Personalreglement for Riksrevisjonen Personalreglement for Riksrevisjonen av 9.3.2005 med senere endringer, senest 20.11.2008 Del I Generelt 1 Tjenestemannsloven Lov om statens tjenestemenn av 4. mars 1983 nr. 3 ( tjml) gjelder for tilsatte i Riksrevisjonen. De særskilte bestemmelser tjml 2-5 om kunngjøring av stillinger, innstillinger og fast og midlertidig tilsetting gjelder så lang de passer, jf. Riksrevisjonsloven 5 annet ledd. 2 Forvaltningsloven Forvaltningslovens regler gjelder for avgjørelser om tilsetting, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting av tjenestemenn i Riksrevisjonen. Det samme gjelde vedtak om å ilegge en tjenestemann ordensstraff, jf. Riksrevisjonsloven 7 første ledd. 3 Unntak fra reglementsbestemmelsene Det er adgang til å fravike reglene i dette reglementets 4-12 ved tilsettinger for kortere tid enn ett år. Del II Kunngjøring 4. Kunngjøring av stillinger 1. Ledige stillinger skal som hovedregel kunngjøres offentlig og internt og besettes etter alminnelig konkurranse. Riksrevisjonen avgjør i samråd med tjenestemannsorganisasjonene hvilke ledige stillinger som bare skal kunngjøres internt. Den offentlige kunngjøringen skal skje via Aetat og ellers på den måten som Personalseksjonen, ev. i samråd med revisjonsråden, bestemmer. 2. Det bør være minst 14 dagers søknadsfrist ved kunngjøring av stillinger. Ved interne kunngjøringer brukes vanligvis 1 uke. 3. Fraværende tjenestemenn skal, så langt det er mulig, gjøres kjent med interne kunngjøringer. 5. Kunngjøringens innhold 1. Krav til utdanning og praksis i kunngjøringen skal være i samsvar med de til enhver tid gjeldende kvalifikasjonskrav. 2. Kunngjøringen skal inneholde en kortfattet beskrivelse av stillingen, aktuelle arbeidsoppgaver/arbeidsområdet og kvalifikasjonskrav. Dersom det er klart at den som skal ansettes må være sikkerhetsklarert, skal det opplyses i kunngjøringen at klarering er nødvendig for å besette stillingen. 3. Kunngjøringen skal også inneholde opplysninger om lønnsvilkår, avdeling og seksjon, arbeidssted, fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig og søknadsfrist. Dersom geografisk arbeidssted ikke er avgjørende, kan stillingen kunngjøres med mulighet for plassering også utenfor Oslo uten angivelse av sted. Ved kunngjøring av generelle rekrutteringsstillinger er det ikke nødvendig å angi administrativ tilknytning. Det skal alltid fremgå hvem som kan gi nærmere opplysninger om stillingen og arbeidsforholdene. 4. Kunngjøringen må utformes slik at søkerkretsen ikke blir begrenset mer enn nødvendig, og slik at den ikke virker diskriminerende. LMT C:\Documents and Settings\lmt\Skrivebord\Personalreglementet av 090305.doc 1
5. Kvinner oppfordres til å søke stillinger hvor de er underrepresentert, dvs. er mindre enn 40 % (jf. Riksrevisjonens Tilpasningsavtale til Hovedavtalen i staten, 10). 6 Vilkår for fornyet kunngjøring 1. Lederen for Personalseksjonen, i samråd med lederen for vedkommende seksjon, kan bestemme at en stilling skal kunngjøres på nytt dersom det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall søkere som tilfredsstiller de krav som er inntatt i kunngjøringen. For lederstillinger treffes beslutning om fornyet kunngjøring av nærmeste foresatte. 2. Dersom Innstillingsrådet eller tilsettingsmyndigheten ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen vesentlig, skal stillingen kunngjøres på nytt. Det samme gjelder dersom det har gått uforholdsmessig lang tid siden kunngjøringen eller om forholdene har endret seg vesentlig. Del III Innstilling, behandling av søknader m.m. 7. Behandling av søknader 1. Etter utløpet av søknadsfristen skal Personalseksjonen snarest sette opp en liste over søkere ( utvidet søkerliste) som skal inneholde søkerens navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis både i offentlig og privat virksomhet, jf. 2 i forskrift til forvaltningsloven, gitt ved kgl. res. av 21. november 1980. 