ØSTENSTAD MENIGHETSRÅD

Transkript

1 TILSTEDE FRAVÆRENDE ORIENTERING ØSTENSTAD MENIGHETSRÅD GRUPPE, SAK, FORMÅL P R O T O K O L L Østenstad menighetsråd DEN NORSKE KIRKE Østenstad menighet Gudolf Blakstadsvei 40, 1392 Vettre [email protected] Møtedato: 29. mars 2016 DELTAKERE Per Johannes Helgebostad (Leder) Daniela Maass (nestleder) Angeline E.S. Einarsen (Tilstede fra sak 22) Geir Haugland Jan Erik Wilhelmsen Ivar Oveland Kjell Gunnar Kvamme Sidsel Gaukstad Baardsen Astrid Sætrang Morvik, sokneprest Varamedlemmer: Anne Karin Setervang (1. vara) (Med stemmerett til og med sak 21) Øystein Teigen (2. vara) John Kristian Stranden (3. vara) Marianne Høifors Liv Ruud (kirkeforvalter) ARKIVKODE GRADERING Åpen Kirkesjefen i Asker Prosten i Asker Asker, Holmen, Heggedal, Vardåsen menigheter Asker kommune v/ordfører Ansatte i Østenstad menighet Kommunerevisjonen i Asker ELEKTRONISK ARKIVKODE INNKALT AV REFERERT AV Per Johannes Helgebostad DATO MØTESTED TIDSROM Astrid Sætrang Morvik 29. mars 2016 Østenstad kirke Kl Protokoll MR

2 MR-sak 19/16 OPPROP Se listen over for frammøte. MR-sak 20/16 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING Saksdokumenter: Protokoll fra sist møte, møteinnkalling og AU-referat fra møtet Vedtak: Møteinnkalling er godkjent. Protokoll fra sist menighetsrådsmøte er godkjent. AU-referat er notert. MR-sak 21/16 PRAKSIS MED KIRKEOFFER I ØSTENSTAD Saksdokumenter: Sakspapirer fra finansieringsutvalget. Saksfremstilling: Kjell Kvamme la frem finansieringsutvalgets arbeid med kirkeoffer. Vedtak: VEDTAK 1: Aktiv kommunisering av konkret formål Når offeret i gudstjenesten går til menighetens arbeid, skal den med jevne mellomrom gå til konkrete arbeidsgrener. En representant fra grenen inviteres til å snakke kort om arbeidet under kunngjøringene. Vedtatt med 7 stemmer. 2 stemte mot. Er det tjenlig, kan det gis mer informasjon på kirkekaffen. Vedtatt med 4 stemmer. 3 stemte mot. VEDTAK 2: Praktisk innsamling av offer Menighetsrådet vedtar som en prøveordning at det samles inn offer rundt alteret fire ganger på vanlige gudstjenester. Gudstjenesteutvalget vurderer deretter dette med tanke på tidsbruk og inntjening i forhold til innsamling av offer i benkene. Under gangen kan menigheten velge om de vil benytte Protokoll MR

3 offerskål til kontanter eller betalingsautomat. Vedtatt med 8 stemmer for og 1 stemme mot. Offeret oppbevares inne i kirkerommet frem til det skal telles opp. MR-sak 22/16 STATUS UTVALG. ETABLERING AV GUDSTJENESTEUTVALG Saksdokumenter: Oversikt over utvalgene. Mandat gudstjenesteutvalg Vedtak: Del 1. Mandat Gudstjenesteutvalget skal arbeide for et rikt og levende gudstjenesteliv og for å gjøre søndagen til kirkedag i Østenstad menighet. Utvalget skal regelmessig evaluere gudstjenestene med sikte på dette. Utvalget skal arbeide for å involvere frivillige til forpliktende arbeid med enkeltgudstjenester. Utvalget skal utrede enkeltsaker som gjelder gudstjenesten, så som bruk av liturgisk utstyr og inventar i kirkerommet, og legge fram forslag til vedtak for menighetsrådet. Ved eventuell søknad om ny gudstjenesteordning, skal gudstjenesteutvalget saksforberede dette for menighetsrådet. Fungeringsperiode er to år av gangen med mulighet for forlengelse. Enstemmig vedtatt. Del 2. Medlemmer Kantor, sokneprest, kapellan møter fast. Menighetsrådet oppnevner i tillegg: Tormod Wien, Øystein Teigen, Helen Bråtun Myra, Tone Sæter Kvamme. Ungdomsrepresentant/ konsultativt medlem: Andreas Falch Pettersen. Representant for søndagsskolen inviteres ad hoc. Enstemmig vedtatt. Protokoll MR

