PROTOKOLL FRA FORBUNDSSTYREMØTE OG SAMLING 6.- 8.1.2016. Dato: Onsdag 6.januar og fredag 8.januar 2016 Sted: Quality Leangkollen Hotel Asker Møtetid: kl 09.00 17.30 og kl 09.00 12.30 Tilstede: Forbundsleder: Nestleder: Styremedlemmer: 1.varamedlem: 2.varamedlem: 3.varamedlem: Knut-Johan Onarheim Trygve Andersen Alf Magne Bye Arne Ludvig Mørk Bjørn-Erik Olsen Inger Th. Tømte Trine Lise Corneliussen Rune Vethe Marit Digernes Skjalvor Berg Larsen Øvrige til stede: Generalsekretær: Ass.generalsekretær: Magne Wang Fredriksen Thyra Kirknes Innledning og introduksjon av styrearbeidet i Norges Parkinsonforbund Forbundslederen ønsket velkommen til forbundsstyret og styrearbeidet i Norges Parkinsonforbund. Det ble vist til utsendt sakskart og saksunderlag. Forbundslederen gav en orientering om styrets arbeid og arbeidsform den siste landsmøteperioden. Organisering av styrets arbeid Forbundsstyret står fritt til å finne egen form på hvordan man organiserer seg med nødvendig utvalg og arbeidsgrupper. I følge vedtektene er det kun redaksjonskomite som skal settes ned av forbundsstyret. Landsmøtet har gjennom behandlingen av vedtektene opphevet bestemmelsen i vedtektene som hjemlet et arbeidsutvalg (AU). Det har den siste perioden ikke vært nødvendig å etablere et arbeidsutvalg. Det har den siste perioden vært gjennomført dagsmøter, ofte med møtetid fra kl 10 16. Saksdokumenter, behandling av saker og protokoller Forbundets generalsekretær legger frem saksliste og forbereder saker til styrets møter. Ønsker man saker behandlet av styret spilles sakene inn til generalsekretæren som vurdere om saken behandles og settes på sakslisten. Saker kan også spilles inn via forbundslederen. 1
Saksdokumentene gjøres tilgjengelig for alle styrets medlemmer, inkl varamedlemmer. Saksdokumentene er forbundsstyrets interne dokumenter og er utelukkende ment for styrets medlemmer. Diskusjoner og overlegninger i styret er å betrakte som styreintern informasjon. Styrets protokoller gjøres tilgjengelig for forbundets fylkes- og lokalforeninger og deles slik med resten av organisasjonen. Ved behov for utdyping av vedtak fattet av forbundsstyret er det fortrinnsvis forbundsleder som skal uttale seg. Oftest delegeres slik uttalelsesrett til forbundets generalsekretær. Det mest praktiske er at forbundsstyremedlemmene og varamedlemmene undertegner en taushetserklæring. Taushetsbestemmelsen nedfelles som vedtak i denne protokollen, se sak 14/16. Fra tid til annen er det nødvendig å behandle enkeltsaker som B-saker. Denne type saker er oftest personalsaker og / eller saker knyttet til eksklusjon og/eller utelukkelse fra tillitsverv. For denne type saker skrives egen protokoll som ikke gjøres tilgjengelig. Vedtaksform Styret har hatt tradisjon for å forsøke å komme frem til konsensusvedtak. Det skal selvsagt være rom for uenighet, og styrets medlemmer har anledning til å gi uttrykk for uenighet ved protokolltilførsel. I saker der det er forskjellig syn, fattes beslutningene som flertallsbeslutninger. I alle saker gjør forbundslederen en konkret oppsummering og avrunding av saken, før vedtak fattes. Arbeidsoppgaver/arbeidsprogram Forbundets arbeidsprogram som er vedtatt av landsmøtet legger føringer for arbeid og arbeidsområder i perioden. I tillegg vil det alltid være saker og forhold som vil dukke opp i løpet av en landsmøteperiode som forbundet må håndtere. Styrets forhold til administrasjonen. Forbundsstyret er ansvarlig for forbundets virksomhet. Ansvarsforholdet gjelder også for administrasjonens handlinger. Administrasjonen ledes av forbundets generalsekretær. I alle saker styret/styremedlemmene opptrer som