Retningslinjer for lokale kulturbygg i Rogaland Hva er et lokalt kulturbygg? Lokale kulturbygg er fellesbenevnelsen for samfunnshus, mindre kulturhus, grendehus, allaktivitetshus, verksted for ulike fritidsaktiviteter, bibliotek, bydelshus, og organisasjonseide forsamlingshus. Med lokale kulturbygg menes felles lokaler og bygg som gir rom for en variert kulturell virksomhet med fokus på både egenaktivitet og formidling av kunst og kultur. Lokalene skal være til bruk for alle alders- og befolkningsgrupper og for all lovlig organisasjons- og kulturvirksomhet. Lokale kulturbygg bør i størst mulig grad samlokaliseres med andre typer lokaler/uteområder som kan fungere godt sammen. Dette kan være skoler, barnehager, idrettsanlegg, andre kultur/fritidsfunksjoner, kirkebygg, næringslokaler, parkanlegg, sentrumstorg med mer. Hvem kan søke? Søkere kan være andelslag (der alle som ønsker det kan være med), kommuner, stiftelser eller organisasjoner med demokratisk oppbygging. Vilkår for at en organisasjon kan stå som søker, er at kommune og fylkeskommune stadfester at utforming av bygget, vedtekter og driftsplan gjør det til et allment lokalt kulturbygg. For andelslag og stiftelser skal vedtektene forhåndsgodkjennes av fylkeskommunen. Hva kan en søke om tilskudd til? Det kan søkes om investeringstilskudd til nybygg, tilbygg/ombygging av eksisterende kulturlokaler og kjøp/ombygging av andre lokaler til kulturbygg. Det ytes ikke tilskudd til erverv av grunn, dekning av gjeld eller til utgifter til arbeider utenfor 1 m fra anleggets ytre grenser. Som eksempel på ikke-tilskuddsberettigede enheter kan nevnes: tilførsels- og avløpsledninger for vann og kloakk tilførselsledninger for elektrisitet eiendomsgjerde veier parkeringsplasser. Permanent eller naglefast innredning er stønadsberettiget, som f.eks.: kjøkkeninnredning, fast scenerigg lydanlegg for hørselshemmede (teleslynge) teleskoptribuner Annet løst utstyr som sceneutstyr, bord, stoler m.m. er ikke stønadsberettiget. Tilskuddssatser for lokale kulturbygg Inntil 1/3 av byggekostnadene, maksimum 1 mill. kroner. Nedre grense for godkjent prosjektkostnad er 450 000. Spesielt ved ombygging og/eller tilbygg Ved ombygging av eksisterende kulturlokaler, er prinsippene for tilskudd at tiltakene må være begrunnet i: nye og endrede behov med hensyn til aktivitet og romstørrelser, eller behovet for standardheving av lokalene.
Det blir ikke gitt tilskudd til vanlig vedlikehold eller til skader som skyldes feil ved planlegging, utførelse eller manglende vedlikehold. Eksempel på standardheving er ombygging av hensyn til funksjonshemmede brukere. ENØK-tiltak, som skifte av vinduer, etterisolering av tak mm, regnes som standardheving og er tilskuddsberettiget. Tiltakene må inngå i et samlet varmegjenvinningsopplegg. Det må vedlegges ENØK-rapport som viser beregnet gevinst av tiltakene. Alle søknader om tilskudd til ENØK-tiltak og andre typer ombygginger forutsetter at lokalene er eller blir tilrettelagt for bevegelseshemmede brukere. Ved tilbygg og/eller ombygging av eksisterende kulturbygg, er hovedregel at tidligere mottatt tilskudd fra ordningen blir trukket fra maksimal tilskuddssats. Ved kjøp av hus for ombygging til kulturhus, kan dokumentert kjøpesum tas inn i tilskuddsgrunnlaget. Funksjoner og lokaler som faller utenfor tilskuddsordningen Kommersiell virksomhet, som verksteder og utstillings-lokaler for salg, selskapslokaler eller kinobygg hvor visning av film styrer driften. Kulturbygg med snever/isolert funksjon: faste gallerier, bibliotek, museer eller lokaler for profesjonelt teater. Egne lokaler som bygges og drives bare for en enkelt forening. Lokaler som disponeres til de ovenfor