Klubbtrappa - Trinn for trinn En veiledning til klubbens styre, ansatte, tillitsvalgte og andre engasjerte Det er spennende å utvikle en klubb. Men det er også krevende, og det finnes flere fallgruver. Det er mye å sette seg inn i som tillitsvalgt. Hvordan skal vi vite at de tiltakene og fokusområdene vi arbeider med i vår klubb vil skape en bedre klubb? Hvordan kan vi som tillitsvalgte og engasjerte legge til rette for at klubben gjør de riktige stegene for å bli bedre rustet for fremtiden? Klubbtrappa gir deg som engasjert et overblikk over hvilke innsatsområder klubben bør prioritere for å gjøre klubben trinnvis litt bedre. Klubbtrappa er ingen fasit, men et godt utgangspunkt. Målet er å få ett trinn til å fungere så bra mulig før man går videre til neste trinn. Samtidig vil det være flytende overganger mellom alle trinnene, og man vil måtte arbeide med flere trinn samtidig. Klubbtrappa gjelder for alle klubbtyper definert i NSFs sportslig plan 2014-2020, fra «Opplæringsklubb» til «Eliteklubb». Aktive og velfungerende klubber det ønsker vi! Norsk svømming arbeider for aktive og velfungerende klubber. En velorganisert og velfungerende klubb mener vi er grunnlaget for et godt og bredt aktivitetstilbud for klubbens medlemmer. Dette er noe av det vi mener med en aktiv og velfungerende klubb: Aktive og velfungerende klubber har lagt til rette for godt og bredt aktivitetstilbud for sine medlemmer. Gode og utdannende trenere og instruktører legger til rette for mestring og glede i vann og på land. Trenerne og instruktørene har et godt miljø, samarbeider godt og er enige om hvordan aktiviteten skal ledes. Det er en tydelig struktur og effektive arbeidsfordeling blant engasjerte og ansatte. Det er utarbeidet god dokumenter og rutiner som gjør at det er enkelt å bli involvert eller ta over en annen persons rolle/oppgaver. Klubbens ledelse har en god sammensetning av ressurspersoner med ulike kompetanse og sunt engasjement som styrer klubbens utvikling. De ansatte blir godt ivaretatt, noe som gjør det attraktivt å være ansatt i klubben. Alle engasjerte vet hva klubben står for, klubbens visjon og mål og hvor klubben vil videre. Kommunikasjonen og informasjonsflyten er god i og mellom alle ledd. Fordi klubben har mange dommere og personer med arrangementserfaring går klubbens klubbstevner og større arrangementer som en lek. Aktive klubber er oppdatert og proaktive til den utviklingen som skjer i norsk svømming, norsk idrett og samfunnet forøvrige. Og ikke minst; i aktive og velfungerende klubber er det kjekt å være engasjert. klubb + klubb = sant Norsk svømming samarbeider. Vi er alle på samme lag, så vi hjelper hverandre. Gevinstene ved å samarbeide tett med andre klubber på ulike områder er mange, og dette er noe vi NSF + klubb = sant er til for og arbeider for bedre klubber, noe man kan se i NSFs Virksomhetsplan. Vi oppfordrer alle klubbledere og tillitsvalgte til å lese NSFs Virksomhetsplan. NSFs administrasjonen og
styre arbeider for at klubbene skal ha mulighet til å utvikle seg. Ikke nøl med å ta kontakt med NSFs administrasjon hvis det er noe NSF kan bistå med eller noe dere lurer på vi er til for dere. NSF tilbyr klubbutviklingsprosesser som kan bistå din klubb i å bli litt bedre. Sjekk klubbutvikling på www.svomming.no og ta kontakt med NSF. Klubbtrappa trinn for trinn Klubbtrappa viser hvilke prioritering det er naturlig å ta. Den gir et overblikk, men er ingen fasit.
