Økonomireglement Bø kommune Vedteke 12.09.2016 i kommunestyret sak nr 82/16
Innhald Føremål... 2 Avgrensing... 2 Budsjett, rapportering og avviksoppfølging... 3 Investeringar... 3 Innkjøp og bestillingar... 4 Fakturabehandling og leverandørutbetaling... 5 Tilvising og attestasjon... 5 Leverandørutbetaling... 6 Føremål Saman med overordna strategiske styringsdokument, økonomiplan og årsbudsjett med handlingsplanar, skal økonomireglementet danne det prinsipielle grunnlaget for kommunens verksemdsstyring. Målet er å sikre eit felles sett av retningsliner som vil bidra til enklare, betre og meir harmonisert økonomistyring og internkontroll i kommunen. Reglementet skal gi rasjonell saksbehandling og koordinering. Alle med delegert budsjettmyndigheit har ansvar for å halde seg innafor vedteken ramme. Dette dokumentet vil bli oppdatert med jamne mellomrom, og ansvaret for dette ligg hos rådmannen. Avgrensing Følgjande område blir omtalt i økonomireglementet: Budsjett, rapportering og avviksoppfølging Investeringar Innkjøp og bestillingar Fakturabehandling og leverandørutbetaling Lovheimlar på økonomiområdet ligg i det politiske delegeringsreglementet. Dette reglementet er ein brukarvennleg nettløysing på Bø kommune sin heimeside under «Politikk og organisasjon» og fane lokalpolitikk. Her ligg delegeringane sortert alfabetisk på lovane og til dei/den som har delegert myndigheit. 2
Budsjett, rapportering og avviksoppfølging Budsjettet er verksemda sitt viktigaste styringsverktøy. Rammene er bindande for sektorane. Budsjettet angir kva for aktivitetar og satsingsområde som er planlagt for året. Dette skal igjen forplikte kommunen økonomisk. Kommunestyret vurderer budsjettsituasjonen i samband med tertialrapportane og vedtek nødvendige budsjettjusteringar Kommunen er inndelt i fire sektorar (helse og velferd, oppvekst, teknisk og stab/støtte/kultur), der kvar sektor har ansvar for ressursbruk, kvalitet i tenesteproduksjon og forvaltningsoppgåver, innan sitt ansvarsområde. Organisasjonskartet (det som til ei kvar tid er det gjeldande), angir korleis kommunen er organisert. Kvar av dei fire sektorane blir leia av ein kommunalsjef som har følgjande ansvar og mynde: Utarbeide budsjett Oppfølging av budsjett og økonomistyring i eigen sektor gjennom månadlege uttak av økonomirapport på lønnspostar, andre driftsutgifter og inntekter Kommunalsjef/rådmann har fullmakt til å justere si nettoramme gjennom auka inntekter. Disponeringar mellom einingar som er større enn kr 100 000, skal rapporterast i første økonomirapport til formannskapet. Budsjettendringar skal meldas til økonomiavdelinga Systematisk økonomirapportering i tertialrapportane i følgje årshjul Postere i samsvar med den til ei kvar tid gjeldande inndeling i kontoplan, ansvarsområde og funksjonar. Postering skal skje fortløpande og utan opphald for å sikre god budsjettkontroll Registrere avvik og lage plan for inndekning Sørgje for at felles løns- og økonomisystem nyttast og at internkompetansen vidareutviklast Alle endringar av tilbod skal behandlast politisk i hovudutval. I saker som har økonomisk konsekvens skal formannskapet tilrå til kommunestyret Investeringar Kommunalsjef er ansvarlig for innmelding og gjennomføring av investeringsprosjekt i sine respektive sektorar. Investeringar omfattar utskifting og enkeltkjøp i varige driftsmidlar med ei levetid på meir enn 3 år og beløp over 100.000. Begge delar må vere oppfylt for at innkjøpet kan bli klassifisert som investering. Investeringar i eksisterande infrastruktur, bygg og liknande skal definerast som vedlikehald, og førast i driftsrekneskapet, med mindre 3
investeringa medfører ei vesentleg heving av standarden. Da førast den i investeringsrekneskapet. Investeringar skal inngå i den ordinære budsjettprosessen og skal vere spesifisert i budsjettet. Investeringar skal organiserast som eigne prosjekt med prosjektnummer. Det er rådmannen som tilvisar alle investeringskostnader. Før investeringar kan meldast inn til budsjettprosessen, skal det ligge føre grundige og gjennomarbeidde behovsanalyser, kalkyler, plan for gjennomføring og vurdering lønsemd. Måling av framdrift for investeringsprosjekt skjer som del av tertialrapporteringa og etter eigne prosjektmøte. Innkjøp og bestillingar Kommunale innkjøp regulerast av Lov om offentlige anskaffingar med tilhørande forskrift. Bø kommune er medlem i Vest-Telemark innkjøpssamarbeid og er gjennom dette med i BTV innkjøp. Rammeavtaler blir regulerte gjennom dette samarbeidet. Dette gjeld kjøp av varer, tenester og bygge- og anleggskontraktar. Lov om offentlige anskaffingar med forskrift gjeld generelt og for alle offentlige innkjøp uavhengig av storleiken på beløpa. Innkjøpsreglementet har retningsliner for innkjøpsverksemda som kjem i tillegg til lov og forskrift: Kriterium for val av leverandør fastsettast av rådmannen Einingsleiar/stabsleiar skal følgje desse. Ved avvik og rapporterte avvik frå desse skal iverksetting av innkjøp utstå til kommunalsjef har vurdert avviket Avgjersle om innkjøp innanfor vedtatt budsjettramme delegerast til einingsleiar. Einingsleiar avgjer kven som har rett til å