nevnte funksjoner alene, eller hvor de som driver aktivitetene har råderett til lokalene og selv regulerer utleie til andre brukere ut fra egne behov, faller utenfor ordningen til lokale og regionale kulturbygg. Dette er funksjoner som det ofte vil være ønskelig å samlokalisere med lokale kulturbygg. Ved slike løsninger kan det vurderes i hvilken grad det kan gis dispensasjon, spesielt knyttet til pkt. 2. Felles areal blir da å fordele mellom de ulike enhetene. Vilkår for tilskudd 1. Lokale kulturhus skal være åpne for all lovlig kultur- og organisasjonsvirksomhet. Ingen må stenges ute på grunn av religiøse, sosiale eller politiske hensyn. 2. Lokale kulturhus kan eies av en kommune, andelslag der alle som ønsker det kan være med, stiftelser eller av frivillige organisasjoner med demokratisk oppbygging. 3. Behov, vedtekter, driftsplan og romprogram/tegninger skal forhåndsgodkjennes av kommunen. 4. Huseieren utformer selv de nærmere regler for bruken av huset, innenfor intensjonene i pkt. 1. Huseieren har anledning til å forby servering av alkohol i huset. Oppstår det tvist om bruken av huset, avgjøres tvisten av kommunestyret eller den kommunestyret bemyndiger. 5. Dersom huset ikke lenger blir brukt i samsvar med det opprinnelige formål, kan det medføre at mottatt statstilskudd må tilbakebetales. Søknadsskjema V-0082 B/N benyttes. Det vises også til søkerhefte V-0846 Bokmål/Nynorsk. For andelslag og stiftelser skal vedtektene forhåndsgodkjennes av departementet. Kulturhuseierens forpliktelser Huseier har plikt til å holde huset åpent for all lovlig kultur- og organisasjonsvirksomhet i 20 år etter ferdigstillelse av bygget. Dette innebærer plikt til å drive på årsbasis. Nedlegging eller bruksendring av bygget i løpet av denne 20-årsperioden skal ikke skje med mindre det foreligger skriftlig forhåndssamtykke fra fylkeskommunen.
Dersom huset blir midlertidig stengt for 3 måneder eller mer, plikter huseier på forhånd å orientere fylkeskommunen. Denne plikten påhviler også kommunen. Fylkeskommunen har rett til å sette vilkår for slik midlertidig stengning av bygget. Blir bygget ikke åpnet i løpet av seks måneder, regnes stengningen for mislighold, med mindre det foreligger skriftlig godkjennelse fra Kulturdepartementet for en forlenget stengning. Dersom den fremtidige drift av kulturbygget er truet, skal huseier uten ugrunnet opphold orientere Kulturdepartementet om dette. Denne plikten påhviler også kommunen. Huseier plikter å holde bygget i godkjent teknisk stand, samt påse at de sikkerhetsforskrifter som gjelder for vedkommende kulturbygg etterleves. For øvrig skal bygget vedlikeholdes slik at det ikke forringes utover det som følger av normal slit og elde. Bygget må være funksjonelt for den type kulturaktiviteter som det er bestemt til bruk for. I den grad det lar seg gjøre uten vesentlig kostnad, bør huseieren søke å imøtekomme eventuelle nye og endrede behov med hensyn til kulturaktivitet i befolkningen. Salg eller deling av bygget skal ikke skje uten skriftlig forhåndssamtykke fra fylkeskommunen. Overføring av driften av bygget til andre enn tilskuddsmottaker skal heller ikke skje uten Kulturdepartementets skriftlige forhåndssamtykke. Pantsetting av bygget i overensstemmelse med finansieringsplanen vil normalt bli godkjent ved innvilgelse av søknaden. Huseier plikter å føre regnskap i tråd med de retningslinjer som er fastsatt av Kulturdepartementet. Dersom ett eller flere av ovennevnte vilkår misligholdes, kan fylkeskommunen kreve tidligere utbetalt tilskudd tilbakebetalt innen 30 dager etter at fylkeskommunen fremsetter kravet skriftlig. Dersom huseier ikke betaler innen den satte tidsfrist, kan fylkeskommunen