Anskaffelse av renholdstjenester

Anskaffelse av renholdstjenester Info Version 2 Url http://com.mercell.com/permalink/42387790.aspx External tender reference id 2013/1361 Tender type Tender Procurement procedure Open procedure Publish date 12/19/2013 3:05 PM Bid due date 1/29/2014 10:00 AM Change date 12/19/2013 3:05 PM Opening date 1/29/2014 12:00 PM Buyer Company Patentstyret Address Sandakerveien 64 pb 8160 dep. Zip/city 0033 OSLO Norway Version changes Prisskjema er endret. Ny versjon er lagt ut. Tepperens gangsoner og kontorer/arbeidssoner er endret fra pr. gang til pr. kvm. Description Anbudet gjelder avtale for levering av renholdstjenester. Patentstyret ønsker tilbud på daglig renhold og renhold på oppdrag. Lokalene har en samlet flate på 7414 kvadratmeter hovedsaklig fordelt på kontorlandskap/kontorer, møterom/stillerom, sosiale soner/tekjøkken, kopirom, lagerrom, toaletter, trimrom, arkiv, gangsoner og kantine. CPV codes Code Description 70000000 Real estate services. 90900000 Cleaning and sanitation services. 90910000 Cleaning services. 90911000 Accommodation, building and window cleaning services. 90911100 Accommodation cleaning services. 90911300 Window-cleaning services. 90919000 Office, school and office equipment cleaning services. 90919100 Cleaning services of office equipment. 90919200 Office cleaning services. Announcements Date Name Description Page 1 of 8

3/28/2014 9:54 AM Ytterligere forsinkelse i tidsplan Hei Vi har fremdeles ikke tatt en avgjørelse om tildeling. Vi beklager forsinkelsen. Vi kan ikke si på dette tidspunktet når vi får gjort en tildeling, men vi arbeider med vurderingene. Hvis noen tilbud har en kortere vedståelsesfrist enn den som ble anmodet om i konkurransegrunnlaget ber vi om at dere vurderer å forlenge denne i samsvar med forsinkelsene. Med vennlig hilsen Geir-Kristian Slydahl Innkjøper 2/28/2014 7:55 AM Forsinkelse i tidsplanen Vi har i tidsplanen satt opp 25. februar som estimert tidspunkt for tildeling av kontrakt. Vi er dessverre betydelig forsinket i prosessen. Nytt estimert tidspunkt for tildeling av kontrakt er 24. mars. Page 2 of 8

1/22/2014 12:13 PM 3. tilleggsinformasjon - spørsmål/svar - diverse Patentstyret har fått følgende spørsmål og svarer under. Spørsmål i vanlig skrift og svar fra Patentstyret i fet skrift. 1. Kravspesifikasjon pkt.4.1 Område, frekvens og fargekoder Resepsjonen - anmerkning 2 «Resepsjonen med inngangshall og vindfang er merket gult og krysset over. Renhold av inngangshall og samtlige vindfang er gårdeiers ansvar med unntak av vindfang i 1 etg. Ved siden av rekvisittlager» - er gårdeiers ansvar. Spørsmål: er disse arealene med i oversikten over belegg summert til plan 1 etg. 1448,2 m2 eller skal det trekkes ut? Disse arealene er inkludert og skal ikke trekkes ut. 2. Prisskjema Det spørres etter pris pr. gang på boning/oppskuring av gangsoner med gulvbelegg. Spørsmål: hvor mange m2 gangsoner med gulvbelegg er det / skal det regnes på? Her kan dere prise pr kvm (tilsvarende som tepper) vi har endret dette i revidert prisskjema - Prisskjema v3. 3. Jeg driver å skal legge inn prisene på matter, og jeg ser i vedlegget "tilleggsinformasjon" at vi skal vi prise mattene pr stykk. I prisskjema kommer det frem at det er ulike bytteintervall på mattene (14 dager og 4 uker). Jeg har kun muligheten til å legge inn en pris pr matte og ikke to i prisskjemaet. Har dere mulighet til å legge ut et nytt prisskjema med to koloner for pris på mattene? I og med at prisen varierer fra intervall. Vi ønsker en pris pr. matte pr. år, dvs. at begge intervallene legges sammen til en pris for et år. Det er normalt at leverandørene som utfører matteservice har en intervall på vinteren og en litt lengre intervall om sommeren. Page 3 of 8

