Referat fra møte i complianceutvalget 8. juni 2016 Til stede: Tor Hvidsten (leder), KLP Kapitalforvaltning Kate Anita Pauli, Nordea Funds Claire Ménard, ODIN Forvaltning Bärbel Müller, Handelsbanken Kapitalforvaltning Eigil Ingebretsen, Storebrand Asset Management Anders Mohn Lian, Eika Kapitalforvaltning Hege Rudi, DNB Asset Management Espen Ottersen, Holberg Fondsforvaltning Adnan Ashraf, Alfred Berg Kapitalforvaltning Sølvi Tonning, SKAGEN Fondene Arne Lien, Fondsfinans Kapitalforvaltning Ane Vestby, Carnegie Kapitalforvaltning Bjørnar Fjellheim, Danske Capital Ola Kirksæther, Fondsforvaltning Line Cecilie Augel, Pareto Asset Management Hilde Nødseth Bringedal, Borea Asset Management Fra sekretariatet: Silje Bue Sandvik og Bernt S. Zakariassen 1. Referat fra forrige møte Referatet fra forrige møte i complianceutvalget ble sendt ut 9. mars. Sekretariatet orienterte om at styret på bakgrunn av complianceutvalgets initiativ har etablert en arbeidsgruppe med mandat å utarbeide forslag til revidert bransjeanbefaling om ansattes egenhandel. Arbeidsgruppen er i gang og det legges opp til at et utkast til revidert anbefaling skal behandles av styret i løpet av høsten. Sekretariatet orienterte videre om at arbeidsgruppen som er i gang med å utarbeide forslag til forbedret rapportering av stamdata på rentefond, er i sluttfasen av sitt arbeid. Arbeidsgruppens forslag vil bli distribuert complianceutvalgets medlemmer forut for oversendelsen til Nordic Trustee/Stamdata. Utvalget ba sekretariatet undersøke status når det gjelder ikrafttredelsen av de nye reglene for verdipapirfonds utlån av finansielle instrumenter. [Merknad: Sekretariatet har i etterkant av møtet fått bekreftet av Finansdepartementet at de nye reglene vil tre i kraft 1. juli, og at utfyllende forskrifter vil bli fastsatt nå i juni.] 2. Complianceseminar 2016 - orientering Arbeidsgruppen orienterte om status i sitt arbeid. Foreløpig dato for seminaret er satt til torsdag 29. september. Tema på blokken er MiFID II, hvitvasking, risikostyring/internkontroll og innsidehandel. Arbeidsgruppen er nå i ferd med å få på plass egnet lokale og egnede foredragsholdere. [Merknad: Som følge av at SPAMA i samarbeid
med Finans Norge har sendt ut invitasjon til complianceseminar samme dag, ser det ut for at seminaret blir flyttet til torsdag 20. oktober 2016]. 3. Prospektarbeidsgruppen Utvalgets leder orienterte om status i arbeidet i gruppen som har i mandat å utarbeide en veiledning til innhold i fondsprospekter. Arbeidet er kommet godt i gang og det siktes mot en sluttføring ultimo november. 4. Utfordringer med sletting av personopplysninger Utvalget utvekslet erfaringer knyttet til rutiner for sletting av personopplysninger. Det ble påpekt viktigheten av at man kartlegger hvilke personopplysninger man har lagret, hva som er hjemmelsgrunnlaget for lagringen og hvilke regler som gjelder for sletting. I enkelte selskap er det allerede opprettet egne personvernombud, som følge av EUs nye personvernsdirektiv- og forordning (Directive (EU) 2016/680 og Regulation (EU) 2016/679 (Frist for implementering i medlemslandene er henholdsvis 6. og 25. mai 2018)). 5. Praktisering av "taping" og "høring" av samtaler Det ble reist spørsmål om hvorvidt man kan akseptere muntlige innleggelser av ordre når kundesamtaler er "tapet". Utvalget mente at dette er en fullt ut akseptabel praksis for eksisterende kunder, men at det forutsetter at kundeforholdet på forhånd er etablert i henhold til de regler som gjelder for dette. Det ble presisert at det da kan være lurt å innta i kundeavtalen at sekundære tegnigner skal gjøres på annet varig medium, og at man alltid må sørge for å skrive ned dato, klokkeslett og at ordren er lagt inn på tape, på kundes tegningsblankett. 