Rutinar Utleige/utlån Sotra Arena Rutinedokumentet med vedlegg er godkjent av Fjell kommune, Fjell idrettsråd og Sotra Sportsklubb i samarbeidsmøte 26.05.2014 1
1 INNHOLD 2 Innleiing... 3 3 Overgangsordning... 3 4 Definisjonar... 3 5 prioriteringar... 3 6 Tidsfristar... 4 7 Søknadsprosess... 4 8 Behandling av søknader... 5 8.1 Prioritert utleie under 2.100 personer... 5 8.1.1 Søknad mottatt før 1.mai... 5 8.1.2 Søknad mottatt etter 1.mai... 5 8.2 Prioritert utleie over 2.100 personer... 6 8.2.1 Søknad mottatt før 1.mai... 6 8.2.2 Søknad mottatt etter 1.mai... 6 8.3 Sekundær utleie... 6 8.4 Utleie av mindre einingar (ikkje speleflater)... 7 8.5 partane si behandling av søknader... 7 8.6 Skjenking av alkohol i Sotra Arena... 7 9 Praktisk gjennomføring... 8 9.1 vask/reinhald... 8 9.2 MØTEROMSOPPSETT... 8 9.3 BRUK AV HALLEN SITT UTSTYR... 8 9.4 VAKTHALD («OPPLÅSING /LÅSING»)... 8 10 Krav om forsikringar... 9 11 Fakturering... 9 12 Leigeprisar... 9 13 Vedlegg... 10 14 revisjon... 10 2
2 INNLEIING Sotra Sportsklubb er sett til å administrere all utleige/utlån av Sotra Arena på vegne av Fjell Kommune og idretten. Hovudelementa i arbeidet er regulert gjennom «Avtale mellom Fjell kommune og Sotra Sportsklubb om utleigeverksemd i Sotra Arena» vedteken i Fjell kommunestyre 29.08.2013, PS-sak 81/2013. Rutinar og detaljert arbeidsbeskriving i dette dokumentet bygger på hovudavtalen. Som hovudregel skal all leigeinntekt (med fråtrekk av faktiske kostnader) fordelast av Fjell Idrettsråd og gå til idretten i Fjell Kommune. 3 OVERGANGSORDNING All utleige/utlån skal administrerast gjennom «AktivFjell» når systemet er teke i bruk. Før AktivFjell vert teken i bruk, skal utleige/utlån administrerast gjennom SSK sitt system «Arenaplanleggjaren». Søknad om utleige/utlån ligg på eiga søknadsside på www.sotraarena.no. Søknadene rutes til arrangement@sotrask.no med kopi til postmottak@fjell.kommune.no. Ved søknad om ordinær bruk skal ein nytta eksisterande søknadsprosedyre på www.fjell.kommune.no/aktivfjell med direkte innsending til Fjell Kommune innan søknadsfristen 1.mai. 4 DEFINISJONAR Som utleige/utlån vert rekna all bruk utover ordinær bruk av hallen. Som ordinær bruk vert rekna ordinære treningstider og kamper/cupar/turneringar som innanfor kvar idrett inngår i seriespill/ kvalifisering. 5 PRIORITERINGAR Utleige/utlån skal prioriterast i følgjande rekkefølgje; 1. Idretts- og kulturarrangement og Fjell Kommune sin egen bruk (18 dagar pr. år ) Max 3 samanhengande dagar **. Heretter kalla Prioritert utleige 2. Messer, konserter og anna utleige av speleflatene (heretter kalla sekundær utleige) 3. Utleige av mindre areal (VIP- og møterom o.l.) Prioritert utleige får automatisk prioritet framfor ordinær bruk berre ved søknad innan søknadsfristen 1. mai. 3
Messer/konserter o.l. har ingen prioritet, men kan vurderast framfor ordinær bruk ved leigeinntekt som overstig kr. 40.000,- pr. dag. **; Søknader som kjem i kat.1 men som stenger hallen i meir enn 3 dagar skal behandlast som sekundær utleige. 6 TIDSFRISTAR Alle trenings- og kampreservasjonar som inngår i Ordinær bruk skal vera ferdig behandla av FIR og Fjell kommune innan 10.juni kvart år for komande haust- og vår sesong. Søknad om idrettsarrangement skal vera motteken innan 1.mai for perioden 1.august til 1.juli, for å få prioritet framfor Ordinær bruk. Søknader motteken etter 1.mai vert behandla fortlaupande utan prioritering. Søknader innsendt før 1.mai og behandla av Sotra SK skal vera registrert i utleigekalender fortlaupande, og seinast 15.mai. Søknader innsendt før 1.mai og behandla av Sotra SK, Fjell Kommune og Fjell Idrettsråd (heretter kalla Partane) skal vera ferdig behandla og registrert innan 20.mai. 7 SØKNADSPROSESS Søknad om utleige/utlån ligg på eiga søknadsside på www.sotraarena.no og www.fjell.kommune.no. Søknadene rutes til arrangement@sotrask.no med kopi til postmottak@fjell.kommune.no. Alle innkomne søknader