Det helsevitenskapelige fakultet Seksjon for forskningstjenester () Dokumentnavn: Prosedyre for innlevering av avhandling og disputas på ph.d.- programmet ved Det helsevitenskapelige fakultet Godkjent av: Ståle Liljedal, seksjonsleder Opprettet: 02.05.2012 Sist endret: 09.05.2012 Lagt til mottakere av kunngjøringen Sist endret: 29.05.2012 Mottakere av kunngjøringer er lagt i word-fil på o:\ Sist endret: 11.10.2013 Revidert ut fra ny forskrift Formål: Klargjøre oppgavefordeling og ansvar for å sikre god gjennomføring av ph.d.-utdanningen ved Det helsevitenskapelige fakultet. Prosedyrebeskrivelsen tilfredsstiller krav til Kvalitetssikringssystemet ved UiT Dokumenter og maler henvist til i prosedyren: O:\forskningstjenester\disputas Oppgave Pkt. Beskrivelse og kommentar Tidspunkt Ansvarlig Utført av Mottak av avhandling 1.0 Nettsiden for innlevering og disputaser beskriver rutiner og sjekkliste for innlevering av avhandling. Sjekkliste for innleveringen som gjøres i Munin 1.1 Sjekk at kandidaten har levert det han skal i MUNIN og at avhandlingen ikke består av for mange filer. Etter mottatt e- post om ny innlevering i Munin Sjekkliste for innleveringen som gjøres direkte på vårt kontor (alternativ sendes i post) 1.2 Sjekk at det er signatur fra hovedveileder på selvstendighetserklæringen (ved engelsktalende opponenter, skal erklæringen være engelsk). Sjekk at det er signatur fra instituttleder på brev om forslag til Ved mottak av innleveringen
bedømmelseskomité, samt signatur fra kandidat. Sjekk også at denne er skrevet på riktig brevmal. 1.3 Når innlevering er fullstendig setter man innlevering ok til ja i Munin Etter gjennomgang av innlevering Avvik ved innlevering 1.4 De ansvarlige for den/de delen/deler det er mangler i kontaktes. Ved mangler i forslag til bedømmelseskomite varsles også veileder. Kandidaten orienteres ved behov (utvis godt skjønn). Arkivering av innlevering 1.5 Når innlevering er komplett skrives MUNIN-eposten ut og det føres på dato for fullstendig innlevering. Alle dokumenter som er arkivverdig arkiveres av saksbehandler eller sendes til Seksjon for arkiv, adm.bygget. Oppgi hvilket ephorte-nr. det skal arkiveres på (studentmappen). Dersom en ønsker originalene i retur må en opplyse om det. Når innlevering er komplett
Oppnevning av bedømmelseskomité 1.6 Skriv fullmaktsak, etter mal, til prodekan forskerutdanning. Brev fra instituttet med forslag til bedømmelseskomité legges ved. Når innleveringen er komplett og arkivert Vedtak 1.7 Prodekan forskerutdanning gjør vedtak om godkjenning/underkjenning av bedømmelseskomité. Vedtak i e-post lagres som merknad på saken og selve vedtaket føres inn i saksfremlegget. Underkjent komité 1.8 Dersom prodekan forskerutdanning underkjenner komiteen returneres forslaget til institutt og veileder, sammen med begrunnelse for avslag. et må fremme nytt forslag. Godkjent komité 1.9 Oppnevning av bedømmelseskomité skrives etter mal og sendes pr e-post til bedømmelseskomiteen sammen med avhandlingen, selvstendighetserklæring, bedømmelse av norske doktorgrader, ph.d.-forskriften. Det henvises i e- posten til nettside om reiseregning. Avhandling og oppnevningen sendes også pr post. Utfylt kontrakt om bedømmelse sendes til 1. og 2. opponent. PF Prodekan forskerutdanning
Errata-liste 2.0 Eventuell errata-liste (KUN formelle feil) skal sendes til. videreformidler til leder av komite. Senest fire uker før komiteens frist for å levere innstillingen Kandidat Mottak av godkjent bedømmelse Utsending av bedømmelse 3.0 Bedømmelsen skal minimum inneholde signatur/e-post signatur fra leder av komiteen. Dersom det ikke er original signatur fra alle medlemmer, legges bedømmelsen i disputasmappen for signering. Bedømmelsen arkiveres i studentmappen i ephorte 3.1 Bedømmelsen, og informasjon om ISBN-nummer,sendestil kandidat og veileder per e-post. OBS: Sjekk at tittel på prøveforelesning ikke står skrevet i bedømmelsen som sendes ut. Opplys i e-posten om dato, klokkeslett og til hvilken e-postadresse tittel på prøveforelesning vil bli sendt til. Ferdigstilling i MUNIN 3.2 Registrer i MUNIN at bedømmelsen er godkjent og før på dato for disputas. Ferdigstill innleveringen i MUNIN. Senest fire uker før disputas og innen tre måneder etter innlevert avhandling. Bedømmelsen videresendes til kandidaten uten opphold. Oppgaven har prioritet Bedømmelseskomité Leder av komité
Trykking 4.0 Når avhandling er godkjent av komiteen, kan kandidaten henvende seg til for å få ISBN-nummer. ISBN- nummer finnes i egen papirmappe på sine kontor. Kandidaten har også mulighet til å trykke avhandlingen i instituttvise skriftserier. Dersom de velger dette får kandidaten ISBN-nummer fra instituttet. 4.1 Kandidaten sender selv avhandlingen til trykking. Rammeavtale og mal for omslag skal benyttes. Det finnes ingen maler for skrifttype og annen formatering. Kandidaten avtaler betaling av trykking med eget institutt. Tromsprodukt sender 7 eksemplarer til SSF. 4.2 7 eksemplarer av avhandlingen sendes til Universitetsbiblioteket og Nasjonalbiblioteket. Sendes i internpost til: KS-biblioteket Katalogavd. Att.: Ulf L. Christensen Disputas 5.0 Disputasavvikling Etter positiv innstilling. Kandidat Kandidat Kandidat Kandidat
Forslag til disputasdato 5.1 Disputasdato avtales mellom veileder og leder av komité, og meldes inn til. Det er mulig å ha prøveforelesning dagen før disputasen, det vanligste er likevel prøveforelesning og disputas samme dag. Endelig disputasdato 5.2 Endelig dato følger forslag dersom et har ledig kapasitet. MERK: kun to disputaser per dag. Leder av komité Leder av komité Bestilling av rom 5.3 Følgende auditorier prioriteres: Store aud, tabletten, aud 6, aud 7 Disputas på UNN eller Åsgård 5.4 Ansvarlig institutt oppnevner en kontaktperson som står for den praktiske gjennomføringen av disputasen. sender liste over gjøremål til denne personen og informer om hvem de kan kontakte for utfyllende informasjon. Ekstern disputas 5.5 Se retningslinjer for ekstern disputas signert prodekan forskerutdanning. Se O: disk Kandidat og veileder
Leder av disputas 5.6 Når disputasdato er satt bes instituttledere om å utpeke leder av disputas. (IKM: Forskningsrådgiver og instituttleder) Så snart disputasdato er satt Tittel på prøveforelesning 5.7 Tittel på prøveforelesning sendes kandidaten på e-post kl. 09:00. Be om lesebekreftelse. (Forsikre deg om at du får inn tittel i god tid før den skal sendes ut. Leder av bedømmelseskomiteen er ansvarlig for å oversende tittel til ). Kunngjøring 5.8 Kunngjøring skrives etter mal og oversendes for korrekturlesing etter at tittel på prøveforelesning er offentliggjort. Sendes til veileder, kandidat og leder av bedømmelseskomite med en oppgitt svarfrist. Publisering av kunngjøring 5.9 Etter at frist for korrektur er ute og svar fra minimum to er mottatt, publiseres kunngjøringen på TAVLA på startsiden under Ansatte: Legg til arrangementer, kryss ja til fellesannonser. Kunngjøringen sendes også til relevante funksjoner, oppdatert liste over hvem som skal ha kunngjøringen finnes på Kl. 09:00, 10 virkedager før disputas Kunngjøringer som legges ut mandag før kl. 12 kommer i avisa torsdag samme uke. Planlegg kunngjøringen ut fra dette.
O:\forskningstjenester\Disputas\Kunn gjøringer. Selve kunngjøringen lagres også på O: disk. Avhenting av kappe og mappe 5.10 Mappen som leder av disputas skal ha med seg skal inneholde: Formular (skrives etter mal), bedømmelse (dersom ikke original signatur fra alle), foreløpig vitnemål (skal signeres) og kunngjøring. Når kappe og mappe er klar sendes det e-post til leder av disputas om avhenting. Signerte dokumenter returneres til seksjon for forskningstjenester sammen med kappe og mappe Noen dager før disputas Etter endt disputas Leder av disputas 5.11 Signerte dokumenter sendes til Arkiv for arkivering i studentmappen. Etter disputas Avslutning og kreering 6.0 Avslutning i FS og kreering til ph.d. graden og AFU og AFU
Avslutning av kandidat i FS Avslutning av studentmappe 6.1 Kandidaten avsluttes i FS. Se beskrivelse fra AFU på O:\disputas\avslutning av kandidat i FS Sensurregistrering gjøres av eksamenskontoret. Ved spesialpensum sendes utskrift av opplæringsdelen påført emnekode og versjonsnummer på emnene som skal registreres. Ved prøveforelesning og disputas sendes utskrift av midlertidig vitnemål påført emnekoder. 6.2 Papirmappen gjennomgås og det sjekkes at alle papirer er arkivert i studentmappen i ephorte eller DocuLive. Papirmappen makuleres så, unntak er studentmapper fra før 1.4.2005, som må tas vare på. Anbefaling om kreering 6.3 Brev (etter mal) med anbefaling om kreering sendes til AFU. Kreering av kandidaten 6.4 AFU lager saksfremlegg til rektor AFU Universitetsdirektør
Vedtak om kreering 6.5 Rektor fatter vedtak om kreering til graden ph.d. AFU Rektor Utstedelse av vitnemål 6.6 AFU orienterer om vedtak til eksamenskontoret ved Helsefak. Eksamenskontoret sender ut vitnemål til kandidaten. Eksamenskontor Underkjenning av avhandling Underkjenning av avhandling, enstemmig innstilling 7.0 Når bedømmelseskomiteen vurderer enstemmig eller delt at avhandlingen ikke kan godkjennes for disputas. Det er forskjellige prosedyrer ved enstemmig og delt innstilling. 7.1 Ved enstemmig innstilling har programstyret for forskerutdanningen vedtaksmyndighet Bedømmelse, vedtak og merknader til vedtak 7.2 Bedømmelsesendes til kandidaten med 10 arbeidsdager merknadsfrist (bruk mal). Eventuelle merknader oversendes komiteen som vurderer å opprettholde konklusjonen eller ikke. Endelig vedtak fattes i programstyret for forskerutdanning, som kan: - Gjøre vedtak i samsvar med innstillingen - Be om nærmere avklaring fra Videresendes til kandidat uten opphold
komiteen og/eller oppnevne to nye sakkyndige som gir individulell vurdering av avhandlingen eller oppnevne ny komité Underkjenning av avhandling, delt innstilling. 7.3 Ved delt innstilling har programstyret for forskerutdanningen vedtaksmyndighet 7.4 Bedømmelse sendes til kandidaten med 10 arbeidsdagers merknadsfrist og informasjon om at endelig vedtak fattes i programstyret for forskerutdanning. 7.5 På bakgrunn av bedømmelsen, inkludert eventuelle merknader, fattes det vedtak. Videresendes til kandidat uten opphold Programstyret kan: - Legge flertallets innstilling til grunn for vedtaket - Be om nærmere avklaring fra komiteen og/eller oppnevne to nye sakkyndige som gir individulell vurdering av avhandlingen eller oppnevne ny komité
Informere om vedtak 7.6 Vedtak oversendes ph.d.-kandidaten med informasjon om videre prosess Underkjent avhandling med anbefaling om omarbeiding av avhandlingen med frist på 3 mnd eller kortere. Ikke godkjent avhandling 7.7 Kandidaten informeres i brev (etter mal) at han/hun har fått anledning til å levere omarbeidet avhandling. Vær tydelig på å informere om forskjell på omarbeidet og ny innlevering. Opplys om frist for innlevering. 7.8 Kandidaten informeres i brev om at avhandlingen ikke er godkjent. Det opplyses om at ny innlevering kan skje først 6 mnd. etter vedtak og at avhandlingen i omarbeidet form kun kan leveres for ny vurdering en gang. 3 mnd ETTER 6 mnd. Ved ny innlevering etter 6 måneder MUNIN mht. ikke godkjente avhandlinger 7.9 Komiteen må oppnevnes på nytt. Komitemedlemmer kan byttes ut (etter innspill fra institutt). Komiteen skal informeres om at avhandlingen har vært levert tidligere, og kan få den første innstillinga på forespørsel. Følg ellers prosedyrer for innlevering. Det er anledning til å levere ny innlevering kun en gang. 7.10 Kandidaten markeres i MUNIN etter beskrivelse fra UB. Se beskrivelse på O:\disputas\underkjente avhandlinger i munin Når vedtak foreligger
Honorar og reiseregning for 1. og 2. opponent 8.0 Reiseregninger og honorarskjema belastes 310215/100005. Reiseregning og honorarskjema skal sjekkes, attesteres av seksjonsleder/nestleder og leveres til regnskap for utbetaling. Utbetaling av honorar 8.1 Førsteopponent avlønnes for 50 timer, andreopponent for 45 timer. Ved omarbeidet og ny innlevering utbetales 90 % av honoraret for første innlevering og 100 % av honoraret for andre innlevering dersom det blir disputas. Ved underkjent innlevering utbetales 90 % av honoraret. Utbetaling av utlegg ved reise og opphold 8.2 Regnskap kvalitetssikrer reiseregninger og oversender til Seksjon for lønn. Det er tre utbetalinger av reiseoppgjør pr. måned. Oversikt over frister for innlevering av reiseregning og tidspunkt for utbetalingene finner du her. Utbetaling av reiseregninger forutsetter at reiseregningen er korrekt utfylt og at all nødvendig dokumentasjon er vedlagt. Seksjon for personal og økonomi (regnskap) Seksjon for personal og økonomi (regnskap)