Anskaffelsesnummer:20140073 AVTALE OM INSTRUKSJON OG TRENINGSVEILEDNING mellom Skatteetaten (org.nr. 974 761 076) (Kunden) og xxxxx (org.nr. xxx xxx xxx) (Leverandøren) Sted og dato Sted og dato Kundens signatur Leverandørens signatur Tittel og navn (blokkbokstaver) Tittel og navn (blokkbokstaver) Avtalen er undertegnet i to eksemplarer, ett til hver part.
Innhold 1. INNLEDENDE BESTEMMELSER... 3 1.1 FORMÅL OG OMFANG... 3 1.2 VARIGHET... 3 1.3 BILAG... 3 1.4 ENDRINGER AV AVTALEN... 3 1.5 TOLKING RANGORDNING... 3 2. PARTENES PLIKTER... 4 2.1 PARTENES REPRESENTANTER... 4 2.2 PARTENES SAMARBEID... 4 2.3 LEVERANDØRENS GJENNOMFØRING OG PERSONELL... 4 2.4 LEVERANDØRENS LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR... 4 2.5 MYNDIGHETSKRAV... 5 2.6 TAUSHETSPLIKT... 5 2.7 REKLAME... 5 2.8 KUNDEPLEIE... 5 2.9 OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER... 5 3. PRISER, FAKTURERING OG BETALING... 6 3.1 PRISER... 6 3.2 FAKTURERING... 6 3.3 BETALING... 6 3.4 PRISENDRINGER... 6 4. LEVERANDØRENS MISLIGHOLD... 6 4.1 MANGLER... 6 4.1.1 Definisjon av mangler... 6 4.1.2 Heving... 7 5. KUNDENS MISLIGHOLD... 7 5.1 HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD... 7 5.2 BETALINGSMISLIGHOLD... 7 5.3 HEVING... 7 6. ØVRIGE BESTEMMELSER... 7 6.1 FORCE MAJEURE... 7 6.2 KONKURS, AKKORD ELLER LIGNENDE... 7 6.3 RETTSVALG... 8 6.4 FORHANDLINGER... 8 6.5 MEKLING... 8 6.6 DOMSTOLS- ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING... 8 Side 2
1. INNLEDENDE BESTEMMELSER 1.1 FORMÅL OG OMFANG Denne avtalen er en avtale mellom Kunden og Leverandøren om leveranse av tjenester innenfor de leveranseområder som er beskrevet i bilag 1 og 2. 1.2 VARIGHET Avtalen gjelder fra 01.01.2015 og frem til 31.12.2015. Kunden har rett til å forlenge avtalen med ytterligere 12 måneder av gangen inntil 3 ganger slik at maksimal varighet for avtalen er frem til 31.12.2018. Hvert varsel om forlengelse skal gis skriftlig senest innen 3 måneder før avtalen utløper. 1.3 BILAG Avtalen omfatter denne generelle avtaleteksten samt de bilag som er angitt nedenfor. Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei) Ja Nei Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kontaktopplysninger og representanter Bilag 4: Priser og betalingsbetingelser Bilag 5: Endringer i generell avtaletekst før avtaleinngåelse Bilag 6: Endringer etter avtaleinngåelse 1.4 ENDRINGER AV AVTALEN Endringer og tillegg til avtalen skal skje skriftlig, og må være undertegnet av bemyndiget representant fra hver av partene for å være gyldige. Eventuelle endringer i og tillegg til den generelle avtaleteksten skal ikke gjøres direkte i denne teksten, men skal avtales skriftlig i bilag 5. Endringer og tillegg som foretas etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig i bilag 6 1.5 TOLKING RANGORDNING Ved motstrid skal følgende tolkingsprinsipper legges til grunn: 1. Bilag går foran den generelle avtaleteksten, men bare i den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til. Ved motstrid der endringen ikke er klart spesifisert som angitt, går den generelle avtaleteksten foran bilag. 2. Dersom bilag 2 ikke er i overensstemmelse med bilag 1 må dette presiseres uttrykkelig i bilag 2. I tilfelle motstrid som ikke er utrykkelig spesifisert, går bilag 1 foran bilag 2. Side 3
2. PARTENES PLIKTER 2.1 PARTENES REPRESENTANTER Hver av partene skal ved inngåelsen av avtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i saker som angår avtalen. Bemyndiget representant for partene spesifiseres i bilag 3. Hver av partene kan oppnevne en ny representant med 14 dagers skriftlig varsel til den annen part. Endring av representant skal angis i bilag 3. 2.2 PARTENES SAMARBEID Partene skal lojalt samarbeide med hverandre og medvirke til avtalens gjennomføring. Henvendelser fra den annen part skal besvares uten ugrunnet opphold. Partene skal uten ugrunnet opphold varsle hverandre om forhold de forstår eller bør forstå kan få betydning for avtalens gjennomføring, herunder eventuelle forventede forsinkelser. Manglende varsling kan gi grunnlag for erstatning etter punkt 8. 2.3 LEVERANDØRENS GJENNOMFØRING OG PERSONELL Tjenestene skal gjennomføres i samsvar med avtalen og skal utføres profesjonelt, effektivt og med høy faglig standard. Leverandøren har ansvar for at personell som benyttes har relevant kompetanse for gjennomføringen av tjenestene. Kunden kan kreve at Leverandøren skifter ut personell. Kunden skal begrunne et krav om skifte skriftlig eller muntlig etter Leverandørens ønske. Leverandøren skal i slikt tilfelle erstatte aktuelt personell så raskt som mulig, og i henhold til tidsfrister for leveransen fra mottatt skriftlig henvendelse fra Kunden. 2.4 LEVERANDØRENS LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR I henhold til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: Leverandøren skal sørge for at tilsatte i egen organisasjon og tilsatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for tilsatte som direkte medvirker til å oppfylle Leverandørens forpliktelser etter avtalen. Leverandøren skal på forespørsel fremlegge dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet Side 4