foreta bestillingar/innkjøp innan sitt ansvarsområde Einingsleiar/stabsleiar har fullmakt til å foreta direkte anskaffingar avgrensa opp til kr 500 000 eks. mva. Einingsleiar har anledning til å delegere vidare beløpsfullmakt til direkte anskaffingar avgrensa opp til kr 100 000 eks. mva På bestillingstidspunkt skal bestillinga merkast med konto for kostnadsstad, art og bestillar. Det vil lette arbeidet med fakturabehandling og utsending på fakturaflyt Kjøp av IT-utstyr og programvare skal gjerast i samråd med IKT-avdelinga. Ved avvik og rapportering av avvik frå vedtekne rutinar for kjøp av IT-utstyr, skal innkjøp vente på rådmannens behandling av avviket. Før kontrakt blir inngått for kjøp over kr 100 000,- eks. mva. skal det leggast fram attest frå Skatteoppkrevjar om at alle skatte- og avgiftsrestansar er betalt, seinast ved tilbodsfristens utløp. Hovudtilbydar er ansvarlig for attest i forhold til eventuelle underleverandørar. 4
Alle tilbydarane av arbeid og tenester skal ved eigenerklæring kunne bekrefte at dei har eit HMS-system som innfrir internkontroll-forskriftene. Hovudtilbydar er ansvarlig for attest i forhold til eventuelle underleverandørar. Varer og tenester kan ikkje bestillast utan at det er budsjettdekning innan eigen ramme Den som bestiller skal passe på at disponering av budsjettmidlane er formelt, reelt og økonomisk i orden, jamfør forskrifter og rettleiing for budsjettoppstilling og rekneskapsføring i kommunen Fakturabehandling og leverandørutbetaling Føremålet med denne rutinen: Klargjøre ansvarsforhold ved godkjenning av fakturaer Sikre rask sirkulasjon av fakturaer for å redusere etterslep Unngå rentebelasting frå leverandørar og meirarbeid ved purringar Verksemda nytter seg av elektronisk fakturabehandling, dvs. inngåande fakturaer blir sendt ut på fakturaflyt for elektronisk godkjenning. Attestasjon skal føretas før faktura anvisas for betaling. Dei tenestestadene som har e-handel handterer bestilling, attestasjon og anvising etter dette systemet og etter fullmakt gitt av leiar. Inngåande fakturaer som ikkje tilfredsstiller kravet om merking; jamfør krav om merking på bestillingstidspunktet, vil bli avvist og returnert til leverandør. Tilvising og attestasjon Verksemda har innført doble attestasjonsrutinar for å kvalitetssikre innkjøp og fakturakontroll. Beløpsgrenser som ein del av myndigheitsstyringa er ikkje innført, jamfør delegeringsreglementet. Rådmannen delegerer tilvisingsmyndigheit for dei ansvarsområda kommunalsjef har ansvar for, men med unnatak for avgrensing som følgjer av forskrifter. Kommunalsjef og einingsleiar kan delegere tilvisingsmyndigheit vidare. Dette kan maksimalt skje eit ledd ut og skal rapporterast til rådmannen, rekneskapsavdelinga og revisjonen. Tilvisingar skal gjelde utbetaling til ein person eller eit firma, påført art, ansvar, funksjon og evt. objekt og prosjekt. Ingen har tilvisingsmyndigheit for eigne rekningar eller andre utbetalingar til seg sjølve. I slike tilfelle skal tilvisinga gjerast av næraste overordna. Den som tilvisar skal passe på at: Attestasjon og kontroll av rekning/faktura er føretatt av dei personar som har fått denne oppgåva Dersom ikkje alle vilkår for tilvising ligg føre, skal tilvisinga avvisast Dersom utgiftene allereie er pådratt, må spørsmålet om tilvising takast opp med kommunalsjef/rådmann 5
Den med tilvisingsrett skal til ei kvar tid sørgje for å ha oversikt over disponeringa av budsjettet Ved utbetaling av løn skal fastsett skjema (papir eller elektronisk)nyttast. Det er næraste leiar med budsjettansvar som har tilvisingsmynde og som må kontrollere at utbetalinga er i samsvar med lov og tariffavtale Einingsleiar/stabsleiar har ansvar for å etablere internkontroll. Alle fakturaer/rekningar skal konterast, attesterast og tilvisast av forskjellige personar. I kvar eining skal det ligge føre ein ajourført oversikt over kven som har bestillingsfullmakt og attestasjonsfullmakt. For attestasjonsfullmakt skal gjeldande system nyttast. Dei same reglane gjeld for desse som for tilvisingsfullmakter Den som har attestasjonsfullmakt har ansvar for å sjå til at varer og tenester faktisk er mottatt, og at det er samsvar mellom faktura og rekning, avtalt mengde og pris, samt at kontonummer og andre data er riktig påført Den som har attestasjonsfullmakt har ansvar for at timelister og liknande er kontrollerte og i samsvar med utført arbeid og gjeldande tariffavtale Leverandørutbetaling All leverandørutbetalingar skal skje gjennom reskontroført bokføring Inngåande faktura som kjem tilbake frå flyt kontrollerast og bokførast av rekneskapsavdelinga før leverandørutbetaling finn stad Faktura som av ulike årsaker, er stoppa for utbetaling, skal likevel bokførast, men ikkje utbetalast før tilvising av saksbehandlar/tilvisar/attestant Fakturaer blir fortløpande remmiterte og betalte i tråd med verksemda sine betalingsprosedyrar Purringar og inkassovarsel behandlast av rekneskapsavdelinga. Kontakt mot saksbehandlar skal skje per e-post VEDLEGG Delegering frå rådmann web sak 16/1395 o Avdelingsoversikt o Tilvisar attestant oversikt med stedfortredar o Tilvisingsfullmakt 6