Lunner kommune Kontrollutvalgets PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Behandlet i kontrollutvalget: 12. september 2012. Vedtatt av kommunestyret:
INNHOLD 1. INNLEDNING...3 2. PLANPROSESSEN...3 3. FORVALTNINGSREVISJON...4 3.1 HVA ER FORVALTNINGSREVISJON?...4 3.2 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PRIORITERINGER...5 4. SELSKAPSKONTROLL...9 4.1 HVA ER SELSKAPSKONTROLL?...9 4.2 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - PRIORITERINGER...10 Kontrollutvalget Side 2
1. INNLEDNING Kontrollutvalget utfører på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen, herunder påser at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalgets oppgaver kan i hovedsak deles i tre områder: Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll I Forskrift om kontrollutvalg går det frem at kontrollutvalget skal lage en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planene skal vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Selv om forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er to ulike kontrolloppgaver har kontrollutvalget valgt å samle de to planene i samme dokument. 2. PLANPROSESSEN I forskrift om kontrollutvalg går det frem at plan for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. I tillegg til å legge vekt på risiko- og vesentlighet i sitt arbeid med prioritering av områder/tema for kontroll, har kontrollutvalget også lagt vekt på følgende: Prosjektets potensielle bidrag til å skape forbedringer i forvaltningen Politisk aktualitet og interesse Betydningen de offentlige tjenestene har for brukerne/innbyggerne Gjennomførbarhet (praktisk og økonomisk) Erfaringer fra andre kommuner Utfordringen med den overordnede analysen er å sikre at analysen er tilstrekkelig overordnet, slik at man får et oversiktsbilde av hele den kommunale virksomheten, samtidig som den går tilstrekkelig dypt til å danne et meningsfullt grunnlag for prioritering av konkrete områder. Ved valg av metode og opplegg for overordnet analyse er disse hensynene balansert opp mot kontrollutvalgets budsjettmidler. Den overordnede analysen ble gjennomført som en prosess i kontrollutvalget. Som grunnlag for risiko- vesentlighetsvurderingen er det innhentet kunnskap fra en rekke kilder, bl.a.: Kontrollutvalget Side 3
Kommunale planer og rapporter (handlingsplan, økonomiplan, årsrapporter mv.) Tilgjengelig statistikk (i hovedsak kostra-tall) Gjennomførte revisjonsprosjekter/evalueringer i andre kommuner Avisomtale Foranalyse av utvalgte områder. Det er også gjennomført samtaler med ordfører og rådmann for å få synspunkter på utvalgets arbeid med ny plan. 3. FORVALTNINGSREVISJON 3.1 HVA ER FORVALTNINGSREVISJON? Kommuneloven 77 nr 4, 2. punktum beskriver forvaltningsrevisjon slik: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). I en forvaltningsrevisjon kan man ha flere forskjellige perspektiver. Hvilket perspektiv man legger hovedvekten på avhenger av intensjon med undersøkelsen. Mulige perspektiver Brukerperspektiv Resultatperspektiv Vedtaksperspektiv Produktivitets- og effektivitetsperspektiv Ledelsesperspektiv Økonomisk perspektiv Forvaltningsrevisjon Organisasjonsperspektiv Styringsperspektiv Regeletterlevelse Systemperspektiv På grunn av at tema og vurderingstype kan spenne vidt, stilles det store krav til både metode- og fagkunnskap hos den som skal gjennomføre revisjonen. Kontrollutvalget Side 4