kreve tvangssalg av bygget. Som mislighold regnes alltid at anleggseier avvikler driften, innstiller betalingene, søker gjeldsforhandling, tvangsakkordforhandling, går konkurs eller blir satt under tvangsforfølgning. Saksgang og frister ved søknad om midler Rogaland fylkeskommune kunngjør gjennom RUP-arbeidet adgang til å søke om midler innen 15. juni hvert år. Kommunens frist Søknader om tilskudd fremmes på skjema V-0082 gjennom den kommune hvor bygget skal ligge. Kommunen fastsetter søknadsfristen i egen kommune. Denne må dog være slik at godkjente søknader, vedlagt kommunens prioriterte innstilling, blir sendt fylkeskommunen innen 15. januar hvert år. Melding om rammebeløp Kulturdepartementet fastsetter rammene for de beløp fylkeskommunene kan få til fordeling det enkelte år, og gir melding til fylkeskommunen om beløpenes størrelse innen 1. mai hvert år. Oversikt over fordeling Fylkeskommunen fordeler det tildelte beløp og underretter søkerne om resultatet av behandlingen. Oversikt sendes departementet innen 1. juni hvert år. Når oversikten
foreligger, overføres rammebeløpet til fylkeskommunen. Midlene settes inn på egen rentebærende konto. Fylkeskommunenes saksframlegg sendes departementet til orientering. Forhåndsgodkjenning av planer Planer som legges til grunn for søknad om tilskudd, må være forhåndsgodkjent før bygging starter og før søknad om midler kan fremmes. Godkjenningsmyndighet er i hovedsak delegert til kommunene. Prosjekter som medfører samlokalisering med funksjoner som faller utenfor denne ordningen skal godkjennes av fylkeskommunen. Fylkeskommunen kan kreve at de får planene innsendt til vurdering, før forhåndsgodkjenning foretas. Dersom fylkeskommunens prosedyre ikke er fulgt, kan det medføre at søknaden avvises. Det skal fremgå av påtegning/stempel på tegningene hvem som har gitt godkjenningen. Det skal også utarbeides et eget godkjenningsbrev ved forhåndsgodkjenning av planer, der det klart framgår at dette gjelder forhåndsgodkjenning som kulturbygg. Byggesaksbehandling i det lokale bygningsråd erstatter ikke forhåndsgodkjenning. Forhåndsgodkjenning av lokale og regionale kulturbygg som betingelse for å kunne søke om spillemidler, kommer i tillegg til kommunens byggesaksbehandling. Den utføres av kommunen eller fylkeskommunen. En slik forhåndsgodkjenning går lenger enn ved byggesaksbehandlingen i å vurdere byggets egnethet ut fra funksjonen som kulturbygg. Ved forhåndsgodkjenningen skal det estetiske tillegges vekt og kan få avgjørende betydning for godkjenning. Forhåndsgodkjenning har gyldighet i tre år. Dersom ikke byggearbeidene er igangsatt innen tre år, kan det søkes om fornyet godkjenning. Merk at forhåndsgodkjenning av planer ikke automatisk medfører tilskudd til bygget. Forhåndsgodkjenning skal påse at bygget er planlagt ut fra reelle behov i lokalsamfunnet, at planene er i overensstemmelse med de funksjonelle krav som stilles til denne type lokaler, og at de estetiske kvalitetene er ivaretatt for bygget i seg selv og i forhold til omgivelsene. Forhåndsgodkjenningen skal også påse at bygget er i overensstemmelse med definisjonen av lokale kulturbygg og kommer inn under tilskuddsordningen. Bestemmelsene gjelder også ved ombygging av eksisterende kulturbygg Kravene som stilles for nybygg, gjelder generelt også for ombygging. Ved ombygginger må det likevel åpnes for et visst skjønn, ut fra hva som er praktisk mulig å få til, og ut fra vernehensyn for eldre, bevaringsverdige bygninger. Ved ombygging skal planene bygge på en tilstandsrapport, som gjør rede for tekniske, økonomiske og funksjonelle forhold i bygget. Vurderingen og rapporten skal utføres av en person med relevant fagkompetanse. Målsetting Målsettingen med kulturbygget må klargjøres og danne utgangspunkt for planleggingen av bygget og av driften. Behovsoppgaver Aktivitetene bør styre planene. Undersøkelser av reelle behov skal danne grunnlag for planene, og for utforming og dimensjonering av bygget. Alle lag, foreninger og andre grupper som kan forventes å bruke huset, bør forespørres om behov. A. Behovsoppgaver fra de enkelte lag/brukergrupper skal angi: type aktivitet det skal gis rom for