2.5 MYNDIGHETSKRAV Leverandøren skal i forbindelse med gjennomføringen av leveransen holde seg informert om og rette seg etter lover, forskrifter og annet regelverk som gjelder for det virksomhetsområdet leveransen er ment å dekke. 2.6 TAUSHETSPLIKT Taushetsplikt etter lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 (forvaltningsloven) 13 til 13f kommer til anvendelse for Leverandørens personell. Leverandørens personell er også forpliktet til å rette seg etter de sikkerhetsreglene som til enhver tid gjelder for Kundens personell. Kunden kan forlange at Leverandøren bare benytter slikt personell som Kunden eller de kompetente norske myndigheter ut fra sikkerhetshensyn har godkjent. Om nødvendig skal Kundens standard taushetserklæring undertegnes. Det skal i tilfelle angis hvilke opplysninger som omfattes av taushetsplikten, og hvordan den skal ivaretas. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos Leverandøren, skal pålegges å bevare taushetsplikt også etter fratredelsen. Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør. 2.7 REKLAME Denne avtalen kan ikke benyttes i reklameøyemed av noen av partene, ut over å oppgi den som generell referanse, uten at dette skriftlig er forhåndsgodkjent av den andre parten. 2.8 KUNDEPLEIE I henhold til lov av 4. mars 1983 nr. 3 om statens tjenestemenn m.m. (tjenestemannsloven) 20 og Kundens etiske retningslinjer gjelder følgende regler i forhold til kundepleie for Kundens ansatte: 1. Det er nulltoleranse med hensyn til å motta gaver fra leverandører 2. Deltagelse på faglige arrangementer med påfølgende bevertning dekkes av Kunden 3. Kundens ansatte skal ikke profilere private virksomheter. Det er ikke anledning for private virksomheter å sponse utstyr eller lignende for Kunden 4. I de tilfeller det er ønskelig å trekke på en leverandørs erfaring og kunnskap gjennom fagsamlinger og lignende skal dette prises og innarbeides i avtalen. Leverandøren plikter aktivt å medvirke til at det ikke skjer brudd på disse reglene. 2.9 OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER Kunden kan i forbindelse med virksomhetsoverdragelse eller organisasjonsendring overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen til en annen norsk statsinstitusjon. Den virksomheten som får rettigheter og plikter overdratt er berettiget til tilsvarende vilkår, såfremt avtalens rettigheter og plikter overdras samlet. Side 5
Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra Kunden. Unntak er de tilfeller hvor Leverandøren slås sammen med et annet selskap eller overdragelsen skjer til et annet selskap i samme konsern. I sistnevnte tilfelle er en eventuell overdragelse betinget av at Leverandøren skriftlig garanterer for at det andre selskapet oppfyller avtalen. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Retten til vederlag etter denne avtalen kan fritt overdras. Slik overdragelse fritar ikke vedkommende part fra hans forpliktelser og ansvar. 3. PRISER, FAKTURERING OG BETALING 3.1 PRISER Leverandørens priser er regulert i bilag 4. 3.2 FAKTURERING Leverandørens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Kunden. Nærmere om betingelser for fakturering fremgår av bilag 4. 3.3 BETALING Betaling skal skje innen 30 dager etter mottatt faktura. Kunden har rett til å holde tilbake fakturaer som inneholder feil eller der avtalt dokumentasjon ikke medfølger, frem til dette er rettet av Leverandøren. Ingen form for gebyrer skal forekomme. Fakturaer som mangler anskaffelsesnummer og bestillerreferanse vil bli returnert til Leverandøren. 3.4 PRISENDRINGER Prisene er faste i avtaleperioden og prisendringer kan bare skje i den utstrekning det fremgår av bilag 4. 4. LEVERANDØRENS MISLIGHOLD 4.1 MANGLER 4.1.1 Definisjon av mangler Leveransen anses for mangelfull dersom leveransen ved gjentatte tilfeller misligholdes og den ikke utføres i samsvar med de krav som følger av denne avtalen, bortsett fra i tilfelle hvor Leverandøren godtgjør at dette skyldes Kunden, tredjepart Kunden er ansvarlig for, eller force majeure. Side 6