Trinn 1 En god svømmeskole for barn og unge En svømmeklubb må først sikre en svømmeskole med god kvalitet og struktur. Svømmeskolen er grunnfundamentet for klubbens rekruttering og økonomi, og må derfor være et prioritert innsatsområde for ethvert styre. En god og aktiv svømmeskole Det er sentralt at klubbens svømmeskole tilbyr god kvalitet gjennom godt organiserte kurs og dyktige instruktører. Norges Svømmeskole er NSFs og norsk svømmings plan for svømmeopplæring, som er tilbyder av program for svømmeopplæring for mennesker i alle aldre og skal gi det beste tilbudet innen svømmeopplæring i Norge.. Svømmeopplæring kan omfatte barn, ungdom, voksne, funksjonshemmede, mennesker med flerkulturell bakgrunn og andre grupper som har behov for tilrettelegging. Norges Svømmeskole skal forbindes med god kvalitet. NSF oppfordrer alle klubber til å følge prinsippene og retningslinjene i Norges Svømmeskole. NSF videreutvikler Norges Svømmeskole i tråd med behov ute i klubbene. Klubbens svømmeskole bør tilby begynneropplæring og videregående opplæring. En god overgangen fra svømmeskole til treningspartier er vesentlig for å holde medlemmene i klubben. Det trengs gode instruktører og trenere som tar vare på og som ser hvert enkelt medlem, samt en godt koordinert sportslig og sosial opplegg mellom svømmeskolen og treningspartier. Dyktig svømmeskoleansvarlig Svømmeskoleansvarlig er den som er ansvarlig for klubbens svømmeskole. Den som er svømmeskoleansvarlig bør engasjeres med utgangspunkt i faglig dyktighet, engasjement og innsats, og bør ikke ha andre roller i klubben. Den som er svømmeskoleansvarlig har det faglige ansvaret for svømmeskolen, og skal sikre at opplæringen i klubben gjennomføres i tråd med de prinsippene i Norges Svømmeskole. Svømmeskoleansvarlig er ansvarlig for rekruttering, skolering, ivaretakelse og utdanning, av instruktørene. I enkelte klubber har man ansatt noen i denne rollen eller det utbetales et honorar, men hos de fleste er dette basert på frivillighet. Engasjert instruktørteam Utdannede og skolerte instruktører er sentralt for god kvalitet av det som skjer i vannet. Instruktørkurs kan arrangeres i klubb, eller melde på kurs hos andre klubber. Klubben må ha en god strategi for rekruttering av de rette instruktørene, samt en god kultur for skolering og ivaretakelse av instruktørene slik at de trives. Samarbeid med andre klubber om kompetanseheving av instruktører anbefales. Informasjon til medlemmer En velfungerende og oppdatert webside gir et godt inntrykk av klubben for foresatte. Spesielt delen om klubbens aktivitetstilbud, men også om klubben som organisasjon må være oppdatert. Bruk www.tryggivann.no og dets egenskaper slik at klubben har god kontroll på klubbens svømmeskole, og økonomi. Velfungerende styre Styret må finne og definere sin rolle, helst i en klubbhåndbok. Klubbhåndboken er en kokebok for hvordan klubben driftes og inneholder også instrukser, retningslinjer etc. Styret må opparbeide en forståelse for hvorfor og hvordan bygge opp og videreutvikle en svømmeskole. Andre prioriteringsområder bør være tydelige rolle og ansvarsavklaringer for alle engasjerte/ansatte, velfungerende klubbdrift og deltakelse på NSFs møteplasser. Helst bør færrest mulig av styremedlemmene ha andre ansvarsområder, som trener eller instruktør. Diskusjonsspørsmål utgangspunkt for diskusjoner internt i klubben. Ranger fra 1-6, hvorav 6 er best. - Hvor godt ivareta vi barn og unge i vår klubb? - Hvordan rekrutteres instruktører? - Hvor god kvalitet har undervisningen på alle klubbens opplæringstilbud? - Bygger klubben et fundament for videre utvikling av svømmeskolen? - Hvor god er klubben til å ivareta og utvikle klubbens instruktører?