2. Personalseksjonen skal også snarest sette opp offentlig søkerliste som skal inneholde søkerens navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds-/arbeidskommune, jf. offl. 6 nr. 4. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv ber om det. Interne søkere til lederstillinger vil ikke bli unntatt fra offentlighet. 3. De søkerne som etter fagseksjonen og/eller Personalseksjonens vurdering synes best kvalifisert, bør innkalles til intervju. Medlemmene i Innstillingsrådet kan dessuten kreve at andre søkere som anses kvalifisert innkalles 1. Minimum 2 personer fra Riksrevisjonen skal delta i intervjuet. Personalseksjonen bør vanligvis delta i intervjuet. En representant utpekt av og blant representantene for tjenestemannsorganisasjonene i Innstillingsrådet, kan delta. Det er ikke nødvendig å innkalle søkere som er tilstrekkelig kjent fra tidligere. 4. Det skal legges til rette for mangfold blant de ansatte, særlig i forhold til kjønn (herunder kvinner til ledelse), etnisitet, funksjonsevne og alder. Dersom det er kvalifiserte søkere fra disse gruppene, bør minst én søker innkalles til intervju. 5. Det skal om mulig innhentes supplerende opplysninger fra tidligere og nåværende arbeidsgivere om de søkere som en vil foreslå innstilt. Det skal avtales med søkeren før slike opplysninger innhentes. Referansen legges ved saken. 6. Det utarbeides skriftlig begrunnet forslag til innstilling. Forslaget skal angi i hvilken rekkefølge søkerne bør komme i betraktning og bør om mulig omfatte minst tre kvalifiserte søkere. Forslag til innstilling sendes Innstillingsrådet via avdelingen 2. 7. Seksjonsleder som har kunngjort stillingen, kan i samråd med Personalseksjonen velge å ta søknader under behandling selv om søknadsfristen er overskredet. I så fall skal samtlige slike søknader tas i betraktning. 8. Innstillingsrådet 1. Innstillingsrådet består av syv medlemmer. Medlemmer av Tilsettingsråd og Likestillingsråd kan ikke være medlemmer av Innstillingsrådet. Medlemmene av Innstillingsrådet er: - to ekspedisjonssjefer oppnevnt av Riksrevisjonen, hvorav én er rådets leder - en representant og vararepresentant oppnevnt av Riksrevisjonen etter forslag fra 1 Når det gjelder lederstillinger, se 13 2 Når det gjelder innstilling til lederstillinger, se 13 2
Byråsjefkollegiet - lederen for Personalseksjonen - tre representanter oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene med forhandlingsrett (RTL, RF og Akademikerne) 2. Funksjonstiden for de oppnevnte medlemmene er 2 år. 3. Personalseksjonen er rådets sekretariat. 4. Det skal oppnevnes varamedlemmer for alle faste medlemmer i Innstillingsrådet. Avdelingens nestledere som er stedfortredere for ekspedisjonssjefene, er deres varamedlemmer. 9. Innstilling - saksgangen i Innstillingsrådet 1. Innstillingsrådet innstiller ved tilsettinger på alle nivåer unntatt lederstillinger. 2. Rådets sekretariat legger alle sakspapirer frem for Innstillingsrådets medlemmer, som påfører sine forslag til innstillinger i rekkefølgen: - lederen for Personalseksjonen - Byråsjefkollegiets representant - tjenestemannsorganisasjonenes representanter - ekspedisjonssjefen oppnevnt av Riksrevisjonen - Innstillingsrådets leder Om mulig bør minst tre kvalifiserte kandidater innstilles i prioritert rekkefølge. 3. Når det er enighet om den som er foreslått innstilt som nr. 1, anses forslaget som rådets endelige innstilling. 4. Hvis det er uenighet om innstillingen, eller noen av medlemmene krever det, trer Innstillingsrådet sammen til møte. 5. Dersom ett eller flere medlemmer i Innstillingsrådet under saksgangen krever det, skal Innstillingsrådet forelegge spørsmål vedrørende likestilling for Likestillingsrådet til uttalelse. 6. Deltagelse i Innstillingsrådet er en tjenesteplikt. Medlemmene av rådet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen. Unnlater likevel enkelte av rådets medlemmer å delta i behandlingen av en sak, er rådet beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar. 7. Alle medlemmer av Innstillingsrådet har anledning til å kreve innkalt aktuelle seksjonsledere. 