rombehov med angitt areal og forventet antall deltakere antatt ganger pr. måned de forskjellige brukergrupper regner med å benytte lokalene. Bruk på dag- og kveldstid bør framgå. B. Samlet behovsoppgave grunnlag for romprogram På basis av behovsoppgavene fra de enkelte lag/brukergrupper, egne målsettinger for bygget og vurderinger vedrørende driften, skal byggherren utarbeide en behovsoppgave over samlet, forventet bruk av bygget. Den samlete behovsoppgaven skal ligge til grunn for utarbeidelsen av romprogrammet. Romprogram Det skal foreligge et foreløpig og spesifisert romprogram for bygget som grunnlag for utarbeidelse av forprosjekt. Både de ulike funksjoner som lokalene skal romme, og tidsaspektet for bruken av de ulike rommene, må framgå her. I rom som skal fylle ulike funksjoner, må hovedfunksjonen og øvrige funksjoner defineres. Ved fast scene må de ulike bruksområder framgå og prioriteres. Økonomi Det må sikres god utnyttelse av lokalene og realistiske planer for driften. Et enkelt kostnadsoverslag og finansieringsplan for bygging, samt foreløpig plan for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av huset, skal vurderes. Den endelige vurderingen av økonomien skal foretas av fylkeskommunen ved behandling av søknad om midler. Utforming Bygget må gis en god estetisk utforming i samsvar med byggets funksjon og med respekt for naturgitte og bygde omgivelser. Byggets utforming i forhold til nabobebyggelse og landskap skal dokumenteres og vurderes. Estetisk og miljømessig kvalitet bør derfor vektlegges i hele planprosessen. Utforming av mål/ambisjonsnivå bør defineres tidlig og sikres gjennom hele prosessen. De enkelte rom må gis en utforming som ivaretar funksjonen, eventuelt flere funksjoner, på en god måte. Planvurderinger Arealdisponeringen med bygninger, adkomst, utendørs oppholdsarealer/ plassdannelser, beplantning /grøntarealer og adkomst for nødvendig transport, skal vurderes. Dersom bygging skal foregå i flere byggetrinn, skal det foreligge skisser for det totale prosjekt, og utbyggingen skal vurderes samlet. Planene for bygget/lokalene skal vurderes i forhold til trafikkskjema, som påser at de ulike deler i anlegget kan brukes og fungere uavhengig av hverandre og sammen. Ved samlokaliserings- og sambruksløsninger med andre typer lokaler, må det påses at alle deler av anlegget vil fungere tilfredsstillende. Det skal være full tilgjengelighet for funksjonshemmede (orienterings- og bevegelseshemmede). Alle deler av anlegget som brukerne har adgang til, skal også kunne nås og benyttes av brukere med funksjonshemninger. Spesielt om teater, drama og musikk: Teater. Aktuelle teatre på lokalt og evt. regionalt nivå skal forespørres om behov, og bør bidra i vurderingen av de konkrete planforslag. Dersom det ønskes godkjenning som C- scene, anbefales at nærmeste regionteater forespørres om å vurdere planene. Ønskes godkjenning som B-scene, skal planer sendes Riksteatret for en uttalelse, før forhåndsgodkjenning. Musikklokaler. Saler over 200 m 2 for akustisk musikk må oppfylle Norsk musikkråds krav til romvolum pr. person og til etterklangstid. Planer og akustisk redegjørelse skal sendes Norsk musikkråd for uttalelse før forhåndsgodkjenning.
