DOFFIN Database for offentlege Innkjøp. Brukerrettleiing for leverandørar Mars 2014

DOFFIN Database for offentlege Innkjøp. Brukerrettleiing for leverandørar Mars 2014

Innhaldsliste 1 Informasjon om Doffin... 3 2 Kombabilitetsvisning... 4 3 Logg inn... 5 3. 1 Kvifor logge inn som leverandør?... 5 3.2 Korleis logge inn som leverandør?... 5 3.3 Har du gløymd passordet?... 5 4 Registrer leverandørverksemda... 7 5 Bli brukar på ein allereie registrert leverandørverksemd... 8 6 Gjør deg kjent med din konto... 9 7 For administratorar... 11 7.1 Opprett ekstra brukera... 11 7.2 Endre din verksemdadministrasjon... 11 8 Søk etter kunngjeringar... 13 8.1 Vel sorteringsrekkefølgje.... 13 8.2 Filtrer søk... 13 8.3 Bruk fritekst søk... 16 8.4 Lagre søkjarprofil... 16 9 Meldt interesse for å motta oppdateringar... 18 10 Vis eller last ned dokumentar... 19 11 Doffin support... 20

1 Informasjon om Doffin Den nasjonale publiseringstenesta www.doffin.no er database kor oppdragsgjevarar publiserar innkjøp. Alle innkjøp over den norske terskelverdia, pålydande 500 000 NOK, skal publiserast på Doffin. Innkjøp med ei verdi på under 500 000 NOK er friviljugt å publisera i Doffin. Føremålet med Doffin er: Sikre kunnskap i forhold til offentlege kunngjeringer. Sikre gjennomsiktigheit i beslutningsprosessa og i forhold til konkurranseprosedyra. Sikre at anbod over EU sin terskelverdi (www.ojec.com/threshholds.aspx) er publisert på TED (Tenders Electronic Daily) som er online versjon av 'Supplement to the Official Journal of the European Union', reservert for Europeiske offentlege Innkjøp. Sikre at krav om publisering fylgjer lova. Innhente statistikk om offentleg sektor (i fylgje anbodsdokument). Operatør av Doffin er Eu-supply Holding Ttd. (EU-supply). Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) adminstrerar Doffin på vegne av Nærings og fiskeridepartmentet (NFD).

2 Kombabilitetsvisning I kompabilitetsvisnings funksjona vil nettstader bli framvist som om du viste dei i ein tidlegare versjon av internetexplorer. Noe som ofte gjer visningsproblem, men som også kan gje problemar dersom nettlesaren din er for gammel. Dersom du har vald Kompabilitetsvisning for Doffin tidlegare, vil kompabilitetsvisningsknappen øvst i høgre hjørne bli blå. Dersom du ønskjer å stoppe kompabilitetsvisning, vel då kompabilitetsvisningsknappen på nytt og den vil verte grå. Vi anbefaler at du slår av kompabliltetsvisning-funksjona for Doffin.

3 Logg inn 3. 1 Kvifor logge inn som leverandør? Når du er påloga så kan du melde interesse i publiserte kunngjeringer på Doffin og motta dokument som oppdragsgjevarar har gjort tilgjengeleg for kun pålogga brukera. Du vil også få moglegheit til å lage din eiga personlege søkarprofil 3.2 Korleis logge inn som leverandør? Gå til www.doffin.no Skriv brukarnamn og passord i logg-inn feltet til høgre og vel Logg inn knappen. 3.3 Har du gløymd passordet? Klikk på Logg inn øvst på siden velg Gløymd passordet. Oppgje e-post addressa og klikk send knappen. Brukarnamn og mellombels passord vert sendt til din e-post addresse frå noreply@doffin.no Lukk alle nettlesera Klikk på linka i e-posten med din logg-inn informasjon. Skriv logg-inn informasjon. Ver vennleg å legg merke til at passordet er versalsensitiv og dersom du vel klipp og lim, vær viss på at det ikkje er ekstra mellomrom i byrjinga eller slutten av feltet. Systemet vil oppfatte dette som ekstra teikn og du vil ikkje kunne logge inn.

Dersom du går attende til siden kor du fyrst oppga e-post addressa for å få ny logg-inn informasjon vil det tyde på at du har gjeve feil brukarnamn eller passord. Ver vennleg å oppgje e-post adressa på nytt. Lukk sida og start på nytt ved å klikke på linken gjeven i e- posten og vel logg-inn informasjon om att.