Trinn 2 Et mestringsorientert trenings- og konkurransetilbud for barn og unge Trening- og konkurranseaktiviteten er i de fleste klubber bakgrunnen til at man har en klubb. Som engasjert er man sentral i forhold til å legge til rette for slik at klubben kan tilby mest mulig og best mulig aktivitet, spesielt for barn og unge. En god svømmeskole er alfa omega for at man skal kunne skape mest mulig aktivitet i treningsog konkurransegruppene. Et godt trenings- og konkurransetilbud Alle klubber bør ha en sportslig plan uavhengig av klubbtype. En sportslig plan beskriver hvordan klubbens sportslige aktivitet er bygget opp, med innhold, ferdighetsmål og aktivitetsplan for de ulike nivåer i klubben. Hovedtrener er ansvarlig for å utvikle og oppdatere den sportslige planen, sammen med trenerteamet og styret, med utgangspunkt i klubbens virksomhetsplan. Det skal være en rød tråd fra de eldste gruppene på svømmeskole og opp til elitepartiet, med en naturlig overgang mellom treningspartiene. Definer hvilke klubbtype dere er (NSFs sportslige plan), for alle klubber må ikke ha et elitetilbud. Ha heller god samarbeidsklubber med bedre muligheter for sportslig utvikling for medlemmene som ønsker det. Klubben bør ha et treningstilbud for de som ikke ønsker å satse, ala Vill i vann. Nyttige verktøyer; Aktivitetsplan/årsplan Periodisering av treningen Terminliste hvilke stevner og leirer som er planlagt Strukturert hovedtrener og engasjert trenerteam Hovedtrener er ansvarlig for klubbens trening og konkurransegrupper, se egen stillingsinstruks. Hovedtrener leder og utvikler trenerteamet og holder regelmessige trenermøter. Trenerteamet bør arbeide med utgangspunkt i samme filosofi, basert på klubbens sportslige plan. God overgang fra svømmeskole til treningspartier Mange barn faller fra i overgangen svømmeskole til treningspartier. Svømmeskoleansvarlig og hovedtrener må samarbeide tett om at aktiviteten har naturlig progresjon og at barna blir best mulig ivaretatt hele veien, spesielt i de videregående nivåer på svømmeskolen. Har man implementert de videregående nivåene i Norges Svømmeskole på en god måte? Er det de riktige instruktørene som følger opp barna? Har man riktig oppbygning av grupper? Blir barna motivert til å gå til treningspartiene, og blir de godt tatt imot på treningspartiene? Arrangementer Klubben bør holde attraktive arrangementer for medlemmer og andre klubber, i et format som passer bra inn i sesongen. Det gjennomføres flere morsomme klubbstevner gjennom sesongen, spesielt tilpasset de yngre gruppene. Det bør være enkelt å arrangere konkurranser fordi klubben har innarbeidet gode rutiner og beskrivelser på alt som må gjøres. Samarbeid med andre klubber Å leve i sin egen boble er på langt nært så morsomt som å samarbeide, trene og skape aktivitet med andre engasjerte. Utøvere, trenere og ledere blir inspirert av et givende samarbeid. Områder det er naturlig å samarbeid om kan være; internskolering, treningsleirer, klubbcup, kompetansesamlinger, stevner etc. Klubbmiljø Det er et trygt og sunt miljø i klubbens treningsgrupper. Trenerne er gode på å bygge kultur, og utøverne opplever å bli ivaretatt i klubben. Det arrangeres sosiale happenings, både for utøvere og foresatte. Diskusjonsspørsmål utgangspunkt for diskusjoner internt i klubben. Ranger fra 1-6, hvorav 6 er best. - Alle medlemmer blir ivaretatt og opplever en sunn mestringskultur i sitt treningsparti? - Vi lærer masse av å samarbeide med andre klubber? - Trenerteamet trives og utvikler klubben til det bedre?