4. Jeg har et spørsmål i forbindelse med "Pris på timesbetalt renhold". Skal dere ha timespris på uforutsette hendelser (at vi må rykke ut til patentstyret) Skal dere ha timespris på ordinære timer (fra mandag - fredag + at vi er på huset) Eller skal dere ha pris timespris for helg? (Der tillegg er inkludert)? Timepris skal oppgis fordi det hender at vi trenger annet renhold en det som er spesifisert i periodisk renhold. Dette er normalt ikke utrykninger, men arbeider vi bestiller i forkant. Hvis dere har forskjellige priser på utrykning, arbeid på dagtid, arbeid på kveldstid og arbeid i helger oppgir dere timeprisene for de forskjellige tidene. 5. Hvilke rom tenker dere på når dere skriver "med tilhørende rom" (gjelder: Hovedrenhold Kantine med kantinekjøkken og tilhørende rom - prisskjema)? Hovedrengjøring i kantina omfatter serveringsdel, varm og kaldkjøkken, kontor, vaskerom, tørrlager og garderobe. Page 4 of 8

1/17/2014 10:43 AM Referat fra befaring 2014-01-13 kl. 10.00 til 11.00 Ved befaringen ble lokalene gjennomgått. De oppmøtte fikk anledning til å stille spørsmål. Trapperom og avsatser er fellesareal. Vask av fellesareal er gårdeiers ansvar og kommer derfor ikke innunder dette anbudet. Toalettene på trappeavsatsene i det midterste trapperommet er Patentstyrets ansvar og med i anbudet (4 forrom og 8 toaletter). Sosiale soner, tekjøkken og ganger er belagt med bambusparkett. Trimrommet er belagt med et spesialbelegg for trimrom. Toalettene er flisbelagte. Doene er vegghengte, med unntak av et par toalett og handikap -toalettene. Det skal leveres matteservice. Patentstyret disponerer 1. til og med 4. etasje pluss kantine i 6. Etasje (i tillegg til toalettene i trappeavsatsene). Innvendig vindusvask skal prises pr. gang. Se prisskjema. Utvendig vindusvask er ikke inkludert i anbudet, men er gårdeiers ansvar. Tepperens skal prises pr. kvm Mobilarkivet skal rengjøres en gang i uka i gangsonene iht. konkurransegrunnlaget. De flatene som er tilgjengelig uten justering av mobilarkivet rengjøres. Vi viser for øvrig til plantegning av magasinet som er lagt ut. Boning og polishbehandling med Highspeedmaskin eller lignende skjer ved bestilling. I trimrommet skal apparater, speil osv. rengjøres med våt klut. Det er et bøttekott i hver etasje, med unntak av 6. etasje. Det er ikke vaskemaskin eller tilgang til å sette inn vaskemaskin i bygget. Patentstyret praktiserer kildesortering. Det er i gjennomsnitt 4-5 tømmepunkter i hver etasje. Det er i tillegg noen bokser til papirinnsamling utenom disse. Det er et søppelrom med kildesortering. Patentstyret ber leverandøren være nøye med å følge instruksjonene i konkurransegrunnlaget. Prisene skal oppgis på den måten det blir bedt om. Vær forsiktig med å legge ved egne avtalevilkår som kan komme i konflikt med de vilkårene som ligger til grunn for konkurransen. Tilbudsfristen må overholdes. Hvis du er usikker på innlevering av tilbud gjennom Mercell sitt system så vær ute i god tid slik at opplastet dokument kan gjennomgås av tilbyder og feil unngås. Husk at tilbudet skal signeres elektronisk og det må settes av tid til det. Hvis man leverer i god tid før tilbudsfristen og det skjer endringer i konkurransepapirene vil man bli bedt om å bekrefte at tilbudet fortsatt er gjeldende, slik at man får en påminnelse om å oppdatere tilbudet i tråd med endringene. Spørsmål og svar Hvordan skal bambusparketten vedlikeholdes? Hvordan er parketten behandlet? Er det mulig å få tilgang til en vedlikeholdsanvisning? Bambusparketten skal vedlikeholdes på samme måte som vanlig parkett. Parketten er lakket. Vi har ingen vedlikeholdsanvisning. Skal kaffemaskinene rengjøres? Nei, renhold av kaffemaskinene er kantineleverandørens ansvar. Hvor omfattende skal mus og tastatur på møterom rengjøres? Page 5 of 8

