Dette er Voksenåsen 2015

Dette er Voksenåsen 2015 Velkommen til Voksenåsen landlig midt i storbyen Voksenåsen Kultur og Konferansehotell er Norges nasjonalgave til Sverige som takk for den humanitære hjelpen under og like etter 2.verdenskrig. Hjelpen besto i mathjelp - svenskesuppen, Folke Bernadottes aksjon De hvite bussene, man tok imot flyktninger, utdanning av polititropper, donasjon av svenskehus etter krigen m.m. Gaven ble offisielt overlevert i 1960. Denne arven forvaltes slik at Voksenåsen er et unikt hotell med en unik beliggenhet som skaper unike opplevelser. 1

2 Året i korthet Risiko og muligheter Voksenåsen Kultur og Konferansehotell Voksenåsen Kultur og Konferansehotell ligger øverst i Holmenkollen og har en enestående beliggenhet. Anlegget er av god kvalitet og er godt vedlikeholdt. Belegget hadde en økning på 5,5 % mot 2014. Antall romnetter gikk opp med 13 % og antall gjestedøgn økte med 19 % Omsetningsmessig økning ifht. 2014 på 4 % (fra 37 934 i 2014 til 39 272 i 2015) RevPar (losjiomsetning fordelt på alle tilgjengelige rom) utviklingen viser en økende trend grunnet økt antall solgte rom. Fra 473,- i 2014 til 516,- i 2015. GRP (losjiomsetning fordelt på antall solgte rom) har gått ned fra 1047,- i 2014 til 1018,- i 2015. Dette grunnet lavere snittpriser pr. gjest i 2015. Total omsetning pr. romdøgn er synkende. Fra 2185,- i 2014 til 1922,- i 2015. I 2015 fremstår Voksenåsen som en vital og livskraftig institusjon. Anlegget er moderne og Voksenåsen tilbyr opplevelser med høy komfort som er naturnære og avslappende. Ombygningen av personalboligen i 2010 til Villa Utsikten med 6 moderne rom og en suite gjør at vi nå får færre dager med overbook, og har plass for flere grupper samtidig som vi også får inn et økende antall gjester fra Ferie- og Fritidssegmentet. Sommeren 2012 ble hele resepsjonsområdet rehabilitert med blant annet nytt tak (inkludert asbestsanering), lys og ny resepsjonsdisk. Fra 2008 har Voksenåsens ledelse arbeidet sammen med mellomledere og øvrig personal med prosjektet Identitetssyrt ledelse (Du er bedriften). Dette har lagt premissene for visjoner, hensikter, og verdier for hvordan vi ønsker å drive Voksenåsen i fremtiden. Visjonene ble sist oppdatert i 2015 og er tilgjengelig på våre hjemmesider. Hotellet ble i 2012, som et av de første i Norge, klassifisert av Quality Mark Norway og fikk 4 stjerner. Ordningen ble avviklet i 2013 og merkingen overtatt av www.klassifisering.no. Høsten 2015 ble vi kåret som vinner av Tines pris Årets Matgledebedrift

3 Oppsummering 2015 Året 2015 har vært svært utfordrende for hele reiselivsbransjen. Reduksjonen på gjestedøgn, belegg og gjennomsnittpris har fått økonomiske konsekvenser for de fleste reiselivsbedrifter. Voksenåsen Kultur- og Konferansehotell fikk i et usikkert marked en positiv utvikling i forhold til tallene for 2014, men også i 2015 med negativt resultat. Den økonomiske situasjonen har vært utfordrende med valutasvingninger og synkende oljepris. Økt konkurranse i markedet bidrar også til usikre fremtidsprognoser. Disse utfordringene møter vi gjennom å arbeide effektivt for å oppnå kostnadseffektiv drift og samtidig åpne opp for nye kundegrupper. Det er viktig at produktkvalitet og gjestetilfredshet opprettholdes, samtidig som driften effektiviseres. Nøkkeltall 2015 Nøkkeltall 2015 2014 2013 Omsetning (mill. kr.) u.mva 39,9 37,9 39,2 Antall ansatte M/K 30/23 31/18 23/20 Sykefravær M/K 10,8%/5,2% 4,5%/10,2% 3,3%/7,5% Gjestedøgn 20556 17365 17232 Romdøgn 15713 14007 14337 Voksenåsens utslipp av CO 2 (tonn) 22,93 33,94 47,3 Energi/gjest natt (kwh) 85,28 127,80 138,68 Vann/gjest natt (liter) 599 593 662 Kjemikalier/gjest natt KG 0,08 0,02 0,05 Gjenvinningsgrad 71% 77% 76% Voksenåsen kjøper Klimakvoter før å kompensere for 100 % av utslippet i 2015.