4.1.2 Heving Er mangelen av en slik art at den har vesentlig betydning for Kunden, kan Kunden heve avtalen helt eller delvis. 5. KUNDENS MISLIGHOLD 5.1 HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD Det foreligger mislighold fra Kundens side hvis Kunden ikke betaler til avtalt tid eller for øvrig ikke overholder sine plikter etter avtalen. 5.2 BETALINGSMISLIGHOLD Ved betalingsmislighold har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov om renter ved forsinket betaling m.m. av 17. desember 1976 nr. 100 (forsinkelsesrenteloven) 3 første ledd. Dette gjelder ikke dersom forsinkelsen skyldes feil eller mangler fra Leverandøren sin side. Kundens betalingsmislighold gir ikke Leverandøren rett til å suspendere avtalte ytelser. 5.3 HEVING Hvis forfalt vederlag, med tillegg av forsinkelsesrenter, ikke er betalt innen 30 kalenderdager fra forfall, kan Leverandøren sende skriftlig varsel til Kunden om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 kalenderdager etter at varselet er mottatt. Heving kan ikke skje hvis Kunden betaler forfalt vederlag mot tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp. 6. ØVRIGE BESTEMMELSER 6.1 FORCE MAJEURE Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. Motparten kan i force majeure-situasjoner bare heve avtalen med den rammede parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 kalenderdager regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 15 kalenderdagers varsel. I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig. 6.2 KONKURS, AKKORD ELLER LIGNENDE Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Side 7
Kunden rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning, eller kreve fremlagt en selvskyldnergaranti fra en norsk bank for rett oppfyllelse av avtalen. 6.3 RETTSVALG Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. 6.4 FORHANDLINGER Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst gjennom forhandlinger. 6.5 MEKLING Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene. 6.6 DOMSTOLS- ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Kundens forretningsadresse er verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge i henhold til reglene i lov om voldgift 14. mai 2004 nr. 25 (voldgiftsloven). * * * Side 8
BILAG 1 KUNDENS KRAVSPESIFIKASJON Innledning Skatteetaten ønsker å inngå avtale med en eller to leverandører som skal yte instruktørbistand i forbindelse med treningstilbud for ansatte på kontoret i Skatteetatens IT- og servicepartner i Jon Lilletunsvei 1, Grimstad. Kontoret har ikke egnede lokaler for trening i sal. I den anledning leier vi lokaler i Iglandhallen, Terje Løvås vei 119. Leieavtalen gjelder for et halvt år om gangen, og det kan være aktuelt på et senere tidspunkt å benytte seg av andre lokaler, innen kort avstand til kontoret. Garderobeforholdene i egne lokaler er gode. Ansatte i Skatteetatens IT- og servicepartner (SITS) har anledning til å trene inntil to timer pr. uke i arbeidstiden. Tilbudet er variert og inneholder både instruktør- og brukerstyrte aktiviteter. Oppdragets art og omfang Aktivitetene skal ha et helsefremmende fokus, bygge på tilgjengelig viten om treningseffekter og helse, og rette seg mot forebygging av skader og belastningsskader knyttet til et stillesittende arbeidsliv. Vi ber om et treningstilbud på 2 timer pr. uke, fordelt på 1 time yoga og 1 time zumba/kondisjonstrening. Se nærmere beskrivelse av aktivitetene nedenfor. Treningstilbudet i vårsemesteret starter i uke 2 og varer t.o.m. uke 24. Høstsemesteret starter i uke 36 og varer t.o.m. uke 50. Det gjennomføres som hovedregel to timer pr. uke i de angitte tidsrommene. Det må imidlertid regnes med noe redusert aktivitet ved ferier og inneklemte fridager. Totalt treningstilbud for året vil være på ca. 36 uker. Timene vil foregå på dagtid, og sannsynligvis på følgende tidspunkt: Tirsdag kl. 14:00-15:00 Torsdag kl. 14:30-15:30 Tidspunktene kan variere fra semester til semester pga. behovet for å leie lokaler. SITS forbeholder seg retten til å gjøre enkelte justeringer i timenes innhold i samarbeid med leverandøren. Det kan bli aktuelt å endre timesinnhold i løpet av avtaleperioden. Aktivitetene Aktivitetene som skal tilbys første halvår 2015 er yoga og zumba. Yoga: det skal tilbys én time yoga pr. uke.
