Til medlemmene og 1. varamedlemmene av kontrollutvalget M Ø T E I N N K A L L I N G Jnr. 18/11 Tid: 9. februar 2011 kl. 18:30 Sted: Formannskapssalen Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken i følge lov er unntatt fra offentlighet. Til behandling: Sak 01/11 Protokoll fra møtet den 1. desember 2010 Sak 02/11 Sak 03/11 Dialog med rådmannen: 1. internkontrollen i kommunen, 2. oppfølging av vedtak fattet av PPT, 3. gjennomføringen av de nasjonale prøvene for grunnskolen i Enebakk og 4. generell dialog Selskapskontroll 2010 Rapport om oppfølgingen av kommunestyrets vedtak Sak 04/11 Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 Sak 05/11 Statusrapportering vedr. forvaltningsrevisjonsprosjekt om Prosjektstyring Sak 06/11 Kontrollutvalgets aktivitetsplan for 2011 Sak 07/11 Sak 08/11 Kontrollutvalgets årshjul Orienteringssaker Eventuelt Ordfører og rådmann er invitert til en dialog om sak 03/11 om selskapskontrollen. Ordføreren møter klokken 19.30. Rådmannen møter klokken 18.30 for den generelle dialogen m.v, jf. sak 02/11. Forfall eller melding om inhabilitet meldes en. Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Thorbjørn Nerland /s./ Leder May-Britt Ødegård Kopi: Ordfører og rådmann Follo distriktsrevisjon
Kontrollutvalgets møte 9. februar 2011 Sak 01/11 Sak 01/11 Protokoll fra møtet den 1. desember 2010 Et forslag til protokoll ble 2. desember 2010 sendt via e-post til utvalgets medlemmer for merknader. Det fremkom noen justeringer til forslaget som er tatt inn i protokollen. Særutskrift av vedtaket i sak 40/10 er oversendt kommunestyret i brev av 7. desember 2010. Vedtaket under Eventuelt vedrørende innhenting av informasjon om resultatene av de nasjonale prøvene for grunnskolen i Enebakk, er oversendt rådmannen i e-post av 7. desember 2010, med svarfrist 21. januar 2011. Forslag til vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 1. desember 2010 godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 1. desember 2010
Kontrollutvalgets møte 9. februar 2011 Sak 02/11 Sak 02/11 Dialog med rådmannen: 1. internkontrollen i kommunen, 2. oppfølging av vedtak fattet av PPT, 3. gjennomføringen av de nasjonale prøvene for grunnskolen i Enebakk og 4. generell dialog Punkt 1. Internkontrollen i kommunen: Kontrollutvalget vedtok i sitt møte den 20. oktober 2010 å be rådmannen om en skriftlig orientering om internkontrollen i kommunen. 1. januar 2011 ble satt som frist for orienteringen. I brevet til rådmannen ble det bedt om at rådmannen blant annet kommenterer de aktuelle anbefalingene i rapporten om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Rapporten er tidligere utdelt til utvalgets medlemmer, og kan også leses på kommunal og regionaldepartementets internettsider. Vi vedlegger kopi av anbefalingene fra nr. 12 t.o.m. 36. Rådmannens skriftlige orientering foreligger i vedlagte brev av 14. desember 2010. Vi har invitert rådmannen til møtet bl.a. for å ha en dialog om saken. Punkt 2. Oppfølging av vedtak fattet av PPT I tilknytning til sak 31/10 i utvalgets møte den 20. oktober 2010 ble det reist spørsmål om hvordan kommunen følger opp vedtak fattet av PPT vedrørende spesialundervisning. Vedlagt følger rådmannens notat av 25. november 2010 vedrørende dette spørsmålet. Vi har invitert rådmannen til møtet for å ha en dialog om saken. Punkt 3. Gjennomføringen av de nasjonale prøvene for grunnskolen i Enebakk Utvalget vedtok under Eventuelt i sitt møte den 1. desember 2010 følgende: 1. Utvalget ber om en skriftlig orientering om gjennomføringen av de nasjonale prøvene for grunnskolen i Enebakk 2. Ved enkelte av skolene har utvalget merket seg en betydelig faglig framgang og vil gjerne vite om spesielle tiltak er igangsatt som kan forklare dette. 3.Vi ber også om å få opplyst om det er spesielle utvalgskjevheter i tallene for Enebakk. Spørsmålene rettes til rådmannen med svarfrist 21. januar 2011. Sekretariatet mottok rådmannens tilbakemelding vedrørende det ovenstående ved e-post av 24. januar 2011 vedlagt et notat om de nasjonale prøvene i Enebakk. Vi vedlegger kopi av notatet.