4 Eksterne rammer og strategi Interessenter For å fokusere på samfunnsansvarstemaer som er relevante både for Voksenåsen selv, men også for interessentene til Voksenåsen, gjennomførte vi en interessentanalyse vinteren 2015. Først gjorde vi en intern analyse på Voksenåsen hvor vi fastslo hvilke temaer som har størst viktighet for oppnå strategiske mål. De ulike temaene ble rangert på en skala fra 1 (uviktig) til 5 (svært viktig). Deretter spurte vi representanter for ulike interessentgrupper om hvor viktig de anså de samme temaene for Voksenåsens virksomhet. Interessentene ble også bedt om å rangere temaene på samme skala fra 1 til 5. Setter man disse to undersøkelsene sammen ender man opp med en matrise som viser temaer som er strategisk viktige for Voksenåsen og som er viktige for interessentene. Figur 1, viktige temaer innen samfunnsansvar for Voksenåsen:

5 5,0 Likestilling og like muligheter Kunde helse og sikkerhet Merking av produkter og tjenester Likelønn mellom menn og kvinner Økonomi generelt 4,0 Klagemekanismer samfunnspåvirkning Total miljøpåvirkning Innkjøpspraksis og arbeidstakerrettigheter Opplæring og videreutdannelse Biologisk mangflod HMS Utslipp Avfall Ansatte Innkjøpspraksis og menneskerettigheter Ikke-diskriminering Personvern for kunder Arbeidsrettigheter klagemekanismer Generell innkjøpspraksis Energi Organisasjonsfrihet og rett til kollektive forhandlinger Lokalsamfunn Vann Etterlevelse - Miljø Barnearbeid Transport Innkjøpspraksis og samfunnspåvirkning Indirekte økonomisk påvirkning Forholdet mellom ansatte og ledelse Tvangsarbeid og slavearbeid 3,0 3,0 4,0 5,0 Ettersom Voksenåsen er et selskap uten datterselskap er alle temaene i matrisen over relevante i hele organisasjonen. Matrisen viser også relevansen for interessentene. For å få et bredt og godt bilde av hva interessentene mener er viktige samfunnsansvarstemaer for Voksenåsen, valgte vi å snakke med flere representanter for interessentgruppene eiere, kunder, ansatte og samfunnet for øvrig. Liste 1, interessenter representert i interessentanalysen: Interessentgruppe Interessent Detaljer om møtet Eiere Administrerende direktør Voksenåsen AS 6. jan 2015 Eiere Kanseliråd, Kulturdepartementet, Sverige 9. jan 2015, telefon Kunder Styreleder Voksenåsen AS 9. jan 2015, telefon Institutt for gruppeanalyse og 9. jan 2015 gruppepsykoterapi (IGA) Kunder Norges Idrettsforbund 20. jan 2015, telefon Ansatte Norsk-Svensk samarbeidsfond 27. jan 2015, telefon Privatkunde 1 20. jan 2015, telefon Privatkunde 2 28. jan 2015, telefon Tillitsvalgt 6. jan 2015, med verneombud Ansatte Verneombud 6. jan 2015, med tillitsvalgt Samfunnet Sveriges Ambassad i Oslo 21. jan 2015 forøvrig Samfunnet forøvrig Visit Oslo 28. jan 2015