Zumba: det skal tilbys én time zumba pr. uke. Timen må kunne erstattes av andre kondisjonstimer, f.eks Cardio Energy/"Høy puls", hvor hovedfokus er kondisjonstrening til energisk og drivende musikk. Gruppen er på mellom 10 til 30 deltakere og øvelsene må i størst mulig grad tilpasses gruppens nivå. I løpet av semesteret skal det tilbys noe variasjon i musikk, samt en viss progresjon i gjennomføringen og oppbygningen av treningsprogrammet. Det tas forbehold om endring i utforming av program i løpet av avtaleperioden. Endringen vil avklares med leverandør. Utstyr Instruktør har med egen musikk. Musikkanlegg kan stilles til disposisjon av SITS. Utstyr som ønskes brukt utenom yogamatter og strikker må medbringes av instruktør. Instruktør Det stilles krav til at instruktørene har erfaring med bedriftstrening. For yoga-instruktør stilles det krav om godkjent utdanning og erfaring som instruktør.ved kondisjonstrening/zumba stilles det krav om at instruktørene har erfaring med instruksjon av grupper og kondisjonstrening. Helsefaglig bakgrunn er ønskelig. Det skal være faste instruktører til timene, med minst mulig planlagt forfall. Ved planlagt forfall stiller leverandør med vikar. Forfall uten vikar meldes så tidlig som mulig, og skal ikke faktureres. Tilbyder skal oppgi navn, utdanning og kompetanse på de instruktørene som planlegges benyttet i forbindelse med leveransen. Det skal også oppgis 2-3 referanser fra nylige leveranser pr. instruktør. Se vedlegg 3 "Tilbudt personell", for utfylling. Tilbudet Tilbyder kan komme med samlet tilbud for hele eller deler av den totale leveransen, se pkt. 4.1.2 i konkurransegrunnlaget. Pris skal oppgis som viser pris pr. treningstime eks. mva inkl. nødvendig utstyr. Reiseutgifter vil ikke bli dekket. Fakturering Leverandøren fakturerer gjennomførte timer etterskuddsvis pr. måned. Betaling skal skje innen 30 dager etter mottatt faktura.
BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSSPESIFIKASJON
BILAG 3 KONTAKTOPPLYSNINGER OG REPRESENTANTER Partenes kontaktopplysninger: Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Kunden: Postadresse: Telefon: 800 80 000 Postboks 9200 Grønland 0134 Oslo Leverandøren: Postadresse: Telefon: (postadresse) (postnummer og sted) xxxxxxxx Partenes representanter: Følgende personer er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i alle forhold vedrørende avtalen: For Kunden: Navn: Morten M. Birkeland Telefon: 409 11 241 E-post: morten.birkeland@skatteetaten.no For Leverandøren: Navn: Telefon: E-post: xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx
BILAG 4 PRISER OG FAKTURERING Priser Alle priser er oppgitt ekskl. mva. (fyll inn priser fra leverandørens tilbud) Utlegg og reisetid Utlegg dekkes bare i den grad de er avtalt skriftlig på forhånd. Reise- og diettkostnader dekkes ikke. Prisendringer Prisene kan endres i den utstrekning reglene for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens priser eller kostnader. (fyll inn øvrige bestemmelser for prisendringer etter behov) Elektronisk faktura Fakturering skal kun skje ved elektronisk faktura. Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura til DFØs fakturamottak på Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Elektroniske fakturaer skal skje på den av DFØs til en hver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære de eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. For mer informasjon om DFØs krav til elektronisk faktura og kommunikasjonsmetode, se http://www.dfo.no/no/tjenester/elektroniskfakturabehandling/, Informasjon for leverandører. Fakturadresse: Skatteetaten Fakturamottak DFØ Postboks 4323 2308 Hamar Fakturainformasjon: Alle fakturaer skal merkes med: Anskaffelsesnummer 20140073 og Bestillerreferanse: 1209lsvn
BILAG 5 ENDRINGER I GENERELL AVTALETEKST FØR AVTALEINNGÅELSE Følgende endringer gjøres i generell avtaletekst: Punkt: Endres til:
BILAG 6 ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE Følgende endringer i avtalen er gjort etter avtaleinngåelse: Punkt: Endres til: