseptfasen som må byggjast om, teknisk standard er noko høgare enn fyrst føresett og det er teke med meir laust inventar og anna innreiing. Kalkylen er i 2013 kroneverdi, og det er ikkje teke med lønns- og prisstigning. Det er og lagt inn ein risikomargin på 15 prosent. I tillegg er organisasjons- og driftsmodellen vidare kvalitetssikra i forprosjektet. Oppsummert Investeringskostnad Total investering Bygg, MTU, IKT 310 Årleg avskrivingskostnad Levetid 13, 71 Nåverdi investering 30 år og 5% diskonteringsrente 372 I langtidsbudsjettet til Helse Bergen er avskrivingskostnaden inkludert i ramma og vil ikkje gje endringar i budsjettramma. 5
Etablering av Mottaksklinikken vil medføre eit kostnadsbudsjett på 211 millionar kroner eks. avskrivingar for klinikken. Dette vert handtert ved tilpassing av budsjett i andre klinikkar og andre kostnadsreduksjonar (sjå tabell nedanfor). Budsjettendringer Kostnader utredningspost 79,18 Kost n ader kortidspost 32,59 Akuttmottaket inkl. 5 nye obs. plasser 97,03 Nivå 2 leder 1,5 Økning arealkostnader 0,74 Total årlig budsjettramme Mottaksklinikken 211,04 Akuttmottaket inkl. merkantile og Overføring av dagens ramme - 86,84 dagens obs.post Legebemanning Akuttmottaket Erstattes av ny legeplan - 18, 98 Bakvakt vider e føres Videreføring av dagens ordning - 13, 22 Ta ned 43 senger hos brukerne som Snitt sengekostnad med post 8 justert for - 58,92 overføres ny post i Mottaksklinikken snitt pleie per seng 1,35 Realisering av gevinstpotensialer i Baseres på snitt beregninger - 33,08 bedre pasientforløp. Total endring budsjettramme Helse Bergen eksl. avskrivninger 0,00 Ramma som kan overførast er 119,04 mill. Då er det igjen 92 millionar kroner som må dekkast inn årleg over budsjetta til Helse Bergen. Mottaksklinikken medfører etablering av 43 utgreiingssenger. Prosjektet skal ikkje auke sengetalet til Helse Bergen, men baserer seg på ein tilsvarande reduksjon av senger ved aktuelle kliniske avdelingar. Dette inneber ei overføring av snitt sengekostnadsressursar til Mottaksklinikken. Ein reduksjon i sengetalet ved sengepostane vil også medføre ledige areal som kan auke fleksibiliteten på postane og gi areal til ny aktivitet. Når det blir teke utgangspunkt i snitt sengekostnad for dei aktuelle avdelingane vil dette medføre at 58,92 millionar kan overførast. Det endelege bildet av overføringa vil vere avhengig av driftssituasjonen på gjennomføringstidspunktet. Aktuelle faktorar kan vere overbelegg, ulik grad av effektivisering mellom avdelingane osb. I prosjekt om Mottaksklinikken vert det gått ut frå «ein til ein» overføring av oppgåver og ressursar. Tilpassinga til driftssituasjonen på overføringstidspunktet vert ivareteken av linjeorganisasjonen. Mottaksklinikken har som intensjon å auke den diagnostiske kvaliteten og betre pasientgjennomstrøyminga. Dette gjev ei forventing om redusert liggjetid for pasientane som skal igjennom Mottaksklinikken. Gevinstpotensialet er her berekna til kr 33,08 mill. Helse Bergen kan rekne med ein liggjetidsreduksjon både hos dei enkelte avdelingane og i Mottaksklinikken. Det er 6 145 pasientar med meir enn 3 diagnosar og som har ei median liggjetid på 7-8 døgn. Føretaket har vurdert at det kan vere eit potensiale for å redusere liggjetida med inntil 3 døgn. Ein slik reduksjon for denne gruppa pasientar vil gje eit potensiale i innsparing på ca. 69 mill. kroner. Dette svarer til drifta av 48 senger i året. Dersom det vert ein reduksjon på 1,5 døgn vil dette spare omlag 24 senger. Halvparten av den aktuelle pasientgruppa ventar inntil 72 timar på radiologisk undersøking. Ved å redusere ventetida for radiologisk undersøking vil ein kunne redusere sengebehovet med ytterligare 18 senger. Som nemnd ovanfor har Helse Bergen lagt inn ein føresetnad om samla gevinstpotensiale på om lag kr 92 mill. Det er derfor viktig at føretaket har ein god prosess internt med nødvendig forankring på dei aktuelle nivåa, for å sikre seg at det er mulig å hente ut gevinstpotensialet. Prosessen med 6
organisasjonsutviklinga må starte i god tid før prosjektet er ferdig for å sikre at det er mulig å ta ut gevinsten når prosjektet blir ferdigstilt. Prosjektgjennomføring og framdrift Som følgje av at dette er ei kompleks byggesak med vanskeleg logistikk der det kan komme endringar undervegs vil det vere mest føremålstenleg med delte entreprisar. Dette gjev god kostnadskontroll og større grad av påverknad når det gjeld justeringar av kostnadar undervegs. Entrepriseforma stiller større krav til byggherren når det gjeld koordinering av dei ulike faga. Det er viktig med god framdrift i dette prosjektet. Målet er at Mottaksklinikken skal stå ferdig ultimo 2016. Konklusjon Det er som grunnlag for prosjektet sett klare mål om eit betre tilbod til pasientar som treng øyeblikkeleg hjelp. Eit godt fungerande akuttmottak med observasjons-, korttids- og utgreiingsplassar vil kunne bidra til rask diagnostikk og avklaring av pasientar og sørgje for at pasientane som treng vidare behandling raskt får tilbod om det. Etablering av ein mottaksklinikk som vist vil løyse mange utfordringar for sjukehuset og bidra til å optimalisere pasientstraumen gjennom akuttmottaket og i sjukehuset elles. I prosjektet er det teke omsyn til samhandlingsreforma når det gjeld etablering av senger for øyeblikkeleg hjelp i kommunane. Men mottaksklinikken vil også vere sentral i etablering av gode pasientforløp på tvers av nivåa. I forprosjektet er det gjort ein fornya gjennomgang av prosjektet. Det er små endringar frå konseptfasen. Kostnadskalkylen er justert opp noko først og fremst fordi det er føreslått å lukke ambulansehallen. Dei samla driftskostnadane er også justert opp men det er fortsett lagt til grunn at denne skal dekkast gjennom interne omdisponeringar og effektivisering. Omlegging av drifta både for å understøtte måla med Mottaksklinikken og sikre finansiering av drifta er likevel krevjande. Etablering av Mottaksklinikken er like mykje eit organisasjonsprosjekt som eit byggeprosjekt. Helse Bergen må sikre naudsynt omlegginga av drifta gjennom gode prosessar internt i sjukehuset. Realisering av måla og finansieringa av drifta i ein ny mottaksklinikk kvilar på at Helse Bergen får dette til. Vedlegg: Forprosjektrapport Mottaksklinikk på Haukeland universitetssjukehus 7
8