Vi har invitert rådmannen til møtet for å ha en dialog om saken. Punkt 4. Generell dialog Kontrollutvalget har i sitt årshjul vedtatt at det ønsker en generell dialog med rådmannen i sitt første møte etter hvert årsskifte. Innstilling: orientering. 1. Rådmannens rapport om internkontrollen i kommunen tas til 2. Rådmannens orientering om kommunens oppfølging av vedtak om spesialundervisning tas til orientering 3. Rådmannens orientering om gjennomføringen av de nasjonale prøvene for grunnskolen i Enebakk tas til orientering. 4. Dialogen med rådmannen tas til orientering. Sekretær Vedlegg: - Organisasjons- og personalsjef Dag Martinsens brev til FIKS av 14. desember 2010 vedlagt rådmannens rapport om internkontrollen i kommunen. - 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane; anbefalingene fra nr. 12 t.o.m. 36. - Rådmannens notat av 25. november 2010 vedr. oppfølging av vedtak om spesialundervisning. - Notat av 24. januar 2011 vedr. nasjonale prøver i Enebakk.
Kontrollutvalgets møte 9. februar 2011 Sak 03/11 Sak 03/11 Selskapskontroll 2010 Rapport om oppfølgingen av kommunestyrets vedtak Kontrollutvalget sluttet seg i sitt møte den 20. oktober 2010, jf. sak 34/10, til sekretariatets forslag om å fokusere selskapskontrollen i 2010 på i hvilken grad kommunestyrets vedtak bl.a. i forbindelse med rapportene om selskapskontroll fra hhv. 2007/2008 og 2009 er fulgt opp. Kommunens selskaper underlagt selskapskontroll: For Enebakk kommune gjelder selskapskontrollen følgende selskap: Alarm sentral brann øst AS, Enebakk produkter AS, Follo legevakt IKS, Romerike avfallsforedling IKS, Krisesenteret i Follo IKS, Incestsenteret i Follo IKS og Nordre Follo Brannvesen IKS. For å kartlegge hvordan kommunestyrets vedtak er fulgt opp, vedtok kontrollutvalget å stille rådmannen og ordføreren en del spørsmål. Rådmannen og ordføreren besvarte spørsmålene ved brev av hhv. 22. november og 30. november 2010. Kopi av brevene følger vedlagt. Kommunestyrets vedtak og oppfølgingen av disse vedtakene Kommunestyret behandlet den 31.03.2008, jf. sak 29/08, kontrollutvalgets innstilling om rapport om eierskapskontroll (datert 22. januar 2008). Kommunestyret vedtok enstemmig å ta rapportens anbefalinger til etterretning og ba rådmannen legge frem en sak om hvordan anbefalingene kunne bli fulgt opp. I møte 5. mai 2008, jf. sak 39/08, vedtok kommunestyret en eiermelding for Enebakk kommune som skal rulleres minimum hvert fjerde år. Kopi av eiermeldingen følger vedlagt. Anbefalingene som fremkommer av rapporten om eierskapskontroll er gjengitt nedenfor i kursiv og etterfulgt av sekretariatets gjennomgang av basert på informasjon fra rådmann og ordfører samt andre kilder hvordan hvert punkt er fulgt opp. 1. Ut over en tilslutning til selskapsavtalene, har ikke kommunen etablert noen eierstrategi for sine selskaper. Vi merker oss at kommunen har en eierskapsmelding under utvikling. Oppfølging: Kommunestyret vedtok en eiermelding for Enebakk kommune for 2007 2012 den 5. mai 2008. Rådmannen skriver at det i tillegg til eiermeldingen er vedtatt en felles eiermelding kalt Samarbeid om eierstyring i de interkommunale selskapene i Follo. Eiermeldingene etterleves i den forstand at det er lagt opp til felles opplæring av styrerepresentanter og felles representantskapsmøter i forkant av hver kommunes økonomiprosess. Dette for å sikre at selskapene styres i samsvar med den økonomiske utviklingen i eierkommunene. Utover dette er det tatt inn en tiltaksplan for interkommunale selskaper i Follorådets handlingsprogram 2011 2014. Ordføreren skriver at