4 Registrer leverandørverksemda Ved å registere verksemda vil du bli tillaten å logge inn og melde interesse i kunngjeringar. Dersom du melder interesse, vil oppdragsgjevare få mogligheit til å varsle deg via e-post når endringskunngjering/tillegg er gjort eller når nye dokumentarer opplasta. For registering: www.doffin.no Velg Logg inn øvst på siden. Velg Registrer leverandør og fyll ut skjema Alle obligatoriske felt er merka med ei stjerne *. Husk å lagre nedst på siden. Verksemdsregistrering er gratis. Fyrste brukar som registerer leverandørverksemd vil automatisk bli registrert som Verksemdadministrator for verksemda. Den fyrste brukar (verksemdsadministrator) vil også bli i stand til å endre administrator eller opprette fleire verksemdsadministratorar. Det er inga begrensning i talet på brukera eller administratorar, men vær heilt sikker på at alle tilføyde brukera tilhøyrer same organisasjonsnummer. Dersom brukera tilhøyrer andre organisasjonsnummmer, ny verksemdsregistrering må bli oppretta for dette nummeret. Dersom verksemda er allereie registrert med same organisasjonsnummer, varsel vil bli sendt. Ver vennleg å kontakt Doffin Support via e-post. Du vil då motta informasjon om verksemdas administatorar. Dersom ønskeleg, kan du då kontakte dem for å få eigen brukarkonto. Videre registrering med identisk registreringsnummer er tillaten, men vil då bli registert som fleirbruksregistreringar på Doffin. Det er ikkje mogleg å integrere desse registeringane i etterkant.

5 Bli brukar på ein allereie registrert leverandørverksemd Kontakt administrator eller ein av dem, dersom det er fleire, og be om oppretting av brukarkonto. Dersom du er usikker på kven din administrator er, ver vennleg å kontakte Doffin support som kan finne dette ut for deg. Du må senda denne anmodning med e-post til support@doffin.no. Ettersom support ikkje kan svare på slike spørsmål over telefon må du også sende e-post fra verksemdas e- post addresse. Support kan kun gje informasjon om administratorar i verksemda som er registrert på same e-post domain som ditt.

6 Gjør deg kjent med din konto Etter at du er logga inn vil følgjande meny bli vist øvst på sida: 1. Vel for å gå til startside 2. Vel for å lese andre sendte system meldingar vedrørande kunngjeringar du har Meldtt interesse for. 3. Vel for å sjå liste over linkar til relaterte sider som kan gje nyttig hjelp eller informasjon. 4. Val av Administrasjon opner ein drop down meny med brukarprofilar, og dersom du er administrator, ei liste over verksemdsadministrajon vil også framkomme. Herfra kan du administrere verksemdsadministrajon eller brukarkonto knytta til verksemdsregistrering. Brukera tilhøyrande verksemda vi kun se brukarprofilar og informasjon om tilgjengeleg brukeraog adminstratorar. De kan ikkje redigere denne informasjon. 5. Ved å klikke på ditt namn så kan du sjå og redigere din personlege brukarkonto. T.d. endre passord, e-post addresse eller brukarnamn. Til venstre, nedanfor menya, vil du finne våre tilgjengelege tenester. Dersom du velger Søk kunngjøringar så vil du bli omdirigert til søk etter kunngjøringar. Du vil framleis være pålogga og kan gå tilbake til forutgåande side ved å klikke på tilbake-knappen (pila) øvst til venstre i nettlesaren. Dersom du allereie har Meldtt interesse i kunngjeringar så vil du finne informasjon under min registrert interesse. Klikk på løypande link for finne kunngjeringar som du allereie har meldt interesse i og som framleis er aktiv. Dersom du klikkar på total lenke så vil du finne alle gamle kunngjeringar som du har Meldtt interesse i. Frå den løypande liste vil du finne kunngjerings-id: Namn og oppdragsgjevars interne referanse, som du kan velje for å få kunngjeringsinformasjon, t.d.. vedlagte dokument, publiserte endringskunngjeringer, osb. Du vil også finne ein snarveg til kunngjeringslinken, publiserings og forfallsdato.

Du vil finne all tilgjengeleg informasjon om kunngjeringa dersom du t.d. vel Oppdragsgjevars interne referanse.