Mus og tastatur på møterom skal rengjøres 3-4 ganger i året. Det skal rengjøres mellom alle knappene på tastaturet. Hvor mange matter har Patentstyret? Det er kun matter på innsiden av skallsikringen som skal prises. Det er ikke viktig å vite hvor mange matter Patentstyret har, da mattene skal prises pr. stk. etter størrelse se prisskjema. Er begge sider av de innvendige glassrutene regnet med i det oppgitte antallet m2 innvendige glassruter? Ja. Det er en differanse mellom antall (7414) m2 flate oppgitt i konkurransegrunnlaget og (6784) m2 oppgitt i oversikt over gulvbelegg. Det er uklart hvor stor flate som skal prises. Uklarheten kan føre til forskjellig prising. 7414 kvm en netto leieareal fra yttervegg til yttervegg. Differansen mellom antall kvm og oversikt over belegg er stort sett vegger. Det reelle antall kvm er det som er oppgitt i oversikten over belegg, altså 6784 kvm. Skal skapene i kantina vaskes innvendig? Nei, det er kun skapene på te-kjøkken og sosiale soner som skal vaskes innvendig. Er flatene mellom arkivveggene belagt med golvbelegg? Skal det bones? Nei, flatene mellom arkivveggene har ikke golvbelegg og skal ikke bones. Kun gangsonene i arkivet har golvbelegg og skal bones. Har vi oversikt over m2 på hvert rom? Hva skal format må kartet være i for å være riktig skalert? Vi har ikke oversikt over m2 på hvert rom. Det må dere beregne ut fra tegningene. Tegningene er riktig skalert i A3. Page 6 of 8

12/19/2013 2:55 PM 2. tilleggsinformasjon - spørsmål/svar - tepperens og innleveringsfrist Patentstyret har fått følgende spørsmål: 1. Tepperens gangsoner skal prises per gang. Tepperens kontorer/arbeidssoner skal prises per gang. Det samme gjelder for boning/oppskuring av gangsoner med gulvbelegg. Vi ser ikke hvordan vi med tilstrekkelig grad av nøyaktighet kan regne ut antall kvm per område og derved gi riktig pris. Er det mulig å prise dette - per kvm? 2. Ved en gjennomgang av konkurransedokumentene og utlysningssiden på Mercell finner vi motstridende informasjon vedrørende innleveringsfrist for anbudet. På Mercell-portalen skrives det den 29.01.2014 kl 10. I konkurransegrunnlaget er innleveringsfrist den 04.2.2014 kl 10. Når vil det være mulig å gjennomføre en befaring? Patentstyret svarer: 1. Vi endrer prismodelen slik at tepperens gangsoner og kontorer/arbeidssoner prises pr. kvm. Gangsoner er ca. 1/3 og kontorer/arbeidssoner er 2/3 av flatene med tepper grovt regnet. Vi endrer prisskjema og legger ut oppdatert prisskjema i ny versjon. 2. Tilbudsfristen er 2014.01.29 kl. 10.00. Jeg finner ikke hvor i konkurransegrunnlaget innleveringsfristen er oppgitt som 04.2.2014 kl 10. Dette er i såfall feil. 12/17/2013 4:02 PM 1. tilleggsinformasjon - spørsmål/svar - flater Det åpnes opp for befaring 2014.01.13 kl. 10.00 iht. Konkurransegrunnlaget pkt. 5 og 6.5. Hei Patentstyret har fått følgende spørsmål: 1. spørsmål: I konkurransegrunnlaget er samlet flate oppgitt til 7414 kvm. I oversikten over type belegg er samlet flate oppgitt til 6784,1 kvm. Ber om presisering. 2. spørsmål: Er det mulig å angi antall kvm for hovedrenhold for tepperens gangsoner og kontorer/arbeidssoner. Samt boning/oppskuring av gangsoner med gulvbelegg. Patentstyret svarer: 1. spørsmål: I husleiekontrakten har vi netto 7414 kvm og vi er klar over differansen på beleggsbeskrivelsen. Det nye kurslokalet er ikke med i oversikten over belegg. Kurslokalet har ca 195 kvm med belegg og 15 kvm med flisgulv. Legger vi til disse kvm blir det en differanse på 420 kvm. dette utgjør ca 5,5 % av det totale rengjøringsområdet. Vi antar att dette er innvendige vegger, fastmontert kjøkken og lignende. 2. spørsmål: Vi viser til fargekoden for gangsone i tegningene og kravspesifikasjonens pkt. 4.2 for beregning av gangsoner. Vi har ikke tallfestet gangsoner eller arbeidssoner utover dette. Page 7 of 8

Demands 1 Kvalitet 50.0% 2 Pris 30.0% 3 Miljø 20.0% Page 8 of 8