Trinn 3 En aktiv og velfungerende klubb Klubben fungerer, og har en god svømmeskole og et aktivt aktivitetstilbud. Det er nå på tide å bygge en aktiv og velfungerende klubb, med god klubbledelse, en dynamisk organisasjon og velfungerende klubbdrift. Aktiv klubbledelse En godt drevet klubb har en aktiv klubbledelse som har forståelse for hva som kreves for å drive og lede en velfungerende klubb inn i fremtiden. Det gjøres gode strategiske grep, basert på klubbens Virksomhetsplan. Klubben bør være godt representert på møteplasser for ledere da dette er nyttige arenaer for erfaringsutveksling, nettverksbygging og faglig påfyll. I norsk svømming ønsker vi at klubbene samarbeider tett med hverandre og med så man slipper å «finne opp kruttet opp egenhånd». Godt klubb- og styrearbeid Det er mer givende å være engasjert i en velfungerende klubb hvor ting fungerer og tiden brukes til å gjøre klubben bedre. Målet er å få klubbdriften til å bli velfungerende, for da kan mer tid brukes på utvikling. Det er naturlig at styret går fra å være veldig arbeidende over til å bli mer styrende. Det bør være handlingsplaner som beskriver styrets innsatsområder for den kommende perioden/sesongen. Roller og ansvar - I en klubb er det viktig å skape en organisering og struktur som sikrer god ansvar og oppgavefordeling. Dette gjøres gjennom involvering, delegering av ansvar og god og tydelig kommunikasjon. Tillitsvalgte, utvalg og alle engasjerte har klart definerte oppgaver og/eller ansvarsområder definert i klubbhåndboka, instrukser eller mandater. Dette gjelder også styret! Det anbefales at styret og eventuelle grupper/utvalg, diskuterer arbeidsfordeling og stillingsinstrukser med jevne mellomrom. Retningslinjer i klubben Klubben kan ha ulike retningslinjer som sier noe om hvordan man skal ha det i klubben. Retningslinjer har en funksjon først når de blir håndhevet og brukt i praksis. Retningslinjer styrker klubbens omdømme og kan også være med å gi nye engasjerte et innblikk i klubbens kultur. Retningslinjene kan gjelde mobbing, alkohol, doping, hvordan vi oppfører oss på reise, etc. Retningslinjene bør ligge tilgjengelig på klubbens hjemmeside og oppdateres minst 1 gang hvert år. Frivillighet tydelige instrukser og mandater gjør det levelig å være frivillig i klubben. Det er tydelige kommunikasjonslinjer og god kommunikasjonsflyt. De frivillige får anerkjennelse og ros. Kontroll på økonomien Det er helt essensielt at klubben driftes forsvarlig økonomisk. Kjerneaktiviten (svømmeopplæring og trening) er og bør være klubbens er den viktigste inntektskilden, og bør derfor bør få god prioritet og oppfølging fra ledelsen. Klubben må ha gode rutiner og retningslinjer for økonomistyring, og det kan være et tips med et årshjul med frister for søknader til ulike stipender, støtteordninger. Grasrotandelen er en viktig inntektskilde. Klubben har arbeidsgiveransvar og personalansvar Klubben har arbeidsgiveransvar når noen får lønn. Arbeidsgiveransvaret er mye det samme som i næringslivet. Styreleder er ansvarlig, såfremt klubben ikke har delegert ansvar til en daglig leder. Hvordan ivaretar klubben sitt arbeidsgiveransvar? I arbeidsgiveransvar ligger blant annet; - Funksjonsbeskrivelse eller stillingsinstruks for trenere, instruktører eller andre ansatte - Arbeidskontrakt med alle ansatte, trenere og instruktører - Lover og regler gjeldende i blant arbeidsmiljøloven (ferielønn, permisjon etc) - Ansettelser og ansettelsesrutiner. Helse, miljø og sikkerhet (HMS). Økonomirutiner - Oppfølging av personale/engasjerte, med medarbeidersamtaler Kommunikasjon En aktiv, attraktiv og selvforklarende webside som er enkel å bruke for administrator, medlemmene og foresatte gir et godt inntrykk av klubben og det er enklere å kommunisere med medlemmer, samarbeidspartnere og andre. Oppdatert informasjon og kontaktinformasjon er ikke et minus. I tillegg er det naturlig med en facebookside. Diskusjonsspørsmål utgangspunkt for diskusjoner internt. Ranger fra 1-6, hvorav 6 er best. - I vår klubb er det givende å være engasjert/tillitsvalgt? - I vår klubb er det attraktivt å være ansatt?