6 For våre gjesters beste Folk som søker seg til oss gjør det ofte grunnet stedets plassering, miljø og avslappende atmosfære. Vi tilbyr store muligheter for rekreasjon i skog, utendørsbasseng (oppgradert med varmepumpe 2012) og i alpinbakke/skiløyper i umiddelbar nærhet. Voksenåsen ble Norges første 5 stjernes konferansesenter i mars 2009. Hotellet har 4 stjerner. Les mer om dette på www.klassifisering.no Voksenåsen Kultur og Konferansehotell søker å formidle vår historie og identitet til våre gjester. Det gjør vi gjennom informasjonsvegger, brosjyre og informasjonsmateriell i fellesarealer, på rommene, gjennom infokanal på tv og på våre internett sider. Gjennom året ble det arrangert seminarer, konserter, utstillinger, tematiske uker i vår restaurant og andre arrangementer les mer på www.voksenaasen.no/kultursenter Restaurantvirksomheten er regulert gjennom HMS IK Mat i henhold til norsk standard. Det er en omfattende standard for internkontroll. I 2009 tok vi i bruk elektroniske versjoner som sikrer oppdatert informasjon om nye lover og pålegg fra myndighetene. I 2011 inngikk vi avtale med Anticimex for å sikre kvaliteten på vårt IK-mat og HACCP arbeid. Merking av allergener i forhold til lovverk er innført og det er ikke registret noen klager på dette. Personalet har alltid full tilgjengelighet til HMS relatert informasjon gjennom avdelingsleders egne bruker/passord til bedriftens HMS sider på internett (kuba.no) og egne apper til iphone og Android. Visit Oslo har anbefalt hotellet som spesielt godt egnet for personer med spesielle behov. En av våre faste gjester er rullestolbruker og bruker hotellet som et godt eksempel i sine foredrag. Vi har også benyttet henne for intern opplæring av vårt eget personale. Hele Voksenåsen er et røykfritt hotell, og det er ikke lov å ha med hunder eller andre husdyr med unntak av spesielle tilfeller. Da blir rommene renset ekstra nøye ved avreise. Videre har vi fire rene allergirom og i tillegg har vi 85 nyrenoverte rom som er allergitilpassede ved at det er brukt parkettgulv og andre allergivennlige løsninger. Vi får tilbakemeldinger på ulike sosiale medier som TripAdvisor og Facebook. Bookingsidene Booking.com, Expeida.com og Hotels.com er også viktige sider der vi får mye tilbakemeldinger. Les her for mer informasjon. Med miljøet i fokus Voksenåsens miljøpolicy er: Voksenåsen AS ønsker å ta ansvar for miljøet og å fokusere på miljøspørsmål. Hotellet ønsker derfor å være med i første ledd og aktivt arbeide for en minsket miljøbelastning og å bidra til en bærekraftig samfunnsutvikling Vår sertifisering som Miljøfyrtårn kvalitets sikrer at våre gjester og ansatte har minst mulig miljøpåvirkning. Les mer her. Stiftelsen Miljøfyrtårn tilbyr miljøsertifisering som hjelper private og offentlige virksomheter til å drive lønnsomt og miljøvennlig. Viser også til Miljøfyrtårns egne nettsider før mer informasjon. www.miljofyrtarn.no Klimapåvirkning Energi/gjest natt (kwh) (2015) 85,28 (2014) 127,8 (2013) 138,68

7 Elektrisitet og varme 2015 forbruket vi kwh 1 754 072 (85,28kWh pr. gjestedøgn). Vi har ikke andre varmekilder en el. Vi har et mål om å redusere til 75 kwh i løpet av 2016. I 2015 kjøpte vi strøm som er 100% klima kompensert. I følge varedeklarasjon beregnet av NVE 2012 ble kraften produsert som følger: 20 % fornybar kraft (vannkraft), 33 % kjernekraft og 47 % fossile brensler) Enøkprosjektets første fase ble avsluttet i 2015. Prosjektet er planlagt å gi en besparing på ca. 1000 000 kwh per år og innebærer blant annet 7 nye vifte/klima anlegg og innføring av jordvarme. År Totalt energiforbruk (kwh) Areal (m 2 ) Spesifikt energiforbruk kwh/m 2 Forbruk pr gjestedøgn (kwh) 2 013 2 389 687 7000 341,38 138,68 2 014 2 219 166 7000 317,02 127,8 2 015 1 754 072 7000 250,58 85,28 Energiforbruk ved oppvarming, belysning og bruk av tekniske hjelpemidler. Vi reduserer energiforbruket aktivt gjennom driftsrutiner for eksempelvis nedregulering av varme og slå av lys i tomme lokaler. Vi har som mål å redusere til 225 kwh i løpet av 2016, blant annet gjennom behovsstyrt oppvarming av gjesterom og møterom. For mer informasjon, se også vårt klimaregnskap her. Voksenåsens utslipp av CO2 viser en positiv utvikling de siste tre årene. De siste årenes ENØK prosjekt har resultert i en kraftig reduksjon av våre CO2 utslipp. Fra 59,7 ton i 2012 til 22,93 i 2015. Redusert elforbruk er største bidragende faktor. Men redusert antall flyreiser, kjørte km og utskiftning av kjøleanlegg bidrar også positivt til klimaregnskapet. Transport Voksenåsen disponerte i 2015 to firmabiler og en traktor. Firmabilene er en Toyota Hybrid som disponeres av hotellets Administrerende Direktør og en Peugeot Partner 4X4. Vår beliggenhet utenfor sentrum medfører en del transporter av råvarer, og noen av våre leverandører samarbeider om transport. Status på viktige områder for Voksenåsen Voksenåsen er opptatt av økonomisk, miljømessig og sosial påvirkning. Ved å redegjøre for vårt arbeid mot både kunder og medarbeidere ønsker vi å bidra til økt fokus på vårt miljø- og samfunnsarbeid, og på den måten kanskje også inspirere andre til å gjøre det samme. Vi ønsker også at vårt miljø- og samfunnsengasjement skal speile og tilfredsstille våre gjesters behov og ønsker relatert til dette. Kundens helse og sikkerhet, personvern Personvernet for både gjester og ansatte blir tatt vare på ved at vi ikke leverer ut kontaktinformasjon, gjestelister eller annen informasjon uten å være sikre på at mottaker er riktig mottaker av informasjonen. I arbeidet med det er kundens sikkerhet tatt vare på og er i 100% i det daglige arbeid. Kundens sikkerhet er en naturlig del av alt vi gjør. Vi har ikke registret noen klager på brudd på personvern og vil fortsette å ha vårt fokus på dette i tiden fremover. Likestilling Voksenåsen har en ganske jevn fordeling mellom menn og kvinner og etterstreber likeverd og mangfold blant mellomledere og ledelse. Blant annet gjennom at vi i hotellets ledelse har menn og kvinner i ulike aldre og ulike nasjonaliteter. Vi er opptatt av å