forbundsstyre/styremedlem er generalsekretæren styremedlemmenes kontaktpunkt i administrasjonen. Gjennom arbeid i utvalg, arbeidsgrupper og/eller prosjektgrupper vil styremedlemmene ha direkte kontakt med andre ansatte i administrasjonen. Medlemmene i Norges Parkinsonforbund Styret er ansvarlig for alle medlemmer i organisasjonen. Hele styret er ansvarlig for å ivareta alle enkeltmedlemmer og grupper av medlemmer. Forbundslederen presiserte at forbundet har tatt på seg ansvar for å tale alle personer i samfunnet med parkinsonisme og deres pårørendes sak, uavhengig av om man er inntegnet som medlem. 2
FS 01/16 PROTOKOLLER Arbeid med styrets protokoller. Administrasjonen fører protokoll fra møtene. Styret er samlet om at det er et godt prinsipp å være åpne om, og gjøre tilgjengelig styrets arbeid til organisasjonens medlemmer og tillitsvalgte gjennom deling av protokollene. Referatene fra styremøtene sirkuleres til styrets medlemmer via e- post for godkjenning. Godkjent protokoll gjøres tilgjengelig for forbundets fylkes- og lokalforeninger etter godkjenning via forbundets nettsider. Protokollene signeres på førstkommende styremøte. FS 02/16 ØKONOMI Regnskapsrapporter. Forbundets regnskaper føres av ekstern regnskapsfører Karin Clemet i firmaet Det Lille AS. Forbundets assisterende generalsekretær gav en orientering om arbeidet med regnskaper. Styret får presentert regnskapsrapporter kvartalsvis under styremøtene. Det format som ble benyttet i forrige periode ble presentert og forklart. Styret sluttet seg til rutinene ved fremleggelse av regnskapsrapportene Regnskap 2015. Administrasjonen og regnskapsføreren arbeider i disse dager med årsregnskapet. Utkast til årsregnskap blir utarbeidet i løpet av februar. Utkast til årsregnskap 2015 sendes ut til styrets medlemmer så snart det foreligger. Regnskapet for 2015 behandles i styremøtet i mars 2016. Regnskapsfører og revisor inviteres til å delta under styrets behandling av årsregnskapet 2015. Budsjett 2016 Landsmøtet gav forbundsstyret mandat til å utarbeide budsjetter for inneværende landsmøteperiode. Foreløpig utkast til budsjett for 2016 ble fremlagt. Administrasjonen legger frem endelig forslag til budsjett på neste styremøte. 3
Lokale likepersons- og aktivitetsmidler Forbundsstyret stilte til rådighet kr 400 000 til likepersons- og aktivitetstiltak i 2015. Ordningen foreslås videreført med samme ramme. Administrasjonen lyser ut og legger til rette for at søknader behandles av et fordelingsutvalg oppnevnt av forbundsstyret. Forbundsstyret stiller til rådighet kr 400 000 til lokale aktivitets og likepersonstiltak i 2016. Forbundets fordelingsutvalg behandler søknader og tildeler midler. Styrehonorarer Forbundsstyrets medlemmer mottok i forrige landsmøteperiode honorarer for sitt arbeid. Honorarets størrelse har vært: Forbundsleder 2G Nestleder 3/8 G Styrets medlemmer 1/8 G 1 varamedlem 1/8 G 2.- og 3 varamedlem kr 1000 pr møte Forbundsstyrets honorarer videreføres med samme satser som i forrige landsmøteperiode. Styremedlemmenes reise-, representasjons og oppholdskostnader dekkes etter reiseregning. FS 03/16 ADMINISTRASJONEN Status. Forbundets generalsekretær ga det nye styret en bred orientering om administrasjonens arbeid og sammensetning. Det ble opplyst at det var gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte før jul. Administrasjonen utgjør 6 årsverk med ansatte i 100% stillinger. Administrasjonen er ved årsskiftet styrket med 0,4 årsverk gjennom prosjektsamarbeid med Fram Helserehab. Det ble i 2015 etablert en omfattende personalhåndbok. Alle ansatte fører timer i eget timeregisteringssystem. Lokalene i Karl Johansgate ble pusset opp i løpet av 2015 og leieavtalen med Thon Eiendom ble forlenget med 10 nye år. Informasjon om administrasjonen og arbeidet der ble tatt til orientering. 4