8. Den endelige innstilling med eventuelle dissenser tas inn i Innstillingsprotokollen. Hvert medlem av rådet har rett til å få innført i protokollen en begrunnelse for sin stemmegivning. Etter møter i Innstillingsrådet undertegnes behandlingsbladet av rådets leder. Kopi av protokollen sendes medlemmene av Innstillings-, Likestillingsog Tilsettingsrådet. For øvrig skal det fremgå av innstillingen at de avtalefestede krav til likestilling er ivaretatt. 10. Tilsettingsrådet 1. Tilsettingsrådet består av syv medlemmer. Medlemmer av Innstillingsråd og Likestillingsråd kan ikke være medlemmer av Tilsettingsrådet. Medlemmene av Tilsettingsrådet er: - revisjonsråden (rådets leder) - tre ekspedisjonssjefer oppnevnt av Riksrevisjonen, hvorav den ene er nestleder - tre representanter oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene med forhandlingsrett (RTL, RF og Akademikerne) 2. Nestleder i Administrasjonsavdelingen er Tilsettingsrådets sekretær. 3. Funksjonstiden for de oppnevnte medlemmer er 2 år. 4. Det skal oppnevnes varamedlemmer for alle faste medlemmer i Tilsettingsrådet. Avdelingens nestledere som er stedfortredere for ekspedisjonssjefene, er deres varamedlemmer. 3
11. Tilsetting - saksgangen i Tilsettingsrådet 1. Tjenestemenn, unntatt lederne, tilsettes av Tilsettingsrådet etter innstilling fra Innstillingsrådet. 2. Tilsettingsrådets leder har tilsettingsmyndigheten i de saker der det er enstemmighet i Innstillingsrådet. 3. Når en innstilling ikke er enstemmig, eller når Tilsettingsrådets leder ikke er enig med et enstemmig Innstillingsråd, skal Tilsettingsrådet snarest innkalles til møte. 4. Rådets sekretær legger saken frem for medlemmene, som gjør sine anmerkninger i rekkefølgen: - tjenestemannsorganisasjonenes representanter - ekspedisjonssjefene - rådets leder 5. Deltagelse i Tilsettingsrådet er en tjenesteplikt. Medlemmene av rådet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen. Unnlater likevel enkelte av rådets medlemmer å delta i behandlingen av en sak, er rådet beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar. Vedtak om tilsetting fattes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet avgjør lederen for rådet. 6. Når innstillingen er enstemmig og den tiltres av Tilsettingsrådets leder, vil nr. to og tre bli betraktet som subsidiært tilsatte. Hvis nr. en frasier seg stillingen, rykker nr. to, og eventuelt nr. tre automatisk inn. 7. Dersom det under behandling av den enkelte sak reises spørsmål vedrørende likestilling, skal dette forelegges Likestillingsrådet til uttalelse om ett eller flere medlemmer i Tilsettingsrådet krever det. For øvrig skal det fremgå av protokollen at de avtalefestede krav til likestilling er ivaretatt. 8. Alle tilsettingsvedtak med eventuelle merknader skal tas inn i tilsettingsprotokollen. Hvert medlem av rådet har rett til å få innført i protokollen en begrunnelse for sin stemmegivning. Protokollen underskrives av rådets medlemmer. Kopi av protokollen sendes medlemmene i Innstillingsrådet. 12. Midlertidig tilsetting 1. En midlertidig tilsatt tjenestemann, tilsatt etter offentlig kunngjøring og vanlig tilsettingsprosedyre, kan tilsettes fast uten ny kunngjøring og behandling i Innstillingsrådet. 2. Det er adgang til å unnlate offentlig kunngjøring ved midlertidige stillinger som varer inntil ett år. Dersom slike tilsettingsforhold ønskes forlenget utover ett år, må stillingen behandles etter dette reglementets 4-12. 13. Innstilling og tilsetting i lederstillinger Riksrevisorkollegiet tilsetter revisjonsråd, ekspedisjonssjefer og avdelingsdirektører. Revisjonsråden, eller den han/hun gir fullmakt, avgjør hvem som skal innkalles til intervju til lederstillinger. Intervju foretas vanligvis av revisjonsråden og en ekspedisjonssjef sammen med lederen for Personalseksjonen. En representant utpekt av og blant representantene for tjenestemannsorganisasjonene i Innstillingsrådet, kan delta. Ekspedisjonssjef for den avdeling stillingen gjelder, og revisjonsråden for ekspedisjonssjefstillinger, setter opp et utkast til innstilling etter at intervjuer og referanseinnhenting er gjennomført. Utkast til innstilling sendes til uttalelse til: - Byråsjefkollegiets representant i Innstillingsrådet - tjenestemannsorganisasjonenes representanter i Innstillingsrådet - ekspedisjonssjefene 4
