Kriseplan for Høgskolen i Hedmark

Kriseplan for Høgskolen i Hedmark

Innhald Intensjon 3 Varslingsplan 4 Kva er ei krise? 5 DEL 1 Generelt Høgskolens krisegruppe 6 Avdelingane 8 Kommunikasjon 8 Kommunikasjon med pårørande og andre berørte 9 Kommunikasjon med media 9 Markering ved dødsfall 9 Studentgrupper og organisasjonar 10 Studentsamskipnaden i Hedmark (SIH) 10 DEL 2 - Utland Kriser i utlandet 11 Prosedyrar for studentar og tilsette ved kriser i utlandet 11 Del 3 - Handlingskort 2

Intensjon Ei krise er ein situasjon eller ei utvikling som er forskjellig frå det som kan sjåast på som normalt. Krisa oppstår relativt plutseleg og til ein viss grad uventa. Ei krise krev at ein fattar raske vedtak og fordeler ansvaret godt. Ein kriseplan er i seg sjølv ingen garanti for god handtering av ei krise, men han kan vere eit hjelpemiddel for å kunne koordinera handteringa av krisa best mogleg, og på den måten setje inn rett tiltak til rett tid. Kriseplanen skal difor vere ei rettleiing i korleis Høgskolen i Hedmark (HH) handterer ulike typar kriser. Det heiter seg at the plan is nothing but the planning is everything. I denne dimensjonen ligg det ei utfordring med eit slikt produkt. Planen er i seg sjølv ikkje relevant før han er gjennomgått og øvd med alle dei partane han gjeld, så vel tilsette som studentar. Kriseplanen er godkjent i høgskolen si strategiske leiargruppe 25. nov. 2008 Pål E. Dietrichs Adm.dir 3

Varslingsplan Den som blir gjort oppmerksam på ei krise eller ulykke skal, om det er behov for det, varsle Brann: 110 Politi: 112 Ambulanse: 113 Så skal ein ringje naudnummerert til høgskolen heile døgeret tlf: + 47 62 43 09 11. Securitas opererer telefonnummeret på vegne av høgskolen og vil vidareformidle meldingar til krisegruppa til høgskolen. NÅR DU VARSLAR, HUGS Å SEIE: Kven du er Kva som har skjedd Kor skadestaden er/adresse Kor mange som er skadde/ omfang av skaden 4

Kva er ei krise? Større ulykke eller alvorleg hending: Dødsfall, alvorleg ulykke, sjukdom eller personskade der studentar og eller tilsette ved høgskolen er involverte eller som skjer ved arrangement i regi av høgskolen eller på høgskolen sitt område. Leiteaksjon Brann eller eksplosjon som fører til større materiell skade Ei hending som vedkjem alvorlege strafferettslege forhold og der politiet er kopla inn Vald, sakna studentar, politisk uro med opptøyar, terrorhandlingar, unntakstilstandar/krigsliknande tilstandar, epidemiar og naturkatastrofar, eller andre alvorlege hendingar 5

DEL 1 Generelt Denne planen er rettleiande for operativ krisehandtering ved Høgskolen i Hedmark (HH) og trekkjer opp hovudlinjer for korleis denne verksemda skal utførast. Organisering Det er administrerande direktør som i samråd med rektor har myndigheit til å setje i verk kriseplanen og bestemme omfanget av tiltaka. Høgskolens krisegruppe Administrerande direktør innkallar krisegruppa. Administrerande direktør er leiar av krisegruppa. Krisegruppa blir aktivert når det blir meldt om ei alvorleg krise. Krisegruppa har følgjande samansetjing: Adm. direktør Rektor Kommunikasjonssjef Aktuell dekan (ev. stabssjef) Internasjonal rådgjevar (ved kriser i utlandet) Krisegruppa trekkjer inn andre ressurspersonar om naudsynt. Krisegruppa skal fungere som redningssentral for høgskolen med følgjande operative oppgåver: Kontakt og samordning med brannvesen, politi og helsevesen/ambulanse/ legevakt Samordning internt Informasjonsoppgåver internt og eksternt Vurdering av behov for å innkalle psykisk og fysisk støtteapparat etter omfanget av krisa 6