6. Spørsmål om ID-signatur på nett Utvalget diskuterte praksis i tilknytning til bruk av elektronisk signatur. Formelt sett er kundens første signatur (f.eks. gjennom pålogging med BankID) kun en bekreftelse på identitet, mens signaturen ved handel er en bekreftelse på at avtalen er inngått. Utvalget la imidlertid til grunn at det vil bero på en ordinær risikovurdering hvorvidt man i forbindelse med kundetransaksjoner online krever at kunden må signere elektronisk mer enn én gang. 7. Egenhandel med forsikringsløsninger Under henvisning til at forsikringsprodukter formelt sett ikke er omfattet av egenhandelsregelverket, utvekslet utvalget synspunkter på hvordan man forholder seg til dette. Praksis synes å være at selskapene i sine interne egenhandelsregler også inkluderer egenhandel i forsikringsprodukter. Det ble dessuten vist til at arbeidsgruppen som er i ferd med å utarbeide forslag til revidert bransjeanbefaling om ansattes egenhandel, også vil vurdere dette. 8. Innsideinformasjon korrekt listeføring Utvalget diskuterte praksis i tilknytnig til innsideinformasjon. Problemstillingen som særlig ble reist er hvordan dette skal håndteres når det er et team av forvaltere som arbeider sammen. Det ble påpekt at for å være på den sikre siden, så bør det føres liste med eksakt klokkeslett for når innsideinformasjon har blitt delt med andre enn den som først mottok den, og at oppdaterte lister rapporteres tilbake til megler. 2
9. Fatca-registrering av fondene Utvalget ble informert om at man fra og med utgangen av 2016 ikke lenger kan benytte forvaltningsselskapets GIIN på fondene, og at man innen den tid må ha registrert og fått tildelt GIIN for hvert enkelt fond som forvaltes. 10. Bruk av betegnelsen "verdipapirfond" i navnet på norske fond i Enhetsregisteret Det ble vist til at ikke alle verdipapirfond er registrert med den lovpålagt betegnelsen "verdipapirfondet..." i Enhetsregisteret. Det kom imidlertid fram at dette utelukkende skyldes inkurier i forbindelse med registeringen. 11. Informasjon tegning fra forvalter uten forvaltergodkjennelse Utvalget ble informert om at Finanstilsynet hadde rettet en henvendelse til et selskap med spørsmål knyttet til en VPS-konto tilhørende en andelseier med "nominee" i navnet. Tilsynet påpekte at denne andelseieren ikke hadde tillatelse til å opptre som forvalter i andelseierregister for verdipapirfond, og ba om en forklaring. Det som hadde skjedd var at det hadde blitt opprettet en investorkonto for denne andelseieren i påvente av at selskapet fikk den nødvendige tillatelsen fra Finanstilsynet for å kunne opptre som nominee. Prosessen hadde på et tidspunkt stoppet opp, men forvalter har nå fått nødvendig godkjennelse, og forholdet dermed brakt i orden. 12. Frivillig lydopptak forståelse og praktisering Utvalget diskuterte bestemmelsene knyttet til lydopptak. Det ble vist til at fondsforvaltningsselskaper ikke er underlagt tilsvarende krav om lydopptak som verdipapirforetak. Under diskusjonen kom det fram at man er pliktig til å informere om at samtalen vil bli tatt opp uavhengig av om selskapet er pålagt å gjøre dette eller ikke. 13. Systemer for identifisering av PEPs og personer underlagt sanksjonslister Utvalget utvekslet erfaringer med bruk av ulike systemer for identifisering av PEPs (politisk eksponerte personer) og personer underlagt sanksjonslister. Det ble vist til at Finanstilsynet i Rundskriv 8/2009 har lagt til grunn at det som hovedregel i tillegg til nødvendige kontrollspørsmål, vil være tilstrekkelig å vaske kundedatabasen mot lister med oversikt over slike personer. I samme rundskriv uttaler tilsynet at det for selskaper som ikke "regelmessig har utenlandske kunder av et visst omfang" ikke vil være nødvendig å abonnere på slike "lister". Utvalget trakk fram følgende eksempler på tilbydere av slike lister: World Compliance (nå LexisNexis), World Check, Trapets og RDC. 14. Gjennomføring av EUs finanstilsynssystem Utvalget utvekslet synspunkter på gjennomføringen av EUs finanstilsynsystem som nå er til behandling i Stortinget. Det ble vist til at en rekke rettsakter vil bli tatt inn i EØSavtalen så snart dette er på plass. I første omgang vil dette gjelde AIFMD, EMIR og forordningen om kredittvurderingsbyråer. 