8 holde på kompetansen også hos eldre arbeidstakere og legger til rette for dette gjennom ulike persontilpassede tiltak som f.eks. AFP-ordning, redusert arbeidstid og tilrettelagte arbeidsoppgaver. På Voksenåsen er vi stolte av å ha et stort etnisk mangfold. Pr. 31.12.2014 hadde vi ca. 14 ulike nasjonaliteter blant våre ansatte. Til å være en bedrift i hotellnæringen har vi også en høy middelalder. Vi prøver hele tiden å legge arbeidet til rette så at det skal passe også de eldste blant våre ansatte. Innkjøp, Restaurant og kjøkken Vårt kjøkken tilbyr økologiske produkter til frokost (DEBIOO sertifisert på bronsenivå) og lunsj. Vi har også økologiske viner på vårt vinkart. Vårt medlemskap i NORES (innkjøpssamarbeid med totalt 639 bedrifter med en innkjøpsomsetning på vel 2 mrd. kroner, 2014 gjør at vi har begrenset tilgang og påvirkningskraft på hvilke produkter vi kan kjøpe. Vi prøver aktivt å påvirke NORES sin innkjøpsprofil og deres miljøprofil kan leses her. Avfall ved matlaging kildesorteres etter gjeldende regler. Mange av våre leverandører samkjører for å spare på kostander og miljø. Kjøtt/egg/melk og tørrvarer/frysevarer/coca Cola er to eksempler på dette. I 2014 kjøpte vi inn ca. 6 379 kg fisk, 1 334 kg storfe (nøt), 1 921 kg lam, 1 617 kg svin, 1 029 kg vilt, 2 110 kg fugl og 28 476 kg grønnsaker og frukt. Vårt mål for 2016 er 20 miljømerkede produkter og at vi skal ha ca. 20 miljøsertifiserte leverandører. Konferanse Pausemat - tilbudet er i liten grad preget av emballert ferdigfabrikat og vi tilbyr Fairtrade- og økologisk kaffe i alle kaffemaskiner. Alle møterom har eske for resirkulering av papir. Mapper som ikke er ødelagt brukes på nytt. Voksenåsen tar både kollektivt og individuelt ansvar for å forvalte vår drift i henhold til en god bærekraftig utvikling. Dette er ekstra viktig for Voksenåsen, fordi Nasjonalgavens etiske historie gir estetiske forpliktelser. Vi ønsker å sette klima og miljø på dagsorden. Vi ser at det er klare fordeler ved å gjøre dette til et satsningsområde, både når det gjelder ønsket om å redusere klimagassutslipp, men også ved å gjennomføre kvalitetshevende og kostnadsbesparende tiltak. Våre ansatte setter stor pris på å være en del av en bærekraftig bedrift og de er vår viktigste drivkraft og resurs for å nå våre mål. Vi har satt oss ambisiøse, men realistiske mål for de kommende årene og vi forplikter oss til å gjennomføre og følge opp tiltakene. Klimaregnskapet vil bli oppdatert årlig for å kunne måle resultater og igangsette nye tiltak. I 2012 begynte vi å kjøpe Klimakvoter for å kompensere for 100 % av vårt CO2-utslipp. Dette planlegger vi å gjøre for 2015 også. Skogen et deilig turmål Voksenåsen har ca. 30 mål tomt med gressplen, skog og egen trimløype tett opp til Markagrensa (Nordmarka) som er strengt regulert av Oslo kommune. Beskyttelsen gjelder også biologisk mangfold. Vår egen skog, kombinert med det biologiske mangfoldet i Nordmarka, utgjør en helt unik rekreasjonsmulighet for våre gjester og besøkende. Skogene tilknyttet Voksenåsen er godt egnet til aktiviteter og er tilrettelagt for ikke å påvirke det biologiske mangfoldet i skogen. Vi har en egen to kilometer lang trimløype som også ligger i anslutning til det enorme løypenettet Skiforeningen har i Nordmarka. Ski og sykkelutleie ligger i umiddelbar nærhet, vi tilbyr sykkelutleie i resepsjon på sommerhalvåret, mens vi på vinteren selger heiskort til Oslo Vinterpark. Veiene i nabolaget blir ikke saltet på vinteren. For norske gjester er "marka" et begrep alle kjenner til å setter stor pris på, mens gjester fra utlandet ofte er nysgjerrige på dette og får da svar på sine spørsmål i resepsjon. Gjennom et forsiktig vedlikehold bevarer vi skogens opprinnelige karakter. Det blir kun fjernet trær som er skadet eller risikerer å falle på hus eller kraftledninger. Noen ganger må skogen tynnes for å bevare utsikten vi er kjent for. I forbindelse med boring av brønner til jordvarme er det gjort større inngrep i skogen på forsiden av hotellet. Dette gjøres i nært samarbeid med SFV for å ta være på det biologiske mangfoldet.

