Retningslinjer for tilskudd til livssynsnøytrale seremonirom i Akershus 1 1
2
Forord Forliket om stat-kirke fra 2008 inneholder et punkt om livssynsnøytrale seremonirom som skal være tilgjengelig for gravferd og ved ekteskapsinngåelse, jf. St meld nr 17 (2007-2008) Staten og Den norske kirke og Innst S nr 287 (2007-2008). Kulturdepartementet (KUD) har på bakgrunn av dette etablert en prøveordning i Akershus, Rogaland og Troms fylker. Disse fylkene har en befolkning som er sammensatt etnisk, kulturelt og religiøst. Forsøksordningen retter seg mot kommuner, felleskirkelige råd og frivillige organisasjoner. For forsøksåret 2012 ble Akershus fylkeskommune tildelt kr 2 876 992, og formålet med midlene er å bidra til å opprette nye livssynsnøytrale seremonirom. Det har vært holdt et møte mellom administrasjonen i Akershus fylkeskommune og Kulturdepartementet, for å avklare forventninger og krav til fylkeskommunens forvaltning av ordningen. Det tilstrebes å ha et enkelt, men likevel tilstrekkelig regelverk, og dette skal i størst mulig grad harmonisere med regelverket for Desentralisert ordning for tilskudd til kulturbygg. Akershus fylkeskommunes retningslinjer er basert på at dette er en prøveordning. Dersom dette blir en fast ordning må retningslinjene justeres noe. Det må da bl.a. avklares hvilket nivå i fylkeskommunen fordelingen skal skje på. Fordi at midlene skal brukes raskt legges det i 2012 opp til at behandlingen skjer administrativt i fylkeskommunen. Det legges fram en orienteringssak for hovedutvalget etter fordelingen, med rapport over fordelingen, samt erfaringer som er gjort i søknadsbehandlingen. Ordningen lyses ut, og gjøres kjent for potensielle søkere. Det legges ut informasjon på fylkeskommunens hjemmesider. Informasjon sendes også direkte til kommunene og de kirkelige fellesrådene. Kommunene bes om å gjøre ordningen kjent i sin kommune. Dersom ordningen blir permanent, og Kulturdepartementet gir årlige tilskudd, vil det senere legges fram en ny sak med justerte retningslinjer til politisk behandling. Søknadsskjema finnes på www.akershus.no, velg tilskudd. Spørsmål kan rettes til Akershus fylkeskommune på postmottak@akershus-fk.no. Oslo, 25.09.2012 Torunn Korneliussen Rådgiver Kristin M. Felde Fylkesdirektør kultur, frivillighet og folkehelse 3
1. Formål Tilskuddene skal bidra til å opprette nye, livssynsnøytrale seremonirom. Midlene kan benyttes til nybygg, ombygging, modernisering og utsmykning av livssynsnøytrale seremonirom, men ikke til vedlikehold og drift. Prosjekter som kan støttes inkluderer, men er ikke avgrenset til: Tilrettelegging av eksisterende kapeller og krematorier til å bli livssynsnøytrale. Tilrettelegging for bruk av eksisterende samfunnshus eller foreningslokaler til å kunne benyttes til seremonier. Støtte til livssynsnøytrale seremonirom i nye lokaler. Ved vurdering av søknader skal det telle positivt dersom det livssynsnøytrale seremonirommet kan realiseres raskt. 2. Hvem kan søke Kommuner, kirkelige fellesråd og frivillige organisasjoner, herunder tros- og livssynssamfunn. 3. Vilkår for tilskudd til livssynsnøytrale seremonirom For å få tilskudd til livssynsnøytrale seremonirom må følgende vilkår være oppfylt: a) Seremonirommet skal ligge praktisk til i bygningen slik at det på en verdig og enkel måte skal kunne fraktes kiste inn i og ut av seremonirommet. b) Seremonirommet skal være skjermet for innsyn fra eventuelle besøkende/brukere i den øvrige delen av bygningen. c) Innredningen og utsmykningen skal være nøytral og verdig slik at rommet kan brukes uavhengig av livssynsmessig eller religiøs tilknytning. d) Arealet på seremonirommet skal være hensiktsmessig ut i fra lokale forhold og behov. e) Seremonirom som mottar tilskudd skal være universelt utformet i samsvar med plan- og bygningsloven og forskrifter i denne, se Forskrift om tekniske krav til byggverk (Byggteknisk forskrift). Det kan legges opp til at seremonirommet brukes til andre formål når det ikke er seremonier. 4
4. Søknadsprosedyre og søknadsfrist Søknadsskjema finnes på fylkeskommunens hjemmesider. Søknaden skal fremmes gjennom den kommunen der bygget ligger/skal ligge. Den enkelte kommune fastsetter selv frist for innsending av søknader til kommunen. Det bør påregnes minst en måneds behandlingstid i kommunen. Kommunen skal behandle og godkjenne søknaden, samt påse at den fyller formelle krav. Kommunenes frist for å oversende søknader til fylkeskommunen er 1. desember 2012. Det er kommunens ansvar å påse at søknadene er komplette, og i formell orden før de oversendes. Fylkeskommunen behandler søknadene. Søker og kommune underrettes i tilsagns- eller avslagsbrev. Det lages en orienteringssak til hovedutvalget om fordelingen i etterkant. 