FS 04/16 FORBUNDETS GENERALSEKRETÆR. Årlig evaluering Forbundsstyret er arbeidsgiver for forbundets generalsekretær. Forbundsstyret evaluerte generalsekretærens arbeid i det avsluttet arbeidsår og det gis en tilbakemelding til generalsekretæren. Fastsettelse av rammebetingelser Forbundslederen gjennomførte medarbeidersamtale med generalsekretæren ved årsskiftet. Som en del av medarbeidersamtalen og årlig evaluering fastsettes betingelser for kommende arbeidsår. Forbundslederen gir en tilbakemelding fra styrets evaluering. Betingelser gjeldende fra 1.1.2016 ble vedtatt. FS 05/16 REGIONALE LEDERMØTER 2016. Regionale ledermøter i 2016 Gjennomføring av regionale ledermøter har hatt stor verdi. Det foreslås derfor å videreføre ordningen med regionale ledermøter første halvår 2016. Forbundsstyret delte tidligere erfaringer og diskuterte innhold, program og steder for møtene. Administrasjonen foreslo sted og tentative datoer for gjennomføring våren 2016: Regionalt ledermøte for foreningene i vest Stavanger 16.3 Regionalt ledermøte for foreningene i sør Tønsberg 8.4 Regionalt ledermøte for foreningene i øst Oslo 28.4 Regionalt ledermøte for foreningene i midt Trondheim 10.5 Regionalt ledermøte for foreningene i nord Bodø 27.5 Åpne fagmøter De seneste årene har forbundet/lokalforeningene arrangert et åpent fagmøte i tilknytning til de regionale ledermøtene. Møtene har vært meget godt besøkt og vurderes som nyttige. Det foreslås derfor å videreføre ordningen med å gjennomføre åpne fagmøter. Forbundsstyret ønsker å fortsette med å legge til rette for regionale ledermøter, med mulighet for åpne fagmøter i tilknytning til samlingene. Forslag til datoer, steder og program tilsluttes. Administrasjonen kommer tilbake til styret med konkrete planer og innhold i aktivitetene. Følgende temaer ønskes belyst under ledermøtene: Medlemsverving / kampanje Arbeidsprogrammet 2016 2017 Saker til landsmøtet 2017 Erfaringsutveksling i regionen 5
Aktuelle saker i regionen Forbundslederen deltar på alle møter. Styremedlemmene deltar i den regionen man har tilhørighet til. Administrasjonen stiller med nødvendige mannskap og ressurser. Det legges til rette for å gjennomføre åpne fagmøter i tilknytning til de regionale ledermøtene. Administrasjonen kommer tilbake med forslag på tidspunkter og innhold i de åpne fagmøtene. FS 06/16 LEDERMØTE HØSTEN 2016. I følge vedtekter skal det gjennomføres ett ledermøte med representanter fra fylkes- og lokalforeningene i år det ikke er landsmøte. Forbundsstyret velger tidspunkt og sted. Av økonomiske hensyn har tidligere ledermøter vært gjennomført i Oslo-området. Praksis foreslås videreført. Ledermøte berammes til 29.-30 oktober 2016. Administrasjonen kommer tilbake med forslag om sted og utkast til program på neste styremøte. FS 07/16 INTERESSEPOLITISKE SAKER. Nasjonale faglige retningslinjer. Forbundsstyret drøftet dialogen med Helse- og omsorgsdepartementet møtet i Helse- og omsorgsdepartementet før jul der forbundets delegasjon møtte statssekretærene Anne-Grethe Erlandsen og Lisbeth Norman. I tillegg møtte representanter fra Helsedirektoratet. Tema for møtet var rehabiliteringspotensialet for personer med parkinsonisme, og forbundet hadde invitert med nevrolog Espen Dietrichs, fysioterapeut Annette Vistveen, logoped Katrine Kvisgaard og allmennlege Audun Myskja. Departementet lyttet interessert og det ble enighet om å intensivere innsatsen for å invitere prof Bastian Bloem for å diskutere muligheter for å lære av ParkinsonNET modellen. Det planlegges et felles møte i departementet. Forbundsstyret drøftet videre strategi og valg i arbeidet for å bedre helsetilbudet til personer med parkinsonisme i samarbeid med departementet og direktoratet. Nasjonalt Parkinsonregister. Nasjonal Kompetansetjeneste for bevegelsesforstyrrelser (NKB) i Stavanger har tatt på seg oppgaven ved å etablere et nasjonalt parkinsonregister. Oppgaven skal godkjennes av Helse Vest som vil være formell eier av registeret. Nasjonal status gis av Helse- og 6