eiermeldingen for Enebakk kommune skal evalueres ved neste rullering. Dette vil gi kommunen et svar på hvor godt elementene i meldingen etterleves. 2. Vi anbefaler en årlig drøfting i kommunestyret av strategien i forhold til selskapene. Det bør lages rutiner for at kommunestyrene kan påvirke planer og budsjetter i en tidlig fase. Oppfølging: I henhold til kommunens eiermelding (s. 7) skal kommunestyret behandle eierspørsmål i et årlig møte. Dette skal fortrinnsvis skje i kommunestyrets januarmøte. Det vil være eiersekretariatet som har ansvar for å forberede saker til eiermøtet. Rådmannen skriver at det i praksis har vist seg krevende å gjennomføre et slikt årlig eiermøte i kommunestyret. Kommunestyret får likevel kjennskap til selskapene gjennom saker som behandles i kommunestyret. Den 23. mars 2010 vedtok ordførermøtet i Follo et dokument om mål for samarbeidet om eierstyring i de interkommunale selskapene i Follo (2010 2014). I avsnitt om Fastsettelse av budsjetter beskrives hvordan budsjettprosessen i selskapene skal gjennomføres ved at rådmennenes budsjettforutsetninger blir kjent for dem på et tidlig tidspunkt. Videre sikres at eierne v/ordførermøtet foretar en samordnet vurdering før forslagene vedtas i de enkelte representantskap og til slutt legges inn i kommunens budsjettforslag. I dokumentet heter det også at rådmannskollegiet er eiersekretariat og skal saksbehandle spørsmål knyttet til eierrollen i selskapene. Fellesdokumentet fra ordførermøtet følger vedlagt. En modell med at alle representantskapsmøtene i selskapene holdes fortløpende og på samme sted, totalt i løpet av 1 2 dager er innført. En evaluering av samarbeidet om budsjettprosessene m.v. planlegges i 2011. 3. Vi anbefaler at eierinnflytelsen i selskapene primært sikres via representantskapene. Kommunestyrets overordnede ansvar tilsier at det bør bli holdt løpende orientert og tatt med på råd i viktige spørsmål. Administrasjonens ansvar for oppfølging av selskapene bør bli presisert. Oppfølging: Rådmannen opplyser at oppfølgingen av eierinteresser skjer ved at kommunestyret behandler saker vedrørende selskapene (endring av organisasjonsform, budsjett, tiltredelse av nye kommuner, vedtektsendringer etc.) Rådmannen viser videre til at en regelmessig og god nok evaluering av alle selskapene som Enebakk kommune er medeier i er en utfordring av flere grunner bl.a. pga. mangel på ressurser som har dette som dedikert oppgave. Rådmannen viser endelig til at når det gjelder Enebakk produkter, ROAF, Kemneren, FDR og Øyern IKT, er det etablert møtearenaer. I tillegg holdes kommunen v/ rådmannen løpende orientert fra daglig leder ved behov. Vertskommunesamarbeidet Øyern IKT har etablert et samarbeidsråd bestående av alle samarbeidende rådmenn, der viktige strategiske samt økonomiske beslutninger fattes. Kopi av styrepapirer etc. sendes rådmannen. Utover dette skjer selskapsoppfølgingen stort sett i generalforsamling/representantskap. Ordføreren skriver at rådmannen ikke har noen formell rolle ved oppfølgingen av selskapene utover å utøve eierskapssekretariatsrollen og tilrettelegge for saker knyttet til selskaper som legges frem for behandling for kommunestyret.