Øvrige rom. Foruten sal vil det være behov for gode rom for møter og andre aktiviteter, slik det framgår av målsettingen med huset, behovsoppgaven og romprogrammet. Dimensjoneringsgrunnlaget for de enkelte rom vil normalt være: - vestibyle: 0.4-0.8 m 2 pr. person, med plass til 70-80% av publikum i sal og møterom/aktivitetsrom - sal: 0.7-1.0 m 2 pr. person med stoler, og 1.0-1.4 m 2 med bord og stoler - møterom: 1.0-1.5 m 2 pr. person - publikumsgarderobe: ca.15 m 2 pr. 100 personer - toaletter: 1 stk. pr 50 personer, forhold mellom dame- og herretoalett ca 3:2. - lagerplass til sal for samtlige stoler og bord - bøttekott: stort nok til moderne rengjøringsmaskiner En del rom må dimensjoneres ut fra spesifikasjon i behovsoppgaver/romprogram: - aktivitetsrom/verksteder/utstilling - tilskuddarealer for scene (garderober, lagerplass evt verksted) - lagerplass for de ulike brukerne - kjøkken (for anretning eller for matproduksjon) inklusiv lagerrom - kontor/oppholdsrom for personalet Tilskuddareal for driften, som lagerrom, tekniske rom og kontor/ oppholdsrom for personalet, blir ofte undervurdert. Det er avgjørende for driften at det avsettes nok areal til disse funksjonene. Søknadsprosedyre Tidsfrist Kommunen må oversende søknadene i saksbehandlet og prioritert stand, slik at de mottatt i fylkeskommunen 15. januar. Søkere må overholde den søknadsfrist som hvert år fastsettes av den enkelte kommune. For sent innkomne søknader godkjennes ikke. Søknadsskjema. Ny søknad skal være fremmet på eget søknadsskjema, V-0082, og skal være vedlagt den dokumentasjon som er angitt på skjemaet. Skjemaet skal være korrekt utfylt og undertegnet av søker. Søknadsskjemaet skal være stemplet og underskrevet av kommunen på skjemaets siste side. Det må komme klart frem hvem i kommunen som har underskrevet. Fornyet/gjentatt søknad Fornyet søknad skal fremmes på vanlig søknadsskjema med nødvendige underskrifter. Det kan vises til vedlegg som er sendt inn tidligere. Ved fornyede og gjentatte søknader må det redegjøres for eventuelle avvik/endringer fra tidligere innsendt søknad. (Kostnadsoverslag, finansieringsplan, driftsbudsjetter m.v.) Krav til de enkelte vedlegg Vedlegg nr. 1: Opplysninger om aktiviteter, behovsunderlag og søker Gi opplysninger om de funksjoner som skal inngå i kulturbygget, hvilke aktiviteter som skal drives, og behovet for det bygget det søkes tilskudd til. Gi opplysninger om antall forsamlingslokaler (møtelokaler) som fins på stedet, hva slags lokaler som finnes, og befolkningstallet i kommunen og på stedet. Oppgi hvor mange aktive medlemmer søkerorganisasjonen/andelslaget har, og hvilken hovedorganisasjon den er tilknyttet. Dersom flere organisasjoner står bak søknaden, skal tilsvarende opplysninger gis også om disse.