5. Søknaden skal inneholde: a) Opplysninger om funksjon, aktiviteter, behovsunderlag, og om søker. b) Tegninger med tilhørende beskrivelser av prosjektet. Disse skal være stemplede, og daterte fra kommunen. c) Prosjektbudsjett, med avsetninger til kunst, usikkerhet og reserve. d) Dokumentasjon av gjennomførings- og fullfinansieringsansvar. e) Fremdriftsplan f) Finansieringsplan. Alle postene i finansieringsplanen, bortsett fra søknadssummen skal dokumenteres. Egenkapital bekreftes med kontoutskrift fra bank, post eller lignende samt vedtak på at beløpet er bundet til utbyggingen av anlegget. Andelskapital skal dokumenteres. Kommunalt og /eller fylkeskommunalt tilskudd må være bekreftet med kopi av vedtaket. Det samme gjelder kommunal eller fylkeskommunal garanti. Private tilskudd/gaver, eksempelvis rene pengetilskudd, materialer, rabatter og lignende skal bære bekreftet ved undertegnet gavebrev. Det er ikke anledning til å beregne merverdiavgift på rabatter eller gaver. Arbeid utført på dugnad anføres med referanse til arbeidskostnader i tilbud/anbud fra firma. Det er ikke anledning til å beregne merverdiavgift for dugnad. Oppført lån skal være bekreftet med kopi av lånetilsagn fra bank hvor også vilkårene fremgår. g) Eieransvar etter at tiltaket er ferdigstilt. h) Driftsfinansiering og plan for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU). Det gjøres oppmerksom på at søknaden behandles i den form den foreligger ved oversendelse til fylkeskommunen. 5
6. Om finansiering og prosjektbudsjett Det stilles ikke krav til egenfinansiering for å få tilskudd til livssynsnøytrale seremonirom, men søknader med egenfinansiering kan bli prioritert for å få mest mulig effekt ut av midlene. For søknader der livssynsnøytrale seremonirom inngår som en del av en søknad til et kulturbygg, kan tilskuddet til seremonirom komme i tillegg til kulturbyggmidlene. Dersom seremonirommet skal samlokaliseres med andre virksomheter, skal det foretas en kostnadsdeling av fellesarealer og sambruksarealer. 7. Klageadgang Forvaltningsloven 28 andre ledd gir søkere rett til å klage på enkeltvedtak. Kulturdepartementet er klageinstans for vedtak truffet av fylkeskommunene i saker vedrørende forvaltningen av denne ordningen. 8. Regnskapsplikt (Når prosjektet har fått tilsagn om midler) Det anbefales søker å kontakte kommunens revisjonsselskap når prosjektet har fått tilsagnsbrevet. Da kan en få hjelp til å legge opp regnskapsrutinene slik at de blir tilfredsstillende og samtidig effektive. Alle søkere som mottar tilskudd til livssynsnøytrale seremonirom har plikt til å levere eget regnskap. Revidert regnskap er et krav for å få utbetalt siste del av tilskuddet. Det skal føres eget byggeregnskap, og som hovedregel benyttes egen kasse, bankkonto for alle ut- og innbetalinger vedrørende prosjektet. Regnskapet skal være ført slik at det er sammenlignbart med det godkjente prosjektbudsjettet som ble sendt inn i søknaden. Hovedpostene i regnskapet skal være de samme som i budsjettet. Regnskapet skal revideres av kommunerevisjonen. Tilskuddsmottaker plikter å påse at tildelt tilskudd anvendes i samsvar med forutsetninger og fastsatte vilkår. Det skal foreligge bilag for alle utbetalinger og innbetalinger. Bilagene skal vise: hva betalingen gjelder hvilken konto som er belastet hvem som har anvist hvem som har attestert bilagsnummer. 6
Attestasjon og anvisning skal ikke gjøres av samme person. Bilagene skal nummereres fortløpende og arkiveres etter stigende nummer. Tilskuddsmottaker plikter å oppbevare bilag og regnskapsbøker så lenge som regnskapsloven tilsier (10 år). Verdi av gaver (ikke pengegaver), rabatt og dugnad For de poster der hele eller deler av arbeidet er utført på dugnad, skal verdien av dugnaden settes til det beløp dette arbeidet var satt opp med i godkjent prosjektbudsjett i søknaden. Det kan ikke settes opp et høyere beløp, enn i prosjektbudsjettet som ble godkjent av fylkeskommunen i søknaden. Gaver (ikke pengegaver) og rabatt kan heller ikke føres opp med høyere beløp enn i godkjent søknad. Det skal ikke beregnes merverdiavgift på dugnad, gaver og rabatt. Dersom det er betalt for arbeid som i søknaden var oppført som dugnad, rabatt eller gaver, skal verdien i regnskapet for disse postene nedjusteres med tilsvarende beløp. Verdien vil i stedet fremkomme som ei betalt utgift under kontantutgifter i regnskapet. Bokføring av kontantinntekter som skal finansiere anleggskostnaden Alle kontantinntekter som skal finansiere byggekostnadene skal føres i regnskapet, for eksempel egenkapital, lån, kommunale og private tilskudd. Hovedpostene for kontantinntektene skal være de samme som postene i finansieringsplanen i søknaden, slik at en enkelt kan sammenlikne postene i søknad og regnskap. 9. Utbetaling av tilskudd All utbetaling formidles gjennom kommunen. Sluttutbetaling finner sted når fylkeskommunen mottar regnskapssammendrag og revisoruttalelse for prosjektet. Ferdigattest skal legges ved. Ved særskilt behov kan det sendes inn anmodes om delutbetaling når prosjektet er kommet godt i gang. Det holdes igjen minst 10 % av tilskuddet til regnskapet er sendt inn. Tilsagn om tilskudd gjelder i inntil 2 år fra dato på tilsagnsbrevet. Er prosjektet ikke igangsatt og søker ikke har bedt om utbetaling, bortfaller tilsagnet, og midlene inndras. 7
Design og print: AFK kopisenter Akershus fylkeskommune Avdeling for kultur, folkehelse og frivillighet PB 1200 Sentrum 0107 Oslo www.akershus.no 8