Studentane Når studentar er involverte skal Studentorganisasjonen i Hedmark (StorHK) ved leiar og Studentsamskipnaden i Hedmark (SiH) ved administrerande direktør varslast om at krisegruppa er aktivert. Avdelingane Kvar avdeling skal ha ein beredskap for å vere i stand til å meistre krisesituasjonar som kan oppstå. Dekan ved avdelingane og stabsdirektør ved HA har ansvar for å byggje opp og ivareta dei naudsynte rutinane ved avdelingane. Det gjeld rutinar for varsling, telefonkapasitet, lister over tilsette, studentar og pårørande. Internasjonal koordinator ved avdelinga skal hjelpe leiinga ved kriser i utlandet eller ved involvering av utanlandske studentar. Studentprest, sosialrådgjevar eller andre støttepersonar skal trekkjast inn om naudsynt. Ved kjennskap til ei krise skal avdelinga alltid varsle krisegruppa. 7

Kommunikasjon Kommunikasjon er eit svært viktig element i krisehandteringa. Kommunikasjonssjefen har ansvar for å leie kommunikasjonsarbeidet i ein krisesituasjon. Kommunikasjon med pårørande og andre berørte Ved dødsfall eller sjukdom er det politi eller helsevesen som informerer pårørande. Krisegruppa, i samråd med aktuell avdeling og politi/helsevesen, avgjer korleis andre berørte skal varslast. Ved andre hendingar er krisegruppa ansvarleg for å informere pårørande og andre berørte. Kommunikasjon med media Kommunikasjonssjefen koordinerer i samråd med krisegruppa og den aktuelle avdelinga all kommunikasjon med media. Kommunikasjonssjefen er ansvarleg for å etablere eit pressesenter ved større hendingar eller ulykker. Markering ved dødsfall Krisegruppa skal i samråd med den aktuelle avdelinga vurdere kva slags markeringar som skal gjennomførast. Det kan vere markeringar med bruk av flagg, kondolanseprotokoll og minnestund. Det er viktig å ha fokus på den einskilde situasjonen og på bakgrunn av han finne fram til ein omsorgsfull måte å markere dødsfallet på. 8

Studentgrupper og organisasjonar Ein student som opplever eller blir gjort merksam på ei krise eller ulykke som omfattar andre studentar, skal varsle: Brann: 110 Politi: 112 Ambulanse: 113 Så skal ein ringje naudnummeret til høgskolen tlf: +47 62 43 09 11 (ope heile døgeret). Studentsamskipnaden i Hedmark (SIH) Ved kriser der høgskolen sine studentar er involverte, skal høgskolen si krisegruppe varsle direktør i studentsamskipnaden. Dersom studentsamskipnaden får kjennskap til kriser som omfattar studentar ved høgskolen, skal studentsamskipnaden varsle høgskolen si krisegruppe ved administrerande direktør. Studentorganisasjonen i Hedmark (StorHk) Ved kriser der høgskolen sine studentar er involverte, skal høgskolen si krisegruppe varsle leiar i studentorganisasjonen. Dersom studentorganisasjonen får kjennskap til kriser som omfattar studentar ved høgskolen, skal studentorganisasjonen varsle høgskolen si krisegruppe ved administrerande direktør. 9

DEL 2 - Utland Kriser i utlandet Planen omtaler ansvaret HH har for tilsette og studentar i utlandet og kor ansvaret ligg internt ved HH. Det er utvikla eigne Retningslinjer for utenlandsopphold, Høgskolen i Hedmark, der ein finn meir informasjon. Heftet ligg også ute på veven, www.hihm.no. Prosedyrar for studentar og tilsette ved kriser i utlandet Tilsette sitt ansvar Før avreise skal den einskilde tilsette orientere seg om kva for ein utanriksstasjon som er nærast reisemålet. Sjå: www.landsider.no Ved krise tar kontaktpersonen i gruppa eller ein annan deltakar om kontaktpersonen ikkje er tilgjengeleg, kontakt med næraste norske utanriksstasjon og høgskolen sitt naudnummer +47 62 43 09 11. Når ein reiser aleine tek den einskilde kontakt med næraste norske utanriksstasjon og høgskolen sitt naudnummer +47 62 43 09 11. Studenten sitt ansvar Før avreise skal den einskilde studenten orientere seg om kva for ein utanriksstasjon som er nærast reisemålet. Sjå: www.landsider.no Studenten tek kontakt med næraste norske utanriksstasjon og ringjer høgskolen sitt naudnummer + 47 62 43 09 11. 10