Revisjonsråden utarbeider innstillingsvedtak og legger fram forslag til tilsettingsvedtak for Riksrevisorkollegiet. Alle sakspapirer og ovennevnte uttalelser følger forslag til tilsettingsvedtak. 14. Melding om tilsetting 1. Den tilsatte tjenestemann skal gis skriftlig underretning med opplysning om eventuelle særvilkår De alminnelige prøvetidsregler iht. tjenestemannsloven gjelder både for faste stillinger og vikariater. Prøvetidsreglene gjelder ikke for lederstillinger i Riksrevisjonen. 2. Det skal inngås en skriftlig arbeidsavtale i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven kap XI. for både faste og midlertidige tilsettingsforhold. Avtalen skal undertegnes av arbeidsgiver og arbeidstaker. Denne skal inneholde opplysninger om gjeldende prøvetidsregler, lønnsvilkår og varighet ved vikariater. 3. De andre søkerne skal underrettes når stillingen er besatt. Underretningen skal inneholde navnet på den søker som er tilsatt i stillingen. 4. Dersom det ikke blir noen tilsetting, skal alle søkerne ha melding om dette. 5. Når tilsettingsprosessen er avsluttet skal interne søkere få en muntlig tilbakemelding fra aktuell leder om hvorfor han/hun ikke nådde opp i konkurransen. 15. Opplysninger fra Innstillingsprotokollen og Tilsettingsprotokollen En søker kan fra Personalseksjonen få skriftlig opplysning om: - hvem som har søkt (søkerne kan gjøre seg kjent med den utvidete søkerlisten) - hvilke søkere som er innstilt - rekkefølgen blant de innstilte og om det foreligger dissens om rekkefølgen - stemmeavgivningen For øvrig vises til forvaltningsloven og forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i offentlig forvaltning. 16. Klage over tilsetting Medlemmer av Tilsettingsrådet kan klage rådets avgjørelser inn for Riksrevisorkollegiet. Klagen skal fremsettes i møtet og grunngis skriftlig. Del IV Beregning, ordensstraff, oppsigelse, suspensjon, avskjed og klage 17 Beregningsregel Ved beregning av tjenestetid etter tjml 9 og 10 medregnes all sammenhengende tjeneste i Riksrevisjonen. 18. Ordensstraff 1. Vedtak om ordensstraff treffes av Tilsettingsrådet, eventuelt Riksrevisorkollegiet hvis det gjelder ledere. 2. Ordensstraff slettes fra personalregister og personalkort etter 5 år. Skriftlig materiale som ligger til grunn for vedtaket om ordensstraff skal etter at ordensstraffen er slettet, lagres i eget arkiv og være utilgjengelig for andre enn dem som saken direkte vedkommer. 5
19. Oppsigelse, suspensjon og avskjed Vedtak om oppsigelse, suspensjon og avskjed treffes av Tilsettingsrådet, eventuelt Riksrevisorkollegiet hvis det gjelder ledere. Før det treffes vedtak om oppsigelse eller avskjed, skal vedkommende gis anledning til å uttale seg muntlig for den myndighet som skal avgjøre saken, jf. tjenestemannsloven 17, 18, samt forvaltningsloven kap. IV og V. 20. Klage over ordensstraff, oppsigelse, suspensjon eller avskjed 1. Om en tjenestemann ønsker å klage over vedtak om ordensstraff, oppsigelse, suspensjon eller avskjed, skal klagen fremsettes skriftlig for Tilsettingsrådet. Dersom Tilsettingsrådet ikke tar klagen til følge, sendes saken med uttalelse til Riksrevisorkollegiet. 2. Om en leder ønsker å klage på ordensstraff, fremsettes klagen skriftlig for Revisjonsråden. Dersom klagen ikke tas til følge, sendes saken med Revisjonsrådens uttalelse til Riksrevisorkollegiet. Klage på oppsigelse, suspensjon eller avskjed fremsettes skriftlig for Riksrevisorkollegiet. 3. Medlemmer av Tilsettingsrådet kan klage rådets avgjørelser inn for Riksrevisorkollegiet. Klagen skal fremsettes i møtet og grunngis skriftlig. 