skal utan ugrunna opphald få melding om at søknad er motteken og kva tid dei kan forventa å få svar på søknaden. Søknader som vert godkjent direkte skal registrerast i AktivFjell i tillegg til at det skal gjevast melding med informasjon om utleigetype til Fjell Kommune v/driftsansvarleg og kultursjefen og Fjell Idrettsråd. Søknader som vert godkjent med atterhald skal førehandsregistrerast i utleigesystemet før det vert sendt førespurnad til Fjell kommune v/ eigedomssjef og kultursjef. Dersom partane ikkje har innvendingar til søknaden, vert arrangementet registert og det vert gitt melding om utleigetype til Fjell Kommune v/driftsansvarleg og kultursjef og Fjell Idrettsråd. Ved innvendingar frå ein av partane vert førehandsregistreringa fjerna, og saka lagt inn som sak for behandling av partane (sjå pkt. 7.5). Søknader som skal behandlast av partane skal prioriterast av Sotra SK i forkant av partane si behandling av sakene. 4
8 BEHANDLING AV SØKNADER Søknader om utleige/utlån vert prioritert i 4 kategoriar; 1. Prioritert utleige under 2.100 personer 2. Prioritert utleie over 2.100 personer 3. Konserter / Messer 4. Møterom / mindre arrangement Alle søknader skal behandlast fortløpande av enten Sotra SK eller Partane etter fastsette reglar. Unntaket er søknader motekne i tidsrommet 1.mai til 20.juni. I denne tidsperioden vert Ordinær bruk behandla, og andre søknader må difor venta til Ordinær bruk er ferdigbehandla. Søknader frå Sotra Sportsklubb som gjeld hall 1 og 2 skal alltid avgjerast av dei tre partane i fellesskap. 8.1 PRIORITERT UTLEIE UNDER 2.100 PERSONER Alle søknader vert prioritert av Sotra SK i tråd med gjeldande utleigeavtale. 8.1.1 Søknad mottatt før 1.mai Dersom arrangementet er søkt om innan søknadsfrist 1.mai og ikkje kolliderer med anna idrettsarrangement og heller ikkje er til anna ulempe for idretten, kan Sotra SK godkjenna søknaden inkludert eventuelt behov for 3.spilleflate. Dersom arrangementet kolliderer med anna idrettsarrangement, er til annen ulempe eller Sotra SK vurderer avslag av annen årsak skal Sotra SK prioritere søknaden i forkant av partane si behandling av søknader (sjå pkt. 6.6) Arrangement som kolliderer med andre arrangement eller vert vurdert som betre eigna for avvikling i anna hall, kan etter avtale med søkjar leggjast inn i kalender for gjeldande hall. 8.1.2 Søknad mottatt etter 1.mai Dersom arrangementet er søkt om etter 1.mai og ikkje kolliderer med ordinær bruk eller anna idrettsarrangement og heller ikkje er til anna ulempe for idretten, kan Sotra SK godkjenna søknaden, eventuelt inkl. 3.speleflate før Partane si handsaming søknaden. Godkjente søknader vert lagt inn i kalenderoversikt med kopi til FIR og Fjell kommune. Dersom arrangementet kolliderer med ordinær bruk kan Sotra SK godkjenna søknaden under føresetnad av at «eigar» av ordinær tid er samd. Dersom «eigar» av ordinær tid ikkje ønskjer å frigjera tida skal søknaden behandlast av partane (sjå pkt. 6.6.) Dersom arrangementet kolliderer med anna idrettsarrangement, er til anna ulempe eller Sotra SK vurderer avslag av annen årsak, skal Sotra SK prioritere søknaden i forkant av partane si behandling av søknader (sjå pkt. 7.5) Arrangement som kolliderer med andre arrangement eller vert vurdert som betre eigna for avvikling i anna hall kan etter avtale med søkjar leggjast inn i kalender for gjeldande hall. 5