3.2 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PRIORITERINGER Prioriteringene er delt inn i prioriterte og uprioriterte tema/områder. Det prioriterte områdene vil med stor sannsynlighet bli prioritert i løpet av valgperioden, mens de uprioriterte områdene vil bli vurdert, men er noe mer usikre. Prioriterte områder/tema NAV Hadeland Kommentarer To styringslinjer (Stat og kommune) kan gi utfordringer og representere en risiko. Kostratall sosialhjelp: Gjennomsnittlig utbetaling pr. stønadsmåned ligger betydelig over gjennomsnittet. Stor forskjell mellom Lunner og Gran på dette området. Politisk interesse. Styring og kontroll med den kommunale delen av NAV (=kommunens ansvarsområde) Oppfølging av inngåtte kontrakter mellom kommunen og NAV-kontoret. Måloppnåelse - kommunale mål. Årsaksforklaring mht. kostratall for sosialhjelp. Innkjøp Komplekst regelverk (høy iboende risiko for feil) Feil i f.m. anskaffelser kan medføre betydelige økonomisk tap og omdømmetap. Felles innkjøpsfunksjon samarbeid med Gran kommune Kartlegging av kommunens bruk av rammeavtaler Vurdering av kommunens nytteverdi av deltakelse i innkjøpssamarbeidet for Hadeland. Etikk Stort fokus på området fra sentrale myndigheter (eks.: krav om høy etisk standard ble innarbeidet i formålsparagrafen i kommuneloven i 2011, etablering av etikkutvalg i KS). Tidligere medarbeiderundersøkelser viser at en relativt stor andel av de ansatte som ikke vet om overordnet ledelse er opptatt av etikk i Kontrollutvalget Side 5
kommuneorganisasjonen. Brudd på kommuneloven i f.m. krav om omtale av etikk i årsrapporten for 2011 Hvordan jobber kommunen med forankring av etiske holdninger hos ansatte og politikere? Fokus både på overordnet nivå (ordfører/rådmann) og på mellomledernivå i organisasjonen. Interkommunalt samarbeid Generell risiko/utfordringer knyttet til styring og kontroll med interkommunale samarbeid. Kommunen løser en relativt stor andel av sin virksomhet gjennom interkommunale virksomheter. Politisk interesse. Velge ut konkret samarbeid som ønskes undersøkt. Fokus på for eksempel: Styring og kontroll Evaluering av måloppnåelse, effekter, resultater Oppfølging av inngåtte avtaler og styringssignaler. Samhandlingsreformen Betydelig reform med store konsekvenser for flere tjenesteområder i kommunen. Stor politisk interesse. Kommunens risikovurderinger/risikohåndteringer i tilknytning til reformen. Andre aktuelle områder/tema Forvaltningsloven Kommentarer Grunnleggende lovverk for hele den kommunale forvaltningen. Et stort antall ansatte forvalter loven på vegne av kommunen. Kontrollutvalget Side 6
Hvordan sikrer kommunen at alle saksbehandlere innehar tilstrekkelig kompetanse på lovverket? Kontroll av utvalgte saker/administrative vedtak mht. etterlevelse av regelverket (stikkprøver). Barnevern Internkontroll Har vært et bekymringsområde både sentralt og lokalt i flere år. Svikt kan få alvorlige konsekvenser for barn og unge. Kostra-tall: Kommunen skiller seg ut med lite ressurser pr. barn i hjemmet (egen familie) og relativt mye ressurser til pr. barn utenfor egen familie. Samhandling mellom barnevernet og andre instanser (pp-tjenesten, helsesøstertjenesten m.fl.) Måloppnåelse i f.m. forebyggende arbeid. Årsaksforklaringer i f.m. kostratall. Kommentar: Evt. kontroller på dette området må avstemmes mot bl.a. Fylkesmannes tilsynsarbeid. Vesentlig oppgave for rådmannen, jf. krav om betryggende kontroll i kommunelovens 23. I hvilken grad har kommunen lykkes med å integrere risikostyring og avvikshåndtering i sitt overordnede internkontrollsystem? Resultatstyring/-måling (etablering av mål, målformuleringer) Oppfølging av politiske vedtak Vesentlig oppgave for rådmannen å sørge for at alle politiske vedtak iverksettes, jf. kommunelovens 23. Stor politisk interesse. Etterlevelse av kommunelovens 23 nr. 2 (rådmannens ansvar) Fokus på rådmannens system Stikkprøver/test av utvalgte vedtak mht. Kontrollutvalget Side 7