Trinn 4 En fremtidsrettet klubb Med en klubb som har god aktivitet på svømmeskole og i trenings- og konkurranseaktivitet, i tillegg til en aktiv og velfungerende klubb ja da man kan se fremover og legge til rette for en aktiv klubb i fremtiden. Strategi klubbens virksomhetsplan Som enhver utøver er det naturlig at klubben setter seg mål. En virksomhetsplan skal være forankret, oppdatert og et levende strategidokument som sier noe om hvor klubben skal, og hvordan den skal komme dit. Inneholder; visjon, verdier, virksomhetside, innsatsområder, delmål og handlingsplaner. Mer og bredere breddeaktivitetstilbud Norsk svømming skal tilby et godt og allsidig aktivitetstilbud i klubbene for alle som ønsker å være i vann, men ikke nødvendigvis konkurrere aktivt. Spesielt barn og unge skal kunne være i trygge klubbmiljøer hvor de bygger vennskap og opplever mestring uten krav til resultatmål. Flere ungdom og voksne ønsker også å være engasjert i organisert idrett. Klubbene bør tilby et godt og bredt aktivitetstilbud til lokalmiljøet for alle aldersgrupper og nivåer. For breddeaktiviteter er det viktig med dyktige trenere, som kan skape mestring og ivareta ungdom og voksne på en god måte. Opplevelsen av fellesskap og det å bli sett er like viktig uavhengig av alder eller ferdigheter. Se NSFs sportslige plan for oversikt over ulike breddeaktiviteter. Ivaretakelse og utvikling av eliteutøvere Den langsiktige oppbyggingen frem mot et internasjonalt nivå, vises i NSFs ideelle utviklingstrapp (NSFs sportslige plan). Hvor mye av dette som kan overføres til den enkelte klubb, avhenger av klubbens rammebetingelser og målsetting. Klubbens sportslige plan skal være bygget på NSFs utviklingstrapp, som angir hvilke egenskaper som trenes når. Den beskriver også omfanget av trening i vann og på land, med hvilket innhold og progresjon som er fornuftig mht vekst/utvikling, treningsalder, sensible faser og biologisk alder. For klubber med sportslige mål blir det styrets rolle å best mulig tilrettelegge muligheter for å kombinere studier/arbeid og svømming (NM og Eliteklubber). Klubben bør ha en klar strategi for å tilrettelegge for utøvere, da spesielt seniorsvømmere. Økonomisk bør klubben ha støtteordning for representanter på landslag. Anlegg Når klubben vokser trengs stadig mer bassengkapasitet. Først; hvor godt utnytter vi tiden vi har? Bruker vi bassenget på en optimal måte? Er oppbygningen av treningsgrupper optimal? Finnes andre basseng i området som vi kan bruke? Hvordan er fremtidsmulighetene for å drifte vårt eget basseng? Samarbeid med anleggseier? Hvordan er mulighetene for drift av anlegg? En klubb i vekst solid økonomi Klubben bør ha tydelige mål om vekst på veien videre. Først og fremst er aktivitetsutvikling for å øke omsetning. Fordi klubben har et godt aktivitetstilbud så kan det være naturlig å søke stiftelser og fond om støtte, her ligger gode muligheter. Med et godt aktivitetstilbud og en synlig profil i lokalmiljøet vil klubben kanskje også bli attraktiv for potensielle samarbeidspartnere. Men som nevnt, dette er med utgangspunkt i et godt aktivitetstilbud. Klubben som aktør i lokalmiljøet Svømmeklubber har en litt spesiell rolle sammenlignet med andre idretter i og med svømming kan være livsviktig. Norsk svømming ønsker å fremstå som en samfunnsengasjert aktør. Vår visjon er at svømmeopplæring er viktig for oss, både av barn og voksne, og det er ingen andre aktører som har bedre kompetanse på akkurat det enn en svømmeklubb. Diskusjonsspørsmål utgangspunkt for diskusjoner internt. Ranger fra 1-6, hvorav 6 er best. - Skaper vi fremtidige utøvere for internasjonale prestasjoner? - Hvor gode er vi på struktur og innhold på treningsgrupper, trenergruppen og alt rundt det sportslige? - Bidrar klubben til et bedre lokalmiljø? - Vi er en fremtidsrettet klubb!?