15. Krav om egne ansvarsbestemmelser i forholdet mellom forvaltningsselskap og fondskunder Det ble reist spørsmål om det noen av selskapene representert i utvalget har egne ansvarsbestemmelser knyttet til forholdet mellom forvaltningsselskapet og fondskunden utover det ansvaret som forvaltningsselskapet har overfor fondet etter vpfl 11-1. To selskaper opplyste at de hadde inntatt slike bestemmelser i de alminnelige forretningsvilkårene. 3
16. Kortsiktig lånopptak beregning av 10 %-grensen Utvalget diskuterte hvilken forvaltningskapital som skal legges til grunn ved beregningen av 10 %-grensen for kortsiktige låneopptak etter vpfl 6-10 annet ledd der låneopptaket skyldes innløsningskrav. Utvalget viste til regelverksforståelsen som kommer til uttrykk i foreningens bransjeanbefaling om opptak av lån. Det følger av denne at det er fondets totale pengegjeld til enhver tid, og ikke bare på låneopptakstidspunktet, som skal legges til grunn. 17. Tilbakemelding fra Finanstilsynet på Annex IV-rapporteringen og tolkning av vpfl 6-10 Utvalget ble informert om Finanstilsynet hadde gitt følgende tilbakemelding når det gjelder AIF-rapportering (såkalt Annex IV-rapportering): «Når det gjelder Annex IV-rapportering fra AIF-forvalterne har Finanstilsynet lagt til rette for at de som ønsker å rapportere via SFTP (og ikke Altinn), skal ha mulighet til å gjøre dette. En nærmere beskrivelse av fremgangsmåten for slik rapportering finnes her: http://www.finanstilsynet.no/no/verdipapiromradet/aif-forvalter/tilsyn-ogovervaking/rapportering/fremgangsmate-for-a-rapportere-via-sftp/ Vi arbeider også for at de forvaltere som benytter Altinn kan hente data fra tidligere rapporteringer ved utfylling. Det er mulig dette ikke er helt på plass ennå fordi det gjøres endringer i skjemaet. Målsettingen er imidlertid at rapportørene skal kunne hente frem data fra tidligere rapporteringer.» Videre ble utvalget informert om tilsynet hadde gitt følgende tilbakemelding knyttet til dets fortolkning av vpfl 6-10 (1): «For så vidt gjelder henvendelsen fra VFF vedrørende shortsalg den 9. oktober 2015, er vårt utgangspunkt som nevnt følgende: I følge shortsalgforordningen skal et salg av finansielle instrumenter av en person som på salgstidspunktet har kjøpt de aktuelle instrumentene, men ennå ikke har fått dem levert, være unntatt fra definisjonen av shortsalg. Unntaket er eksplisitt betinget av at levering under kjøpet er tidsnok for å sikre rettidig levering under det etterfølgende salget. Slik vi forstår de relevante bestemmelsene, vil effekten av salg under slike omstendigheter være at salget vil måtte kategoriseres som en ordinær (long) salgstransaksjon, i motsetning et "dekket" short-salg. Ved en gjennomføring av shortsalgforordningen i norsk rett vil det være naturlig at forordningens definisjon av shortsalg også legges til grunn ved tolkningen av verdipapirfondloven 6-10. Shortsalgforordningen ble som kjent sammen med en rekke andre EU-rettsakter sendt på høring 11. mai 2016.» Sekretariatet ga videre uttrykk for at det i påvente av at Finanstilsynet skal endre sin lovfortolkning, ikke kan anbefale medlemmene å følge tilsynets gjeldende fortolkning dersom det ikke anses å være i andelseiernes interesse. Formelt sett vil det trolig representere et rapporteringspliktig brudd, men det vil i så fall være i kategorien svært lite alvorlig, og uansett noe som hvert enkelt selskap selv vil måtte ta stilling til. 4
18. Eventuelt Utvalget minnet sekretariatet om å videredistribuere orienteringssaken som regelmessig sendes til styret om "Nytt fra EU". 5