4 MR-sak 23/16 PLAN FOR ARBEID MED STRATEGI-OG VIRKSOMHETSPLAN. Saksdokumenter: Vedlagte forslag fra arbeidsgruppe Saksfremstilling: Arbeid med strategiplan for Østenstad menighetsråd Ad hoc utvalg: Ivar Oveland, Per Johannes Helgebostad, Astrid Sætrang Morvik. Disse var samlet til drøftingsmøte 9. mars. Det ble enighet om følgende fremgangsmåte i saken: Man konsentrerer arbeidet om tre innfallsvinkler: 1. Å optimalisere de tiltakene vi allerede har ved å spørre: Hva er utfordringene til hver arbeidsgren slik det fremkommer i årsrapporten? 2. Å styre tiltakene ut fra verdier. Det blir viktig å identifisere de verdiene menighetsrådet ønsker å styre sin virksomhet etter. Stab og MR inviteres inn i en prosess med dette. Menigheten for øvrig inviteres også til å være med på dette allerede på menighetens årsmøte 13. mars. 3. Å få en arbeidsmåte i menighetsrådet som sikrer fremdrift i store prosjekter (eks. møbelprosjektet). Prosjektarbeid er en egen arbeidsform som med hell kan benyttes i menighetsrådet når store tiltak skal iverksettes. Fremdriften for arbeidet med strategiplanen skjer ved at: 1. Astrid lager en sammenstilling av utfordringer i hver arbeidsgren. Presenteres til møtet 24. mai. 2. Verdisamling. Stab og råd inviteres til å tenke sammen 24. mai (i stedet for vanlig MR-møte). Astrid innleder om ledelse i verdibaserte organisasjoner. 3. Per tar ansvar for å implementere en prosjektbasert arbeidsform ved store tiltak. 4. Ny strategiplan vedtas på MR 14. juni. Vedtak: Menighetsrådet tar plan for arbeid med strategi- og virksomhetsplan til etterretning. Protokoll MR

5 MR-sak 24/16 BRANNVERN Saksdokumenter: Brannverninstruks Saksfremstilling: Brannvernrunde Vedtak: Menighetsrådet tar brannvernrunden til etterretning. Det kjøpes inn gul vest og lommelykt som skal henge ved branntavla. Brannverninstruksen behandles videre i Eiendomsutvalget. Menighetsrådet tar en brannvernrunde på årlig basis. MR-sak 25/16 KIRKEOFFER TIL TV-AKSJONEN Saksdokumenter: Offersøknad Saksfremlegging: Menighetsrådet følger opp MR-sak 99/15, «I alt foreslås det 25 eksterne offer - ett færre enn i fjor. Dette gir rom for å ta med et "ad hoc-offer", f.eks. neste års TVaksjon.» Vedtak: Menighetsrådet vedtar å gi kirkeofferet til årets TVaksjon, Røde Kors. Vedtatt med 8 stemmer og 1 stemme mot. MR-sak 26/16 FELLESRÅDSSAKER Jan Erik Wilhelmsen orienterte: FR har vedtatt at det skal kjøpes inn pipeorgel i Heggedal og Vardåsen kirker etter at begge menigheter har samlet inn sin egenandel. Fellesrådet vedtok på siste møte det økonomireglementet som man har handlet på til nå. Fellesrådet har vedtatt sitt driftsbudsjett til tross for at det fortsatt er uklart hvor stor overføringen fra kommunen blir. Menighetsrådslederne er innkalt til felles samling med FR for å sikre bedre dialog. Protokoll MR

6 MR-sak 27/16 OPPSUMMERING AV MENIGHETENS ÅRSMØTE Saksdokumenter: Årsmøteprotokollen Vedtak: Menighetsrådet tar årsmøteprotokollen til etterretning. MR-sak 28/16 TAKK TIL ANSVARLIGE OG MEDVIRKENDE TIL ÅRETS LOPPEMARKED Saksdokumenter: Ingen Vedtak: Menighetsrådet setter stor pris på arbeidet som de ansvarlige og medvirkende yter ved årets loppemarked. Leder av menighetsrådet vil gi uttrykk for dette under gudstjenesten 17. april. MR-sak 29/16 ORIENTERING FRA KIRKEFORVALTER Saksdokumenter: Ingen 1. Innkommen post til MR siden sist Den årlige overføringen til trosopplæringen for første halvår er kommet. Ungdomsarbeider Øyvind Kvamme spør om han kan få dekket utgifter til sertifikat for minibuss, slik at menigheten sparer penger til sjåfør når ungdomslederne reiser på tur. Saken behandles senere 2. Revisors beretning Denne er kommet. Det er ingenting å bemerke. 3. Status belysningssak. En forsøksbelysning er hengt opp i inngangspartiet. Eiendomssjef, Eiendomsutvalget og Asker elektriske har hatt møte. 4. Fellesrådet arbeider med tekniske løsninger for innsamling av offer via sms eller Vipps. Protokoll MR

7 MR-sak 30/16 EVENTUELT Øystein Teigen tok opp saken med lydproblemene i kirkestuen. Per Helgebostad pekte på påbudet om å tilrettelegge for hørselshemmede og ønsker å arbeide med teleslyngedekning i flere rom av kirken. Det var enighet om at man må lage et prosjekt rundt dette. Kirkeforvalter ser på saken og tar den videre til Eiendomsutvalget. Protokoll MR