TILSTEDE FRAVÆREN DE ORIENTERI NG ØSTENSTAD MENIGHETSRÅD GRUPPE, SAK, FORMÅL M Ø T E R E F E R A T Østenstad menighetsråd DEN NORSKE KIRKE Østenstad menighet Gudolf Blakstadsvei 40, 1392 Vettre ostenstad.menighet@asker.kirken.no Møtedato: 6. oktober 2015 DELTAKERE Jan Erik Wilhelmsen Betten Møgedal Signe Jørgensen Anne Grete Handeland Westly Nina Samuelsen Per Johannes Helgebostad(Nestleder) Ingrid Tellsgård Per Trygve Normann (Leder) Astrid Sætrang Morvik (permisjon) Liv Ruud (sekretær) Solveig Aarsland Bruun Sidsel Gaukstad Baardsen Olav Valen-Sendstad(vikar sokneprest) Varamedlemmer: Oskar Erlandsen (1. vara, i permisjon) Ola Holst, (2. vara) Klara Bondevik, (3. vara) Linn Gimmestad Stalheim (Permisjon) ARKIVKODE 012.1 GRADERING Åpen Kirkesjefen Prosten i Asker Asker, Holmen, Heggedal, Vardåsen menigheter Asker kommune v/ordfører Ansatte i Østenstad menighet Kommunerevisjonen i Asker ELEKTRONISK ARKIVKODE INNKALT AV REFERERT AV 012.1 Per Trygve Nordmann Liv Ruud DATO MØTESTED TIDSROM 6. oktober 2015 Østenstad kirke Kl. 1900-2200 Protokoll MR 6.10.2015 1
MR-sak 70/15 OPPROP MR-sak 71/15 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING Møteinnkalling godkjennes. MR-sak 72/15 MR-sak 73/15 EVALUERING AV MR/BDR-VALGET Valgfunksjonærene opplevde at det ikke var gitt tilstrekkelig opplæring i å håndtere de ulike situasjonene de ble utsatt for. Eksempelvis var det i Leikvollhallen valgavlukker som ikke egnet seg til å plassere stemmesedlene i. Ukurante stemmer tok lang tid å betjene. Dårlig plass i Vollen, vanskelig å gi velgerne den servicen de hadde krav på. Disse innspillene er gitt til valgkoordinator i Asker. Angående BDR-stemmene informerte Jan Erik Wilhelmsen om sin bekymring knyttet til håndtering av stemmene og overrekkelsen av disse. Menighetsrådet lager en henvendelse til BDR angående håndteringen av stemmene og overrekkelsen av disse. Jan Erik Wilhelmsen lager et utkast som han sender MR-medlemmene for kommentar før innsending. ØKONOMIEN I ASKERKIRKEN Rådmannen har lagt frem forslag til reduksjon av bevilgning til kirken. Dette vil få konsekvenser for Fellesrådet med ca. årlige innsparinger på mellom 2-3 mill hvert år fremover. Det endelige tallet er ikke klart enda. Og det jobbes med å finne gode løsninger slik at kuttet ikke blir så stort. Feltarbeidet vil i samme budsjett få økt sine bevilgninger. Det er administrasjonen i kirkene som det i denne omgangen går utover, og det er viktig at vi i Østenstad tenker kreativt i forhold til eventuell finansiering og bruk av de midlene vi har. Det anbefales at finansieringsutvalget starter opp igjen og ser på hva vi konkret har å jobbe med i Østenstad. Protokoll MR 6.10.2015 2
MR-sak 74/15 GJENNINFØRE ÅRSHJUL Per Johannes Helgebostad laget i 2011 en plan for arbeid med budsjett og regnskap, og en oversikt over faste saker som må tas opp i MR igjennom året. Dette vil lette arbeidet for MR i forhold til tidsfrister. Menighetsrådet gjeninnfører dette systemet MR-sak 75/15 REGNSKAPSRAPPORT FOR 2. KVARTAL DL la frem regnskapsrapport for 2. Kvartal. Givertjenesten må prioriteres for neste år. Det har kommet inn vesentlig mindre til nå enn det som har vært forventet. Vi har brukt mindre og tjent mindre enn det som har blitt budsjettert. Menighetsrådet tar rapporten til etterretning, og vil jobbe videre med hvordan vi kan mobilisere i forhold til givertjenesten. Finansieringsutvalget har fått endel å jobbe med, det foreslås at nytt MR bemanner finansieringsutvalget. MR-sak 76/15 RAPPORT FRA ARBEIDSGRUPPE OM FRIVILLIGHET Tone Møgedal Skjellestad, Ingrid Tellsgård og Jarle Klungrehaug er med i denne arbeidsgruppen, Liv Ruud er med fra høsten 15. Ingrid orienterte om arbeidet. Registrering av frivillige byr på problemer og vi ligger etter planen. Det kom frem gode forslag på MR som gruppen ønsker å jobbe videre med. I november planlegges det en inspirasjonskveld for stab og frivillige ledere. Arbeidsgruppen har fått sitt mandat til sommeren 2016. Det ønskes at denne gruppen skal jobbe videre med de ideene som har kommet opp, og at en kandidat fra det nye MR også kommer med i denne gruppen. Protokoll MR 6.10.2015 3