4. Vi anbefaler at rapporter, regnskap og alle møtedokumenter fra styret og representantskapet også sendes direkte til kommunen og arkiveres på en hensiktsmessig måte. Oppfølging: Rådmannen skriver at selskapene rapporterer og holder kommunen informert om saker av betydning. Administrasjonen mener gjennom denne arbeidsformen at kommunestyret får tilstrekkelig rapportering. Saker som omhandler de interkommunale selskapene arkiveres i kommunens arkiver. Det samme gjelder for eiermeldingen. Sekretariatet stilte i e-post av 24. januar 2011 følgende oppfølgingsspørsmål til rådmannen: Blir innkallinger og referat fra hhv. styremøter og representantskapsmøter/generalforsamlingsmøter samt årsregnskap og årsmeldinger for det enkelte selskap lagt rutinemessig frem for kommunestyret? Rådmannen svarte i e-post av samme dag at dette gjøres litt forskjellig fra kommune til kommune. I Enebakk kommune er det en skriftlig redegjørelse til kommunestyret, som legges frem i første kommunestyremøte på nyåret. Redegjørelsen innehar informasjon om de selskapene kommunen er medeier i. 5. Vi anbefaler at kommunestyret og administrasjonen også gis regelmessig opplæring ut fra deres ståsted. Oppfølging: I ingressen til denne anbefalingen i eierskapskontrollen ble det vist til at opplæring ikke er gitt til medlemmer av styrene, men at dette var under planlegging. Rådmannen opplyser at det i dokumentet Samarbeid om eierstyring i de interkommunale selskapene i Follo er beskrevet at det også skal legges opp til felles opplæring av eierrepresentantene. Denne opplæringen er gjennomført både i 2009 og 2010. Ordføreren viser også til at det har vært gjennomført kurs for styremedlemmer i interkommunale selskap via Follorådet, og at dette vil bli videreført. I e-post til sekretariatet av 24. januar 2011 skriver rådmannen at administrasjonen ikke har behov for opplæring om de kommunale og interkommunale selskapene. Derimot har de ansatte som har en eller annen form for styrerepresentasjon behov for kompetanse. Dette er beskrevet i dokumentet eierstyring i Follo. 6. Vi anbefaler at arkivordningen utvides til å omfatte alle dokumenter som kommunen mottar fra selskapet, jf. pkt. 4. Internett kan her gi grunnlag for effektive løsninger. Oppfølging: Jf. punkt 4 ovenfor. FIKS rapport om selskapskontroll i 2009 viste at selskapene i overveiende grad fulgte gjeldende virksomhetslov etc. på de områdene vi undersøkte. Dette gjaldt blant annet vedtak om økonomiplan, informasjon til kommunene/eierne, opplæring av styremedlemmer mv. Kommunestyret gjorde den 7. desember 2009, jf. sak 108/09, og kontrollutvalgets vedtak i sak 25/09, vedtak om FIKS rapport om selskapskontroll 2009: 1. Kommunestyret tar Rapporten om selskapskontroll 2009 til etterretning. 2. Kommunestyret slutter seg til rapportens anbefalinger og ber kommunens representanter i de aktuelle selskaper følge opp disse.
Anbefalingene i rapporten som knytter an til kommunestyrets vedtak om oppfølging av selskapene er behandlet i gjennomgangen av den forrige rapporten. Vi går derfor ikke nærmere inn på anbefalingen i rapporten fra 2009 i denne saken. Vurdering: 1. Ordførermøtets vedtak om felles mål for eierstyringen av de interkommunale selskapene i Follo vil kunne legge grunnlaget for en mer systematisk påvirkning fra eierne og bedre integrering av selskapenes budsjettforslag i den enkelte kommunes budsjettprosess. 2. Kommunestyret har gjennom eierskapsmeldingen tatt et viktig skritt for å få bedre oversikt og styring med sine eierinteresser. 3. Kommunestyrets vedtak om eierskapsmelding og krav til selskapene vil danne et viktig grunnlag for kommende selskapskontroller fra kontrollutvalgets side. 4. Generelt er det vår vurdering at ordfører og administrasjon har fulgt opp kommunestyrets vedtak i sakene om eierskapskontroll i 2008 og 2009. Innstilling: Kontrollutvalget finner at ordføreren og administrasjonen har fulgt opp kommunestyrets vedtak vedrørende eierskapskontrollen i sak 29/08 og i sak 108/09. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets gjennomgang av oppfølgingen av kommunestyrets vedtak vedrørende eierskapskontrollen i sak 29/08 og i sak 108/09 til orientering. Sekretær Vedlegg: - Brev til FIKS av 22.11.2010 fra rådmann Kjersti Øiseth - Brev til FIKS av 30.11.2010 fra ordfører Dag Bjerke. - Eiermelding 2007-2012 for selskaper som Enebakk kommune er medeier i, vedtatt i kommunestyret 5. mai 2008. - Vedtak i ordførermøtet i Follorådet den 23.03.2010 om samarbeid om eierstyring i de interkommunale selskapene i Follo 2010 2014.