8.2 PRIORITERT UTLEIE OVER 2.100 PERSONER Alle søknader vert prioritert av Sotra SK i tråd med gjeldande utleigeavtale. 8.2.1 Søknad mottatt før 1.mai Dersom arrangementet er søkt om innan søknadsfrist 1.mai og ikkje kolliderer med anna idrettsarrangement og heller ikkje er til anna ulempe for idretten, kan Sotra SK godkjenna søknaden inkludert eventuelt behov for 3.spilleflate med atterhald om at Eigedomssjefen v/driftsansvarleg finn tryggleikstiltaka ved arrangementet tilfredsstillande. Dersom arrangementet kolliderer med anna idrettsarrangement, er til annen ulempe eller Sotra SK vurderer avslag av annen årsak skal Sotra SK prioritere søknaden i forkant av partane si behandling av søknader (sjå pkt. 7.5) Søkjar kan be om førehands reservasjon for arrangementet i inntil 1 månad fram til 1.mai, for behandling av tryggleikstiltak, eigne avklaringar o.l. 8.2.2 Søknad mottatt etter 1.mai Dersom arrangementet er søkt om etter 1.mai og ikkje kolliderer med ordinær bruk eller anna idrettsarrangement og heller ikkje er til anna ulempe for idretten, kan Sotra SK godkjenna søknaden inkl. eventuelt behov for 3.spilleflate med atterhald om at Eigedomssjefen v/driftsansvarleg finn tryggleikstiltaka ved arrangementet tilfredsstillande. Dersom arrangementet kolliderer med ordinær bruk kan Sotra SK godkjenna søknaden med same atterhald under føresetnad av at «eigar» av ordinær tid er samd. Dersom «eigar» av ordinær tid ikkje ønskjer å frigjera tida skal søknaden behandlast av partane (sjå pkt. 7.5.). Dersom arrangementet kolliderer med anna idrettsarrangement, er til anna ulempe eller Sotra SK vurderer avslag av anna årsak skal Sotra SK prioritere søknaden i forkant av partane si behandling av søknader (sjå pkt. 7.5) 8.3 SEKUNDÆR UTLEIE Alle søknader skal prioriterast av Sotra SK i samsvar med reglar om tal utleigedøgn for «kommersiell» utleige (5%-regelen). Dersom arrangementet ikkje kolliderer med ordinær bruk, anna arrangement og heller ikkje er til anna ulempe for idretten kan Sotra SK godkjenna søknaden inkl. eventuelt behov for 3.spilleflate med atterhald om at Eigedomssjefen fin tryggleikstiltaka ved arrangementet tilfredsstillande og Kultursjefen ikkje har andre innvendingar. Fjell kommune v/eigedomssjef og Kultursjef har 2 veker til å koma med innvending (gjelder ikkje i tida 20.juni til 20.august) 6
Dersom arrangementet kolliderer med ordinær bruk, anna arrangement, Fjell Kommune har innvendingar, er til anna ulempe eller Sotra SK vurderer avslag av anna årsak skal Sotra SK prioritera søknaden i forkant av partane si behandling av søknader (sjå pkt. 7.5) 8.4 UTLEIE AV MINDRE EININGAR (IKKJE SPELEFLATER) All ekstern utleie av mindre einingar (møterom, o.a.) skal utførast av Sotra SK. Førespurnader vert behandla direkte og lagt inn i hallen sin aktivitetskalender fortløpande. Kvar registrering skal merkast med leigetakar, kontaktperson, leigepris og eventuelle tilleggsopplysningar. 8.5 PARTANE SI BEHANDLING AV SØKNADER Søknader som skal behandlast av Partane skal prioriterast så godt det let seg gjera av Sotra SK i forkant av partane si behandling. Sotra SK kallar partane inn til møte etter behov med minimum 1 vekes varsel. Saman med innkalling skal søknader leggjast ved saman med liste som viser prioritering. Søknadene skal vurderast individuelt, men etter følgjande grunnprinsipp; - Dersom ordinær bruk vert råka, må det minimum være 6 veker til arrangementsstart. «Eigar» av ordinær tid skal ha melding minimum 6 veker før trenings- eller kamptider vert berørt. - Kvart idrettslag skal samla sett, dersom det er mulig, få anledning til å gjennomføre 1 større nasjonalt idrettsarrangement pr. idrettsgrein pr. år. Søknader innanfor denne grensa vert prioritert. 8.6 SKJENKING AV ALKOHOL I SOTRA ARENA For arrangement i alle utleigekategoriar som har planar om å skjenke alkohol, må dette gå fram av leigesøknaden. Søknad om skjenkeløyve må i tillegg sendast til Fjell kommune etter gjeldande retningsliner (ref. Fjell kommune sine heimesider). I krav om skjenkeløyve må leigetakar dokumentere ovanfor kommunen at internkontrollrutinar for skjenking er utarbeidd og nødvendige forsikringar er ordna for eventuell skade på inventar, utstyr og bygg. Utleigar v/ssk har ansvar for å rettleie leigetakar i krav om skjenkeløyve og i denne samanheng rettleia om varsling til politiet og krav om nødvendig forsikring. 7