4. Klagefristen er tre uker etter at underretning om vedtak er kommet frem til tjenestemannen, jf. forvaltningsloven 29. Del V Andre bestemmelser 21. Skifte av arbeidsområde Tjenestemenn som har tjenestegjort lenge på ett område, eller som av andre årsaker ønsker skifte av arbeidsområde, kan ta kontakt med Personalseksjonen. Ved ledighet vil Personalseksjonen ta opp med vedkommende seksjon mulighet for overføring. Riksrevisjonen vil så langt det er mulig forsøke å imøtekomme slike ønsker. Ved enighet avgjøres saken i avdelingen(e). I motsatt fall blir beslutning om overføring truffet av revisjonsråden. 22. Arbeidstid 1. Alle tjenestemenn plikter å overholde den arbeidstid som til enhver tid er bestemt. Registrering skjer etter regler fastsatt i egen avtale. 2. Tjenestemennene har rett til 20 minutters spisepause i arbeidstiden. 3. Enhver leder er forpliktet til å føre kontroll med at underordnede overholder den fastsatte arbeidstid, og at denne utnyttes effektivt. Videre plikter nærmeste overordnede å føre kontroll med underordnedes fravær. 6
23. Velferdspermisjoner 1. Velferdspermisjon kan gis etter reglene om slike permisjoner i Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 22. Det presiseres at velferdspermisjon også kan gis til pleie av og omsorg for syke foreldre, ektefelle/samboer eller nær familie, og til omsorg for barn når skole og barnehage holder stengt. Velferdspermisjonsdager kan tas ut i timer og halve dager når det passer for begge parter. 2. Seksjonsleder kan på bakgrunn av vurdering og skjønn innvilge en ansatt velferdspermisjon med lønn for inntil 12 hele eller 24 halve arbeidsdager pr år. 3. Velferdspermisjon uten lønn i inntil tre måneder pr. år kan innvilges av avdelingen. 4. Velferdspermisjon uten lønn utover tre måneder kan innvilges av Administrasjonsavdelingen etter uttalelse fra avdelingen. 5. Velferdspermisjon for ledere avgjøres av overordnet leder. 24. Permisjoner mv. 1. Permisjon bør så langt tjenesteforholdene tillater det, gis tjenestemenn som ønsker å gjennomføre en utdanning, eventuelt gjennomføre arbeid for å tilfredsstille praksiskrav knyttet til utdanningen (f.eks. registrert revisor). 2. Permisjon for å overta annen stilling kan i særskilte tilfelle gis i inntil 1 år. Unntaksvis kan slik permisjon forlenges. Etter permisjon til annen stilling reduseres avansementsansienniteten med den del av fraværet som overstiger 3 måneder, jf. Forum/Medarbeider/Lønn/Ansiennitet etter permisjon. 3. Tilsatte i Riksrevisjonen som søker og blir tilbudt stilling eller engasjement i IDI for kortere eller lengre tid, gis permisjon i det tidsrom tjenestegjøringen eller engasjementet varer, jf. Forum/Medarbeider/Ansattvilkår/Permisjoner. 4. Permisjon for å arbeide i tjenestemannsorganisasjoner og i internasjonale organisasjoner og for å skjøtte offentlige verv og organisasjonsmessige oppdrag, behandles etter bestemmelser i Hovedavtalen, Statens personalhåndbok og arbeidsmiljøloven. 25. Ferie Regler om feriefastsettelse, overføring og forskudd på ferie er regulert i ferieloven og avtale mellom Riksrevisjonen og tjenestemannsorganisasjonene, jf. Forum/Medarbeider/Ansattvilkår/Ferie. 26. Attest Tjenestemenn som fratrer sin stilling etter oppsigelse eller avskjed, eller som ber om det, har rett til å få skriftlig attest, jf. aml 68. Attesten skal inneholde vedkommendes navn, fødselsdato og hvilken (hvilke) stilling(er) vedkommende har hatt, og dato for tiltredelse og eventuelt fratredelse fra stillingen(e). I tillegg skal det gis opplysninger om hvilke arbeidsområder tjenestemannen har hatt. Attesten kan videre gi en vurdering av tjenestemannen og utførelsen av arbeidet, dersom dette ønskes av tjenestemannen. 27. Personalregistrering Riksrevisjonen fører eget personalregister, som til enhver tid skal holdes à jour. Riksrevisjonen vil følge regler fastsatt ved avtale med hovedsammenslutningene eller av Moderniseringsdepartementet. 7
28. Ikrafttredelse Dette reglement trer i kraft fra 9. mars 2005. Spørsmål om innholdet i dette dokumentet rettes til Personalseksjonen. 8