Internasjonal koordinator sitt ansvar Den internasjonale koordinatoren skal ha oversikt over kor høgskolen har studentar. Den internasjonale koordinatoren har ansvar for å følgje opp studentar på utanlandsopphald frå si avdeling. Om internasjonal koordinator på avdeling får kjennskap til ein situasjon i utlandet som potensielt kan innebære ei krise med involverte studentar, skal krisegruppa underrettast. Internasjonal rådgjevar sitt ansvar Om internasjonal rådgjevar får kjennskap til ein situasjon i utlandet som potensielt kan innebære ei krise med involverte studentar, skal krisegruppa underrettast. Inngå i krisegruppa ved kriser i utlandet. 11 11

Krisegruppa sitt ansvar Sjå til at følgjande oppgåver blir tatt hand om i samråd med den aktuelle avdelinga; Kontakte den norske utanriksstasjonen på staden for informasjon og bistand. Kontakta dei berørte tilsette og eller studentane, gje rettleiing om kva dei bør gjere, og planleggje kva dei skal gjere om situasjonen endrar seg. Forsikre seg om at all informasjon er korrekt før næraste pårørande blir kontakta. Avgjere kven som skal kontakte og støtte dei pårørande. Avklare konsekvensane for andre studentar i området og avgjere om det skal setjast i verk tiltak for dei. Avgjere om situasjonen er såpass alvorleg at dei tilsette og eller studentane bør evakuerast. Utanriksdepartementet skal kontaktast i denne prosessen. Avgjere høgskolen si offisielle respons på hendinga. 12

Del 3 - Handlingskort Krise Ansvarleg Tiltak Akuttfase Sjå eige skjema for markering av dødsfall Den som først får kjennskap til ei hending Krisegruppa Dekan Krisegruppa Varsel: Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Høgskolen sitt naudnummer + 47 62 43 09 11 Involvere avdelinga Ringje adm.dir. Vurdere andre instansar og ressurspersonar som bør involverast. Varsle samskipnad, studentparlament ved leiar av StorHK. Kontakte pårørande. Ansvar for evt. informasjon til media, saman med kommunikasjonssjefen. Oppfølgjingsfase Krisegruppa (hugseliste) Leggje opp strategiar for vidare arbeid ift omfanget av krisa. Krisegruppa hentar inn kompetanse ved å involvere studentprest og sosialrådgjevar Informasjon til studentar og tilsette Gjer klar for evt. samlingsstad for samtaler/ bearbeiding Få oversikt over hendinga kven kva, kor, konsekvensar og tiltak framover nformere om hjelpeapparat i og utanfor HH Kontakte andre aktuelle utval/avdelingar i HH (F.eks. HI psykisk helsearbeid) som kan ha kompetanse innanfor fagfeltet som kan vere til nytte i ulykkesoppfølging Oppfølgjing av pårørande Markering ved dødsfall/ gravferd Rektor/dekan Kommunikasjonssjef Kommunikasjonssjef /dekan /rektor Vurdere om undervisning skal avlysast eller ein, evt. annan aktivitet (eksamen osv) Sette opp strategiar for mediekontakt Ta hand om info. for vev (internt/eksternt)/ presseberedskap 13

Krise Ansvarleg Tiltak Oppfølgjingsfase (forts.) Krisegruppe, sosialrådgjevar, studentprest Følgje opp studentar og tilsette. Debriefing Etterarbeid Arbeidsmiljøutval/ læringsmiljøutval Krisegruppa, i samråd med aktuell avdeling Vurdere om ein kan førebyggje/hindre liknande ulykker/ hendingar i framtida Evaluere krisa, vurdere om ein kan førebyggje/hindre liknande ulykker. Markering av dødsfall Tiltak Ansvarleg Tiltak Markering Dekan, i samarbeid med krisegruppa Sette opp kondolansebord Lys Blomstrar Kondolanseprotokoll Bilde Dødsannonse Minnestund Dekan I samarbeid med ev. krisegruppa, medstudentar, SSR, prest og pårørande Fastsetje tid og stad Kunngjere markeringa Skaffe lokale Taleliste Musikk Blomster Flagging Leiing av minnestund Ansvar for pårørande Samling etter minnestund 14

Logg for ein krisesituasjon Krisegruppa er ansvarleg for å føre logg Hugs å skrive logg over kven som blir varsla når! Krise: Dato/tid Melding mottatt eller sendt Avsendar Mottakar Merknader 15

Høgskolen i Hedmark 2418 Elverum Tlf 62 43 00 00 postmottak@hihm.no www.hihm.no