9 PRAKTISK GJENNOMFØRING 9.1 VASK/REINHALD Reinhald skal utførast i tidsrommet kl. 06.00 09.00, med utvida tid i delar av hallen. Avvik og behov utover ordinært reinhald må avklarast med utleigar, leigetakar skal i slike tilfelle dekkja kostnadene. 9.2 MØTEROMSOPPSETT Ved utleige av møteromma kan vi tilby forskjellige oppsett, f.eks. hestesko-, klasserom-, kinooppsett. Kvart møterom kan også tilpassast tal personar. Ved mottak av bestilling må følgjande førast inn i reservasjonen; - Namn på leigetakar (firma eller idrettslag) - Kontaktperson - Telefon/e-postadresse - Tal personar - Ønska oppsett i møterommet Hallvaktene ser til at bestilt møteromsoppsett for dei første møta som startar neste morgon/formiddag er i orden, og ryddar opp før hallen stenger om kvelden slik at romma er klar til bruk neste dag. For påfølgjande møter på dagtid som startar før kl. 17:00, sørgjer driftsleiar for klargjering av møteromma. Møte etter kl. 17:00 og i helger vert klargjort av hallvaktene. 9.3 BRUK AV HALLEN SITT UTSTYR I søknad om leige skal det meldast frå om behov for bruk av hallen sitt utstyr (audio/bilde, apparat, tribuner, stoler, bord etc.). Dersom leigetakar ikkje er kjent med bruk av utstyret, må representant frå leigetakar avtale gjennomgang med driftsleiar for hallen. Driftsleiar skal i forkant av kvart arrangement gjera seg kjent med meldt behov for utstyr og sørgje for at dette er tilgjengeleg for leigetakar føresatt at leigetakar oppfyller kriteria for lån av utstyret. Dersom driftsleder meiner at føresetnadene ikkje er oppfylt, må leigetakar få melding. Dette kan gjerast av driftsleiar direkte eller via utleier. 9.4 VAKTHALD («OPPLÅSING /LÅSING») I søknad om leige skal tidspunkta for ønska opplåsing av hallen opplysast om og noterast i reservasjonen. Det skal også opplysast om og noterast tidspunkt for stenging av hallen. 8
Leigetakar må sjølv berekne tid for klargjering/oppvarming og nedrigg /dusj/garderobe. Seinast 48 timer før arrangementet skal det sendes ut e-post eller SMS frå Sotra SK til leigetakar med stadfesta tider og oppmoding om å melde frå dersom det er endringar i start/slutt tidspunkta. Ved endring av tidspunkta sender Sotra SK ut melding til vaktene seinast 24 timer før vakta starter. 10 KRAV OM FORSIKRINGAR Ved sekundær utleige er leigetakar ansvarleg for skade på inventar og utstyr, o.a.. Leigetakar må sjølv sørgje for eigen forsikring eller ordne forsikring gjennom utleigar. 11 FAKTURERING Sotra SK fakturerer all form for utleige på vegne av idretten i Fjell. Leigeinntekter skal førast i eige avdelingsrekneskap med kvar utleige som eige prosjektrekneskap. Direkte kostnader som tilkjem i forbindelse med utleige skal førast på same måte. Det skal rapporterast halvårleg til Fjell Kommune og Fjell Idrettsråd. Samtidig vert det overført netto leigeinntekter til Fjell Idrettsråd som sørgjer for snarleg fordeling til idrettsrådet sine medlemslag etter gjeldande fordelingsnøkkel. Som netto leigeinntekt vert rekna fakturert leige trekt frå kostnader ved utleige som til dømes ekstra vakthald, reinhald og drift. 12 LEIGEPRISAR Idrettsarrangement med kommersiell hensikt (nattcup, etc.) Heile Sotra Arena Kr. 5.000,- Bane 1 og 2 Kr. 4.000,- Bane 3 Kr. 2.000,- Heile Sotra Arena Kr. 5.000,- + vask/reinhald kr. 3.000,- Bane 1 og 2 Kr. 4.000,- + vask/reinhald kr. 2.000,- Bane 3 Kr. 2.000,- + vask/reinhald kr. 1.000,- I tillegg kjem vakthald; Kr. 140,- pr. time før kl. 23:00 Kr. 195,- pr. time frå kl. 23:00 02:00 Kr. 250,- pr. time frå kl. 02:00 04:00 9
Kommersiell utleige Heile Sotra Arena Bane 1 og 2 Bane 3 Kr. 50.000,- pr. dag (inkl. møterom m.m.) Kr. 40.000,- pr. dag Kr. 15.000,- pr. dag (Redusert pris på rigg-dager) VIP rom heil dag Kr. 2.500,- VIP rom ½ dag Kr. 1.900,- Møterom 3.etg. heil dag Kr. 1.500,- Møterom 3.etg. ½ dag Kr. 1.000,- 13 VEDLEGG Vedlegg til rutinedokumentet: Standardkontrakt for utleige Forsikringsvilkår 14 REVISJON Partane skal vurdera utleigeprisane kvart år. Partane kan kvar for seg be om at rutinedokumentet vert teke opp til revisjon. 10