7 For administratorar 7.1 Opprett ekstra brukera Klikk på adminstrasjon øvst på siden og vel brukarprofil. Du vil nå sjå ei liste over aktive brukera registrert på verksemdsegistering. 1. Brukar som du er logga inn som, er vist som utheva. Klikk på namnet for å vise og redigere personleg informasjon. T.d. brukernamn, passord, e-post adresse. 2. Tilleggsbrukera er også synleg her. Klikk på brukarnamn for redigering av brukars personlege informasjon, t.d. brukarnamn, e-post adresse. 3. Brukarens funksjon er presentert. Verksemdas adminstrator har full tilgang til all informasjon gitt på kontoen. Verksemdbrukera har kun tilgong til personleg informasjon og kunngjeringer. 4. Siste logg-inn bruker er representert. 5. Klikk på Ny brukar for å føye til tilleggsbrukera til din verksemdskonto. 6. Velg boksen ved siden av brukarnamn og klikk deretter på Slett dersom du ynskjer å fjerne ein brukar fra din brukarkonto. 7. Opprett forskjellige brukargrupper og legg til brukera i gruppene. Du kan då gje tilgong til ein kunngjering for en heil brukargruppe samstundes, eller velje brukera individuelt. 8. Klikk ferdig når du ynskjer å forlate sida. 7.2 Endre din verksemdadministrasjon Klikk på Administrasjon øvst på sida og vel Verksemdadministrasjon

Klikk på Endre nedst på sida for å endre verksemdas kontaktinformasjon. Du kan ikkje endre organisasjonsnummer. Det kan kun bli endra av Doffin support team som vil sammenlikne detaljane med informasjon i Brønnøysundregistrane før endringane vert utført. Doffin support vil krevja ein e- post fra din verksemds e-post adresse for å endre denne informasjonen. Dersom ønskeleg kan du også registrere ein ny leverandørkonto med nytt organisasjonnummer. Vel Endre på verksemdsprofil for å oppdatere detaljert verksemdsinformasjon.

8 Søk etter kunngjeringar Gå til www.doffin.no/notice.no for å søkje etter kunngjeringar i Doffin. Du kan bruke filter til venstre eller skriv nøkkelord eller frase i nøkkelordfeltet, eller en kombinasjon av begge. Begge søkknappane, ein like ved nøkkelordfeltet og ein under filteret (nedst til høgre) kan bli brukt for både søkeord, søk og filtersøk. 8.1 Vel sorteringsrekkefølgje. Du kan velge korleis du vil sortere søkresultatane. Vel ved å sortere rekkefølgje i drop down til venstre. 8.2 Filtrer søk Det er flere tilgjengelege søkefilter. Det er mulig å bruke kun ein eller alle samstundes. Etter at alle filtre er etablert, klikk på søk-knappen ved siden av fritekst boksen med eller uten nøkkelord. Fylkar og kommunar Velg fylke eller kommune fra drop down lista. Dersom du skriver fyrste bokstav og velger enter så kan du gå gjennom lista alfabetisk.

Kunngjeringstype Velg hvilken kunngjeringstype du er interessert i. Publikasjonstype Velg hviken publikasjonstype du er interssert i: Inkluder utgåtte kunngjeringer Dersom du vel inkluder utgåtte kunngjeringer i utfyllingsboksen, så vil dette gjere det mogleg å søkje etter at kontrakten er utgått. Kategoriar For å filtrere kategoriar, bruker Doffin CPV (commom procurement vocabulary) kodesystem for å kategorisera verksemdssektorane. CPV kodesystemet er bygd opp som hovudgruppar og undergruppar. CPV etablerar eit enkelt klassifikasjonssytem for offentlege kunngjeringar kor førmålet er å standardisere referansar brukt av oppdragsgjevera og einingar for å beskrive gjenstand i innkjøpskontraktar. Klikk på kategorifelt og pop-up vindauge vil komme til syne.