9 Den ansvarsfulle besøkeren Vår beliggenhet utenfor sentrum gjør at mange bruker bil som transport til hotellet. Vi oppfordrer våre gjester å reise med offentlig kommunikasjon og organiserer felles busstransport på forespørsel. Vår booking avdeling informerer våre kunder om muligheten til å leie buss. Vi informerer også om alternativer til bil på vår hjemmeside. I vår lobbyshop har vi fokus på miljøvennlige produkter som Shampo og andre velværeartikler. Som Miljøfyrtårnbedrift har vi forpliktet oss til å bruke minst mulig av engangsartikler. Lenker og mer informasjon Mer informasjon om Voksenåsen Rapporter og annen informasjon Voksenåsen på tripadvisor Samarbeidspartnere Sveriges ambassade i Oslo Sveriges ambassade i Oslo, er en meget aktiv samarbeidspartner for Voksenåsen i mange sammenhenger gjennom året. Dels igjennom samarrangementer, og dels igjennom at ambassaden kanaliserer trafikk. Sverigefrämjarna Disse består av Sveriges Exportråd, Svenska Kyrkan, Norsk-svensk Handelskammer, Norsk-svensk forening, Nordisk Innvovationscenter (Nordisk Ministerråd), Visit Sweden, Föreningen SWEA osv. I tillegg kommer Foreningen Norden. I likhet med Sveriges ambassade samarbeider vi med disse om programvirksomheten. Norske Konferansehoteller AS Voksenåsen er aksjonær i selskapet som er et samarbeid mellom ledende konferansehoteller i Østlandsområdet. NK finansieres av provisjonsinntektene fra plassert trafikk hos aksjonærbedriftene og samarbeidet går meget godt. NK arrangerer også SaBo samling Det arrangeres også visningsturer for konferansekjøpere og andre relasjonsfremmende tiltak som NK Kundedag. Svensk Norska Samarbetsfonden Svensk Norska Samarbetsfonden finansierer ulike prosjekter på Voksenåsen gjennom året. Er også samarbeidspartner på kulturvirksomheten, spesielt Sommer Akademiet, språkkurser for lærerstudenter og skriveseminaret for yngre nordiske kunstnere. Fonden har de senere årene lokalisert mer av sin virksomhet til Voksenåsen. Networkers South North Networkers North South er samarbeidspartner på programvirksomheten og inngår i samarbeidsprogrammet Dag Hammarskjöld programmet, som jobber med Voksenåsens internasjonale spørsmål.

10 Navigato Navigato er et mediebyrå som hjelper oss med å analysere forskjellige tilbud innen markedsføring. De har hatt mest innflytelse på vår synlighet i sosiale medier. Analyserer våre markedsaktiviteter og hjelper oss med å luke ut aktiviteter som ikke gir noe avkasting. Andre: Tryvann Vinter/Sommer park, konferanse.no, De kulinariske stedene