MR-sak 77/15 NYTT MENIGHETSRÅD Det nye menighetsrådet blir slik for Østenstad: Daniella Maass, Angeline E. S. Einarsen, Per Johannes Helgebostad, Geir Haugland, Jan Erik Wilhelmsen, Ivar Oveland, Kjell Gunnar Kvamme, Sidsel G. Baardsen Vara: Anne Karin Setervang, Øystein Teigen, John Kristian Stranden, Marianne G.L.Høifors, Lina Engeland, Sven I. Nilsen. På MR-møtet 27. oktober blir det nye MR-rådet konstituert. Da skal det velges leder, nestleder, FR-representant og vara. Utvalgene skal også bemannes. Per Johannes vil sende en liste over alle utvalgene til medlemmene av MR slik at hver enkelt kan si hvor mye tid som har vært brukt på utvalget, møtetid osv. Dette skal returneres Per Johannes. AU vil ta dette med i forberedelsene til møtet. Saker som ikke har blitt ferdigbehandlet i det gamle MR vil tas med inn i det nye MR. Sittende menighetsrådsleder innkaller til møte 27. oktober, og vil lede dette til nytt råd er konstituert. MR-sak 78/15 INFORMASJONSSAKER a) Fra Fellesrådet - Den økonomiske situasjonen, ref MR-sak 73. - Forslag om at informasjon fra fellesrådet skal komme på toppen av sakslisten. - Innkalling til FR-møtet skal ligge på hjemmesiden til fellesrådet 1 uke før møtet. Protokollen skal ligge på hjemmesiden 1-2 uker etter møtet. b) Fra administrasjonen - Prestesituasjonen, Marita Bjørke Ådland er hos oss i perioden 5. oktober-8. november. Hun er i stiftspraksis og skal være her i 100 % stilling. Resten av perioden er det Toril Bull-Njaa Larsen som skal tjenestegjøre i 50 %. Hun skal ha de gudstjenestene som ikke Olav har, samt tjenesteuker på samme måte som ham. Olav er fungerende sokneprest inntil Astrid er tilbake 20. Protokoll MR 6.10.2015 4
desember. - Mycoteam har tatt prøver av muggsopp på loftet og på møterommet. Svaret foreligger, og det er ikke funnet høye verdier på dette. - Informasjon fra Eiendomsutvalget, det skal nå bygges flere parkeringsplasser og det vil bli forandringer i forhold til slik det ser ut i dag. Det blir kjøpt inn flere sykkelstativer, snøfangerne blir reparert, lekkasjen ved kjøkkenvindu er lokalisert og vindu er reparert. Eiendomsutvalget har fått midler til et katafalkhus og kommer til å lage dette våren 2016, et søppeloverbygg vil også bli prioritert i 2016. - Ny belysning kirketorg, arkitekt Torbjørn Bentsen undersøker nå forskjellig type belysning, og gir MR en oversikt over det. - Servering ved begravelser, forslaget gikk ut på å etablere en base av frivillige som ville ta oppdrag med å servere i begravelser. Inntekten av dette skulle gå til kirken. Det er administrativt krevende, og forslaget ble derfor trukket. - Kristin har sydd ferdig gardiner og hengt opp i kirkestuen. - Lydakustiker i Holmen blir kontaktet av oss og invitert på møte i Eiendomsutvalget. MR-sak 79/15 EVENTUELT a) Asker kommune sier opp revisjonsoppdrag for Østenstad menighet. Asker kirkelige fellesråd ser på en fellesløsning for alle menighetene. b) Signe informerte om julemarkedet. Alt er i rute og behovet for hjelp til ulike aktiviteter er stort. Protokoll MR 6.10.2015 5
Protokoll MR 6.10.2015 6
Protokoll MR 6.10.2015 7