omsorgsdepartementet. Forbundet følger arbeidet tett og har hatt god dialog med NKB siden forarbeidet ble startet. Kulturdepartementet og Norsk Tippings overskudd. Forbundet har vært med å etablere en allianse av 12 nasjonale interesseorganisasjoner. Samarbeidet har gitt endringer i forskrift om fordeling av overskuddet til Norsk Tipping. Forbundet har dermed kunnet motta frie midler de 2 siste driftsårene. Kulturdepartementet er i gang med å arbeide frem et nytt og langsiktig regelverk for fordeling. Departementet vil legge frem et endelig forslag i løpet av 2016. Forbundet har gjennom generalsekretæren deltatt i møter med politisk ledelse/statsråden og byråkratiet for å fremme alliansens synspunkter. Det arbeides med å forberede stortingsrepresentantene i familie- og kulturkomiteen. Det ble gitt en orientering om arbeidet. Nasjonal strategisk handlingsplan for nevrofeltet. Forbundet har i samarbeid med Norsk Epilepsiforbund, MS Forbundet, CPforeningen og Hjernerådet tatt initiativ til å belyse samfunnets utfordringer med nevrologiske sykdommer. Høsten 2015 lanserte Hjernerådet kampanjen Med hjerte for hjernen, som forbundets landsmøte tilsluttet seg. Det har vært gjennomført møter med statsråden og statssekretærene i Helse- og omsorgsdepartementet. I tillegg har det vært gjennomført en rekke møter med representanter i Stortingets Helseog omsorgskomite, og organisasjonene samarbeidet om et politisk frokostmøte under Arendalsuken 2015. Målsettingen er å bidra at det fattes vedtak om behovet for en nasjonal strategisk handlingsplan for nevrofeltet, etter avslutning av Nevroplan 2015. Arbeid med høringer og andre politiske saker. Det har vært en vesentlig økning i den interessepolitiske delen av virksomheten de siste 2 årene. Økt innsats betyr nødvendige prioriteringer i saker som er av interesse for organisasjonens medlemmer. Enkelte saker ivaretas godt av Funksjonshemmedes Fellesorganisasjon (FFO). Forbundet spiller inn sine synspunkter til FFO som bærer sakene videre på vegne av alle med funksjonshemming eller kronisk sykdom. Forbundets assisterende generalsekretær var i forrige landsmøteperiode del av hovedsstyret i FFO. Forbundet bruker statsbudsjettet som arena for å synliggjøre sine standpunkter og kjernesaker. Forbundet har deltatt på høringer i forskjellige stortingskomiteer årlig de seneste årene. Forbundet har den siste landsmøteperioden bidratt til å etablere og drive frem flere allianser i saker flere interesseorganisasjoner og/eller fagmiljøer har felles interesser. Erfaringen er at slike allianser er godt mottatt og har stor politisk kraft. Dette gjelder til eksempel i arbeidet med en overordnet nasjonal strategi for nevrofeltet og arbeidet med fordeling 7