Skriv nøkkelord (1)og klikk Søk, eller vel kategori i lista. Vel avkryssingsboksen ved sida av koden. Du kan finne underkodar dersom du vel pilen ved sida av koden. Velg avkryssingsbokser ved sida av dei ønskja koder(3) og klikk på Vel nedst på siden (4). Søket ditt vil nå inkludere alle kunngjeringarr med alle koder inkludert i det samme kodesysteme du har vald. Doffin referanse Skriv presis referanse for å søkje etter kunngjering. Doffin referansar har følgjande format yyyy- 111111. Du kan kun bruke dette feltet for å søkje etter opprinneleg kunngjering, ingen endringskunngjeringar. Du kan allikevel finne alle endringkunnjeringar som tilhøyrer kunngjeringa, når du opner originalkunngjeringa. Dato utgjengen Du kan filtrera dine søk ved hjelp av dato utgjengen.. Søket ditt vil kun inkludere kunngjeringar innanfor fylgjande tidsperiode: Klikk på dato utgjengen frå feltet og vel ønska dato utgjengen frå kalenderen. Du kan også skrive dato direkte inn i feltet som format dd.mm.yyyy. Klikk på dato utgjeven til feltet og vel ønska dato utgjengen frå kalenderen. Du kan også skrive dato direkte i feltet som format dd.mm.yyyy.

Kunngjeringsdato Du kan filtrere kunngjeringssøket ditt basert på kunngjeringsdato. Søket vil da kun inkludere kunngjeringar innan denne tidsperioda. Klikk på Kunngjeringsdato frå feltet og vel ønska kunngjeringsdato frå kalenderen. Du kan også velje dato direkte frå feltet i format dd.mm.yyyy. Klikk på Kunngjeringsdato til feltet og vel ønska kunngjeringsdato frå kalenderen. Du kan også velje en dato direkte i til feltet i format dd.mm.yyyy. 8.3 Bruk fritekst søk Du kan søkje etter uansett nøkkelord brukt av oppdragsgjevar i deira kunngeringar. Du kan også søkje etter formuleringar ved å bruke hermeteikn (... ). For å ekskludere ord frå søk, bruk minus tegn (-) foran ord som skal ekskluderast. For å unngå for monge treff i Doffin, ignorer vanlege ord slik som og, eller, http, osb. Dersom du vil vere sikker på at du søkjer på kunngjeringar som inneheld ord som du tror er eit stop-ord, ver vennleg å sett pluss tegnet (+) framanfor ordet. 8.4 Lagre søkjarprofil Velg alle ønska filtre og/eller nøkkelord og klikk søk. Lagre søket som eit bokmerke. Den raskaste måten er å velge ctrl+d i nettlesaren. Eller du kan føljge instruksjonar gitt av relevant nettlesar. Internet Explorer Klikk på stjerna øvst i venstre hjørne Bokmerket er automatisk tilføyd i nærleiken av stjerna. Google Chrome Klikk på stjerna øvst i høgre hjørne. Stjerna vil bli gul. Klikk på ferdig

Mozilla Firefox Klikk på stjerna til høgre på sida. Stjerna vil bli gul. Klikk på ferdig

9 Meldt interesse for å motta oppdateringar Fra kunngjeringas søkeside http://doffin.no/notice, kan du velje tittel på den relevante kunngjering for å få meir informasjon. Klikk på knappen for meldt interesse. Du må være pålogget før du kan melde interesse. Denne knappen vil omdirigere deg til ein av de fylgjande sider, kor du kan melde interesse: 1. Meldt interesseside hos Doffin - dersom kunngjeringa er oppretta i Doffin. 2. Logg-inn siden - dersom kunngjeringa er oppretta i Doffin og du var ikkje innlogget før du utførte søket 3. Et eksternt anbodssystem - dersom anbodet er handtert i eit elektronisk system utanom Doffin og sendt elektronisk frå dette systemet. Du vil då motta e-post varslar når oppdragsgjever publiserar ny informasjon. Du kan trekke attende interessen dersom du logger inn og opner kunngjeringa ved å velje kunngjeringsreferanse og deretter klikke på Trekkje interesse.

10 Vis eller last ned dokumentar Dersom oppdragsgjevar har gjort dokumentet offentleg tilgjengeleg, kan du laste ned dokumentane ved å klikke på dokumentetmappeikonet til høgre. Du kan sjå dei lista dokumenta, og vise eller laste dei ned ved å klikke på dokumentnamnet. Dersom det ikke er mogleg å klikke på dokumentane, må du melde interesse før du kan opne eller nedlaste dei. Status auge vil då bli gråttt for å vise at oppdragsgjevar har vald begrensa offentleg innsyn i dokumentane.

11 Doffin support For ytterlegare rettleiing og tekinsk support, ver vennleg å kontakt Doffin support på: Telefon: 23 96 00 10 E-post : support@doffin.no.