Vedlegg nr. 2: Tegninger påført godkjenningsstempel Forhåndsgodkjente planer for bygget, der det fremgår av påtegning/stempel på tegningene hvem som har godkjent dem. Ved eventuelle enøk-arbeider i eksisterende bygg skal enøk-rapport vedlegges. Denne godkjenningen skal foreligge før byggearbeidene igangsettes. Dersom arbeidene er igangsatt eller fullført før forhåndsgodkjenning foreligger, faller prosjektet utenom tilskuddsordningen. Vedlegg nr. 3: Detaljert kostnadsoverslag Totalkostnaden for kulturbygget skal oppgis (fordelt på tilskuddsberettigede og ikketilskuddsberettige kostnader). Ved samlokalisert løsning skal både totalkostnaden for bygget og beregnet kostnad for kulturbygglokalene oppgis. I tvilstilfelle bør fylkeskommunen rådspørres. Dugnadsarbeid må spesifiseres, også i kostnadsoverslaget. Administrasjonsarbeid kan maksimalt utgjøre 5 % av godkjent kostnadsoverslag. Vedlegg nr. 4: Redegjøring og dokumentasjon for de enkelte poster i finansieringsplanen Finansieringsplanen skal ha dekning for kulturbyggets samlede kostnader. Alle postene i finansieringsplanen, bortsett fra søknadssummen, skal dokumenteres. - Egenkapital skal bekreftes ved kontoutskrift fra bank, post, e.l. som viser at beløpet er bundet til utbyggingen av anlegget. - Kommunalt- og/eller fylkeskommunalt tilskudd må være vedtatt. - Private tilskudd/gaver, eksempelvis rene pengetilskudd, materialer, rabatter o.l., må være bekreftet med undertegnet gavebrev. - Dugnad redegjøres det for i en egen dugnadsoversikt utarbeidet med utgangspunkt i de arbeider som etter kostnadsoverslaget skal utføres på dugnad. Dugnadsarbeidet prissettes til den verdi arbeidet er beregnet til i kostnadsoverslaget, men det er ikke anledning til å beregne merverdiavgift på dugnad. - Lån skal være bekreftet med kopi av lånetilsagn. Eventuelle lånevilkår må være oppfylt. Eventuelle andre statstilskudd det er søkt om, eller som er innvilget, må spesifiseres. Vedlegg nr. 5: Plan for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av bygget Plan for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av bygget, skal inneholde en kort: - plan for bruk, med opplysninger om brukstid og brukergrupper - plan for drift og vedlikehold, bl.a. med opplysninger om driftsansvar og hvordan bygget skal administreres og betjenes. - driftsbudsjetter - eventuell plan for påbygg/videreutvikling av kulturbygget. Vedlegg nr.6: Tinglyst skjøte/leieavtale Det skal legges ved kopi av tinglyst skjøte/leieavtale for minimum 20 år på den grunn der huset skal bygges. Vedlegg nr. 7: Vedtekter/utleieregler Vedtekter for andelslaget eller lover og utleieregler for organisasjoner må vedlegges.
Utbetaling til den enkelte søker Fylkeskommunen utbetaler innvilgede tilskudd til kommunen. Når det gjelder bygg som ikke eies av det offentlige, formidler kommunene tilskuddene videre etter gjeldende retningslinjer. Så snart byggene er fullført, må byggherren sette opp regnskap for kommunerevisjonen. Anmodning om utbetaling av bevilgede midler fremmes overfor fylkeskommunen av den enkelte kommune. Delutbetaling Det kan foretas delutbetaling, inntil 85%, når arbeidet er kommet godt i gang. De siste 15% av godkjent tilskuddsbeløp utbetales når revidert sluttregnskap foreligger. Sluttutbetaling Sluttutbetaling skjer etter ferdigattest og revidert regnskap. Inndragning av tildelte statsmidler Tilskudd som ikke er brukt i løpet av 2 år etter at tilskudd er innvilget, dvs. fra datoen på tilsagnsbrevet, blir inndratt. Dersom revidert regnskap viser at bygget er blitt rimeligere enn det godkjente kostnadsoverslag som lå til grunn for tilskuddet, skal tilskuddsbeløp justeres og restbeløp inndras. Slik inndragning skal foretas av den fylkeskommune som har innvilget tilskuddet. I spesielle tilfeller kan fylkeskommunen gi utsettelse av inndragningen. Bruk av