av Norsk Tippings overskudd til samfunnsnyttige og humanitære organisasjoner. I andre saker involverer forbundet seg som enkeltaktør når det er saker som har særlig betydning for organisasjonens medlemmer. Til eksempel har forbundet engasjert seg i arbeidet med nye førerkort forskrift, endringer i Tult-ordningen og nytt regelverk for driftstilskuddsordningen for funksjonshemmedes organisasjoner. Møtet i Helse- og omsorgsdepartementet ble tatt til orientering. Forbundsstyret tilsluttet seg det pågående arbeidet og videre planer. Forbundsstyret tok NKBs arbeid med å etablere et nasjonalt parkinsonregister til orientering. Forbundsstyret tilsluttet seg arbeidet med å påvirke Kulturdepartementet i deres arbeid med nye regler for fordeling av Norsk Tippings overskudd. Forbundsstyret tilsluttet seg det pågående samarbeidet med Norsk Epilepsiforbund, MS-forbundet, CP- foreningen og Hjernerådet for å påvirke helsemyndighetene til å se nytten av en overordnet strategisk handlingsplan for nevrofeltet. Forbundsstyret diskuterte praksis i arbeid med høringer andre politiske saker. Forbundsstyret tilsluttet seg administrasjonens vurderinger og arbeidspraksis. FS 08/16 PARKINSON UNITY WALK 2016 Nordland Parkinsonforening Under landsmøtet utfordret forbundsstyret fylkesforeningene til å påtas seg oppgaven med å arrangere Parkinson Unity Walk våren 2016. Nordland Parkinsonforening meldte sin interesse raskt og fylkesforeningen har korrespondert med forbundets administrasjon om praktiske forhold knyttet til planlegging. Nordland Parkinsonforening ønsker å påta seg arrangementet og varamedlem i forbundsstyret Skjalvor Berg Larsen orienterte om planene. Det planlegges å gjennomføre Parkinson Unity Walk i Bodø 28 mai 2016. I tilslutning til arrangementet feirer Nordland Parkinsonforening 30 år. Forbundsstyret tilsluttet seg Nordland Parkinsonforenings ønske om å arrangere Parkinson Unity Walk i Bodø 28.5.2016. Forbundsstyret oppfordrer fylkesforeningen om å sette i gang og forbundsstyret gir 8
nestleder Trygve Andersen mandat til å støtte/bistå Nordland Parkinsonforening i planleggingen. FS 09/16 EXTRASTIFTELSEN Informasjon om stiftelsen og tildelte prosjekter utsettes til neste forbundsstyremøte. Administrasjonen har eget møte for å planlegge gjennomføring av årets ekstraprosjekter 14. Januar. Saken behandles på neste styremøte. FS 10/16 MEDLEMSVERVEKAMPANJE 2016/2017 Landsmøtet vedtok å øke antall medlemmer til 7000 innen utgangen av 2017. Forbundsstyret diskuterte utfordringene med å verve flere medlemmer og drøftet hvordan styret skal ivareta oppgaven. Forbundsstyrets medlemmer pekte på verdiene for den enkelte, og flere innfallsvinkler og ideer ble drøftet. Forbundsstyret anser at det ligger størst potensiale i å verve flere pårørende/- og støttemedlemmer. Det settes ned en arbeidsgruppe som sammen med administrasjonen legger til rette for samarbeid med en ekstern aktør som kan bistå med å tilrettelegge for en vervekampanje. Administrasjonen finner ekstern samarbeidspartner og kommer tilbake med forslag på arbeidsgruppe. FS 11/16 FORBUNDETS HJEMMESIDE Landsmøtet vedtok i arbeidsprogrammet å utvikle forbundets hjemmesider til å bli det beste nettstedet om parkinsonisme. Nestleder Trygve Andersen og styremedlem Trine Lise Corneliussen har sammen med administrasjonen deltatt i et forarbeid hos NetLifeResearch som har analysert forbundets hjemmesider. Forbundets assisterende generalsekretær orienterte om forarbeidet og presenterte rapporten. Forbundsstyret drøftet forslagene. Forbundsstyret tilsluttet seg det pågående arbeidet. Administrasjonen kommer tilbake med kostnadsoverslag, styrings, - og prosjektgruppe og forslag til videre fremdrift. 9