Kontrollutvalgets møte 9. februar 2011 Sak 04/11 Sak 04/11 Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 Vedlagte forslag til årsrapport for 2010 legges frem for utvalget til behandling. Vi har forelagt forslaget for utvalgsleder, Thorbjørn Nerland. Forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 vedtas. Årsrapporten for 2010 oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til orientering. Vedlegg: Forslag til årsrapport fra kontrollutvalget for 2010.
Kontrollutvalgets møte 9. februar 2011 Sak 05/11 Sak 05/11 Statusrapportering vedr. forvaltningsrevisjonsprosjekt om Prosjektstyring Kontrollutvalget besluttet den 26. april 2010, jf. sak 11/10, å foreta en forvaltningsrevisjon knyttet til prosjektstyring i Enebakk kommune. Bakgrunnen for kontrollutvalgets vedtak var kommunestyrets vedtak i sak 5/10 den 15. februar 2010, hvor kommunestyret ba kontrollutvalget om å gjennomføre en slik forvaltningsrevisjon. Formannskapet vedtok i møte den 6. september 2010 å bevilge kr. 155.000 for å gjennomføre dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Kontrollutvalget godkjente i sak 17/10 den 14. juni 2010, med enkelte presiseringer, den fremlagte prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet om prosjektstyring. Prosjektperioden var i prosjektplanen anslått å være fra oktober til desember 2010. Sekretariatet mottok ved e-post den 31. januar 2011 en skriftlig rapport fra FDR om status på forvaltningsrevisjonsprosjektet. Kopi av rapporten følger vedlagt. Innstilling: FDRs rapport av 31. januar 2011 om status på forvaltningsrevisjonsprosjektet om prosjektstyring tas til orientering. Vedlegg: FDRs rapport av 31. januar 2011
Kontrollutvalgets møte 9. februar 2011 Sak 06/10 Sak 06/11 Kontrollutvalgets aktivitetsplan for 2011 Forslaget til aktivitetsplan er i samsvar med tidligere aktivitetsplaner. Planen vil bli ajourført til hvert møte og avsluttede saker vil bli ført opp separat. Forslag til vedtak: Det fremlagte forslaget til aktivitetsplan for 2011 vedtas. Vedlegg: Forslag til kontrollutvalgets aktivitetsplan for 2011
Kontrollutvalgets møte 9. februar 2011 Sak 07/11 Sak 07/11 Kontrollutvalgets årshjul Forslaget til årshjul er i samsvar med tidligere årshjul vedtatt av kontrollutvalget i møte 14. juni 2010, jf. sak 19/10. Forslag til vedtak: Det framlagte forslaget til årshjul vedtas. Vedlegg: Forslag til kontrollutvalgets årshjul
Kontrollutvalgets møte 9. februar 2011 Sak 08/11 Sak 08/11 Orienteringssaker Vedlegg: 1) Kopi av rapport av 3. januar 2011 fra Helsetilsynet i Oslo og Akershus fra tilsyn med oppfølgingstilsyn med nødvendig helsehjelp til akutt og/eller kritisk syke ved Enebakk sykehjem, avdeling Ignagard. 2) Oversikt over tilsyn fra Fylkesmannen. 3) Brev til kontrollutvalget i Enebakk av 26. januar 2011 fra kontrollutvalget i Gjerdrum vedr. selskapskontroll av ROAF Innstilling: Orienteringssakene tas til orientering.