iverksetting/gjennomføring og rapportering. IKT / informasjonssikkerhet Vesentlig område for kommunen, da bruk av IKT benyttes i større eller mindre grad innenfor alle tjenesteområder. Risiko for svikt kan få store konsekvenser. Informasjonssikkerhet, herunder etterlevelse av personopplysningsloven. Risikovurderinger IT-sikkerhet Katastrofeberedskap i f.m. IKT LEA N Stort omstillingsprosjekt i kommunen med fokus på effektivisering av arbeidsprosesser mv. Kommunen benytter store ressurser på prosjektet. Varig gevinstrealisering, evaluering av gevinster over tid (risiko for tilbakefall etter gjennomført prosess). Kommentar: Kontrollutvalget vil igangsette nødvendige undersøkelser på eget initiativ dersom det i planperioden oppstår behov på andre områder enn de som er nevnt over. Kommunestyret vil bli orientert om kontrollutvalgets prioriteringer gjennom egne forvaltningsrevisjonsrapporter, og/eller gjennom kontrollutvalgets årsrapport. Før igangsetting/bestilling av et revisjonsprosjekt vil kontrollutvalget vurdere å foreta en foranalyse som endelig beslutningsgrunnlag for gjennomføring. Kontrollutvalget Side 8
4. SELSKAPSKONTROLL 4.1 HVA ER SELSKAPSKONTROLL? Selskapskontroll er en ny oppgave for kontrollutvalget, som ble inntatt ved lov- og forskriftsendring 01.07.04. Kommuneloven 77 nr 5 sier følgende: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg 14 beskriver selskapskontroll slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Ovenstående beskriver selskapskontrollens obligatoriske del. Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon (frivillig). Oppgavene kan illustreres slik: Kommunestyret Utøver av kommunens eierinteresse Kontrollutvalget Eierskapskontroll Generalforsamling/ representantskapsmøte Revisor Forvaltningsrevisjon Styre Fristilt virksomhet organisert som AS eller IKS Bestemmelsene om selskapskontroll må ses i sammenheng med kontrollutvalgets rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet, jf. kommuneloven 80. Disse bestemmelsene er gitt med tanke på interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Kontrollutvalget Side 9
4.2 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - PRIORITERINGER Kontrollutvalget prioriterer følgende i sitt arbeid med selskapskontroll: Område/selskap Eierstyring i Lunner kommune Kommentar Generelle utfordringer/risiko knyttet til styring av fristilte selskaper Politisk interesse Aktuelle fokusområder: Etterlevelse av kommunens vedtatte eierskapspolitikk/prinsipper for eierstyring. HRA AS Hovedbegrunnelse for valg av selskapet: Viktig selskap for kommunen som ivaretar lovpålagte oppgaver. Store endringer i rammevilkårene for selskapet. Aktuelle fokusområder: Overholdelse av regelverket for selvkost og dokumentasjon av beregning av kommunens renovasjonsgebyr. Kommentar: Kontrollutvalget vil igangsette nødvendige undersøkelser på eget initiativ dersom det i planperioden oppstår behov på andre områder enn de som er nevnt over. Kommunestyret vil bli orientert om kontrollutvalgets prioriteringer gjennom egne forvaltningsrevisjonsrapporter, og/eller gjennom kontrollutvalgets årsrapport. Før igangsetting/bestilling av en selskapskontroll vil kontrollutvalget vurdere å foreta en foranalyse som endelig beslutningsgrunnlag for gjennomføring. Ved kontroll av selskaper som kommunen eier i samarbeid med andre kommuner vil kontrollutvalget søke å koordinere/samordne sine kontroller med kontrollutvalgene i de øvrige deltakerkommunene. Roa, 12. september 2012. Tor Ivar Grina leder av kontrollutvalget Kontrollutvalget Side 10