Veiviser - konferanse-/seminaradministrasjon Godkjent av dekan 17. november 2014. Oppdatert: 2. oktober 2014 Dette er et hjelpemiddel for å strukturere og kvalitetssikre arbeidet med konferanser og seminarer og det er leder for konferansen som er ansvarlig for å ivareta dette. I det daglige arbeidet er det sjekklistene for de enkelte områdene man skal bruke. Konferansegrunnlaget Institutt-/studie-/ Nedsette komité inkl. konferanseleder prosjektleder Fakultetsdirektør/ Oppnevne administrativ(e) medlemmer i komitéen seksjonssjef Tema og navn på konferansen Dato og sted Frist for å avlyse arrangementet? Grunnlag for å avlyse? Institutt-/ studieleder (budsjettansvarlig) Sette opp tidsplan med milepæler og ansvarlige Medarrangører Program/tittel Fastsette konferansespråk - norsk/engelsk Fastsette innhold/deltema og antall sesjoner/parallellsesjoner Velge ut foredragsholdere/innledere og kontakte disse - kontaktperson Velge konferansier e.l. og kontakte denne/disse - kontaktperson Kulturelle innslag? Eventuelt velge ut og kontakte denne/disse. Besøk på institusjoner/ekskursjoner? Eventuelt velge ut og kontakte disse? Oppgaveoversikt/sjekkliste konferanse-/seminaradministrasjon side 1 av totalt 8
Markedsføring/informasjon Sette målgruppe (nasjonal, nordisk, internasjonal) Utenlandske foredragsholdere Skal det bestilles/reserveres reise og/eller hotell til utenlandske foredragsholdere mv. og bestill/reservere dette Praktisk i Oslo (kart, kollektiv) Ta imot foredragsholderne Ordne med faktura/honorarskjema/reiseregning Er det aktuelle nettverk? Lage nettside og også bruke "Hva skjer" på HiOA.no. Synliggjøre fortløpende. Annonsering - aktuelt, økonomi, medium Brosjyre? Sende ut invitasjoner (form) Invitere til paper/framlegg Lage ev. plakater/oppslag og bestille trykk av disse Lage tidsplan for markedsføring/informasjon. Markesføring hos medarrangør Oppgaveoversikt/sjekkliste konferanse-/seminaradministrasjon side 2 av totalt 8
Påmelding og betaling Ajourføre påmeldinger Økonomi Avklare finansieringskilder/inntekter/egenfinansiering Budsjettansvarlig Sende søknader om finansiering til aktuelle bidragsytere Seksjonssjef økonomi Seksjonssjef økonomi Deltakere - maksimalt antall Budsjettansvarlig Avklare honorarer (innledere, konferansier, kunstneriske innslag) Budsjettansvarlig Budsjett - sette opp Budsjettansvarlig Fastsette konferanseavgift - hva den dekker Budsjettansvarlig Seksjonssjef Merverdiavgiftproblematikk (konferanser og salg av mat er mva.pliktig) - avklare med Seksjon for økonomi- økonomi og forskningsadministrasjon Seksjonssjef Indirekte kostnader? - eventuelt avklare prosentsats økonomi Andre kostnader til innledere mv. Budsjettansvarlig Påmeldingsfrist Hvilket påmeldingssystem skal brukes? Internt - eksternt - konferansebyrå Skjema for påmelding (navn, sesjoner, spesielle matbehov )? Betalingsmåte og betalingsfrist Oppgaveoversikt/sjekkliste konferanse-/seminaradministrasjon side 3 av totalt 8
Økonomi fortsetter Bruke eksternt konferansebyrå - økonomi til det? Budsjettansvarlig Eksternfinansierte konferanser - opprette prosjekt i regnskapssystemet og legge inn budsjett Krever valgene noe særskilt arbeid Hva skal serveres - spesielle behov Krever valgene noe særskilt arbeid Hva skal serveres - spesielle behov Bestillinger (lokaler, renhold, bevertning mm.) Bevertning Servering/bevertning ved registrering/åpning Hvor? Økonomiske rammer? Budsjettansvarlig Leverandør? Bestillinger (lokaler, renhold, bevertning mm.) Levering (eventuelt hente) mat/drikke Lunsj Hvor? Økonomiske rammer? Budsjettansvarlig Leverandør? Oppgaveoversikt/sjekkliste konferanse-/seminaradministrasjon side 4 av totalt 8
Bevertning fortsetter Levering (eventuelt hente) mat/drikke Krever valgene noe særskilt arbeid Hva skal serveres - spesielle behov Alkoholservering - bevilling - SiO/andre Bestillinger (lokaler, renhold, bevertning mm.) Levering (eventuelt hente) mat/drikke Krever valgene noe særskilt arbeid Hva skal serveres - spesielle behov Bestillinger (lokaler, renhold, bevertning mm.) Levering (eventuelt hente) mat/drikke Middag Hvor? Økonomiske rammer? Budsjettansvarlig Leverandør? Pauser med bevertning/servering Hvor? Økonomiske rammer? Budsjettansvarlig Leverandør? Oppgaveoversikt/sjekkliste konferanse-/seminaradministrasjon side 5 av totalt 8
Lokaler og teknisk tilrettelegging Lokaler til faglig program - plenum, sesjoner, grupper Teknisk utstyr? Bestille lokaler Avtale teknisk/annen support med IKT, Auditoriehjelpen, KK-senteret, andre Sjekke lokalene og teknisk utstyr dagen før og samme dag Avklare kontaktperson IKT; KK-senter, Auditoriehelpen, andre inkl. kontaktinformasjon Blomster/dekorasjoner - ev. bestille - avklare med teknisk arrangør og levering Kontaktinformasjon til Driftstenesten - byggtekniske forhold og vakthold/vektere Bestille lokale til registrering og pauser/mingling - egnethet/tilpassing Oppgaveoversikt/sjekkliste konferanse-/seminaradministrasjon side 6 av totalt 8
Andre forberedelser Forlag/andre Invitere inn forlag/andre - stands Eventuelle blomster/gaver til foredragsholdere, konferansier, artister, andre? Registrering Bestille blomster/gaver Registrering/legge ut navneskilt og ev. materiell? Utføre registreringen/mottak Bestille lokale til registrering Skaffe bord/utstyr til registrering (kontakt med driftsenheten) Lage navneskilt Konferansemappe Andre forberedelser fortsetter Avklare eventuell mappe og innhold Deltakerliste - ajourføre - riktige institusjonsnavn og land Lag programmet Samle sammen dokumenter/materiell (paper) Materiell fra andre (reklame, sponsing, annet) Oppgaveoversikt/sjekkliste konferanse-/seminaradministrasjon side 7 av totalt 8
Bestille trykking av materiell Bestille eventuelle mapper til materiell etc. Pakke mappene med materiell etc. Reiser og hotell Skal det bestilles reise og/eller hotell til foredragsholdere mv. og ev. bestille Skal det reserveres losji til deltakere og ev. reservere - reserveringstidsrom og ulike losjialternativer Gruppearbeid Gruppesammensetning til ev. gruppearbeid Oppgaveoversikt/sjekkliste konferanse-/seminaradministrasjon side 8 av totalt 8