FS 12/16 ORIENTERINGSSAKER Det ble gitt en orientering om følgende saker: Helsetelefonen 24/7 Fagseminar om Impulskontrollforstyrrelser 21.1.2016 Nettverksmøte for nevrologer Shaken not stirred 11.2.2016 Samarbeidsavtale med Fram Helserehab om frikjøp av fysioterapeutene Annette Vistveen og Per-Ola Wold-Olsen Fagseminar for fysioterapeuter høsten 2016 Nasjonal Kompetansetjeneste for Bevegelseforstyrrelser Norges Parkinson Forskningsfond Spørreundersøkelsen 2015 Utstillingen Dette er Parkinson Prosjekt Hverdagstrening for personer med parkinson i Ål DBS tilbudet ved Ous/Rikshospitalet og St.Olavs Hospital Hjernerådet og kampanjen Med hjertet for hjernen Funksjonshemmedes Fellesorganisasjon (FFO) European Parkinsons Disease Association (EPDA) Nordisk Parkinsonråd (NPR) Sakene tatt til orientering. FS 13/16 REPRESENTASJONEN World Parkinson Congress, Portland USA 20.-25.9.2016. Forbundsleder, nestleder og ett styremedlem deltar. Administrasjonen deltar og fordeler fagområder mellom seg. European Parkinsons Disease Association, London 24.-25.10.2016. Forbundsleder, nestleder, generalsekretær og ass.generalsekretær deltar. Nordisk Parkinsonråds planleggingsmøte 5.2.2016. Forbundsleder, generalsekretær og ass.generalsekretær deltar. 10
FS 14/16 FORBUNDSSTYRETS ARBEID Forbundsstyret drøftet arbeidsform og møtedatoer for året 2016. Innkalling til møter Tidligere praksis videreføres. Forbundsstyret og 1. varamedlem innkalles til styremøtene. 2. og 3. varamedlem kalles inn ved forfall. Innkalling, saksliste og følgedokumenter sirkuleres 5.-7 dager før møtedato. Styremøter 2016. Følgende datoer ble vedtatt: Tirsdag 23 februar Torsdag 26 mai (i forkant av Parkinson Unity Walk i Bodø) Torsdag 25 august Fredag 28 oktober (i forkant av ledermøte 29.-30.10) 4.-6 januar 2017 (samling) Årsberetning 2015 Administrasjonen utarbeider og sirkulerer utkast til årsberetning i løpet av febr mnd. Styrets medlemmer melder tilbake via epost. Årsberetningen sluttbehandles og vedtas på styremøtet 23.2. Deling av dokumenter Det legges til rette for effektiv deling av dokumenter via onedrive/skytjeneste. Styremedlemmene logger inn via egen epost adresse. Taushetsplikt Forbundsstyrets medlemmer har taushetsplikt om alle forhold man gjøres kjent med som forbundsstyremedlem. Taushetsplikten kan gjelde opplysninger vedrørende medlemmer, personalforhold, lokalog fylkesforeninger, forbundets drift og samarbeidspartnere. 11
Taushetsplikten om disse forholdene gjelder også etter endt styreperiode. Aktivitetskalender 2016 Administrasjonen sirkulerer en aktivitetskalender til styret i løpet av februar FS 15/16 LANDSMØTET 2015 Evaluering av landsmøtet. Alle deltagere får anledning til å svare på utsendt spørreundersøkelse. Administrasjonen orienterte om rapporten basert på 34 svar. Overleverte saker til forbundsstyret Forbundsstyret fikk oversendt 3 saker til behandling: Rekkefølgen ved gjennomføring av årsmøtene i fylkes- og lokalforeningene. Forespørsel om kortversjon av arbeidsprogrammet Anbefaling om å utarbeide retningslinjer for valgkomite Evalueringsrapporten tatt til orientering. Landsmøteprotokollen er signert av protokollunderskriverne. Forbundsstyret innfører prøveordning for de fylker som ønsker å prøve ordningen med å gjennomføre fylkesforeningenes årsmøte før gjennomføring av lokalforeningenes årsmøte. Administrasjonen kommer tilbake til forslag om behov for kortversjon av forbundets arbeidsprogram. Forbundsstyret setter ned en arbeidsgruppe/organisasjonsutvalg som får mandat til å utarbeide forslag om retningslinjer for valgkomiteens arbeid. Administrasjonen kommer tilbake med forslag på organisasjonsutvalg. 12
FS 16/16 EVENTUELT. Ingen andre saker reist. Knut-Johan Onarheim Trygve Andersen Inger Th.Tømte Forbundsleder Nestleder Styremedlem Alf Magne Bye Trine Lise Corneliussen Arne Ludvig Mørk Styremedlem Styremedlem Styremedlem Bjørn Erik Olsen Rune Vethe Marit Digernes Styremedlem 1.varamedlem 2.varamedlem Skjalvor Berg Larsen 3.varamedlem Oslo 15.1.2016 13