rente- og inndratte midler Rente- og inndratte midler skal benyttes som tilskudd til lokale og regionale kulturbygg som oppfyller de formelle krav til å motta støtte. Midlene skal først og fremst være tilgjengelig ved behandlingen av klagesaker. Etter at klagebehandlingen er avsluttet, kan midlene benyttes til: å gå videre på prioriteringslisten fra den ordinære tildelingen å gi tilskudd til kulturbygg utenom søknadsfristene, f.eks. ved tilleggsbevilgning ved mindre overskridelser. Klageadgang Forvaltningslovens 27 tredje ledd, jf. 28 andre ledd, gir søkere som har fått avslag på søknad om tilskudd av statsmidlene til kulturbygg, adgang til å klage på vedtaket. Fylkeskommunene informerer søkerne rutinemessig om klageadgangen ved å sende nødvendig skjema sammen med brev om avslag på søknad om støtte. Krav til føring av regnskap Regnskapsplikt Alle søkere som mottar statstilskudd til lokale og regionale kulturbygg, plikter å levere regnskap. Revidert regnskap er et krav for å få utbetalt siste del av tilskuddet. Revidert regnskap er grunnlaget for størrelsen på siste utbetalingsbeløp og dermed for størrelsen på det endelige tilskuddet. Mottakere av midler må forvisse seg om at den som overlates regnskapsføringen har tilstrekkelig forutsetninger for å kunne utføre denne på tilfredsstillende måte, og at vedkommende er kjent med disse krav og retningslinjer. Det skal føres eget byggeregnskap for vedkommende kulturbygg. Det skal som hovedregel benyttes en egen kasse, bankkonto eller postkonto for alle utbetalinger/innbetalinger vedrørende kulturbygginvesteringen. Regnskapet skal være ført slik at det kan sammenlignes med kostnadsoverslaget som ble innsendt ved søknad om tilskudd. Hovedpostene i regnskapet skal være de samme som postene i det godkjente kostnadsoverslaget. Det skal foreligge bilag for alle utbetalinger og innbetalinger. Bilagene skal vise: hva utbetalingen/innbetalingen gjelder - hvilken konto som er belastet
- hvem som har anvist - hvem som har attestert - bilagsnummer. Attestasjon og anvisning skal ikke gjøres av samme person. Bilagene skal nummereres fortløpende og arkiveres (f.eks. i en ringperm) etter stigende nummer. Tilskuddsmottaker plikter å oppbevare bilag og regnskapsbøker så lenge som regnskapsloven tilsier (10 år). Verdien av gaver (ikke pengegaver), rabatter og dugnad For de poster hvor hele eller deler av arbeidet er utført på dugnad, skal verdien av dugnaden settes til det beløp dette arbeidet er ført opp med i det godkjente kostnadsoverslaget i søknaden. Det er fylkeskommunen som godkjenner det endelige kostnadsoverslaget. Det er ikke anledning til å føre opp et høyere beløp. Gaver (ikke pengegaver) og rabatter kan heller ikke føres opp med et høyere beløp enn i godkjent søknad. Det skal ikke beregnes merverdiavgift på dugnad, gaver og rabatter. Dersom det er betalt for arbeid som i søknaden var oppført som dugnad, rabatter eller gaver, skal verdien i regnskapet for disse postene nedjusteres med tilsvarende beløp. Verdien vil i stedet fremkomme som en betalt utgift under kontantutgifter i regnskapet. Bokføring av kontantinntekter som skal finansiere anleggskostnaden Alle kontantinntekter som skal finansiere byggekostnaden skal føres i regnskapet, f.eks. egenkapital (kontanter og bankinnskudd), statsmidler, lån, kommunale og fylkeskommunale tilskudd og private tilskudd. Hovedpostene for kontantinntektene skal være de samme som postene for kontantinntekter som inngikk i finansieringsplanen i søknaden. Krav om ferdigattest for kulturbygget Fylkeskommunen anbefaler at teknisk etat, eller tilsvarende kontor/etat i kommunen, godkjenner/ uttaler seg om kostnadsoverslaget i søknaden. Teknisk etat skal også, sammen med kulturansvarlig, foreta ferdigbefaringen og bekrefte ferdigstillelse av kulturbygget før regnskapet legges frem for revisjon.